Siivouksen ja keittiön puhdistusaineet, siivoustarvikkeet sekä roskapussit ja jätesäkit

Transkriptio

1 1 Tarjouspyyntö Siivouksen ja keittiön puhdistusaineet, siivoustarvikkeet sekä roskapussit ja jätesäkit Valkeakosken ja Akaan kaupungit pyytävät tarjoustanne pesu- ja puhdistusaineista, henkilöhygieniatuotteista, siivousvälineistä, suojakäsineistä, jätesäkeistä, konetiski- ja huuhtelukirkasteaineista oheisen tuotetaulukkoliitteen (liite 1) mukaan. Seudulla veden kovuus on noin 3,0 dh. Sopimuskausi Sopimuskausi on kolme vuotta ajalla Sopimusta voidaan jatkaa tarjouksen pyytäjien ja tarjoajan yhteisellä sopimuksella yksi + yksi vuosi, enintään saakka. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouskilpailu on avoinna kaikille tarjoajille, joilla on tekniset ja taloudelliset edellytykset hankinnan toteutukseen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hilma-ilmoituskanavassa hankinnasta on annettu ennakkoilmoitus Varsinainen hankintailmoitus on annettu Hilma-ilmoituskanavassa sekä Valkeakosken ja Akaan kaupunkien kotisivuilla osoitteessa ja Valintaperusteet Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. Hinnat tulee merkitä oheiseen liitteeseen (liite 1). Yhdelle riville saa laittaa vain yhden hinnan. Lisätietoja voi antaa erillisellä liitteellä. Mikäli hintaliitteisiin on merkitty muuta, kuin pyydetyt asiat, tarjous hylätään. Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan erityyppisten kohteiden ammattisiivouksessa ja ruokapalvelussa käytettävät siivousaineet, -välineet ja tarvikkeet. Tarjottujen pesu- ja puhdistusaineiden tulee pääsääntöisesti täyttää alalla yleisesti käytetyn ympäristölainsäädännön vaatimukset. Valitsemme myös varatoimittajan. Varatoimittaja tulee kyseeseen, mikäli päätoimittajan kanssa solmittu sopimus purkautuu. Vaihtoehtoisia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

2 2 Vähimmäisvaatimukset: Tuotteiden tulee olla laadukkaita ja niiden tulee soveltua ammattikäyttöön. Aineiden tulee olla helppoja annostella ja käyttää, käyttöturvallisia, monikäyttöisiä ja eri pintamateriaaleille soveltuvia. Toimittajan tulee taata toimitusvarmuus ja tuotteiden laatu. Reklamointien käsittely tulee kuvata. Lisäksi tuotteiden valmistuksessa ja logistiikassa huomioitu ympäristönsuojelu tulee kuvata. Mikäli edellä mainittuja kuvauksia ei ole, voidaan tarjous hylätä. Tarjouksen mukana tulee toimittaa tarjotuista tuotteista tuoteseloste. Lisäksi tuotteista tulee toimittaa suomenkieliset käyttöturvallisuustiedotteet jokaiseen toimipisteeseen tarpeen mukaan joko sähköisesti tai paperilla toiminnan käynnistyessä. Tuotteista tulee antaa tilaajalle suomenkieliset annostelu- ja käyttöohjeet. Toimitusajan tulee olla pääsääntöisesti arkisin erikseen tilaajan kanssa sovittavaan aikaan. Toimittajalla pitää olla asianmukainen oma jakelukalusto tai ostettu jakelupalvelu. Tuotteet toimitetaan asiakkaan osoittamiin kohteisiin (liite 4). Toimittajan tulee antaa suomenkielinen, maksuton tuotteiden käyttöön ja käyttöopastukseen liittyvä koulutus toimituskauden alussa. Samansisältöisiä koulutuskertoja tulee olla vähintään kahtena eri päivänä sekä siivous- että keittiöhenkilöstölle. Mikäli koneellisessa astianpesussa käytettävät annostelulaitteet on vaihdettava, tulee muutostyön ja laitteiden sisältyä hintaan. Mikäli henkilöhygienia-aineannostelijat on vaihdettava, tulee annostelijoiden sekä myös vaihtotyön sisältyä hintaan. Tarjouksen tulee pitää sisällään myös suurkeittiöpalveluosio, joka on kuvattu liitteessä (liite 2). Toimittajalla tulee olla yhteyshenkilö, joka varmistaa säännöllisesti astianpesukoneiden käyttöliuosten oikeellisuuden. Käyntikertojen määrät ovat liitteessä (liite 2). Lisäksi yhteyshenkilön tai asian muuten tuntevan ammattihenkilön tulee sekä arkena että pyhäpäivinä 24 tunnin sisällä saapua keittiölle tarkistamaan annostelulaitteiden toimivuus, mikäli keittiöllä epäillään annostelun oikeellisuutta. Valkeakoskella ja Akaassa on yhteensä kolme keittiötä, jotka toimivat jokaisena vuoden päivinä. Mikäli 24 tunnin sääntö ei toteudu, voi keittiö veloittaa yllä kuvatuista ongelmista johtuvista käyttökatkoista aiheutuneet kulut pesuainetoimittajalta. Tällaisia kuluja ovat mm. kertakäyttöastioiden käyttö astioiden tilalla ja muut annostelulaitteen toimimattomuudesta aiheutuneet kulut. Toimipaikkakäynneistä tulee aina tehdä kirjallinen raportti. Raportista tulee jättää yksi kappale keittiölle. Tuotteiden toimittajan tulee pystyä antamaan tuotekohtaiset kulutus- ja euromääräraportit pyydettäessä kaikista käytetyistä tuotteista viimeistään kahden viikon kuluessa raportin pyyntöajankohdasta. Toimittajan tulee järjestää maksutonta koulutusta asiakkaan tiloissa asiakkaan tarpeen mukaan, myös kohdekohtaista käytönopastusta tulee olla. Toimittajan pitää pystyä myymään ja toimittamaan myös vajaita myyntieriä.

3 3 Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, tarjous hylätään. Tarjoajan tulee ilmoittaa seuraavat asiakirjat: tiedot ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverorekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä todistus maksetuista veroista ja mahdollisista veroveloista vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta vahvistetut tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta Asiakirjat eivät saa olla 3 kk vanhempia. Hinnat Tarjoukset pyydetään tekemään tarjouspyynnön tuotetaulukkolomakkeelle (liite 1) ja hintatiedot jätetään lomakkeissa pyydetyllä tavalla nettohintoina ilman arvonlisäveroa. Huomaa, että yhdelle riville saa laittaa vain yhden hinnan. Tarjouksen antaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Tarjoajan tulee laskea kunkin tuotteen osalta arvioitu vuosittainen käyttömäärä kertaa tarjoamansa tuotteen yksikköhinta ja merkittävä vuoden kulutuksen mukainen hinta yhteensä numeroituun (1-35) sarakkeeseen. Lisäksi on laskettava sarakkeiden yhteissumma viimeisen sivun ruudukkoon. Tämä liite (liite 1) tulee palauttaa tarjouksen mukana. Tarjouskilpailun voittaa yhteissummaltaan halvimman tarjouksen jättäjä. Tarjoaja sitoutuu siihen, että sopimushinnat sopimuskauden aikana eivät ole korkeampia kuin tuotteiden mahdolliset kampanjahinnat. Laskutus-, tilinhoito-, pientoimitus-, kuljetus- tms. lisiä ei hyväksytä. Muille lomakkeille tehtyä tarjoushinnoittelua ei oteta huomioon. Lomaketta ei saa mitenkään muuttaa. Hintojen tulee olla kiinteät asti. Hintojen tulee olla sama myös vajaille myyntierille. Optioajalle tehdään uusi sopimus. Optioajalle tehtävän sopimuksen edellytyksenä on, että hinnat eivät saa nousta 2 % enempää. Tarjousvertailun helpottamiseksi pyydämme, että tarjouslomakkeet toimitetaan paperiversiona sekä pyydettäessä myös sähköpostin liitetiedostona. Pesu-, henkilöhygienia- ja puhdistusaineiden hinnat tulee ilmoittaa 4 desimaalin tarkkuudella. Välineiden ja roskapussien hinnat tulee ilmoittaa 2 desimaalin tarkkuudella.

4 4 Muiden tuotteiden hinnat Muista kuin tarjouspyynnössä mainituista nettohintaisista ammattisiivoustuotteista ja ruokapalvelun tarvitsemista tuotteista tulee antaa tarjoajan yleisesti käytössä olevan hinnaston hinnoista vähintään 20 %:n alennus. Voimassa olevat, yleiset tarjoajan hinnastot tulee liittää tarjoukseen. Uudet hinnastot tulee toimittaa aina hintojen muututtua. Laskuissa tulee olla tuotteen alkuperäinen hinnastohinta, alennusprosentti ja alennushinta. Muiden tuotteiden hinta ei vaikuta toimittajan valintaan. Maksuehto Maksuaika 30 päivää/netto Viivästyskorko on korkolain 4 :n mukainen. Kesäaikainen mahdollinen maksupostin viivästyminen ei saa aiheuttaa korkokuluja tilaajalle. Sopimusneuvotteluissa huomioidaan loma-aikainen maksuliikenne. Sanktio Mikäli tilaaja joutuu vuoden aikana tekemään kaksi kirjallista reklamaatiota, niin kolmannesta reklamaatiosta sopimus raukeaa ja valitsemme kilpailutuksessa toiseksi tulleen toimittajaksemme tai kilpailutamme hankinnan uudelleen. Tarjoaja on velvollinen täysimääräisesti korvaamaan aiheuttamansa vahingon. Reklamaatioita voidaan antaa seuraavista asioista: tarjouspyynnön mukaan tehdyn sopimuksen rikkominen, tuotteita ei pystytä toimittamaan, muut toimitusongelmat, tuotteet eivät vastaa tarjouspyynnössä kuvattua tuotetta, puhdistusaineet eivät toimi kuvatulla annostuksella, astianpesukoneiden pitoisuuksien tarkastamista sovitusti ei hoideta, toimituksissa on virheellisyyksiä, tms. toimintaa haittaavia tekijöitä. Toimitukset Toimitusaika tulee olla pääsääntöisesti arkisin erikseen tilaajan kanssa sovittavaan aikaan. Toimittajalla pitää olla asianmukainen oma jakelukalusto tai ostettu jakelupalvelu. Tuotteet toimitetaan asiakkaan osoittamiin kohteisiin (liite 4) sisätiloihin tilaajan kanssa sovittuihin paikkoihin. Kaikilla toimipisteillä tulee olla mahdollisuus tilata tuotteita pienemmissä erissä. Tarjouksen pyytäjä varaa oikeuden muuttaa ja lisätä toimituspaikkoja hankintakauden aikana. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi: Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain ja 63 :n mukainen poissulkemisperuste.

5 5 Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- ja elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjousten kelpoisuuden arviointi: Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkastaminen ja vertailu. Tarjousten käsittely suoritetaan kolmessa eri vaiheessa: 1. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 2. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Tarjouspyynnön mukaisuus arvioidaan ennen muuta käsittelyä. Jos tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, suljetaan se ulos kilpailusta. Tarjouspyynnönmukaisuuden ilmoittamisesta on allekirjoitettava ja tarjoukseen liitettävä kelpoisuuslomakeliite (liite 3). Tarjoajien soveltuvuuden tarkastamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Lisäksi tarjoajia arvioidaan niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta palveluilta ja tuotteilta edellytetään. Vain ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset vertaillaan hintojen perusteella. Tarjousliitteessä on tuotteiden ominaisuudet yksilöity niin tarkoin ja ehdottomat vaatimukset asetettu niin korkeiksi, että valintaperusteena käytetään pelkästään hintaa. Tarjouspyynnön tuotetaulukoissa (liite 1) tarjoajan toimesta tehtävät laskennat ja mahdolliset virheet ovat tarjoajan vastuulla. Muut ehdot Tarjouksen tulee sisältää selvästi määriteltynä kaikki ne kaupan ehdot (Jyse 2014 tavarat), joita tavaran toimittamisessa yleisesti noudatetaan sekä toimitusaikaa, toimitustapaa ja laskutustapaa koskevat ehdot. Mikäli kauttalaskutus on mahdollista, tulisi tarjouksen sisältää suoralaskutus- ja kauttalaskutusehdot. Mahdolliset vuosi- ja kauttalaskutusalennukset on mainittava tarjouksessa. Hankintojen laskutus on suoritettava toimipisteittäin, mieluiten sähköisesti. Tarkemmista laskutusmenettelyistä sovitaan päätöksenteon jälkeen. Tarjoaja sitoutuu siihen, että pystyy toimittamaan tarjoamaansa tai vastaavaa tuotetta koko sopimuskauden ajan. Kaikki yhteydenpito tarjouksen pyytäjään pitää hoitaa suomenkielellä. Tarjous on tehtävä suomenkielellä.

6 6 Tarjouksen kaikki liitteet tulee numeroida ja olla numerojärjestyksessä niin, että tarjoajan liitteet jatkuvat numerosta 5 eteenpäin. Mukaan on liitettävä liitteiden sisällysluettelo. Tarjoukseen tulee liittää sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Kilpailuttajat, Valkeakosken ja Akaan kaupungit, pidättävät itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjousta ja keskeyttää hankinta mahdollistaakseen liittymisen kolmannen osapuolen sopimukseen. Tarjous tulee toimittaa paperiversiona suljetussa kirjekuoressa alla olevaan osoitteeseen. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei hyväksytä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouspyynnön tuotetaulukkoliitteessä (liite 1) olevat käyttömäärät on arvioitu vuoden 2015 käyttömäärien perusteella, eivätkä ne sido tarjouksen pyytäjää. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden ostaa tuotteita vähemmän tai enemmän, kuin mitä liitteessä on arvioitu. Kutakin tuotetta saa kukin tarjoaja tarjota vain kerran. Lomaketta ei saa muuttaa tai muokata. Mikäli lomaketta on muutettu tai muokattu tai tarjoaja on tarjonnut useampaa tuotetta yhdessä kohdassa, tarjous hylätään. Tarjousasiakirjat ovat julkisesti tarkastettavissa päätöksenteon jälkeen. Tästä syystä salassa pidettävien asioiden liittämistä tarjousasiakirjoihin tulee välttää. Mikäli tarjouksen jättämisen edellytyksenä kuitenkin on jonkin salassa pidettävän asiakirjan liittäminen tarjousasiakirjoihin, tulee kyseinen asiakirja liittää tarjouksen liitteeksi ja merkitä selkeästi salaiseksi. Hinta ei voi koskaan olla salainen. Mikäli tarjoaja tarjoaa eri tuotemerkkejä käytettäväksi toimintokokonaisuuksiin, kuten koneelliseen astianpesuun, tulee tarjoajan taata, että aineet toimivat keskenään tarjouksen pyytäjän koneissa tai laitteissa. Jos tuotteet eivät toimi keskenään, joutuu tarjoaja korjaamaan vahingon ja maksamaan kaikki siitä aiheutuneet kustannukset. Tarjouspyyntö ja liitelomakkeet on saatavilla sähköisesti osoitteesta ajankohtaista ja alkaen. Mahdolliset lisäkysymykset tulee lähettää vain sähköpostilla osoitteeseen anna-kaisa.leppaaho@valkeakoski.fi mennessä. Vastaukset kysymyksiin voi lukea Valkeakosken kaupungin kotisivuilta alkaen. Tämän jälkeen tarjouspyyntöä ei enää tarkisteta. Jokainen tarjoaja on itse vastuussa annettujen tarkistusten tietoonsa saattamisesta. Voimassaoloaika Tehdyn tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta.

7 7 Tarjousten jättöaika Tarjousten tulee olla perillä viimeistään kello mennessä ja ne toimitetaan osoitteeseen: Valkeakosken kaupunki Kirjaamo PL Valkeakoski Kuoressa tulee olla merkintä siivousaineet Valkeakosken kaupunki Siivoustyönjohtaja Anna-Kaisa Leppäaho Ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö Raija-Leena Mäkinen Akaan kaupunki Ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö Eira Koskinen