Asian valmistelu ja tiedustelut: kulttuuritoimenjohtaja Henrika Suna, puh

Transkriptio

1 Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta Kaupunginhallitus Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta Valtuustoaloite / Kotiseutuarkistolle arvoisensa säilytystilat 352/ /2015 Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta Asian valmistelu ja tiedustelut: kulttuuritoimenjohtaja Henrika Suna, puh Tero Niemisen ym. valtuustoaloitteessa esitetään, että Orimattilan kotiseutuarkisto sijoitetaan sellaisiin tiloihin, joissa säilyttäminen on turvallisempaa nykyisiin tiloihin verrattuna. Nykyiset tilat lämpötilavaihteluineen eivät sovi kotiseutuarkistossa säilytettävälle aineistolle. Aloitteessa todetaan kustannusvaikutuksen olevan pieni, kun tilat löytyvät kaupungin omista tiloista. Liite nro 5 Kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen perinne, saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita. Suomen arkistolaitoksen määräyksessä ja ohjeessa arkistotiloista sanotaan, että arkistotilojen tulisi suojata aineistoa vedeltä ja haitalliselta kosteudelta, tulelta ja palokaasuilta, liialliselta lämpenemiseltä ja valolta, ilman epäpuhtauksilta, ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä, sekä poikkeusoloissa. Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Asiakirjoja rasittavat eniten suhteellisen kosteuden ja lämpötilan äkilliset vaihtelut, joten arkistotilojen olosuhteissa on pyrittävä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin. Orimattilan kunnanvaltuusto on perustanut kuntaan kotiseutuarkiston. Arkiston nykyiset tilat kulttuuritalon kolmannessa kerroksessa eivät ole ilmankosteuden ja lämpötilan osalta optimaaliset arkistointitarkoituksiin, koska lämpötilan ja ilmankosteuden vaihtelu on suurta. Suuri vaihteluväli johtuu tilan sijainnista ullakkotilassa, jossa talvikuukausina eristys on riittämätön pitämään tila tasaisen lämpöisenä ja toisaalta kesäisin tila kuumenee peltikaton alla liian lämpimäksi. Ulkoilman kosteuden ja

2 kuivuuden vaihtelu vaikuttaa suoraan arkistotilan ilmankosteuteen. Tilan lämpötilaa ja ilmankosteutta on seurattu vuoden 2011 jälkeen digitaalisella mittarilla. Ullakkotila on riskialtis tila arkistokäyttöön myös mahdollisten vesivahinkojen takia. Arkiston nykyiset tilat ovat jäämässä kooltaan liian pieniksi. Kotiseutuarkisto on järjestetty kokonaisuudessaan vuonna Tämän jälkeen arkistolle on lahjoitettu huomattava määrä uutta aineistoa, josta osa ei enää mahdu hyllyille. Samassa tilassa säilytetään myös osaa taidemuseon ja kotiseutumuseon kokoelmista siten, että koko tilasta noin yksi kolmasosa on arkistokäytössä ja kaksi kolmasosaa museoiden käytössä. Museoiden kokoelmia ei ole mahdollista siirtää muualle, koska museoiden muut säilytystilat ovat kooltaan pieniä ja täynnä. Orimattilan kaupungin omissa tiloissa ei ole vapaita, ilman remontointi- ja kalustuskuluja suoraan kotiseutuarkiston uudeksi tilaksi sopivia tiloja. Tasaisen lämpötilan ja ilmakosteuden vaatimus aiheuttaa kustannuksia, mikäli mikä tahansa jo olemassa oleva tila remontoidaan arkistokäyttöön. Uuteen arkistotilaan on hankittava kiskoilla kulkevia siirtohyllyköitä, jolloin hyllytilaa saadaan n. 80 % enemmän kiinteisiin hyllyköihin verrattuna. Uusi arkistotila tulisi mitoittaa noin 20 vuoden tarvetta varten. Sivistystoimen kehittämissuunnitelmassa vuoden 2016 yhtenä toiminnallisena tavoitteena on tehdä tarveselvitys kulttuuritalon laajennuksesta koskien kirjasto-, nuoriso- ja kulttuuritoimen yhteistä monitoimitilaa. Kotiseutuarkiston uusien tilojen yhdistäminen tähän suunnitelmaan olisi toiminnallisesti järkevää. Kotiseutuarkiston sijainti kulttuuritalolla kirjaston ja taidemuseon yhteydessä parantaisi kotiseutuarkiston käytettävyyttä ja helpottaisi arkiston asiakaspalvelua. Orimattilan kirjasto on viime vuosina skannannut kotiseutuneuvos Alli Hosiaisluoma-Karppisen kuva-arkiston, joka kuuluu kotiseutuarkiston kokoelmaan. Alkuperäisten kuvien käytettävyys helpottuisi, mikäli kotiseutuarkisto sijaitsisi kirjaston yhteydessä. Mikäli kotiseutuarkisto sijoitetaan muualle kuin kaupungin omiin tiloihin, vaatii tilan vuokraaminen huomattavaa lisämäärärahaa kulttuuritoimen talousarvioon. Arkiston sijainti erillään muista kulttuuripalveluista vaikeuttaisi myös arkiston asiakaspalvelua ja siten käytettävyyttä. Kaupungin tämänhetkinen taloustilanne ei myöskään puolla ulkopuolisen tilan vuokraamista. Kotiseutuarkiston muutto- ja uudelleenjärjestelytyöt vaativat projektityöntekijän palkkauksen vähintään kahden viikon määräajaksi kulttuuritoimenjohtajan avuksi. Palkattavalla työntekijällä tulee olla riittävä työkokemus arkistoalalta. Projektityöntekijän

3 palkkamääräraha on varattava kulttuuritoimen talousarvioon. Sivistystoimenjohtaja: Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päättää liittää kotiseutuarkiston uusien tilojen rakentamisen tarveselvityksen osaksi kirjasto-, nuorisoja kulttuuritoimen yhteistä tarveselvitystä kulttuuritalon laajennuksesta. Toimialojen yhteisen monitoimitilan tarveselvitys tehdään vuonna Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päättää antaa esittelytekstinä olevan selvityksen kaupunginhallitukselle vastauksena kotiseutuarkiston säilytystiloista tehtyyn valtuustoaloitteseen. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Kaupunginhallitus Arkistolaki koskee arkistonmuodostajia, joilla on annettu julkisia tehtä viä kuten kunnat. Arkistolaitos antaa lisäohjeita näiden säi ly tys ti lo ja varten erityisesti pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja varten. Kunnalla on suoranainen velvoite säilyttää vain omat asiakirjat, ei yksityisiä arkis to ja, joita ovat mm. järjestöjen ja yksityishenkilöiden arkistot. Näin ollen arkistolaitoksen määräykset eivät koske yksityisiä asia kir jo ja. Yksityisiä arkistoja voi tarjota säilytettäväksi myös tällä alueella Hämeen lin nan maakunta-arkistoon ja tietyissä tapauksissa myös elinkei no elä män yksityisarkistoon Mikkeliin. Mm. Lahden kaupunki ei ota vastaan yksityisiä arkistoja. Orimattilan kaupunki on ryhtynyt säilyttämään erilaisia yksityisiä asiakir jo ja ja esineitä vapaaehtoisesti. On varmasti perusteltua, että ti la jossa näitä asiakirjoja ja esineitä säilytetään täyttävät kaksi kri tee riä: lämpötila on yli 16 astetta ja ilmankosteus välillä 50-60, het kit täin kosteus voi vaihdella. Orimattilan kaupungilla on hyvin paljon erilaisia tiloja, samoin on mah dol li suus kartoittaa kaupungin keskustan alueelta muita so vel tuvia tiloja. Sivistystoimen kehittämisohjelman investointien osalta ei kirjauksia ei ole hyväksytty kaupunginvaltuustossa vaan on todettu, että investoinnit käsitellään erikseen talousarvion käsittelyn yh tey dessä vuosittain. Vuoden 2016 talousarvioon tai vuosien inves toin ti oh jel maan ei ole varattu määrärahoja tarveselvityksen te kemi seen kulttuuritalon laajennuksesta. Tämän vuoksi hallitukseen näh den sitovat palvelukeskusten tavoitteiden kohta, johon tar ve sel vitys tä koskeva tavoite on jäänyt vaikka sitä koskevia määrärahoja ei

4 Kaupunginjohtaja: ole, on syytä käsitellä käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä vie lä uudelleen ja poistaa kirjaus koska määrärahojakaan ei ole. Edellä selostetun vuoksi lautakunnan esittämä malli ei ole to teut tamis kel poi nen vaan asia on syytä palauttaa uudelleen valmisteluun si ten, että kulttuuritoimi yhdessä tilapalvelun kanssa käy läpi kau pungin vapaana olevat kaupunginhallituksen selostusosassa mai ni tut kriteerit täyttävät tilat ja mahdolliset yksityiset tilat ja pyrkii sitä kaut ta löytämään asiaan ratkaisun. Kaupunginhallitus päättää palauttaa aloitteen uudelleen val mis teltavk si kulttuuritoimen ja tilapalvelun yhteistyönä, jonka jälkeen asia tuo daan uudelleen kaupunginhallitukseen. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Täytäntöönpano pöytäkirjanote: kulttuuritoimenjohtaja Henrika Suna, toimitilajohtaja Jarmo Koskinen Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta 125 Asian valmistelu ja tiedustelut: kulttuuritoimenjohtaja Henrika Suna, puh Kulttuuritoimi on yhteistyössä tilapalvelun kanssa laatinut tar ve sel vityk sen kotiseutuarkiston uusista tiloista. Kotiseutuarkiston lisätilan tar ve on kasvanut entisestään, koska arkistoon on vuonna 2016 lahjoi tet tu mm. edesmenneen kotiseutuneuvos Alli Ho siais luoma-karppi sen jäämistöstä suurehko määrä valokuvia ja asiakirjoja, joille ei täl lä hetkellä ole hyllytilaa. Myös kotiseutumuseon ja taidemuseon säi ly tys ti lo jen tarve on kasvanut kokoelmien karttuessa, joten ori matti la lai sen kulttuuriperinteen tallentamiseen tarvittava lisätila on huomioi tu tässä tarveselvityksessä kokonaisuutena. Tarveselvityksessä on esitelty asian lähtökohdat ja tarpeet, mää ri telty säilytysolosuhteet, esitelty tilanhankintavaihtoehdot, kustannusten muo dos tu mi nen ja aikataulu. Liite nro 2 Kulttuuripalvelujen ja museoiden toiminnan, kotiseutuarkiston käy tettä vyy den ja asiakaspalvelun kannalta esitellystä kolmesta ti la vaih toeh dos ta paras on vaihtoehto 1., taidemuseon yhteydessä sijaitsevan en ti sen kulttuurisihteerin huoneen muuttaminen kotiseutuarkiston tilak si sekä museoiden säilytystilaksi. Tilan vaatimien muutostöiden han ke suun nit te lu ajoittuu vuosille ja toteutus vuodelle 2019.

5 Sivistystoimenjohtaja: Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta antaa kaupunginhallitukselle ja edel leen kaupunginvaltuustolle esittelytekstin mukaisen vastauksen ko ti seu tu ar kis ton tiloja koskevaan valtuustoaloitteeseen. Päätös: Kokouksessa kulttuuritoimenjohtaja Henrika Suna esitteli asiaa. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Lisäksi lautakunta päätti esit tää, että kotiseutuarkiston tilojen hankesuunnitelmassa sel vi tettäi siin niiden toteuttaminen tarveselvityksessä todettujen vaih to eh tojen 1. ja 3. pohjalta.