Sisältö. kysymysten. Yhteisten

Transkriptio

1 PALAUTEOODI Opettajan ohje Sisältö Yleistä Palauteoodista 2 Muistilista palautteen keräämiseen Palauteoodilla 3 Palautelomakkeiden luominen ja ylläpito 4 Yhteisten kysymysten lataaminenn lomakkeellee 5 Vanhan lomakkeen kopioiminen 6 Kysysten poimiminenn lomakkeellee 7 Uuden kysymyksen luominen 8 Palautteen katselu ja yhteenvedot 10 Yhteenveto, yhteenvedon julkisuus ja vastapalaute 10 Tiedonsiirrot ja sanallinen palaute 12 Excel makron toiminta 13 Palauteoodin käyttöoikeudet 15 Palautelomake opiskelijalle 17 1

2 Yleistä Palauteoodista Weboodin palautetyökalua Palauteoodia käytetään opiskelijapalautteen keräämiseen kurssista tai kurssin osista (luennot, harjoitusryhmät) Palautelomake on järjestelmässää aina opetustapahtumakohtainen Palautteen keräämisen edellytyksenä siis on,, että kurssien opetustapahtumat löytyvät oodista Jotta opiskelijat voivat vastata palautelomakkeeseen, täytyy opiskelijoiden olla o ilmoittautuneina tai heidät tuleee olla lisättynä kyseisellee opetustapahtumalle Ilmoittautuneiden statuksien tulee myös olla Hyväksytty, jotta opiskelijat eivät voi enää poistaa itseään opetustapahtumalta ilmoittautumisen päättymisen jälkeen Jos opiskelija poistaa ilmoittautumisensa opetustapahtumalta ilmoittautumisajann jälkeen, ei hän pystyy vastaamaan palautelomakkeeseen Jos opiskelija poistaa ilmoittautumisensa vastaamisen jälkeen, häviäää hänen opetustapahtumasta antamansa sanallinen palaute Palauteoodia käytetään Aalto yliopiston eri kouluissa eri prosessein, jolloin kouluilla on mahdollisesti omia yhteisiä kysymyksiä, jotka tulee olla kurssipalautelomakkeilla Järjestelmä tukeee sitä, että kysymyksiä liitetään organisaatioon, jolloin yhteisiä kysymyksiä voidaan ladata lomakkeelle yhdellä napin painalluksella Palauteoodin käyttöoikeudet määräytyvät opetushenkilökunnalle oodin opetustapahtumien perusteella Kaikki opetustapahtumaan merkityt henkilöt, pois lukien roolilla Virkailija opeoodissa merkityt henkilöt, saavat automaattisesti yhtäläiset lomakkeen ylläpito oikeudet ja palautteen katselu oikeudet Roolilla Virkailija opeoodissa voi luoda lomakkeen ja ylläpitää sitä, mutta ei katsoa annettua palautetta Näiden opetustapahtumatietojen oikeellisuudesta vastaavat eri yksiköissä joko erikseen määritellyt henkilöt tai kurssien henkilökunta Lisäksi järjestelmässä voidaan antaa palautevirkailijan oikeuksia, jolloin henkilölle voidaan antaaa palautelomakkeiden luomis oikeudet (Palautevirkailijaa 1) ja/ tai palautteen katseluoikeudet (Palautevirkailija 2) määrättyyn organisaatioon (school, laitos) Nämä N oikeudet haetaan erillisellä lomakkeella Opiskelijan antama palaute järjestelmässä lähtökohtaisesti anonyymia Tämän vuoksi järjestelmässä on käytössä 5 vastaajan rajoite, jolloin opetustapahtumasta annettua palautetta pääsee tarkastelemaan vain jos vähintään 5 opiskelijaa on antanut palautetta Opiskelija voi kuitenkin luopua omalta kohdaltaan tästää rajoitteestaa vastaamisen yhteydessä, jolloin tällaisen opiskelijan palautee on nähtävissä Palautteiden yhteenvetoja eivät näe muut kuin opetustapahtumaann merkityt henkilöt sekä yksiköissä erikseen määritellyt henkilöt, joiden työtehtäviin palautteen käsittely kuuluu 2

3 Muistilista palautteen keräämiseen Palauteoodilla Aloittaessasi palautteen keräämisen: 1) Kirjaudu sisään Weboodiin ja j siirry palautelomakkeen ylläpitoon Omien kurssienn hallinta kautta 2) Tarkista lomakkeelta opetustapahtuman tiedot (nimi, opettajat, aika ja osallistuneiden määrä) 3) Muuta tarvittaessa palauteaikaa ja asetaa automaattiset sähköpostimuistutukset ja tallenna lomake 4) Lataa korkeakoulun ja laitoksen yhteiset kysymykset lomakkeelle (HUOM! Kysymykset voivat jo j olla lisättynä lomakkeelle palautevirkailijan toimesta) 5) Poimi lomakkeelle lisää kysymyksiä Tarvittaessa luo järjestelmään uusia kysymyksiä 6) Tarkista lomakkeen ulkoasuu Palauteajan päätyttyä: 7) Tarkastele annettua numeerista ja sanallista palautetta sekä ota mahdolliset tiedonsiirrot järjestelmästää 8) Kommentoi / anna vastapalautetta opiskelijoille 9) Päätä numeerisen yhteenvedon julkisuuss ja tarkista muiden opettajien asettamaa julkisuusarvo palautteen yhteenveto sivulta 3

4 Palautelomakkeiden luominen ja ylläpito Opetustapahtumakohtaisen palautelomakkeen luominen ja ylläpito tapahtuu Weboodissa valikosta Omien kurssien hallinta Näkymässä on erii välilehdillä näkyvillä kaikki opetustapahtumat, joihin käyttäjä on merkittynä oodin opetustapahtumatiedoissa Palautelomakkeiden ylläpito näkymään siirrytään ikonista Palautelomakkeen ylläpitonäkymässä näkyy opetustapahtuman perustiedot, joista näkee mm ilmoittautuneiden opiskelijoiden määrän, joka on hyvä tarkistaa Vain opetustapahtumaan ilmoittautuneet opiskelijat voivat antaa palautetta opetustapaht tumasta 4

5 1) Aseta palautelomakkeelle palauteaika (vastausaika) Oletuksenaa palauteaikaa alkaa 7 päivää ennen opetustapahtuman päättymistä ja päättyy 14 päiväää päättymisen jälkeen 2) Valitse lähetettävät sähköpostimuistutukset Muistutukset lähetetään valittuina ajankohtina opetustapahtuman opiskelijoille, jotka eivät vielä ole vastanneet palautelomakkeeseen Lisäksi voit valita automaattisen muistutuksen lähetyksen kaikille opetustapahtumaan merkityille henkilöille palauteajan päätyttyä 3) Palautelomake luodaan opetustapahtumalle valitsemalla muut palautelomakkeen toiminnot muuttuvat aktiivisiksi Toiminnon jälkeen myös Yhteisten kysymysten lataaminen lomakkeelle Mahdolliset korkeakoulun ja laitoksen yhteiset kysymykset saadaan lomakkeelle valitsemalla 5

6 HUOM! Tarkasta ennenn lataamista, ettei lomakkeella jo ole korkeakoulun tai laitoksen yhteisiä kysymyksiä Joissain yksiköissä nämää yhteiset kysymykset lisätään jo valmiiksi palautevirkailijan toimesta! Vanhan lomakkeen kopioiminenn Palautelomake voidaan myös kopioida toiselta aiemmin luodulta lomakkeelta 1) Valitse palautelomak kkeen toiminnoista 2) Valitse kopioita palautelomake näytettävistä opintojakson aiemmista palautelomakkeista TAI hae muiden opintojaksojen lomakkeista Voit katsoa lomakkeen sisällön Katso painikkeesta 3) Valitse lopuksi Lomakkeelle kopioidaan kaikki valitun lomakkeen kysymykset 4) Palaa takaisin oman opintojaksosi lomakkeelle valitsemalla 6

7 Kysymysten poimiminen lomakkeelle Palauteoodin kysymyspankissa on paljon jo käytössä olevia eri korkeakoulujen ja laitosten yhteisiä kysymyksiä, sekä opettaja ja opintojaksokohtaisia kysymyksiä 1) Valitse 2) Voit hakea kysymyksiä kysymyksen tunnisteen, kysymystekstin tai t muun kriteerin mukaan Voit hakea myös aiemmin luomiasi omia kysymyksiä Valitse lopuksi 3 ) Valitse poimittavat kysymykset ja valitse 5) Palaa lomakkeelle valitsemalla 7

8 Uuden kysymyksen luominen Tarvittaessaa voit luoda oman kysymyksen järjestelmään Tätä ennen on kuitenkin hyvä tarkistaa vähintään korkeakoulujen yhteisistä kysymyksistä josko vastaava kysymys on jo järjestelmään luotu Kysymys luodaan aina koko järjestelmään, ei pelkästään lomakkeelle Luotu kysymys on siis kaikkien käytettävissä Tämän vuoksi turhien kysymysten luomista ja kysymyspankin täyttämistä tulee välttää 1) Valitse palautelomakkeen ylläpitonäkym mässä 2) Valitse kysymyksen omistajaorganisaatio, aseta kysymyksen tunniste (muotoa Y_kurssikoodi/oma tunniste), vastauksen tyyppi ja kysymyksen pakollisuuden oletusasetusta (onko opiskelijan pakollista vastata kysymykseen) Pakollisuutta voi muuttaa erikseen lomakkeilla Luku tyyppiä voit käyttää esim tuntimäärien kysymiseen Tekstivastauksen pituus tarkoittaa tässä tapauksessa vastauslaatikon korkeutta Välitekstiä voi käyttää esim väliotsikkona Valintalistan sisällön näet valitsemalla Päivitä Kysymysryhmän valinta vaikuttaa kysymysten ryhmittelyyn ja lomakkeen ulkoasuun (suositus: ei kysymysryhmää) 3) Kirjoita kysymyksen sisältö kolmella kielellä 4) Valitse kurssi(t), joille haluat kysymyksen latautuvan automaattisesti kun lomakkeita luodaan massana tai kysymykset ladataan Lataa toiminnolla Voit jättää kohdan myös tyhjäksi HUOM! Mikäli haluat kerätä numeerista palautettaa eri vastausvaihtoehdoista, joille ei löydy sopivaa s valintalistaa tai asteikkoa, käytä numerot sisältäviää valintalistojaa (esim NUMEROT_1 5) Eri vastausvaihtoehdot voit kirjoittaaa kysymys kenttään 8

9 5)Valitse Lomakkeelle pääset takaisin valitsemalla Poimi kysymys ja palaa lomakkeelle Tässää vaiheessa voit vielä poistaa kysymyksen HUOM! KUN KYSYMYS ON KERRAN LISÄTTY LOMAKKEELLE, SITÄÄ EI VOI ENÄÄ POISTAA JÄRJESTELMÄSTÄ KÄYTTÄJÄN TOIMESTA! Mikäli kysymys halutaan poistettavan lomakkeelle lisäämisen jälkeen, tulee ottaa yhteys oodi tukeen (oodi 9

10 Palautteen katselu ja yhteenvedot Opetustapahtumasta annettua palautetta voit tarkastella Weboodin kautta palauteajan päätyttyä Palaute on nähtävissä mikäli vähintään 5 opiskelijaa on antanut palautetta opetustapahtumasta tai vastaajia on alle 5, mutta osa heistä on luopunut 5 vastaajan rajoitteesta vastaamisen yhteydessä Viimeisimmäksii mainitussa tapauksessaa yhteenvedot muodostetaan ainoastaan niiden opiskelijoiden vastauksista, jotka ovat rajoitteesta luopuneet Annetun palautteen pääsee näkemään järjestelmässä opetustapahtumaan merkityt henkilöt (pois lukien roolilla Virkailija opeoodissa merkityt henkilöt) ) sekä henkilöt, joille on annettu palautteen katseluoikeudet (Palautevirkailija 2 oikeus) organisaatioon, johon kurssi kuuluu Lisäksi opetustapahtumaan merkitytt henkilöt voivat päättää palautteen näkymisestä muille Weboodiin kirjautuneille käyttäjille ja antaaa vastapalautetta annetusta palautteesta Yhteenveto, yhteenvedon julkisuus ja vastapalaute 1) Kirjaudu sisään Weboodiin Valitse vasemmasta valikosta Omien kurssien hallinta 2) Valitse opetustapahtuman perään ilmestynyt P ikoni Ikoni ilmestyy palauteajan päätyttyä ja on aktiivinen mikäli vastaajia on yli viisi kappaletta ja vastausprosentti on yli 10 10

11 Vaihtoehtoisesti voit siirtyä palautteen yhteenveto sivulle myös palautelomakkeenn ylläpidon kautta 3) Avautuvalla sivulla näkyy opetustapahtuman perustiedot, vastausprosentti ja palautteen numeerinen yhteenveto (HUOM! Vastausprosentti lasketaan aina palautteeseen vastanneiden suhteesta opetustapahtumaan ilmoittautuneisiin) Sivun alalaidassa oleviin laatikoihin voit kirjoittaa kommentteja ja vastapalautetta kaikille, jotka voivat kirjautua sisään Weboodiin ja/tai pelkästään opintojaksoon osallistuneille opiskelijoille 4) Voit päättää opetustapahtumakohtaisesti onko palautteen numeerinen yhteenveto julkista Valitse haluamasi vaihtoehto ja valitse Mikäli opetustapahtumalla on merkittynä useampi 11

12 henkilö, määräytyy palautteen julkisuuss pienimmän valitun julkisuustiedon mukaisesti Sivun alalaidassa näkyy myös tämän hetkinen julkisuustieto ja mahdollisten muiden opetustapahtuman henkilöiden asettamat arvot Lisäksi voit päättää Weboodin yleisellä asetuksella mikä on oletuksena opetustapahto tumistasi annettujen palautteen julkisuusarvo Tämä tapahtuu Weboodissa valitsemalla vasemmasta valikosta Muut toiminnot > Asetukset > Yleiset asetukset Valitse haluamasi oletusarvo ja paina Tallenna Tämän jälkeen opetustapahtumistasi annettujen palautteiden yhteenvetojen julkisuusarvo on aina oletuksena omalta kohdaltasi valittu arvo Tiedonsiirrot ja sanallinen palaute Annetun palautteen yhteenvedot saa järjestelmästä tiedonsiirtoina HTML ja excel muodoissa Lisäksi sanallisen palautteen yhteenvedon saa erikseenn HTML muodossa Vastaajat näytetään tiedonsiirroissa satunnaisessa järjestyksessä Saman tiedoston sisällä vastaajan järjestysnumero kuitenkin täsmää numeeristen ja sanallisten vastausten välillä 12

13 1) Siirry tiedonsiirtoihin ja sanalliseen palautteeseen Palautteen yhteenveto sivulta valitsemalla 2) Avoimien kysymysten sanalliset vastaukset latautuvat HTML muodossa omalle välilehdelleen tästä painikkeesta 3) Kaikki vastaukset voidaan avata tai tallentaa HTML tai excel tiedostona tästä 4) Excel tiedoston järjestelyyn ja graafisen esityksen muodostamiseen tarvittavan makron saa tallennettua tästä Ohjeet excel makron käyttöön löytyvätt linkin alta Tarkemmat ohjeet löydät tämän ohjeen seuraavasta luvusta HUOM! Selaimesta riippuen makron sisältö saattaa avautua suoraan näytölle Tällöin tallenna makro hiiren oikean painikkeen takaa Tallenna nimellä tms Tarkista myös, että makron loppuosan pääte on xla (ei htm) Excel makron toiminta Järjestelmästä saatava Excel tiedosto on niin sanottu raakatiedosto, joka tulee ajaaa järjestelmän tarjoamalla makrolla Makro erottaaa erillisille välilehdille numeerisista kysymyksistä tuotetut graafit, datan ja graafit, sekä sanalliset vastaukset Excel makro (PALAUTEJARJxla) kannattaa tallentaa omalle 13

14 työpöydälle, josta se on helppo ottaa käyttöön Mikäli omaat tarvittavatt käyttöoikeudet, voit tallentaa makron myös XLSTART nimiseen hakemistoon,, jolloin makro on käytössä aina excelin avautuessa 1) Avaa palauteoodista saatava excel raakatiedosto Avaa myös allentamasi makro, jos se ei jo ole avattuna exceliin tai automaattisesti käytössä 2) Valitse näppäinyhdistelmä CTRL + g Makron suorittaminen kestää hetken aikaa riippuen vastaajien määrästä 3) Mikäli haluat tarkastella yhteenvetoa myöhemmin, tallenna valmis yhteenveto haluamallasi nimellä (esim Opintojakson_nimi_kevät_2010) Makron ajamisen jälkeen Excel tiedostosta löytyy erillisiltä välilehdiltä numeeriset ja graafiset yhteenvedot sekä sanalliset vastaukset 14

15 Palauteoodin käyttöoikeudet Palauteoodin käyttöoikeudet määräytyvät oodinn opetustapahtumatietojen perusteella Opettajien ja kurssin henkilökunnan ei tarvitse erikseen hakea Palauteoodin oikeuksia; pelkkä Weboodin käyttöoikeus riittää Kaikki opetustapahtumaan jollain roolillaa merkityt henkilöt, pois lukien rooli Virkailija opeoodissa, saavat yhtäläiset oikeudet luoda opetustapahtumalle palautelomake, ylläpitää lomaketta, lisätä ja poistaa kysymyksiä, katsoa annettu numeerinen ja sanallinen palaute, sekä päättää yhteenvedon julkisuudesta Weboodissa Virkailija opeoodissa roolilla merkitty henkilö voi luoda lomakkeen jaa ylläpitää sitä, mutta ei voi katsoa annettua palautetta Lisäksi hallintohenkilökunnalle voidaan erikseenn anoa palautelomakkeiden luomisoikeus (Palautevirkailija 1) tai palautteen katseluoikeus (Palautevirkailija 2) ) määrättyyn organisaatioon Tällainen henkilö voi oikeudesta riippuen luoda ja ylläpitää organisaation palautelomakkeita ja/tai j katsoaa organisaation opetustapahtumista annettua palautetta suoraan Weboodista Tietosuojavaltuutetun lausunnon mukaan palautteiden yhteenvetoja ei saa nähdä muut kuin opintojakson opettajat ja erikseen määrätyt henkilöt, joiden työtehtäviin palautteen käsittely k kuuluu Opettajalla tulee olla mahdollisuus päättää palautteen yhteenvetojen julkisuudesta Opetustapahtumaan merkitty vastuuopettaja tai virkailija voi tarkistaaa opetustapahtumaan merkityt henkilöt seuraavasti: 1) Kirjaudu sisään Weboodiin Valitse vasemmasta valikosta Omien kurssien hallinta 2) 2 Paina ikonia opetustapaho htuman edessä 3) 3 Valitse näytettäviksi tiedoiksi t Opettajat ja valitse kaikki k opetustapahtumat Paina P Hae painiketta 15

16 Opetustapahtuman henkilökunta näkyy erikseenn jokaisen (ali)opetustapahtuman alla Yleensä palautelomake luodaan pääopetustapahtumallee (Kurssi) Palautteen yhteenvetoja jaa sanallisia vastauksia pääsee tarkastelemaan opetustapahtumalle merkitty vastuuopettaja, luennoitsija, harjoitustöiden pitäjä sekä hyväksyjä Ainoastaan roolilla Virkailija OpeOodissa merkitty henkilö ei pääse katsomaan annettua palautetta Alla olevassa esimerkissä henkilöt Ilkka (Luennoitsija) ja Testi (Vastuuopettaja) pääsevät katsomaan annettua palautetta Mikäli henkilön ei haluta näkevän palautetta, voidaan hänenn roolinsa vaihtaa tai poistaa hänet opetustapahtumalta Näiden tietojen muokkaaminen tapahtuu painikkeesta Henkilön lisääminen tapahtuu painikkeesta HUOM! Opetustapahtumatietojen muokkaaminen vaikuttaa siihen, mitä tietoja opiskelijoillee näkyy Weboodissa Myös Nopan ylläpito oikeuksia määräytyy opetustapahtuman tietojen t pohjalta 16

17 Palautelomake opiskelijallee Opiskelijallee palautteeseen vastaaminen on yksinkertaista Käyttäjän kirjauduttua sisään Weboodin hänellä näkyy etusivulla muistutus palautteen antamisesta ja linkki palautelomakkeeseen, mikäli hän on ilmoittautunut kyseiselle kurssille ja palauteaikaa on voimassa Lisäksi opiskelija saa automaattisen muistutuksen vastata palautelomakkeeseen, mikäli muistutukset ovat valittuina lomakkeelle, ja opiskelija ei ole vielä antanut kyseistä kurssistaa palautetta Palautelomakkeella vastaajalle näkyy opetustapahtuman tiedot, yleisteksti ja lomakkeelle valitut kysymykset Yleisteksti on yksiköstä riippuen joko laitos, tiedekunta tai koulukohtaink nen Palautelomakkeen ulkoasu opiskelijalle Aalto yliopiston teknillisen korkeakoulun yhteisillä pakollisilla kysymyksillä: 17