FORSSAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE

Transkriptio

1 FORSSAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE

2 Sisältö 1. Viestintäohjeen tavoitteet 2. Vastuut ja organisointi 2.1 Toimialojen viestintävastaavat 2.2 Luottamushenkilöt viestijöinä 2.3 Henkilöstö viestii 3. Sisäinen viestintä 4. Ulkoinen viestintä 4.1 Mediaviestintä 4.2 Mediatiedotteet 4.3 Tiedotustilaisuus 4.4 Haastattelut ja lähdesuoja 4.5 Päätösviestintä Julkiset ja salassa pidettävät asiat Tiedotusvälineiden palvelut Kokousasioiden julkaisu nettisivuilla 5. Markkinointiviestintä 5.1 Forssan visuaalinen ilme Graafinen ohjeisto Markkinointitunnus Typografia Vaakuna Kaupunkistrategian markkinointi-ilme 5.2 Markkinointimateriaalit Lomakkeisto ja powerpoint esitykset Esitteet 5.3 Markkinoinnin keinot Messut, näyttelyt, tapahtumat Ilmoitukset ja mainonta PR-tuotteet Kuvamateriaalin käyttö Tiedotuslehti 6. Verkkoviestintä 6.1 Intranet - Vornetti 6.2 Sähköposti 6.3 Kaupungin nettisivut 6.4 Kansalaisen arviointitili ja Otakantaa.fi palvelu 6.5 Sosiaalinen media 7. Kriisiviestintä 7.1 Kriisiviestinnän määrittely 8. Hankeviestintä 2

3 1. Viestintäohjeen tavoitteet Tämä viestintäohje on laadittu Forssan kaupungin henkilöstön tueksi, mutta erityisesti rungoksi niille, joiden tehtävänkuvaan kuuluvat erilaiset viestinnälliset toimet. Ohjeistus palvelee siis varsinkin esimiehiä, toimialojen viestintävastaavia ja verkkoviestinnästä vastaavia. Viestintäohje on osa Forssan kaupungin viestintä- ja markkinointikäytäntöä, joka sisältää kaupunkistrategian mukaiset kaupungin viestinnän ja markkinoinnin tavoitteet, painopistealueet, strategiset päämäärät, toimenpiteet sekä arvioinnin. Myös vuonna 2005 käyttöönotettu graafinen ohjeisto sekä vuoden 2015 kaupunkistrategian markkinointi-ilme sekä sosiaalisen median ohjeet ovat osa viestintä- ja markkinointikäytäntöä. Näillä työkaluilla voidaan yhdessä rakentaa yhtenäistä ja toimivaa kaupunkikuvaa. Kaikki kunnan toiminta on julkista. Tämän vuoksi yhteydenpito tiedotusvälineiden kanssa tulee olla sujuvaa ja häiriötöntä. Viestintäohje antaa käytännön neuvoja mediayhteistyöhön. Viestinnän tärkein kanava on sähköinen tiedonvälitys niin ulkoisesti kuin sisäisestikin. Myös näihin toimintoihin liittyvä ohjeistus malleineen on liitetty tähän viestintäohjeeseen. Viestintäohje löytyy osoitteesta K:\TEKSTIT\Kaupungin säännöt sekä Vornetista Toimialat/Keskushallinto/Viestintä ja markkinointi. 2. Vastuut ja organisointi Kaupunginvaltuusto luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden osallistumiselle. Kaupunginhallitus johtaa ja valvoo kunnan viestintää. Kaikissa yksiköissä viestinnästä vastaa yksikön johtaja. Forssan kaupungin organisaatiossa viestintä kuuluu keskushallintoon perustettavan kehittämisyksikön toimintatehtäviin. Kehittämisyksikkö linjaa ja kehittää koko kaupunkikonsernin viestintää. Viime kädessä vastuu kaupungin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä on kaupunginjohtajalla. Kaupungin noin 500 hengen organisaation viestintä ei voi toimia ilman toimialojen tukea. Jokainen kunnan organisaatiossa viestii työssään koko ajan. Eri toimialojen yksiköiden ja yhtiöiden viestintää johtavat niiden päälliköt ja johtajat. On tärkeää, että esimiehet huolehtivat oman toimialueensa viestinnän resursseista. Ilman viestintää ei voi johtaa. 3

4 2.1 Toimialojen viestintävastaavat Toimialojen viestintävastaavat toimivat yhteistyössä esimiesten kanssa ja hoitavat oman toimialansa (yhtiönsä) viestintää oto-tiedottajina. Oma motivaatio ja innostus viestintätehtäviin ovat avainasioita tehtävien hoitamiselle. Viestintävastaavan tehtävänä voi olla yhdessä johdon ja esimiesten kanssa mm. vastata toimialansa esite- ja esittelymateriaalista huolehtia toimialansa näkyvyydestä henkilöstötiedotteissa ja mediassa rohkaista esimiehiä ja henkilöstöä viestimään ajankohtaisista/kiinnostavista aiheista toimia toimialansa yhdyshenkilönä medialle Tärkeä tehtävä on erityisesti lisätä ja päivittää toimialan tietoja ja ajankohtaisia asioita sähköisiin kanaviin sekä aktivoida myös muita samaan toimintaan. Päivityksien hoito ja vastuut voidaan myös jakaa usealle päivittäjälle. Viestintävastaaville järjestetään alan koulutuksia ja yhteispalavereja. Viestintävastaavan tehtävät on mitoitettava ja sovittava kunkin toimialan tilanteen sekä oto-tiedottajan persoonan ja päätyötehtävän mukaan. Viestintävastaavien tulee seurata medioissa julkaistuja kaupunkiin liittyviä artikkeleita ja asioita. Toimialojen tiedottajien tulee huolehtia siitä, että ko. asioista vastaava oikaisee medioissa mahdollisesti esiintyneet virheelliset tiedot. 2.2 Luottamushenkilöt viestijöinä Kuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vuoropuhelua tulee edistää. Rakentava vuoropuhelu tuo uusia näkökulmia asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon. Kunnan luottamushenkilöillä on oikeus saada kunnan viranomaiselta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisena, jolleivät ne sisällä salassa pidettäviä tietoja. Toimielimen jäsenenä hänellä on oikeus niihin salassa pidettäviinkin tietoihin, joita tarvitaan toimielimen käsiteltävinä olevissa asioissa. Luottamushenkilön oletetaan ottavan asioista selvää, olevan aloitteellinen, avoin ja rehellinen sekä esiintyvän selkeästi ja puhuvan arkikieltä. 2.3 Henkilöstö viestii Työntekijällä on oikeus sananvapauden nojalla julkisuudessa esittää näkemyksiään niistä asioista, joita hän toimiessaan joutuu käsittelemään. Asioiden valmistelun tulee kuitenkin tapahtua organisaation sisällä, ei tiedotusvälineissä. Asioista ulospäin viestiessä on tärkeää, että se tapahtuu 4

5 yhteisesti hyväksyttyjen pelisääntöjen mukaisesti ja tehtyjä päätöksiä kunnioittaen. Viestinnän tulee olla omaa työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa. Jokainen kunnan työntekijä on velvollinen opastamaan asukaita oikeiden tietojen ja palvelujen lähteille. Neuvontaan on suhtauduttava asiakkaan näkökulmasta ja oltava valmiina auttamaan asiakasta eteenpäin myös oman vastuualueensa ulkopuolelle menevissä kysymyksissä. Asiakaspalvelu eri yksiköissä on oleellisesti kaupungin imagoon vaikuttava tekijä. Jokainen työntekijä viestii kuvaa Forssan kaupungista. 3. Sisäinen viestintä Hyvä sisäinen viestintä lähtee toisen ihmisen kunnioittamisesta hyvästä käytöksestä ja ystävällisestä vuorovaikutuksesta. Avoin sisäinen viestintä luo kannustavaa, keskustelevaa ja kehittyvää työilmapiiriä. Hyvä sisäinen tiedonkulku auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Työntekijöiden tulee olla selvillä kaupungin ja sen eri yksiköiden nykytilanteesta, sen tulevaisuudennäkymistä ja siitä miten mahdolliset muutokset vaikuttavat omaan työhön ja tulevaisuuteen. Kaupungin sisäisen viestinnän tulee olla joustavaa ja avointa sekä organisaatiossa pysty- ja vaakasuorassa suunnassa tapahtuvaa. Suuri vastuu sisäisestä tiedonkulusta on yksiköiden esimiehillä, joiden tulee pitää omaa joukkoaan jatkuvasti ajan tasalla sekä säännöllisin palaverein että päivittäisessä kommunikoinnissa. Niin hyvistä kuin huonoista, erimielisyyttäkin aiheuttavista asioista on kerrottava riittävän varhaisessa vaiheessa ja tasapuolisesti, jolloin ehkäistään huhujen syntyminen. Myös työntekijällä on vastuu selvittää asioita oma-aloitteisesti. Tiedonkulun tulee olla vuorovaikutteista. Sisäinen viestintä voi olla suullista, kirjallista tai sähköistä. Sisäisen viestinnän välineitä ovat mm. työpaikkakokoukset, tiedotustilaisuudet, tiedotteet, pysyväismääräykset, henkilöstölehdet, sähköpostiviestit, tekstiviestit ja sähköiset julkaisukanavat. 4. Ulkoinen viestintä 4.1 Mediaviestintä Mediaa ei voi hallita, mutta sen toimintamekanismeja voi oppia tuntemaan ja ymmärtämään. Suurin osa tiedonvälityksestä kunnan ja asukkaiden välillä kulkee median kautta. Tiedotusvälineitä on kohdeltava ystävällisesti, aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti. Myös kielteisistä asioista tulee kertoa, mikäli niillä on yleistä merkitystä. 5

6 Tiedotusvälineitä tulee kohdella tasapuolisesti ja tiedot tulee antaa samanaikaisesti ja samansisältöisinä. Etuoikeus on sillä medialla, joka on ensin havainnut uutisaiheen. Parhaaseen tulokseen päästään avoimella ja myönteisellä suhtautumisella toimittajan työhön. Molemminpuolinen luottamus on tärkeä takuu joustavalle tiedonkululle. Keskeneräisistäkin asioista tiedottaminen lisää asukkaiden luottamusta kunnan hallintoon. Kuntalaisten tulee saada ajoissa kertoa mielipiteitään valmisteltavista asioista. Medioille lähetettävät tiedotteet ovat median edustajille raakamateriaalia, jota heillä on oikeus lyhentää ja muokata, kunhan asiasisältö ei muutu. 4.2 Mediatiedotteet Mediatiedotteessa asiat tulee kertoa selkeästi ja yksinkertaisesti. Tärkein asia kirjoitetaan aina tiedotteen ensimmäisille riveille. Tiedotteesta tulee selkeästi käydä ilmi mitä on tapahtunut, missä ja mitkä ovat asian vaikutukset. Tiedotteelle kannattaa miettiä informoiva ja kiinnostava otsikko. Toimitukset saavat usein paljon materiaalia ja jutut valitaan osin jo otsikon perusteella. Isot mediat lähtevät harvoin liikkeelle pelkän tiedotteen varassa, joten yhteydenotto toimitukseen on monesti tarpeen. Tiedotteen sisällöstä vastaa yksikön esimies. Tiedotteet päivätään ja niissä kerrotaan sen laatija sekä lisätietojen antajan yhteystiedot. Tiedote laitetaan ensin kaupungin verkkosivustoille (nettisivut, Luottamushenkilöportaali LHVP ja Vornetti) ja sen jälkeen lähetetään sähköpostilla medialle halutussa laajuudessa. Jakelun vaihtoehtoja ovat paikalliset, maakunnalliset tai valtakunnalliset tiedotusvälineet. Malli tiedotteesta löytyy viestintäohjeen liitteistä. 4.3 Tiedotustilaisuus Mikäli asia uutuuden, monimutkaisuuden tai laajuuden vuoksi edellyttää asiantuntijoiden ja toimittajien tapaamista, järjestetään tiedotustilaisuus. Kutsu on hyvä lähettää ainakin viikkoa ennen tilaisuutta. Kutsuun tulee laittaa tilaisuuden aika, täsmällinen paikka sekä asia lyhyesti ja sitä esittelevät henkilöt. Yleensä tilaisuudessa jaetaan medialle laadittu lyhyt tiedote, jossa asiaa selvitetään kirjallisesti sekä mahdollisesti muuta lisämateriaalia. Kuvia toimitetaan tarvittaessa. Toimituksilla on nykyisin melko pienet henkilöresurssit ja osallistuminen tilaisuuksiin ei aina ole suurta. Mediatiedote kannattaa lähettää heti tilaisuuden jälkeen myös niille, jotka eivät ole päässeet paikalle. Malli tiedotustilaisuuden kutsusta löytyy viestintäohjeen liitteistä. 6

7 4.4 Haastattelut ja lähdesuoja Haastatteluun kannattaa valmistautua keräämällä tarpeellista materiaalia ja varaamalla rauhallinen tila. Haastateltavan tulee tietää mihin mediaan haastattelua käytetään sekä miten hänen lausuntojaan käytetään. Haastateltavan pyyntöön jutun tarkistamisesta tulee journalistin ohjeiden mukaan yleensä suostua. Oikeus koskee vain omia lausumia. Journalistista päätösvaltaa ei luovuteta toimituksen ulkopuolelle. Toimitus voi jutuissaan käyttää myös lähdesuojaa. Se on sananvapauteen liittyvä oikeus, jonka tarkoituksena on taata julkiselle sanalle keinot valvoa vallankäyttöä ja tuoda esiin salattuja epäkohtia. Journalistin oikeus ja moraalinen velvollisuus on pitää lähteensä salassa. Tietolähteen ei tarvitse pelätä joutuvansa painostuksen tai kostotoimen kohteeksi. Lähdesuoja antaa viestin laatijalle ja julkaisijalle oikeuden olla paljastamatta lähteen henkilöllisyyttä. Lähdesuoja voidaan kuitenkin tietyissä tapauksissa tuomioistuimen päätöksellä murtaa. 4.5 Päätösviestintä Kuntalaki edellyttää, että kaupunki tiedottaa valmisteilla olevista asioista. Valmistelun julkisuuteen kuuluu, että päätösesityksiä ja niiden vaikutuksia käsitellään julkisuudessa jo ennen luottamuselinten kokouksia. Kaupungin luottamuselinten esityslistat ovatkin merkittävä tietolähde valmisteilla olevista asioista. Kokousten päätösviestinnässä on otettava huomioon kuntalain lisäksi myös julkisuuslain salassapitosäännökset, henkilötietolaki sekä Kuntaliiton ohjeet henkilötietojen julkaisemisesta internetissä Julkiset ja salassa pidettävät asiat Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Salassapito edellyttää aina lakitasoista sääntelyä. Luottamuselimillä tai viranhaltijoilla ei ole valtaa määrätä muita asioita tai asiakirjoja salassa pidettäviksi. Lain mukaan salassa pidettäviä asioita ei anneta julkisuuteen. Julkisuuslaissa on lueteltu salassa pidettävät asiat. Salassa pidettävät asiat ovat yleensä liiketai ammattisalaisuuksia tai yksityisyyden suojaan liittyviä asioita, esimerkkeinä kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot sekä oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja ja oppilashuoltoa koskevat asiat, yksityisen henkilön taloudellinen tilanne, terveydentila sekä sosiaalihuollon etuudet ja tuet. Kokousasiat on pyrittävä kirjoittamaan niin, että käsiteltävä asia on varsinaisessa pykälätekstissä eikä liitteissä. 7

8 Pykälätekstiin ei tule merkitä henkilötietoja tai lain mukaan salassa pidettäviä tietoja, vaan ne on syytä laittaa kokousasiakirjan (salaisiin) liitteisiin. Listatekstien tulee olla selkeitä ja tiiviitä, perustelujen ja vaihtoehtojen tulee näkyä varsinaisessa listatekstissä ja päätösesitys pohjautuu lyhyenä niihin Tiedotusvälineiden palvelu Kaupunki lähettää valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat sekä niiden liitteet yhtä aikaa kaikille paikallisille tiedotusvälineille hyvissä ajoin ennen kokousta. Esityslistat ovat luettavissa samanaikaisesti myös kaupungin nettisivuilla. Käsittelyyn tulevia asioita voidaan esitellä myös kaupungin sosiaalisen median välineissä. Päätöksistä tiedotetaan tiedotusvälineille välittömästi kokouksen jälkeen. Kokouksen sihteeri tai tiedottaja lähettää kokouksen jälkeen tiedotusvälineille tiedotteen, jossa on kerrottu kokouksessa tehdyt päätökset. Tiedotteen loppuun tulee laittaa puheenjohtajiston ja valmistelijoiden yhteystiedot, joilta voi tarvittaessa kysyä asiasta tarkemmin. Kaupungille toimitetut hankinta-, urakka- ja muut vastaavat tarjousasiakirjat sekä viranomaisten laatimat edullisuusvertailulaskelmat tulevat julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjouspyynnöt tulevat julkisiksi, kun pyyntö on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen tieto siitä, keneltä tarjouksia on pyydetty, on julkinen Kokousasioiden julkaiseminen nettisivuilla Valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat liitteineen julkaistaan ennen kokousta kaupungin nettisivuilla. Pöytäkirjat julkaistaan niiden valmistuttua. Kokousasiat julkaistaan pääsääntöisesti liitteineen, paitsi salassa pidettäviä asioita sisältävät liitteet. Muitten osapuolten kanssa tehtävät sopimukset, henkilötiedot tai lain mukaan salassa pidettävät tiedot merkitään kokousasian liitteisiin, mutta niitä ei julkaista kaupungin nettisivuilla. Kuntaliitto on antanut kunnille erilliset ohjeet salassa pidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen käsittelystä ja internetissä julkaisemisesta. Henkilötietolain mukaan yksityishenkilöiden henkilötunnuksia, osoite-, puhelinnumero- tai muita yhteystietoja ei saa julkaista internetissä, ellei siihen ole asianomaisen suostumusta tai muuta laillista perustetta. Myöskään henkilörekistereitä eli listoja henkilötiedoista ei saa laittaa internetsivuille ilman rekisteröityjen suostumusta tai muuta lakiin perustuvaa syytä. Esimerkiksi luettelot viran- ja toimenhaltijoiden ansioista muodostavat henkilörekisterin, jota ei saa viedä nettisivuille. 8

9 Erityislaissa säädettyyn julkipanomenettelyyn kuuluvat lupapäätöslistat, joita pidetään yleisesti nähtävänä vain lainsäädännön edellyttämän määräajan, eivät muodosta henkilörekisteriä. Tämä koskee mm. maankäyttö- ja rakennuslain mukaisia päätöksiä erilaisten lupien saajista. Siten esimerkiksi tiedot rakennusluvan saajista voi laittaa verkkoon, kunhan laissa säädettyjä julkipanomenettelyn edellytyksiä noudatetaan tarkasti. Henkilötietoja sisältävät kokousasiat on pidettävä internetissä vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan. 5. Markkinointiviestintä Markkinointiviestinnän keskeisenä tavoitteena on - vahvistaa myönteistä Forssa -kuvaa - edistää Forssan arvostusta - vaikuttaa tavoitemielikuvan ja maineen saavuttamiseen Kaupungin ja koko Forssan seudun hyvä julkinen kuva synnyttää luottamusta ja vetovoimaa. Maineenhallinta on johtamisen ydintoimintoja. Kuva kaupungista syntyy tekojen kautta, mutta myös ulkopuolisten tahojen ja tiedotusvälineiden välittämänä. Mitä johdonmukaisemmin ja toistuvammin kaupunki viestii omia keskeisiä viestejään, sitä todennäköisemmin ne näkyvät myös kaupungin maineessa. Forssan kaupungin hyvä maine ja imago ovat tärkeitä kilpailu- ja vetovoimatekijöitä. Parasta markkinointia ovat hyvin toimivat ja laadukkaat palvelut, terve taloudenpito, toimiva vuorovaikutus ja viihtyisä ympäristö. Kaupungin tietoinen profilointi onnistuu, kun luottamushenkilö- ja virkamiesjohdolla on yhteisesti hyväksytty visio, näkemys tulevaisuudesta sekä sen pohjalta laadittu strategia. Profilointi on kaupungille ominaisten vahvuuksien esiintuomista pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti. Tavoiteltavan kaupunkikuvan on oltava uskottavaa ja sovittava yhteen todellisuuden kanssa, jotta se ei käänny itseään vastaan. Usein markkinointiprojekteja toteutetaan yhteistyössä seutukunnan ja elinkeinoelämän, järjestöjen, oppilaitosten ja muiden toimijoiden kanssa, mikä vaatii yhteistä näkemystä ja sitoutumista. Markkinointiviestinnän keskeisimpiä tavoitteita ovat Forssan ja sen tarjoamien palveluiden tunnetuksi tekeminen, matkailun edistäminen, elinkeinoelämän toimintamahdollisuuksien turvaaminen sekä uusien asukkaiden ja työpaikkojen saaminen. 9

10 5.1 Forssan visuaalinen ilme Jokainen forssalainen asukas rakentaa kotikaupunkinsa mainetta ehkä vahvemmin kuin mikään ulkoinen merkki tai mainos. Myös kaikki kaupungin tarjoamat palvelut ja asiakkaiden kohtaaminen ovat se pohja, jolle mainetta rakennetaan. Näiden lisäksi tarvitaan myös ulkoisia merkkejä ja tunnuksia tuomaan esiin yhtenäisyyttä ja kertomaan kaupungin toiminnoista. Uskottava ja yhdenmukainen visuaalinen identiteetti parantaa kaupungin tunnettavuutta ja vahvistaa brändiä. Visuaalinen identiteetti on kaupungille pääomaa. Kaupungin yksiköiden ilmoitusten, nettisivujen, esitteiden ym. tulee olla tunnistettavissa osaksi samaa kaupunkikonsernia Graafinen ohjeisto Forssan kaupungin graafinen ohjeisto otettiin käyttöön vuonna Graafinen ohjeisto luotiin kaupungin graafisen ja visuaalisen ilmeen yhtenäisen perustan ylläpitämiseksi. Graafisen ohjeiston kulmakiviä ovat kaupungin markkinointitunnus ja sen käyttötavat sekä kaupungin oma typografia ja värimaailma. Yhdessä nämä visuaaliset tunnisteet muodostavat Forssan visuaalisen ilmeen. Visuaalisten tunnisteiden johdonmukaisella käytöllä rakennetaan yhtenäistä mielikuvaa kaupungista sekä vahvistetaan viestien perillemenoa. Tavoitteena on, että Forssan tiedotus- ja markkinointimateriaali on tunnistettavaa, yhdenmukaista ja laadukasta, jolla on oma ja erottuva visuaalinen identiteettinsä. Forssan graafinen ohjeisto kokonaisuudessaan löytyy osoitteesta K:\TEKSTIT\Kaupungin säännöt sekä Vornetista Toimialat/Keskushallinto/Viestintä ja markkinointi Markkinointitunnus Forssan kaupungin tunnus muodostuu kahdesta elementistä: sinivihreästä ja valkoisen joen halkomasta soikeasta liikemerkistä sekä tummansinisestä nimilogosta. Tunnus symboloi Forssaa modernina, rohkeasti tulevaisuuteen katsovana kaupunkina. Tunnuksen elementtejä ja niiden suhteita ei saa muuttaa ja niiden tulee aina olla ohjeistuksen mukaiset. Elementtejä ei myöskään saa käyttää erikseen 10

11 muutoin kuin joissain poikkeustapauksissa. Tunnuksesta tulee aina käyttää graafisen ohjeiston sähköisiä originaaleja. Graafisesta ohjeistosta löytyvät tarkemmat ohjeet tunnuksen käytöstä Typografia Typografia on yksi yhdenmukaisen visuaalisen ilmeen tunnuselementeistä. Sopivasti persoonalliset, mutta selkeät kirjasimet varmistavat erottuvuuden ja tehostavat siten kaupungin markkinointiviestintää. Forssan kaupungin typografiassa on käytössä kaksi kirjasinperhettä: Trebuchet MS ja New Century Schoolbook. Trebuchet MS on pääsääntöisesti käytössä otsikoissa, ingresseissä ja muissa lyhyissä teksteissä. New Century Schoolbook - fonttia puolestaan käytetään suurissa tekstimäärissä eli leipäteksteissä. Forssan kaupungin kaikissa painettavissa viestintä- ja markkinointimateriaaleissa käytetään näitä kahta tunnusfonttia. Fontit on asennettu kaikille työasemille Vaakuna Kaikilla kunnilla ja kaupungeilla on käytössään heraldinen tunnus eli vaakuna käytettäväksi virallisissa yhteyksissä. Sen lisäksi lähes kaikki kunnat ovat kehittäneet oman markkinointitunnuksen mainontaan ja epävirallisempaan käyttöön. Forssan vaakunan on suunnitellut ja piirtänyt heraldinen taiteilija Olof Eriksson ( ). Vaakuna vahvistettiin vuonna Sinisessä kentässä oleva hopeinen vesiratas symboloi kosken partaalle syntynyttä teollisuutta. Ulkopuolisten tahojen ei tarvitse enää pyytää vaakunan käyttämiseen kaupunginhallituksen lupaa, mutta sen käytöstä toivotaan ilmoitettavan kaupungille. Yleisen periaatteen mukaan vaakunaa voidaan käyttää kaikissa muissa tapauksissa, paitsi niissä joissa se joutuu alistettuun tai tallattuun asemaan. Esim. tuolien istuinosassa, ruokaliinoissa ja matoissa vaakunan käyttö ei ole hyväksyttävää. Vaakunan painoväriksi on määritelty: mattapinta PMS 293U kiiltäväpinta PMS 293C Netissä #1860AB Kaupungin käytössä vaakunaa on sovittu käytettäväksi juhlavissa, virallisissa ja kansainvälisissä yhteyksissä, kuten arvokkaiden juhlien yhteydessä, virkaasemaa korostavissa tehtävissä, virallisissa lomakkeissa jne. Mainoksissa, 11

12 ilmoituksissa ja markkinointiluonteisissa tilanteissa vaakunan sijaan käytetään kaupungin tunnusta Kaupunkistrategian markkinointi-ilme Kaupunkistrategian markkinointiviestinnässä käytetään Järkivihreä-teeman mukaista markkinointi-ilmettä asumisen, matkailun, yrittämisen sekä vapaaajan ja koulutuksen markkinoinnissa. Kaupunkistrategian keskeisin symboli on lentoon nouseva joutsen. Symboli kuvastaa modernilla tavalla rohkeutta, raikkautta ja avoimuutta sekä ympäristöarvoja. Markkinointi-ilmeen graafinen ohjeistus löytyy osoitteesta K:/TEKSTIT/Kaupungin säännöt sekä Vornetista Toimialat/Keskushallinto/Viestintä ja markkinointi 5.2 Markkinointimateriaalit Lomakkeisto ja powerpoint -esitykset Kaupungin graafisen ohjeiston mukainen lomakkeisto on osa viestintää. Sovelluksia esim. valmiita mallipohjia asiakirjoille, kirjeille, saatteille ja tiedotteille on tarkemmin esitelty graafisessa ohjeistossa. Valmiit mallipohjat on asennettu kaikille työasemille. Kaupungin sähköisessä esittely- ja esitysmateriaalissa käytetään siihen graafisen ohjeiston mukaan suunniteltua powerpoint -pohjaa, jossa on erikseen määritelty ulkonäkö esityksen aloitussivulle ja muille sivuille Esitteet Kaupunki julkaisee määräajoin erilaisia yleisesitteitä Forssasta. Esitteisiin pyritään liittämään tiivistelmiä eri kielillä. Toimialat julkaisevat omia esitteitään tarpeen mukaan kaupungin graafisia ohjeita noudattaen. Kaikista esitteistä on vedosvaiheessa hyvä tiedottaa viestinnästä ja markkinoinnista vastaaville henkilöille. Mahdollisuuksien mukaan esitteistä tehdään myös nettisivuilla julkaistavat versiot. 5.3 Markkinoinnin keinot 12

13 5.3.1 Messut, näyttelyt, tapahtumat Kaupunki rakentaa julkisuuskuvaansa myös erilaisilla messuilla, näyttelyissä ja tapahtumissa. Myös niissä käytetään yhtenäistä kaupungin visuaalista ilmettä ja tuodaan esiin sovittuja teemoja ja vetovoimatekijöitä Ilmoitukset ja mainonta OHJEISTUS LEHTI-ILMOITTELUUN YHTEISILMOITUS kaikkien toimialojen ilmoitukset julkaistaan kerran viikossa sunnuntaisin Forssan Lehdessä näyttävänä yhteisilmoituksena yhteisilmoitus on edullinen tiedottamiskanava, joka ei siis ole vain ns. virallisia kuulutuksia varten yhteisilmoituksissa käytetään Forssan tunnusta ja allekirjoituksena on Forssan kaupunki ja julkaisupäivämäärä yhteisilmoitus julkaistaan 4-värisenä ilmoitusmalli ja asetteluohjeet on toimitettu Forssan Lehteen julkaistava aineisto toimitetaan keskushallintoon osoitteella viimeistään perjantaina klo 10.00, josta toimialojen tekstit toimitetaan keskitetysti Forssan Lehteen. Kirjaamon postilaatikkoa lukee aina joku - lomista riippumatta. Ilmoitukset julkaistaan myös kaupungin nettisivuilla ja kaupungintalon ilmoitustaululla tekstissä olennainen asia tuodaan esille keveästi ja selkeästi, turhaa juhlavuutta ja mahtipontisuutta tulee välttää, ilmoituksella tulee olla myös lyhyt ja ytimekäs otsikko MUU ILMOITTELU kaikessa ilmoittelussa käytetään pääsääntöisesti Forssa-tunnusta toimialojen kustantamassa esim. rekrytointi-ilmoittelussa on mahdollista käyttää 4-väri-ilmoittelua tarpeen mukaan ilmoitusten varaamiseen ja tekemiseen voi käyttää myös mainostoimiston palveluita (Huom. tuntuva mainostoimistoalennus seudun ulkopuolisissa lehdissä) sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden julkaisujen ilmoitteluun osallistumisesta kannattaa neuvotella markkinointi- ja viestintähenkilöstön kanssa. Pääsääntöisesti kaupunki osallistuu kuhunkin julkaisuun vain yhdellä ilmoituksella. 13

14 TYÖPAIKKAILMOITUKSET Kaupungin työpaikkailmoitukset laaditaan kaupungin nettisivuille sekä työvoimatoimiston nettisivuille Avoimet virat ja tehtävät ilmoitetaan myös kaupungintalon virallisten kuulutusten ilmoitustaululla. Verkossa julkaistaan aina täydellinen työpaikkailmoitus. Lehti-ilmoitus voi olla suppeampi. Työpaikkailmoitukset tehdään kaupungin graafisen ilmeen mukaisesti. Forssan Lehdelle on toimitettu kaupungin graafinen ohjeisto ja sovittu työpaikkailmoittelun asettelusta. Vaikka rekrytointi-ilmoittelu toimii myös markkinointikeinona, tulee muistaa kuitenkin ilmoituksen pääasiallinen tarkoitus houkutella osaavia hakijoita PR-tuotteet Toimialat hankkivat tarvitsemansa liikelahjat omien budjettiensa puitteissa. Painatuskeskuksella on myös joitain liikelahjoja sisäisessä myynnissä. Hankittavissa liikelahjoissa tulee soveltaa yhteistä markkinointitunnusta ja graafisia ohjeita. Tavoitteena ovat omaleimaiset ja laadukkaat tuotteet, jotka tavalla tai toisella liittyvät Forssaan ja/tai sen historiaan. Hankinnassa pyritään suosimaan paikallisia valmistajia Kuvamateriaalin käyttö Kaupungilla on käytössä viestintä- ja markkinointikäyttöön tarkoitettua kuvamateriaalia, jota voi tiedustella viestintä- ja markkinointihenkilöstöltä. Valokuvien käyttöä ja niihin liittyvää lainsäädäntöä on kuvattu tarkemmin Sosiaalisen median ohjeissa Tiedotuslehti Forssan kaupungin tiedotuslehti julkaistaan kaksi kertaa vuodessa. Lehti on A4- kokoinen. Lehti on julkinen tiedote, joka jaetaan kaikkiin Forssan kotitalouksiin. Lehdessä esitellään kaupungin palveluja ja ajankohtaisasioita. Kesällä julkaistava tiedotuslehti jaetaan myös vapaa-ajan asuntoihin. Tiedotuslehteä on jaossa myös kaupungin eri yksiköissä. Tiedotuslehden sisältö teemoitetaan ja asiakokonaisuudet päätetään kaupungin johtoryhmässä ja niiden toteutus lehden toimitusneuvostossa. Lehti julkaistaan ilmestyttyään myös kaupungin nettisivuilla. 14

15 6. Verkkoviestintä Vornetissa, sähköpostitse, internetissä, sosiaalisessa mediassa ja tekstiviestien välityksellä tapahtuva viestintä on verkkoviestintää. Myös kaupunginhallituksen ja lautakuntien sähköinen kokousjärjestelmä on sähköistä sidosryhmäviestintää. 6.1 Intranet Vornetti Forssan kaupungin intranet-sivusto on selainpohjainen sisäinen lähiverkko nimeltään Vornetti. Se on kaikkien vakituisten työntekijöiden, esimiesten ja muutamaa viikkoa pidempien määräaikaisten työntekijöiden kohtaamispaikka ja työtila. Vornetilla on tärkeä rooli sisäisessä viestinnässä. Vornettiin pääsee sekä työpaikalta että kotitietokoneelta. Vornettia käyttämällä pysyy ajan tasalla kaupungin työntekijöille tarkoitetuista yhteisistä tapahtumista ja toimialojen asioista. Uusimmat yleiset tiedotteet ja toimialoja koskevat tiedotteet sekä tapahtumakalenteri on Vornetissa. Käytettävissä on kaupungin työhön liittyvät säännöt ja ohjeistukset sekä työssä tarvittavia lomakkeita, oppaita, suunnitelmia, koulutusmateriaalia, organisaatiokaavioita, raportteja jne. Vornetissa on tietoa henkilöstölle ja esimiehille laidasta laitaan. Vornetin etusivun kautta pääsee helposti mm. kaupungin sosiaaliseen mediaan: Facebookiin, Twitteriin, YouTubeen, Instagramiin. Lisäksi etusivulla on linkit Pedanettiin ja Wilmaan. Vornetti on vuorovaikutteinen sosiaalisen median väline. Sen kautta voi osallistua ajankohtaisiin keskusteluihin työhön liittyvistä asioista. Toisten keskustelunavauksia voi kommentoida tai tykätä niistä kuten Facebookissa. Vornetissa työryhmät ja tiimit voivat kokoontua ja tehdä työryhmän tai tiimin yhteisen työtilan, johon tallennetaan tiimin yhteiset asiakirjat muu sähköinen aineisto. Työtila on suljettu ja sinne pääsevät vain työryhmän jäsenet tai sinne kutsutut vierailijat. Työtilaan tiimi voi tehdä oman tapahtuma- tai projektikalenterin, tehtävälistat, avointen asioiden listat ja käydä tiimin kesken työhön liittyviä keskusteluja. Vornetin avulla vähennetään sähköpostien määrää ja kuormittavuutta. Tavoitteena on sisäisen viestinnän keskittäminen Vornettiin. 6.2 Sähköposti Sähköpostilla tarkoitetaan Forssan kaupungin sähköpostijärjestelmässä käyttäjien välistä sähköpostiliikennettä ja kaupungin sähköpostijärjestelmästä joko ulospäin tai sisäänpäin tulevaa sähköpostiliikennettä. Viestin ja asiakirjan raja on joissakin tapauksissa tulkinnanvarainen. Viesti saattaa asiayhteydestä riippuen olla myös asiakirja. Sähköisellä asiakirjalla 15

16 tarkoitetaan puolestaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksi antamiseen. Viralliseen käsittelyyn tulevat, kirjattavat asiat pyydetään toimittamaan seuraaviin osoitteisiin: ja Sähköposti on kohdennettu viestinnän väline, jota käytetään yhdelle henkilölle tai rajatulle joukolle suunnattuun viestintään. Internet ja intranet korvaavat sähköpostin laajempia ryhmiä koskevassa viestinnässä. Asiakkaiden palautteisiin ja kysymyksiin vastataan pääasiassa sähköpostin välityksellä, mikäli asiakas on jättänyt osoitteensa eikä vaadi muuta vastaustapaa. YHTENÄINEN SÄHKÖPOSTIKÄYTÄNTÖ Forssan kaupungin sähköpostiosoitteet voivat olla henkilökohtaisia tai virallisia kuten sekä toimialojen ja yksiköiden sähköpostiosoitteet. Kyseessä on työsähköposti, osoitetta ei ole syytä käyttää vapaa-ajan tarkoituksiin. Suositeltu allekirjoitus sähköpostin lopussa sisältää nimen, tittelin, osaston ja osoiteja muut yhteystiedot Poissaoloviestiä käytetään lomien ja muiden poissaolojen aikana Jos työntekijä saa toiselle tarkoitetun sähköpostiviestin, on se siirrettävä oikealle vastaanottajalle. Hänellä on viestistä vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto. Toiselle henkilölle (esimerkiksi kaimalle) tarkoitettu viesti on ohjattava edelleen oikeaan osoitteeseen, jos osoite on tiedossa. Jos osoitetta ei ole tiedossa, lähettäjälle on hyvän tavan mukaisesti annettava tieto epäonnistuneesta toimituksesta ja saapunut viesti on hävitettävä Työhön liittyvä sähköposti vastaanotetaan ja ohjataan oman organisaation sähköpostijärjestelmään. Sitä ei saa ohjata organisaation ulkopuolisiin sähköpostijärjestelmiin Epätavallisia sähköposteja ja liitetiedostoja on syytä varoa eikä niitä kannata avata. Sähköpostiviesti voi tulla myös muualta kuin viestin lähettäjäkentässä näkyvältä taholta Yleisten tiedotusten lähettäminen laajoilla jakelulistoilla (kaikki käyttäjät) on kiellettyä. Suuret tiedostot täyttävät sähköpostijärjestelmän ja sisäisen tiedottamisen kanavana toimii Vornetti Ketjukirjeiden välittäminen eteenpäin on kiellettyä 16

17 Sähköpostilaatikon koko on rajallinen. Sähköpostilaatikko on siivottava riittävän usein ja sieltä on poistettava tarpeettomat viestit. Talletettavat sähköpostit suositellaan tallentamaan arkistosähköpostikansioihin 6.3 Kaupungin nettisivut Internet-palvelut ovat julkishallinnon suosituin verkkopalvelu. Forssan kaupungin nettisivuilla on laajasti palveluja. Internet-palvelujen tärkein kohderyhmä on kaupungin asukkaat. Kaupunkilaiset odottavat löytävänsä sivuilta luotettavaa ja ajankohtaista tietoa sekä vuorovaikutteisia palveluja. Forssan kaupungin nettisivuilla on suoria palveluita, joita voidaan käyttää kotikoneilta, esimerkiksi kirjaston aineiston varaukset ja lainojen uusinta, päivähoitohakemukset, tapahtumien ilmoittaminen ja tilavaraukset. Nettisivujen on oltava aina ajan tasalla, uusin tieto päivitetään sivuille heti, kun se on tiedossa. Tiedot julkaistaan kaupungin nettisivuilla viimeistään silloin kuin muissakin tiedotusvälineissä. Kukin toimiala vastaa omista sivuistaan itsenäisesti. Toimialoille on nimetty nettisivuista vastaavat henkilöt ja suurissa sivukokonaisuuksissa voidaan nimetä myös eri osien päivittäjiä. Vastuuhenkilöt ilmoitetaan tietohallintohenkilöstölle. Nettisivujen rakenteesta ja toimivuudesta vastaa tietohallintohenkilöstö. Tiedot kaikista kaupungin palveluista pitäisi löytyä kaupungin nettisivuilta. Toimialojen omien sivustojen tekemistä ei suositella. Kaupungin nettisivut noudattavat Forssan kaupungin graafista ohjeistoa. Nettisivujen kautta kaupunkilaisilla on mahdollisuus palautteen antamiseen ja kysymysten esittämiseen toimialoille. Palautteisiin vastataan viivytyksettä. Nettisivuilla julkaistaan kaikki kaupunkia ja sen palveluja koskeva oleellinen tieto suomeksi. Lisäksi sivuilla on koosteet palveluista myös englanniksi, ruotsiksi, saksaksi ja venäjäksi. 6.4 Kansalaisen asiointitili ja Otakantaa.fi -palvelu Kaupungin nettisivuilla on käytössä sähköisen asioinnin kanavat Kansalaisen asiointitili sekä Otakantaa.fi -palvelu. Kansalaisen asiointitili on sähköisen asioinnin tietoturvallinen viestintäkanava kansalaisen ja viranomaisen välillä. Asiointitilin kautta kuntalainen voi lähettää mm. hakemuksia, kirjeitä, aloitteita ja palautetta. Kun viranomainen on 17

18 käsitellyt asiakkaan vireille paneman asian, voidaan päätös tai tiedoksianto lähettää sähköisesti suoraan asiointitilille. Otakantaa.fi on kaikille avoin, moniääninen kansalaisten, hallinnon ja päätöksentekijöiden kohtauspaikka. Otakantaa.fi -palvelun kautta kuntalaisilla on mahdollisuus vaikuttaa asioihin jo niiden valmisteluvaiheessa. Asian valmistelun yhteydessä avataan palveluun keskustelu tai kysely ko. aiheesta. 6.5 Sosiaalinen media Kaupungin käytössä olevia sosiaalisen median kanavia hyödynnetään palvelujen markkinoinnissa (esim. tapahtumamarkkinointi) sekä muussa toiminnassa. Sosiaalisen median kautta voidaan tavoittaa väestöryhmiä, joita ei muuten välttämättä tavoiteta. Sosiaalisessa mediassa mukana olo vaatii jatkuvaa seurantaa, tietojen päivittämistä ja mahdollisiin palautteisiin vastaamista. Vapaa-ajalla kaupungin työntekijöiden tulee muistaa sosiaalisessa mediassa esiintyessään asiallinen käytös, virka-asemansa ja salassapitovelvoitteet. Sosiaalisen median käytöstä on laadittu oma ohjeistuksensa. 7. Kriisiviestintä Forssan kaupungilla on osana valmiussuunnitelmaa oma kriisiviestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on etukäteen suunnittelemalla ja vastuuttamalla varmistaa onnistunut kriisin aikainen viestintä. Kriisitilanteissa noudatetaan samoja viestinnän periaatteita kuin normaaliolojen viestinnässä kiinnittäen kuitenkin erityistä huomiota mahdollisimman tehokkaaseen ja nopeaan viestintään sekä viestintävälineiden toimivuuteen. Kriisiviestinnän kohteet ovat kunnan asukkaiden lisäksi viranomaiset sekä kunnan muut organisaatiot. Suunnitelma sisältää ohjeet Forssan kaupungin viestintään normaaliajoista lähtien ja niiden häiriötilanteet sekä kriisitilanteet. Lisäksi näkökulmana on sisäinen ja ulkoinen viestintä ja tiedottaminen. Koska tiedon tarve kasvaa voimakkaasti onnettomuus-, uhka- ja erityistilanteissa, on viestintää tehostettava ja siihen on varattava riittävät toimintaedellytykset. Kaupungin yleiseen kriisiviestintään liittyvistä toimenpiteistä, kuten kriisiviestintään varautumisesta vastaa valmiuspäällikkönä tekninen johtaja. 7.1 Kriisitilanteen määrittely Kriisiviestintää vaativat esimerkiksi perusturvallisuutta uhkaavat onnettomuudet, tulipalot, kaappaukset ja uhkailu, epidemiat, laajat lakonuhat ja lakot, väärinkäytökset, rikosepäilyt, ympäristötuhot, tietojärjestelmien häiriötilanteet, saastuneiden maa-alueiden löytyminen asuntoalueelta, 18

19 juomaveden pilaantuminen, sähkökatkokset tai muut palvelujen toimintaan vakavasti vaikuttavat häiriöt. Kriisiviestinnässä keskeisenä painopisteenä on suuremman vaaran torjuminen ja korvaavista palveluista tiedottaminen, toimintaohjeiden antaminen sekä väärän tiedon leviämisen estäminen. Keskeistä on, että kuntalaisille välittyy mahdollisimman nopeasti täsmällinen tieto siitä, mitä on tapahtunut, mistä se johtuu ja mitä asialle ollaan tekemässä. Kaupungin kriisiviestintäsuunnitelma koostuu kaupungin yleisestä kriisiviestintäsuunnitelmasta sekä Vesihuoltoliikelaitoksen omasta kriisiviestintäsuunnitelmasta, joiden tulee yhdessä muodostaa saumaton kokonaisuus. Jokaisen kaupungin työntekijän velvollisuus on ilmoittaa poikkeavasta tilanteesta esimiehelle tarvittaessa tehdä ilmoitus suoraan hätäkeskukseen numeroon 112 Kriisitilannetta johtaa toimialan ja kaupungin johto, jota viestinnän ammattilaiset tukevat. 8. Hankeviestintä Käynnistyvän hankkeen hankesuunnitelmaan sisällytetään viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelma voidaan hyväksyä myös erillisenä asiakirjana. Hankkeista tiedotetaan myös kaupungin nettisivuilla. 19

20 LISÄTIETOJA VIESTINNÄSTÄ Viestintää ohjaavia säädöksiä ja asiakirjoja Kuntalaki, kuntalaisten osallistuminen ( 22) ja tiedottaminen ( 27) Järkivihreä Forssa -kaupunkistrategia 2014 Forssan kaupungin graafiset ohjeet 2005 Sosiaalisen median ohjeet 2015 LIITTEET Mediatiedotemalli Malli tiedotustilaisuuskutsusta Tiedottajan huoneentaulu Lue lisää: Kuntien verkkoviestintäohje, Suomen kuntaliitto 2010 Viestintäohjeen toimitus: kaupunginjohtaja Sami Sulkko kaupunginjohtajan sihteeri/markkinointisihteeri Päivi Majava viestintäsihteeri Heidi Cavén 20

21 Malli tiedotustilaisuuskutsusta Kutsu tiedotusvälineille Kutsu tiedotustilaisuuteen Kutsu on osoitettava selvästi kutsuksi tiedotusvälineille tiedotustilaisuuteen. Sitä ei pidä voida tulkita kutsuksi kaupunkilaisille tai tiedotteeksi, jonka voi julkaista saman tien uutisena. Kutsussa kerrotaan tilaisuuden aihe eli mistä asiasta ko. tilaisuudessa on kyse, niin, että toimittajat voivat arvioida, kannattaako tilaisuuteen tulla. Tilaisuudessa kerrottavan asian sisältöä ei kuitenkaan tule kertoa tyhjentävästi kutsussa. Kutsussa kerrotaan selvästi tilaisuuden aika ja paikka. Lisäksi on hyvä kertoa, keitä on paikalla asiasta kertomassa. Hyvän journalistisen tavan mukaan tiedotustilaisuudessa julkistettavia asioita ei uutisoida kutsun lähettämisen jälkeen ennen tiedotustilaisuutta. Haastatteluista voidaan sopia ennen tilaisuutta mutta silloin on varmistettava asian julkistamisajankohta. Kutsussa tulee olla lähettäjän nimi ja yhteystiedot. Kutsu lähetetään toimituksiin sähköpostilla ja se kirjoitetaan sähköpostin tekstikenttään eikä laiteta liitetiedostoksi. Fiinu Forssalainen Tiedottaja Forssan kaupunki p xxxx 21

22 Malli Kutsu tiedotustilaisuuteen Forssan kaupungin vuoden XXXX talousarviosta Tervetuloa vuoden 201X talousarviota koskevaan tiedotustilaisuuteen Forssan kaupungintalolle kaupunginhallituksen kokoushuoneeseen (II kerros) torstaina xx.xx.201x klo Tilaisuudessa ovat läsnä kaupunginhallituksen puheenjohtajat, kaupunginjohtaja ja talousjohtaja. Terveisin Fiinu Forssalainen Tiedottaja Forssan kaupunki p xxxx 22

23 Mediatiedote Julkaistavissa x.x.201x Otsikko kertoo mediatiedotteen tärkeimmän asian Hyvä otsikko ilmaisee tiedotteen olennaisimman asian lyhyesti, mutta mahdollisimman kiinnostavasti. Otsikon tekoon kannattaa panostaa, sillä sen perusteella lukijat päättävät, lukevatko tiedotteen loppuun. Tärkein asia kirjoitetaan otsikon lisäksi kahteen ensimmäiseen lauseeseen. Niissä tulee olla tiivistettynä tiedotteen pääasia. Tiedotteessa vastataan kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin, miten ja millaisin seurauksin. Tekstissä asiat esitetään tärkeysjärjestyksessä, tärkeimmästä vähemmän tärkeään, siten, että toimitukset voivat halutessaan jättää kappaleita pois sisällön siitä kärsimättä. Kappaleet ovat mielellään lyhyehköjä, samoin lauseet ja virkkeet. Tiedotteen kieli on selkeää ja ymmärrettävää yleiskieltä. Vältä sivistyssanoja, ammattikieltä ja lyhenteitä, elleivät ne ole yleisesti tunnettuja. Vastaanottajan on voitava lukea ja ymmärtää tiedote nopeasti. Väliotsikoita voi myös käyttää, sillä ne auttavat tekstin silmäiltävyyttä ja luettavuutta. Teksti kirjoitetaan valmiiksi julkaistavaan uutismuotoon. Hyvä tiedote on pituudeltaan noin 2000 merkkiä. Sen tulee mahtua tulostettuna yhdelle A4-sivulle, joten tiedotteessa kerrotaan lyhyesti ja uutismaisesti olennainen. Sitaatteja voi käyttää, jotta asiasta vastaava henkilö tulee esiin jo tiedotetekstissä. Sitaattiin kannattaa sijoittaa ennen kaikkea taustoittavaa tai seurauksia arvioiva lausunto. Tapahtumatiedotteessa tulee tarkastaa, että kaikki aika- ja paikkatiedot mainitaan tiedotteessa. Tiedotteessa ei saa olla virheitä. Erityisen tarkka tulee olla lukujen, nimien ja tittelien kanssa. Teksti on hyvä tarkastuttaa ennen lähettämistä asiantuntijalla, joka merkitään lisätietojen antajaksi. Lisätietojen antajan tulee olla tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen. Julkaisuajankohta laitetaan yläreunaan, mikäli tiedote jaetaan ennen asian julkistamista. Lisätietoja -kohdassa kerrotaan kuka antaa lisätietoja aiheesta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jos aiheesta saa lisätietoja kaupungin internet-sivuilta, kirjoita myös www-osoite. Lisätietoja: Fiinu Forssalainen p xxxx 23

24 TIEDOTTAJAN HUONEENTAULU Tiedota ajoissa, aktiivisesti, avoimesti ja tasapuolisesti Jokainen on tiedottaja omalla paikallaan Viestintä on osa kaikkea kaupungin toimintaa Viesti selkeästi ja ymmärrettävästi, huomioi kohderyhmä Tiedote on tiedottajan tärkein työkalu o tärkein ensin o keskity olennaiseen o kuka, mitä, missä, milloin, miten ja millaisin seurauksin o pituus korkeintaan yksi A4 o keneltä lisätietoja Muista, että viestit myös olemuksellasi ja käytökselläsi Hyvä sisäinen viestintä on onnistuneen ulkoisen viestinnän edellytys Ole käytettävissä ja tavoitettavissa Kaupungin viestinnässä käytetään yhtenäistä graafista ilmettä ja monipuolisia kanavia Viestintä on yhteistyötä 24