Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 1/41 Opiskelijarekisteri Versio 3.1. PalauteOodi:

Transkriptio

1 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 1/41 PalauteOodi: WebOodiin kuuluvalla palautetyökalulla, eli PalauteOodilla, kerätään kurssipalautetta niistä opetustapahtumista, jotka on luotu Oodiin ja joille opiskelijat ovat ilmoittautuneet. PalauteOodi on kaikkien tiedekuntien ja laitosten käytettävissä. Kurssipalautteen keräämisen edellytyksenä on, että kyseiset opetustapahtumat löytyvät Oodista. Tämän lisäksi kurssille tulee ilmoittautua. Opiskelijat joko ilmoittautuvat itse tai opiskelijat voidaan lisätä opetustapahtumalle. PalauteOodin käytön edellytyksenä on siis, että sekä opetustapahtumat, että niille tehdyt opiskelijoiden ilmoittautumiset löytyvät Oodista. PalauteOodin käyttäjä voi suunnitella palautelomakkeet itse. Lomakkeet koostuvat kysymyksistä, jotka voivat olla asteikkokysymyksiä (esimerkiksi: täysin samaa mieltä,,täysin eri mieltä), numeroarviointikysymyksiä (minkä arvosanan antaisit...), valintalistakysymyksiä (näytetään pudotusvalikoina) tai vapaatekstikysymyksiä. Palautetta voivat antaa vain kurssille ilmoittautuneet opiskelijat. Kvantitatiiviset (määrälliset) yhteenvedot näkyvät automaattisesti vain kurssin opettajille ja niille WebOodin palautevirkailijoille, joille on myönnetty palautevirkailija2 -oikeus (oikeus katsoa tullutta palautetta) kyseiseen organisaatioon. Opettaja voi halutessaan asettaa määrällisen palautteen yhteenvedon näkymään esim. kaikille WebOodiin kirjautumaan pääseville henkilöille, tai vaikka vain palautetta antaneille. Palautteiden tekstivastaukset näkyvät aina vain kurssin opettajalle/opettajille, sekä palatutevirkailija2 oikeuden omaaville henkilöille. PalauteOodi tukee sitä, että tietyt kysymykset ovat samat koko organisaation (laitos, tiedekunta, yliopisto) kaikilla kursseilla. Lataa -toiminto mahdollistaa hierarkkisen kysymysten lataamisen. Yhdellä painikkeen painalluksella voidaan ladata lomakkeelle sekä tiedekunnalle (tai jopa yliopistolle), että yksikölle asetetut kysymykset. Lisäksi voidaan määritellä kysymyksiä, jotka latautuvat aina kun ko. opintojaksolle luodaan lomaketta. Tämän lisäksi lomakkeelle voidaan lisätä myös uusia kysymyksiä, jotka eivät lataudu seuraavalla kerralla. Lomakkeet voidaan luoda joko massana, eli voidaan valita useita opetustapahtumia kerralla, tai voidaan luoda vain yksi yksittäinen lomake yksittäiselle opetustapahtumalle. Massaluonnin voi tehdä joko valitsemalla jonkun jo olemassa olevan lomakkeen ja kopioida sillä olevat kysymykset kaikille valituille opetustapahtumille kerralla tai luomalla lomakkeet lataamalla esiasetetut kysymykset näille uusille lomakkeille. Massalatauksessa säästetään runsaasti työaikaa.

2 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 2/41 Sisällysluettelo Käyttöoikeudet... 3 PalauteOodi opiskelijalle... 4 Palautelomakkeen rakenne palautejärjestelmän virkailijan kannalta... 6 Palautelomakkeiden luoja (Palautevirkailija 1 -oikeus)... 8 Järjestelmän käyttöönoton toimenpiteet... 9 Organisaation yleisteksti... 9 Kysymysten luominen Opetustapahtumalomakkeiden luominen ja ylläpito Lomakkeen luonti poimimalla kysymykset Lomakkeen luonti kopioimalla vanha lomake Lomakkeen luonti lataamalla kysymykset lomakkeelle Lomakkeen massaluonti Lomakkeen massakopiointi Lomakkeen luonti ja ylläpito opettajalle Palautteen katseleminen ja tiedonsiirto Yhteenvetotiedot virkailijoille Yhteenvetotiedot opettajalle Excel -makro virkailijoille ja opettajille... 39

3 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 3/41 Käyttöoikeudet Palautejärjestelmän käyttö vaatii kirjautumisen WebOodiin. Käyttöoikeudet ovat organisaatiokohtaisia. Palautejärjestelmään on kolme erilaista käyttöoikeutta: 1. Palautevirkailija1 (Lomakkeiden luontioikeus) Virkailijalle annetaan oikeudet tietyn organisaation sen alaorganisaatioiden lomakkeiden hallintaan. Virkailija voi muokata niiden opetustapahtumien lomakkeita, joiden järjestäjäorganisaationa on hänen käyttöoikeutensa organisaatio (eli käyttöoikeuden organisaatio on sama kuin Oodissa opetustapahtuman Vastuuorganisaatio roolilla järjestävä.). Hän voi luoda uusia lomakkeita, tehdä uusia kysymyksiä, vastaustyyppejä (asteikot ja valintalistat) ja luoda ja muokata organisaation yleistekstiä. Hän voi myös tarvittaessa muuttaa opetustapahtuman yhteenvedon näkymistä opiskelijoille (eli saada se näkyväksi, poistaa näkyvistä). 2. Palautevirkailija2 (Palautteiden katsomisoikeus) Virkailijalle annetaan oikeudet tietyn organisaation ja sen alaorganisaatioiden opetustapahtumille tulleiden palautteiden katsomiseen. Hän voi katsoa yhteenvedot, lukea tekstipalautteet, tehdä tiedonsiirron Exceliin ja suorittaa siellä yhteenvetojen ja graafien muodostuksen makron avulla. 3. Opetustapahtuman opettaja Opetustapahtuman opettaja pääsee automaattisesti muokkaamaan omien opetustapahtumiensa palautelomakkeita ja katselemaan tullutta palautetta WebOodin kautta edellyttäen, että heillä on oikeudet WebOodi järjestelmään. Opettaja voi lisätä ja luoda uusia kysymyksiä, lisätä niitä lomakkeille ja poistaa omia lisäämiään kysymyksiä, mutta ei voi poistaa virkailijan lomakkeille asettamia kysymyksiä. Opettaja ei voi myöskään luoda uusia valintalistoja ja asteikoita Oodiin, mutta hän voi käyttää jo Oodissa olemassa olevia luomiensa kysymysten vastausvaihtoehtona. Opettaja saa myös siirrettyä palautteen koneelleen Excel -muodossa. Opettajan toiminnot löytyvät WebOodin valikon kohdasta Oma opetus. Opettajaoikeus tutkitaan opetustapahtumakohtaisesti. Esim. pääopetustapahtuman opettajalla ei ole automaattisesti oikeutta osaopetustapahtumiin, vaan hallitakseen niitä, pitää hänet lisätä opettajaksi myös niille. Tarkempaa tietoa järjestelmän käyttölupien hankkimisesta saa Oodin tukisivuilta osoitteesta

4 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 4/41 PalauteOodi opiskelijalle Opiskelijalle voidaan lähettää PalauteOodin kautta automaattisesti sähköpostiin muistutus niistä kursseista, joihin hän on ilmoittautunut ja joihin on luotu palautelomake, johon opiskelija ei ole vielä vastannut. Linkit näihin lomakkeisiin löytyvät opiskelijalle helpoimmin sähköpostiviestin lisäksi WebOodin etusivulta heti kirjautumisen jälkeen. Kuva1. Opiskelijan WebOodin etusivu Linkki opintokohteen tietoihin Linkki opetustapahtuman tietoihin Linkki palautelomakkeeseen Opiskelijan annettua palautteen kurssiin, poistuu palautelinkki etusivulta. Myöskään muistutusviestejä ei enää lähetetä kyseisen kurssin osalta opiskelijalle. Jos palauteaikaa on jäljellä yli viikko, näkyy Anna palaute -linkki vihreänä, muutoin se on punainen. Monipuolisempi palautenäyttö löytyy vasemmanpuoleisen valikon Kurssipalautteet -> Omat palautteet kautta. Täältä opiskelija näkee ne kurssit, joista hän ei vielä ole antanut palautetta, antamansa palautteet sekä ne kurssit, joihin hän on ilmoittautunut, mutta joista palauteaika ei ole vielä alkanut. Kuva 3: Opiskelijan omat palautteet -näyttö Opiskelija voi Omat palautteet -osiossa katsoa antamansa palautteet ja yhteenvedon palautteesta, jos opettaja on antanut siihen luvan

5 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 5/41 Alla on esimerkki WebOodin palautelomakkeesta, jolla opiskelijaa pyydetään antamaa palautetta opetuksesta. Kuva 4: Esimerkki palautelomakkeesta Kurssin perustiedot Organisaation yleisteksti Asteikko kysymykset Valintalista kysymykset Tekstivastaus kysymykset Valintakenttä 5 vastaajan rajasta luopumiselle

6 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 6/41 Palautelomakkeen rakenne palautejärjestelmän virkailijan kannalta Palautelomake muodostuu useista osista, joista osa on sama kaikilla organisaation lomakkeilla, tiettyjä osia voidaan hyödyntää useilla lomakkeilla ja tietyt osat ovat uusia joka kerta. Organisaation yleisteksti on tekstikenttä, joka on sama tietyn organisaation kaikilla opetustapahtumilla. Yleisteksti luodaan jokaiselle organisaatiolle erikseen ja se luodaan vain kertaalleen (joskin sitä voi päivittää myöhemmin). Kun se on luotu, latautuu se automaattisesti jokaiselle luotavalle lomakkeelle. Yleistekstin lisäksi lomake koostuu kysymyksistä. Yhtä ja samaa kysymystä voi käyttää useissa lomakkeissa. Kysymykset sidotaan automaattisesti käyttäjän organisaatioon, jolloin vain tämän (tai ylemmän) organisaation käyttäjä pääsee muokkaamaan kysymystä, mutta vain silloin, jos siihen ei vielä ole annettu yhtään vastausta. Kysymystä voi kuitenkin käyttää minkä tahansa organisaation lomakkeilla. Kysymyksille voi lisäksi lisätä käyttökohdeorganisaatioita, jolloin kysymyksen voi ladata Lataa -painikkeen painalluksella ko. organisaation lomakkeisiin, tai sille voidaan antaa opintojaksotunniste, jolloin se ladattaessa latautuu silloin, kun ollaan luomassa saman tunnisteiselle opetustapahtumalle lomaketta. Näiden lisäksi latausperusteena voi käyttää opetustapahtuman hierarkkista sijaintia, eli kysymyksen voi ladata sen perusteella onko kyseessä pää- vai aliopetustapahtuma, tai että kyseessä saa olla kumpi tahansa. Kysymykset koostuvat varsinaisesta vapaasti syötettävästä kysymystekstistä, sekä muista määriteltävistä ominaisuuksista, jotka ovat: Omistajaorganisaatio: Kysymyksen omistajaorganisaatioksi laitetaan kysymystä luotaessa käyttäjän organisaatio. Vain ko. organisaation (ja ylempien organisaatioiden) käyttäjät pääsevät muokkaamaan kysymystä Kysymyksen tunniste: Kysymyksen tunniste on sen oma, identtinen nimi. Kysymyksen tunnistetta käytetään kysymysten latauksessa järjestysperusteena, eli kysymykset latautuvat (kysymysryhmittäin, jos sitä on käytetty) kysymyksen tunnisteen mukaan lomakkeelle. Vastaustyyppi: Vastaustyyppejä on 4 erilaista (Teksti, Valintalista, Asteikko sekä Luku). Lisäksi tyypeistä löytyy myös Väliteksti, mutta sen käyttötarkoitus on eri, kuin mitä muiden vastaustyyppien. Välitekstillä voidaan esim. kertoa mitä seuraavilla kysymyksillä halutaan saavuttaa, voidaan ohjeistaa vastaajaa jne. Valintalistat ja asteikot luodaan etukäteen, tekstivastauksiin palautteenantaja voi kirjoittaa sanallisen palautteen itse (Kuva 4, s.5). Kysymysryhmä: Kysymysryhmä on kysymyksen sisällöllinen kategoria. Näitä ovat sisällöt, järjestelyt, opiskelumenetelmät, jne. Jos käytetään automaattilatausta latautuvat kysymykset lomakkeelle ensisijaisesti kysymysryhmän mukaan ja toissijaisesti kysymyksen tunnisteen mukaan lomakkeelle. Pakollisuus: Jos lomakkeessa on pakolliseksi merkitty kysymys, ei ko. kysymykseen voi jättää vastaamatta (Oodi ei anna lähettää lomaketta, jos kysymykseen on jätetty vastaamatta.). Pakollisuus näkyy opiskelijalle tähtenä (*) kysymystekstin edessä. (ks. Kuva 4, s.5)

7 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 7/41 Organisaatio: (Käyttökohdeorganisaatio) Kun kysymys on merkitty tietyn organisaation kysymykseksi, voidaan se ladata lataa -toiminnolla automaattisesti ko. organisaation lomakkeisiin. Tämä ei näy vastaajalle mitenkään erityisellä tavalla. Jos siis laitat oman organisaatiosi tunnisteen kenttään ja painat päivitä, niin käytettäessä Lataa -toimintoa kysymys latautuu palautelomakkeelle aina, kun lomake luodaan ko. organisaatiolle. Jos lataa -toimintoa ei käytetä, ei tämän kentän sisältö vaikuta palautejärjestelmän toimintaan. Kysymykset latautuvat lomakkeelle ensisijaisesti kysymysryhmän mukaan ja sen sisällä kysymyksen tunnisteen mukaan. Jos kysymyksillä ei ole kysymysryhmää, käytetään latauksessa kysymysten järjestysperusteena vain kysymysten tunnistetta. Opintojakso: Kysymyksen voi myös liittää tiettyyn opintojaksoon, jolloin sen voi ladata automaattisesti tämän jakson opetuksen palautelomakkeisiin. Tämäkään ei näy vastaajalle mitenkään. Eli, jos opintojakso kenttään laitetaan jonkin opintokohteen tunniste niin, painettaessa lomaketta luotaessa Lataa -painikkeesta, latautuu ko. kysymys lomakkeelle, jos sen lomakkeen opintokohteen tunniste on sama, kuin kysymykselle asetettu tunniste. Kysymys ladataan: Kysymyksen lataustekijänä voidaan käyttää myös opetustapahtuman hierarkkista sijaintia. Vaihtoehdot ovat, että kysymys ladataan, jos a) opetustapahtuma on pääopetustapahtuma tai b) se on Osaopetustapahtuma. Voidaan myös valita, että kysymys saa latautua, on opetustapahtuman kumpi tahansa (vaihtoehto: molemmille). Kysymyksen automaattinen lataaminen toimii siten, että jos kysymyksen käyttökohteeksi on määritelty joku yksikin ominaisuus, joka opetustapahtumalla on, latautuu se lomakkeelle ( Lataa -painiketta painettaessa). Eli jos kysymykselle on annettu vaikka opintojakson tunniste ja organisaatio tunniste, niin jos yksikin ehto täyttyy (kysymyksen käyttöorganisaatio on esim. farmasian tiedekunta ja ollaan luomassa jollekin farmasian tiedekunnan opintokohteelle lomaketta, mutta opintojakson tunniste ei ole sama), latautuu kysymys lomakkeelle. Kysymykset latautuvat lomakkeelle ensisijaisesti kysymysryhmän mukaan, eli jos kysymyksille on määritelty kysymysryhmä (esim. Opiskelumenetelmät), latautuvat kysymyksen ensin kysymysryhmittäin ja aina kunkin kysymysryhmän sisällä kysymyksen tunnisteen mukaisessa aakkosellisessa järjestyksessä. Jos kysymykselle ei ole määritelty kysymysryhmää, latautuvat kysymykset vain sen tunnisteen mukaan lomakkeelle.

8 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 8/41 Palautelomakkeiden luoja (Palautevirkailija 1 -oikeus) Virkailijalle, jolla on palautelomakkeiden luontioikeus, näkyy WebOodin valikossa osio Kurssipalautteet (kuva 5). Edellytyksenä Kurssipalaute-, Kysymykset-, Yleistekstit- ja Vastaustyypit -osioiden näkymiselle on, että henkilölle on myönnetty palautejärjestelmään Palautevirkailija 1 -oikeus. Jos virkailija ei ole (tai ei ole ollut) opiskelijana, ei hänellä ole Omat palautteet -osiota (Kuva 6) Kurssipalautteet -osiossa. Jos henkilölle on myönnetty vain Palautevirkailija 2 oikeus, näkyy hänelle yhteenvedot osio (Kuva7). Kuva 5: Kuva 6: Kuva 7: Osio sisältää seuraavat valinnat: Omat palautteet valinta näkyy vain henkilöille, jotka ovat (olleet) Oodissa myös opiskelijoina. Tästä kohdasta opiskelijat pääsevät antamaan kurssipalautetta, katsomaan antamaansa palautetta, näkevät ne opintojaksot, joista palauteaika ei ole vielä alkanut ja katsomaan niiden palautteiden yhteenvetoja, joiden opettajat ovat antaneet siihen luvan. Yhteenvedot vie hakuruudulle, josta WebOodiin sisäänkirjautunut virkailija, opettaja tai opiskelija voi katsoa kurssipalautteiden numeeristen vastausten yhteenvedot silloin, kun opettaja on antanut siihen luvan. Kurssipalaute -valinnasta pääsevät ne henkilöt kurssipalautelomakkeiden hakunäytölle ja muokkaukseen, joilla on Palautevirkailija1 -oikeus. Kysymykset vie kysymysten hakunäytölle ja luontiin. Yleistekstit vie yleistekstien ylläpitoon. Vastaustyypit vie asteikko- ja valintalistatyyppisten vastausten ylläpitoon. Kaikista valinnoista (Omat palautteet ja Yhteenvedot valintoja lukuun ottamatta) päädytään ensin hakuikkunaan, josta voi hakea jo luotuja kurssipalautelomakkeita, kysymyksiä, jne. sekä siirtyä eteenpäin luomaan uusia.

9 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 9/41 Järjestelmän käyttöönoton toimenpiteet Jos PalauteOodi ei ole aikaisemmin ollut käytössä, kannattaa käyttöönotto aloittaa organisaation yleistekstin luomisesta. Tämän jälkeen tulisi luoda ne asteikot ja valintalistat, joita käytetään organisaation kysymyksissä. On kuitenkin huomattava, että järjestelmässä jo olevia asteikkoja kannattaa (ja on syytä) mahdollisuuksien mukaan käyttää on turha luoda näitä uudestaan eri nimillä! Näitä ovat esim. skaala 0-5, skaala 0-2, kyllä/ei. Samoin myös mm. sukupuoli -valintalista löytyy jo Oodista, joten sitä ei tarvitse erikseen luoda. Seuraavaksi luodaan organisaation kysymykset ja välitekstit sekä mahdollisesti lisäksi kurssikohtaisia kysymyksiä, jne. Tämän jälkeen varsinaisen palautelomakkeen luominen koostuu enää kysymyksien poimimisesta (tai lataamisesta) ja järjestämisestä, sekä vastausajan ja palautemuistutusten lähetysaikojen määrittelemisestä. Lomakkeita voi myös kopioida opetustapahtumalta toiselle. Alla käydään järjestelmän toiminnot läpi tässä järjestyksessä; Organisaation yleisteksti Organisaation yleistekstin voi lisätä ja sitä pääsee muokkaamaan valikon Yleistekstit - kohdasta. Jokaisella organisaatiolla on oma yleistekstinsä. Yleisteksti voi olla enintään 4000 merkkiä pitkä. Yleisteksti tulee näkyviin jokaisen kyselylomakkeen alkuun (ks. Kuva 4 s.5). Yleistekstissä voi esimerkiksi motivoida opiskelijoita kyselyn täyttämiseen ja selvittää mihin kyselyn tuloksia käytetään. Yleistekstiä tulee automaattisesti sen organisaation palautelomakkeiden alkuun, jolle se luotiin sen jälkeen, kun se on kerran tehty. Kurssipalautteen yleistekstin näyttäminen Kurssipalautteen yleistekstinä näytetään opetustapahtuman järjestävän organisaation yleisteksti seuraavasti (organisaatio on WinOodissa Opetustapahtuman käsittely - ikkunassa Vastuut -välilehdellä roolilla järjestävä): Jos opetustapahtumalla ei ole organisaatiota, käytetään opintojakson organisaation yleistekstiä. Jos organisaatiolla ei ole yleistekstiä, näytetään lähimmän ylemmän organisaation yleisteksti. Jos ylemmälläkään organisaatiolla ei ole yleistekstiä, edetään seuraavaksi ylempään organisaatioon, kunnes löydetään jokin yleisteksti. Jos yhdelläkään yläpuolella olevalla organisaatiolla ei ole yleistekstiä, ei lomakkeelle tule yleistekstiä lainkaan. Jos opetustapahtumalla on useampi organisaatio roolilla järjestävä, näytetään vain yhden organisaation yleisteksti. Se valitaan organisaatiosta sen mukaan, millä organisaatiolla on pienin yksilöivä tunniste (löytyy WinOodista, ei näy käyttäjille suoraan).

10 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 10/41 Asteikkojen ja valintalistojen luominen ja muut vastaustyypit Valikon kohta Vastaustyypit vie asteikkojen ja valintalistojen ylläpitoon. Aluksi esiin aukeaa hakuikkuna, jolla voi hakea jo olemassa olevia valintalistoja ja asteikoita. Jo olemassa olevia voi valintalistoja ja asteikoita ei voi enää muokata, jos ne ovat käytössä joissain lomakkeissa joihin on jo vastauksia. Ennen uuden kysymyksen syöttämistä, kannattaa käydä katsomassa löytyykö jo luoduista vastaustyypeistä omaan tarpeeseen soveltuva vastausvaihtoehto. Valintalistat ja asteikot ovat kaikille yhteisiä, joten esim. sukupuoli valintalistaa ei tule tehdä, vaan tulee käyttää jo järjestelmässä olevaa valintalistaa. Tulee siis aluksi tutustua, millaisia valintalistoja ja asteikkoja järjestelmässä jo on, ennen kuin lähtee luomaa uutta. HUOM! Opettajat eivät voi itse luoda uusia valintalistoja ja asteikoita, mutta he voivat käyttää Oodissa jo olemassa olevia. Valintalistat ja Asteikot on luotava ennen kysymyksen luomista ja ne liitetään kysymykseen kysymystä luotaessa. Teksti- ja Lukutyypit ovat kysymyskohtaisia vaihtoehtoja. Lukutyyppisten kysymysten arvoväli asetetaan kysymystä luotaessa. Myös Tekstityyppisten vastausten vastaustekstinlaatikon koko asetetaan kysymystä luotaessa.. Seuraavassa esitellään aluksi tarkemmin valintalistojen ja asteikkojen ominaisuuksia ja luomista. Opiskelijan vastauslomakkeessa kysymykseen liitettyinä asteikot näyttävät esim. seuraavilta: Kuva 8: Vastaustyyppinä asteikko Valintalistat näyttävät vastaavasti seuraavilta: Kuva 9: Vastaustyyppinä valintalista Valintalistoja ja asteikoita syötetään ja muokataan kuvan 10 mukaisesta ikkunasta. Muokkausikkuna on kummallakin tyypillä samanlainen, mutta valintalaatikko myös arvo joku muu, mikä? puuttuu asteikoiden muokkausikkunasta.

11 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 11/41 Kuva 10: Valintalistojen ja asteikoiden ylläpito näyttö Seuraavat numerot viittaavat yläpuoliseen kuvaan: 1. Jos valintalistassa on laatikko myös arvo joku muu, mikä? valittuna, tulee lomakkeeseen kysymyksen kohdalle myös vapaatekstikenttä listaan kuulumatonta vaihtoehtoa varten, (ks. kuva 4, s.5 ). Ko. vapaatekstikenttää voidaan käyttää vain käytettäessä valintalista -vastaustyyppiä. 2. Ylläpidon helpottamiseksi asteikkojen ja valintalistojen nimeämisessä tulisi käyttää 3-5 -kirjaimisia laitoslyhenteitä. Nämä löytyvät osoitteesta painike lisää ja - -painikkeet poistavat vaihtoehdon. 4. Lask.muk. valinnasta riippuen rivin tiedot lasketaan mukaan palautteiden keskiarvoon. Tästä on hyötyä kun asteikossa on mukana en osaa sanoa - vaihtoehto.

12 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 12/41 Asteikkojen ja valintalistojen lisäksi palautejärjestelmässä on kolme valmista vastaustyyppiä (ks. esimerkit seuraavassa kuvassa): 1. numerovastaukset (joille voidaan määritellä arvoväli), 2. vapaatekstikentät ja 3. välitekstit, jotka ovat esim. ohjeita tai kiitostekstejä. Valitsemalla kysymykselle vastaustyypiksi välitekstin, kysymys muuttuu tekstiksi, jolle ei anneta vastausta. Kuva 11: Luku- ja tekstikysymykset sekä väliteksti Tallennettuja asteikoita ja valintalistoja ja valmiita vastaustyyppejä voi käyttää useissa eri kysymyksissä. Kysymysten luomista käsitellään seuraavassa.

13 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 13/41 Kysymysten luominen Kysymysten luontiin ja ylläpitoon pääsee sekä vasemmanpuoleisen valikon Kysymykset -kohdasta, että palautelomakkeen ylläpitoikkunan -painikkeesta. Jos siirryt vasemmanpuoleisen valikon kautta, aukeaa ensin esiin hakuikkuna, jolla voi hakea jo järjestelmässä olevia kysymyksiä. Esiin haettuja kysymyksiä pääsee muokkaamaan niiden nimilinkistä. Kysymyksiä voi muokata vain, jos 1) niitä ei ole valittu jo jollekin lomakkeelle, 2) niille ei ole annettu jo vastauksia. Ikkunasta pääsee myös luomaan uusia kysymyksiä. Kuva 12: Vanhojen kysymysten haku ja uusien luominen Kysymykset ovat kaikille yhteisiä siten, että kuka tahansa voi käyttää mitä tahansa kysymystä lomakkeellaan. Suositeltava tapa onkin käyttää jo olemassa olevia kysymyksiä, kuin luoda uudelleen täsmälleen samanlainen kysymys. Kysymyksistä voi hakea myös vain niitä, jotka on itse luonut asettamalla rasti kohtaan Hae vain omista kysymyksistä. Uusien kysymysten syöttöön ja vanhojen muokkaukseen käytetään ikkunaa, jonka toimintoja ovat seuraavat (numerot viittaavat kuvaan 13, sivulla 15): 1. Kysymyksen omistajaorganisaatioksi tulee käyttäjän organisaatio. Käyttäjä voi myös muuttaa organisaatiota. Jos käyttäjä pyrkii muokkaamaan jo olemassa olevaa kysymystä, mutta hänellä ei ole oikeuksia kysymyksen organisaatioon, ei valikkoa näytetä (organisaatio ainoastaan tekstinä). Kysymyksen tunniste syötetään tekstinä ja kyselytyyppi valitaan valikosta. 2. Järjestelmään edellisessä luvussa kuvatulla tavalla syötetyt asteikot ja valintalistat valitaan pudotusvalikoista. Päivitä -painike tuo esiin asteikon/listan sisällön.

14 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 14/41 Kysymyksen sisältökategoria valitaan pudotusvalikosta. vaihtoehtoja ovat mm. Sisällöt, Järjestelyt jne. Kysymykset voidaan ryhmitellä lomakkeelle näiden otsikoiden alle. Kysymysryhmiä ei voi itse syöttää lisää, eikä sen käyttö ole pakollista. Kysymyksen voi määritellä tässä kohdin pakolliseksi, jolloin opiskelijan on vastattava kysymykseen, jotta hän voi lähettää lomakkeen. Pakollisuutta voi kuitenkin vielä muuttaa lomakekohtaisesti. Käytettäessä lataa -toimintoa, ryhmittyvät kysymykset aina kuinkin kysymysryhmän alle. 3. Varsinainen kysymys tulee syöttää kolmella kielellä. Mikäli joistakin kieliversioista puuttuu teksti, WebOodi kopioi automaattisesti järjestelmänkielisen tekstin puuttuviin kenttiin. Järjestelmänkielinen kysymys on pakko antaa. Helsingin yliopistossa järjestelmäkieli on suomi. 4. Kysymyksen käyttökohdeorganisaatio syötetään vastuualuekoodilla Päivitä - painike hakee organisaation nimen esiin. Esim. Romaanisten kielten laitoksen koodi on 415. Kun lomakkeita luodaan lataa -toimintoa käyttäen, latautuvat kysymykset lomakkeelle käyttökohdeorganisaatiotiedon perusteella. Eli jos kysymykselle on annettu käyttökohdeorganisaatioksi esim. Eksegetiikan laitos, niin aina kun Eksegetiikan laitoksen opetustapahtumille luodaan lomakkeita lataatoiminnolla, latautuu ko. kysymys sille. 5. Kysymykselle voi syöttää useita käyttökohdeorganisaatioita. Organisaatio kannattaa antaa, jos organisaatiossa käytetään Lataa -toimintoa. Muuten siitä ei ole hyötyä. 6. Kysymyksen voi liittää myös tiettyyn opintojaksoon, jolloin se latautuu automaattisesti tämän tietyn opintojakson opetustapahtumien lomakkeille. 7. Kysymykselle voidaan myös määrittää, saako se latautua pää-, vai osaopetustapahtumalle, vai molemmille. Uusia kysymyksiä voi luoda vanhojen pohjalta muokkaamalla vanhaa kysymystä (nimi ja tunniste tulee vaihtaa!), ja tallentamalla se uutena. Tämä on varsin näppärä tapa luoda uusia kysymyksiä. Kun kaikki halutut tiedot ja määritteet on annettu, tulee lomake tallentaa. Jos olet muokkaamalla vanhaa kysymystä luomassa uutta, tulee sinun painaa Tallenna uutena -painiketta. Tällöin syntyy uusi kysymys, eivätkä muokatut tiedot tallennu vanhan kysymyksen tietojen päälle. Tällöin on kuitenkin huomattava muuttaa myös kysymyksen tunniste uudeksi. Painike Poimi kysymys ja palaa lomakkeelle tulee näkyviin, mikäli kysymyksen muokkaukseen tultiin lomakkeen ylläpitonäytöltä. Jos kysymykseen on annettu jo vastauksia, ei kysymystä voi muokata eikä poistaa lomakkeelta.

15 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 15/41 Kuva 13: Kysymyksen muuttamis-/luontinäyttö Kerran luotuja kysymyksiä voi käyttää useissa lomakkeissa. Lomakkeiden luomista käsitellään ohjeen seuraavilla sivuilla.

16 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 16/41 Opetustapahtumalomakkeiden luominen ja ylläpito Valikon Kurssipalaute -kohdasta pääsee luomaan ja muokkaamaan kurssipalautelomakkeita. Tämä valinta näkyy vain niille henkilöille, joilla on Palautevirkailija 1 oikeus, eli oikeus luoda palautelomakkeita. Esiin aukeaa opetustapahtumien hakuikkuna, jossa voi hakea tapahtumia eri kriteerein. Itse tapahtumat voi syöttää järjestelmään Win- tai WebOodilla. Esiin haettujen tapahtumien lomakkeita pääsee muokkaamaan, jos opetustapahtuman ja ylläpitäjän organisaatiot täsmäävät. Jos opetustapahtumalle on jo luotu lomake, on listassa tähti (*) vasemmassa sarakkeessa sen kohdalla. Opetustapahtumien palautelomakkeita muokataan ja syötetään samasta ikkunasta; Kuva 14: Kurssipalautteen luontinäyttö Seuraavat numerot viittaavat yllä olevaan kuvaan: 1. Opetustapahtuman tiedot. Osallistuneita tarkoittaa kurssille hyväksyttyjen/ilmoittautuneiden määrää. Vastausprosentti lasketaan näistä. 2. Palauteaika on aika, jona kurssille osallistuneet voivat vastata palautteeseen. Oodi ehdottaa oletuksena palauteajaksi opetustapahtuman päättymispäivää ja siitä 21 pv eteenpäin. Järjestelmä voi myös lähettää osallistuneille automaattisia sähköpostimuistutuksia ylläpitäjän valinnan mukaan. Myös opettajalle voi laittaa lähtemään viestin palauteajan päätyttyä. 3. Lomakkeen painikkeiden toiminnot ovat seuraavat:

17 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 17/41 a. Lataa -painike lataa lomakkeelle kaikki kysymykset, i. joiden käyttökohdeorganisaatio on opetustapahtuman organisaatio tai ii. jotka on merkitty opetustapahtumaa vastaavan opintokohteen kysymyksiksi (ks. 5,6 kuvassa 12) ja mahdollisesti lisäksi iii. Opetustapahtuman sijainti hierarkiassa on joko pää- tai osaopetustapahtuma. b. Luo uusi kysymys -painike vie kysymyksen luonti -ikkunaan (ks. kuva 12). c. Poimi kysymys vie hakuikkunaan, josta voi hakea kysymyksiä erilaisin kriteerein ja valita sekä poimia niitä lomakkeelle. d. Lähetä muistutus avaa sähköpostiohjelmassa uuden viestin ja hakee osoitekenttään kaikkien kurssille osallistuneiden sähköpostiosoitteet. Näin palautevirkailija voi lähettää postia kaikille osallistuneille. e. Kopioi lomake vie ikkunaan, josta ylläpitäjä voi valita vanhan opetustapahtuman palautelomakkeen ja kopioida sen nyt käsiteltävän tapahtuman lomakkeeksi. Uutta kopioitua lomaketta voi edelleen muokata uudelle kohteelle sopivammaksi. f. Muistutusviesti -painikkeesta pääsee muokkaamaan lomakekohtaista opiskelijoille mahdollisesti automaattisesti lähetettävää muistutusviestiä (ks. kohta 2 yllä). Viesti on kolmekielinen. Järjestelmässä on edelleen yleinen muistutusviesti, jota käytetään kaikilla lomakkeilla, joille ei ole luotu lomakekohtaista muistutusviestiä. Yleistä muistutusviestiä ylläpidetään ja muokataan opiskelijarekisterissä. Jos lomakkeelle on luotu lomakekohtainen muistutusviesti, on hakulistauksessa opetustapahtuman edessä ^ -merkki. Kuva 15: Opetustapahtumalistaus hakunäytöllä g. Poista kysymykset -painike poistaa valitut kysymykset lomakkeelta. Kysymykset eivät kuitenkaan poistu järjestelmästä, vaan niitä voi edelleen käyttää muissa lomakkeissa. Kysymystä ei voi poistaa lomakkeelta, jos siihen on annettu vastauksia. h. Tyhjennä lomake poistaa kaikki kysymykset lomakkeelta (muttei järjestelmästä). Lomake jää olemassa olevaksi tyhjänäkin. Tämä estää massaluontityökalulla lomakkeen luonnin ko. opetustapahtumalle. Lomakkeen poistaminen tapahtuu Poista lomake -painikkeella. i. Poista lomake poistaa lomakkeen opetustapahtumalta. Tämän jälkeen näkymä palautuu opetustapahtuman hakunäyttöön. Lomaketta ei voi poistaa jos siinä on yksikin kysymys. j. Osallistujat näyttää listan ilmoittautuneista/osallistujista.

18 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 18/41 k. Yhteenveto näyttää yhteenvedon lomakkeen kvantitatiivisesta palautteesta. (ei vapaatekstikenttiä). Käytännössä tämä toiminto toimii vasta sen jälkeen kun palauteaika on päättynyt ja yöllinen laskenta-ajo on laskenut palautelomakkeen yhteenvedon. Yhteenveto -painike näkyy vain, jos henkilöllä on myös Palautevirkailija 2 -oikeus, eli oikeus katsoa tullutta palautetta. Jos tätä oikeutta ei ole, ei painiketta näytetä. l. Tiedot Exceliin vie näkymään josta päästään tutkimaan kaikkea palautetta (myös sanallisia) ja hakemaan Excel-taulukko tästä datasta. Samalle sivulle pääsee myös opetustapahtumien palautelomakkeiden hakunäytöltä. Tiedot Exceliin -painike näkyy vain, jos henkilöllä on myös Palautevirkailija 2 -oikeus, eli oikeus katsoa tullutta palautetta. Jos tätä oikeutta ei ole, ei painiketta näytetä. m. Tallenna -painike tallentaa lomakkeen. Lomakkeen voi (ja se kannattaa) tallentaa vaikka se ei olisi valmis, sillä sitä pääsee muokkaamaan myöhemmin. n. Palaa takaisin -painikkeella palataan takaisin opetustapahtumien hakuun. o. Katso lomake näyttää lomakkeen sellaisena kuin se näkyy opiskelijalle. 4. Valintalaatikot ovat listassa Poista kysymykset -painiketta varten (ks. kuva 14). Jos kysymykseen on jo annettu yksikin vastaus, ei sarakkeessa ole neliötä, jolla kysymyksen voi valita. Numerot (Järj. -sarake kuva 14, s.16) ilmaisevat kysymysten järjestyksen lomakkeella. Kun kysymyksille antaa uudet järjestysnumerot, tulee lomake tallentaa. Myös desimaaleja voi käyttää. Kysymyksiä voi järjestää myös nuolenkuvapainikkeilla. Kysymystekstin linkistä pääsee muokkaamaan kysymystä edellisessä luvussa esitellyssä muokkausikkunassa (ks. kuva 13). Se onkin todennäköisesti suoraviivaisin tapa luoda kysymyslomake ja kysymykset tyhjästä, kunhan tarvittavat vastaustyypit ovat valmiina. Kun lomake on luotu, se näkyy opiskelijalle palauteaikana sekä opiskelijan WebOodi - etusivulla (Kuva 1, s.4), että myös Kurssipalautteet -> Omat palautteet sivulla (kuvat 2, 3, s.4). Järjestelmä voidaan myös asettaa lähettämään opiskelijoille muistutukset käyttäjän määritteleminä aikoina.

19 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 19/41 Lomakkeen luonti poimimalla kysymykset Kun haluttu opetustapahtuma on valittu Opetustapahtumien palautelomakkeiden haku ylläpitoa varten -sivulta, päästään luomaan uutta lomaketta Opetustapahtumien palautelomakkeen ylläpito -sivulle Kun siirryt Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito -sivulle, ovat aluksi aktiivisena ainoastaan painikkeet Tallenna ja Palaa takaisin. Sinun tuleekin ensin tarkistaa palauteaika ja muistutusrastit ja tämän jälkeen tallettaa lomake. Oletusarvoisesti palauteaika on opetustapahtuman päättymispäivästä 21 päivää eteenpäin. Kuva 16: Aluksi aktiivisena ovat vain Tallenna ja Palaa takaisin -painikkeet Opiskelijoille lähtevistä rasteista on huomioitava, että vain 2-3 muistutusrastin valitseminen on järkevää. Vastausajan ollessa oletuksena on 21 päivää, voisivat suositusrastit olla seuraavat: 1) Vastausajan alkaessa, 2) viikko ja 3) kolme päivää ennen vastausajan päättymistä. Muistutusviesti lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät ole vastanneet vielä palautelomakkeeseen. Opettajalle palauteajan päätyttyä sähköpostitse lähtevässä muistutusviestissä on linkit palautteen yhteenvetoihin ja tekstivastauksiin. Talletettuasi lomakkeen, aktivoituvat kaikki loput painikkeet ja voit siirtyä kysymysten poimintaan painamalla Poimi kysymys -painiketta. Tällöin siirryt Kysymysten haku ylläpitoa varten -näytölle, josta voit poimia haluamasi kysymykset. Kysymyksiä voi hakea esim. Organisaatiolla tai tunnisteella, tai uutena hakuvaihtoehtona on versioon 2.9 tullut haku omista itse luomista kysymyksistä. Eli Kun olet painanut Hae kysymykset -painiketta, odota rauhassa, kunnes kaikki kysymykset ovat latautuneet näytölle listaksi. Latautumisessa voi kestää useampia sekunteja.

20 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 20/41 Kysymys 17: Kysymysten haku kysymysten hakunäytöltä Kun kysymykset ovat latautuneet listaksi näytön alaosaan, valitse haluamasi kysymykset merkitsemällä valinta kysymyksen kohdalle vasemmanpuolimaisen sarakkeen neliöön. Kun kaikki kysymykset on valittu, paina tämän jälkeen Poimi valitut -painiketta ja lopuksi vielä Takaisin lomakkeelle -painiketta. Kuva 18: Kysymysten järjestysten muokkaus ja lomakkeen tallentaminen Siirryt takaisin Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito -sivulle ja voit nyt muokata kysymysten järjestystä joko nuolinäppäimien avulla, tai asettamalla numerot kysymysten kohdalle ja Tallentamalla lomakkeen. Lopuksi paina Tallenna -painiketta ja lomakkeen luonti on valmis.

21 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 21/41 Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtuma jolle haluat luoda lomakkeen 2. Siirry Palautelomake -painikkeella lomakkeen ylläpitoon 3. Muuta tarvittaessa palauteaikaa 4. Aseta muistutusrastit opiskelijoille lähteviin muistutusviesteihin 5. Aseta tarvittaessa muistutusrasti opettajalle lähtevään muistutusviestiin 6. Paina Tallenna -painiketta (-> loput painikkeet aktivoituvat) 7. Siirry Poimi kysymys -painikkeella kysymysten poimintaan 8. Hae kysymykset ruudulle (odota rauhassa, kunnes ne ovat latautuneet) 9. Laita rasti kaikkien haluamasi kysymysten vasemmanpuoleiseen neliöön 10. Paina Poimi valitut -painiketta ja sitten Takaisin lomakkeelle -painiketta 11. Muuta tarvittaessa kysymysten järjestystä 12. Paina Tallenna -painiketta

22 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 22/41 Lomakkeen luonti kopioimalla vanha lomake Voit käyttää vanhaa palautelomaketta hyväksesi uuden luomisessa. Tällöin vanha palautelomake kopioidaan uudelle opetustapahtumalle. Kopioituvia tietoja voidaan muuttaa vapaasti sen vaikuttamatta vanhaan palautelomakkeeseen. Hae aluksi se opetustapahtuma, jolle haluat luoda lomakkeen. Paina tämän jälkeen Palautelomake -painiketta, jolloin siirryt Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpitoon. Kun siirryt Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito -sivulle, ovat aluksi aktiivisena ainoastaan painikkeet Tallenna ja Palaa takaisin. Sinun tuleekin ensin tarkistaa palauteaika ja muistutusrastit ja tämän jälkeen tallettaa lomake. Oletuspalauteaika on opetustapahtuman päättymispäivä ja tästä 21 päivää eteenpäin. Opiskelijoille lähtevistä rasteista on huomioitava, että vain 2-3 muistutusrastin valitseminen on järkevää. Vastausajan ollessa oletuksena on 21 päivää, voisivat suositusrastit olla seuraavat: 1) Vastausajan alkaessa, 2) viikko ja 3) kolme päivää ennen vastausajan päättymistä. Muistutusviesti lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät ole vastanneet vielä palautelomakkeeseen. Opettajalle palauteajan päätyttyä sähköpostitse lähtevässä muistutusviestissä on linkit palautteen yhteenvetoihin ja tekstivastauksiin Talletettuasi lomakkeen voit siirtyä vanhan lomakkeen kopiointiin painamalla Kopioi lomake -painiketta. Painettuasi Kopioi lomake -painiketta siirryt Lomakkeen kopiointi -sivulle. Sivun yläosaan on listattu automaattisesti saman opintokohteen muut kurssipalautelomakkeet. Haluttu palautelomake valitaan vasemmanpuoleisimman sarakkeen radio buttonilla. Kuva 19: Vanhan lomakkeen kopioiminen Voit esikatsella jo luotuja lomakkeita Katso -painikkeen avulla.

23 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 23/41 Voit myös hakea muiden opetustapahtumien palautelomakkeita laittamalla sivun alaosassa olevaan Tai kopioi muista opintokohteista: -kenttään haluamasi opetustapahtuman tunniste ja painamalla tämän jälkeen Hae -painiketta. Siirryt tällöin opetustapahtumien hakusivulle ja voit hakea haluamallasi hakuehdolla opetustapahtumia. Saat listauksena esim. antamasi tunnisteen opetustapahtumat. Sivulle haetaan oletuksena vain ne opetustapahtumat, joille on koskaan luotu lomake kyseiselle koodille. Voit myös tehdä uusia hakuja ko. näytöllä. Tällöin ne opetustapahtumat joille on luotu lomake, erottuvat * -merkillä. Voit valita täältä haluamasi opetustapahtumalomakkeen valitsemalla sen oikeanpuoleisimman (Toiminnot) sarakkeen Valitse -painikkeesta. Tämän jälkeen palaat takaisin Lomakkeen kopiointi -näytölle ja voit painaa Kopioi lomake -painiketta, jolloin ko. lomakkeen kysymykset kopioituvat valitsemallesi opetustapahtumalle. Lomakkeen latautuminen kestää jonkin aikaa, odota kunnes sivun yläosaan tulee teksti Lomake kopioitu. Paina lopuksi Palaa takaisin -painiketta siirtyäksesi takaisin sille opetustapahtumalle, jolle olet luomassa lomaketta. Tämän jälkeen voit tarvittaessa muuttaa kysymysten järjestystä, poistaa osan kysymyksistä tai lisätä kysymyksiä poimimalla yksittäisiä kysymyksiä (ks. ed. luku) Poimi kysymys -painikkeella. Paina lopuksi Tallenna -painiketta. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtuma jolle haluat luoda lomakkeen 2. Siirry Palautelomake -painikkeesta lomakkeen ylläpitoon 3. Muuta tarvittaessa palauteaikaa 4. Aseta muistutusrastit opiskelijoille lähteviin muistutusviesteihin 5. Aseta tarvittaessa muistutusrasti opettajalle lähtevään muistutusviestiin 6. Siirry Kopioi -painikkeesta vanhan palautelomakkeen poimintaan 7. Valitse haluamasi opetustapahtumalomake sivulle latautuvista tai hae opetustapahtuman tunnisteella muu opetustapahtuma, jonka lomakkeen haluat kopioida (paina sen kohdalla Valitse -painiketta). 8. Paina Kopioi lomake -painiketta (Odota kunnes sivun yläosaan tulee teksti Lomake kopioitu ) 9. Paina Palaa takaisin -painiketta 10. Muuta tarvittaessa kysymysten järjestystä 11. Paina Tallenna -painiketta

24 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 24/41 Lomakkeen luonti lataamalla kysymykset lomakkeelle Jos organisaatiolla on käytössä yhteiset kysymykset (esim. yliopistolla / tiedekunnalla / laitoksella), helpoin tapa luoda yksittäinen lomake on ladata kysymykset lomakkeelle. Tällöin niille kysymyksille, joiden halutaan latautuvan lomakkeelle, tulee kertoa organisaatio, jonka lomakkeilla kysymystä käytetään (ks. luku Kysymykset ja niiden luominen). Kun kysymyksille on annettu organisaatio, jonka opetustapahtumalomakkeisiin halutaan kysymysten latautuvan, on lomakkeen luonti erittäin nopeaa. Haetaan aluksi se opetustapahtuma, jolle halutaan luoda palautelomake ja siirrytään Palautelomake - painikkeesta lomakkeen ylläpitoon. Siirtyessäsi Opetustapahtumien palautelomakkeen ylläpito -sivulle ovat aluksi aktiivisena ainoastaan painikkeet Tallenna ja Palaa takaisin. Sinun tuleekin ensin tarkistaa palauteaika ja muistutusrastit ja tämän jälkeen tallettaa lomake. Oletuspalauteaika on opetustapahtuman päättymispäivä ja tästä 21 päivää eteenpäin. Opiskelijoille lähtevistä rasteista on huomioitava, että vain 2-3 muistutusrastin valitseminen on järkevää. Vastausajan ollessa oletuksena on 21 päivää, voisivat suositusrastit olla seuraavat: 1) Vastausajan alkaessa, 2) viikko ja 3) kolme päivää ennen vastausajan päättymistä. Muistutusviesti lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät ole vastanneet vielä palautelomakkeeseen. Opettajalle palauteajan päätyttyä sähköpostitse lähtevässä muistutusviestissä on linkit palautteen yhteenvetoihin ja tekstivastauksiin. Seuraavaksi painetaan Lataa kysymykset -painiketta. Tällä saadaan ladattua kaikki ne kysymykset, jotka on osoitettu joko ko. opetustapahtuman vastuuorganisaatiolle roolilla järjestävä, tai jos sellaista ei ole opintokohteen vastuuorganisaatiolle roolilla järjestävä. Kuva 20: Lataa painike Myös ne kysymykset latautuvat, joille on annettu ko. opetustapahtuman tunniste. Latausta rajoittavana tekijänä voidaan käyttää sitä, onko opetustapahtuma pää- vai osaopetustapahtuma, tai että kysymys saa latautua molemmille.

25 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 25/41 Kuva 21: Kysymyksen ylläpitonäyttö -> kysymyksen latautumisperusteet Kun kysymykset ovat latautuneet sivulle, voit tarvittaessa muuttaa kysymysten järjestystä, poistaa osan kysymyksistä tai lisätä kysymyksiä poimimalla yksittäisiä kysymyksiä (ks. luku kysymysten poimimisesta) Poimi kysymys -painikkeella. Paina lopuksi Tallenna -painiketta. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtuma jolle haluat luoda lomakkeen 2. Siirry Palautelomake -painikkeesta lomakkeen ylläpitoon 3. Muuta tarvittaessa palauteaikaa 4. Aseta muistutusrastit opiskelijoille lähteviin muistutusviesteihin 5. Aseta tarvittaessa muistutusrasti opettajalle lähtevään muistutusviestiin 6. Paina Tallenna -painiketta 7. Paina Lataa -painiketta (odota, kunnes kysymykset ovat latautuneet) 8. Muuta tarvittaessa kysymysten järjestystä 9. Paina Tallenna -painiketta

26 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 26/41 Lomakkeen massaluonti Massaluontityökalu on erittäin käyttökelpoinen niissä tapauksissa, joissa organisaatio (laitos/tdk/jne..) käyttää ladattavia kysymyksiä. Jos verrataan yksittäisen lomakkeen Lataa -toimintoon, massaluontityökalulla voidaan lataus tehdä kaikille valituille opetustapahtumille kerralla. Ilman ladattavia kysymyksiä, ei massaluontiyökalua voida käyttää. Lataus voi tapahtua joko opetustapahtuman organisaation (eli kysymyksille on tullut käydä antamassa käyttökohdeorganisaatiotiedoksi kyseisen organisaation tunnus), sen tunnisteen tai opetusmuodon perusteella (ks. esim. ed. luku). Massaluonti tapahtuu seuraavasti: 1. Mene Kurssipalautteet -> Kurssipalaute -osioon ja hae ne opetustapahtumat, joille haluat luoda lomakkeet. Valitse haluamasi opetustapahtumat merkitsemällä valinta opetustapahtuman kohdalle. Paina tämän jälkeen Luo valituille lomakkeet -painiketta. Kuva 22: Opetustapahtumapalautelomakkeiden luominen massana 2. Tämän jälkeen pääset sivulle, jossa voit määritellä yhden yhteisen palauteajan kaikille luotaville lomakkeille, sekä asettaa muistutusrastit sekä opiskelijoille, että opettajalle lähteville muistutusviesteille. Yhtä yhteistä palauteaikaa ei ole yleensä järkevää käyttää, vaan on suositeltavampaa antaa Oodin luoda jokaiselle lomakkeelle oma palauteaika. Tällä hetkellä on sovittu, että oletusarvoisesti palauteaika alkaa opetustapahtuman päättymispäivänä ja jatkuu tästä 21 päivää eteenpäin. Oletusarvoja voidaan muuttaa yliopistokohtaisesti ja tarvittaessa yksittäisten lomakkeiden palauteaikoja voidaan käydä muuttamassa käsin jokaiselle lomakkeelle erikseen.

27 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 27/41 3. Muistutusmahdollisuuksista on järkevä valita vain 2-3 tärkeintä. Sähköpostimuistutus lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät vielä ole vastanneet palautteeseen. Muistutusviesti voidaan asettaa lähtemään myös kurssin opettajalle/opettajille palauteajan päättymisen jälkeen. Kuva 23: Massaluontinäyttö 4. Kun tarpeelliset muutokset on tehty, painetaan Luo lomakkeet lataamalla - painiketta. Tässä vaiheessa tarkistetaan, ettei palauteaika sijoitu menneisyyteen. Jos virkailija yrittää luoda lomaketta opetustapahtumalle, jonka päättymispäivämäärä on , asetetaan palauteaika alkamaan Hy:ssa tuona opetustapahtuman päättymispäivänä eli Ryhmätyökalua käytettäessä palauteajan tulee alkaa tulevaisuudessa ja tästä syystä palautelomaketta ei luoda. Riippuen siitä, annoitko palauteajan itse, vai annoitko Oodin luoda jokaiselle lomakkeelle erikseen, annetaan virheilmoitus eri paikassa. Jos syötit palauteajan itse, annetaan virheilmoitus samalle sivulle: Kuva 24: Massaluontinäytön yläosa

28 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 28/41 Jos puolestaan annoit Oodin luoda palauteajat itse, siirrytään seuraavalle sivulle, jossa kerrotaan luontiprosessin tilanne tarkemmin opetustapahtumakohtaisesti: Kuva 25: Massaluonnin lopputulosnäyttö Sivulla luetellaan kaikki ne opetustapahtumat, joille olit luomassa lomaketta ja luontiprosessin lopputulos. Tässä tapauksessa palauteaika pyrittiin laittamaan alkamaan menneisyydessä kaikille muille, paitsi yhdelle opetustapahtumalle, joten lomake jätettiin luomatta kokonaan kaikille muille paitsi tälle viimeiselle opetustapahtumalle. Näille luomatta jääville opetustapahtumille voidaan lomakkeet luoda yksitellen (katso kappale: Lomakkeen luonti lataamalla kysymykset lomakkeelle). Massatyökalulla luotuja lomakkeita voi vielä yksitellen muuttaa Kurssipalautteet -> Kurssipalaute -osiossa. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtumat jolle haluat luoda lomakkeen ja valitse ne 2. Paina Luo valituille lomakkeet -painiketta 3. Aseta opiskelijoille lähtevien muistutusviestien rastit kohdalleen 4. tarvittaessa opettajalle lähtevän infoviestin rasti päälle 5. Muuta tarvittaessa palauteaikaa (ei suositella) 6. Paina Luo lomakkeet lataamalla -painiketta (siirryt sivulle, jossa näytetään prosessin lopputulos) 7. Paina Takaisin -painiketta

29 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 29/41 Lomakkeen massakopiointi Aivan kuten massalatauksessa, valitaan massakopioinnissakin aluksi kaikki ne opetustapahtumat, joille halutaan luoda kerralla lomake. Tämän jälkeen haetaan se lomake, joka halutaan kopioida. Kopioitavalta lomakkeelta kopioidaan kaikki sen kysymykset siinä järjestyksessä, missä ne ovat alkuperäisessä lomakkeessa. Massakopiointi tapahtuu seuraavasti: 1. Mene Kurssipalautteet -> Kurssipalaute -osioon ja hae ne opetustapahtumat, joille haluat luoda lomakkeet. Valitse haluamasi opetustapahtumat merkitsemällä valinta opetustapahtuman kohdalle. Paina tämän jälkeen Luo valituille lomakkeet -painiketta. Kuva 26: Opetustapahtumapalautelomakkeiden luominen massana 2. Tämän jälkeen pääset sivulle, jossa voit määritellä yhden yhteisen palauteajan kaikille luotaville lomakkeille, sekä asettaa muistutusrastit sekä opiskelijoille, että opettajalle lähteville muistutusviesteille. Yhtä yhteistä palauteaikaa ei ole yleensä järkevää käyttää, vaan on suositeltavampaa antaa Oodin luoda jokaiselle lomakkeelle oma palauteaika. Tällä hetkellä on sovittu, että oletusarvoisesti palauteaika alkaa opetustapahtuman päättymispäivänä ja jatkuu tästä 21 päivää eteenpäin. Oletusarvoja voidaan muuttaa yliopistokohtaisesti ja tarvittaessa yksittäisten lomakkeiden palauteaikoja voidaan käydä muuttamassa käsin jokaiselle lomakkeelle erikseen. 3. Muistutusmahdollisuuksista on järkevä valita vain 2-3 tärkeintä. Sähköpostimuistutus lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät vielä ole vastanneet palautteeseen. Muistutusviesti voidaan asettaa lähtemään myös kurssin opettajalle/opettajille palauteajan päättymisen jälkeen.

30 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 30/41 Kuva 27: Tunnisteen syöttäminen kopioitavan lomakkeen hakuehdoksi 4. Kun tarpeelliset muutokset on tehty, valitaan se opetustapahtuma, jolta halutaan kopioida kysymykset näille lomakkeille. Tämä onnistuu asettamalla koodi Syötä opetustapahtuman nimi tai tunniste hakuehdoksi -kenttään ja painaa Hae - painiketta. 5. Jos syöttämällesi koodille löytyy useita opetustapahtumia, joille on luotu lomakkeita, siirryt sivulle Palautelomakkeen haku kopiointia varten. Siellä voit Katso -painikkeella katsoa olemassa olevia lomakkeita ja valita haluamasi. Voit myös tehdä uuden haun. Jos koodille löytyy vain opetustapahtuma, jolle on luotu lomake, tulee se valittavaksi suoraan tälle näytölle. Kuva 28: Kopioitavan lomakkeen tiedot tulevat näytölle 6. Valitun lomakkeen tiedot tulevat näytölle. Painamalla Luo lomakkeet kopioimalla, kopioidaan lomakkeelta kaikki kysymykset valituille opetustapahtumille.

31 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 31/41 7. Avautuvalla sivulla kerrotaan opetustapahtumakohtaisesti onnistuiko palautelomakkeen luonti. Kuva 29: Lomakkeiden luomisen lopputilanne Yllä olevassa kuvassa on jokaisen palautelomakkeen luomineen onnistui, mutta jos lomakkeenluomisessa on ollut joku ongelma, kerrotaan se Lopputulos - kentässä. Tyypillinen ongelma voi olla mm. se, että yrittää luoda palautelomaketta alkamaan luontipäivänä tai menneisyydessä. Tämä ei massakopioinnissa ole mahdollista. Aivan kuten yksittäisenkin palautelomakkeen luomisessa, kun luodaan massakopiointityökalulla, voidaan lomaketta käydä myöhemmin vielä muuttamassa. Hakiessasi kurssipalaute osiosta opetustapahtumia, näet ensimmäisestä sarakkeesta, onko opetustapahtumalle luotu palautelomake. Niiltä opetustapahtumilta, joilla jo on palautelomake, löytyy * -merkki ensimmäisestä sarakkeesta. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtumat jolle haluat luoda lomakkeen ja valitse ne 2. Paina Luo valituille lomakkeet -painiketta 3. Aseta opiskelijoille lähtevien muistutusviestien rastit kohdalleen 4. Tarvittaessa opettajalle lähtevän infoviestin rasti päälle 5. Muuta tarvittaessa palauteaikaa (ei suositella) 6. Aseta sen opetustapahtuman koodi kenttään Syötä opetustapahtuman nimi tai tunniste hakuehdoksi ja paina Hae painiketta 7. Jos löytyy vain yksi opetustapahtuma asetetulta koodilta, jolle on luotu palautelomake, tulee se suoraan näytölle. Muutoin siirrytään hakunäytölle, jolla voit katsoa ja valita haluamasi lomakkeen. Paina valitsemasi lomakkeen kohdalla Valitse -painiketta. 8. Kun halutun kopioitavan lomakkeen perustiedot on tuotu näytölle, paina Luo lomakkeet kopioimalla -painiketta (siirryt sivulle, jossa näytetään prosessin lopputulos) 9. Paina Takaisin -painiketta

32 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 32/41 Lomakkeen luonti ja ylläpito opettajalle Myös opettaja voi ylläpitää omien opetustapahtumiensa palautelomakkeita. Se tapahtuu Oma opetus -osion kautta. Kuva 30: Oma opetus -näyttö Opettaja voi muuttaa opetustapahtumistaan kerätyn palautteen yleistä näkymisasetusta kohdasta Muut toiminnot -> Asetukset -> Yleiset asetukset. Asetuksen oletusarvoon Palaute ei ole julkista. Kuva 31: Opettajan omien asetusten muokkaaminen Opetustapahtuman palautelomakkeen muokkaukseen

33 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 33/41 Kuva 32: Opettajan mahdollisuus muokata yhteenvetojen näkymisen yleistä asetusta Kun opettaja muuttaa yleistä opetustapahtumiensa palautteiden yhteenvedon näkymisasetusta, muuttuu se siitä hetkestä lähtien kaikille uusille luoduille palautelomakkeille sen mukaiseksi. Opettaja voi kuitenkin aina lomakekohtaisesti muuttaa valintaa toiseksi. Eli opettajalla voi olla yleinen asetus esim. tilassa Oletusarvoisesti opetustapahtumistani kerätty palaute on julkinen: -> Kaikille sisäänkirjautuneille WebOodin käyttäjille, mutta hän voi käydä jollain yksittäisellä lomakkeella muuttamassa sen esim. asentoon Opetustapahtumaan palautteen antaneille opiskelijoille. Jos opetustapahtumalla on useita opettajia, päätellään yhteenvedon näkyminen kaikkien opettajien asetusten perusteella. Jos yksikään opetustapahtuman opettajista on antanut näkymiselle asetuksen Palaute ei ole julkista, ei palautetta näytetä kenellekään. Opettaja voi itse lisätä ja muokata opetustapahtumansa palautelomaketta virkailijan tavoin. Opettajalla on käytettävissään sama muokkausnäyttö (ks. s. 16) ja kaikki samat toiminnot kuin virkailijoilla paitsi, että opettaja ei pysty luomaan uusia asteikoita ja valintalistoja. Hän pystyy kuitenkin käyttämään luomillaan kysymyksillä olemassa olevia asteikoita ja valintalistoja. Opettajat eivät pysty poistamaan virkailijoiden lomakkeille asettamia kysymyksiä lomakkeilta eivätkä virkailijan tekemään lomaketta. He pystyvät kuitenkin poistamaan itse lomakkeelle lisäämänsä kysymykset ja itse luomansa lomakkeet.

34 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 34/41 Palautteen katseleminen ja tiedonsiirto Kurssipalautteen kvantitatiivista (määrällistä) yhteenvetoa pääsevät katsomaan vain ne palautevirkailijat, joille on Palautevirkailija2 -oikeus (eli oikeus katsoa tullutta palautetta) ko. laitokseen, sekä kurssin opettajat. Opettajalla on halutessaan mahdollisuus sallia oman palautteensa näkymisen myös muille WebOodiin sisäänkirjautuneille käyttäjille, kurssille osallistuneille opiskelijoille tai vain palautetta antaneille opiskelijoille. Yhteenvedot löytyvät virkailijalle Kurssipalautteet -osion kohdasta Yhteenvedot. Opettajille yhteenvedot löytyvät Oma opetus -osiosta P -painikkeen takaa. Palautetta on voinut tulla sekä määrällisistä kysymyksistä, että tekstivastauksista. Kvantitatiivista (määrällistä) palautetta ovat kysymykset joiden vastaustyyppi on asteikko, valintalista tai luku ja näistä lasketaan yhteenvetotiedot. Yhteenvedossa esitetään vastausten keskiarvot, mediaanit ja keskihajonnat, sekä vastanneiden määrät riippuen siitä, onko kysymykselle asetettu Lask.muk. -valinta päälle. Opettaja voi halutessaan laittaa näkymään myös opiskelijoille nämä määrällisten kysymysten yhteenvedot, mutta tekstipalautetta ei ole mahdollisuus julkistaa WebOodin kautta lainkaan. Yhteenvetotiedot virkailijoille PalauteOodiin tehtyjen palautelomakkeiden palautteet löytyvät mm. Kurssipalautteet -> Yhteenvedot kautta. Tällöin voidaan hakea yksi yksittäinen kurssi, painetaan sen kohdalla Yhteenveto -painiketta ja kvantitatiivisten (määrällisten) vastausten yhteenvetonäytöltä voidaan siirtyä myös Excel -dataan Tiedot Exceliin -painikkeella. Vaihtoehtoisesti voidaan valita tietyt kurssit asettamalla valintarasti kurssin kohdalle (äärivasemman sarakkeen valintaneliöön) ja painaa Tiedot Exceliin -painiketta, jolloin voidaan suoraan ajaa Excel makro kaikille valituille kursseille. Kuva 33: Palautelomakkeen haku ja siirtyminen yhteenvetoon Kun on painettu Yhteenveto -painikkeesta, siirrytään palautteen määrällisten vastausten yhteenvetonäytölle. Näytöllä näkyy määrällisten kysymysten yhteenvetotiedot ja lomakkeen lopussa kommenttikentät (joihin opettaja voi antaa palautteen saamastaan palautteesta) sekä valintakenttä palautteen yhteenvetonäytön julkaisemiseksi. Tämän lisäksi näytöllä kerrotaan mikä on yhteenvedon julkisuuden tämänhetkinen tilanne.

35 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 35/41 Vaihtoehtoisesti virkailija voi siirtyä Kurssipalautteet -> Kurssipalaute kohtaan, hakea yksittäisen kurssin, siirtyä sen tietojen muokkaukseen ja ko. opetustapahtuman kohdalta Palautelomake -painikkeesta mennä opetustapahtuman palautelomakkeen muokkaukseen (Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito) ja katsoa yhteenvedot tai tehdä Excel- tai HTML tiedonsiirrot (ks. kuva 34, s. 35) sieltä. Kuva 34: Toinen tapa virkailijalle katsoa palautetta Yhteenvetoihin Excel tiedonsiirto ja tekstivastaukset Opettajat voivat WebOodissa määritellä opetustapahtumakohtaisesti, näkyykö yhteenveto opiskelijoille vai ei. Jos se näkyy, tulee määritellä, näkyykö se kaikille WebOodiin kirjautuneille, vain kurssille osallistuneille vai ainoastaan palautetta antaneille. Jos opettaja antaa vastapalautetta saamastaan palautteesta on tämä näkyvyysvalinta huomioitava, sillä opettajan antama palaute näkyy juuri yhteenvetonäytöllä. Kuva 35: Opettaja voi tehdä päätöksen yhteenvedon julkisuudesta palautteen yhteenvetonäytöllä Virkailija voi tarvittaessa asettaa rastin opettajan puolesta tällä näytöllä. On kuitenkin huomioitava, että muutoksen saa tehdä vain opettajan luvalla/hänen pyynnöstään.

36 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 36/41 Kuva 36: Määrälliset palautteet, palautteen palautteet ja palautteen näkyminen Kaiken palautteen (myös tekstikentät) saa järjestelmästä ulos Excel tiedostoina ja/tai HTML:nä Oodin palautevirkailija ja opetustapahtuman vastuuopettaja. Kuva 37: Excel- ja Html -tiedostojen generointinäyttö Sivulta löytyvät linkit määrällisen ja tekstimuotoisen palautteen Excel- ja HTMLtiedostoihin. Ne voi tallentaa omalle koneelleen jatkokäsittelyä varten. Molemmat tiedostomuodot sisältävät olennaisesti saman informaation, mutta Excel -tiedoston jatkokäsittely on todennäköisesti helpompaa. Excel -datan muodostusohje alkaa sivulta 39. Opiskelijalla on version 3.0 myötä tullut mahdollisuus luopua PalauteOodissa olevasta 5 henkilön rajasta määrällisten yhteenvetojen ja tekstivastausten kohdalla. Tämä tar-

37 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 37/41 koittaa sitä, että opiskelija voi halutessaan antaa luvan yhteenvedon muodostamiseen oman palautteensa kohdalta, vaikka alle 5 henkilöä olisi antanut palautetta. Tässä tapauksessa palaute muodostetaan tämän poikkeusluvan antaneiden kesken. Kuva 38: Opiskelijan palautelomake mahdollisuus 5 rajasta luopumiseen

38 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 38/41 Yhteenvetotiedot opettajalle Opetustapahtuman opettaja/-t pääsee katselemaan omien kurssiensa yhteenvetoja WebOodin valikon kohdasta Omien kurssien hallinta. Palauteajan päätyttyä opetustapahtuman toimintoihin ilmestyy P -painike. Tämän painikkeen avulla opettaja pääsee numeeristen kysymysten yhteenvetotietoihin. Kuva 39: Yhteenvetotiedot opettajan näkökulmasta Yhteenvetosivun oikeassa ylälaidassa on Tiedot Exceliin painike, josta opettaja pääsee käsiksi Excel- ja HTML-muotoisiin tiedonsiirtotiedostoihin. Kuva 40: Tiedonsiirtopainikkeen sijainti Palautteen tekstivastauksiin pääsee vain kurssin opettaja/-t, eivät muut opettajat. PalauteOodin virkailijoilla, joille on myönnetty palautteiden katseluoikeus ko. yksikköön, on pääsy myös tekstivastauksiin. Excel -ajon suorittaminen on rajattu ainoastaan opetustapahtuman opettajalle ja virkailijoille. Ohjeet tähän löytyvät seuraavasta luvusta. Yhteenvetonäytön alaosasta löytyy palautteen palautekentät, joihin opettaja voi antaa oman vastineensa saatuun palautteeseen. Hän voi esim. kommentoida sitä, miten kurssia aiotaan kehittää, sen järjestelyjä muuttaa tms. Palautekenttiä on kaksi, toiseen kirjoitettu palaute näkyy kaikille WebOodiin kirjautuneille henkilöille, toinen vain opetustapahtumaan osallistuneille henkilöille. On huomioitava, että se, kenelle yhteenvetonäyttö näkyy vaikuttaa siihen, keille opettajan antamat kommentit näkyvät. Opettaja voi näytöllä lomakekohtaisesti muuttaa yhteenvedon näkymistä opiskelijoille. Näytöllä on myös tieto siitä, kenelle palautteen yhteenveto näkyy tällä hetkellä. Opettaja voi omissa asetuksissaan Muut toiminnot -> Asetukset -> Yleiset asetukset muuttaa omalta kohdaltaan palautteen yhteenvedon näkymisen yleistä tilaa. Oletuksena se on tilassa Palaute ei ole julkista.

39 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 39/41 Excel -makro virkailijoille ja opettajille Kvantitatiivisen palautteen jatkokäsittelyä varten on tarjolla Excel -makro. Makron käyttö on mahdollista sekä opettajille että virkailijoille, joille on myönnetty palautteen katseluoikeus. Makron tuottama data riippuu siitä, onko makron käyttäjä opettaja vai virkailija. Makrot talletetaan koneelle samasta ikkunasta, kuin varsinaiset datatiedostot. Kuva 41: Excel- ja Html -tiedostojen generointinäyttö Ottaaksesi makron käyttöön tallenna PALAUTEJARJ.XLA -tiedosto omalle koneellesi sivulla olevasta linkistä hakemistoon, josta Excel osaa ottaa makrot käyttöön automaattisesti, kun Excel käynnistetään. Yleensä oikea hakemistopolku on: c:\documents and Settings\käyttäjätunnus\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART. Oikean hakemiston löytää myös hakemalla XLSTART -hakemistoa koneeltasi. Varmin tapa makron suoritukselle on painaa samaiselta sivulta löytyvää Lataa Excel -muotoinen tiedosto tästä -linkkiä, ja tallettaa Excel -datan omalle koneelle. Kuva 42: Tiedoston talletus

40 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 40/41 Kuva 43: Nimeä tiedosto järkevästi Anna tiedostolle nimi, jolla tunnistat sen myöhemminkin. Eräs tapa voisi olla antaa tiedostolle opetustapahtuman tunnisteen ja lukukauden nimeksi, esim _0708.xls. Kun Excel on tallentunut käynnistä Excel ja etsi tallettamasi tiedosto Avaa -toiminnon avulla. Avattuasi tiedoston Exceliin voi olla, että sinun tulee määritellä, minkä muotoista tiedoston data on. Kyseessä on tällöin Ohjattu tekstin tuominen -toiminto, jolla pystytään määrittelemään Oodin tuottama data oikeaan muotoon. Vaiheessa 1 tarjoaa Excel oletuksena Kiinteä leveys -vaihtoehtoa. Sinun tulee valita ylempi vaihtoehto, jotta saat datan oikeaan muotoon, joka on puolestaan edellytys sille, että makro tuottaa tulokset oikein. Kuva 44: Excel tiedoston tuominen vaihe 1/3 Paina tämän jälkeen Seuraava -painiketta. Seuraavalla näytöllä (vaihe 2/3) Excel antaa oletuksena vaihtoehdon Erottimena Sarkain. Ota tämä vaihtoehto pois kokonaan, eli ei käytetä mitään erotinvaihtoehtoja ja paina tämän jälkeen valmis.

41 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 41/41 Kuva 45: Excel tiedoston tuominen vaihe 2/3 Nyt tieto on tuotu Exceliin oikein, eli niin, ettei tieto jakaannu eri sarakkeisiin, vaan että jokaisen opiskelijan tiedot ovat yhdessä solussa aina omalla rivillään. Saatuasi tiedoston Exceliin auki, käynnistä makron suoritus pikanäppäinkomennolla: Ctrl+g. Makron suoritus kestää jonkin aikaa. Suorituksen loputtua Excel-tiedostossa pitäisi olla neljä laskentataulukkoa: Graafit, DataJaGraafit (Kuva 33), alkuperäinen tiedosto ja Tekstivastaukset. Graafit voi nyt toimittaa opettajan, laitosjohdon jne. käyttöön. Kuva 46: Esimerkki Excelin makroajon jälkeisestä tilanteesta HUOM! Makroa ei yleensä tarvitse tallentaa koneelle kuin vain kerran, useimmiten siihen ei tule muutoksia edes WebOodin uusien versioiden myötä. Jos makro muuttuu, pyritään tästä informoimaan ajoissa. Tällöin uusi makro tulee tallentaa koneelle samalla tavalla, kuin aikaisemminkin.