Loppuraportti tilikauden 2014 tilintarkastuksen työohjelman toteutumisesta

Transkriptio

1 Loppuraportti tilikauden 2014 tilintarkastuksen työohjelman toteutumisesta Taipalsaaren kunta, tarkastuslautakunta JHTT, HTM Johanna Lundström Lakisääteinen tilintarkastus vuodelta 2014 on suoritettu tarkastuslautakunnalle esitetyn työohjelman pohjalta Vastuunalaisena tilintarkastajana toimi Johanna Lundström, JHTT, HTM. Avustavana tarkastajana on toiminut Antti Kärkkäinen. Tarkastusten yhteydessä on keskusteltu johtavien viranhaltijoiden sekä laskenta- ja taloushenkilöstön kanssa hallintoon, talouteen, kirjanpitoon sekä tilinpäätökseen liittyvistä asioista. Suoritettujen tarkastusten yhteydessä esille tulleista havainnoista on keskusteltu asianomaisten viranhaltijoiden kanssa. Tarkastus on suoritettu lautakunnalle esitetyn työohjelman pohjalta. Tilintarkastajan on annettava lausunto mm. siitä, onko hallintoa hoidettu lain ja kunnanvaltuuston päätösten mukaisesti. Hallinnon tarkastus on lähtökohtaisesti laillisuusvalvontaa. 2 1

2 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus Toimielinten pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset Hallinnon tarkastuksessa on tarkastettu kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja sivistyslautakunnan pöytäkirjoja sekä sivistysjohtajan viranhaltijapäätöksiä. Tarkastuksissa ei havaittu olennaista huomautettavaa. Sivistyslautakunta on hyväksynyt talousarvioehdotukseensa sisältyneen alustavan käyttösuunnitelman vuodelle 2014 (13 ). Käyttösuunnitelma on hyväksytty samalla sitovuustasolla kun valtuuston hyväksymät määrärahat. Hallintosäännön 29 :n mukaan lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Hallintosäännön 8 :ssä toimielinten yleiset tehtävät ja toimivalta todetaan, että lautakunta jakaa tehtäväalueiden tulo- ja menoarviot tulosyksiköille ja kustannuspaikoille. Sivistyslautakunnan käyttösuunnitelman hyväksymismenettely ei noudata tätä säännöstä. 3 Hallinnon laillisuus ja valtuuston päätösten mukaisuus Toimielinten pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset Sivistyslautakunta on uudistanut (44 ) Taipalsaaren kirjaston käyttösääntöjä Heili-järjestelmässä mukana olevien kuntien kirjastojen kanssa yhteneviksi. Säännöt sisältävät myös maininnan maksuista (kirjaston käyttö on yleensä maksutonta, lisäksi mainittu myöhästymismaksuista yms). Maksujen euromäärää ei ole mainittu päätöksessä tai säännöissä. Säännöissä todetaan, että voimassaolevat maksut on tarkistettava Etelä-Karjalan kirjastoista. Hallintosäännön 34 mukaan toimielin päättää alaisessaan toiminnassa perittävistä maksuista. 4 2

3 Valtionosuuksien perusteet Talous- ja toimintatilasto Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että Tilastokeskukselle annetut tiedot kunnan taloudesta ja toiminnasta perustuvat kunnan tilinpäätökseen ja sisäiseen laskentaan ja että Tilastokeskuksen ohjeita tilaston täyttämisessä on noudatettu. Tarkastusmateriaalina on käytetty kunnan tilinpäätösasiakirjoja sekä Tilastokeskukselle konekielisenä lähetettyjen tietojen tulosteita ja tietojen kokoamisessa syntyneitä työpapereita ja kirjanpidon raportteja. Tarkastuksessa ei havaittu olennaista huomautettavaa. Tilastokeskukselle annetut tiedot perustuvat kunnan tilinpäätökseen sekä erillisiin kirjanpidon liitteisiin. Tilastokeskuksen ohjeita tilaston täyttämisestä on olennaisilta osin noudatettu. 5 Valtionosuuksien perusteet Talous- ja toimintatilasto Taloustilaston osan I (kunnan tilinpäätöstiedot) sekä osan II välillä on toimintakatteessa eroa 89 t. Osan I tiedot ovat ulkoisen tuloslaskelman mukaiset ja osan II tiedot ilmoitetaan sisältäen myös sisäiset menot ja tulot. Osan II toimintakate tulisi vastata likimain tuloslaskelman osoittamaa toimintakatetta. Lisäksi henkilöstömenojen kohdalla esiintyi eroa 234 t. Taloustilaston osan II tiedonkeruutaulussa 01 kerätään tilastokeskuksen tehtäväluokituksen mukaisesti kustannukset kunnan kirjanpidosta. Saman tehtäväluokan sisäiset erät tulee vähentää taulussa 01. Ero toimintakatteessa johtuu keskinäisestä laskutuksesta Eksotelta. Tilastolomakkeella eroa on perusteltu laskutuksella, joka kohdistuu edellisen vuoden kustannuksiin. Eksote on ulkoinen toimija, joten käsityksemme mukaan kuntayhtymän ja kunnan väliset menot ja tulot käsitellään tilastossa bruttoperusteisesti eivätkä oikaisut ole tarpeellisia. Henkilöstömenojen osalta erotus johtuu Eksotelta laskutetuista eläkemenoperusteisista KEVA maksuista. Laskutus on käsitelty tilastossa henkilöstömenojen oikaisuna. Suosittelemme, että tilastokeskukselta varmistetaan tulisiko erät käsitellä bruttoperusteisesti. 6 3

4 Valtionosuuksien perusteet Oppilastiedot Oppilastilaston tarkastus suoritettiin käymällä läpi oppilastietojen ilmoituslomakkeita ja oppilasluetteloita. Yksityiskohtaiseen tarkastukseen valittiin Saimaanharjun yhtenäiskoulusta annetut tiedot. Lisäksi verrattiin perusopetuksen osalta pidennetyn oppivelvollisuuden piirissä (11-vuotinen oppivelvollisuus) tilastolomakkeella ilmoitettua oppilasmäärää erityisoppilasluetteloon. Näistä käytiin myös lävitse erityisopetuspäätökset. Erityisoppilasluettelossa oppilaita oli 7, joka täsmäsi tilastolomakkeella ilmoitettuun (pidennetty oppivelvollisuus, muut kuin vaikeavammaiset). Koulun oppilasmääräksi oli kokonaisuutenaan ilmoitettu 367 oppilasta. Opiskelijamääräluettelossa oppilaita oli 369, joten kahden tiedot oli jäänyt ilmoittamatta tilastolomakkeelle. Yhteismäärästä puuttui 2 erityisopetuspäätöksen saanutta oppilasta (ei pidennetty oppivelvollisuus), erityisoppilaiden yhteismäärässä heidät oli huomioitu. Oppilasluetteloissa ja muissa tilastointiasiakirjoissa tulee esiintyä tilastointipäivä ja tiedot tulee varmentaa ilmoittamisesta vastuussa olevan henkilön allekirjoituksella. Tiedot tulee olla vaikeuksitta todennettavissa jälkikäteen olevan tilastointipäivän tietoja. 7 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinavaus Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa, että vuoden 2014 tilinavaus perustuu vuoden 2013 tilinpäätökseen. Tilinavaus perustuu edellisen vuoden tilinpäätökseen. 8 4

5 Kirjanpito ja tilinpäätös Ostolaskut Ostolaskujen tarkastuksessa valittiin tarkastuksen kohteeksi sivistyslautakunnan alaisten yksiköiden ostolaskut. Laskuja tarkastettiin ostolaskujen käsittelyjärjestelmästä. Tarkastus kohdennettiin erityisesti n euron suuruisiin ostolaskuihin. Laskujen osalta varmistettiin laskujen kuuluminen kunnalle, asiatarkastusja hyväksymiskäytännöt sekä tiliöinnin oikeellisuus. Lisäksi tarkastettiin pistokokeellisesti hankintojen perustumista kilpailutettuihin sopimuksiin. Tarkastuksessa ei havaittu olennaista huomautettavaa. Oppilaskuljetusten osalta tarkastushetkellä ( ) ei ollut sopimuksia laadittuna. Hankinnat oli kilpailutettu syksyllä 2014, mutta sopimusten laatiminen oli jäänyt kesken. 9 TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Talousarviossa oli lukuisia talousarviopoikkeamia. Poikkeamia oli seuraavien käyttötalousosan tulosalueilla Käyttötalous Tulot Poikkeama Poikkeama Menot Poikkeama Poikkeama TA TOT % TA TOT % Vaalit ,5 Hallintopalvelut , ,2 Tukipalvelut ,3 Kehittämispalvelut ,2 Sivistyspalv.hallinto ,4 Kulttuuri- ja vapa-aika ,5 Tekn.palv.hallinto , ,0 Rakennusvalv- ja lupap , ,7 Liikenneväylät , ,2 Kiint.huolto ja yleiset alueet ,1 Kunnallistekniikka/laitokset , ,3 Kaikki , ,4 10 5

6 TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Käyttötaloudessa merkittäviä menoarvioiden ylityksiä ja tuloarvioden alituksia oli : Hallintopalveluiden menomäärärahat ylittivät talousarvion ja tuloarviot alittivat talousarvion Kunnallistekniikka/laitokset menomäärärahat ylittivät talousarvion ja tuloarviot alittivat talousarvion Merkittävät investointimäärärahan ylitykset: Konsernihallinnon kohdalla tuloarviot ovat alittuneet maa-alueiden ja osakkeiden kohdalla yhteensä ja Taipalsaaren Lämpö Oy:n yhtiöittäminen on aiheuttanut menomäärärahojen ylityksen (tosin tulot ylittyneet ). Kirkonkylän koulun laajennukseen varattu menomääräraha ylittyi Kirkonkylän liikuntahalliin varattu menomääräraha on ylittynyt (tosin tulot ylittyneet ). Merkittävä rahoitusosassa tapahtunut ylitys: Lyhytaikaisen lainan määrä on lisääntynyt euroa talousarvion ollessa 0 euroa, ylitys euroa. 11 TALOUSARVION TOTEUTUMA 2014 Ylitysten osalta arvioitiin sen olennaisuutta suhteessa kunnan sekä tulosalueitten että koko kunnan tasolla. Arvioinnissa otettiin huomioon euromääräinen ylitys sekä ylityksen prosenttiosuus talousarvioon nähden. Merkittävät ylitykset ovat vaikuttaneet tilintarkastuskertomuksen mukauttamisen. Talousarvioon tehtävistä muutoksista on huolehdittava tilikauden aikana! Mikäli talousarviossa menot ja tulot ovat bruttositovia, ei sitovan menomäärärahan ylittämistä voi kuitata tulopuolen suuremmalla kertymisellä. Talousarviopoikkeamista on toimintakertomuksessa syytä antaa myös sanallinen selvitys. Tämä koskee kaikkia määrärahoja, ei vain käyttötalouden toteutumista. Tosin esim. laitosten osalta merkittävästä poikkeamasta ei ole toimintakertomuksen käyttötalousosassa selvitetty mitään. 12 6

7 Taipalsaaren kunnan tilikauden 2014 alijäämä oli ,02. Kertynyttä ylijäämää on taseessa vuoden 2014 tilikauden alijäämä mukaan lukien yht ,34 13 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Taipalsaaren kunnanvaltuusto on hyväksynyt :ssä Taipalsaaren kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet -> Kuntalain 13 mukainen päätös on tehty, ok! Kuntalain 50 :n mukaan valtuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. - ->Hallintosääntöön on tehty tarvittavat muutokset alkaen Toimintakertomuksen sisäisen valvonnan selonteossa on todettu, että sisäisen valvonnan ohjeistus ei organisaatiomuutosten jälkeen ole kaikilta osin ajantasainen ja ohje tulisi päivittää. Talousarviopoikkeamat ovat vaikuttaneet tilitarkastuskertomuksen mukauttamisen Kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta on järjestetty pääosin asianmukaisesti 14 7

8 Kirjanpito ja tilinpäätös / Konsernitilinpäätös Tarkastuksen tavoite Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua, että kunnan konsernitilinpäätös on laadittu sitä koskevien ohjeiden ja määräysten mukaisesti ja että konsernitilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan konsernin taloudellisesta asemasta. Tarkastusmenetelmä Tarkastuksessa varmistuttiin siitä, että konsernitilinpäätökseen on yhdistelty kaikki kunnan määräämisvallassa olevat tytäryhteisöt ja kuntayhtymät peruspääomaosuuden mukaisessa suhteessa Konsernin olennaiset sisäiset erät on eliminoitu Konsernin tilinpäätöslaskelmat ja liitetiedot antavat oikean ja riittävän kuvan konsernin taloudellisesta asemasta 15 Kirjanpito ja tilinpäätös / Konsernitilinpäätös Keskeiset tarkastushavainnot Konsernitilinpäätös on olennaisin osin laadittu sitä koskevien määräysten mukaisesti Konserniin kuuluvat kunnan määräämisvallassa olevat yhteisöt oli yhdistelty konsernitilinpäätökseen Kuntayhtymät, joissa kunta on jäsenenä, oli yhdistelty peruspääomaosuuden mukaisessa suhteessa Konserniyhteisöjen keskinäisten erien eliminointia tarkastettiin riittävissä määrin sen toteamiseksi, että olennaiset keskinäiset erät on eliminoitu konsernitilinpäätöksessä Konsernitaseen oma pääoma ei ollut suoraan johdettavissa edellisen vuoden konsernitaseesta. Edellisten tilikausien yli-/alijäämään jäi eroksi 0,6 milj. euroa. Suosittelemme, että oma pääoman jatkuvuuden varmistamiseksi laaditaan jatkossa erillinen täsmäytyslaskelma. 16 8

9 Kirjanpito ja tilinpäätös / Investointien tarkastus Tarkastuksessa käytiin läpi vuoden 2014 investointiosaan kirjattujen hankintojen aktivointiedellytysten täyttymistä ja investointikirjausten perusteita. Tarkastus suoritettiin tilinpäätöstarkastuksen osana. Pysyviä vastaavia ovat erät, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa jatkuvasti useana tilikautena (KPL 4:3 ). Pysyviin vastaaviin sisällytetään aineettomat ja aineelliset hyödykkeet ja sijoitukset. Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen taseen laatimisesta mukaan kirjanpitolain mukaista määritelmää on täydennetty seuraavasti: kunnan pysyviä vastaavia ovat tulon tuottamisen tarkoituksesta riippumatta aineettomat ja aineelliset hyödykkeet, jotka vaikuttavat jatkuvasti tuotannontekijöinä useana tilikautena sekä toimialasijoittamisen osakkeet ja osuudet ja muut sijoitukset. Investointeina on tarkastuksen havaintojen perusteella käsitelty hankintoja, joiden osalta ei havaittu aktivointiedellytysten selkeää täyttymistä. 17 Kirjanpito ja tilinpäätös / Investointien tarkastus Tarkastuksessa käytiin lävitse vuoden 2014 aktivointeja kohteittain. Näistä tarkastettiin pistokokeellisesti ostolaskuja sen selvittämiseksi oliko aktivointiedellytyksiä olemassa. Konsernihallinnon investointeina on käsitelty Taipalsaaren lämmön yhtiöittämisselvitykseen liittyviä konsultointikuluja ,50 euroa. Kulut ovat käsityksemme mukaan normaalia toiminnan uudelleenorganisoimiseen liittyvää vuosikulua eikä aktivointiedellytyksiä niiden osalta ole voimassa. Konsernihallinnon investointimenoina on käsitelty myös palkanlaskennan ulkoistamiseen liittyviä kustannuksia ,59 euroa. Tarkastettujen laskujen perusteella kulut ovat vuosikuluiksi kirjattavia toiminnan uudelleen järjestämisestä aiheutuvia aloituskuluja. Suosittelemme, että edellä mainitut aktivoinnit korjataan vuoden 2015 kirjanpidossa. 18 9

10 Kirjanpito ja tilinpäätös / Investointien tarkastus Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista toteaa pienhankinnoista seuraavaa: Pysyviin vastaaviin kuuluvan aineellisen ja aineettoman omaisuuden hankintameno aktivoidaan ja kirjataan KPL 5:5 :n mukaan vaikutusaikanaan suunnitelman mukaan poistoina kuluksi. Kunta voi pysyvien vastaavien kirjanpidon ja poistolaskennan yksinkertaistamiseksi kirjata hyödykkeen hankintamenon kokonaan hankintatilikauden kuluksi, vaikka se tuottaa tuloa tai on palvelutoiminnan käytössä useamman tilikauden aikana, mikäli hankintameno ennen rahoitusosuuden vähentämistä alittaa enintään euroa (pienhankinta), eikä kirjaustavalla ole olennaista vaikutusta tilikauden tulokseen eikä taloudellisesta asemasta annettavaan kuvaan. Taipalsaaren kunnan pienhankintarajaksi on määritelty euroa. 19 Kirjanpito ja tilinpäätös / Investointien tarkastus Tarkastuksen yhteydessä havaittiin, että kunta on aktivoinut myös pienhankintarajan alittavia irtaimistohankintoja taseeseen. Saimaanharjun yht. koulun kalustohankintoina oli käsitelty ompelukoneita, saumureita ja työtuoleja. Aktivointien yhteisarvo oli ,00 euroa. Yksittäiset hankinnat eivät olleet ylittäneet euron pienhankintarajaa. Varovaisuuden periaatteen mukaisesti ainakin työtuolien hankintaa (9.706,00 ) voitaneen pitää vuosikuluksi kirjattavana menoeränä ellei kyseessä ole tilojen ensikertaisesta kalustamisesta

11 TARKASTUKSEN PERUSTEELLA TODETAAN, ETTÄ Taipalsaaren kunnan vuoden 2014 tilinpäätös on olennaisilta osin laadittu kirjanpitolain ja muiden säännösten mukaisesti Tilinpäätös on oikein johdettu kirjanpidosta Tulot ja menot on jaksotettu olennaisilta osiltaan suoriteperusteisesti Tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma on laadittu oikein sekä niiden tunnusluvut on laskettu oikein Tase-erät on riittävästi dokumentoitu ja saldot eritelty ja varmennettu. 21 Pysyvät vastaavat, toimeksiantojen varat sekä saamiset on asianmukaisesti luetteloitu sekä varmennettu allekirjoituksin oikeiksi Pankkitilien saldot täsmäävät kirjanpitoon Tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä, taloudellisesta asemasta ja vastuista. Tilintarkastuksessa ei ole tullut esiin muistutusta tai muuta merkittävää huomautusta, joka edellyttäisi vielä lisäselvitysten pyytämistä tilivelvollisilta tai kunnanhallituksen lausuntoa

12 Kunnanvaltuustolle annetaan erillinen tilintarkastuskertomus vuodelta 2014, jossa esitetään tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tilikaudelta edellyttäen että valtuusto hyväksyy kertomuksessa mainitut talousarviopoikkeamat. 23 YHTEYSTIEDOT Yhteystiedot: JHTT, HTM Johanna Lundström Puh