Apix-palvelun lisäominaisuus. Laskumappi. Pikaohje Versio 3.0

Transkriptio

1 Apix-palvelun lisäominaisuus Laskumappi Pikaohje Versio 3.0

2 1 Sisältö Yleistä... 2 Käyttäjät... 3 Näkymät... 3 Kirjautumisnäkymä... 4 'Etusivu -näkymä... 5 Ikonien selitykset... 6 Lasku Info Näkymä... 6 Yksittäinen lasku näkymä... 7 Arkisto näkymä... 8 Ostolasku -näkymä... 9 Myyntilasku -näkymä Posteljooni Kirjeet Kirjeen luonti Osoitekirja Vastaanottajien lisääminen Vastaanottajien tuonti tiedostosta Posteljoonin käyttämät otsikot CSV-tiedoston tallennus MS Excelissä Kirjeen lähetys Järjestelmän tuottamat sähköpostit Ilmoitus saapuneesta laskusta Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista Tilitoimistoon lähetetyt laskut Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta... 18

3 2 Yleistä Laskumappi on :n kehittämä lisäpalvelu, jolla voi hallinnoida muun muassa vastaanotettuja laskuja. Laskumappi sopii erinomaisesti pienille yrityksille, joilla ei ole omaa ostoreskontraa tai siitä puuttuu ominaisuuksia, esimerkiksi kierrättää laskuja. Laskumappi mahdollistaa yrityksen laskuliikenteen helpon seurannan sekä lähtevien että vastaanotettujen laskujen arkistoinnin. Laskuarkistosta voit tarkastella menneitä laskuja aina 6+1 vuoden ajalta. Myös muualta saapuneiden ostolaskujen kirjaaminen järjestelmään käy helposti ja niitä pystyy lähettämään asiatarkastajalle tai tilitoimistoon nappia painamalla. Järjestelmän ominaisuuksiin kuuluvat: Laskuluettelo, jonka voi järjestää haluamansa kriteerin mukaan ja josta näkee yhdellä silmäyksellä maksamiseen tarvittavat tiedot Maksuyhteenveto, josta näkee erääntyvien ja maksatuksessa olevien laskujen yhteissummat 0-3, 4-7 ja 8- päivän aikavälillä Laskun maksun tilan seuranta: Maksamatta tai Maksettu Laskun käsittelyn tilan seuranta: o Uusi Lasku on saapunut järjestelmään ja sitä ei ole siirretty ostoreskontraan tai lähetetty tilitoimistoon o Odota Lasku on pysäytetty Laskumappi-järjestelmään ja sitä ei voi hakea ostoreskontraan o Valmis Lasku on käsitelty Laskumappi-järjestelmässä ja se on valmis siirrettäväksi ostoreskontraan Apix Laskumappi-palvelun ulkopuolella vastaanotetun ostolaskun lisääminen järjestelmään (Esimerkiksi kirjeenä tullut lasku) tai vaihtoehtoisesti sen siirtäminen skannaus-palveluun Yksittäisen laskun näkymä, jossa on yksittäisen laskun kuva ja liitteet. Näkymässä on mahdollisuus lisätä liitteitä ja hallinnoida muita laskun tietoja Kommenttien lisääminen laskulle Ostolaskujen lähettäminen järjestelmästä tilitoimistolle o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit (CSV) ja mahdolliset liitteet

4 3 Ostolaskujen lataaminen järjestelmästä omalle koneelle o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit (CSV) ja mahdolliset liitteet Ostolaskujen lataaminen ostoreskontraan Apix Vastaanota-napilla suoraan ostoreskontrasta OstoLaskun lähettäminen asiatarkastajalle kommentoitavaksi o Kommentit tallentuvat järjestelmään o Asiatarkastaja voi lisätä laskulle liitteitä Laskun asiatarkastajien hyväksynnän seuranta: Hyväksytty, Hylätty tai Neutraali Ilmoitus uusista saapuneista laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä) Ilmoitus erääntyvistä laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä) Mahdollisuus tuhota laskuja järjestelmästä Myyntilaskun luominen ja lähettäminen vastaanottajalle Arkisto ostolaskuista ja myyntilaskuista Järjestelmä koostuu viidestä erilaisesta näkymästä ja sillä voi olla kahdentasoisia käyttäjiä. Käyttäjät Järjestelmän pääkäyttäjä voi tehdä järjestelmässä kaikki toimenpiteet ja asiatarkastaja voi käsitellä vain erikseen osoitettuja laskuja (Kommentoida, lisätä liitteitä, lähettää laskun seuraavalle asiatarkastajalle ja ladata laskun omalle koneelleen). Pääkäyttäjä käyttää järjestelmään kirjautuakseen Apix-palveluita käyttöönotettaessa luotua käyttäjätunnusta ja salasanaa (samoja tunnuksia kuin verkkokaupassa). Asiatarkastaja pääsee käyttämään järjestelmää hänelle tarkastettavaksi lähetetyn laskun mukana tulleella henkilökohtaisella linkillä. Näkymät Järjestelmää käytetään selaimella osoitteessa

5 4 Kirjautumisnäkymä Järjestelmään kirjaudutaan käyttäen samoja tunnuksia kuin verkkokauppaan kirjautuessa.

6 5 'Etusivu -näkymä Etusivu -näkymässä on esitetty kaikki järjestelmässä olevat laskut ja maksuyhteenveto laskujen maksutilanteesta. Toiminnot: 1. Päänäkymä Tätä painamalla pääsee aina takaisin etusivun näkymään. 2. Liikenne Lähetetyt, vastaanotetut ja käsittelyssä olevat laskut löytyvät täältä. 3. Arkisto Tästä voi siirtyä tarkastelemaan arkistoituja laskuja. 4. Ostolaskujen luonti. 5. Myyntilaskujen luonti. 6. Posteljooni Posteljoonin kautta voit helposti lähettää asiakastiedotteita kirjeenä tai sähköpostina. 7. Asetukset Täältä voi asettaa haluamansa käyttökielen sekä sähköpostiosoitteen ilmoituksille saapuvista laskuista ja lähestyvistä eräpäivistä. 8. Kirjaudutaan ulos Laskumappi-palvelusta. 9. Tästä voi etsiä laskuja helposti laskujen pvm:llä tai eräpäivällä. 10. Yhteenveto laskujen maksutilanteesta. Tietoihin vaikuttaa eräpäivä ja Maksun tila asetus laskulla. 11. Info Plus-merkkiä painamalla saa lisää tietoa laskusta. 12. Laskun numero Painamalla laskunumeroa siirrytään Yksittäinen lasku - näkymään. 13. Laskun toimittajaa voi etsiä syöttämällä haettava nimi Suodata nimellä - kenttään. 14. Laskun viivakoodi Virtuaaliviivakoodi, joka voidaan syöttää verkkopankkiin maksua varten.

7 6 Ikonien selitykset Laskumappi-palvelussa on käytössä erilaisia ikoneita selkeyttämässä laskun tilannetta. Laskun eräpäivä on jo mennyt. Laskun eräpäivä on lähestymässä. Lasku on haettu. Lasku on lähetetty kirjanpitäjälle. Lasku on odotustilassa. Lasku on lähetetty tarkastettavaksi. Eriväriset pekalot kuvaavat tarkastuksen tilaa: positiivinen/negatiivinen/neutraali. Lasku Info Näkymä 1. Halutun laskun kohdalla on painettu + merkistä, jolloin laskusta avautuu lisää tietoa. 2. Tästä voit ladata laskun.xml tiedoston. 3. Tästä voit ladata laskun.pdf kuvatiedoston. 4. Kohdassa näkyy tieto jos lasku on lähetetty tarkastajalle. 5. Laskuja on mahdollista myös kommentoida ja ne näkyvät tässä. 6. Tästä voit lähettää laskun helposti kirjanpitäjälle sähköpostiin. 7. Lataa nappia painamalla saat ladattua koko laskun.zip tiedostona.

8 7 Yksittäinen lasku näkymä 1. Yleistä tietoa laskusta. Tästä voit myös muuttaa laskun tilan valmiiksi sekä maksun tilan "Maksamatta" tai Maksettu. 2. Laskun kuva näkyy automaattisesti näkymään siirryttäessä. 3. Tuhoa lasku. Lasku poistuu järjestelmästä. 4. Lataa lasku.zip tiedostona 5. Laskulle voi lisätä liitetiedostoja. 6. Lähetä lasku tarkastajalle. 7. Lähetä lasku kirjanpitäjälle. 8. Tässä näkyvät kaikki laskuun liittyvät tiedostot esimerkiksi lasku ja liitteet. Painikkeita painamalla vaihtuu valittu liite näkymään kohdassa Laskulle voi lisätä myös omia kommenttejaan.

9 8 Arkisto näkymä 1. Arkistossa näkyy sekä vastaanotetut sekä lähetetyt laskut. Tarkasteltavaa arkistoa voi vaihtaa painamalla "Vastaanotetut" tai "Lähetetyt". Arkistot ovat ulkonäöltään ja toiminnaltaan samankaltaiset keskenään. 2. Haluttujen laskujen etsimiseen on käytössä useita eri hakuvaihtoehtoja. Laskujen kuvia ja xml-tiedostoja voi ladata "Kuva" ja "Data/XML" kohdista. 3. Laskuja voi järjestellä eri kenttien mukaan aakkosittain tai numerojärjestykseen sekä hakea nopeasti vastaanottajan nimellä syöttämällä sen "suodata nimellä" -kenttään. Laskuista näkee myös tarkempaa tietoa painamalla laskun info-kohdasta + -painikketta.

10 9 Ostolasku -näkymä Apix Laskumappi-palvelulla saapuneiden laskujen lisäksi järjestelmällä voidaan luoda muita ostolaskuja hallittavaksi Ostolasku -näkymässä. Laskusta muodostetaan järjestelmässä Finvoice-muotoinen aineisto, jota voidaan sen jälkeen käsitellä myös järjestelmissä, jotka tukevat kyseistä muotoa (ostoreskontra, tilitoimiston järjestelmät). Laskun luomiseksi tarvitaan laskusta myös laskun kuva (Kuvan tulee olla PDFtiedosto). Se voi olla skannattu paperilaskusta tai sähköpostilla saapunut laskun kuva. Kun laskun kuva on valittu voidaan se lähettää suoraan skannauspalveluun tai syöttää laskun tiedot käsin.

11 10 Toiminnot: 1. Viivakoodi jos laskulla on viivakoodi (tai virtuaalinen viivakoodi) se voidaan syöttää tähän kenttään. Viivakoodin perusteella täytetään osa kentistä. 2. Laskun perustiedot Kaikki luetellut kentät ovat pakollisia. 3. Laskun rivitiedot Laskulta ei syötetä yksittäisiä rivejä vaan ainoastaan verokannoittain verottomat yhteissummat. Järjestelmä laskee veron määrän ja yhteissumman. 4. Valmis Lasku siirtyy järjestelmään hallittavaksi ja näkymäksi vaihtuu Yksittäinen lasku -näkymä, jossa laskulle voi lisätä liitteitä.

12 11 Myyntilasku -näkymä Toiminnot: 1. Laskuttajan tiedot 2. Laskun tiedot. 3. Maksajan tiedot. 4. Laskulle lisätään tuotteita rivikohtaisesti. Uuden laskurivin saa painamalla rivin päässä olevaa '+' -merkkiä. 5. Laskua voi esikatsella ennen valmistumista. Myyntilaskut-osion alla on myös erillinen Lataa -välilehti, jonka kautta voi lähettää laskuja Finvoice-muotoisena xml-tiedostona. Yhdessä xml-tiedostossa saa olla kerrallaan 10 laskua. Laskuille luodaan laskunkuvat Apixin järjestelmässä.

13 12 Posteljooni Posteljooni on Laskumappi-palvelun toiminto, jonka avulla voi lähettää sähköpostilla tai tulostupalvelun kautta kirjeitä useille vastaanottajille. Kirjeet Kirje koostuu yhdestä tai useammasta dokumentista. Dokumentti voi olla vapaavalintainen PDF-tiedosto, tai Posteljoonin editorilla luotu sivu. Lähetysvaiheessa kaikki dokumentit yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi, joka toimitetaan eteenpäin. Kirjenäkymässä näkyy kaikki Posteljooniin lisätyt kirjeet, dokumenttien määrä kirjeessä, viimeisimmän kirjeen lähetyksen päivämäärä sekä vastaanottajien määrä. Klikkaamalla kirjeen nimeä voi esikatsella ja poistaa kirjeitä. Kirjeen luonti Uuden kirjeen voi luoda painamalla Lisää kirje -nappia Kirje-välilehdellä. PDF-tiedosto lisätään painamalla Valitse tiedosto-nappia. Luo dokumentti-napilla aukeaa editori, jonka avulla voi tehdä uuden sivun kirjeeseen. Editori tukee kuumia kenttiä, joihin täytetään vastaavat vastaanottajan tiedot lähetysvaiheessa. Custom - kentät ovat samalla tavalla toimivia, asiakaskohtaisesti määriteltävissä, olevia kenttiä.

14 13 Osoitekirja Vastaanottajien lisääminen Posteljooniin voi lisätä itse viestien vastaanottajia Osoitekirjan Lisää vastaanottaja kautta. 1. Asiakkaan tiedot 2. Valitse mihin ryhmään asiakas kuuluu tai luo uusi ryhmä 3. Asiakkaan sähköpostiosoite. Jos sähköpostiosoitekenttä on täytettynä lähetetään kirje sähköpostilla 4. Custom 1-4 kentät ovat asiakaskohtaisesti määriteltävissä olevia tietoja. Asiakaskirjeeseen lisätty Custom-kenttä näkyy vain niille asiakkaille, keille se on määritelty asiakastiedoissa. Vastaanottajien tuonti tiedostosta Posteljooni tukee vastaanottajien tuontia CSV-tiedostosta. CSV:n ensimmäinen rivi käsitellään otsikkotietoina, joiden avulla tiedot siirretään oikeisiin kenttiin. CSV:n merkistökoodauksen tulee olla ISO tai ISO muodossa.

15 14 1. Valitse Tuo tiedostosta 2. Valitse tuotava tiedosto 3. Tarkista tuotavien osoitteiden tiedot. Hylättyjä vastaanottajia ei tuoda osoitekirjaan, vaan ne tulisi korjata CSV-aineistolle ja suorittaa tiedoston tuonti uudelleen. Kun aineisto on kunnossa, hyväksy tuonti painamalla Hyväksy tuontinappia. HUOM! Vastaanottajien tuonti CSV:stä korvaa kaikki jo olemassaolevat vastaanottajat, myös käsin erikseen posteljoonin kautta lisätyt.

16 15 Posteljoonin käyttämät otsikot nimi1 / name1: vastaanottajan nimi (pakollinen) nimi2 / name2: vastaanottajan nimi, lisärivi katu1 / street1: katuosoite (pakollinen) katu2 / street2: katuosoite, lisärivi postinumero / postcode: postinumero (pakollinen) postitoimipaikka / postoffice: Postitoimipaikka (pakollinen) maakoodi / countrycode: 2-kirjaiminen (ISO alpha-2) maakoodi ryhmä / group: Vastaanottajan ryhmä custom1: Vapaa kenttä 1 custom2: Vapaa kenttä 2 custom3: Vapaa kenttä 3 custom4: Vapaa kenttä 4 Jos jokin pakollisista tiedoista puuttuu, ei kyseistä vastaanottajaa tuoda osoitekirjaan. Jos maakoodi puuttuu, asetetaan se oletuksena olemaan FI. CSV-tiedoston tallennus MS Excelissä Aineisto saadaan tallennettua Excelissä CSV-tiedostoksi valitsemalla Tallenna nimellä ja valitsemalla avautuvasta ikkunasta tiedostomuodoksi CSV(luetteloerotin) (*.csv). Tällöin Excel tallentaa aineiston Posteljoonin tukemaan muotoon. Excel varoittaa tallentaessa että työkirjoissa on ominaisuuksia, joita käytettävä tiedostomuoto ei tue, mutta näistä varoituksista ei tarvitse välittää. 1. Syötä tiedot siten että otsikkotiedot ovat ensimmäisellä rivillä

17 16 2. Tallenna tiedosto CSV (luetteloerotin)(*.csv) -tyyppisenä. 3. Hyväksy varoitukset. Kirjeen lähetys Kirjeen voi lähettää tulostuspalveluun klikkaamalla Kirje-välilehdeltä Lähetä kirjelinkkiä. Tällöin aukeaa uusi sivu, josta voi valita kirjeen vastaanottajat. Kun vastaanottajat on valittu, voi kirjeen lähettää käsittelyyn painamalla yläreunaan ilmestyvää Lähetä kirje-nappia. Lähetetyt kirjeet kirjautuvat Laskumapin lähetys-sivulle, sekä arkistoon.

18 17 Vastaanottajia voi suodattaa ryhmien perusteella. Valituille vastaanottajille näkyy kirjeen toimitustapa. Jos asiakkaalle on asetettu sähköpostiosoite, kirje välitetään sähköpostina. Muussa tapauksessa kirje lähtee paperilla. Sivun oikeassa alalaidassa näkyy lähetyksen jälkeen viesti onnistuneesta lähetyksestä. Järjestelmän tuottamat sähköpostit Ilmoitus saapuneesta laskusta Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista

19 18 Tilitoimistoon lähetetyt laskut Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta

20 19