Suomen XIII liikearkistopäivät

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Suomen XIII liikearkistopäivät"

Aki Kähkönen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Suomen XIII liikearkistopäivät Yksityiset Keskusarkistot ry:n Pikadigi digitointihanke v Riku Keski Rauska, tutkija Porvarillisen Työn Arkisto

2 Yhdeksän arkiston yhteistyöhanke o Kansan Arkisto o Keskustan ja Maaseudun arkisto o Porvarillisen Työn Arkisto o Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (ELKA) o Suomen Urheiluarkisto o Svenska centralarkivet o Toimihenkilöarkisto o Työväen Arkisto o Urho Kekkosen arkisto

3 Hanke käynnistyy Hanke käynnistyi maaliskuussa 2009 YKA sai OKM:ltä hankemäärärahan Ostopalveluihin Loput omana työnä tehtäväändigitointiin, esivalmisteluihin ym. Hankemäärärahan käyttö esikäsittely, digitointi, metadatat, käyttökopiot ja syntyvän aineiston säilytysratkaisuvuodelle 2011

4 Valmistelut Porvarillisen Työn Arkisto (hallinto) Digitoitavien aineistojen priorisointi arkistoittain Teknisiä kysymyksiä ratkottiin työryhmässä Rahoituksesta johtuen hanke tuli kilpailuttaa kilpailullinen neuvottelumenettely hankintalain 29 edellytykset: Hanke monimutkainen ja markkinoiden luonne sellainen, että hankinnan kohteen tai ehtojen määrittelyä ei kyetä ennakolta tekemään tai vaikka kyettäisiin tekemään, ei valintaa eri ratkaisuvaihtoehtojen välillä voida tehdä ilman vuoropuheluvaihetta

5 Aikataulu Aineistolistojen i valmistelut l ja tekniset määritykset (huhti lokakuu 2009) Hankintailmoitus HILMAAN (30 vrk) Osallistumishakemukset mennessä (11 ilmoitusta) Tarjouspyyntövaiheeseen valittiinviisi viisi palveluntarjoajaa (tekninen suorituskyky, taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne sekä ammatti tai kaupparekistereihin kuulumista koskeva vaatimus)

6 Vuoropuhelu ratkaisuvaihtoehdoista (5 kpl) Lopulliset tarjouspyynnöt Tarjoukset tuli toimittaa mennessä Hankintapäätös valmiina (21+7 vrk) Pisteytys: 60 % laatu 40 % hinta Prosessikohtainen päätös Sopimusneuvottelut (3 kpl)

7 Sopimusneuvottelut (3 kpl) Digitoinnin koe erät erät maalis elokuu 2010 Varsinainen digitointi alkoi kesä syyskuussa 2010

8 Haasteita oli monia 1. Aikataulu kilpailutukseen liittyvät lain määräämät odotusajat yhteisten ohjeiden luominenjajoukkojenkokoaminen joukkojen kokoaminen aineistoarvioiden laatiminen 2. Arkistojen resurssit (valmistelut ym. vs. virkatyö) tulosmittarit voivat painua miinukselle? aineiston esikäsittely, ohjeistukset.. 3. Tekniset määritykset millaiset i määritykset t ovat kestävällä ällä pohjalla, millaisilla i määrityksillä KDK tulee toimimaan? 4. Yhdeksän arkiston yhteistyö

9 Lopputulos yli miljoona paperiasiakirjaa/mikrofilmiotosta tuntia AV materiaalia karttaa 554 julistetta Neljän arkiston tekemänä omana työnä digitoitiin yli asiakirjaa ja valokuvaa. Säilytettävää ää digitaalista aineistoa estoasyntyi 30 teratavua.

10 Projekti kyselytutkimuksen valossa projekti sitoi liikaa henkilöresursseja (70 %) projekti koulutuksellisesti hyödyllinen (70 %) Projektin lopputulos onnistunut (90%) Merkittävin havainto liittyi digitoinnin suoritustapaan. Ostopalvelut eivät kaikissa tapauksissa tarjonneetkaan tk helpointa hl it ja kustannustehokkainta ratkaisua.

11 Vastaava projekti tulevaisuudessa? Henkilöresurssit i Tilaajan tiedettävä millaisen tuotteen on tilannut ja myös vaadittava sitä! Jatkuva laaduntarkkailu Yhteydenpito palveluntarjoajan l ja tilaajan välillä lll digitointiprosessin alkuvaiheessa erityisen tärkeää Tarkastusprosessista t selviytyminen lit i (resurssit, aika ) Omana työnä vai ostopalveluna? hyötyjen ja haittojen kartoittaminen (kustannukset, resurssit, digitoitavan aineiston laatu )

12 Kiitoksia! Lisätietoja projektista: Faili 3/2010 Akti 2/2011 riku.keski

Samankaltaiset tiedostot

Arkistojen hankintapoliittinen yhteistyö. Juha Henriksson Arkistonjohtaja, Musiikkiarkisto

Arkistojen hankintapoliittinen yhteistyö Juha Henriksson Arkistonjohtaja, Musiikkiarkisto 13.2.2019 Yhteistyön periaatteita Pyritään varmistamaan teemallisesti, ajallisesti ja alueellisesti monimuotoisen