Kaupunkilaisten raati osana Helsingin pysäköintipolitiikan uudistamista

Transkriptio

1 Kaupunkilaisten raati osana Helsingin pysäköintipolitiikan uudistamista pilottisuunnitelma Sisällysluettelo Johdanto... 1 Tavoite, teema, menestystekijät ja tulokset... 2 Osapuolet ja tehtävien jako... 3 Prosessin aikataulu ja vaiheet... 5 Loppuraportti ja kaupunkilaisten raatien tulevaisuus... 8 Kustannusarvio... 8 Arviointi ja seuranta... 9 Yhteyshenkilöt ja yhteystiedot Johdanto Kaupunkilaisten raati on keino osallistaa kaupunkilaisia keskustelemaan ja luoda poliittista päätöksentekoa täydentäviä vaihtoehtoja määrättyyn aiheeseen. Taustalla on ajatus pohdiskelevasta ja uutta luovasta demokratiasta. Raati on muita osallistumisen tapoja täydentävä kanava. Se tarjoaa voimakkaan välineen koota asukkaita rakentavaan keskusteluun ja tulevaisuuden suunnitteluun. Raati ei yritä murtaa olemassa olevia päätöksentekotapoja vaan tukee niitä tuomalla asukkaiden yhteisen viisauden päättäjien käyttöön. Heterogeeninen, satunnaisotannalla koottu ryhmä pystyy ohjattuna löytämään uusia näkökulmia ja luomaan legitimiteettiä ratkaisuille.

2 Kaupunkilaisten raati hyödyntää Wisdom Council -työskentelyä, jolla kerätään erilaisia näkemyksiä kaupunkilaisten keskuudesta valitusta pienryhmästä. Konseptia on sovellettu menestyksekkäästi Yhdysvalloissa ja Keski-Euroopassa, mutta myös yrityksissä. Itävallassa on käytetty Wisdom Council -prosessia kolmetoista kertaa ja esimerkiksi Vorarlbergin osavaltiossa osallistava demokratia on juuri otettu osaksi lainsäädäntöä. Tavoite, teema, menestystekijät ja tulokset Kaupunkilaisten raati -hankkeen tavoitteet Raadin laajana tavoitteena on vahvistaa kaupungin demokratiaa ja pilotoida uutta toimintamallia kaupunkilaisten osallistumisen sekä alueellisen vaikuttamisen lisäämiseksi. Tavoitteena on löytää malli, jonka kaupunki voi ottaa käyttöönsä pysyvästi. Raadin käsittelemään teemaan liittyvä tavoite on tukea kaupunkisuunnittelulautakunnan, kaupunginhallituksen ja/tai kaupunginvaltuuston käsittelyä sekä päätöksentekoa valitun aihepiirin osalta. Teemana kaupungin pysäköintipolitiikka Kaupunkia pyydettiin valitsemaan ajankohtainen ja yhteiskunnallisesti merkittävä aihe. Tärkeää oli myös, että asia on vasta valmisteilla. Näistä lähtökohdasta Kaupunkilaisten raadin teemaksi valikoitui Helsingin valmisteilla oleva uusi pysäköintipolitiikan linjaus. Pysäköintipolitiikkaa ei ole Helsingissä aikaisemmin linjattu kokonaisvaltaisesti. Kaupunkisuunnitteluvirasto on tilannut aiheesta selvityksen, joka valmistunee helmikuun aikana. Raati perehtyy aiheeseen, käsittelee sitä keskenään ja yhteisymmärryksessä synnyttää teemaa koskevan julkilausuman. Onnistuneen raadin edellytykset Hankkeen onnistumisen edellytyksenä on: 1 Kaupungin toimielimien yhteistyö (kaupunginhallitus, kaupunkisuunnittelulautakunta, kaupunkisuunnitteluvirasto ym.) 2 Raadin tuotoksen hyödyntäminen osana suunnittelua ja päätöksentekoa 3 Ajankohtainen ja tärkeäksi koettu teema sekä edustavan raadin muodostaminen 4 Ammattitaitoinen työpajojen fasilitointi sekä prosessin ja sadonkorjuun huolellinen suunnittelu

3 Toimintamalliin liittyvät tulokset Hankkeen aikana pilotoidaan ja kuvataan Kaupunkilaisten raati -toimintamalli helsinkiläisten osallistumisen ja vaikuttamisen parantamiseksi. Pilotin pohjalta toimintamallia tarkennetaan, ja laaditaan Helsingin kaupungille sopiva toimintamalli käsikirjan muodossa. Käsikirja avulla kaupunki voi järjestää vastaavia raateja myös tulevaisuudessa. Teemaan liittyvät tulokset Prosessin aikana luodaan tilaa keskustelevalle, pohdiskelevalle ja uutta luovalle yhteistyölle kaupungin pysäköintipolitiikkaan liittyvien sidosryhmien kanssa. Prosessin aikana syntyy valittua teemaa koskevan päätöksenteon tueksi syvällisiä julkilausumia ja kannanottoja. Toimintamallin mukaisen kansalaisvaikuttamisen tuloksia tullaan arvioimaan jälkikäteen Tieken nelikantamenettelyllä. Osapuolet ja tehtävien jako Hanke toteutetaan Helsingin kaupungin, Suomen Fasilitaattorit ry:n ja Vihreä Sivistysliitto ry:n (Visio) yhteistyönä. Suomen Fasilitaattorit yhdistys etsii ja kokeilee uusia toimintamalleja ihmisten osallistumisen ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämiseksi. Hanke on jatkoa ajatuspaja Vision Kylien ja kaupunginosien Suomi -hankkeelle, joka käsitteli lähidemokratiaa. p = päävastuu a = avustava rooli Helsingin kaupunki Hankkeen ohjaus Teeman valinta Työryhmän kokousten kutsuminen ja muistiinpanot Tietopalvelut ja verkkotekniikka (p) Osallistujien valintaprosessi ja kontaktointi (p) Työpajojen käytännön järjestelyt, sis. tilat & tarjoilut (p) Viestintä (p) Markkinointi Osallistujien kiittäminen Seuranta ja jatkon suunnittelu (a) Raadin toteuttamiseksi tarvitaan Helsingin kaupungin palveluita: Kaupunginjohtaja/kaupunginsihteeri: kutsukirje, kaupungin päättäjien kontaktointi Tilakeskus/kaupunginjohtaja: Tilat kaikille työpajoille

4 Tietopalvelut/KSV: potentiaalisten raatilaisten löytäminen, ilmoittautumisovelluksen tekeminen Viestintäyksiköt: tiedotteet, verkkosivu, median kontaktointi, markkinointi Vihreä Sivistysliitto ry Hankkeen koordinointi Osallistujien valintaprosessi ja kontaktointi (a) Tietopalvelut ja verkkotekniikka (a) Työpajojen käytännön järjestelyt (a) Viestintä (a) Seuranta ja jatkon suunnittelu (p) Käsikirjan toimittaminen Suomen Fasilitaattorit ry Hankkeen ohjauksen ja ennakkovalmistelujen konsultointi Työskentelyprosessin suunnittelu Kaikkien työpajojen fasilitointi Seuranta ja jatkon suunnittelu (a) Käsikirjan kokoaminen (a) Työpajojen osallistujat Kaupunkilaisten raadin muodostaa helsinkiläistä, jotka tasapuolisesti edustavat teeman kohderyhmää, eli pysäköintipolitiikasta kiinnostuneita helsinkiläisiä. Kaupunkilaisten kahvilaan osallistuu raadin lisäksi avoimella kutsulla koottava suurryhmä pysäköintipolitiikasta kiinnostuneita helsinkiläisiä Päättäjien työpajaan osallistuu raadin lisäksi teemaan liittyvän suunnittelun ja päätöksenteon avainsidosryhmät Hankkeen työryhmä Työryhmä organisoituu ensimmäisessä kokouksessaan. Alustava kokoonpano: Antti Möller, Visio Jan-Erik Tarpila, Suomen Fasilitaattorit ry Janne Typpi, hallintokeskus Titta Reunanen, hallintokeskus Heikki Mäntymäki, kaupunkisuunnitteluvirasto Juho Hietanen, kaupunkisuunnitteluvirasto Mikko Uro, kaupunkisuunnitteluvirasto Juha-Pekka Turunen, kaupunkisuunnitteluvirasto

5 Mahdolliset muut jäsenet valitaan hankkeen alussa. Työryhmä vastaa Kaupunkilaisten raati -prosessin kokonaistoteutuksesta ja yksityiskohdista. Työryhmä päättänee seuraavista seikoista: Raadin muodostamisen tapa ja valintakriteerit Tarkka työnjako osapuolten välillä Viestintäsuunnitelman laatiminen Verkkotekniikan käyttö (etäosallistuminen ja/tai -seuraaminen) Käsikirjan laajuus, toteutustapa ja työnjako Kaupungin projektiorganisaatio Helsingin kaupungin demokratiapilottien tueksi muodostetaan projektiorganisaatio. Projektipäällikkönä toimii Janne Typpi ja projektisuunnittelijana Titta Reunanen. Hankekokonaisuudelle rakennetaan verkkosivusto. Prosessin aikataulu ja vaiheet Kaupunkilaisten raati -konsepti koostuu kolmesta työpajasta, jotka vaativat esivalmisteluja. Raadin muodostaminen ja työpajojen toteuttaminen vaatii aikaa noin kolme kuukautta. Jatkotoimet, kuten arviointi ja käsikirjan tekeminen, toteutetaan loppuvuoden aikana. Alustava aikataulu 1 Raati valitaan mennessä. 2 Raati kokoontuu Kaupunkilaisten kahvila järjestetään Vastaanottajien tilaisuus järjestetään Konseptin arviointi ja kehittäminen Käsikirja valmis mennessä. I Raadin muodostaminen Raati koostuu teemasta kiinnostuneesta henkilöstä. Tavoitteena on, että raati edustaa helsinkiläisiä niiden tekijöiden osalta, jotka valitaan teemalle olennaisiksi. Projektiryhmä määrittelee kriteerit, mutta esimerkiksi seuraavat kriteerit ovat mahdollisia: liikkumispreferenssit (auto - polkupyörä - julkinen liikenne - kävely) auton omistus (omistus - autottomuus) asuinpaikka (kantakaupunki - esikaupunki)

6 asumismuoto (omistusasunto - vuokra-asunto, kerrostalo - pientalo) asumistapa (yksin - yhteisasunto - lapsiperhe) sukupuoli (nainen - mies) ikä (nuori - keski-ikäinen - eläkeikäinen) sosioekonominen tilanne ja ammattiasema työstatus (opiskelija - työssäkäyvä - työtön - vanhempainvapaalla - eläkeläinen) vaikutus toimeentuloon (pysäköintimahdollisuudet vaikuttavat toimeentuloon - ei vaikutuksia) Raati voidaan muodostaa kahdella tavalla: 1 valikoimalla Helsingin tietopalvelun avulla noin 100 potentiaalista raatilaista ja kutsumalla heidät mukaan, tai 2 mahdollistamalla oma-aloitteinen ilmoittautuminen verkkosovelluksen ja/tai paperiilmoittelun kautta Muodostamisessa voidaan hyödyntää molempia keinoja, valinnan tekee raadin työryhmä. Raadin työryhmä päättää prosessin julkisuuden asteesta. Lähtökohtaisesti raatiin osallistuvilla on oikeus pysytellä nimettöminä, jos he niin valitsevat. Raadin työprosessi ja tulokset ovat julkisia. II Ensimmäinen työpaja: Raati (12-20 hlöä) Raati kokoontuu puolentoista päivän ajan. Tänä aikana ryhmän keskustelua ja yhteisymmärryksen löytämistä tuetaan dynaaminen fasilitointi -ryhmätyömenetelmän keinoin. Aluksi raatilaiset kuulevat lyhyesti asiantuntijoiden ja sidosryhmien näkemyksiä valitusta teemasta. Tämän jälkeen ovet suljetaan ja raati kokoontuu suljettujen ovien takana, mikä takaa luottamuksellisen ja turvallisen toimintaympäristön. Raati paikantaa teeman kannalta tärkeitä kysymyksiä, joita raatilaiset haluavat työstää. Työn tuloksena syntyy ehdotuksia ja näkemyksiä valittuun teemaan liittyen. Raadin tulosten lähtökohtana on yhteinen etu ja yhteisymmärrys, joten tulokset antavat hyvän pohjan rakentavalle jatkokeskustelulle.

7 III Toinen työpaja: Kaupunkilaisten kahvila Toinen työpaja on vapaalla kutsulla koottava iso työpaja, jossa raadin edustajat esittelevät prosessin tulokset julkiselle yleisölle ja mahdollisesti muille sidosryhmille. Kaupunkilaisten iso paja on tapa luoda yhteistyöhön perustuvaa keskustelua perinteisen kädenväännön sijaan. Työpajan vaihtoehtona tai rinnalla voi olla myös kommentointimahdollisuus verkossa. Myös media voidaan kutsua kaupunkilaisten työpajaan, mikäli näin sovitaan. Toinen vaihtoehto on järjestää lehdistötilaisuus työpajan loppupuolelle tai sen jälkeen. IV Kolmas työpaja: Vastaanottajien työpaja Vastaanottajien työpajassa tapahtuu tulosten käsittely ja jatkokehittely raadin ja päättäjien kesken. Teemaan liittyvistä osa-alueista vastuussa olevat tahot tulkitsevat aikaisempien työpajojen tuloksia ja hyödyntävät niitä omassa suunnittelu- ja päätöksentekoprosessissaan. Tässäkin työpajassa turvataan luottamuksellinen osallistuminen. Medialle voidaan tarjota mahdollisuus kuulla vastaanottajien työpajan tuloksia ja haastatella osapuolia esimerkiksi työpajan jälkeen erillisessä lehdistötilaisuudessa.

8 Loppuraportti ja kaupunkilaisten raatien tulevaisuus Kansalaisraadin toteutuksesta tehdään kevyt käsikirja. Käsikirjan tarkoituksena on toimia tulevien kansalaisraatien fasilitaattoreiden oppimisen tukena sekä helpottaa kansalaisraatien suunnittelua ja toteutusta. Käsikirja on samalla hankkeen loppuraportti. Esimerkki vastaavasta käsikirjasta on Vorarlbergin tulevaisuusviraston käsikirja, jossa kuvataan kansalaisten osallistumisen suunnittelu ja toteutusprosessi. Käsikirjan laajuus ja julkaisutapa (verkko ja/tai printti) päätetään projektin työryhmässä. Kustannusarvio Kaupunki ei jaa avustuksia hankkeeseen osallistuville tahoille, mutta vastaa hankkeen aikana syntyvistä kuluista. Kuluihin vaikuttaa osapuolten työnjako ja hankkeen lopullinen laajuus. Hankkeen ideointi ja alustava suunnittelu on tehty vapaaehtoistyönä Vision ja Suomen Fasilitaattoreiden toimesta. Hankkeen käynnistyessä kuluja tulee syntymään mm. fasilitoinnista, koordinointitehtävistä, mahdollisista matkoista (Fasilitaattoreiden yhteyshenkilö toimii Tampereelta käsin) ja mahdollisista materiaaleista. Vision puolelta hankkeeseen osallistuu yksi henkilö. Suomen Fasilitaattorit ry:n puolelta on nimetty neljän hengen tukiryhmä hankkeelle, mutta Fasilitaattorit ry:n puolelta hankkeen fasilitointiin ei ole haettu fasilitaattoreita ennen kuin hankkeen laajuus, yleiset linjaukset ja rahoitusjärjestelyt ovat selvillä. Suomen Fasilitaattorit ry:llä on yli 300 riippumatonta jäsentä, joiden keskuudesta valitaan kiinnostuneet suunnittelemaan, kehittämään ja toteuttamaan prosessia. Hankkeessa mukana olevat fasilitaattorit edustavat Suomen Fasilitaattoreita, mutta toimivat laskutuksellisesti omissa nimissään. Suomen Fasilitaattorit ry ei tule laskuttamaan mistään palveluista hankkeen kuluessa. Hankkeen budjetista päättää hankkeen omistaja eli Helsingin kaupunki. Vision arvio kuluista on 2000 euroa. Vision työn loppusumma riippuu työnjaosta kaupungin kanssa sekä loppuraporttina julkaistavan käsikirjan laajuudesta. Työpajojen fasilitoinnista ehdotetaan korvattavan 1000 euroa + ALV per fasilitointihenkilötyöpäivä sisältäen prosessin suunnittelun. Jokaisella työpajalla on kaksi vastuufasilitaattoria. Muut avustavat fasilitaattorit ehdotamme nimeämään kaupungin puolelta tai sitten he toimivat laskutusperiaatteella 25 /h + ALV + matkakulut. Varsinkin iso toinen työpaja vaatii todennäköisesti käytännönjärjestelyjen puolesta avustajia. Matkakulut laskutetaan valtion matkustussäännön kulukorvaustasojen mukaisina kilometrikorvauksina ja päivärahoina tai vaihtoehtoisesti toteutuneen mukaan julkisen liikenteen kuitteja vastaan.

9 Arvio Vision työmäärästä: yleiset työtehtävät ja käsikirja: arviolta 80 tuntia, jolloin kulut 2000 (25 /h) Arvio fasilitoinnin työmäärästä: 1. työpaja: 3 fasilitointityöpäivää (2 x 1,5) 2. työpaja: 2 fasilitointityöpäivää + avustajia 3. työpaja: 2 fasilitointityöpäivää fasilitointityön arvioitu määrä on 7 fasilitointihenkilötyöpäivää, jolloin kulut ennen matkaja materiaalikuluja ALV Yleiskulut Kaupunki vastaa työpajoihin liittyvistä tila- ja materiaalikuluista, käsikirjan mahdollisista paino- ja taittokuluista sekä muista mahdollisista yleiskuluista. Laskutus palveluista ja kuluista Työt yleisten tehtävien osalta laskutetaan Vision kautta. Fasilitaattoreiden työt ja kulut laskutetaan ensisijaisesti niin, että fasilitaattorit lähettävät kukin omalta osaltaan laskun suoraan kaupungille. Arviointi ja seuranta 1) Lähtötilanteen ja tavoitteiden kuvaus Helmikuussa 2013 laaditaan pilottisuunnitelman ja vastuuhenkilöiden haastattelujen perusteella kooste hankkeen tavoitteista. Tarkoituksena on luoda kokonaiskuva hankkeen lähtötilanteesta ja tavoitteista. Kooste valmistuu helmikuussa ) Tilannekatsaus Touko-/kesäkuussa 2013 laaditaan kuvaus hankkeen toteutuksen tilanteesta ja etenemisestä. Tilannekatsaus laaditaan hankkeen itsearvioinnin ja muiden aineistojen sekä vastuuhenkilöiden haastattelujen pohjalta. Tilannekatsaus valmistuu elokuussa Hankkeen kuluessa työryhmä raportoi tarpeen mukaan kaupungille toteutuksen etenemisestä. 3) Loppuraportti Prosessin aikana kootaan käsikirja, joka toimii myös hankkeen loppuraporttina. Loppuraportissa kuvataan hankkeen prosessi, toteutuminen ja tulokset mahdollisine vaikutuksineen. Käsikirja

10 kootaan hankkeen dokumentaation, itsearvioinnin sekä vastuuhenkilöiden haastattelujen pohjalta. Käsikirja on valmis julkaistavaksi mennessä. Haastatteluilla selvitetään tarkemmin mm. miten hankkeiden tavoitteet ovat toteutuneet, missä hanke on erityisesti onnistunut, miten hanke kytkeytyy kaupungin päätöksentekoon ja toimintaan, mikä hankkeessa vaatii vielä kehittämistä ja miten hanketoimijat voivat kehittää konseptia. 4) Hankkeen itsearviointi Arvioinnin ensisijainen tarkoitus on prosessin kehittäminen tulevaisuuden tarpeisiin sopivaksi ( feed forward ). Toimijat tekevät kevyen itsearvioinnin, jonka lisäksi kunkin vaiheen lopuksi kerätään kokemuksia prosessista ja ehdotuksia konseptin kehittämiseksi. Lisäksi eri toimijoiden edustajat voidaan kutsua yhteistoiminnalliseen reflektioon ja suunnittelutilaisuuteen prosessin päätyttyä, jos työryhmä näkee tälle tarvetta. Kevyessä itsearvioinnissa toimijoita pyydetään vastaamaan seuraavanlaisiin kysymyksiin (vastausvaihtoehtoina: "kyllä", "osittain", "ei". Jokaisen vastauksen yhteydessä pyydetään myös perusteluja miksi ja miten tulevaisuudessa -kysymyksillä): 1 Onko hanke on onnistunut täyttämään sille asetettuja tavoitteita?...ja miten se palvelisi entistä paremmin tarkoitustaan? 2 Edistääkö hanke demokratiaa ja osallistumista?...ja miten se voisi paremmin edistää näitä? 3 Saako hanke aikaan pysyviä toimintamalleja?...ja mitä vaadittaisiin, jotta se saisi vielä paremmin synnytettyä pysyviä toimintamalleja? 4 Toimiiko hankkeen organisointi ja käytetäänkö resursseja optimaalisesti?...ja miten organisointia ja resurssien käyttöä voi parantaa? 5 Onko hankkeen päättäminen ja tulosten levittäminen riittävää?...ja miten tulosten levittämistä voisi vielä kehittää? 6 Miten sitoutuneita hankkeen toimijat olivat tavoitteisiin ja tuloksiin?...ja miten toimijoiden sitoutumista voi parantaa jatkossa? 7 Onko hankkeen toiminnasta viestitty riittävästi?...ja miten viestintää voidaan jatkossa kehittää? 8 Onko hankkeen dokumentointi riittävä?...ja miten dokumentointia voidaan kehittää? 9 Onko sinulla muita havaintoja?...ja kehitysehdotuksia sekä ideoita?

11 Yhteyshenkilöt ja yhteystiedot Antti Möller Ajatuspajan koordinaattori, Vihreä Sivistysliitto ry Fredrikinkatu 33 A, Helsinki , Jan-Erik Tarpila Suomen Fasilitaattorit ry