Huoltovarmuusorganisaation työjärjestys

Transkriptio

1

2 Huoltovarmuusorganisaation työjärjestys

3 Sisällysluettelo 1. Yleistä Johto-organisaatio Hallitus Tehtävät ja kokoonpano Koolle kutsuminen Päätösvaltaisuus Puheenjohtaja Päätökset Toimitusjohtaja Johtoryhmä Johtoryhmän tehtävät Johtoryhmän kokoonpano ja työskentely Toimihenkilöiden tehtävät Osastojen johtajat Muut toimihenkilöt Ratkaisut uhkaavan vahingon välttämiseksi Toimintaorganisaatio Toimintaorganisaatio Perustuotanto-osasto Energiahuolto-osasto Infrastruktuuriosasto Huoltovarmuussihteeristö Hallinto-osasto Huoltovarmuusdata Oy Sektorit ja poolit Sektorit Sektorin tehtävät Sektorin asema Poolit Poolin organisaatio Sektorin ja poolin toiminnan suunnittelu, menopäätökset ja tilivelvollisuus Huoltovarmuusneuvosto Viestintä ja tietosuoja Erinäiset määräykset Nimenkirjoitus Yhteistoiminta Vuosilomat ja muut poissaolot Ylityökorvaukset Työmatkat Ulkoinen tiedotus Voimassaolo Liitteet

4 Huoltovarmuusorganisaation työjärjestys 1. Yleistä Huoltovarmuuskeskuksen hallitus on huoltovarmuuden turvaamisesta annetun lain (1390/1992) 8a 8e :ien sekä Huoltovarmuuskeskuksesta annetun asetuksen (455/2008) 2 :n perusteella vahvistanut Huoltovarmuusorganisaatiolle tämän työjärjestyksen. Huoltovarmuusorganisaatio: Ylin päätösvalta Huoltovarmuuskeskuksessa kuuluu hallitukselle. Huoltovarmuuskeskuksen toimintaa johtaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan apuna toimii johtoryhmä. Huoltovarmuusneuvoston tehtävänä on ylläpitää ja kehittää yhteyksiä keskeisimpiin yhteistyötahoihin, seurata huoltovarmuuden tilaa ja kehitystä sekä tehdä esityksiä toimenpiteistä. Huoltovarmuuskeskuksen hallitus nimittää asiantuntijoita jäseniksi sektoreihin, joiden tehtävänä on arvioida huoltovarmuuden tilaa ja edistää viranomaisten ja elinkeinoelämän välistä yhteistyötä huoltovarmuusasioissa. Pooleja perustetaan yksityisten toimijoiden kanssa tehtävillä sopimuksilla. Huoltovarmuusorganisaatio: 3

5 2. Johto-organisaatio 2.1 Hallitus Tehtävät ja kokoonpano Hallituksen tehtävistä ja kokoonpanosta on säädetty laissa ja asetuksessa Koolle kutsuminen Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kirjallisesta kutsusta. Kiireellisissä tapauksissa kutsu voidaan toimittaa suullisesti tai puhelimitse. Kokouskutsuun on liitettävä päätösesitykset tarpeellisine liitteineen Päätösvaltaisuus Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja vähintään kolme muuta jäsentä on läsnä Puheenjohtaja Hallituksen kokouksen puheenjohtajana toimii työ- ja elinkeinoministeriön määräämä puheenjohtaja. Puheenjohtajan estyneenä ollessa puheenjohtajana toimii varapuheenjohtaja Päätökset Hallitus tekee päätöksensä toimitusjohtajan esityksestä taikka puheenjohtajan tai jäsenen aloitteesta Toimitusjohtaja Erimielisyyden sattuessa päätös tehdään yksinkertaisella enemmistöllä. Jos asiasta on useita eriäviä esityksiä, äänestyksessä asetetaan vastakkain kaksi esitystä kerrallaan siten, että toimitusjohtajan esitys on ensimmäisessä äänestyksessä. Äänten mennessä tasan ratkaisuksi tulee se esitys, jota kokouksen puheenjohtaja on kannattanut. Hallituksen jäsenellä on oikeus saada eriävä mielipide merkityksi pöytäkirjaan. Hallituksen kokouksesta tehdään pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri, jonka hallitus itselleen valitsee. Toimitusjohtajan tehtävistä on säädetty laissa ja asetuksessa. Toimitusjohtajan päätöksistä pidetään päätösluetteloa Johtoryhmä Johtoryhmän tehtävät Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti käsittelemään asiat, jotka koskevat: Huoltovarmuuskeskuksen operatiivista toimintaa toiminta- ja taloussuunnitelmaa sisäistä budjetointia työnjakoa ja yhteistoimintaa Lisäksi johtoryhmässä käsitellään muut asiat, jotka toimitusjohtaja niiden merkittävyyden vuoksi määrää johtoryhmässä käsiteltäviksi. 4

6 2.3.2 Johtoryhmän kokoonpano ja työskentely Johtoryhmään kuuluvat toimitusjohtaja puheenjohtajana, osastojen johtajat ja huoltovarmuussihteeristön päällikkö. Toimitusjohtaja määrää jäsenistä varapuheenjohtajan. Johtoryhmä kokoontuu ja työskentelee toimitusjohtajan määräämällä tavalla. 2.4 Toimihenkilöiden tehtävät Osastojen johtajat Osastojen johtajien tehtävänä on: johtaa, kehittää ja valvoa osastojensa toimintaa jakaa työt osastoillaan tehtäväkokonaisuuksiksi kuultuaan osastojensa henkilöstöä ja sopia yksilöllisistä tavoitteista avustaa toimitusjohtajaa Huoltovarmuuskeskuksen toiminnan johtamis-, kehittämis-, yhteydenpito- ja seurantatehtävissä huolehtia tiedotuksesta ja yhteistyöstä osastojen välillä vastata talousarviosta ja varojen käytöstä osastojensa osalta sekä osallistua muutoinkin Huoltovarmuuskeskuksen hallintoon huolehtia muista hallituksen tai toimitusjohtajan määräämistä tehtävistä vastata poolien ja sektorien työn ohjaamisesta ja yhteensovittamisesta Osaston johtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa ja päätösvaltaansa käyttää toimitusjohtajan määräämä sijainen Muut toimihenkilöt Toimihenkilöiden tehtävänä on: suorittaa esimiesten antamat työtehtävät ja raportoida niiden edistymisestä seurata huoltovarmuuden kehitystä vastuualueellaan ylläpitää ja kehittää ammatillista valmiuttaan tiedottaa HVK:n sisällä merkittävistä asioista huolehtia osaltaan tietoturvasta Toimihenkilön tehtävänkokonaisuus voi koostua useamman osaston toimialaan kuuluvista asioista. Tehtäväkokonaisuudet tiedotetaan organisaation sisällä ja tarvittaessa koordinoidaan johtoryhmässä. 2.5 Ratkaisut uhkaavan vahingon välttämiseksi Varmuusvarastoidun tavaran taikka käyttöomaisuuden ollessa uhattuna varastolla sattuneen teknisen vian, luonnontapahtuman, laiminlyönnin, vahingonteon tai vastaavan ennalta arvaamattoman tapahtuman johdosta, vastuullinen toimihenkilö voi antaa varaston hoidosta vastaavalle yritykselle tai laitokselle luvan ryhtyä 5

7 vahingon estämiseksi tai rajoittamiseksi tarpeellisiin toimiin. Tällainen lupa on viipymättä saatettava hallituksen tai toimitusjohtajan käsiteltäväksi siten kuin edellä on määrätty. 3. Toimintaorganisaatio 3.1 Toimintaorganisaatio Perustuotanto-osasto Energiahuolto-osasto Infrastruktuuriosasto Huoltovarmuussihteeristö Huoltovarmuuskeskuksen varsinaiset tulosalueet ovat perustuotanto, energiahuolto ja infrastruktuuri. Lisäksi Huoltovarmuuskeskuksessa on hallinto-osasto, joka hoitaa tukitoimintoja sekä huoltovarmuussihteeristö. Perustuotanto-osaston tehtävänä on vastata HVK:n toiminnasta seuraavilla aloilla: elintarvikehuolto, joka sisältää tuotannon, jakelun ja varastoinnin sosiaali- ja terveydenhuolto vesi- ja jätevesihuolto ja muut keskeiset kunnallistekniset palvelut perusteollisuus ja puolustusvälineteollisuus kuntien huoltovarmuusasiat Energiahuolto-osaston tehtävänä on vastata HVK:n toiminnasta seuraavilla energiahuollon alueilla: polttoaineiden velvoite-, turva- ja varmuusvarastointi energian tuotanto energian siirto- ja jakelujärjestelmät energia-alan kahden- ja monenkeskiset kansainväliset sopimukset sekä EU -asiat Infrastruktuuriosaston tehtävänä on vastata HVK:n toiminnasta seuraavilla aloilla: tietoliikenne ja tietojärjestelmät sähköinen ja painettu joukkoviestintä kuljetuslogistiikka yleinen tietoturvallisuus rahoitushuolto ja vakuutustoiminta elektroniikka- ja tietoteollisuus. Huoltovarmuussihteeristön tehtävänä on vastata HVK:n toiminnasta seuraavilla aloilla: Huoltovarmuusneuvoston asioiden valmistelu kansainvälisten asioiden koordinointi ja seuranta maanpuolustuskurssitoiminta hallinnon valmiussihteeritoiminta 6

8 poolisihteerikokoukset ja poolien yhteistoiminta Ahvenanmaan huoltovarmuusasioiden koordinointi yhteydet maanpuolustusalan järjestöihin HUOVI -portaali Hallinto-osasto Huoltovarmuusdata Oy Hallinto-osaston tehtävänä on: taloushallinto henkilöstöasiat lakiasiat tulosohjauksen kehittäminen tietohallinto, johon sisältyy tietoturvallisuus yleinen tiedotus Yhtiökokous nimittää Huoltovarmuuskeskuksen henkilöstöstä Huoltovarmuusdata Oy:n hallituksen puheenjohtajan ja jäsenet. Yhtiön kanssa tehdään palvelusopimus, jolla yhtiön toiminta integroidaan Huoltovarmuuskeskuksen tavoitteiden mukaiseksi. 4. Sektorit ja poolit 4.1. Sektorit Sektorin tehtävät Sektorit ovat viranomaisten, alan järjestöjen ja merkittävimpien toimijoiden muodostamia laajoja, alakohtaisia yhteistoimintaorganisaatioita. Niiden tehtävänä on seurata, ohjata ja koordinoida oman alansa huoltovarmuuden kehittämistä. Huoltovarmuuden edistämiseksi on perustettu seuraavat sektorit: tietoyhteiskuntasektori kuljetuslogistiikkasektori elintarvikehuoltosektori energiahuoltosektori terveydenhuoltosektori määritellä tavoitteet oman alansa pooleille sekä sovittaa yhteen ja seurata niiden toimintaa HVK:n hallituksen asettamien tavoitteiden mukaisesti selvittää huoltovarmuuden kehittämiskohteita ja tehdä esityksiä huoltovarmuuden kehittämiseksi arvioida ja analysoida oman alansa uhkia ja huoltovarmuuden kehityssuuntia selvittää alansa kriittiset tuotanto- ja palveluketjut edistää oman alansa toimijoiden välistä yhteistyötä huoltovarmuusasioissa 7

9 4.1.2 Sektorin asema Sektori toimii itsenäisesti omalla toimialallaan HVK:n hallituksen asettamien tavoitteiden mukaisesti. Sektori pitää aktiivista yhteyttä muihin sektoreihin ja pooleihin. Sektori voi laatia itselleen toimintaohjeen, jonka hallitus vahvistaa. Hallitus nimittää sektorin esityksestä puheenjohtajan, sihteerin ja jäsenet Poolit Poolit perustetaan HVK:n ja elinkeinoelämän järjestöjen tai yritysten välisillä poolisopimuksilla. Poolit hoitavat operatiivista varautumista elinkeinoelämän johdolla sopimuksessa määritellyllä tavalla. Niiden tehtävänä on yhdessä alan yritysten kanssa seurata, selvittää, suunnitella ja valmistella toimenpiteitä omien alojensa huoltovarmuuden kehittämiseksi HVK:n hallituksen ja kyseisen sektorin ohjauksessa. Poolin yleisenä varautumistehtävänä on: huolehtia organisaationsa kehittämisestä ja ylläpitää toimistonsa valmiutta määritellä sekä laatia poikkeusolojen ja niihin verrattavissa olevien vakavien häiriöiden varalta toimintoja koskevat yleissuunnitelmat ylläpitää alansa huoltovarmuuden kannalta kriittisten yritysten ja toimipaikkojen tietokantaa ohjata ja seurata alansa yritysten varautumista tehdä selvityksiä korvaavien toimintojen kehittämiseksi suunnitella yhteistyössä yritysten kanssa henkilöstön ja muiden voimavarojen käyttöä poikkeusoloissa tehdä selvityksiä ja esityksiä alansa varmuus- ja turvavarastoinnin tarpeesta hankkia ja ylläpitää edustamiensa toimialojen toimintoja ja toimintaedellytyksiä koskevia tietoja järjestää alan valmiuden ylläpitämiseksi tarpeellisia harjoituksia sekä tiedotus- ja koulutustilaisuuksia ryhtyä tarvittaessa muihinkin erikseen sovittaviin tai tilanteen edellyttämiin toimenpiteisiin valmiuden kehittämiseksi pitää aktiivisesti yhteyttä alansa kannalta keskeisiin sektoreihin ja pooleihin varautumisjärjestelyjen yhteensovittamiseksi ja tarpeellisen tiedon vaihtamiseksi Poolin organisaatio Poolin päättävänä elimenä on poolitoimikunta, johon hallitus nimittää poolin esityksestä puheenjohtajan, sihteerin ja jäsenet. Tämän työjärjestyksen liitteenä on luettelo poolisopimuksen vähimmäissisällöstä. 8

10 4.3 Sektorin ja poolin toiminnan suunnittelu, menopäätökset ja tilivelvollisuus HVK käy poolien kanssa vuosittain marraskuun loppuun mennessä tulosneuvottelut, joissa määritellään poolirahan suuruus, poolin budjetti ja toiminta- ja taloussuunnitelma. Poolit päättävät varojen käytöstä huoltovarmuustyöhön ja voimassa oleviin tavoitteisiin budjettinsa puitteissa ja vahvistamiensa sääntöjen mukaan. Jos tilikauden aikana syntyy uusia, yllättäviä menoja, joihin ei ole voitu varautua ennalta budjetissa, pooli voi tehdä esityksen HVK:n toimitusjohtajalle. Toimitusjohtaja voi myöntää sektorille määrärahan, jonka käytöstä sektori itse päättää. Sektorit ja poolit antavat hallitukselle vuosittain huhtikuun loppuun mennessä toimintakertomuksen edellisen vuoden toiminnasta. Toimintakertomukseen liittyy tilitys varojen käytöstä. HVK antaa tilityksestä tarkemmat ohjeet. Tilitys sektorien ja poolien varojen käytöstä sisältyy HVK:n tilinpäätökseen. 5. Huoltovarmuusneuvosto Huoltovarmuusneuvosto kokoontuu puheenjohtajan kutsusta käsittelemään laissa ja asetuksessa säädetyt tehtävät. 6. Viestintä ja tietosuoja Toimielinten tulee aktiivisesti tiedottaa toiminnastaan muille toimielimille. Ulkoisesta tiedottamisesta annetaan erillinen ohje. Tietoaineistojen luokittelussa ja käsittelyssä noudatetaan hallituksen antamia ohjeita ja soveltuvin osin Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) antamia ohjeita. Julkisuuslain (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta /621) 6. luvun edellyttämästä asiakirjojen julkisuudesta huolehtivat keskitetysti hallitus ja HVK. Julkisuuslain salassapitomääräykset koskevat kaikkia huoltovarmuusorganisaation työhön osallistuvia. 7. Erinäiset määräykset 7.1 Nimenkirjoitus Huoltovarmuuskeskuksen nimenkirjoittajia taloudellisissa sitoumuksissa ovat hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja kumpikin yksin. Toimitusjohtajan sijaisella on nimenkirjoitusoikeus toimitusjohtajan ollessa estyneenä. Lisäksi hallitus voi erikseen antaa prokuran Huoltovarmuuskeskuksen toimihenkilölle. 9

11 7.2 Yhteistoiminta Huoltovarmuuskeskuksessa ja sen osastoilla järjestetään henkilöstökokouksia, joissa käsitellään laitoksen toiminnan kannalta keskeisiä ja erityisesti henkilöstön asemaan vaikuttavia asioita. 7.3 Vuosilomat ja muut poissaolot Osastojen johtajat vahvistavat vuosittain huhtikuun loppuun mennessä osastojensa toimihenkilöiden vuosilomat. Toimitusjohtaja määrää osastojen johtajien vuosilomat. Vapautuksista työstä on säädetty asetuksessa. Vuosilomalistat on toimitettava hallinto-osastolle vuosittain huhtikuun loppuun mennessä. Sairaus- ja muista poissaoloista on ilmoitettava välittömästi lähimmälle esimiehelle sekä kirjallisesti poissaolokirjanpitäjälle. 7.4 Ylityökorvaukset Ylityökorvauksen edellytyksenä on esimiehen ennalta antama kirjallinen ylityömääräys, jossa on määrätty ylityön ajankohta, kesto ja aihe. 7.5 Työmatkat Työmatkoihin sovelletaan, mitä valtion virkamiesten virkamatkoista on määrätty ja sovittu. Hallituksen jäsenten matkamääräykset antaa hallituksen puheenjohtaja. Puheenjohtajan matkamääräyksen antaa varapuheenjohtaja. Toimitusjohtajan matkamääräyksen kotimaanmatkoissa antaa hallintojohtaja ja ulkomaanmatkoissa hallituksen puheenjohtaja. Osastojen johtajien matkamääräykset antaa toimitusjohtaja. Muiden toimihenkilöiden matkamääräykset antaa esimies kuitenkin siten, että määräyksen ulkomaanmatkaan antaa toimitusjohtaja. Valtionhallinnon ulkopuolisen tahon järjestämän matkan vastaanottamisesta päättää toimitusjohtaja. 7.6 Ulkoinen tiedotus 7.7 Voimassaolo Ulkoisesta tiedotuksesta vastaa toimitusjohtaja. Tämä työjärjestys tulee voimaan ja on voimassa toistaiseksi. Samalla kumotaan edellinen, vahvistettu työjärjestys. 10

12 Liitteet 1. Poolisopimuksen sisältö 2. Sektorien ja poolien organisaatiokaavio 11

13 POOLISOPIMUKSEN SISÄLTÖ Liite 1 Poolisopimus sisältää ainakin seuraavat asiakohdat: - sopijaosapuolet (sopimuksen allekirjoittajatahot) - sopimuksen tarkoitus - yleiskuvaus poolista - yritysten asema poolissa - poolin tehtävät - poolin organisaatio - poolin toiminnan ohjaus ja tilivelvollisuus - sopimuksen irtisanomisperusteet - sopimuksen voimassaolo

14 Liite 2 Huoltovarmuuden sektori- ja pooliorganisaatio Huoltovarmuuskriittiset yritykset Elintarvikehuoltosektori alkutuotantopooli elintarviketeollisuuspooli kauppa- ja jakelupooli Energiahuoltosektori voimatalouspooli: aluetoimikunnat öljypooli Tietoyhteiskuntasektori elektroniikkapooli graafinen pooli joukkoviestintäpooli tietoverkkopooli tietotekniikkapooli aluepooli: TIVA-toimikunnat Huoltovarmuuskeskus Huoltovarmuuskriittiset yritykset Terveydenhuoltosektori terveydenhuoltopooli vesihuoltopooli Kuljetuslogistiikkasektori ilmakuljetuspooli maakuljetuspooli: aluetoimikunnat vesikuljetuspooli Huoltovarmuuskriittiset yritykset Teollisuus, rahoitus ja vakuutus kemian pooli metallipooli metsäpooli muovi- ja kumipooli rakennuspooli: aluetoimikunnat vaatetuspooli rahoitushuoltopooli vakuutusalan pooli Huoltovarmuuskriittiset yritykset