Vuoden 2012 talousarvion täytäntöönpano-ohje Kaupunginhallitus

Transkriptio

1 Vuoden 2012 talousarvion täytäntöönpano-ohje Kaupunginhallitus

2 Sisällysluettelo 1. Yleistä 3 2. Taloutta ja toimintaa ohjaavat säännöt ja ohjeet 3 3. Talousarvion täytäntöönpano ja sitovuus 3 4. Raportointi 4 5. Talousarviomuutokset 5 6. Tilivelvolliset 6 7. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta 6 8. Talousarvion noudattamisen erillisohjeet Henkilöstön palkkaaminen Myyntilaskut Hankinnat Irtaimistohankinnat Vuosikorjaus- ja perusparannusmenot Ostolaskujen käsittely Virka- ja työmatkat Avustusten myöntäminen 10

3 1. Yleistä Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä niihin liittyvät määrärahat ja tuloarviot kokouksessaan Talousarviossa määrätään sitovat talousarviokohdat ja sitovat tavoitteet. Näillä täytäntöönpano-ohjeilla saatetaan kaupunginvaltuuston hyväksymä talousarvio käytäntöön. 2. Taloutta ja toimintaa ohjaavat säännöt ja ohjeet Kuntalaki, kirjanpitolaki ja -asetus, kirjanpitolautakunnan ja sen kuntajaoston antamat ohjeet, Loviisan kaupungin hallintosääntö, Loviisan kaupungin talousarvio ja taloussuunnitelma sekä Loviisan kaupungin muut sisäiset ohjeet. 3. Talousarvion täytäntöönpano ja sitovuus Kaupungin toiminnassa on noudatettava talousarviota. Kaupungin tehtävät on järjestettävä ja organisoitava niin, että toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan ja että kaupungin talous on tasapainossa. Kaikki kaupungin viranhaltijat ja työntekijät ovat vastuullisia omasta toiminnastaan ja kaikissa toimissa noudatetaan hyvää hallinto- ja johtamistapaa. Käyttösuunnitelmalla ohjataan valtuuston hyväksymän talousarvion täytäntöönpanoa. Talousarvion täytäntöönpanon vastuut jakautuvat voimassa olevan organisaation mukaisesti. Keskukset jakavat valtuuston hyväksymät määrärahat ja tuloarviot osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi käyttösuunnitelmissaan. Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät niiden alaisille vastuualueille talousarvion käyttösuunnitelman ja investointiohjelman. Toimielimen käsittelyn jälkeen kaupunginjohtajan ja keskusten johtajien tulee päättää seuraavien tasojen (tulosyksiköt) käyttösuunnitelmien

4 hyväksymisestä (määrätä hyväksyjät ja hyväksymismenettelyt). Päätös tehdään kirjallisena viranhaltijapäätöksenä. Tulosyksiköille voidaan myös asettaa tarkennettuja toiminnallisia tavoitteita, jotka on johdettu kaupunginvaltuuston vastuualueelle hyväksytyistä talousarviotavoitteista ja joiden tarkoituksena on siten edesauttaa vastuualuetasoisten tavoitteiden saavuttamista. Käyttötalousosan sitovuus on keskuksen (ulkoinen) nettomääräraha eli toimintakate ilman suunnitelman mukaisia poistoja ja laskennallisia eriä sekä sitovat toiminnalliset tavoitteet eli ns. avaintavoitteet. Investoinnit Investointiosan sitovuus on hanke- ja keskuskohtaisesti yli euron hankkeet ilman arvonlisäveroa. Investointiosan kaikista yli euron yksittäisistä hankkeista edellytetään jo talousarvion laadintavaiheessa hankesuunnitelmaa, joka sisältää toteutusaikataulun ja riittävän kattavat ja realistiset investointilaskelmat. Investointisuunnittelusta annetaan tarkemmat ohjeet erillisessä investointiohjeessa. Toteuttamisvaiheessa teknisen keskuksen ja sen keskuksen, jonka vastuulle investointihanke kuuluu, virkamiehet valmistelevat yhteistyössä kaikki investointihankkeeseen liittyvät täytäntöönpanosuunnitelmat kilpailutussopimuksineen, kuten myös talonrakennushankkeiden luonnospiirustukset. Tekninen keskus vastaa talonrakennus, katu- ja yleisten alueiden yms. infrahankkeiden etenemisestä ja toteutuksesta. Keskukset vastaavat muiden hankkeiden toteutuksesta. Tekninen lautakunta päättää investointihankkeisiin liittyvistä sopimuksista, kuten urakka-, hankinta- ja muista sopimuksista, ja vastaa hankkeeseen liittyvien kilpailutusprosessien toteuttamisesta. Tekninen lautakunta päättää investointihankkeita koskevista hanke- ja toimeenpanosuunnitelmista ja hyväksyy ne. Toimeenpanosuunnitelman tulee sisältää myös rahoitussuunnitelma. Tekninen lautakunta päättää talousarviossa yksilöityjen kaupungin talonrakennushankkeiden luonnospiirustuksista ja hankesuunnitelmista. Ennen teknisen lautakunnan päätöstä keskus, jonka vastuulle talonrakennushanke kuuluu, antaa lausuntonsa piirustuksista ja hankesuunnitelmasta.

5 Maksuvalmiuden suunnittelua varten tulee investointihankkeista tehdä rahoitussuunnitelma, jonka tekninen keskus toimittaa konsernihallinnon taloustoimistoon ennen kuin hankkeen toteuttaminen aloitetaan. Investointien rahoitukseen liittyvistä valtionosuuksien hakemisesta ja maksatushakemuksista vastaa keskus, jonka vastuulle hankkeeseen tai projektiin liittyvä toiminta kuuluu. Hakemuksista ja päätöksistä toimitetaan kopiot konsernihallinnon taloustoimistoon. 4. Raportointi Vastuu toiminnan ja talouden seurannasta on keskusten johtajilla ja vastuualueiden päälliköillä. Vastuuhenkilöiden on seurattava määrärahatilanteen kehittymistä ja sovitettava toiminnat määrärahojen mukaisesti. Käyttötalouden ja investointihankkeiden toteutumisesta on raportoitava toimielimille säännöllisesti. Konsernin taloudellisesta tilanteesta raportoidaan kaupunginhallitukselle osavuosikatsauksilla 1 4 ja 1 8 sekä tilinpäätöksellä. Osavuosikatsauksiin tulee sisältyä kumulatiivinen toteuma, toteumatietojen perusteella laadittu arvio koko vuoden toimintamenojen ja -tulojen kehityksestä verrattuna hyväksyttyyn talousarvioon sekä keskuksen ja vesiliikelaitoksen johdon sanalliset kommentit keskuksen toiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta sekä arvio loppuvuoden kehityksestä. Osavuosikatsaukseen sisältyvä ennuste loppuvuoden toteumasta laaditaan vastuuyksikkötasoilla siten, että osavuosikatsaus 1 4 sisältää kirjanpidon toteumatiedot kuukausilta ennusteen kuukausilta 5 12 ja osavuosikatsaus 1 8 sisältää kirjanpidon toteumatiedot kuukausilta ennusteen kuukausilta Vastuu tietojen oikeellisuudesta vastuuyksikön osalta ja vastuuyksikön ennusteen luotettavuudesta on kunkin vastuuyksikön päälliköllä ja keskuksen johtajalla. Vastuuyksikkötasojen ennusteet muodostavat yhteenlaskettuina keskuksen ennusteen. Keskuksen johtaja vastaa talousarviotavoitteiden saavuttamisesta ja määrärahojen riittävyydestä oman keskuksensa osalta ja kukin vastuuyksikön johtaja oman vastuualueensa osalta. Mikäli tilikauden aikana toteutuvat menot ja niistä laaditut koko vuoden ennusteet osoittavat talousarvion ylitystä tai vaihtoehtoisesti tulokertymät ovat liian alhaisia ajankohtaan nähden, on välittömästi ryhdyttävä toimenpiteisiin. Toimintaa tulee kehittää siten, että löytyy vastaava säästö tai tulojen lisäys. Keskuksen johtaja vastaa talousarviotavoitteiden toteutumisesta ja raportoi

6 johtamistoimenpiteet kaupunginhallitukselle (osavuosikatsausraportoinnissa johdon kommentit), joita talousarviossa pysyminen edellyttää. Lautakuntien ja vesiliikelaitoksen johtokunnalta edellytetään taloudellisen tilanteen seuraamista vähintään osavuosikatsausten yhteydessä ja valmiutta sopeuttaa toimintaa talousarviossa pysymisen mukaiseksi. 5. Talousarviomuutokset Mikäli johtamistoimenpiteistä huolimatta talousarviota ei saada tasapainoon, edellyttää se talousarviomuutoksen tekemistä. Valtuuston hyväksymissä sitovissa tavoitteissa on pysyttävä. Mikäli keskustasolla ulkoinen toimintakate ylittyy 0,5 %:lla, on siitä tehtävä talousarviomuutosesitys kaupunginhallitukselle ja edelleen valtuustolle. Vastuualueiden välisiin käyttösuunnitelmiin tehtävistä muutoksista päättää pääsääntöisesti asianomaisen keskuksen johtaja. 6. Tilivelvolliset Talousarvion toteuttamisen tilivelvollisia (KuntaL 9 luku 75 ) ovat kaikki toimielinten jäsenet sekä seuraavat viranhaltijat: kaupunginjohtaja, hallintojohtaja, talousjohtaja, kehittämisjohtaja, satamajohtaja, perusturvajohtaja, sivistysjohtaja, tekninen johtaja, lautakuntien esittelijät, talouspäällikkö, henkilöstöpäällikkö ja vesihuoltopäällikkö. 7. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on oltava riittävä sisäinen valvonta ja riskien hallinta. Sisäinen valvonta tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joiden tavoitteena on: 1) kunnan toiminnan tuloksellisuuden ylläpitäminen ja edistäminen ohjeiden ja säännösten mukaisesti

7 2) toiminnan jatkuvuuden turvaaminen 3) tietojärjestelmien luotettavuuden varmentaminen 4) virheiden, erehdysten ja väärinkäytösten minimointi, ennakointi ja toteaminen 5) varojen ja muiden resurssien huolellisen ja taloudellisen käytön turvaaminen Vastuu asianmukaisen sisäisen valvonnan toteuttamisesta on kullakin keskuksella ja vastuuyksiköllä ja jokaisella esimiesasemassa olevalla henkilöllä itsellään. Sisäinen valvonta on olennainen osa päivittäistä johtamista ja kaikkea esimiestyötä. Loviisan kaupungin perustehtävänä on tuottaa palveluita kaupunkilaisille. Riskienhallinnalla tarkoitetaan kaikkia niitä menetelmiä, joiden avulla turvataan kaupungin toiminnalliset perusedellytykset, jotta perustehtävää voidaan toteuttaa häiriöttä ja keskeytyksettä, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti ympäri vuoden. Sisäinen valvonta tukee ja edesauttaa riskienhallinnan toteuttamista. 8. Talousarvion noudattamisen erillisohjeet Talousarvio on laadittu tuloslaskelman muodossa tulo- ja menolajeittain Kuntaliiton tililuettelomallin pohjalta. Kirjaamisessa tulee noudattaa kirjaamisohjeita ja pitää tilit saman sisältöisinä. Tilikaudella tapahtumat tulee kirjata oikeille kirjanpitokuukausille. Kaudet suljetaan vajaan puolentoista kuukauden kuluttua, kuukauden 15. päivä. 1. Henkilöstön palkkaaminen Henkilöstösuunnitelma toimii henkilöstöresurssin ja palkkaamisen perustana. Tilikauden aikana pitäydytään henkilöstösuunnitelmassa ja sen mukaisissa tehtävissä ja viroissa. Täyttölupamenettely ja henkilöstön palkkaaminen tapahtuu hallintosäännön mukaisesti. Henkilöstösuunnitelmassa olevan tehtävän/viran vapautuessa tulee toimielimen vastuuhenkilön aina ensisijaisesti miettiä voitaisiinko tehtävät hoitaa olemassa olevan resurssin uudelleen kohdentamisen ja prosessien parantamisen kautta. Uusia ulkoisia rekrytointeja tulee välttää. Mikäli organisaatiossa on tarvetta henkilöstösuunnitelmaan sisältymättömille viroille ja toimille,

8 kaupunginhallitus perustaa henkilöstösuunnitelmaan sisältymättömät vakituiset virat ja toimet lautakuntien ja henkilöstöjaoston esityksestä. Lautakunnat voivat perustaa määräaikaisen palvelussuhteen, joka päättyy viimeistään Määrärahat on pystyttävä osoittamaan keskuksen voimassa olevasta talousarviosta. 2. Myyntilaskut Keskusten ja vastuualueiden tulee huolehtia siitä, että niiden vastuulla olevat tulot saadaan täysimääräisinä ja viipymättä kaupungille ja että tarvittavat taksa- ja maksumuutokset toteutetaan. Tulot tulee laskuttaa pääsääntöisesti kuukausittain tai välittömästi sen jälkeen kun laskutusperuste on syntynyt. Maksuaika on 14 päivää netto. Olemassa olevaa perintäohjetta noudatetaan tilanteissa, joissa asiakas ei maksa laskua ajallaan. 3. Hankinnat Kaikkien hallintokuntien on toiminnassaan noudatettava hankintalakien (laki julkisista hankinnoista, erityisalojen hankintalaki) ja hankinta-asetuksen määräyksiä sekä kaupunginhallituksen hyväksymiä kaupungin yleisiä hankintaohjeita ja kaupunginhallituksen hyväksymiä pienhankintaohjeita, katso myös investointiohje. Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan ratkaisuun. Hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjouksen tekijöitä ja tarjouksia on kohdeltava tasapuolisesti. Kaikkien yksiköiden tulee ensisijaisesti käyttää keskitetysti solmittuja hankintasopimuksia, ja vain erittäin painavista syistä hankinnat voidaan hoitaa toisin. Voimassaolevista hankintasopimuksista informoidaan kaupungin intranetsivuilla.

9 1. Irtaimistohankinnat Kalusto- ym. irtaimistohankinnoissa on noudatettava kaupungin yleisiä hankintaohjeita ja pienhankintaohjeita. Irtaimistohankinnoista yli alv euron hankinnat tulee käsitellä investointiosaan kuuluvina hankkeina. Jos hankintameno on alle euroa + alv, hankinta tehdään kokonaisuudessaan käyttötalousmäärärahoilla ja kirjataan kokonaisuudessaan talousarviovuoden kuluksi. Keskusten vastuuyksiköt ylläpitävät irtaimistoluetteloa omista hankinnoistaan, joiden arvonlisäveroton arvo on euroa, ja vastaavat siitä. 2. Vuosikorjaus- ja perusparannusmenot Rakennusten korjausten osalta on harkittava aina, onko korjaus luonteeltaan normaalia vuosikorjausta vai perusparannusta. Vuosikorjaukset rahoitetaan kokonaisuudessaan käyttötalousosan määrärahoilla ja kirjataan talousarviovuoden kuluksi. Vuosikorjauskuluista ei tehdä poistoja. Perusparannusmenot puolestaan rahoitetaan investointimenoilla määrärahoilla ja aktivoidaan taseeseen. 4. Ostolaskujen käsittely Jokaisella ostolaskulla on oltava asiatarkastaja ja laskun hyväksyjä, jotka ovat eri henkilöitä. Hyväksyjä ei saa hyväksyä omaa itseään koskevia laskuja tai laskurivejä, vaan ne toimitetaan eteenpäin esimiehelle hyväksyttäväksi. Saapuvat laskut tulee tarkistaa ja hyväksyä viipymättä. Toimielinten on vuosittain päätettävä laskujen asiatarkastajat ja hyväksyjät sekä heidän varamiehensä. Sijaisjärjestelyissä tulee huomioida toiminnan jatkuvuus ja viivästyskorkojen välttäminen. Kaupunginjohtaja, keskushallinnon vastuualueiden johtajat ja keskusten päälliköt tekevät vuoden aikana tarvittavat muutokset päätöksiin esimerkiksi henkilöiden vaihtuessa. Toimielinten päätökset laskujen hyväksyjistä ja asiatarkastajista sekä heidän varamiehistään tulee toimittaa konsernihallinnon taloustoimistoon mahdollisimman pian tilikauden vaihtuessa, kuten myös tilikauden aikana tapahtuneiden muutosten aiheuttamat viranhaltijapäätökset.

10 Laskun hyväksyjän rooli Laskun hyväksyjän on jo tilausvaiheessa tarkistettava määrärahojen riittävyys ja hyväksyttävä meno suullisesti. Laskun hyväksyjä vastaa siitä, että hankinta on tehty voimassa olevien sääntöjen mukaisesti ja että niistä on tehty tarvittavat päätökset. Asiatarkastajan rooli Laskun asiatarkastajan on tunnettava laskutuksen perusteena oleva asia ja hänen tehtävänään on tarkistaa, että laskun tiedot ovat oikein ja tilattu tavara tai palvelu on vastaanotettu. Mikäli laskun tiedoissa on puutteita tai ne ovat virheellisiä esimerkiksi hinnan, kappalemäärän, saatujen alennusten, hankinnan laadun tms. suhteen, tulee asiasta reklamoida välittömästi ja pyytää hyvityslasku tavaran/palvelun toimittajalta. Laskua ei tule lähettää hyväksyttäväksi tai maksatukseen ennen kuin reklamointi on selvä. Asiatarkastaja tekee tarvittavat tiliöintimerkinnät, tili, kustannuspaikka ja arvonlisävero, ellei toisin sovita. Kaupunginjohtaja, talousjohtaja, hallintojohtaja ja talouspäällikkö voivat hyväksyä myös muiden toimielinten kuin kaupunginhallituksen tositteita kiireellisissä maksatukseen liittyvissä tapauksissa ja toimielinten varsinaisten hyväksyjien ollessa estyneinä. Edellä mainitut viranhaltijat voivat myös hyväksyä koonteina saapuvien ostolaskujen kirjaukset, silloin kun niiden sähköinen kierrättäminen ei ole tarkoituksenmukaista. Keskitetysti kirjattavien ostomenojen kirjausperusteet ja asiatarkistus (tositepohjat) tulee kuitenkin aina hyväksyttää etukäteen keskuksissa, jotta aiheuttamisperiaatteen toteutuminen voidaan varmistaa. Meno kirjataan kirjanpitoon aiheuttamisperiaatetta noudattaen. Muut kirjanpitotositteet (esim. muistiotositteet) Muut kirjanpitotositteet hyväksyy talouspäällikkö tai talousjohtaja ellei tositteen aiheuttama kirjaus ole olennainen tai muutoin periaatteellinen, jolloin se toimitetaan ao. keskukseen hyväksyttäväksi. 5. Virka- ja työmatkat Virka- ja työmatkat tulee tehdä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin työn tarkoituksenmukaisen suorittamisen kannalta on mahdollista.

11 Matkakustannusten korvausten maksamisen edellytyksenä on, että matkalasku lähetetään Populuksen kautta viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä sille, jolle voimassa olevien määräysten mukaan laskun hyväksyminen kuuluu. Hyväksyjä lähettää matkalaskun palkanlaskentaan Populuksen kautta (poikkeus luottamushenkilöt ja kaupunginhallituksen puheenjohtajan hyväksymät matkalaskut). Kokouspalkkiot ja matkakustannusten korvaukset luottamushenkilöille Kuntalain (42 ) mukaan luottamushenkilöille suoritetaan kokouspalkkioiden ja matkakustannusten lisäksi korvausta ansionmenetyksestä sekä kustannuksista, joita luottamustoimen vuoksi aiheutuu sijaisen palkkaamisesta, lastenhoidon järjestämisestä tms. syystä. Kokousmatkatiedot ilmoitetaan kokouksessa erityiseen listaan, jonka pitämisestä vastaa hallintokunnan sihteeri. Kokouspalkkiot maksetaan erillisen palkkiosäännön mukaan. 6. Avustusten myöntäminen Joidenkin keskusten toimivaltaan kuuluu erilaisten avustusten myöntäminen. Avustettavien kohteiden tulee edistää Loviisan kaupungin tavoitteita. Avustusten myöntäjän on selvitettävä avustettavan yhteisön taloudellinen tilanne ja seurattava avustuksen käyttöä. Kaupungin oikeus avustuksen saajan toiminnan ja talouden tarkastamiseen tulee ilmoittaa ehtona avustuksen myöntämiselle esimerkiksi avustusten hakuilmoituksissa ja myöntämispäätöksessä seuraavasti: Loviisan kaupungilla on oikeus tarkistaa saajan hallintoa ja taloutta todentaakseen avustuksen ehtojen noudattamisen. Myönnettävän avustuksen suhde avustettavien yhteisöjen omarahoitusosuuteen tulee olla taloudellisesti perusteltu. Avustusta ei myönnetä, jos yhteisön toiminnan jatkamiselle ei ole taloudellisia edellytyksiä. Avustuksia voidaan myöntää enintään talousarviossa avustuksiin varatun määrärahan verran.