KONSERNIPALVELUJEN TULOSYKSIKÖN TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) KONSERNIPALVELUJEN TULOSYKSIKÖN TOIMINTAOHJE Kaupunginjohtaja Voimaan Toiminta-ajatus Konsernipalvelut -tulosyksikkö tuottaa henkilöstö-, hankinta- ja talouspalveluja sekä tietotekniikka-, yhteys- ja tietopalveluja kaupungin toimialoille, kaupunkikonserniin kuuluville yksiköille, henkilöstölle, kuntalaisille ja sidosryhmille asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti. 2 Organisaatio ja johtaminen Tulosyksikköä johtaa konsernipalvelujen johtaja. Konsernipalvelujen johtajan tehtävänä on 1. vastata konsernipalvelujen toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti 2. asettaa alaisilleen yksiköille ja asiantuntijoille tavoitteet sekä vahvistaa käyttösuunnitelmat 3. vastata konsernipalvelujen toiminnan ohjauksesta, seurannasta raportoinnista ja kehittämisestä 4. vastata siitä, että konsernipalvelut toimii kaupungin yhteisten prosessien ja toimintamallien mukaisesti 5. huolehtia konsernipalvelujen sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä. Yksikön päällikön tehtävänä on 1. vastata yksikön toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti 2. asettaa alaisilleen vastuualueille ja/tai palveluryhmille tavoitteet ja huolehtia niiden toteutumisesta 3. vastata yksikön toiminnan ohjauksesta, seurannasta, raportoinnista ja kehittämisestä

2 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) 4. vastata yksikön tehokkaasta organisoinnista ja johtamisesta 5. huolehtia, että yksikkö toimii yhteisten prosessien ja toimintamallien mukaisesti sekä 6. huolehtia yksikön sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä. Konsernipalvelujen tulosyksikössä on seuraavat yksiköt 1. asiakirjahallinto, päällikkönä asiakirjahallintopäällikkö 2. hankintapalvelut, päällikkönä hankintapalvelujen johtaja 3. henkilöstöpalvelut, päällikkönä henkilöstöpalvelujen johtaja 4. talouspalvelut, päällikkönä talouspalvelujen johtaja 5. tietotekniikkapalvelut, päällikkönä tietotekniikkapalvelujen johtaja 6. työterveyspalvelut, päällikkönä johtava työterveyslääkäri (myöhemmin työterveyspalvelujen johtaja) 7. yhteyspalvelut, päällikkönä yhteyspalvelujen päällikkö 8. hallinto- ja asiantuntijapalvelut, päällikkönä konsernipalvelujen johtaja Yksiköt voivat jakautua vastuualueisiin ja vastuualueet palveluryhmiin. Lisäksi yksikön päällikön alaisuudessa voi olla asiantuntijoita. 3 Konsernipalvelujen ja yksiköiden tehtävät Konsernipalvelujen tulosyksikkö vastaa henkilöstöpalvelujen, hankinta- ja talouspalvelujen sekä tietotekniikka-, tieto ja yhteyspalvelujen operatiivisista prosesseista sekä asiakirjahallinnon prosesseista. Konsernipalvelujen prosessinomistajat ovat - hankintapalvelujen johtaja, operatiivinen hankintaprosessi - henkilöstöpalvelujen johtaja, operatiivinen henkilöstö prosessi, - talouspalvelujen johtaja, operatiivinen talouspalveluprosessi, - tietotekniikkapalvelujen johtaja, operatiivinen tietotekniikkaprosessi - yhteyspalvelujen päällikkö, operatiivinen yhteyspalvelujen prosessi ja - asiakirjahallintopäällikkö, tietopalvelu- ja asiakirjahallintoprosessin omistaja. Konsernipalvelut vastaa sen tehtäväksi määriteltyjen kaupunkitasoisesti keskitettyjen palveluprosessien yhtenäisyydestä ja ohjauksesta ja kehittämisestä. Konsernipalvelujen yksiköt antavat ohjeita omalla tehtäväalueellaan. Palveluprosessien yhdenmukaisen kehittämisen ja palvelutuotannon tehokkuuden varmistamiseksi prosessien omistajat muodostavat kolme palvelukokonaisuutta, joissa kaikissa on edustettuna tietotekniikkapalvelujen edustaja.

3 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) Konsernipalvelujen tulosyksikkö neuvottelee toimialojen kanssa palvelutasosopimukset, joissa sovitaan toimialoille tuotettavista palvelukokonaisuuksista, niiden laatutasosta ja seurannasta. Liikelaitosten kanssa neuvotellaan palvelusopimusten liitteeksi hinnastot, joiden mukaisesti tuotettavista palveluista laskutetaan. Yksiköillä on seuraavat tehtävät: Asiakirja hallinto 1. vastaa kaupungin asiakirjahallinnon johtamisesta, ohjauksesta, seurannasta ja kehittämisestä sekä arkistonmuodostuksesta, 2. vastaa kaupunginarkistosta, tietopalvelusta ja kaupungin pysyvästi ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista 3. vastaa kaupungin kirjaamotehtävistä ja keskushallinnon asiakirjahallinnosta 4. vastaa kuulutusten julkipanosta ja 5. toimii kotiseutuarkistona. Hankintapalvelut 1. vastaa kaupungin operatiivisesta hankintatoiminnasta, sen ohjauksesta, seurannasta, raportoinnista ja kehittämisestä, 2. vastaa tavara- ja palveluhankintojen kilpailuttamisesta, ellei toisin ole määrätty, 3. vastaa hankintasopimusten seurannasta ja hallinnasta, 4. edustaa kaupunkia markkinatuomioistuimessa, 5. osallistuu hankintastrategian valmisteluun sekä 6. vastaa keskushallinnon hankintapalveluista. Henkilöstöpalvelut 1. vastaa kaupungin keskitetyistä henkilöstöpalveluista, ohjauksesta, raportoinnista ja kehittämisestä 2. vastaa henkilöstösuunnitelman valmistelusta, 3. vastaa virka- ja työehtosopimuksiin ja muihin henkilöstöasioihin liittyvästä paikallisen tason ohjeistuksesta ja tulkinnasta 4. huolehtii kaupungin henkilöstön työsuojeluun, tasa-arvoon ja hyvinvointiin liittyvien ohjelmien valmistelusta ja seurannasta, 5. vastaa henkilöstötilinpäätöksen laadinnasta sekä koordinoi ja kehittää henkilöstöasioiden tietotuotantoa sekä tietojärjestelmiä, 6. vastaa keskitetyistä palvelussuhdeneuvontapalveluista 7. vastaa rekrytointipalveluista, 8. vastaa operatiivisesta osaamisen kehittämisestä sekä 9. vastaa keskushallinnon henkilöstöhallintoon sekä palkka- ja palvelussuhdeasioihin liittyvistä palveluista.

4 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) Talouspalvelut 1. vastaa kaupungin taloushallinnon operatiivisesta johtamisesta ja siihen liittyvästä toiminnan ohjauksesta, seurannasta ja kehittämisestä, 2. vastaa yhteisten taloushallinnon järjestelmien suunnittelusta ja kehittämisestä, 3. vastaa kaupungin kirjanpidosta tilikartan kokoamisen, tilirekisterin perustamisen ja ylläpidon, tilitapahtumien kirjaamisen, tiliraportoinnin sekä tilinpäätöksen laatimisen käsittävänä tehtäväkokonaisuutena, 4. huolehtii konsernitilinpäätöksen aineiston tuottamisesta, 5. vastaa osto- ja myyntireskontraan sekä perintään liittyvistä tehtävistä siltä osin kuin ne on päätetty keskushallinnossa hoidettaviksi, 6. vastaa kaupungin palkanlaskennasta ja maksatuksesta sekä veronalaisten tukien ja palkkioiden maksatuksesta, 7. hoitaa kirjanpitoon ja palkanlaskentaan kuuluvat kaupungin viranomaistilitykset sekä 8. vastaa keskushallinnon ostolaskujen käsittelystä. Tietotekniikkapalvelut 1. vastaa kaupungin operatiivisesta tietohallinnosta, sen ohjauksesta, seurannasta, raportoinnista ja kehittämisestä 2. vastaa kaupungin yhteisten tieto- ja viestintätekniikkapalveluiden järjestämisestä 3. vastaa kaupungin yhteisten tietojärjestelmäpalveluiden järjestämisestä 4. vastaa tietohallinnon kehittämisohjelman laadinnasta 5. vastaa yhteisten tieto- ja viestintäteknisten infrastruktuuriprojektien toteutuksesta, seurannasta ja raportoinnista, 6. vastaa tieto- ja viestintäteknisen arkkitehtuurin kehittämisestä ja ylläpidosta 7. vastaa keskitetystä ERP -käyttäjätuesta sekä 8. vastaa keskushallinnon tietotekniikkapalveluista. Työterveyspalvelut 1. vastaa kaupungin henkilöstölle tarjottavien työterveyshuoltolain edellyttämien työterveyspalvelujen järjestämisestä hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti 2. vastaa henkilöstölle tarjottavien sairaanhoitopalvelujen järjestämisestä ja 3. edistää työterveyshuollon keinoin työhyvinvointia sekä työn ja työympäristön terveellisyyttä ja turvallisuutta. Yhteyspalvelut 1. vastaa kaupungin painatuspalvelujen järjestämisestä, ohjauksesta, seurannasta ja kehittämisestä, 2. vastaa kaupungin postipalvelujen järjestämisestä, ohjaamisesta ja seurannasta,

5 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) 3. vastaa kaupunginhallituksen, kaupunginvaltuuston, konsernija elinkeinojaoston sekä lautakuntien listajakeluista, 4. vastaa kaupungin osoiterekisterin ylläpidosta, 5. vastaa kaupungin vaihdepalvelujen järjestämisestä, ohjaamisesta ja seurannasta, 6. vastaa keskushallinnon aula- ja turvallisuuspalvelujen järjestämisestä, ohjaamisesta ja seurannasta ja 7. vastaa kaupunginjohtajan virka-ajojen järjestämisestä. Hallinto- ja asiantuntijapalvelut Talousohjauksen ja -suunnittelun tehtävät ovat 1. valmistella konsernipalvelujen, konserniesikunnan ja yleishallinnon taloussuunnitelman, 2. huolehtia konsernipalvelujen, konserniesikunnan ja yleishallinnon talousarvion seurannasta ja raportoinnista, 3. huolehtia konsernipalvelujen controller-toiminnasta jalostamalla ohjausta tukevaa tietoa, ohjaustoimenpiteiden valmistelulla ja käyttöönotolla sekä talouden hallintaa tukevien laskentamenetelmien käytöllä, 4. huolehtia yleishallinnon tilinpäätöstietojen valmistelusta ja 5. huolehtia konsernipalvelujen laskutuksesta liikelaitoksilta ja kaupungin tulosyksiköiltä sovitulla tavalla. Kehittämisen tehtävät ovat 1. vastata konsernipalvelujen palvelujen kehittämisen kokonaisuudesta ja tuloksellisuudesta, 2. huolehtia konsernipalvelujen lyhyen ja pitkän aikavälin toimintasuunnitelman ja tuloskortin valmistelusta, ohjauksesta, seurannasta ja raportoinnista yhteistyössä taloussuunnittelun ja ohjauksen kanssa 3. valmistella ja seurata konsernipalvelujen kaupunkitasoisia projekteja 4. sovittaa konsernipalvelujen kehittäminen kaupungin kokonaiskehittämiseen. Viestinnän tehtävät ovat 1. tukea Espoo-strategian toteutumista viestinnän keinoin 2. tukea konsernipalvelujen vastuulla olevia kaupunkitasoisia operatiivisia palveluprosesseja ja niiden kehittämistyötä sisäisellä ja ulkoisella viestinnällä 3. vastata kaupungin viestinnällisten linjausten mukaisesti konsernipalvelujen viestinnän toteutuksesta, vuosisuunnittelusta ja kehittämisestä ja 4. avustaa konsernipalvelujen johtoa ja yksiköitä viestinnän kysymyksissä ja ohjata konsernipalvelujen viestintäverkostoa. Lisäksi yksikköön kuuluu käännöspalvelut.

6 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) 4 Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Konsernipalvelujen johtaja ottaa vakinaisen henkilöstön. Yksikön päällikkö päättää alaisensa avoimen viran määräaikaisen hoitajan, viransijaisen ja määräaikaisen työsuhteisen henkilön ottamisesta. Vastuualueen ja palveluryhmän esimies päättää alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaista, muista poissaoloista, kotimaan virka- ja työmatkoista, koulutuksista ja vuosilomasta sekä hyväksyy matkalaskut. Kaupunginjohtaja päättää ulkomaan virka- ja työmatkoista. 5 Ratkaisuvalta hankinta-asioissa Konsernipalvelujen johtaja päättää konsernipalvelujen tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo alittaa euroa ja Espoon kaupungin yhteisistä tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on yli 1 milj. euroa. Hankintapalvelujen johtaja päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo alittaa euroa ja Espoon kaupungin yhteisistä tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään 1 milj. euroa. Hankintapalvelujen johtaja päättää yhteishankinnoista valtuuston hyväksymän pääkaupunkiseudun yhteishankinnoista tehdyn sopimuksen mukaisesti. Yksikön päällikkö ja palvelujen kehittämisjohtaja päättää yksikkönsä tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo alittaa euroa. Tilausoikeus on hankintapäätöksen tehneellä viranhaltijalla tai hänen määräämällään viran- tai toimenhaltijalla. Tilausoikeuden omaavat henkilöt voivat tehdä tilauksia yksikkönsä talousarvion puitteissa. 6 Muu ratkaisuvalta Konsernipalvelujen johtaja päättää 1. vahingonkorvauksen tai vastaavan hyvityksen myöntämisestä silloin, kun konsernipalvelujen tulosyksikkö on korvausvelvollinen tai vahingon korvaaminen katsotaan kohtuulliseksi, 2. konsernipalvelujen tulosyksikön palveluksessa oleville henkilöille kokonaan tai osittain vapautuksen myöntämisestä heidän velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä aiheuttamansa vahingot, ellei asianomainen ole aiheuttanut vahinkoa tahallaan tai tärkeällä tuottamuksella sekä 3. konsernipalvelujen tuottamien tuotteiden ja palvelujen laskutushinnoista

7 Konsernipalvelujen tulosyksikön toimintaohje (7) Talouspalvelujen johtaja päättää helpotuksen tai vapautuksen myöntämisestä yksittäistapauksessa konsernipalvelujen tulosyksikölle tulevan maksun, korvauksen tai saatavan suorittamisesta ja saatavien poistoista sekä luottamushenkilöiden palkkio- ja matkustussäännön yhdenmukaisesta soveltamisesta. 7 Konsernipalvelujen tulosyksikön asiakirjojen allekirjoittaminen Konsernipalvelujen johtaja allekirjoittaa tulosyksikköä koskevat asiakirjat. Yksikön päällikkö allekirjoittaa yksikköään koskevat asiakirjat. Muut asiakirjat allekirjoitetaan konsernipalvelujen johtajan päättämällä tavalla. L/1 5 2