LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2011 1

Transkriptio

1 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ AIKA kello 17:00-19:25 PAIKKA KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 33 Kokouksen avaus 34 Pöytäkirjantarkastajien valinta 35 Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta / Teknisen toimen uudelleenjärjestelyt 36 Alueopiston muodostamista koskevan työryhmän loppuraportti 37 Loimaan kaupungin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon siirto Kunnan Taitoa Oy:lle /valmistelun aikatauluttaminen 38 Loimaan Linja-strategian laadintatyö 39 Muut asiat

2 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ AIKA kello 17:00-19:25 PAIKKA OSALLISTUJAT LÄSNÄ Mutala Mika jäsen Suominen Teuvo puheenjohtaja Ek-Marjamäki Teija jäsen Perho Teemu jäsen Rasi Jarmo jäsen Suominen Aino jäsen Ojala Tuija talousjohtaja, sihteeri Tunkkari Matti kehittämisjohtaja Rantala Jari kaupunginjohtaja, esittelijä MUU Pärkö Manne sivistysjohtaja asiantuntija Koota Jaana tekninen johtaja asiantuntija ALLEKIRJOITUKSET Teuvo Suominen puheenjohtaja Tuija Ojala pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN Loimaalla. päivänä joulukuuta 2011 TARKASTUS Teemu Perho Aino Suominen PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ

3 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Kokouksen avaus Talstr 33 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja totesi läsnäolijat. Sivistysjohtaja Manne Pärkö ja tekninen johtaja Jaana Koota oli kutsuttu paikalle asiantuntijoiksi asioiden teknisen toimen uudelleenjärjestelyt ja alueopiston muodostaminen ajaksi.

4 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Pöytäkirjantarkastajien valinta Talstr 34 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Aino Suominen ja Teemu Perho.

5 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kaupunginhallitus Talous- ja strategiatyöryhmä Talous- ja strategiatyöryhmä Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta / Teknisen toimen uudelleenjärjestelyt Kh Valmistelija: vt. tekninen johtaja Jaana Koota, Kaupunginvaltuuston hyväksymän Palvelujen uudistaminen ja muu toksen hallinta -ohjelman mukaisesti palvelujen uudistamisen ja talouden tasapainotuksen valmisteltaviin toimiin ja hankkeisiin sisältyy teknisen toimen uudelleenjärjestelyt. Teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen toimintojen uudelleenjärjestely on tarkoituksenmukaista toteuttaa vaiheittain siten, että ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan palvelukeskuksen sisäinen henkilöresurssien kohdentaminen ja organisaatiorakenne huomioiden henkilöstön eläköityminen lähivuosien aikana. Henkilöstön organisaatiorakennetta tarkistettaessa huomioidaan myös ostopalvelujen käytön mahdollisuus. Toiminnallisena tavoitteena on luoda avoimes ti, tehokkaasti ja joustavasti toimiva yhtenäinen palvelukeskus. Toimintojen uudelleenjärjestelyssä hyödynnetään syyskuussa 2010 tehdyssä palvelukyselyssä saa dut tu lok set ja pa laut teet. Or ga ni saatiorakenteen muutoksen pohjal ta tarkistetaan ja tar kenne taan henkilöstön tehtävänkuvaukset ja teh dään tar vitta vat muutokset kau pungin johtosääntöön. Palvelukeskuksen toiminnan kehittämistä ja palvelujen tuotteistamista jatketaan edelleen ensimmäisen vaiheen toteutuksen rinnalla. Palvelukeskuksen toiminta on sen kaltaista, että se soveltuu esim. sup pean tilaaja-tuottaja -tyyppisen palvelutavan pilotointiin. Vt. teknisen johtajan ehdotus: Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta -ohjelmaan liitteen mu kai sen teknisen toi men uudelleenjärjestelyn periaatteet ja päättää käynnistää tekninen ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiorakenteen muutoksen valmistelun siten, että henkilöstörakenteen muutokset toteutetaan v alusta. Teknisen toi men uudelleenjärjestelyjen periaatteita on käsitelty ta loustyöryhmänssä * Teknisen toi men uu del leen jär jes te lyn pe ri aat teet

6 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kaupunginhallitus Talous- ja strategiatyöryhmä Talous- ja strategiatyöryhmä Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy Palvelujen uudistaminen ja muu tok sen hal linta -ohjelmaan liitteen mukaiset teknisen toi men uudel leen järjes te lyn periaatteet. Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta -ohjelma kokonaisuudessaan käsitellään yhteistyötoimikunnassa Hyväksyttiin. Talstr 27 Edetään valmistelussa palvelujen uudistaminen ja muutoksenhallintaohjelma mukaisesti, huomioiden edellisen asiakohdan mukaisesti lisäpanostus maankäytönsuunnitteluun. II-vaiheen suunnitelussa huomioidaan vesiliikelaitoksen asema ja kehitetään Hulmin Huollon asemaa Loi maan kau pungin palvelujentuottajana. Talstr 35 Valmistelija: vt. tekninen johtaja Jaana Koota, p Teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiorakenteen muutoksen II vaihetta on työstetty palvelukeskuksen sisällä sekä yhteistyössä Hulmin Huolto Oy:n kanssa. Vuoden 2012 talousarvioon on kirjattu toimialan toiminnallisiin kehittämistavoitteisiin seuraavaa: "Tilapalvelut: Selvitetään tilahallinnon vaihtoehtoisia toimintamalleja osana palvelu rakenne uu distusta." "Kunnallistekniikka: Selvitetään katujen ja yleisten alueiden vaihtoehtoisten hoitomallien, kuten alueurakan käyttöönoton mahdollisuuksia ja vaikutuksia osana palvelurakenneuudistusta." Tilahallinto sisältää tällä hetkellä toimitilahankkeet, kiinteistöjen ylläpidon, siivouspalvelut ja ruokapalvelut. Palvelurakenneuudistuksessa on tarkoituksenmukaista ensi vaiheessa siirtää ruoka- ja siivouspalvelut tilahallinnosta omaksi vastuualueekseen teknisen johtajan alaisuu teen vuo den 2012 alusta. Ruoka- ja siivouspalveluiden kokonaishenkilöstömäärä on yhteensä noin 100 henkilöä. Ruoka- ja siivouspalvelut ovat toimiva kokonaisuus, jossa hyödynnetään yhteistyötä mm. hen kilöstön si joit te lus sa toi mi paik ko jen vä lil lä. Yh teistyötä

7 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kaupunginhallitus Talous- ja strategiatyöryhmä Talous- ja strategiatyöryhmä pys tytään edel leen ke hittä mään omana vas tuu alu ee na eri tyisesti töiden ohjauksessa ja seurannassa sekä lyhyt ai kaisissa si jaista mis tarpeissa eri toimipaikoissa ja tehtävissä. Kaupungin hal lin to sään nön mu kaan (2 ) kau pun gin joh taja päät tää pal velu kes kuk sen jaka mi sesta vas tuu aluei siin. Tilahallinnon osalta jatketaan organisaatiorakenteen työs tä mis tä siten, että siitä muodostettaisiin Rakennuttaminen ja tilapalvelut- vastuualue, joka sisältäisi kaupunkikonsernin kiinteistöjen ja toimitilojen ylläpitostrategioiden laatimisen ja päivittämisen, kunnossapidon PTS:n ja ylläpito- ja kunnossapitopalvelujen oston Hulmin Huolto Oy:ltä in house-periaatteen mukaan. Lisäksi vastuualue sisältäisi erillisenä osana konsernitason rakennuttamis- ja valvontapalvelut. Uuden organisaatiorakenteen osalta on tarpeellista selvittää tarvittavat resurssit palvelujen tuottamiseen. Kunnallistekniikan vastuualueella selvitetään katujen ja yleisten alueiden vaihtoehtoi set toimintamallit siten, että tarvittavat päätökset voidaan tehdä en nen kesää 2012, jotta palvelujen kilpailuttaminen on mahdollista en nen vuotta Kunnallistekniikan organisaation osalta selvitetään myös erillisten logistiikkapalvelujen järjestäminen koko kaupunkikon sernin tarpeisiin. Samalla selvitetään tarvittavat resurssitarpeet pal velujen tuottamiseen ja mahdollisuus alueiden kunnossapitopalvelujen myyntiin Hulmin Huolto Oy:lle. Lisäksi kunnallistekniikan vastuualueella uudistetaan kaavoituksen resurssointia vuoden 2012 aikana palkkaamalla kokoaikainen kaavoittaja nykyisen kaavoittajan jäädessä eläkkeelle ja purkamalla kuntien kesken tehty aluearkkitehtisopimus, jolloin nykyisen aluearkkitehdin kaavoituspanostus pystytään ohjaamaan pääosin kaupungin omiin tarpeisiin. Organisaatiorakenteiden ja palvelujen tuotantomallien selvitystä jatke taan palvelukeskuksen sisällä ja yhteistyössä Hulmin Huolto Oy:n kanssa. Tavoitteena on ot taa ti la hal lin non ja kun nal lis tek nii kan uudet toimintamallit ja or gani saa tiot ote taan käyt töön vuo den 2013 alus ta, jo ten tar vit ta vat YT-lain mu kaiset me nette lyt ja päätök set tulee tehdä vii meistään al kusyk systä Luonnos teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen uudesta organisaatiorakenteesta jaetaan kokouksessa. Vt. teknisen johtajan ehdotus Talous- ja strategiatyöryhmä keskustelee teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen or ganisaatio- ja palvelurakenteesta ja ohjeistaa jat-

8 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kaupunginhallitus Talous- ja strategiatyöryhmä Talous- ja strategiatyöryhmä ko valmistelua. Kaupunginjohtajan ehdotus: Ruoka ja siivouspalveluista perustetaan yksi uusi vastuualue suoraan teknisen lautakunnan alaisuuteen VA4 (nykyään organisaatiossa tilapalveluiden alla )siivous ja ruokahuolto erikseen VA5), koska organisaatiomuutos tulisi voimaan asia valmistellaan kaupunginhallituksen päätettäväksi vielä tämän vuoden aikana. Muilta osin teknisen- ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiouudistuksen valmistelua jatketaan. Hulmin Huolto Oy:n tulevaa toimintamallia kaupungin palveluntuottajana valmistellaan yhdessä Hulmin Huollon kanssa. Kaavoituksen sijoitusta organisaatiossa mietitään, tällä hetkellä kaavoitusta työstetään kahdessa palvelukeskuksessa. Liikuntapaikkojen ja puistojen ylläpidon keskittämistä yhteen pisteeseen valmistellaan ja kaupungin varaston muuttaminen säilytysvarastoksi selvitetään. Hyväksyttiin. Tekninen johtaja Jaana Koota oli paikalla käsittelyn ajan asiantuntijana. Myös Manne Pärkö oli paikalla asian käsittelyn ajan.

9 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Alueopiston muodostamista koskevan työryhmän loppuraportti Talstr 36 Loimaan kaupungin talouden tasapainottamisohjelma vuosille (Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta) sisältää esityksen neuvottelujen käynnistämisestä uuden alueopis ton luomiseksi yhteistyössä Auranlaakson kansalaisopiston kanssa vuoden 2012 alusta. Vapaan sivistystyön lakiin on tulossa muutoksia, jotka astuvat voimaan vuoden 2011 alussa. Lakiin on lisätty yhteistyövelvoite muiden alueella toimivien tai valtakunnallisten vapaan sivistystyön oppilaitosten, koulutuksen järjestäjien ja korkeakoulujen kanssa. Loimaan vapaa-aikalautakunta on kokouksessaan päättänyt ehdottaa Pöytyän koulutuslautakunnalle, että Loimaan opiston ja Auranlaakson kansalaisopiston välillä aloitetaan neuvottelut läheisemmästä yhteistyöstä alueopiston muodostamiseksi. Asiaa on valmistellut alueopistotyöryhmä. Väliraportti esitettiin Auranlaakson kansalaisopiston sopimuskunnille pidetyssä kokouksessa. Sopimuskuntien edustajien yhteinen näkemys oli että alueopistoneuvotteluja voidaan jatkaa. Opistojen rehtorit ovat virkatyönä koonneet työryhmälle erilaista tietoa opistoista. Loppuraportti sisältää mm. seuraavat asiat: - kansalaisopiston toimintaa säätelevät lait ja asetukset - opistojen nykytilanne, taustatietoja ja niiden vertailua (hallinto, henkilöstö, talous, toiminnot, toimi- ja opetustilat) - vertailua eri alueopistojen kesken - vaihtoehtoisia malleja alueopiston toteuttamiseksi (hyödyt ja heikkoudet, hallintomalleja, henkilöstö) - työryhmän esitys alueopistosta - miksi alueopisto? Loppuraportti on Loimaan vapaa-aikalautakunnan käsittelyssä Alueopistotyöryhmän loppuraportti, jaetaan taloustyöryhmän jäsenille tutustuttavaksi. Sivistysjohtaja Manne Pärkö on kutsuttu kokoukseen asian tuntijaksi. Kaupunginjohtajan ehdotus: Talous- ja strategiatyöryhmän valmistelua ohjaava kanta on, että valtakunnalliset linjaukset puoltavat Loimaan toimimista

10 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä isäntäkuntana ja myös musiikkiopiston toiminnan turvaaminen edellyttänee tätä. Musiikkiopiston säilymisestä valtionosuusrahoituksen piirissä on pyydetty lausunto opetus- ja kulttuuriministeriöltä, lausunto on luvattu vuoden loppuun mennessä. Ministeriön linjana on, että taiteen perusopetuksen valtionosuusrahoitus suunnataan perusopetuksen erityisoppilaitoksille. Hyväksyttiin. Sivistysjohtaja Manne Pärkö ja Tekninenjohtaja Jaana Koota olivat paikalla asian käsittelyn ajan.

11 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Loimaan kaupungin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon siirto Kunnan Taitoa Oy:lle /valmistelun aikatauluttaminen Talstr 37 Valmistelija: talousjohtaja Tuija Ojala Loimaan kaupunginhallitus päätti liittyä kunnan Taitoa Oy:n osakkaaksi. KunnanTaitoa Oy on valtakunnallinen yhtiö, joka pidemmällä tähtäyk sel lä toimii muu tamas sa toimin nan kannalta riittävän vahvas sa alu eellises sa palvelupis teessä, yksit täisellä palvelu pisteellä voi olla alu eellaan useampi toimipiste. Pai kallisuus säilytetään niin kauan kuin se on tarkoi tuksen mukaista ja mahdollista. Kyseessä ei ole sanee raushanke, vaan vastaus lähi vuosien % eläköitymiseen. Osakeyhtiömallin avul la toimintaa on joustava pyörittää, hallintosään nössä määritellään vahva omistajaoh jaus, yhtiöko kouksella on mer kittävä pää tösvalta. Samankaltaiset prosessit tuovat väistämättä tehokkuutta toimintaan, jär jestel mien ja kehittä miseen tar vittavien toimittaja resurs sien hankinnat voidaan tehtä keskitetysti. Tämän hetken neuvotteluissa Salolla, Turulla ja Loimaalla on ankkurikunta-asema Länsi-Suomen aluepalvelujen järjestäytymisessä. Loimaan ja ns.alpo-kuntien alueselvityksen loppuraportti valmistui ja Loimaa ja Oripää ovat siirtyneet siirtoselvitysvaiheeseen. Taitoa Oy on luvannut olla yhteydessä muihin lähikuntiin ja kuntayhtymiin aluepisteen vahvistamiseksi. Siirto aluepisteen työntekijäksi ei aina edellytä fyysisen työpisteen vaihtoa. Talousarviossa 2012 on kaupunginhallituksen kehittämistavoitteena seuraava: Talous- ja henkilöstöhallintopalvelujen tavoitteena on siirtymä- ja pal ve lusopi muksen valmistelu Kunnan Taitoa Oy:n kanssa. Mikäli Taitoan kanssa ede tään ja valtuusto tekee siirtoselvityksen jäl keen myönteisen päätöksen ja Loi maa on jatkossakin ankkurikun ta-asemassa palvelutuo tantoa järjestettäessä, tuotannon siirto ta pahtuisi viimeistään ja liikkeenluovutus koskisi kau pungin vi ran- / toimenhaltijaa. Kuntien Tiera Oy on mukana talous- ja henki löstöhallinnon uudelleen järjestelyissä ohjelmistotoimijana.

12 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Talous- ja strategiatyöryhmä on ohjeistanut asianval mistelua si ten, asian valmistelussa valtuuston päätettäväksi on huo moitava yt-me nettelyn vaatimukset. Järjestettävä päättäjille lisätieto ja asiasta esim. ilta koulujen muodossa ja ennen päätöksen tekoa yk si avoin infor maatio/ kuu lemistilaisuus henkilökunnalle, päättäjille ja kuntalaisille. Siirtoselvitys valmistunee vuoden loppuun mennessä. Salon kaupunginvaltuusto teki myönteisen periaatepäätök sen ta loushallinnon palvelukeskuksen ja palkanlaskennan palvelu tuotan non siirrosta Taitoa Oy:lle. Alustavana tavoitteena on tuotannon siirto Taitoalle kesäkuussa Kaupunginjohtajan ehdotus: Taloustyöryhmä toteaa, että siirtoselvityksen valmistelua jatketaan. Ankkurikunta aseman vahvistamiseksi ja Loimaalla sijaitsevan yksikön varmistamiseksi kaupunki kokoaa aktiivisesti kumppanuusverkostoa. Siirtoselvityksen valmistuttua asiasta järjestetään tiedotus- / kuulemistilaisuuksia tarpeen mukaan. Hyväksyttiin

13 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Loimaan Linja-strategian laadintatyö Talstr 38 Talstr / 6 Valmistelija: talousjohtaja Tuija Ojala Kuntastrategia on toimintasuunnitelma, johon pohjautuen kunta so peuttaa toimintansa toimintaympäristön muutoksiin ja valmistautuu tulevaisuuteen. Strategia voidaan määritellä myös perustehtävän haltuunotoksi. Kunnan johtaminen on vastuun kantamista asukkai den hyvinvoinnista, paikallisesta elinvoimaisuudesta sekä kestäväs tä kehityksestä. Kunnassa on kahdenlaista johtamista - luottamushenkilöjohtamista ja ammattijohtamista ja koska johtamistyössä on useita toimijoita, yhteistyövalmiuksien merkitys korostuu. Strateginen suunnittelu voidaan toteuttaa prosessina, johon kuuluu analyysit, tulevaisuudenkuvan hahmottaminen, tavoitteiden asetta minen ja toiminnan painopisteiden valinta. Talousarviossa 2011 on kaupunginhallituksen kehittämistavoitteena talouden tasapainottamistyön strateginen johtaminen ja organisaa tion muutosprosessin tukeminen. Loimaan Linja strategia on hyväksytty valtuustossa ja strategian tuloskortti on osana talousarviota ja koettu vanhentuneeksi ja nykyinen strategia onkin tarkoitus päivittää vas taamaan muuttunutta toimintaympäristöä ja taloustilannetta. Talous- ja strategiatyöryhmän tehtävänä onkin 1. Määritellä tehtävän laajuus. Päivitetäänkö vanha ja aloitetaan uu den strategian laadinta? 2. Aikatauluttaa ja nimetä vastuuhenkilöt. Ratkaista tarvitaanko ulko puolista apua. 3. Panostaa kohtiin, jotka nykykäytännössä koetaan puutteelisuuk siksi: - strategian ymmärrettävyys - keskeisten ohjausasiakirjojen strategian, palvelujen uudistamis- ja muutoksen hallintaohjelman ja taloussuunnitelman yhteensovittami nen ja päällekkäisyyden karsinta - strategiaan on lisättävä konserninäkökulma - painopistealueiden valinta ( asuminen, työ, päätöksenteon vaikut tavavuuden seuranta) Keskusteluasia Strategian päivittämäminen toteutetaan osallistavalla tavalla kaupun ginhallituksen iltakoulujen ja toimielinten kautta valtuuston käsiteltaväksi. Tavoitteena on lyhyt selkeä tiivis ja helpos ti nouda tettaja osaksi talousseuran taa jalkautettu asiakirja.

14 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Talstr / 6 Johtoryhmän strategia-palaveri on pidetty Sa ras sa. Val tuus to semi naarin päiväksi on varmistunut Aiheita seminaarissa on strategiatyön pohjustus, alopt-valmistelu ja taloussuunnitelma lähetekeskustelu. Yhteinen näkemys strategiatyön pohjaksi on tuloskorttiajattelusta luopuminen. Strategiaa tulee täydentää ympäristönäkökulmalla. Läheisesti strategiaan liittyviä ohjausasiakirjoja on mm. elinkei no-ohjelma, kaavoitusohjelma, henkilöstöstrategia, seutukun nalliset ja maakunnalliset ohjelmat. Valmistelua jatketaan. Talstr Vuoden 2012 talousarvion kaupunginhallituksen keskeisenä tavoitteena on Loimaan Linja strategiaehdotuksen valmistelu. Kaupunginjohtajan ehdotus: Strategiaehdotus valmistellaan valtuustokäsittelyyn vuoden 2012 aikana. Strategiaa käsitellään valtuustoseminaareissa ja strategialinjauksista tiedotetaan kuntalaisille. Aikataulullisesti strategia viedään aikaisintaan keväällä ja viimeistään syksyllä valtuuston päätettäväksi. Hyväksyttiin.

15 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talous- ja strategiatyöryhmä Muut asiat Talstr Vuoden 2012 työskentelyn aikatauluttaminen ja seuraavan ko kouksen ajankohta. 2. Seuraavan kokouksen asialista: Vesihuollon kehittämissuunnitelma Ruokapalvelu-uudistus Kaupunginjohtajan ehdotus: Seuraavan kokouksen ajankohtaa ei vielä sovita. Asialistalla ruokahuollon kehittämissuunnitelma ja ruokapalveluuudistus.