Kiti-hankkeen ohjausryhmän kokous Muistio 11/

Transkriptio

1 Kiti-hankkeen ohjausryhmän kokous Muistio 11/ Aika: klo 10:00-11:30 Paikka: Hämeenlinnan kaupungintalo 3.krs, monitoimitila, Raatihuoneenkatu 9 Muistio 1. Kokouksen avaus Esitys: Todetaan läsnä olevat ohjausryhmän jäsenet ja mahdolliset varajäsenet. Nimilista on tämän esityslistan viimeisellä sivulla. Päätös: KiTi-hankkeen varapuheenjohtaja Jari Pekuri avasi kokouksen ja toimi kokouksen puheenjohtajana. Todettiin tässä kokouksessa läsnä olevat ohjausryhmän jäsenet. Osallistujalista on muistion viimeisellä sivulla. Maarit Rötsä osallistui etäyhteyden avulla ja joutui poistumaan klo kohdan 4 käsittelyn aikana. 2. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Päätettiin lisätä kokouksen työjärjestykseen maininta, että hankkeen hallinnollisiin toimiin liittyen nimenkirjoitusoikeus on siirtynyt Eija Leppäselle, joka sijaistaa Hämeenlinnan tilaajajohtaja Jukka Lindbergiä. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Edellisen kokouksen muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille sähköpostitse ja oli myös esityslistan liitteenä 1. Esitys: Hyväksytään ohjausryhmän 10. kokouksen muistio. Päätös: Hyväksyttiin ohjausryhmän 10. kokouksen muistio. 4. KiTi-hankkeen tuotokset ja loppuraportti Matti Karvonen ja Anni Kuhalainen esittelevät luonnosversiot hankkeen loppuraportista ja tuotoksista. Esityslistan liitteinä luonnosversiot: loppuraportti (liite 2), koulutussuunnitelma (liite 3), sähköinen ohjeistus (liite 4), suunnitelma tiedonhallinnasta ja indikaattorityö (liitteet 5-7). Esitys: Kuullaan esitys, käydään keskustelua hankkeen tuotoksista ja loppuraportista. Merkitään mahdolliset ehdotukset tiedoksi ja toimeenpantaviksi. Hyväksytään tuotokset ja loppuraportti ehdotetuilla muutoksilla niin, että lopulliset versiot lähetetään ohjausryhmälle kommentoitavaksi helmikuun viimeisellä viikolla. Anni Kuhalainen esitteli hankkeen luonnosversiot loppuraportista ja koulutussuunnitelmasta. Keskusteltiin loppuraportin sisällöstä. Raporttiin kaivattiin lisää konkretiaa esimerkiksi asiakirjojen, prosessien ja luokitusten osalta eli kuvausta siitä, mitä määrittelyjä otettiin käyttöön, miten niiden käyttöön otto tehtiin ja mitä kokemuksia käyttöön otosta saatiin. Toivotiin myös lisää asiakastyötä tekevien näkökulmaa ja palautetta määrämuotoiseen kirjaamiseen siirtymisen kokemuksista. Jos 1

2 hankkeessa ei ole otettu käyttöön kaikkia suunniteltuja määrittelyjä niin raportissa tulisi olla kuvausta siitä, miksi niin ei tehty tai miksi päädyttiin eri sisältöisiin ratkaisuihin. Kehittämistyön haasteiden osalta keskusteltiin siitä, että raportissa kuvattu resurssien vähyys ja sitoutuminen ovat yleisellä tasolla ja samantyyppisiä asioita kuin lähes kaikkien hankkeiden raporteissa esitetään haasteina. Keskusteltiin siitä, että FSHKYn osalta rinnakkaisten hankkeiden (SOS II sekä LasSe) kanssa tehty yhteistyö on auttanut KiTi-hanketta pääsemään mukaan niille foorumeille, joissa kehitetään työn sisältöä palvelutarpeen arvioinnin ja lastensuojelutarpeen selvittämisen osalta. Todettiin, että KiTi-hankkeen alueella on kehittämismyönteisyyttä kirjaamisen kehittämiseen ja esimiehet ovat panostaneet tähän. Tämä on auttanut esimerkiksi siinä, että Hämeenlinnassa saatiin kehitettyä palvelutarpeen arvioinnin prosessia sekä kirjaamisen että työskentelyn sisällöllisen kehittämisen näkökulmasta. Haasteina on ollut myös kehittämisen vaatima aika. Kirjaamisen uudistamiseen tarvitaan aikaa ja KiTi-hankkeen aikana on jouduttu etenemään varovaisesti tiedossa olevien tulevien muutosten vuoksi. Jos esimerkiksi palvelutehtäväluokitus olisi ollut hankkeen alkaessa lopullisessa muodossaan, olisi järjestelmien ja kirjaamisen kehittäminen päässyt paljon paremmin ja nopeammin vauhtiin. Keskustelussa todettiin, että loppuraporttiin olisi hyvä lisätä myös mainintaa HuosTa-hankkeen tuottamasta tiedosta ja kokemuksista, joita KiTi-hankkeessa on hyödynnetty. Koulutussuunnitelman osalta käytiin keskustelua sen yhteydestä omavalvontasuunnitelman tekemiseen. Sosiaalihuoltolain mukaisen omavalvontasuunnitelman sisällölle ja rakenteelle ei ole kovin selkeää mallia mutta laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä määrätylle omavalvontasuunnitelmalle on selkeä rakenne ja THL:n määräys olemassa. Koulutussuunnitelma vastannee osittain asiakastietolain mukaisen omavalvontasuunnitelman sisältöön, ei niinkään sosiaalihuoltolain mukaiseen. Koulutussuunnitelmasta todettiin sen olevan aika yleisellä tasolla ja sen kehittämiseksi kaivattiin jonkinlaista toteutumisen aikajännettä. Lisäksi toivottiin, että koulutussuunnitelmassa olisi nykyistä selkeämmin eriteltynä koulutussisältöjä eri tasoille: johtajille ja päälliköille; pääkäyttäjille sekä asiakastyöstä kirjaaville. Todettiin myös, että Kansa-koulu -hankkeen kirjaamisvalmentajakoulutus on tulossa ja osaltaan edistää koulutussuunnitelman sisältöjen toteutumista. Maininta kirjaamisvalmentajakoulutuksista kannattaisi lisätä koulutussuunnitelmaan. Sähköisen ohjeistuksen osalta Matti Karvonen kertoi sen rakennetta ja pääasiallista sisältöä. Todettiin, että muissakin hankkeissa on koettu, että järjestelmäkohtainen kirjaamisen opas on vaikea toteuttaa yleisellä tasolla koska asiakastietojärjestelmät ovat organisaatiokohtaisesti räätälöityjä. Ohjeistuksen tarkoituksena on hyödyttää organisaatioita ja hyvä jos tämä toimii sellaisena. Indikaattorityön osalta Minna Niemi kertoi työn olevan loppusuoralla ja esitteli indikaattoreiden suhdelukulaskuria. Suhdeluvuista paljastuu vikakohtia indikaattoriluvuissa ja osa indikaattoreista on kuitenkin sellaisia, joita ei asiakastietojärjestelmästä joka kunnasta saada. Myös kunnista tulleet tiedot ovat olleet vielä puutteellisia. Keskusteltiin myös siitä, että näin alkuvuosi ei ole paras aika kerätä indikaattoritietoja koska suhdelukuja ei kaikilta osin saada. Jatkossa olisi hyvä saada tiedot kerättyä viimeistään toukokuuhun mennessä budjettivalmistelujen vuoksi. Kuntien indikaattorilukujen vastuuhenkilöihin on lisätty myös esimiehiä koska huomattiin, että pääkäyttäjät eivät pysty kaikkiin kohtiin antamaan vastauksia. Myös indikaattoreissa kysytyissä budjettilukujen tulkinnoissa lienee eroja. Budjeteissa on todennäköisesti eroja sen suhteen, mitä niihin on sisällytetty. Jotta budjettien tulkitseminen ja tuleva kehittämistyö ovat mahdollisia, tarvitaan kaikkien kuntien ja kuntayhtymien selitteet budjettien sisällöistä. Indikaattoritietoja voisi myös hyödyntää käymällä niitä läpi eri foorumeilla, esimerkiksi sosiaalijohdon kokouksessa, Sote3 -työryhmissä sekä Kansa-koulu -hankkeessa. Kunnista pyydetään vielä tarkennuksia ja täydennyksiä lukuihin helmikuun loppuun mennessä. Indikaattorivertailuihin 2

3 on kyselty myös halukkuutta esim. Seinäjoen ja Porin kaupungeilta, joista ainakin Pori on valmis tulemaan Hämeenlinnan verrokkikunnaksi. Kun indikaattorikokeilu saadaan helmikuun lopussa päätökseen, kokeilusta tehdään analyysi. Analyysiä hyödynnetään viimeisteltäessä suunnitelmaa, jota soveltaen hankekunnissa voidaan vuosina vahvistaa lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yhteismitallista tietovarantoa. Päätös: Merkittiin tiedoksi hankkeen tuotoksista ja loppuraportista käyty keskustelu. Yhteenvetona keskustelusta päätettiin kiinnittää huomiota siihen, että loppuraporttiin saadaan konkretiaa hankkeen työstä ja kokemuksista. Loppuraporttiin lisätään kytkentä HuosTa-hankkeeseen. Koulutussuunnitelmaan lisätään maininta Kansa-koulu -hankkeen kirjoittamiskoulutuksesta ja mietitään suunnitelmaan aikataulutusta. Indikaattorityöhön liittyen Minna Niemi kyselee kunnista lisäyksiä ja tarkennuksia indikaattorilukuihin ja vastaukset pitäisi saada mennessä. Indikaattorikokeilun pohjalta tehdään analyysi, jota hyödynnetään tilastoinnin alueellisen kehittämissuunnitelman viimeistelyssä. Loppuraportin ja tuotosten lopulliset versiot lähetetään ohjausryhmän jäsenille helmikuun lopulla. Lopullinen raportin ja tuotosten hyväksyntä voidaan tehdä maaliskuun puolella mutta kustannuksia hankkeelle raportin työstämisestä ei enää hankeajan jälkeen saa syntyä. 5. KiTi-hankkeen taloustilanne Anni Kuhalainen esittelee hankkeen taloustilanteen. Hankkeen neljäs maksatus on hyväksytty kokonaisuudessaan. Viides eli viimeinen maksatus tehdään rahoituspäätöksen ohjeen mukaisesti viimeistään Pikassoksen toimitusjohtaja Kristiina Laiho sekä kehittämispäällikkö Minna Niemi ovat osallistuneet hankkeen loppuvaiheessa kirjalliseen raportointiin sekä valmistelleet tilastointiosuuden kehittämistä. Se on päätösvaiheessa vienyt enemmän resursseja kuin mitä oli arvioitu, sillä osuutta on laajennettu esimerkiksi verrokkikuntien mukaan saamiseen. Osuuteen on lisätty lastensuojelun ja aikuissosiaalityön indikaattorikokeilu ja sen analysointi sekä hankkeen juurruttamista edistävät avaukset verrokkikunta-kutsuineen. Tästä syystä Pikassos laskuttaa työtunteina yhteensä noin 2000 enemmän. Asiasta on sovittu puheenjohtajan kanssa. Esitys: Kuullaan esitys hankkeen taloustilanteesta. Merkitään tilannekatsaus tiedoksi. Hyväksytään lisäresurssin ostaminen tilastointiosuuteen esityksen mukaisena. Anni Kuhalainen esitteli hankkeen taloustilanteen (ks. liite 1, dia 3). Käyttämättä hankerahoitusta jää arviolta vähän yli , josta kuntien omarahoitusosuutta noin Päätös: Merkittiin tiedoksi käyty keskustelu ja hankkeen taloustilanne. Ohjausryhmä päätti hyväksyä lisäresurssin 2000 euroa käytön tilastointiosuuteen Pikassokselta esityksen mukaisesti. Tähän päätökseen pyydetään vielä hyväksyntä sähköpostitse tässä kokouksessa poissa olleilta Hattulaa, Janakkalaa ja FSHKY:ää edustavilta ohjausryhmän jäseniltä. 6. Käyttämättä jääneiden omarahoitusosuuksien käyttö tilastointiosuuden uusimiseen hankkeen päättymisen jälkeen Syksyllä 2015 käynnistettiin Forssan ja Hämeenlinnan seutujen yhteinen indikaattorityö, mikä tuotti listauksen indikaattoreista, joita ehdotetaan jatkossa maakunnassa yhteisin kriteerein kerättäviksi. Tavoitteena on, että Kanta-Hämeen kunnat voivat tulevaisuudessakin verrata indikaattoritietoja toisiinsa. Lukumäärät on suhteutettu sovittuihin taustaindikaattoritietoihin ja indikaattoreiden tietosisällöt ovat kaikissa kunnissa samoja. Alkuvuodesta 2016 toteutettiin tiedonkeruukokeilu, joka pohjautui hankkeessa määriteltyihin indikaattoreihin. Tätä työtä on toivottu jatkettavan. 3

4 Esitys: Kunnat varaavat omarahoitusosuuksista noin kuukauden resurssin vuodelle 2016, jotta Pikassos voi uusia nyt tehdyn tilastointiosuuden. Kustannukset tulevat olemaan noin 5500 euroa, joka kattaa kaikki työstä aiheutuvat menot. Tämä työ on suoraan hyödynnettävissä myös maakunnallisessa sote-valmistelussa. Käydään keskustelua asiasta ja tehdään päätös. Tilastointiosuudessa on tarkoituksena viimeistellä ja täydentää indikaattorityön siten, että kuntien vertailukelpoisista tilastotiedoista on käytännön hyötyä sosiaalipalvelujen suunnittelussa. Tämä edellyttää KiTi-hankkeen päätyttyä koordinoitua työtä, jossa Pikassoksen ja kuntien edustajat yhdessä täydentävät kuntien tietoja siltä osin, kun ne hankkeen päättyessä olivat puutteellisia. Näin saadaan myös näkyväksi asioita, jotka kunnissa edelleen vaativat tietohuoltoa ja asiakastietojärjestelmän kehittämistä. Indikaattorityön viimeistelyllä pyritään siihen, että vuonna 2017 sovittujen tilastojen kokoamiselle ja hyödyntämiselle on olemassa nykyistä vankempi pohja ja tilastoinnin prosessit tältä osin sujuvampia. Minna Niemi Pikassoksen edustajana jääväsi itsensä tämän kohdan käsittelyn ajaksi. Keskusteltiin siitä, että indikaattorityön osalta on nyt toteutettu se, mitä KiTi-hankkeessa on suunniteltu ja luvattu. Tämä työ osoitti kuitenkin, että jatkoa työlle tarvitaan, jotta lukuja jatkossa saataisiin. Luvuissa on korjaamista ja tietohuollon tarvetta. Joidenkin lukujen osalta on tarvetta myös miettiä, miten lukuja pystyttäisiin saamaan suoraan järjestelemistä. Esimerkkinä tästä on vaikkapa toimeentulotukea tarvitsevat lapsiperheet, joka saadaan ainoastaan Hämeenlinnasta. Indikaattorityön jatkotyöskentely käsitellään Kanta-Hämeen sote-johdon kokouksessa. Päätös: Merkittiin tiedoksi käyty keskustelu. Ohjausryhmä päätti esittää, että Kanta-Hämeen sotejohto hyväksyisi tämän ehdotuksen jatkotyöstön ostamisesta. Tähän päätökseen pyydetään vielä hyväksyntä sähköpostitse tässä kokouksessa poissa olleilta Hattulaa, Janakkalaa ja FSHKY:ää edustavilta ohjausryhmän jäseniltä. 7. Tulevat tapahtumat Kansa-koulu -hankkeen koulutuskiertue sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon tukemiseksi järjestetään yhteistyössä STM:n, THL:n ja alueen sosiaalialan osaamiskeskuksen kanssa. Tilaisuuksiin pystyy osallistumaan paikan päällä tai webcast-yhteydellä: Tampere (ruotsinkielinen), Kuopio, Turku, Lappeenranta ja Seinäjoki. Lisätietoja: Kaksipäiväinen OPER-seminaari järjestetään Helsingissä. Lisätietoja: Kansa-koulu -hankkeen kirjaamisvalmentajakoulutus käynnistyy syksyllä Kirjaamisvalmentajia koulutetaan suunnilleen 1 jokaista 50 työntekijää kohti. Valmentajat avustavat rakenteisen kirjaamisen omaksumisessa sekä hyvien kirjaamistapojen opastamisessa. Asiasta tiedotetaan tarkemmin Kansa-koulu-hankkeen tiedotteessa 1/2016, joka on julkaistu tällä viikolla. Matti Karvonen laittaa tiedotetta jakeluun pikapuoliin. Ilmoittautuminen koulutuksiin on alkanut ja ilmoittautua voi 1.4. mennessä. Esitys: Merkitään tiedoksi tulevat tapahtumat. Päätös: Merkittiin tiedoksi tulevat tapahtumat (Liite 1, dia 4). Lisättiin myös tieto Kansa-koulu - hankkeen kirjaamisvalmentajakoulutuksista. 8. Muut asiat Muuna asiana mainittiin, että hankkeen arviointiyhteenveto on lähetetty ohjausryhmän jäsenille. 4

5 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Jari Pekuri tilaajapäällikkö, Hämeenlinna varapuheenjohtaja Anni Kuhalainen projektipäällikkö, KiTi-hanke/Pikassos esittelijä 5

6 KiTi-hankkeen ohjausryhmä Nimi Edustettava taho x Eija Leppänen, puheenjohtaja tilaaja, lasten, nuorten ja elämänlaadun tilaajayksikkö HML x Jari Pekuri, varapuheenjohtaja tilaaja, lasten ja nuorten kasvua tukevat palvelut, HML - Sirpa Ylikerälä tilaaja, sosiaalisen tuen palvelut, HML x Anne Murtonen tuotanto, aikuissosiaalityö, Hämeenlinna - Marja Hänninen tuotanto, lastensuojelu, Hämeenlinna - Anne Suntiainen-Nurmi tietohallinto, Hämeenlinna x Pirkko Mattila kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna - Anna Roinevirta sosiaalityön johtaja, Janakkala - * Mirja Laine pääkäyttäjä, Janakkala - Anitta Leinonen vs. perusturvajohtaja, Hattula - * Riikka Haahtela vastuusosiaalityöntekijä, Hattula - Kaisa Lepola kehittämispäällikkö, Forssan seudun hky - * Jaana Paasikangas aikuissosiaalityön palvelualuejohtaja, Forssan seudun hky - Kristiina Laiho toimitusjohtaja, Pikassos x * Minna Niemi kehittämispäällikkö, Pikasssos x Maarit Rötsä hankkeen valvoja, THL OPER x Anni Kuhalainen, esittelijä projektipäällikkö, Pikassos x Matti Karvonen, sihteeri projektisuunnittelija, Pikassos * varajäsen 6