Loppuraportti tilikauden 2015 tilintarkastuksen työohjelman toteutumisesta

Transkriptio

1 Loppuraportti tilikauden 2015 tilintarkastuksen työohjelman toteutumisesta Taipalsaaren kunta, tarkastuslautakunta BDO Audiator Oy JHT, HT Johanna Mäkelä Lakisääteinen tilintarkastus vuodelta 2015 on suoritettu tarkastuslautakunnalle esitetyn työohjelman pohjalta Joltain osin työohjelmaan on jouduttu tekemään tarkastettavien asioiden vaihtoja käytettävissä olevien resurssien takia. Saimaan Kuitu Oy ja Taipalsaaren Lämpö Oy ovat muodostuneet merkittäviksi painopistealueiksi vuoden 2015 tilintarkastuksessa. Vastuunalaisena tilintarkastajana toimi Johanna Mäkelä, JHT, HT. Avustavana tarkastajana on toiminut Antti Kärkkäinen ja Minna Back- Helvasto. Tarkastusten yhteydessä on keskusteltu johtavien viranhaltijoiden sekä laskenta- ja taloushenkilöstön kanssa hallintoon, talouteen, kirjanpitoon sekä tilinpäätökseen liittyvistä asioista. Suoritettujen tarkastusten yhteydessä esille tulleista havainnoista on keskusteltu asianomaisten viranhaltijoiden kanssa. Tilintarkastajan on annettava lausunto mm. siitä, onko hallintoa hoidettu lain ja kunnanvaltuuston päätösten mukaisesti. Hallinnon tarkastus on lähtökohtaisesti laillisuusvalvontaa. 2 1

2 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Toimielinten pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset Hallinnon tarkastuksessa on tarkastettu kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja teknisen lautakunnan pöytäkirjoja sekä teknisen johtajan, kunnanrakennusmestarin ja teknisten palveluiden hallintosihteerin viranhaltijapäätöksiä. Kunnanvaltuuston ja hallituksen osalta on käyty läpi vuoden 2015 pöytäkirjat sekä vuoden 2016 osalta pöytäkirjat tilintarkastuskertomuksen antamishetkeen asti. Teknisen toimen osalta tarkastus on tehty elokuussa 2015 ja aineistona on käytetty alkuvuoden 2015 päätöspöytäkirjoja. 3 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Kunnanvaltuusto ja kunnanhallitus Kunnanvaltuusto on päättänyt seuraavista omavelkaisista takauksista: Taipalsaaren Lämpö Oy:lle enintään euron lainalle Saimaan Kuitu Oy:lle enintään euron lainalle Kiint. Oy Taipalsaaren Asunnoille myönnetty yhtiön hakemalle Oy Handelsbanken Ab:n tilin euron limiitille palvelutalon rakentamisen ajaksi

3 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Kunnanvaltuusto ja -hallitus Kunnanvaltuusto on päättänyt pääomalainasta Saimaan Kuitu Oy:lle myönnetty euron pääomalaina vuonna Kunnanjohtaja ja hallintojohtaja valtuutetaan laatimaan velkakirja pääomalainaa koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti ja lainananto sisällytetään vuoden 2016 rahoituslaskelmaan. Lainaa ei ole tarkastuspäivänä myönnetty eikä velkakirjaa laadittu tms. Edellä luetelluista takaus- ja lainapäätöksistä puuttuu kuntalain 129 :n mukaiset arvioinnit vähintäänkin riskisyydestä ja takauksen/lainan koron hinnoittelun perusteet. Mikäli pääomalainaa myönnetään/nostetaan, tulee valmistelussa huomioida em. Kuntalain 129 säädökset. 5 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Kunnanvaltuusto ja hallitus Kuntalaki 129 : Lainan taikka takauksen tai muun vakuuden antaminen Kunnan myöntämä laina, takaus tai muu vakuus ei saa vaarantaa kunnan kykyä vastata sille laissa säädetyistä tehtävistä. Kunta ei saa myöntää lainaa, takausta tai muuta vakuutta, jos siihen sisältyy merkittävä taloudellinen riski. Kunnan edut tulee turvata riittävän kattavilla vastavakuuksilla. Kunta voi myöntää takauksen tai muun vakuuden kilpailutilanteessa markkinoilla toimivan yhteisön velasta tai muusta sitoumuksesta ainoastaan, jos yhteisö kuuluu kuntakonserniin tai se on kuntien tai kuntien ja valtion yhteisessä määräysvallassa. Sen estämättä, mitä 2 momentissa säädetään, kunta voi myöntää takauksen tai muun vakuuden, joka liittyy sen liikuntalain (390/2015), kuntien kulttuuritoiminnasta annetun lain (728/1992), museolain (729/1992), teatteri- ja orkesterilain (730/1992) tai nuorisolain mukaisen tehtävän edistämiseen. Takauksen ja muun vakuuden antamisen edellytyksistä on kuitenkin voimassa, mitä siitä erikseen säädetään. Lisäksi kunta voi myöntää takauksen tai muun vakuuden, jos se perustuu lain perusteella hyväksyttyyn tukiohjelmaan tai yksittäiseen tukeen tai liittyy yhteisölle tai säätiölle annettuun palveluvelvoitteeseen. Kunnan on lisäksi otettava huomioon, mitä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen ja 108 artiklassa säädetään. 3

4 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Kunnanvaltuusto ja hallitus Saimaan Kuitu Oy vuoden 2015 valtuuston päätöksenteossa : KV hyväksyttiin määräraha valokaapelirunkoverkon rakennustöiden aloittamiseksi. KV päätettiin perustaa osakeyhtiö hoitamaan valokuituverkkotoimintojen toteutusta ja käytännön hallinnointia. KV myönnettiin lisämääräraha valokaapeliverkon 2. vaiheen suunnitteluun KV omavelkainen takaus enintään euron lainalle KV päätettiin, että kunta sitoutuu ja varaa kuntarahoitusosuuden, noin euroa, vuoden 2016 talousarvioon. Lisäksi kunta varaa vuoden 2016 talousarvioon euroa hankealueen kartoitukseen ja dokumentaatioon. 7 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Kunnanvaltuusto ja -hallitus Saimaan Kuitu oy jatkuu.. Tarkastuksen kuluessa on kiinnitetty huomiota siihen, että erityisesti alkuvaiheen osalta hankintapäätösten tekeminen ja arkistointi on ollut puutteellista. Suunnittelu- ja toteutusvaiheen kustannuksia on kirjattu kunnan kirjanpitoon käyttöpuolen kuluksi, pitkävaikutteisiksi menoiksi ja verkon rakentamiskustannuksiksi noin miljoonan euron verran. Hankinnat on yhtiön toimitusjohtajalta saadun selvityksen mukaan kilpailutettu. Hankintapäätöksiä valmistelemaan ja hankintapäätöksiä tekemään oli perustettu kunnanhallituksen päätöksellä hankintaryhmä. Tarkastuksen yhteydessä yritettiin selvittää tehtyjä hankintapäätöksiä, joita saadun selvityksen mukaan edellinen hallintojohtaja olisi tehnyt. Päätöksiä ei tarkastushetkellä löytynyt kunnasta yhtä lukuun ottamatta. Tähän sekavaan tilanteeseen vaikutti omalta osaltaan myös todennäköisesti hallintojohtajan vaihtuminen samaan aikaan. 8 4

5 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Tekninen lautakunta ja sen alaiset viranhaltijapäätökset Tekninen lautakunta on hyväksynyt talousarvioehdotukseensa sisältyneen alustavan käyttösuunnitelman vuodelle 2015 (11 ). Käyttösuunnitelmaksi on hyväksytty teknisten palveluiden hallinnon, kiinteistönhuollon ja yleisten alueiden sekä kunnallistekniikan ja vesihuoltolaitoksen tehtäväalueille vuodelle 2015 vahvistettu talousarvio. Käytännössä siis hyväksytty samalle tasolle kun talousarvio (tehtäväalue) (liitemateriaalin perusteella hyväksytty kuitenkin tulosyksikköpaikkatasoisesti suunnitelma). Hallintosäännön 30 :n mukaan kunnanhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat tulosyksikkökohtaiset määrärahat ja tuloarviot. Käyttösuunnitelman hyväksymismenettelyä on syytä tarkentaa esim. talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa. 9 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Tekninen lautakunta ja sen alaiset viranhaltijapäätökset Teknisen johtajan viranhaltijapäätöksissä oli kaksi päätöstä kirjattu samalla päätösnumerolla1. Toisessa näistä päätöksistä oli myönnetty ARA:n 2015 tarveharkintainen pientalojen energia-avustusta maalämpöpumpun järjestelmän asentamiseen (25 % / enintään euroa). Päätöksenteon toimivaltuutta oli perusteltu hallintosäännön 78 :llä, jonka mukaan tekninen johtaja päättää aravalain mukaisten asuntolainojen myöntämistä ja siirtoa koskevat asiat. Tarveharkintaiset energia-avustukset eivät ole luonteeltaan asuntolainoja, joten suosittelemme tarkentamaan päätöksentekomenettelyä tältä osin. 10 5

6 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus / Tekninen lautakunta ja sen alaiset viranhaltijapäätökset Kunnan rakennusmestarin tarkastettuihin päätöksiin sisältyi kolme hankintapäätöstä, jotka oli tehty tuntihintaan perustuen. Hankintapäätökset koskivat Taipalsaaren kunnan kaavateiden ja piha-alueiden harjausta (1 ), kunnan kaavateiden pientareiden, pihojen ja viheralueiden niittoa (2 ) sekä kunnan kaavateiden ja piha-alueiden hiekoitusta (3 ). Hankintapäätöksissä ei ole esitetty hankinnan kokonaisarvoa sopimuskaudelta. Hankintapäätöksiin on syytä liittää vähintäänkin kokonaisarvio hankinnasta sopimuskaudella, jotta voidaan arvioida hankintojen suorittamista hankintalain sekä kunnan hankintoja koskevien toimivaltuussäännösten mukaisena. Teknisten palveluiden hallintosihteerin päätöksissä ei havaittu huomautettavaa. 11 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Taipalsaaren kunnanvaltuusto on hyväksynyt :ssä Taipalsaaren kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Perusteasiakirjassa lukee seuraavasti: Kunnanhallitus antaa toimintakertomuksessa arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi sekä konsernivalvonnasta. Hallituksen selonteko pohjautuu sen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen antamiin selontekoihin. Lautakuntien tulee käsitellä vuosittain helmikuun loppuun mennessä toimialaansa koskeva selonteko merkittävimmistä riskeistä ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Selontekojen tulee perustua dokumentoituun aineistoon. Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen sekä toimeenpanon 12 6

7 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Toimintakertomuksen selonteossa on jo aiemminkin selvitetty, että sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa resurssien puute on haitannut ohjeiden päivittämistä ja esim. kokonaisvaltaisen riskienhallinnan suorittamista. Vuoden 2015 toimintakertomuksessa on selvitetty mm. Riskienhallinta perustuu kunnanvaltuuston hyväksymiin riskienhallinnan perusteisiin sekä kunnanhallituksen hyväksymään sisäisen valvonnan ohjeeseen Riskienhallinnan perusteiden jalkauttaminen toimialoille on kesken -> Tarkastushavainto: lautakunnat eivät ole käsitelleet toimialaansa koskevaa selontekoa merkittävimmistä riskeistä ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamisesti valtuuston päättämän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet asiakirjan mukaisesti. Lisäksi kunnanhallitus toteaa, että kokonaisvaltaisen, järjestelmällisen ja kattavan riskikartoituksen laadintaan ei ole ollut tarpeeksi resursseja Tämä on johtanut siihen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta tilintarkastuskertomus on mukautettu. 13 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Lisäksi kunnanhallitus toteaa, että kokonaisvaltaisen, järjestelmällisen ja kattavan riskikartoituksen laadintaan ei ole ollut tarpeeksi resursseja Toimintakertomuksessa on todettu, että sisäisen valvonnan ohje ei ole ajan tasalla. Tämä edellä selostettu on johtanut siihen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta tilintarkastuskertomus on mukautettu. 14 7

8 Valtionosuuksien perusteet Talous- ja toimintatilasto Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että Tilastokeskukselle annetut tiedot kunnan taloudesta ja toiminnasta perustuvat kunnan tilinpäätökseen ja sisäiseen laskentaan ja että Tilastokeskuksen ohjeita tilaston täyttämisessä on noudatettu. Tarkastusmateriaalina on käytetty kunnan tilinpäätösasiakirjoja sekä Tilastokeskukselle konekielisenä lähetettyjen tietojen tulosteita ja tietojen kokoamisessa syntyneitä työpapereita ja kirjanpidon raportteja. Tarkastuksessa ei havaittu huomautettavaa. Tilastokeskukselle annetut tiedot perustuvat kunnan tilinpäätökseen sekä erillisiin kirjanpidon liitteisiin. Tilastokeskuksen ohjeita tilaston täyttämisestä on tarkastetuilta osin noudatettu. 15 Valtionosuuksien perusteet Oppilastiedot Oppilastilaston tarkastus suoritettiin käymällä läpi oppilastietojen ilmoituslomakkeita ja oppilasluetteloita. Oppilasluettelot täsmättiin tilastolomakkeella ilmoitettuihin tietoihin oppilaiden yhteismäärän sekä erityisoppilaiden yhteismäärän osalta. Erityisoppilaiden kiinnitettiin erityistä huomiota 11-vuotisen oppivelvollisuuden piirissä olevien oppilaiden ilmoittamiseen. Tarkastetut oppilasluettelot oli erillisessä tilastomapissa. Saimaanharjun yhtenäiskoulun osalta tietojen perusteena olevat oppilasluettelot oli hyväksytty rehtorin toimesta. Kirkonkylän koulun ja Vehkalahden koulun luetteloissa ei ollut rehtorien hyväksyntää. Suosittelemme varmistumaan, että myös Kirkonkylän ja Vehkalahden koulujen oppilasluettelot varmennetaan asianmukaisesti tietojen toimittamisesta vastuussa olevan henkilön toimesta. Oppilasluetteloista näkyi tietojen tulostuspäivä. Oppilaiden yhteismäärä oli oppilasluetteloiden mukaan yhteensä 547, joka täsmäsi tilastolomakkeelle. Pidennetyn oppivelvollisuuden piirissä oli oppilasluetteloiden mukaan 18 oppilasta, joka täsmäsi tilastolomakkeelle. 16 8

9 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinavaus Kunnan virallinen tase Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa, että vuoden 2015 tilinavaus perustuu vuoden 2014 tilinpäätökseen ->Kunnan tilinavaus 2015 perustuu edellisen vuoden tilinpäätökseen Vesihuoltolaitoksen taseyksikön tase Kunnanvaltuusto on tehnyt päätöksen vesihuoltolaitoksen kirjanpidollisen taseyksikön perustamisesta alkaen. Päätöksessä on hyväksytty taseyksikön avaava tase. Taseyksikön taseavauksen tarkastamisen yhteydessä havaittiin, että hallituksen tilinpäätöskäsittelyssä hyväksymä tase ei oman pääoman kohdalla vastannut valtuuston hyväksymää päätöstä. Tase on tältä osin korjattu valtuustolle esitettävässä tilinpäätöksessä. Edelleen vesihuoltolaitoksen tilinpäätöksen tarkastamisen yhteydessä kiinnitettiin huomiota siihen, että vuoden 2016 aikana on syytä selvittää myös tarkemmin esim. hallinnon kustannusten kohdentamista. Esim. taloushallinnon kustannuksista yms. kuulunee osa vesihuoltolaitoksen kustannukseksi. 17 Kirjanpito ja tilinpäätös / Konsernitilinpäätös Tarkastuksen tavoite Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua, että kunnan konsernitilinpäätös on laadittu sitä koskevien ohjeiden ja määräysten mukaisesti ja että konsernitilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan konsernin taloudellisesta asemasta. Tarkastusmenetelmä Tarkastuksessa varmistuttiin siitä, että konsernitilinpäätökseen on yhdistelty kaikki kunnan määräämisvallassa olevat tytäryhteisöt ja kuntayhtymät peruspääomaosuuden mukaisessa suhteessa Konsernin olennaiset sisäiset erät on eliminoitu (tämän osalta havaittiin puutteita, joita on selvitetty seuraavalla kalvolla) Konsernin tilinpäätöslaskelmat ja liitetiedot antavat oikean ja riittävän kuvan konsernin taloudellisesta asemasta 18 9

10 Kirjanpito ja tilinpäätös / Konsernitilinpäätös Keskeiset tarkastushavainnot Vuoden 2015 konsernitilinpäätökseen tuli uusia ohjeita noudatettavaksi jo alkaen. Ohjeet annettiin käytännössä vasta 2016 tammikuussa. Eräänä merkittävimmistä muutoksista tulee kunnan ja kuntayhtymän taseessa oleva poistoero ja vapaaehtoiset varaukset merkitä konsernitilinpäätöksessä omaan pääomaan jaettuna edellisten tilikausien yli-/alijäämiin ja tilikauden yli-/alijäämiin ja niiden muutos konsernituloslaskelmassa tilikauden yli- /alijäämiin. Lisäksi tulisi tytäryhteisöjen taseessa olevat poistoerojen ja vapaaehtoisten varausten osalta tehdä jako omaan pääomaan ja laskennalliseen verovelkaan sekä niiden muutos konsernituloslaskelmassa jaettuna laskennallisen verovelan muutokseen ja tilikauden yli-/alijäämiin. Taipalsaaren kunnan tytäryhteisöillä ei ole em. eriä. Sen sijaan kunnalla itsellään sekä koulutuskuntayhtymällä on poistoeroja ja vapaaehtoisia varauksia. Niiden jaossa oli tilikauden muutos kirjattu virheellisesti tilinpäätössiirtoihin konsernituloslaskelmassa. Käytännössä konsernituloslaskelmaan ei siirtojen jälkeen saisi jäädä muuta kuin rahastojen muutos. Tämä menettely tulee huomioida vuoden 2016 tilinpäätöstä laadittaessa. 19 Kirjanpito ja tilinpäätös / Konsernitilinpäätös Keskeiset tarkastushavainnot Lisäksi havaittiin, että Taipalsaaren Lämpö Oy:tä muodostettaessa syntynyt konsernin sisäinen myyntivoitto noin euroa on jäänyt eliminoimatta. Tämä eliminointi tulee ottaa huomioon vuoden 2016 konsernitilinpäätöstä laadittaessa. Konsernin rahoituslaskelmasta on eliminoimatta konsernin sisäinen euron suuruinen antolaina kunnalta Taipalsaaren Lämpö Oy:lle. Samoin rahoituslaskelmassa on eliminoimatta n lainanmaksu Kiint. Oy Taipalsaaren asunnoilta Edelleen pyydettiin täydentämään tilinpäätöksen laatimisperiaatteita siten, että selvitetään konsernin toimintatuottojen lasku edellisvuoteen verrattuna. Toimintatuottojen lasku johtuu siitä, että koulutuskuntayhtymän saamat heidän toimintatuottoihinsa kirjaamat valtionosuudet esitetään kunnan konsernitilinpäätöksessä valtionosuuksien ryhmässä

11 Talousarvion noudattaminen Talousarvion käyttötalouden poikkeamat olivat seuraavat: Käyttötalous Tulot Poikkeama Poikkeama Menot Poikkeama Poikkeama TA TOT % TA TOT % Konsernihallinto ,9 Tukipalvelut ,2 Sosiaali- ja terveyspalvelut ,9 Sivistyspalv.hallinto ,7 Perusopetus ,7 Tekn.palv.hallinto ,0 Liikenneväylät ,1 Vesihuoltolaitos ,2 21 Talousarvion noudattaminen Investointimäärärahoissa ei ollut merkittäviä menoylityksiä. Luovutustuloalituksia oli yhteensä ,78 Kokonaisnettoylitys investointiosassa ei ollut merkittävä, ,29. Talousarvion noudattaminen: Tuloalitusten/menoylitysten osalta arvioitiin sen olennaisuutta suhteessa kunnan sekä tulosalueitten että koko kunnan tasolla. Arvioinnissa otettiin huomioon euromääräinen ylitys sekä ylityksen prosenttiosuus talousarvioon nähden. Em. arvioinnin tuloksena ei havaittu sellaisia olennaisia talousarviopoikkeamia, joilla olisi ollut vaikutusta tilintarkastuskertomukseen. Talousarviopoikkeamista oli annettu selvitystä ko. kohdassa. Taipalsaaren kunnan tilikauden 2015 alijäämä oli ,67. Kertynyttä ylijäämää on taseessa vuoden 2015 tilikauden alijäämä mukaan lukien yht ,

12 TARKASTUKSEN PERUSTEELLA TODETAAN, ETTÄ Taipalsaaren kunnan vuoden 2015 tilinpäätös on olennaisilta osin laadittu kirjanpitolain ja muiden säännösten mukaisesti Tilinpäätös on oikein johdettu kirjanpidosta Tulot ja menot on jaksotettu olennaisilta osiltaan suoriteperusteisesti Tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma on laadittu oikein sekä niiden tunnusluvut on laskettu oikein Tase-erät on riittävästi dokumentoitu ja saldot eritelty ja varmennettu. 23 Pysyvät vastaavat, toimeksiantojen varat sekä saamiset on asianmukaisesti luetteloitu sekä varmennettu allekirjoituksin oikeiksi. Pysyvien vastaavien liitetiedon laatimisessa on ilmennyt todennäköisesti ohjelmateknisiä ongelmia. Pysyvien vastaavien tilikauden aikaiset lisäykset eivät täsmää rahoituslaskelman investointimenojen kanssa. Rahoituslaskelma lienee oikeampi. Ongelmaa selvitetään vuoden 2016 aikana. Pankkitilien saldot täsmäävät kirjanpitoon Tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä, taloudellisesta asemasta ja vastuista. Tilinpäätöstarkastuksen havaintojen perusteella pyydettiin tekemään joitakin täydennyksiä ja korjauksia liitetietoihin. Tilintarkastuksessa ei ole tullut esiin muistutusta tai muuta merkittävää huomautusta, joka edellyttäisi vielä lisäselvitysten pyytämistä tilivelvollisilta tai kunnanhallituksen lausuntoa

13 Kunnanvaltuustolle annetaan erillinen tilintarkastuskertomus vuodelta 2015, jossa esitetään tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tilikaudelta Kertomus on mukautettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta. 25 YHTEYSTIEDOT Yhteystiedot: JHT, HT Johanna Mäkelä Puh