Lempäälän kunnan ostopalvelulomitusten

Transkriptio

1 Lempäälän kunnan ostopalvelulomitusten kilpailutus 2016

2 Käsiteltävät asiat Kilpailutuksen taustaa Huomioita tarjouksen laadintaan Tarjousten käsittely ja vertailu Kysymyksiä ja vastauksia Muita huomioita 2

3 Kilpailutuksen taustaa Lempäälän kunta hoitaa 11 kunnan lomitukset; Akaa, Juupajoki, Kangasala, Lempäälä, Orivesi, Pirkkala, Pälkäne, Tampere, Urjala, Valkeakoski ja Vesilahti Kuukausipalkkaisia maatalouslomittajia on noin 70 Vuosilomaan oikeutettuja yrittäjiä noin 390, tiloja noin 280 Vuonna 2015 lomitettiin pv, joista itse järjestettyjä lomituspäiviä oli 3 638pv ja kunnallisesti lomitettiin pv. Kunnallisesti järjestetyistä lomituspäivistä ostopalvelun avulla järjestettiin n. 10 %, eli n pv. Ostopalvelujen käyttö on vuosittain hieman vähentynyt, vuonna 2010 kunnallisista lomituspäivistä järjestettiin 16 % ostopalvelun avulla 3

4 Kilpailutuksen taustaa Lempäälän kunta käyttää ostopalvelulomitusten hankintaan vuosittain noin Hankinta ylittää EU:n kynnysarvon palveluiden hankinnassa Kilpailutusmenettelynä on avoin menettely Kilpailutuksella toteutetaan puitejärjestely, johon otetaan mukaan kaikki hyväksytyn tarjouksen jättäneet toimijat Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä hankintakilpailun aikana. Kilpailutuksessa noudatetaan ensisijaisuusjärjestystä, edellyttäen että palveluntuottaja kykenee työkohteessa työskentelemään lomituspalvelulain mukaisesti. Voi tulla eteen myös tilanteita joissa lomituksen sujuvan järjestämisen vuoksi ensisijaisuusjärjestystä ei aina voida noudattaa. Esim. Hankimme ostopalvelutoimijan (1.kerran kyseisellä tilalla) tilalle neljäksi päiväksi. Maatalousyrittäjän sijaisapu kuitenkin jatkuu vielä kaksi päivää, joten on lomituksen järjestämisen kannalta tarkoituksenmukaisinta hankkia kaksi lisäpäivää samalta toimijalta kuin neljä ensimmäistäkin. 4

5 Huomioita tarjouksen laadintaan Täytä tarjouslomakkeiden kaikki kohdat huolellisesti ja varmista, että yritys ja palveluntuottajat (työntekijät) täyttävät tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusvaatimukset Palauta tarjouslomake, työntekijäselvitys jokaisesta yrityksen lomituksia suorittavasta työntekijästä ja tarvittavat liitelomakkeet Seuraavat liitelomakkeet tulee sisällyttää tarjoukseen: Todistus, että yritys kuuluu arvonlisävero-, ennakkoperintä- ja tarvittaessa työnantajarekistereihin (kätevimmin todistuksen voi tulostaa osoitteesta > YTJ-tietopalvelu - Yrityshaku) Verovelkatodistus (saatavilla esim. vero.fi) Todistus YEL- tai MYEL-vakuutuksen voimassaolosta Todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta Jokaiselta työntekijältä todistus vuoden työkokemuksesta maataloustyöstä. (yrittäjät voi todistaa asian esim. Melan todistuksella, että MYEL-vakuutus on ollut voimassa yli vuoden) Myös maatalousalan koulutuksesta ja mahdollisesta työturvallisuuskortista on selvyyden vuoksi hyvä liittää todistuskopio tarjoukseen Palauta tarjousasiakirjat suljetussa kirjekuoressa Lempäälän lomatoimistoon viimeistään klo Kuoreen merkintä: Maatalouslomituspalvelut/tarjous Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous on ajoissa perillä. Esim. jos tarjous myöhästyy postista johtuvasta viivytyksestä, on tarjous silloin myöhässä ja se on hylättävä. Sähköpostilla lähetettyjä tarjouksia ei hyväksytä mukaan kilpailutukseen 5

6 Avoin tarjousmenettely 6

7 Tarjousten avaus ja tarkastus Tarjoukset avataan pidettävässä avauskokouksessa, josta pidetään pöytäkirja Ensimmäiseksi arvioidaan tarjousten oikeellisuus Tarjousvertailuun valitaan mukaan vain hyväksytyt tarjoukset Kunta voi pyytää tarjousten avaamisen jälkeen tarjoajia täydentämään tai täsmentämään tarjouksen asiakirjoja, esim. pyytää puuttuvaa liitettä, tms. Tarjous on hylättävä: jos se on tarjouspyynnön vastainen jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai hinta ylittää kattohinnan jos tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti tai muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti, jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen Tarjous on saapunut sähköpostilla 7

8 Tarjousten vertailu Hyväksytyt tarjoukset pisteytetään tuotantosuunnittain tarjouspyynnön mukaisesti Tarjousvertailun tuloksena on oheisenlainen vertailu tuotantosuunnittain. 1.parsi ja pihatto 2.automaattilypsy 3.porsitussikala 4.lihasikala jne.. 1. Mikon lomitus Minnan apu Oy Mikon lomitus T:mi Tiina 2. Pekka Ky Loma Oy Pekka Ky Mikon lomitus 3. Loma Oy T:mi Ammu T:mi Tiina 4. T:mi Ammu Yllä olevassa esimerkissä automaattilypsytilan lomituksia tarjotaan ensiksi Minnan apu Oy:lle, jos se ei pysty työtä tekemään, kysytään seuraavana Loma Oy:ltä, jne. Kaikki hyväksytyt tarjoukset pääsevät listalle mukaan 8

9 Tarjouspäätös Lempäälän kunnanhallitus tekee hankintapäätöksen EU-hankinnoissa sopimus voidaan tehdä ja hankintapäätös panna täytäntöön vasta, kun on kulunut ns. pakollinen odotusaika. Odotusaika on 21 päivää siitä kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä ja valitusosoituksesta. Tästä johtuen uudet sopimukset voidaan allekirjoittaa vasta joulukuussa Lomatoimisto on yhteydessä toimijoihin, kun sopimukset ovat allekirjoitettavissa. 9

10 Kysymyksiä ja vastauksia Voiko tarjoukseen liittää ylimääräisen ehdon, joka sisältyy solmittavaan ostopalvelusopimukseen? Vastaus: Tarjouksen on oltava tarjouspyynnön mukainen. Huomioida pitää myös se, että hankintayksikkö voi pyytää tarjoukseen tarkennusta, mutta tarjousta ei voi parantaa enää tarjousajan päättymisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen mukana on ostopalvelusopimuspohja, jota käytetään, kun sopimukset solmitaan. Muun sisältöisiä sopimuksia ei tehdä. 10

11 Muita huomioita Hyväksytyt tarjoukset kattavat sopimuskauden , jonka ajan hinnat ovat kiinteät Hankinnassa ei ole optiomahdollisuutta Kannattaa varmistaa soittamalla, että tarjous on tullut postitse perille Tarjouspyynnön yhteydessä on palautettava myös liitelomakkeet Kunta voi pyytää myöhemmin lisäselvennystä liitteisiin esim. YEL-todistus puuttuu, mutta tarjouspyyntöä ei voi enää myöhemmin muuttaa Tarjous on ehdottomasti palautettava suljetussa kirjekuoressa klo mennessä 11

12 Infotilaisuuden keskustelu Tilaisuudessa keskusteltiin vain tämän esityksen aiheista, muita aiheita ei noussut esille 12

13