Sisältö kysymyksen. Uuden. Palautelomakkeen

Transkriptio

1 PALAUTEOODI Palautevirkailijan ohje Sisältö Yleistä Palauteoodista... 3 Muistilista palautteen keräämiseen Palauteoodilla... 4 Organisaation yleisteksti palautelomakkeen alkuun... 5 Yleistekstin lisääminen ja muokkaaminen Palautelomakkeiden luominen ja ylläpito... 7 Palautelomakkeiden massaluonti lataamalla tai kopioimalla vanha lomake... 7 Yksittäisen palautelomakkeen luominen... 9 Palautelomakkeen ylläpito toiminnot Organisaatioon ja kurssiin sidottujen kysymysten lataaminen (lisääminen) lomakkeelle Uuden kysymyksen luominen ja lisääminenn lomakkeellee Kysymysten poimiminen lomakkeelle järjestelmän kysymyspankistaa Manuaalisen sähköpostimuistutuksen lähettäminen ja palautteen antaneiden a tarkistaminen Olemassa olevan vanhan lomakkeen kysymysten kopioiminen lomakkeelle Lomakekohtaisen muistutusviestin muokkaus Kysymysten poistaminen palautelomakkeelta Palautelomakkeen poistaminenn opetustapahtumalta Palautteen yhteenvedon tarkastelu, vastapalautteen antaminen ja yhteenvedon julkisuuden määrittäminen Tiedonsiirrot, sanalliset vastaukset ja excel yhteenvetoo Lomakkeen ulkoasun katsominen

2 Lomakkeen kysymysten pakollisuuden ja järjestyksen muuttaminen n Palautteen katselu, yhteenvedot ja yhteenvetoj en julkisuus Opetustapahtuman palautteen yhteenvedon tarkastelu, vastapalautte een antaminen ja yhteenvedon julkisuuden määrittäminen Tiedonsiirrot, sanalliset vastaukset ja Excel yhteenveto Excel makron toiminta Palauteoodin käyttöoikeudet Tietosuoja

3 Yleistä Palauteoodista Weboodin palautetyökalua Palauteoodia käytetään opiskelijapalautteen keräämiseen kurssista tai kurssin osista (luennot, harjoitusryhmät). Palautelomake on järjestelmässää aina opetustapahtumakohtainen. Palautteen keräämisen edellytyksenä siis on,, että kurssien opetustapahtumat löytyvät oodista. Jotta opiskelijat voivat vastata palautelomakkeeseen, täytyy opiskelijoiden olla o ilmoittautuneina tai heidät tuleee olla lisättynä kyseisellee opetustapahtumalle. Ilmoittautuneiden statuksien tulee myös olla Hyväksytty, jotta opiskelijat eivät voi enää poistaa itseään opetustapahtumalta ilmoittautumisen päättymisen jälkeen. Jos opiskelija poistaa ilmoittautumisensa opetustapahtumalta ilmoittautumisajann jälkeen, ei hän pystyy vastaamaan palautelomakkeeseen. Jos opiskelija poistaa ilmoittautumisensa vastaamisen jälkeen, häviäää hänen opetustapahtumasta antamansa sanallinen palaute. Palauteoodissa käyttöliittymät tarjotaan kuten Weboodissa yleensää kolmella kielellä (suomi, ruotsi, englanti) riippuen käyttäjän valitsemasta kielestä Weboodista. Tämän vuoksi v palauteoodissa ylläpidettäviää tekstejä (yleistekstit, kysymykset) tulee mahdollisuuksien mukaan ylläpitää kolmellaa Palauteoodia käytetään Aalto yliopiston eri kouluissa eri prosessein, jolloin kouluilla on mahdollisesti omia yhteisiä kysymyksiä, jotka tulee olla kurssipalautelomakkeilla. Järjestelmä tukeee sitä, että kysymyksiä liitetään organisaatioon, jolloin yhteisiä kysymyksiä voidaan ladata lomakkeelle yhdellä napin painalluksella. Palauteoodin käyttöoikeudet määräytyvät opetushenkilökunnalle oodin opetustapahtumien perusteella. Kaikki opetustapahtumaan merkityt henkilöt, pois lukien roolilla Virkailija opeoodissa merkityt henkilöt, saavat automaattisesti yhtäläiset lomakkeen ylläpito oikeudet ja palautteen katselu oikeudet. Roolilla Virkailija opeoodissa voi luoda lomakkeen ja ylläpitää sitä, mutta ei katsoa annettua palautetta. Näiden opetustapahtumatietojen oikeellisuudesta vastaavat eri yksiköissä joko erikseen määritellyt henkilöt tai kurssien henkilökunta. Lisäksi järjestelmässä voidaan antaa palautevirkailijan oikeuksia, jolloin henkilölle voidaan antaaa palautelomakkeiden luomis oikeudet (Palautevirkailijaa 1) ja/ tai palautteen katseluoikeudet (Palautevirkailija 2) määrättyyn organisaatioon (school, laitos). Nämä N oikeudet haetaan erillisellä lomakkeella. Opiskelijan antama palaute järjestelmässä lähtökohtaisesti anonyymia. Tämän vuoksi järjestelmässä on käytössä 5 vastaajan rajoite, jolloin opetustapahtumasta annettua palautetta pääsee tarkastelemaan vain jos vähintään 5 opiskelijaa on antanut palautetta. Opiskelija voi kuitenkin luopua omalta kohdaltaan tästää rajoitteestaa vastaamisen yhteydessä, jolloin tällaisen opiskelijan palautee on nähtävissä. Palautteiden yhteenvetoja eivät näe muut kuin opetustapahtumaann merkityt henkilöt sekä yksiköissä erikseen määritellyt henkilöt, joiden työtehtäviin palautteen käsittely kuuluu. 3

4 Muistilista palautteen keräämiseen Palauteoodilla Aloittaessasi palautteen keräämisen: 1) Luo palautelomakkeet halutuille opetustapahtumille (massaluonti tai yksittäisten lomakkeiden luonti) 2) Tarkista, että palautelomakkeet on luotu oikeille opetustapahtumillee ja opetustapahtumaan on ilmoittautuneett opiskelijat. 3) Muuta tarvittaessa yksittäisten lomakkeiden asetuksia (esim. palauteaika) ja lisää kurssin tms. kokonaisuuden kysymyksiä. 4) Tarkista tarvittaessa lomakkeiden ulkoasut Palautteen keräämisen jälkeen yhteenvetojen käsittelyssä: 1) Koosta halutut kurssipalautteen yhteenvedot. Jos toimitat excel yhteenvetoja yksittäisestä kurssipalautteesta, muista poistaa anonymiteettiä heikentävä sisältö, joka tuotetaan palautevirkailijalle. (Tiedonsiirron sisältö on laajempi palautevirkailijalle kuin opetustapahtuman opettajalle) 2) Ota huomioon tietosuoja luovuttaessasi yhteenvetoja eteenpäin 4

5 Organisaation yleisteksti palautelomakkeen alkuun Palauteoodissa organisaatio/yksikkö voi määritellä yhteisen yleistekstin palautelomakkeen alkuun. Mikäli organisaation yleistekstiä ei ole tallennettu, käytetään palautelomakkeella aina seuraavan ylemmän organisaation yleistekstiä. Esimerkiksi jos kurssin opetustapahtuma kuuluu Taiteen laitokselle, jolle ei ole tallennettu yleistekstiä, käytetään tällöin Taideteollisen korkeakoulun yleistekstiä. Esimerkki yleistekstistä palautelomakkeen alussa (Tekniikann alan korkeakoulut): Yleistekstin lisääminen ja muokkaaminen 1) Valitse Weboodin vasemmasta valikostaa Kurssipalautteet > Yleistekstit. 2) Hae organisaatio, jonka yleistekstiä haluat muokata ja valitse Lisää organisaation yleisteksti. Jos organisaatiolla on jo teksti olemassa, ilmestyy näytölle haettu organisaatio. Tässä tapauksessa tekstin ylläpitoon pääsee painikkeesta selaimeen suoraan tekstin ylläpito näkymä.. Jos tekstiä ei ole vielä olemassa,, avautuu 5

6 3) Lisää organisaation yleisteksti kaikilla kolmella kielellä. Käyttäjä voi käyttää myös palauteoodia kolmella kielellä kuten Weboodia yleisesti. 4) Valitse. 6

7 Palautelomakkeiden luominen ja ylläpito Palautelomakkeiden massaluonti lataamalla tai kopioimalla vanha lomake Henkilö, joka omaa palautelomakkeiden luonti oikeuden (Palautevirkailija 1 oikeus), voi luoda palautelomakkeita massaluontina yksikköön sidotuilla kysymyksillä tai kopioimalla kaikille luotaville lomakkeille jo olemassaa olevan palautelomakkeen kysymykset. 1) Valitse Weboodin vasemmasta valikostaa Kurssipalautteet alta Lomakkeide en ylläpito 2) Hae opetustapahtumat, joille haluat luoda lomakkeet (esim. nimen tai tunnisteen osalla, organisaatiolla, opetustapahtuman tyypillä, jne.). 3) Valitse ne opetustapahtumat, joille haluat luoda palautelomakkeet (HUOM!! Varmista, että luot lomakkeet juuri oikeille (ali)opetustapahtumille. Palautelomakkeeseen voivat vastata vain kyseisen (ali)opetustapahtuman opiskelijat.) 4) Valitse. 5) Tarkasta valittujen opetustapahtumien tiedot. Aseta palautelomakkeiden yleiset tiedot (yhteinen palauteaika ja muistutukset). Näiden luotavien lomakkeiden muistutusviestiä pääset muokkaamaan valitsemalla. HUOM! Jättämällä palauteajan tyhjäksi muodostuu palauteaika jokaiselle opetustapahtumalle opetustapahtumann päättymispäivämääränn mukaan. Jos palauteaika kohtaan asetetaan päivämääräväli, on palauteaika kaikilla lomakkeilla täsmälleen sama. 7

8 6) Valitse. Järjestelmä J luo tällöin palautelomakkeet ja lataa jokaiselle lomakkeelle organisaatioihinn (koulut, laitokset) kiinnitetyt yhteiset kysymykset. Halutessasi voit kopioida jo olemassa olevan lomakkeen kysymykset kaikille luotaville palautelomakkeille ennen lomakkeiden luontia seuraavasti: a) Hae palautelomake, jolta haluat kopioida kysymykset kohdasta Kopiointi olemassa olevan lomakkeen pohjalta. Syötä opetustapahtuman nimi tai hae kurssin tunnisteella. b) Valitse kurssin opetustapahtumista haluttu painamalla Valitse. c) Haku palautuu palautelomakkeidenn luonti näkymään. Näkymän alalaidassa näkyy nyt palautelomakkeen tiedot, jota käytetään kopioinnissa. Luo nyt n lomakkeet valitsemalla. 8

9 Palautelomakkeiden luomisen jälkeen järjestelmä ilmoittaa jokaisen opetustapahtuman kohdalla lomakkeen luomisen onnistumisesta. HUOM! Lomakkeen luonti voi epäonnistua esim. sen vuoksi, että valitun opetustapahtuman aika on liian l paljon menneisyydessä. Palautelomakkeiden massaluonnin jälkeen j jokaista yksittäistä lomakettaa voi muokata ja päivittää (kts. kohta Palautelomakkeen ylläpito toiminnot ). Yksittäisen palautelomakkeen luominen Palautteen muokkaus oikeudella (Palautevirkailija 1 oikeus) henkilö voi luoda yksittäisen palautelomakkeen opetustapahtumalle Weboodissa lomakkeiden ylläpidon kautta. Jos sama henkilö on merkitty opetustapahtumaan henkilökunnaksi, voi lomakkeen luoda tällöin myös omien kurssien hallinnan kautta. 1) Valitse Weboodin vasemmasta valikostaa Kurssipalautteet > Lomakkeiden ylläpito. 9

10 2) Hae opetustapahtuma, jolle haluat luoda palautelomakkeen. Voit hakea opetustapahtumia esim. nimellä, tunnisteella, organisaatiolla ja lukuvuodella. Hakuehdolla Palautelomake luotu voit rajata näytettävät opetustapahtumat sen mukaan onko opetustapahtumalle luotuu jo lomaketta. Jos opetustapahtumalle on jo olemassa lomake, näkyy kyseisen opetustapahtuman edessä * merkki. 3) Valitse painike sen opetustapahtuman kohdalta, jolle haluat lomakkeen luoda. HUOM! Tarkista, että olet luomassa lomaketta oikealla opetustapahtumalle. Listassa saattaa esiintyä kurssin pääopetustapahtuman lisäksi myös harjoitusryhmiä, tenttejää yms. muita opetustapahtumia! 4) Tarkasta opetustapahtuman tiedot ruudun ylälaidasta (nimi, tyyppi, opettajat, aika, osallistuneiden määrä), aseta palauteaika ja automaattiset muistutukset. Palauteaika alkaa oletuksena 7 päivää ennen opetustapahtuman päättymistä ja päättyy 14 päivää opetustapahtuman päättymisen jälkeen. HUOM! Mikäli opetustapahtumassa ei ole osallistuneita a (ts. ilmoittautuneita opiskelijoita), ei kukaan voi antaa palautetta. 10

11 5) Valitse. Nyt järjestelmä on luonut palautelomakkeen ja palautelomakkeen toiminnot muuttuvat aktiivisiksi. 6) Lisää lomakkeelle halutut kysymykset: a. b. c. toiminto asettaa lomakkeelle organisaatioon jaa kurssiin sidotut kysymykset automaattisesti. Toiminto siis lataa tarvittaessa yliopiston, korkeakoulun ja laitoksen yhteisett kysymykset, mikäli sellaiset on asetettu. HUOM! Eri korkeakoulujen käytännöt yhteisten kysymysten suhteen saattavat vaihdella! toiminnolla voit poimia kokoo järjestelmän kysymyspankista kysymyksiä lomakkeelle. Katso tarkemmin kohdasta Palautelomakkeen ylläpito toiminnot toiminnolla voit luoda kokonaan uuden kysymyksen järjestelmään. Kysymysten luominen on selitetty tarkemmin kohdassa Kysymystenn luominen. Katso tarkemmin kohdasta Palautelomakkeen ylläpito toiminnot 7) Tarkista lomakkeen lopullinen ulkoasu valitsemalla. Kysymysten lisäämisen jälkeen palautelomake on valmis. Katso tarkemmin palautelomakkeen eri ylläpitotoiminnot kohdasta Palautelomakkeen ylläpito toiminnot. 11

12 Palautelomakkeen ylläpito toiminnot Palautteen luomisoikeuden omaavaa henkilö (Palautevirkailija 1 oikeus) pääsee yksittäisen palautelomakkeen ylläpitoon lomakkeiden ylläpidosta tai vaihtoehtoisesti Omien kurssien hallinta valikosta, jos palautevirkailija on merkitty jollainn roolilla myös henkilökunnaksi opetustapahtumaan. 1) Valitse Weboodin vasemmasta valikostaa Kurssipalautteet > Lomakkeiden ylläpito. 2) Hae opetustapahtuma, jolle haluat luoda palautelomakkeen. Voit hakea opetustapahtumia esim. nimellä, tunnisteella, organisaatiolla ja lukuvuodella. Hakuehdolla Palautelomake luotu voit rajata näytettävät opetustapahtumat sen mukaan onko opetustapahtumalle luotuu jo lomaketta. Jos opetustapahtumalle on jo olemassa lomake, näkyy kyseisen opetustapahtuman edessä * merkki. 3) Valitse painike sen opetustapahtuman kohdalta, jonka lomaketta haluat ylläpitää. 12

13 Jos palautelomake on luotu massana on palautelomakkeellaa valmiina organisaatioonn sidotut yhteiset kysymykset. Muussa tapauksessa lomake voi olla tyhjä tai lomakkeella voi v olla opetustapahtuman henkilöidenn lisäämiä kysymyksiä. Organisaatioon ja kurssiin sidottujen kysymysten lataaminen (lisääminen) lomakkeelle Organisaatioon sidotut kysymykset saa ladattuaa lomakkeellee valitsemalla. Toiminto lisäää lomakkeellee kaikki organisaatioon sidotut kysymykset. Nämä kysymykset voivat pitää sisällään yliopiston, korkeakoulun ja laitoksen kysymyksiä. HUOM! Painiketta tuleee painaa vain kerran. Jos painiketta painaa useamman kerran, tulevat yhteiset kysymykset lomakkeellee useampaan kertaan. HUOM! Aalto yliopiston eri korkeakouluilla on käytössään omat prosessinsa kurssipalautteiden keräämiseksi. Tällöin korkeakoulullaa voi olla käytössä kaikille kursseille pakolliset p kysymykset, jotka tulee olla jokaisella kurssipalautelomakkeella. 13

14 4) Valitse kurssi(t), joille haluat kysymyksen latautuvan automaattisesti kun lomakkeita luodaan massana tai kysymykset ladataan Lataa toiminnolla. Voit jättää kohdan myös tyhjäksi. Syötä kurssikoodi ja valitse Päivitä. HUOM! Jos haluat luoda koulu tai laitoskohtaisia kysymyksiä, ota yhteys oodi Uuden kysymyksen luominen ja lisääminen lomakkeelle Palautelomakkeen ylläpidon kautta on mahdollista luoda järjestelmään kokonaan uusi kysymys ja j poimia se suoraan kysymyksen luomisen yhteydessä lomakkeelle. Kysymys luodaan aina koko järjestelmään, jolloin se on kaikkien palauteoodin käyttäjien käytettävissä. 1) Valitse palautelomakkeen ylläpitonäkym mässä. 2) Valitse kysymyksen omistajaorganisaatio, aseta kysymyksen tunniste (muotoa Y_kurssikoodi/oma tunniste), vastauksen tyyppi ja kysymyksen pakollisuuden oletusasetusta (onko opiskelijan pakollista vastata kysymykseen). Pakollisuutta voi muuttaa erikseen lomakkeilla. Luku tyyppiä voit v käyttää esim. tuntimäärien kysymiseen. Tekstivastauksen pituus tarkoittaa tässää tapauksessa vastauslaatikonn korkeutta Välitekstiä voi käyttää k esim. väliotsikkona Valintalistan sisällön näet valitsemalla Päivitä Kysymysryhmänn valinta vaikuttaa kysymysten ryhmittelyyn ja lomakkeen ulkoasuun (suositus: ei k h ää) 3) Kirjoita kysymyksen sisältö kolmella kielellä. Kysymys näytetään valmiilla palautelomakkeella vastaajalle sillä kielellä, jolla käyttäjä käyttää Weboodin käyttöliittymää. Kaikissa tarjollaa olevissa vastaustyypeissä on käännökset kaikilla kolmella kielellä. 14 HUOM! Mikäli haluat kerätä numeerista palautettaa eri vastausvaihtoehdoista, joille ei löydy sopivaa s valintalistaa tai asteikkoa, käytä numerot sisältäviää valintalistojaa (esim. NUMEROT_1 5). Eri vastausvaihtoehdot voit kirjoittaaa kysymys kenttään.

15 5)Valitse. Lomakkeelle pääset takaisin valitsemalla Poimi kysymys ja palaa lomakkeelle. Jos haluat poistaa kysymyksen järjestelmästä, poista kysymys ensin lomakkeelta/lomakkeilta. Tämän jälkeen menee kysymyksen ylläpitoon ja valitse Poista kysymys. HUOM! Kysymystä ei voi v poistaa järjestelmästä, jos se on kiinnitetty yhdellekin lomakkeelle ja kysymykseen on jo annettu vastauksia. Kysymysten poimiminen lomakkeelle järjestelmän kysymyspankista Palauteoodin kysymyspankissa on tarjolla kaikkii kysymykset, jotka kuka tahansa käyttäjä on luonut järjestelmään. Kysymyspankin kysymyksiä voi poimia palautelomakkeelle vapaasti 1) Valitse ylläpito toiminnoistaa. 2) Hae poimittaviaa kysymyksiä kysymyksenn tunnisteella, kysymysryhmällä, kysymystekstillä, kysymyksen käyttöorganisaatiolla, opintojakson tunnisteella tai opetustapahtuman tunnisteella. 3) Valitse kysymykset, jotka haluat poimia lomakkeellee ja paina. Järjestelmä ilmoittaa hakutulosten yläpuolella, että x kysymystä poimittu lomakkeelle. Halutessasi voit hakea ja poimia lisää kysymyksiä lomakkeelle. HUOM! Kysymyksen ruotsin ja englanninkieliset käännökset pääset katsomaan painamalla kysymystekstiä. 4) Palaa takaisin palautelomakkeen ylläpitoon valitsemalla. Poimitut kysymykset näkyvät nyt palautelomakkeen lopussa. Voit tarkistaa niiden näkymisen lomakkeella valitsemallaa. 15

16 Manuaalisen sähköpostimuistutuksen lähettäminen ja palautteen antaneiden tarkistaminen Palautelomakkeen ylläpidon kautta on mahdollista lähettää manuaalinen sähköpostimuistutus automaattisten muistutusten lisäksi. Lisäksi tämän toiminnallisuuden kautta on mahdollista katsoa niiden opiskelijoiden sähköpostiosoitteet, jotka j eivät ole vastanneet palautelomakkeeseen. HUOM! Jotta nämä vastaamattomien sähköpostitiedot ovat paikkansa pitäviä, tulee palauteajan olla päättynyt! 1) Valitse palautelomakkeen ylläpitotoiminnoista. 2) Muokkaa viestin tekstiä halutulla tavalla. Oletuksena teksti on palauteoodinp n yleinen muistutusviesti, jonka sisältö on kolmella kielellä. Opetustapahtuman tiedott tulevat automaattisesti opetustapahtuman tiedoista. 3) Valitse lähetä. Muistutusviesti lähtee kaikille opetustapahtumaan merkityillee opiskelijoille, jotka eivät vielä ole vastanneet palautelomakkeeseen. Vastaanottaja (bcc) kentästä voi halutessa poimia niiden opiskelijoidenn sähköpostiosoitteet, jotka eivät ole vastanneet palautelomakkeeseen. Olemassa olevan vanhan lomakkeen kysymysten kopioiminen lomakkeelle Palauteoodissa jo olemassa olevan opetustapah htuman palautelomakkeen kysymykset voi kopioida palautelomakkeelle, jota ollaan ylläpitämässä. Toiminto kopioi ainoastaan lomakkeen kysymykset, ei muita asetuksia. 1) Valitse ylläpitotoiminnoista. 2) Järjestelmä tarjoaa suoraan valittavaksi kurssin aiempia opetustapahtumienn palautelomakkeita, jos niitä on olemassa. Valitse lomake, jolta haluat kopioida kysymykset asettamalla valinta oikean 16

17 opetustapahtuman kohdalle tai hae muita opetustapahtumia syöttämällä hakuruutuun kurssin tunniste ja valitsemalla. Haku näkymässä voit hakea opetustapahtumia tarkemmalla haulla. Poimi kysymykset valitsemalla Valitse (lomakkeen sisällöin näet valitsemalla Katso. 3) Kun haluttu palautelomake on valittu, valitse. Kysymykset kopioidaan ylläpidettävälle lomakkeelle. Palaa tämän jälkeen lomakkeen ylläpitoon valitsemalla. Lomakekohtaisen muistutusviestin muokkaus Opetustapahtuman opiskelijoille lähtevää automaattista tai manuaalistaa palautemuistutusta voii muokata opetustapahtumakohtaisesti. Ilman muokkaustaa viestin sisältö on palauteoodin yleinen muistutusviesti, joka sisältäää tekstin kolmella kielellä (suomi, ruotsi ja englanti). 1) Valitse palautelomakkeenn ylläpitotoiminnoista. 2) Muokkaa viestin otsikkoa ja sisältöä. HUOM! Älä muokkaa kohtia, joissa on automaattisesti luotavatt opetustapahtuman tiedot. Tämä kohta on merkattu viestissä tekstillä: **ÄLÄÄ EDITOI SEURAAVAA TEKSTIÄ. ÄLÄ EDITOI OSUUS PÄÄTTYY** 17

18 3) Tallenna viesti valitsemalla. Kysymysten poistaminen palautelomakkeelta 1) Valitse ylläpitonäkymästä ne kysymykset, jotka haluat poistaa lomakkeelta asettamalla raksi kysymyksen edessä vasemmalla puolellaa olevaan laatikkoon. 18

19 2) Valitse painike. Vaihtoehtoisesti voit tyhjentää myös koko lomakkeen kysymykset kerralla. Valitse tällöin painike. Järjestelmä kysyy vielä varmistuksen lomakkeen tyhjentämiseksi ruudun ylälaidassa: Palautelomakkeen poistaminen opetustapahtumalta Palautelomakkeen voi poistaa opetustapahtumalta niin kauan kun palautelomakkeeseen ei ole vielä vastattu. Kun yksikin opetustapahtuman opiskelija on vastannut lomakkeeseen niin tällöin lomaketta tai siihen sidottuja kysymyksiä ei voi enää poistaa järjestelmästä. 1) Tyhjennä ensin lomake kaikista kysymyksistä valitsemalla (tai kts. kohta kysymysten poistaminen palautelomakkeelta ). 2) Kysymysten poistamisen jälkeen painikee muuttuu aktiiviseksi ja sen valitsemalla palautelomake poistuu järjestelmästä. Painikkeen valitsemisen jälkeen j ohjaudut suoraan palautelomakkeiden haku ruudulle. 19

20 Palautteen yhteenvedon tarkastelu, vastapalautteen antaminen ja yhteenvedon julkisuuden määrittäminen Palautelomakkeen ylläpidosta pääsee suoraan palautteen yhteenvetoon. Tämä tapahtuu valitsemalla. Katso tarkemmin palautteiden yhteenvedosta, vastapalautteesta ja julkisuudesta kohdasta Palautteen katselu, yhteenvedot ja yhteenvetojen julkisuus. Tiedonsiirrot, sanalliset vastaukset ja excel yhteenveto Palautelomakkeen ylläpidosta pääsee suoraan tiedonsiirto sivulle, jostaa voi ottaa yhteenvedon tiedonsiirron eri muodossa sekä tarkastella annettua sanallista palautetta HTML muodossa. Katso tarkemmin kohdasta Palautteen katselu, yhteenvedot ja yhteenvetojenn julkisuus. Lomakkeen ulkoasun katsominen Lomakkeen oikeaa ulkoasua voi tarkastella ylläpitonäkymästä valitsemalla painikkeen sijaitsee sekä kysymysten yläpuolella, että alapuolella ylläpitonäkymässä.. Painike 20

21 Palautelomakkeen ylläpitoon pääset takaisin valitsemalla ylälaidasta tai ruudun vasemmasta alalaidasta. joko ruudun oikeasta Lomakkeen kysymysten pakollisuuden ja järjestyksen muuttaminen Palautelomakkeella olevien kysymysten pakollisuutta ja järjestystä voi muuttaa m lomakekohtaisesti. Pakollisuus tarkoittaa sitä, että järjestelmä vaatii vastaajaltaa jonkin vastauksen kyseiseen kysymykseen. Vastaaja ei siis pääse poistumaan lomakkeelta ennen kuin on vastannut pakolliseen kysymykseen. Yksittäisen kysymyksen pakollisuuden voi vaihtaa valitsemalla rastin kohdasta Pak.. HUOM! Koulujen ja laitosten yhteiset kysymykset ovat usein oletuksena pakollisia. Näiden kysymysten kohdalla pakollisuuden muuttamisessa kannattaa varmistua oman koulun prosesseista ja kysymysten pakollisuudesta! Kysymysten järjestystä voit vaihtaa kysymyksen kohdalla olevista nuoli painikkeista a tai järjestysnumeroilla Palautteen katselu, yhteenvedot ja yhteenvetojen julkisuus Opetustapahtumista annettua palautetta pääsee tarkastelemaan sen jälkeen kun palauteaika on päättynyt. Palautetta ei siis toisin sanoen voi tarkastella ennen palauteajan päättymistä. Weboodin käyttäjille pääsy tarkastelemaan opetustapahtumista annettujen palautteiden yhteenvetoja tapahtuu Weboodin vasemmasta valikosta Kurssipalautteett > Palautteiden yhteenvedot. Sieltä löytyvän haun kauttaa on kaikkien Weboodiin sisäänkirjautuneiden käyttäjien mahdollista hakea opetustapahtumia, joista on annettu palautetta. Yksittäisen opetustapahtuman (kurssin) palautteeseen pääsee käsiksi kuitenkin vain käyttäjä, joka omaa yhteenvedon n katseluun tarvittavat oikeudet. Opetustapahtuman (kurssin) opettajat/muuu henkilökunta tai palautevirkailijat (palautteen katseluoikeusk s) voivat sallia palautteen katselun joko kaikille Weboodiin sisäänkirjautuneille käyttäjille, pelkästään opetustapahtumaan osallistuneille käyttäjille tai pelkästään palautteen antaneillee käyttäjille. Oletuksena palautteen yhteenvedot ovat aina suljettuja. Katso lisää yhteenvedoista ja niiden julkisuuden määrittämisestä seuraavasta luvusta. 21

22 Opetustapahtuman palautteen yhteenvedon tarkastelu, vastapalautteen antaminen ja yhteenvedon julkisuuden määrittäminen Valitse Weboodin vasemmasta valikosta Kurssipalautteet > > Palautteiden yhteenvedot. Hae haluttu opetustapahtuma (kurssi) hakuehdoilla. Valitse painike sen opetustapahtuman kohdalta, jonka yhteenvetoa haluat tarkastella. Esimerkki haussa on käytetty hakuehtoinen organisaatiota Arkkitehtuur rin laitos ja lukuvuotta Avautuvallaa yhteenveto sivulla näkyvät opetustapahtuman perustiedot, vastausprosentti ja palautteen numeerinenn yhteenveto (HUOM! Vastausprosentti lasketaan aina palautteeseen vastanneiden suhteesta s opetustapahtumaan ilmoittautuneisiin). painikkeesta pääset siirtymään palautteen tiedonsiirtoihin (html, excel) sekä mahdollisiin sanallisiin palautteisiin. Katso tiedonsiirroista tarkemmin seuraavasta luvusta. 22

23 Yhteenveto sivun alalaidassa on yhteenvedon yhteydessä näytettävät vastapalautev e/palautteen kommentointi kentät opetustapahtuman opettajille sekä palautevirkai lijoille. Kommentti kenttiä on kaksi, joista ylempänä olevaan kirjoitettu teksti t näkyy kaikille sisäänkirjaantuneille Weboodin käyttäjille, ja alempi ainoastaan opetustapahtumaan ilmoittautuneille opiskelijoille. Vastapalaute tallennetaan valitsemalla ruudun vasemmasta alalaidasta. HUOM! Koska vastapalaute kentät ovat yhteenvedonn yhteydessä, täytyy yhteenveto julkistaa jollain tasolla, jotta käyttäjillä onn pääsy näkemään vastapalaute kenttiä. 23

24 Palautevirkailija (Palautteen katseluoikeus) voi päättää palautteen yhteenvedon julkisuuden opetustapahtuman opettajien puolesta. Julkisuuden muuttaminen tapahtuu asettamalla valinta haluttuun kohtaan ja painamalla. Näkymässä on myös tiedot kaikkien opettajien tämän hetkisestä kannasta yhteenvedon julkisuuteen. Jos opetustapahtumalla on useampi opettaja, määräytyy yhteenvedon julkisuus ns. minimin mukaan. Esimerkiksi jos yksikin opettaja haluaa, että yhteenveto ei ole julkinen, niin n tällöin yhteenveto eii ole julkinen. HUOM! Oletuksena yhteenveto on aina ei julkinen ellei opettaja ole vaihtanut omalta kohdaltaan palautteen yhteenvetojen julkisuuden yleistä asetusta. Tiedonsiirrot, sanalliset vastaukset ja Excel yhteenveto Annetun palautteen yhteenvedot saa järjestelmästä tiedonsiirtoina HTML ja Excel muodoissa. Lisäksi mahdollisen annetun sanallisen palautteen yhteenvedon saa erikseen HTML muodossa. Palautevirkailija voi myös halutessaan ottaaa tiedonsiirtoon useamman palautelomakkeen yhtäaikaisesti.. Tiedonsiirroissa yksittäiset vastaajat näytetään satunnaisessa järjestyksessä. Saman tiedoston sisällää vastaajan järjestysnumero kuitenkin täsmää numeeristen ja sanallisten vastaustenn välillä. Opetustapahtuman opettajan ottaessa palautteesta tiedonsiirron, on sen sisältö suppeampi, kuin palautevirkailijalle (palautteen katsomisoikeus) tuotettava sisältö. Palautevirkailijallee tuotetaan seuraavat kentät, joita ei tuoteta opettajan käynnistämäänn tiedonsiirtoon: sukupuoli, opintopisteet, opintoviikot, pääaine/koulutusohjelma, kieli, opiskelijan organisaatio, tavoitetutkintoo ja ensisijaisen opinto oikeuden alkamispäivämäärä. HUOM! Jos palautevirkailijana toimitat valmiin tiedonsiirrosta tehdyn yhteenvedon opetustapahtuman opettajalle/ /opettajille, varmista, ettei yksittäisenn vastaajan anonymiteetti murru näiden yllämainittujen tietojen vuoksi! Excel muotoisesta yhteenvedost ta tiedot saaa poistettua sarakkeittains n. Tiedonsiirtoo näkymäänn palautevirkailija (palautteen katseluoikeus) seuraavia reittejä: Weboodin vasemmasta valikosta Kurssipalautteet > > Palautteiden yhteenvedot. Avautuvassa hakuruudussa voit hakea opetustapahtumia, joilla on ollut palautelomake. Valitse opetustapahtuma(t), jonka palautteet haluat tiedonsiirtoon ja valitse 24

25 Palautelomakkeen ylläpitonäkymästä (Kurssipalautteet > Lomakkeiden ylläpito > Palautelomake) valitsemalla suoraan Palautelomakkeen yhteenveto näkymästä, johon pääset seuraavia reittejä: o o Kurssipalautteet > Palautteidenn yhteenvedot > Yhteenveto Kurssipalautteet > Lomakkeiden ylläpito > Palautelomake > Yhteenveto Palautelomakkeen yhteenveto näkymästä valitse. 25

26 Yhden palautelomakkeen tapauksessa tiedonsiirto näkymään tuotetaann opetustapahtuman yleiset tiedot. Mikäli tiedonsiirtoon on valittu useampi lomake, ei näitä tietoja näytetä. Sanalliset vastaukset HTML muodossaa Excel muotoinen yhteenvedon raakatiedosto Html muotoinen yhteenveto Yhden palautelomakkeenn Excel raakatiedoston järjestämiseen tarkoitettu Excel makro (tekee mm. graafit) HUOM! Selaimesta riippuen r makro saatta avautua suoraan näytölle. Tallenna makro o siis omalle koneellesi valitsemalla hiiren oikealla painikkeella linkin tästä kohdalla ja valitsemalla Tallenne nimellä tms. Tarkista tallennuksen yhteydessä, että makron pääteosa on muotoa.xla (ei.htm). 26

27 Excel makron toiminta Järjestelmästä saatava Excel tiedosto on niin sanottu raakatiedosto, joka tulee ajaaa järjestelmän tarjoamalla makrolla. Makro erottaaa erillisille välilehdille numeerisista kysymyksistä tuotetut graafit, datan ja graafit, sekä sanalliset vastaukset. Excel makro (PALAUTEJARJ.xla) kannattaa tallentaa omalle työpöydälle, josta se on helppo ottaa käyttöön. Mikäli omaat tarvittavatt käyttöoikeudet, voit tallentaa makron myös XLSTART nimiseen hakemistoon,, jolloin makro on käytössä aina excelin avautuessa. 1) Avaa palauteoodista saatava excel raakatiedosto. Avaa myös allentamasi makro, jos se ei jo ole avattuna exceliin tai automaattisesti käytössä. 2) Valitse näppäinyhdistelmä CTRL + g. Makron suorittaminen kestää hetken aikaa riippuen vastaajien määrästä 3) Mikäli haluat tarkastella yhteenvetoa myöhemmin, tallenna valmis yhteenveto haluamallasi nimellä (esim. Opintojakson_nimi_kevät_2010).. Makron ajamisen jälkeen Excel tiedostosta löytyy erillisiltä välilehdiltä numeeriset ja graafiset yhteenvedot sekä sanalliset vastaukset. 27

28 Palauteoodin käyttöoikeudet Palauteoodin käyttöoikeudet määräytyvät opetushenkilökunnalle oodin opetustapahtumatietojen perusteella. Opettajien ja kurssin henkilökunnann ei tarvitse erikseen hakea Palauteoodin oikeuksia; pelkkä Weboodin käyttöoikeus riittää. Kaikki opetustapahtumaan jollain roolillaa merkityt henkilöt, pois lukien rooli Virkailija opeoodissa, saavat yhtäläiset oikeudet luoda opetustapahtumalle palautelomake, ylläpitää lomaketta, lisätä ja poistaa kysymyksiä, katsoa annettu numeerinen ja sanallinen palaute, sekä päättää yhteenvedon julkisuudesta Weboodissa. Virkailija opeoodissa roolilla merkitty m henkilö voi luoda lomakkeen ja ylläpitää sitä, mutta ei voi katsoa annettua palautetta. Opetustapahtuman henkilöt eivät voi kuitenkaan poistaa toisen henkilön lomakkeelle lisäämiä kysymyksiä tai muuttaa niiden asetuksia. Esimerkki opetustapahtuman ylläpito näkymästä. Kuvan esimerkissä kaikilla merkityillä henkilöillä on oikeus ylläpitää palautelomaketta. Palautteen katseluoikeudet ovat kuitenkin vain henkilöillä Ilkka ja Testi (luennoitsija ja vastuuopettaja). Rooli Virkailija opeoodissa ei anna palautteen katseluoikeuksia: Jos opetushenkilökunnan oikeuksissa on siis ongelmia niin tällöin oikeudet saa kuntoon päivittämällä kyseisen opetustapahtuman henkilökuntatietoja. Näistä tiedoista vastaavat yksikön käytänteistää riippuen eri opintohallinnon henkilöt ja/tai kurssien henkilökunta. Lisäksi henkilökunnalle voidaan anoa palautevirkailijan oikeuksia. Nämä oikeudet onn tarkoitettu yksikön (laitos tai koulu) nimeämille palautevastaaville, jotka käsittelevät useamman kurssinn palautteita. Palauteoikeuksia voidaan antaa kahta eri tyyppiä: 28

29 1) Palautteiden luomisoikeus (Palautevirka( ailija 1 oikeus). Tämä oikeus anotaan käyttäjälle erikseen määrättyyn organisaatioon (korkeakoulu, laitos tai erillinen yksikkö). Oikeudella voi luoda ja ylläpitää palautelomakkeitaa kaikilla määrätyn organisaation opetustapahtumilla. 2) Palautteiden katseluoikeus (Palautevirkailija 2 oikeus). Tämä oikeus anotaan käyttäjälle erikseen määrättyyn organisaatioon (korkeakoulu, laitos tai erillinen yksikkö). Oikeudella voi katsoa kaikkia määrätyn organisaation opetustapahtumien palautteita. Nämä palautevirkailijan oikeudet haetaan Weboodin käyttöoikeushakemuksella, joka sijaitsee Insidessa osoitteessa 29

30 Tietosuoja Lähtökohtaisesti palauteoodi on palautteenantajalle anonyymi järjestelmä. Yksittäisen vastaajan vastauksia ei voida suoraan yhdistää vastaajaan. Kaikki järjestelmän muodostamat palautteiden yhteenvedott ovat järjestelmän sisällää lähtökohtaisesti suojattuja, jolloin kukaan muu kuin oikeat oikeudet omaavaa henkilö, ei voi v katsoa palautteiden yhteenvetoja. Tietosuojavaltuutetun toimisto on julkaissut oppaan Henkilötietojen kerääminen koulutuksen itsearviointiin liittyvissä kyselyissä, joka löytyy osoitteesta fi/uploads/ws25ast195mzo.pdf. Sen mukaan palautteen käsittelyyn ja katsomiseen on oikeudet henkilöllä, jonka työtehtäviin se kuuluu. Työnantaja määrittelee työntekijän työtehtävät. 30