Kiti-hankkeen ohjausryhmän kokous Muistio 8/

Transkriptio

1 Kiti-hankkeen ohjausryhmän kokous Muistio 8/ Aika: klo 10:00-11:30 Paikka: Hämeenlinnan kaupungintalo 3.krs, monitoimitila, Raatihuoneenkatu 9 Muistio 1. Kokouksen avaus Esitys: Todetaan läsnä olevat ohjausryhmän jäsenet ja mahdolliset varajäsenet. Nimilista on tämän esityslistan viimeisellä sivulla. Päätös: Todettiin tässä kokouksessa läsnä olevat ohjausryhmän jäsenet. Osallistujalista on muistion viimeisellä sivulla. Maarit Laaksonen osallistui Lync-yhteyden avulla. Anne Murtonen saapui klo Lisäksi kokoukseen osallistui Hämeenlinnan kaupungilla harjoittelussa oleva opiskelija Hanna Lahdenmäki. 2. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille sähköpostitse ja oli myös esityslistan liitteenä 1. Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Päätös: Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. 4. KiTi-hankkeen toimet neljännellä maksatuskaudella ja väliraportointi THL:lle Matti Karvonen ja Anni Kuhalainen esittelevät KiTi-hankkeen toimia. Väliraportointi neljännestä maksatuskaudesta toimitetaan THL:lle maksatuksen yhteydessä viimeistään Esitys: Kuullaan esitys, merkitään tiedoksi ja hyväksytään THL:lle lähetettävä väliraportoinnin sisältö. Anni Kuhalainen esitteli hankkeen toimia ja väliraportoinnin sisältöä (liite 1, diat 2-7). Ohjausryhmän kokoonpanoon on tehty kaksi muutosta raportointikaudella: Hämeenlinnan edustajista Pirkko Mattila on tullut Anne Tuomisen tilalle (toimii samalla THL:n yhteyshenkilönä) sekä Hattulan varajäseneksi Riikka Haahtela Eeva Iivosen tilalle. Pöytäkirjaan merkitsemisen lisäksi Hämeenlinnan THL:n yhteyshenkilömuutoksesta ilmoitetaan THL:n kirjaamoon. Keskusteltiin hankkeen kehittämiskokonaisuus A:n (asiakastietojärjestelmien selkiyttäminen ja asiakasasiakirjojen hallinnan yhdenmukaistaminen) etenemisestä. Todettiin, että raportoinnissa on 1

2 tärkeätä avata, mitä muutoksia työpajoissa ja kunnissa on saatu aikaan. Tärkeätä olisi myös kirjata nykytilaa ja sitä miksi ei ole edistytty ja mitä esteitä hanke on kohdannut. Esimerkiksi sosiaalihuoltolain uudistus on viivästyttänyt palvelutarpeen arvioinnin sisällön muokkaamista. Myös tietosuoja-asiat tietojen näkyvyyksien rajaamisen suhteen ovat askarruttaneet ja Eija Leppänen on esittänyt aiheen nostamista esille laajemmallakin foorumilla. Hankkeen loppukaudella on myös syytä tarkistaa, mitä hankehakemuksessa on luvattu tehdä ja fokusoida raportointia niihin asioihin. Kehittämiskokonaisuus B:n (systemaattista tiedontuotantoa koskevan suunnitelman ja koulutuskokonaisuuden valmisteleminen) osalta keskusteltiin, että Minna Niemen työpanoksen ostamisessa Pikassos Oy:ltä on toimittu hankintalain mukaisesti. THL:n puolesta hankinta on voitu tehdä ilman kilpailutusta koska hankinta on hinnaltaan alle ja Hämeenlinnakin hallinnoijana hyväksyy menettelyn. Päätös: Merkittiin tiedoksi käyty keskustelu ja hyväksyttiin hankkeen väliraportointi. 5. KiTi-hankkeen taloustilanne ja neljäs maksatus Anni Kuhalainen ja Pirkko Mattila esittelevät hankkeen taloustilanteen. Neljäs maksatus tehdään viimeistään Esitys: Kuullaan esitys hankkeen taloustilanteesta. Mikäli talousseurannassa ilmenee selkeää poikkeamaa suunniteltuun, tehdään ehdotuksia tarvittavista toimenpiteistä. Merkitään tilannekatsaus ja mahdolliset ehdotukset tiedoksi ja toimeenpantavaksi. Anni Kuhalainen esitteli hankkeen taloustilanteen (liite 1, dia 8). Palvelujen ostoihin on kaavailtu tietojärjestelmätoimittajien asiantuntijapalvelun hankkimista tilastoinnin kehittämiseen (ks. kohta 5). Maarit Laaksonen muistutti, että hankkeen on mahdollista palkata myös lisähenkilö hankkeen loppukaudelle jos tarve vaatii. Päätös: Merkittiin tiedoksi käyty keskustelu ja hankkeen taloustilanne. 6. Tilastoinnin kehittämisosio: päätös asiantuntijapalvelun hankinnasta Ensimmäinen tilastointityöryhmän kokous oli Tässä kokouksessa tarkasteltiin tilastoja, joiden saaminen asiakastietojärjestelmistä luotettavasti ja automaattisesti on ongelmallista hankekunnissa. Kokouksessa todettiin, että tilastojen kehittäminen ilman tietojärjestelmätoimittajien edustajia ei ole järkevää. KiTi-hankkeen henkilöstö tiedusteli kokouksen jälkeen, onko tietojärjestelmätoimittajilla mahdollisuus myydä asiantuntijapalvelua hankkeelle. Tiedon ja CGI:n tehtävänä olisi käydä kuntakohtaisesti läpi niitä ongelmia tilastoinnissa, joita on jo tunnistettu. Tämän jälkeen järjestettäisiin jokaiseen hankekuntaan tilaisuudet, joissa selvitettäisiin tilastointiongelmien syitä yhteistyössä kuntien keskeisten toimijoiden, hankehenkilöstön ja tietojärjestelmätoimittajien edustajien kanssa. Tietojärjestelmätoimittajilta ei ole vielä pyydetty tarjouksia, joten KiTi-hankkeen ohjausryhmän tulisi päättää, tehdäänkö tarjouspyynnöt ja ostetaanko edellä mainittua asiantuntijapalvelua. Arvio on, että palveluiden osto käsittäisi noin 6 työkokousta (arviolta n sis. alv) loka-marraskuussa 2

3 sekä tietojärjestelmätoimittajien valmistelutyö. Hattulan osalta tarve olisi lisäksi koulutukselliselle tilaisuudelle. KiTi-hankkeen palvelujen ostojen määrät asiantuntijapalveluiden osalta ovat olleet alkuperäiseen budjettisuunnitelmaan nähden vähäisiä, joten palveluiden osto voidaan todennäköisesti toteuttaa suunnitellun mukaisena riippuen saaduista tarjouksista. Esitys: Kuullaan esitys ja tehdään päätös pyytää tarjous tietojärjestelmätoimittajilta. Tehdään hankintapäätös asiantuntijapalveluiden ostosta tietojärjestelmätoimittajilta niin, että hankinta pysyy budjettiraamin mukaisena. Keskusteltiin esityksestä ja todettiin, että mikäli hankkeella riittää rahaa niin kuntien tilastoinnin kehittämiseen voidaan panostaa asiantuntijapalvelujen hankinnalla. Hankinnoista pitää Hämeenlinnan ohjeiden mukaan tehdä hankintapäätökset. Päätös: Hyväksyttiin asiantuntijapalvelun hankinta esityksen mukaisesti. Pyydetään tarjoukset tietojärjestelmätoimittajilta ja Hämeenlinna tekee hankintapäätökset tarjousten pohjalta. 7. KiTi-hankkeen arviointiin liittyvä asiantuntijatyö Hankkeen arviointisuunnitelma on ollut osana toteuttamissuunnitelmaa (8/2014), joka on hyväksytty ohjausryhmän kokouksessa Arviointi toteutetaan suunnitelman mukaisesti. Hankkeen loppuarvioinnin aineistoksi kerätään uudelleen puhelinhaastatteluaineisto kuntien lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstöä koskien. Tämän osuuden tekee hankehenkilöstö. Lisäksi loppuarvioinnin yhteydessä kartoitetaan, miten hanke on pystynyt toteuttamaan suunnitelmaa, pitämään kiinni aikataulusta ja vastaamaan asetettuihin tavoitteisiin. Tämä jälkimmäinen osuus toteutetaan arviointitilaisuudessa, johon kutsutaan hankkeen ohjausryhmä. Tähän arviointitilaisuuden osuuteen tarvitaan lisäresurssia. Kiti-hanke on pyytänyt ja saanut osaamiskeskukselta tarjouksen ja suunnitelman arvioinnin toteuttamiseen tarvitusta asiantuntijatyöstä arviointitilaisuuden osalta. Tarjouksen mukaan Pikassoksen erityissuunnittelija toimii arviointitilaisuuden sisältöjen toteutuksen suunnittelijana sekä vastuuvetäjänä. Hän tuottaa arviointitilaisuudesta hankkeelle tiiviin muistion/yhteenvedon. Pikassoksen tarjouksen mukaisesti arvioinnin palkkion perusteena on 15 tunnin työpanos ja kokonaiskustannukset ovat 460. Lisäksi mahdolliset matkat laskutetaan toteutuneiden kustannusten mukaan. Esitys: Kuullaan esitys, käydään keskustelua arvioinnin toteuttamisen suunnitelmasta ja tehdään päätös asiantuntijapalvelun ostosta Pikassokselta tarjouksen mukaisesti. Keskusteltiin esityksestä. Puhelinhaastatteluun liittyen on oltu yhteydessä elokuussa alkaneeseen valtakunnalliseen Kansa-koulu -hankkeeseen. Kansa-koulussa aiotaan tehdä jonkinlaista selvitystä tiedonhallinnan nykytilasta ja päällekkäisillä kartoituksilla ei kannata rasittaa kuntia. Kansa-kouluhankkeella ei vielä ole selkeää vastausta miten aikovat kartoitusta tehdä. Keskusteltiin myös siitä, jos puhelinhaastatteluita tehdään niin onko järkevää hankehenkilöstön tehdä sitä pitäisikö haastattelijoilla olla vähän enemmän etäisyyttä kuntiin. Päätös: Hyväksyttiin asiantuntijapalvelun osto arviointitilaisuuteen Pikassokselta esityksen mukaisesti. Haastattelujen osalta jatketaan suunnittelua, miten on järkevintä edetä. 3

4 8. Hankkeen syyskauden toiminta Matti Karvonen ja Anni Kuhalainen esittelevät toimintasuunnitelman syyskaudelle Esitys: Kuullaan esitys, käydään keskustelua aiheesta ja merkitään mahdolliset ehdotukset tiedoksi ja toimeenpantavaksi. Keskusteltiin syyskauden toimintasuunnitelmasta (liite 1, dia 7). Eija Leppänen ehdotti tuleviin tapahtumiin suunniteltavaksi myös tilaisuutta tietosuojakysymyksistä. Loppuseminaari voitaisiin järjestää ja se voisi olla samalla Kansa-koulu-hankkeen Kick Off -tilaisuus KiTi-hankealueella. Päätös: Merkittiin syksyn toimintasuunnitelma tiedoksi ja toimeenpantavaksi. Tietosuojakysymyksiin liittyvän tilaisuuden järjestämismahdollisuuksia selvitellään ja valmistelut loppuseminaarin järjestämiseksi käynnistetään. 9. Hankkeen tulevat tapahtumat Matti Karvonen ja Anni Kuhalainen kertovat hankkeen tulevista tapahtumista ja THL:n sosiaalialan tiedonhallinnan kehittämiseen liittyvistä tilaisuuksista (liite 1, dia 9) Dokumentaatioon liittyvä koulutusiltapäivä Hämeenlinnassa Sontikka III -seminaari järjestetään Helsingissä Infotilaisuus omavalvontasuunnitelmasta ja sen laatimisesta järjestetään Helsingissä OPER-yhteistyöseminaari järjestetään Maarit Laaksonen esitti tuleviin tapahtumiin lisättäväksi THL:n järjestämän infotilaisuuden omavalvontasuunnitelmasta HUOM! THL:n tilaisuuksiin on ilmoittauduttava myös jos haluaa seurata tilaisuutta Webcastingilla. Esitys: Merkitään tiedoksi tulevat tapahtumat. Päätös: Merkittiin tiedoksi tulevat tapahtumat ja lisättiin infotilaisuus omavalvontasuunnitelmasta. 10. Muut asiat Käytiin keskustelua Hämeenlinnan kaupungin oman arviointitilaisuuden tarpeellisuudesta ohjausryhmän arviointitilaisuuden lisäksi. Vastaava tilaisuus järjestettiin aiemmin väliraportoinnin yhteydessä ja tilaisuudet koettiin jokseenkin päällekkäisiksi. Päädyttiin varmistamaan tilaisuuden tarpeellisuus Hämeenlinnan toimijoilta. Esitys: Merkitään tiedoksi käyty keskustelu. Päätös: Merkittiin tiedoksi käyty keskustelu. Hämeenlinnan edustajat selvittävät, halutaanko oma hankkeen arviointitilaisuus järjestää erikseen. 4

5 11. Ohjausryhmän seuraavan kokouksen ajankohta ja kokoukset hankkeen loppukaudella Seuraava ohjausryhmän kokous on sovittu olevan klo 13:00-15:00. Hankkeen arviointitilaisuuden ajankohdaksi esitetään Sovitaan hankkeen ohjausryhmän viimeisen kokouksen ajankohta ja paikka. Esitys: Päätetään hankkeen loppukauden kokousten ajankohdat ja paikat. Arviointitilaisuuden ajaksi ehdotettiin klo 13 mutta tämä aika ei aivan kaikille sovi. Ajankohdasta voidaan vielä tehdä Doodle-kysely ohjausryhmän jäsenille ja päättää toisesta ajasta jotta mahdollisimman monelle sopiva ajankohta löytyy. Viimeinen ohjausryhmän kokous järjestetään viikolla 7 vuonna 2016 ja tarkemmasta päivästä sovitaan seuraavassa kokouksessa. Päätös: Seuraava kokous pidetään klo Paikkana on Hämeenlinnan kaupungintalon 3. kerroksen monitoimitila. Arviointitilaisuuden ajankohta varmistetaan mahdollisimman pian Doodlekyselyn jälkeen. Ohjausryhmän viimeinen kokous ajoitetaan viikolle 7/2016, päivämäärä ja paikka sovitaan seuraavassa kokouksessa. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Eija Leppänen tilaajapäällikkö, Hämeenlinna Puheenjohtaja Anni Kuhalainen projektipäällikkö, KiTi-hanke/Pikassos esittelijä 5

6 KiTi-hankkeen ohjausryhmä Nimi Edustettava taho x Eija Leppänen, puheenjohtaja tilaaja, lasten, nuorten ja elämänlaadun tilaajayksikkö HML x Jari Pekuri, varapuheenjohtaja tilaaja, lasten ja nuorten kasvua tukevat palvelut, HML Sirpa Ylikerälä tilaaja, sosiaalisen tuen palvelut, HML x Anne Murtonen tuotanto, aikuissosiaalityö, Hämeenlinna Marja Hänninen tuotanto, lastensuojelu, Hämeenlinna Anne Suntiainen-Nurmi tietohallinto, Hämeenlinna x Pirkko Mattila kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna Anna Roinevirta sosiaalityön johtaja, Janakkala * Mirja Laine pääkäyttäjä, Janakkala Anitta Leinonen vs. perusturvajohtaja, Hattula * Riikka Haahtela vastuusosiaalityöntekijä, Hattula Kaisa Lepola kehittämispäällikkö, Forssan seudun hky * Margit Rajahalme perhepalvelujen palvelualueen johtaja, Forssan seudun hky * Jaana Paasikangas aikuissosiaalityön palvelualuejohtaja, Forssan seudun hky x Kristiina Laiho toimitusjohtaja, Pikassos * Minna Niemi kehittämispäällikkö, Pikasssos x Maarit Laaksonen hankkeen valvoja, THL OPER x Anni Kuhalainen, esittelijä projektipäällikkö, Pikassos x Matti Karvonen, sihteeri projektisuunnittelija, Pikassos x Hanna Lahdenmäki harjoittelija, Hämeenlinnan kaupunki * varajäsen 6