SÄÄSTÖ JOPA Insaco Oy otti toiminnan haltuun Adminetillä. Rakentamisen & talotekniikan. Konsernin toiminta läpinäkyväksi. Kalusto hallintaan

Transkriptio

1 Rakentamisen & talotekniikan Admicomin asiakaslehti 1/2013 NewLiner Oy Konsernin toiminta läpinäkyväksi Laitevuokrauksella Kalusto hallintaan Mikä ON Adminet? AUTOMATISOIMALLA SATOJA TUNTEJA POIS ostolaskut SÄHLÄÄTKÖ PAPERISTEN LASKUJEN KANSSA? Insaco Oy otti toiminnan haltuun Adminetillä SÄÄSTÖ JOPA

2 sisältö Pääkirjoitus pääkirjoitus 3 Edelläkävijän ratkaisu toiminnanohjaukseen insaco oy 4 Monta rautaa tulessa mikä on adminet? 8 Adminet-sovelluskokonaisuus laitevuokrauksella 10 kalusto hallintaan asiantuntijan kynästä 11 Lopeta edes laskutöiden hävikki newliner oy 12 Konsernin toiminta läpinäkyväksi ostolaskut 14 Sähläätkö paperisten ostolaskujen kanssa? automatiikka 16 Mitä tarkoittaa? kentällä kuultua 18 RaksaShop rakennusalan ammattilaisen oma kauppa mitä kuuluu? 19 Hanne Tiilikainen Edelläkävijän ratkaisu toiminnanohjaukseen Adminet on rakennusalan yritysten kannattavuuden kasvattamiseen rakennettu toiminnanohjausjärjestelmä. Merkittävin ero markkinoilla oleviin perinteisiin ohjelmistoihin on automatisoidut toiminnot. Automatisointi hoitaa paljon rutiinitehtäviä käyttäjän puolesta taloushallinnossa, palkanlaskennassa, materiaalinhallinnassa, rahaliikenteessä ja projektinhallinnassa. Manuaalisen työn määrä vähenee merkittävästi, virheet vähenevät ja toimintatavat selkeytyvät. Tuloksena on toiminnan tehostuminen, jolloin vapautuneen ajan voi käyttää liiketoiminnan kehittämiseen tai tuottavamman työn tekemiseen. palveluksessanne johto marianne hautsalo toimitusjohtaja ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala etunimi.sukunimi@admicom.fi myynti ja markkinointi antti noronen aluemyyntipäällikkö Länsi-Suomi hanna-kaisa haapsaari markkinointipäällikkö simo ratilainen aluemyyntipäällikkö Itä- ja Pohjois-Suomi katja mäenpää markkinointipäällikkö Vankka kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä ja toimittamisesta sekä arkipäivän tieto urakointiyritysten arjesta ja haasteista on luonut pohjan Adminetin kehittämiselle. Kehittämisen johtoajatuksena on ollut ja tulee olemaan helppokäyttöisyys, asiakkaan kilpailukyvyn kasvattaminen ja ensiluokkainen palvelu. Helppokäyttöisyyttä on muun muassa konkreettinen käyttöliittymätason käyttö: kuinka nopeasti ruutua katsomalla käyttäjä pääsee käsiksi homman hoitamiseen. Automatisoiduilla toiminnoilla käyttäjän työtaakkaa helpotetaan niin, että tehtäviä toimenpiteitä ei ole puoliksikaan niin paljoa kuin perinteisemmillä ohjelmilla. Myös nettikäyttöisyys ja palvelukeskusmalli vapauttavat asiakkaan ohjelma- ja laitehallinnasta. Kun yhteydet, varmuuskopioinnit, päivitykset ja ohjelman ylläpito sekä kehitys ovat IT-ammattilaisten käsissä, voi urakoitsija keskittyä rauhassa omaan toimintaansa. Nettikäyttöisyydellä mahdollistetaan myös hyvin vaivaton käyttöönotto, käytännössä asiakkaalle jää vain ohjelman käytön opettelu. asiakastuki hanne tiilikainen asiakastuki tuija seppänen asiakastuki: kirjanpito koulutus anna-maija ijäs koulutuspäällikkö markku myllylä käyttöönotot ja asiakaskoulutus ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset jorma santahuhta käyttöönotot ja asiakaskoulutus Asiakkaan kilpailukyvyn kasvuun Adminetin vahvimmat työkalut ovat toimialan ratkaisut, automatiikka ja seuranta. Automatisoidut toiminnot hoitavat keskimäärin 1-2 henkilön työmäärän pk-yrityksessä. Ohjelman hoitaessa rutiinit vapautuu kallisarvoinen ihmistyö urakointitoiminnan kannalta tuottavampiin tehtäviin. Automatiikka vapauttaa työaikaa talous- ja palkkahallinnosta, projektinhoidosta ja materiaalihallinnasta. Toimialan työkaluilla urakointiyrityksen prosessit saadaan tehokkaammiksi ja tarkoituksenmukaisemmiksi. Tarkalla ja reaaliaikaisella seurannalla omistajat, johto ja työnjohto saavat nopeasti ja oman työnsä kannalta tarkoituksenmukaisesti tiedon työmaista, asiakkaista, liiketoiminnan osastoista, toimipisteistä ja koko liiketoiminnasta. Tarkemmalla tiedolla kyetään parempiin päätöksiin. Ensiluokkainen palvelu on minulle sydämen asia. Ymmärtämällä asiakkaan tilanteen sekä liiketoiminnan haasteet ja tarpeet, pääsemme valitsemaan ratkaisut, joilla asiakas saavuttaa tavoitteensa. Tarpeen ymmärtämiseen tarvitaan vuoropuhelua ja ennen kaikkea kuuntelua. Palvelua on se, että päivästä toiseen ratkaisu vastaa asiakkaan tarpeeseen. Asiakkaan liiketoiminnan muuttuessa ratkaisu joustaa ja elää mukana. Liiketoimintaympäristön muutoksiin reagointi ja tulevaisuuden haasteisiin varautuminen on osa jokaisen yrittäjän työnkuvaa. Me Admicomilla tarjoamme asiakkaillemme ensiluokkaiset työkalut ja palvelut, joilla asiakkaan kilpailukyky varmistetaan nyt ja tulevaisuudessa! piia juko asiakastuki: palkanlaskenta sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus Marianne Hautsalo toimitusjohtaja Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, Jyväskylä Laurinmäenkuja 3, Helsinki 2 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 3

3 TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää Insaco Oy: MONTA RAUTAA TULESSA Nyt ei jää mitään laskuttamatta ja kulut kohdistuvat oikein. Lisäksi kentältä saadaan osviittaa siitä, minkä verran kohteesta jää viivan alle. -Toni Tanskanen- Toni Tanskanen on monen toiminnan mies. Mutta mikäs siinä ollessa, kun yrityksen rutiinipuuhat pyörivät taustalla lähestulkoon itsestään ja seuranta on vaivatonta. Liiketoiminnan rönsyt otettiin Insaco Oy:ssä haltuun Adminetillä. Vuonna 2008 Kuopioon perustettu Insaco Oy tekee pääsääntöisesti rakennus- ja saneerausalan töitä sopimusasiakkaille. Kaikkiaan 14 henkilöä työllistävä yritys päätti vuonna 2011 muuttaa toimintansa painopistettä alkuvuosien rakennusmaalausurakoinnista saneerausrakentamisen puolelle. Toiminnan painopistettä lähdettiin muuttamaan, koska se on yritykselle tuloksellisesti paljon parempaa työtä. Maalausurakointi on kilpailtu ala ja Suomessa on muutamia isoja valtakunnallisia yrityksiä, joiden kanssa pkyrityksen on aika vaikea lähteä hintakilpailuun. Sitten toisaalta haluttiin hakea toimintaan monipuolisuutta. Urakointia olemme pääsääntöisesti tehneet YIT:lle ja Lujatalolle, saneerauspuolella asiakkaitamme on muun muassa Kuopion Opiskelija-asunnot Oy. Uusimpana Adminet muutti Savonlinnassa toimivan kuitenkaan sähköurakointiyritys lattiapinnan ulkonäköä. Sioma Oy:n yrityskulttuurin. Nykyään Esimerkiksi asiat hoidetaan kvartsihiekan eri ja epoksilakan Työmaat hallintaan asiakkaana on Kuopion Keittiömaailma, jolle teemme Pohjois-Savon alueella järjestyksessä kuin ennen, tehokkaammin yhdistelmää ja ei nopeammin. oikein voi edes käyttää kaikki keittiöasennukset, toimitusjohtaja Toni Tanskanen kertoo. Toimintojen kehittämisen taustalla on ollut myös halu panostaa asiakaspalveluun ja työntekijöiden hyvinvointiin. Halusimme luoda yritykseen sellaisen ilmapiirin, että jokainen tänne tuleva työntekijä saa tehdä sitä, missä on paras. Se on myös yhtiölle ja loppuasiakkaalle toimivinta, kun työntekijät tykkäävät tehdä työtänsä ja teho on kohdillaan. Asiakkaat ovat ainakin olleet tyytyväisiä. Lisäksi erottaudumme kilpailijoista sillä, että teemme töitä paljon yksikköhintaisena, esimerkiksi kylpyhuoneremontteja neliöhinnoilla. Sillä tavalla asiakkaan ei tarvitse pelätä remontin loppuhintaa ja kauppa pystytään tekemään aika nopeasti. Itseltämmekin jää turhaa miettimistä pois ja toiminta on mahdollisimman tehokasta. Se toimii kyllä hyvästi. Uusia avauksia rakennusalalle Insacolle lanseerattiin vuodenvaihteessa aputoiminimi Suomen Liukuestepinnoitus, joka tekee Suomessa yksinoikeudella maailman ainoan sertifioidun liukuestepinnoitteen asennusta. Tuotetta käytetään esimerkiksi kylpyhuoneissa ja uimahalleissa. Meidän tuotteella pystyy tekemään esimerkiksi laattalattian päälle liukuestepinnoituksen muuttamatta laattalattioille, koska se muuttaa lattian hiekannäköiseksi, on karkea ja kerää itseensä likaa. Meidän pinnoite hylkii likaa ja on täysin läpinäkyvä, lattia vain muuttuu aavistuksen kirkkaammaksi ja karkeammaksi. Toni Tanskanen perusti kesällä myös RaksaShop Oy:n, jolle otettiin niin ikään Adminet käyttöön. Yritys myy rakennusalan käsityökaluja nettikaupassa sekä myymälässä Kuopiossa. Kauppa on täysin suunniteltu rakennusalan ammattilaisille ja tarkoitus onkin levittää myymälöitä ympäri Suomea. Sieltä löytyy kaikki tarvittavat käsityökalut sekä niiden oheistarvikkeet ja materiaalit. Siinä lähdettiin taas hakemaan vähän uutta näkökulmaa. Emme hinnoittele pärstäkertoimen mukaan, vaan hinta on sama kaikille. Tuotamme ja maahantuomme myytävät tuotteet itse, joten pystymme myymään paljon edullisemmin kuin rautakaupat. Esimerkiksi yksi pensseli saattaa maksaa rautakaupassa kahdeksan euroa ja me myymme laadultaan vähintään vastaavaa parilla, kolmella eurolla. Siinä on hirveä ero. Raksashopin yhteydessä lanseerattiin myös raksamaailma.fi-nettisivusto, joka on internetissä toimiva töiden välityspalvelu rakennusalalle. Maksuttoman palvelun jäsenille ohjautuu tarjouspyyntöjä niin julkisilta toimijoilta, alan yrityksiltä kuin isännöitsijöiltä ja taloyhtiöiltä. Adminetistä Tanskanen kuuli ensimmäisen kerran vuonna 2012, kun paikallinen yhteistyökumppani kertoi käytössään olevan toiminnanohjausjärjestelmän tuomista hyödyistä. Asiasta innostuneena Tanskanen soitti Admicomiin Marianne Hautsalolle, joka kävi kesän aikana juttelemassa tarkemmin ratkaisusta ja sen soveltuvuudesta Insacolle. Minä ja työpäällikkö Kai Ryymin olimme tosi tykästyneitä ensivaikutelmaan. Siitä prosessi sitten lähti käyntiin. Otimme Adminetin käyttöön maaliskuussa ja olemme olleet erittäin tyytyväisiä siihen. Insacolla on laaja asiakaskunta, joka hallinnoi Kuopion seudulla suuria määriä huoneistoja tai asuntoja. Yksi työtilaus saattaa olla hyvinkin pieni, joten kuukausittain eri työmaita on Se on iso määrä ja kaikki ostolaskut sekä työtunnit pitää kohdistaa tietylle kohteelle. Jos järjestelmä ei ole hyvä ja mahdollisimman automaattinen, on suuri riski, että joku jää laskuttamatta. Olimme Adminetistä erittäin kiinnostuneita, koska se vaikutti juuri sellaiselta, ettei yritykseltä jää mitään laskuttamatta työmailta ja kulut kohdistuvat oikein. Lisäksi kentältä saadaan osviittaa siitä, minkä verran urakasta tai työkohteesta on jäänyt viivan alle. Vaihdon taustalla painoi myös tyytymättömyys silloisen tilitoimiston palveluun ja mahdollisuus Adminetin myötä muuttaa toimintatavat mieleiseksi. Tilitoimistossa oli tehty asioita aika paljon eri tavalla, mitä olisimme halunneet, joten käyttöönoton jumppaaminen kesken tilikauden oli haastavaa. Onneksi Admicomin puolella kirjanpitäjät ottivat tilanteen hyvin haltuun. Alkuun vähän mietitytti, ettei tilitoimistoon pääse enää poikkeamaan, jos tulee tarvetta. Nyt sitten Admicomilta Yao hoitaa meillä kirjanpitoa ja se on ollut paljon helpompaa. Hän ottaa yhteyttä välittömästi, jos esimerkiksi jokin kuitti puuttuu. Siinä tulee sellainen olo, että joku oikeasti hoitaa niitä hommia. Toisaalta olemme huomanneet, että minkä takia pitäisi edes mennä käymään tilitoimistossa: Kun aiemmin piti esimerkiksi saada palkkatodistus, se haettiin tilitoimistosta. Nyt pystyn tulostamaan sen suoraan Adminetistä. >> 4 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 5

4 Automatisoituun laskutukseen euroa säästyy tarpeettomista sihteerin kuluista. Jos muita etuja lasketaan, todellinen hyöty voikin olla euroa, kun olen 90-prosenttisesti oikeassa työssä kiinni. Insacolle merkittävin valintakriteeri oli Adminetin automatisoitu ja helppokäyttöinen laskutus. Ei ole kenenkään edun mukaista, että pari, kolme henkilöä on laskuttamassa ison osan ajasta. Tai jos mietitään kustannuksellisesti, että palkkaat sihteerin hoitamaan laskutusta. Se on helposti yli kuukaudessa kuluineen ja siihen vielä poissaolot sekä inhimillisten virheiden mahdollisuus. Aiemmin käytössämme ollut Maestro-laskutusohjelma oli paljon vaikeampi käyttää, ja kuitenkin tilitoimisto teki työn siellä takana. Adminet on paljon automatisoidumpi ja tiedämme koko ajan, missä mennään myynnin ja katteiden suhteen. Tanskasen mukaan laskuttaminen on Adminetissä äärettömän helppoa. Yrityksessä käytettiin ennen pahimmassa tapauksessa viisi tuntia päivässä kolmen henkilön työaikaa laskuttamiseen. Keskimäärin 40 kuukausittaisen kohteen laskuttaminen vaati hirvittävän määrän tiedostojen purkamista ja papereiden tulostamista sekä niiden niputtamista yhteen. Adminettiin siirryttyämme työpäällikkö laskuttaa omat työnsä, mikä on hyvä juttu, koska kukaan muu ei voi tietää työmaista niin paljon kuin hän itse. Sen jälkeen minä hyväksyn laskut ja Adminet hoitaa laskutuksen siitä eteenpäin. Myös perintäpalvelut ovat toimivat. Meillä on tosin niin hyvät asiakkaat, ettei niille ole ollut tarvetta, mutta tarvittaessa maksumuistutukset ja perintäkirjeet lähtevät automaattisesti. Että aivan äärettömän hyvä ohjelmisto. Urakointipuolella taas maksuerien laskutus on viimeisen päälle helppo homma. Kun tilaajalle luo maksuerätaulukon, se jää järjestelmään, ja sitten ei tarvitse kuin nappia painaa niin lasku lähtee. Laskuttaminen on sillä puolella ihan äärimmäisen helppoa. Alussa sähköiseen laskutukseen siirtyminen aiheutti Insacossa pientä tuskanhikeä, mutta onneksi tuska vaihtui nopeasti autuaaseen hyvän olon tunteeseen. Olimme tottuneet tulostamaan laskut paperille ja viemään ne omin pikku kätösin postilaatikkoon, joten aluksi oli tunne, että varmasti joku lasku ei menekään perille. Yksikään ei ole kuitenkaan jäänyt menemättä. Muutamaan kuukauteen olemme lähettäneet jo satoja laskuja, että se on aika hyvä onnistumisprosentti Adminetille, kun yksikään ei ole ollut toimitusvirheinen. Tunnit tarkasti palkkoihin Insacossa työntekijät ovat tottuneet sähköiseen tuntikirjaukseen, sillä heillä on ollut käytössään Movenium-tuntikirjaus jo pari vuotta ennen Adminettiä. Työntekijöiden osalta muutos siis oli vaivaton. Ennen ongelmana oli, että jouduttiin käsin syöttämään työtekijöiden tunnit ohjelmasta toiseen, kun laskutettiin. Nyt riittää että painaa nappia. Työntekijöillä ei ollut mitään ongelmia, koska he ovat tottuneet sähköiseen tuntikirjaukseen. Tiedän, että jotkut hurjat vielä rakennusalalla tekevät tuntien syötön paperilla, siinä ei oikeasti ole mitään järkeä eikä säästetä kenenkään aikaa. Adminetillä myös palkanlaskenta on nopeaa ja tarkkaa, kun automatiikka hoitaa kaiken samassa sovelluksessa. Aiemmin tuntilistat ajettiin työajanseurantaohjelmasta ja lähetettiin tilitoimistoon, jossa palkat laskettiin käsin. Virheiltäkään ei vältytty. Tässä sattui usein virheitä, joita sitten jälkeenpäin piti penkoa. Adminettiin siirryttyämme ei ole yhtään palkkaongelmaa ollut. Ennen saattoi olla näppäilyvirheitä ja puuttua pari tuntia sieltä täältä, nyt niitä ei pääse syntymään. Olemme tosi tyytyväisiä kokonaisuudessaan tähän pakettiin. Kulut ja katteet seurantaan Työmaiden jälkilaskenta aiheutti aiemmin päänvaivaa Insacolla. Tietoa työmaiden katteista ei ollut edes suuntaa-antavasti, vaan kaikki piti laskea itse. Kymmenien kuukausittaisten kohteiden kanssa kenenkään aika ei riittänyt siihen. Nyt minulla menee puoli minuuttia, että näen toteutuneet kustannukset sekä pystyn vertaamaan työ- ja tarvikekuluja laskettuun. Ihannetilanteessa tulorahoitus muodostuu työmaasta samaa tahtia kuin kustannuksia syntyy, mikä on tärkeää pk-yritykselle, jolla ei ole miljoonia taskussa. Myös työmaiden kokonaiskatetta seurataan tiiviisti. Tanskanen kertoo seuraavansa lähes päivittäin Adminetistä saatavia raportteja. Adminet lähettää kerran viikossa sähköpostiin laskelmat, joista Tanskanen seuraa muun muassa tuloslaskelmaa, taselaskelmaa, työmaalaskelmia ja ostovelkasaldoa. Näiden lisäksi saan rahaliikenteen raporteista tietää, minkä verran ensi viikolla on lähdössä ostolaskuja maksuun, minkä verran on tulossa rahaa ja mikä on tämän hetken pankkitilin saldo. Se helpottaa suunnattomasti tulevaisuuden rahatilanteen arvioimista. Meillä kesäaika on parasta aikaa, kun töitä on niin paljon kuin ehtii tehdä, mutta sitten työkanta hiljenee talvea vasten. Silloin on tärkeää, että pystyy seuraamaan kassavirtaa ja budjetoimaan pidemmälle. Myös verotilimaksuja pystyy Adminetissä seuraamaan reaaliaikaisesti, tätä ominaisuutta ei käsitykseni mukaan Suomessa monesta ohjelmistosta löydy. Saavutetut edut: * Vaivaton laskutus * Raportit ja seuranta * Kulut suoraan kohteelle * Aikaa tuottavaan työhön Adminetin ansiosta tiedän omistajana koko ajan, missä yhtiö menee. Näen napinpainalluksella, mistä rahaa on tulossa ja pystyn seuraamaan asiakkaittain, paljonko asiakas on tuottanut rahaa tai liikevaihtoa, mistä liikevaihto koostuu prosentteina miltäkin asiakkaalta ja mitkä ovat katteellisesti parhaita kohteita. Raportointi on niin laajaa, että se riittää varmasti aika isollekin yhtiölle. Laajemmin tehokäyttöön Insacossa ei otettu kaikkia Adminetin sovelluksia kerralla käyttöön, koska haluttiin oppia hyödyntämään niitä oikein ja tehokkaasti. Kun nykyisten sovellusten käyttö alkaa nyt olla hanskassa, on aika laajentaa palvelua. Ensimmäisenä käyttöä laajennetaan yrityskalenteriin. Nyt olemme ottamassa käyttöön yrityskalenteria. Se on äärimmäisen hyvä, koska sillä saa kerralla reaaliaikaisen tiedon työtilanteesta sekä työntekijöiden lomista ja poissaoloista. Se on myös erinomainen apu lomien suunnitteluun. Kalenterilla vältetään ylibuukkaukset ja saadaan kokonaiskuvio hallintaan. Toinen lähiaikoina käyttöönotettava ominaisuus on laitevuokraus. Insacolla on alipaineistajia, timanttihiomakoneita ja muita laitteita, joista laskutetaan asiakkaalta toteutuneen käytön mukaan. Tällä hetkellä laitteista pidetään kirjaa paperilappusilla ja laskutetaan sitten, kun lappuset löytävät tiensä konttorin pöydälle. Tämän takia vuokrausmahdollisuus on äärimmäisen hyvä, koska myöskin nämä kulut muodostuvat samalle laskulle kuin tunnit ja tarvikkeet. Se on mielestäni ihan täydellinen toiminto myös vuokraamoille, koska siellä näkyy aloitus- ja palautuspäivämäärät, mitkä laitteet ovat vapaana ja mitkä vapautuvat milloinkin. Eli samalla tavalla Adminet huolehtii seurannasta, mitkä laitteet ovat menossa ja milloin eteenpäin vuokrattavissa. Hyöty jopa vuodessa Vaikka Adminet on ollut käytössä Insacossa vasta muutaman kuukauden, arvioi Tanskanen saavuttaneensa sillä merkittäviä hyötyjä. Jo pelkästään laskutuksessa työtunteja säästyy viikossa päivän, parin verran, minkä lisäksi työpäälliköllämme oli aiemmin iso työ valmistella niitä. Pitäähän sekin työ tehdä, mutta onko järkevää käyttää työpäällikön ammattiosaamista siihen, että hän valmistelee laskuja, muttei kuitenkaan laadi niitä valmiiksi asti? Työpäällikkömme on ollut tosi tyytyväinen Adminettiin, välillä jopa enemmän kuin minä, kun käyttää sitä tosi paljon. Laskutukseen käytettävästä ajasta säästö on helppo laskea, mutta sitten meneekin vähän monimutkaisemmaksi. Säästöä on vaikea sanoa, mutta juuri sen varmasti säästyy tarpeettomista sihteerin kuluista vuodessa. Se on helposti laskettavissa, mutta minä en ajattele sitä sillä tavalla, vaan oman ajankäytön hyödyn kannalta. Minullakin on aika monta rautaa tulessa. Jos alkaisin ajattelemaan vanhanaikaisesti, etten lähde tuollaiseen ohjelmistoon mukaan vaan teen kaiken paperilla, niin en mitään muuta ehtisi tekemään kuin kirjoittelemaan lappusia. Ja sitten menisi kaikki loppujen lopuksi ihan päin honkaa. Kun pystyn olemaan kentällä hoitamassa työvelvoitetta, teen sitä työtä, joka vaikuttaa työmaakatteeseen. Jos aletaan tällaisia muita hyötyjä laskemaan, niin se todellinen hyöty voikin olla sitten euroa, kun olen 90-prosenttisesti oikeassa työssä kiinni. Adminetin myötä yrityksessä on herätty myös seuraamaan tarkemmin työntekijäkustannusten vaikutusta katteeseen ja ylipäätään työmaiden katteita. Työntekijälle maksettavasta palkasta ja työn tehokkuudesta syntyy oikeasti aika huimakin ero katteeseen. Se yllätti kovasti. Monella yrityksellä on niin kiire, että näin tärkeä asia jää huomaamatta. Adminetillä tietää koko ajan, onko selvillä vesillä vai onko kate niin pieni, että se voi sulaa kaikenmaailman kuluihin. Sopii rakennusalalle Adminet on alun perin putki- ja sähköurakoitsijoiden tarpeisiin räätälöity ohjelmisto, mutta nyttemmin siitä on kehitetty myös rakennusalan yrittäjiä palveleva kokonaisuus. Oman kokemukseni mukaan tämä käy erinomaisesti myös rakennuspuolelle, koska sinne pystyy syöttämään omat tuotteet esimerkiksi suoraan rautakaupan hinnastot, laskuttamaan varaston kautta sinne ostetut tuotteet ja ennen kaikkea, kun laskut tulevat suoraan kohteelle, laskuttaminen on äärimmäisen helppoa paikasta riippumatta. Toivon, että moni muukin rakennuspuolella tajuaa tämän asian. Adminet ei ole pahanhintainen, se tuo kyllä itsensä niin moninkertaisesti takaisin. Myös asiakkaalle se tuo tosi ison edun, kun työntekijä merkitsee työtapahtumat Adminettiin ja laskutettaessa samat merkinnät siirtyvät laskulle näkyviin. Yrittäjän ei tarvitse lähettää tuntiraportteja, vaan asiakas tietää aina, mistä tunnit muodostuvat. Siitäkin jää turha selvittely pois, mikä on rahanarvoinen etu yrittäjälle. Olen satavarma, että meidän tyylisiä yrityksiä on Suomessa aivan lukematon määrä. Se on varma, että rakennuspuolelle Adminet toimii kuin nakutettu, kun miettii itse järkevästi mitä haluaa Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 7

5 Sovellusuutiset MIKÄ ADMINET? Adminet on halutuin rakennusalan ammattilaisen työkalu. Nettikäyttöinen palvelukokonaisuus tehostaa yrityksen toimintaa. Tehostuksen avain on edistyksellinen automatiikka, jonka ansiosta Adminet on paljon muutakin kuin perinteinen toiminnanohjausjärjestelmä. Pitkälle automatisoidut toiminnot vähentävät merkittävästi toimistotöitä ja vapauttavat aikaa tuottavaan työhön. Adminet tekee seurannasta tarkkaa ja reaaliaikaista. Ohjelmistotyökalut on kehitetty rakennusalan tarpeisiin. Kaikki tarvittava yhdessä järjestelmässä Adminetin merkittävin ero perinteisiin ohjelmistoihin verrattuna on automatiikka, joka hoitaa suuren osan toimiston rutiinitehtävistä käyttäjän puolesta. Se vapauttaa käyttäjänsä turhista toimistorutiineista, pienentää kustannuksia, parantaa kannattavuutta ja helpottaa töiden organisoimista. Adminet on rakennettu toimialan erityispiirteet huomioiden. Se sisältää laajan sovelluskokonaisuuden, jolla pyöritetään koko yrityksen toiminta yhden ohjelman sisällä. Myös sähköiset yhteydet kolmansiin osapuoliin toimivat Adminetissä, eikä esimerkiksi erillisiä pankkiohjelmia tarvita. Adminet ei ole laiteriippuvainen eikä se vaadi laiteinvestointeja. Adminettiä voi käyttää tietokoneella, padillä tai puhelimella, missä ja milloin tahansa. Tarvitaan vain nettiyhteys. Adminet soveltuu kaikenkokoisille yrityksille, sillä jokainen voi ottaa käyttöön sovellukset tarpeidensa mukaan, laskutuksesta laajempiin kokonaisuuksiin ja palvelupaketteihin. Adminet on kotimaisen Admicom Oy:n kehittämä toiminnanohjausjärjestelmä. Vankka kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä ja toimialan tuntemus ovat johtaneet seuraavan ohjelmistosukupolven syntymiseen. Automatiikan tuomat hyödyt asiakkaillemme ovat merkittäviä, euroissa mitattuna osalle jopa vuodessa. Tästä syystä kysyntä on kasvanut voimakkaasti viime vuosien aikana ja teemme yhteistyötä yhä laajemman asiakasjoukon kanssa. Haluatko sinä kuulua edelläkävijöiden joukkoon? Lue lisää: ADMINET-SOVELLUSKOKONAISUUS Taloushallinto ostolaskut myyntilaskut reaaliaikainen kirjanpito Palkkahallinto palkanlaskenta tuntikortit matkalaskut loma- ja poissaolokalenteri Hallinto ja johtaminen automaattiraportit data-analysaattori sisäinen laskenta dokumentinhallinta asiakkuudenhallinta asentaja-analyysi Rahaliikenne automatisoitu pankkiliikenne Projektinhallinta sähköinen työmääräin (työtilauksen laskutus) tarjouslaskenta projektinhallinta projektinvalvonta Materiaalinhallinta yleinen hinnasto ostotarpeet ja -tilaukset myyntitilaukset myymälä (kassa) varastonhallinta i Intohimomme on auttaa asiakkaitamme kehittämään toimintaansa ja parantamaan kannattavuuttaan. Siksi emme tarjoa pelkästään ohjelmistotyökaluja, vaan kauttamme saa myös laadukkaat kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut sekä kokeneet ja ammattitaitoiset asiantuntijat tukemaan yrityksen kehittämistarpeissa. 8 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 9

6 Sovellusuutiset Asiantuntijan kynästä LAITEVUOKRAUKSELLA kalusto hallintaan Lopeta edes LASKUTÖIDEN HÄVIKKI Adminetillä hallitaan myös laitteiden vuokrausta työmaille. Laitevuokrausominaisuudella voidaan rakentaa rekisteri vuokrattavista laitteista. Laitteita vuokrataan työtilausten kautta ja varausta tehtäessä ainoastaan vapaana olevat laitteet näkyvät rivin valikossa. Adminettiin syötetään vuokrauksen alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä, jos se on tiedossa. Työtilausten kautta voidaan myös tarkastella ja muuttaa varausten tietoja. Palautuksen yhteydessä tarkennetaan tarvittaessa vuokrauksen päättymispäivä ja laite kuitataan palautetuksi, jolloin se vapautuu eteenpäin vuokrattavaksi. Jos laitetta ei merkitä palautetuksi tässä vaiheessa, viimeistään sen laskuttaminen poistaa varauksen. Vuokrattavat laitteet laskutetaan työtilausten kautta samaan tapaan kuin muutkin tilaukselle syötetyt työt ja tavarat. Laitevuokrien laskutus tapahtuu vuorokausiperusteisesti ja Adminet ehdottaa annettujen päivämäärien erotusta laskutettavaksi. Hinta tulee suoraan hinnastosta tai se voidaan antaa käsin. Hinnat voidaan tarvittaessa määritellä myös asiakaskohtaisesti. MARIANNE HAUTSALO Marianne Hautsalo on kasvuyrityksen johtaja, joka kirjoittaa johtamisteorioiden ja käytännön yhteentörmäyksistä ja törmäyksissä syntyneistä ajatuksista. Hautsalo jututtaa vuosittain satoja yrittäjiä, joiden kanssa kokemuksia ja ajatuksia vaihdetaan ja hiotaan. Käsiteltävät aihe-alueet ovat jokaisen yrittäjän ja johtajan arkipäiväisiä jyviä ja akanoita. Aiheista jatketaan keskustelua Admicomin blogissa, josta alustuksia löytyy lisää. Osallistu keskusteluun osoitteessa: Rakennustoimialalla hävikki on liian suurta. Tahallista hävikkiä voi vain aavistella, mutta todennäköisesti se jää tahattoman hävikin jalkoihin. Liian monessa rakennusyrityksessä on vielä vallalla tapa, että tukusta saa hakea työmaalle ja varastosta saa ottaa työmaalle. Tukkurihakuihin moni yritys jo vaatii hakijan nimen tai työmaan merkin, jolloin tarvike parhaimmillaan ohjautuu toimialan ohjelmistoissa suoraan työmaalle kuluksi tai laskutettavaksi. Varastohaku sen sijaan on monesti asentajan omantunnon ja huolellisuuden varassa. Verkkolaskuina kulkevat ostolaskusanomat mahdollistavat tarvikerivien ohjelmallisen käsittelyn hyvin helposti ja tarkasti. Yleensä ongelma onkin toimintatavoissa. Tukkuun ei muisteta tai viitsitä kertoa työmaan merkkiä. Tai keikalle tarvikkeita haettaessa ei ole työmaan/keikan merkkiä luotuna. Tai tukkumyyjä ei ehkä muista laittaa merkkiä oikeaan kohtaan. Tai laskut tulevat paperilla ja rivien laskutukseen nakuttaminen on karmea puuhaa. Tai suljetaan silmät totuudelta ja annetaan hävikin jatkua. Tänä päivänä ohjelmassa kuin ohjelmassa pitäisi olla jo valmiudet luoda keikan numero mobiilisti, joko työntekijän tai työnjohdon toimesta siten, että numero on valmiina kun tarvikkeita noudetaan. Myöskin kaikki ohjelmat, ainakin teoriatasolla, tukevat ostolaskujen sähköistä vastaanottoa. Kun ostolaskut oikeasti saadaan sähköisesti, on laskutukseen siirto helpompaa kuin napin painallus. Toimiihan sinun ohjelmasi jo ajantasaisesti? Adminetissä hävikki minimoidaan tarkalla tarvikeseurannalla. Työntekijä ja työnjohto saavat avattua uuden työtilauksen muutamassa kymmenessä sekunnissa. Tarviketta tukusta haettaessa täytyy vain möläyttää kohde/tilausnumero ääneen. Kun lasku saapuu OVT:lla tai verkkolaskuna Adminettiin, järjestelmä tietää, onko kyseinen työtilaus laskutyö vai urakka, ja osaa ehdottaa sen perusteella rivit laskutettaviksi. Jos osa tuotteista palautuu varastoon, voi työntekijä ne määritellä palautettaviksi. Tämä tulee helpottumaan entisestään lähitulevaisuudessa, kun Adminet lukee tukkujen tarvikelähetteet suoraan työtilauksille ja työntekijällä on heti rivit käsiteltävänään. Toinen vaihtoehto on ottaa tarvike, vaikkapa kaapelikieppi, huoltoautoon eli varastoon. Kun kaapelia asennetaan metreittäin eri työmailla, merkitsee työntekijä kaapelia työmääräimelle ja Adminet vähentää sitä huoltoautosta. Näin saadaan vähällä vaivalla näkyville, mitä kaikkea huoltoautossa pitäisi olla ja mitä mahdollisesti on unohtunut merkata. Jottei totuus unohtuisi, niin kertolaskukertaus: rakennusliikkeen 10 työntekijää hukkaavat yhden kiinnikkeen/kannakkeen/nipan tms. pienen tarvikkeen päivässä. Ostohinnaltaan 0,80 tarvikkeen. Työpäiviä on kuukaudessa keskimäärin 21 päivää ja työkuukausia keskimäärin 10 vuodessa, kun lasketaan pois lomat, pekkaset, sairastelut ja koulutukset. 10 hlöä * 0,80 * 21 * 10 = euroa. Eli vuodessa maksetaan tukkurille euroa tarvikkeesta, jota ei muisteta laskuttaa asiakkaalta. Varovaisella 40 % katteella rahaa on hävitty vuodessa euroa. Yhtään huolimattomammalla 3 nipan päivähävitystahdilla rahaa katoaa euroa vuodessa. Kalliimpien kamppeiden hinnoilla ei edes uskalla alkaa laskea. Kunnolla toimiva ohjelma ja fiksut toimintatavat varmistavat, että tarvikkeita (eikä muuten tuntejakaan) tarvitse antaa asiakkaalle lahjaksi. Urakkatöiden hävikki, se onkin sitten se seuraava rupeama. 10 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 11

7 Turussa päämajaansa pitävä NewLiner Oy sai Adminetillä uutta intoa kentälle sekä läpinäkyvyyttä konsernin toimintaan. Helpotusta tuli myös talous- ja palkkahallintoon, kun useita aikaavieviä työvaiheita poistui. Noin 80 henkilöä työllistävä NewLiner-konserni toimii valtakunnallisesti kuudesta eri kaupungista käsin. Toimipisteet löytyvät niin Helsingistä, Turusta, Tampereelta, Jyväskylästä, Oulusta kuin Vaasasta. Adminet otettiin käyttöön syksyllä 2011, jolloin yrityksessä tapahtui myös muita suuria muutoksia. Meillä on tehty todella isoja muutoksia ja Adminet mahdollisti niiden tekemisen. Ennen oli seitsemän tytäryhtiötä ja niiden hallitseminen oli todella raskasta. Oli iso ja myös haastava muutos, että fuusioitiin firmat yhteen ja vaihdettiin järjestelmä samaan aikaan. Muutosten myötä voimme nyt seurata ja raportoida tapahtumia yksiköittäin, mutta saamme myös yhteenvedon yhtiötasolla, kertoo NewLinerin talousjohtaja Johnny Larsson. NewLiner on yksi Suomen suurimmista putkistojen pinnoituksia ja sukituksia tekevistä yrityksistä. Putkistosaneerauksia tehdään urakoina lähinnä yksityisille taloyhtiöille. Vaikka Suomen rakennuskanta alkaa olla enemmän ja enemmän saneerauksen tarpeessa, riittää alalla myös haasteita: Putkisaneerauksia kyllä riittää, mutta haasteensakin on. Alalla on paljon yrittäjiä, joten kilpailu on kovaa ja hinnat matalalla, kertoo talousvastaava Anu Keskilä. Kovassa kilpailussa menestyksen avaimet on varmistettu tehostamalla sisäisiä toimintoja. Osana tehostamista prosesseja reaaliaikaistettiin ja manuaalista työtä vähennettiin Adminetin avulla. Entinen järjestelmä oli kankea eikä sitä ollut suunniteltu tälle alalle. Emme olleet tyytyväisiä järjestelmään emmekä saamaamme palveluun. Totesimme, ettei tämän kokoinen yritys voi toimia näin ja hukata niin paljon aikaa turhiin töihin, Keskilä kertaa vaihdon taustoja. Adminetillä säästetään rahaa ja se on tukenut tehtyjä muutoksia, Larsson jatkaa. TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Katja Mäenpää ja NewLiner Konsernin toiminta LÄPINÄKYVÄKSI 12 Rakentamisen ja talotekniikan Laskutustaso on parantunut ja talouspuolen ajattelu levinnyt laajemmin. -kehitysjohtaja Tomi-Pekka Vuorinen- Saavutetut edut: * Kokonaisuuden hallinta konsernitasolla * Helppo käyttöliittymä * Automatisoitu taloushallinto * Reaaliaikainen seuranta * Parantunut laskutustaso * Läpinäkyvämpi toiminta Maaginen käyttöliittymä Larssonin ja Keskilän mukaan kokonaisuuden hallinnointi on Adminetillä paljon aiempaa helpompaa ja ohjelmasta huomaa, että se on alalle räätälöity. Olen kovin tyytyväinen siihen, missä ohjelman kanssa mennään nyt verrattuna entiseen. Tässä on oikeasti huomioitu alan ominaispiirteet. Ei ole sellaista raakileisuutta kuin ennen. Vaihtuvista tilanteista huolimatta, tällainen isompikin firma pystyy toimimaan sujuvasti. Ainakin käyttämässäni palkanlaskentasovelluksessa huomaa, että siellä on järeää ohjelmaa takana, Keskilä toteaa. Myös käyttöliittymä saa kiitosta. Adminettiä on helppo ja mukava käyttää. Minä tykkään siitä, miten ohjelman sisällä liikutaan, sehän on ihan fantastista. Joillakin muilla ohjelmilla avautuu aina vain uusia popup-ikkunoita ja lopulta ei enää tiedä missä on. Se on aivan maagista miten Adminetissä pystyy liikkumaan. Ohjelma on todella käyttäjäystävällinen, Larsson kehuu. Adminetin riippumattomuus käyttöjärjestelmästä tai laitteesta on niin ikään helpottanut toimintaa. Aiempi ohjelma oli toimittajan serverillä ja pc-pohjainen, ja kun meillä on käytössä Macit, niin siinähän meillä oli sitten ongelmia. Nyt kun Adminet on selainpohjainen, ihan sama missä olet ja millä laitteella käytät, niin se toimii todella hyvin, Larsson kiittelee. Taloushallinnon henkilöstö puolittui Aiemmin NewLinerin taloushallinto toimi kankeammin ja piti sisällään turhia ja aikaavieviä vaiheita. Esimerkiksi laskujenkäsittely vei taloushallinnossa leijonanosan työpäivästä. Kaikki, myös tytäryhtiöiden paperilaskut tulivat tähän toimistolle. Ne skannattiin projektipäälliköille eri kaupunkeihin kommentoitavaksi ja sen jälkeen vielä uudestaan tilitoimistolle käsiteltäväksi. Se oli hurja paperisota. Laskujen käsittelyyn kului jopa puolet päivittäisestä työajasta, joten iso osa ajasta meni siihen ja hermot myös, Keskilä naurahtaa. Jos sellaisessa systeemissä on, kannattaa ehdottomasti miettiä vaihtoa. Myös palkanlaskenta on helpottunut järjestelmän vaihdon myötä. Koska Adminetissä kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä, asiat tapahtuvat nyt automaattisemmin. Aiemmassa järjestelmässä ei esimerkiksi ollut työajanseurannasta linkitystä palkanlaskentaan, vaan yli viidenkymmenen asentajan tunnit siirrettiin palkanlaskennan tietoihin manuaalisesti. Nyt yksi hallinnon työvaihe ja inhimillisten virheiden mahdollisuus on jäänyt pois. Silloin kun ohjelma tuli, minä otin vastuulleni palkanlaskennan ja toinen henkilö kirjanpidon. Kun enää minä olen jäljellä, voi sanoa, että väki puolittui ja myös tilitoimisto putosi välistä pois. Nyt käytämme ulkopuolista palvelua ainoastaan tilinpäätösvaiheessa. Työmäärä on vähentynyt ihan konkreettisesti ja työt jakautuneet järkevämmin. Olen tehnyt Adminetillä paljon palkanlaskentaa, ja se on erittäin hyvä ja mielellään sitä käytän. Sen kanssa on kyllä ilo toimia, Keskilä kiittelee. Mielestäni kaikki henkilöstö- ja palkkausjutut ovat todella hyviä. Ja kun meillä ei tuotannon ja myynnin henkilöstöllä ole kirjanpidon erityisosaamista, järjestelmä on sen verran helppo, että siihen pääsee kiinni. Ylipäätään talouden seuraaminen on helppoa, esimerkiksi saatavien tarkistaminen on oikein hyvä. Mielestäni kassavirtapuolella on menty todella paljon eteenpäin, Larsson toteaa. Yleinen talousajattelu parantunut Adminetin vaikutukset eivät rajoitu pelkästään hallinnon puolelle, vaan näkyvät uudenlaisena innokkuutena ja aktiivisuutena myös kentällä. Asentajien arkea muutos ei ole juurikaan muuttanut, sillä sähköinen työajanseuranta on ollut käytössä jo aiemmin. Sen sijaan projektipäälliköt ovat saaneet piristysruiskeen toimintaansa. Koska Adminetistä saa ajantasaista tietoa, ryhmien vetäjät ovat innostuneet kyselemään projektien tilannetta ja talouspuolen ajattelu on levinnyt laajemmin. Erityisesti niistä projekteista kysellään, joista vetäjällä on tunne, että menee hyvin. Enimmäkseen tuo tunne on oikea, mutta jos ei ole, ongelman takana on yleensä jokin inhimillinen virhe projektin alkuperäisessä budjetoinnissa tai kustannusten kirjaamisessa. Joskus kuitenkin myös operatiivisisella puolella tehdäään muutoksia projektin kuluessa siten, että asetettuihin tavoitteisiin päästään. Parantuneen aktiivisuuden ansiosta virheisiin pystytään reagoimaan hyvissä ajoin, kertoo kehitysjohtaja Tomi-Pekka Vuorinen. Myös laskutustaso on parantunut. Erityisesti lisälaskutukset oli ennen hankala hoitaa ja varsinkin pienemmät summat jäivät usein laskuttamatta. Nykyään projektipäälliköt laskuttavat innokkaammin pienempiäkin laskuja, kun turhat välikädet ovat poistuneet myös tässä asiassa, Vuorinen jatkaa. Projektinhallinnan puolella erityisesti seuranta on helpottunut. Projektinseurannan tiedot luodaan tarjousvaiheessa laaditusta budjetista ja käytettävissä on lähes reaaliaikainen projektikohtainen taloustilanne. Projektien lisäksi myös toimipisteiden välistä tilannetta on helppo vertailla. Nyt oikeasti tiedetään, mitä projekteja meillä on meneillään ja mitä on mennyt. Voidaan seurata eri toimipisteiden taloudellista menestystä ja missä mennään sen suhteen. Toiminta on paljon läpinäkyvämpää, kun voimme seurata sitä niin projekti-, yksikkö- kuin yritystasolla, Vuorinen kertoo. Seurannan kannalta on todella hyvä, että automaattiraportit tulevat viikoittain. Kyllä järjestelmä on meidän mielestä hyvä, Larsson kuittaa. Adminetillä säästetään rahaa ja se on tukenut tehtyjä muutoksia. -talousjohtaja Johnny Larsson- (kuvassa myös Anu Keskilä) Rakentamisen ja talotekniikan 13

8 Sovellusuutiset Sähläätkö paperisten ostolaskujen kanssa? Adminetin ostolaskujen käsittely ja hallinta on pitkälle automatisoitu. Kaikki laskut saapuvat Adminettiin, ja käyttäjän tehtäväksi jää vain laskujen tarkistus ja maksuun hyväksyminen. Ei enää paperilaskujen käsittelyä, tarkastuskierrätystä, mapittamista tai tilitoimistoon kiikuttamista. laskujen Vastaanotto Paperisia laskuja varten avataan postilokeropalvelu, jonka kautta tulevat laskut muutetaan sähköiseen muotoon. Laskuja ei enää vastaanoteta paperisina toimistolle. Verkkolaskut tulevat laskuttajalta suoraan Adminettiin. Adminetissä on yli 900 toimittajan rekisteri, joiden ostolaskujen tiliöinnin Adminet tekee automaattisesti. Laskut, joiden toimittajaa automatiikka ei tunnista, siirtyvät tiliöinnistä vastaavalle henkilölle. Adminet oppii tiliöintitiedon, eikä käsintiliöintiä samalle toimittajalle tarvitse tehdä kuin kerran. Tarkastaminen ja hyväksyminen Ostolaskut ohjautuvat automaattisesti tarkastettavaksi henkilölle, joka tuotteen on tilannut. Jos tietoa ei ole saatavilla, ohjautuu lasku työmaan vastuuhenkilölle. Käyttäjä saa tarkistettavista laskuista ilmoituksen sähköpostilla ja ne näkyvät myös Adminetin etusivulla avoimissa tehtävissä. Adminet tarkistaa aina, että laskun tiedot vastaavat tilauksen tietoja ja ilmoittaa, jos hinnoissa on eroa. Laskun tarkastustoiminnosta voidaan tarvittaessa lähettää reklamaatio toimittajalle. Laskujen tarkastamisen jälkeen laskut tulevat esimiehelle hyväksyttäväksi maksuun ja kirjanpitoon. Ostolaskujen hyväksynnästä näkee myös yrityksen reaaliaikaisen rahoitusennusteen ja pankkitilien saldot. Maksaminen ja edelleenlaskutus Hyväksytyt laskut menevät automaattisesti maksuun haluttuna maksupäivänä. Adminet kerää rahat tarvittaessa yrityksen eri tileiltä, jos yhdellä tilillä rahat eivät riitä laskujen maksuun. Varojen siirtelyä tililtä toiselle tai erillisiä pankkiohjelmia ei tarvita. Ostojen edelleenlaskuttaminen on helppoa, sillä Adminet ehdottaa laskun rivejä edelleenlaskutettavaksi. Laskutettavia määriä voi muokata ennen laskun lähettämistä ja valita myös urakkakohteelle tilattuja tavaroita laskutettavaksi. Muutoin urakalle tehdyt ostot kertyvät kuluksi. Adminettiin jää jälki kaikesta ostetusta, joten mitään ei jää laskuttamatta. Ostolaskuarkistosta laskuja voidaan myöhemmin etsiä ja laskuttaa eteenpäin. Pitkälle automatisoitu Adminetin automatiikka hoitaa lähes kaikki perinteisten paperilaskujen käsittelyyn liittyvät toiminnot. Käyttäjän tehtäväksi jää ainoastaan hyväksyminen, reklamointi tai edelleenlaskutus ja nekin onnistuvat parilla hiiren klikkauksella. Adminet hoitaa: ostolaskujen hintojen vertaamisen alennustaulukkoon ja ostotilaukseen. sähköisen tarkastuskierron. tuotteiden kirjaamisen varastoon tai kohteelle. laskujen tiliöinnin ja kohdistamisen osto- ja myyntitilaukselle. hyväksyttyjen ostolaskujen automaattisen maksamisen eräpäivänä. maksujen maksamisen niiltä yrityksen pankkitileiltä, joille ohjelmalla on käyttöoikeus. Tarvittaessa Adminet koostaa maksun useammalta yrityksen tililtä. tiliotteiden automaattisen noudon, maksujen kohdistuksen, tiliöinnin ja kirjauksen. rahoitusennusteen laatimisen. Kaikki laskut saapuvat Adminettiin, josta ne voi laskuttaa eteenpäin, reklamoida tai hyväksyä maksuun. Automatiikka hoitaa kaiken muun. 14 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 15

9 Sovellusuutiset AUTOMATIIKKA Adminetin avain tehokkuuteen Näitä toimintoja ei tarvitse tehdä, automatiikka tekee ne puolestasi Adminetin automatiikka tekee suuren määrän toimiston rutiinipuuhia käyttäjän puolesta ja poistaa päällekäiset työvaiheet. Miten automatiikka toimii käytännössä? Adminet on niin pitkälle automatisoitu, että se hoitaa merkittävän määrän toimintoja ilman, että käyttäjän tarvitsee itse tehdä mitään. Ennen Adminetin käyttöönottoa määritellään, kuinka automatiikka asiat hoitaa, ja näitä määrityksiä voidaan muokata käyttäjän muuttuvien tarpeiden mukaan. Automatiikka ei siis tee päätöksiä käyttäjän puolesta, vaan juuri hänen toiveidensa mukaan. ESIMERKKI: Toimialan tehokkain työtilausprosessi PAINA LASKUTA >> Automatiikka pyörii jatkuvasti taustalla yrityksen arkisissa rutiineissa. Esimerkiksi asetajien tuntikorteilta tunnit siirtyvät automaattisesti palkkanlaskentaan ja laskutukseen. Ostetut tavarat puolestaan kohdistuvat aina oikealle työmaalle ja automatiikka hoitaa niiden maksun hyväksymisen jälkeen. Katso alla olevasta esimerkistä, kuinka monta työvaihetta automatiikka poistaa työtilausprosessista....niin ADMINET TEKEE PUOLESTASI: Yleistä Varmuuskopioinnit Ohjelmapäivitykset Hinnastojen päivitykset Pakettien, syöttösivujen ja työhinnaston päivitykset Adminet ilmoittaa sinulle sähköpostilla tulleista tehtävistäsi Tehtäväluettelo on etusivulla valmiina Laskutus ja perintä Laskujen tulostus, kuoritus ja lähetys Suoritusten nouto ja tiliotteiden kirjaus Perintäkirjeiden lähetys Laskujen ja suoritusten tiliöinti, mapitus ja säilytys Myynnin kateraporttien koostaminen ja lähettäminen Laskujen tallennus konttorilla (asentajien työkalut) Osto- ja kululaskut Laskujen nouto ja tallennus järjestelmään Laskujen tarkastuskierrätys Laskujen ja maksujen tiliöinti ja maksatus Rahojen siirto tililtä toiselle ja pankkitilisaldojen kysely Laskujen mapitus ja arkistointi Rahaliikenne Säännöllisten maksujen maksaminen ja tiliöinti Verotilimaksujen laskeminen ja maksaminen: ALV, ennakonpidätys ja sotu Ay-jäsenmaksujen maksaminen Tiliotteiden tiliöinti, tallennus kirjanpitoon ja arkistointi Pankkitilien täsmäys kirjapitoon Pankki- ja luottokorttisuoritusten kohdistus (myymälämyynti) Palkanlaskenta Asentajien tuntipalkkojen ylläpito Uusien verokorttien tallennus vuoden alussa Muuttuneiden TyEL-, sotu-, tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutusprosenttien tallennus Kesälomapalkkojen tallennus ja laskenta Työajanlyhennysten tallennus ja laskenta Sairausajan palkkojen tallennus ja laskenta Palkkojen maksaminen ja tositteiden toimitus työntekijöille Sotujen ja ennakoiden maksaminen Palkkojen vienti kirjanpitoon ja kohteille Palkkatietojen mapitus ja arkistointi Kirjanpito ja sisäinen laskenta Tositteiden merkitseminen ja mapittaminen Kirjanpidon tiliöinnit Tapahtumien etsiminen mapeista Mappien ja raporttien toimittaminen tilitoimistoon Jaksotusten kirjaukset tilinpäätöksissä Seurantatietojen koostaminen ja tallentaminen järjestelmään Tilitoimiston raporttien odottelu: tiedot viiveellä Raporttien tulostaminen ja oikean tuloksen laskeminen Projektin suunnittelu ja valvonta Tarvikkeiden ja töiden purkaminen massoiksi vaiheille Budjetin tekeminen tarjouksen tiedoista Tapahtumien kirjaus ostolaskuilta Töiden kirjaus palkanlaskennasta Takausten kirjaus tiliotteelta Laskutuksen päivittäminen ja laskun tallentaminen maksuerätaulukkoon Projektin tuloutus ja valmiiksikirjaus Raporttien tietojen koostaminen ja jälkilaskenta Raportin vertaaminen laskettuun 16 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 17

10 Kentällä kuultua Mitä kuuluu? Rakennusalan ammattilaisille on avattu oma, uusi kauppa: RaksaShop.fi AVATTU! Laadukkaat työkalut helposti netistä RaksaShop myy rakennusalaan liittyviä käsityökaluja ja niiden oheistuotteita Kuopion myymälästä ja verkkokaupasta osoitteessa Yrityksen valikoimasta Idea yrityksen perustamiseen lähti siitä, että Suomessa kaikissa rautakaupoissa ja isoissa liiketaloissa myydään pitkälti samoja tuotteita. Rakennusalalle en löytänyt mistään erottuvaa kauppaa. Halusin tehdä jotain erilaista ja uutta, joten aloin miettiä, millaisia uudet tuotteet voisivat olla, toimitusjohtaja Toni Tanskanen kertoo uuden liikeidean syn- löytyy RaksaShop.fi laaja kattaus rakennusalan verkkokauppa ammattilaisen työkaluja: on maalaustyövälineet, laatoitustyövälineet, muuraustyövälineet, teipit ja suojaustarvikkeet monipuolisin sekä niiden rakennusalan oheistuotteet. Suomen Kuopiossa työvälineiden päätoimipaikkaansa verkkokauppa pitävän RaksaShop nystä. Oy:n liikeidea on myydä laadukkaita työkaluja edulliseen hintaan. Edullinen hintataso internetissä. selittyy isoilla ostoilla ja varmoilla yhteistyökumppaneilla maailmanlaajuisesti. Omasta maahantuonnista Palveluvalikoimistamme johtuen hintataso miellyttää ostajan löytyy kukkaroa varmasti. maalaustyökalut, muuraustyökalut, laatoitustyökalut ja suojaustarvikkeet. RaksaShopista edullisesti muun muassa seuravat tuotteet: Omasta maahantuonnista johtuen hintatasomme miellyttää ostajan kukkaroa varmasti! Laadukkaat työkalut mattopuukko helposti netistä! 18 mm Olen käynyt maailmanlaajuisesti läpi yli 60 tuotteiden valmistajaa ja valinnut niistä parhaimmat. RaksaShopilla onkin myynnissä erikoisia tuotteita, joita ei muilta Suomessa löydy. Toivon, että jokainen rakennusalan ammattilainen löytäisi kauppamme ja tulisi asiakkaaksi. MAALIKAUKALO 12 ltr Kuinka kauan olet työskennellyt Admicomilla? Aloitin toukokussa 2012 Mitä työnkuvaasi kuuluu? Adminetin tuki myynnin, ostojen, projektinhallinnan ja varastonhallinnan sovellusten osalta. Parasta työssäsi? Asiakkaiden ongelmien ratkominen ja sen myötä tyytyväiset asiakkaat. Mukavat työkaverit ja innostunut työilmapiiri. Adminetin paras ominaisuus? Jos saa vain yhden ominaisuuden mainita, niin projektien tapahtumaruutu. Sieltä näkee muun muassa projektille kohdistetut osto- ja myyntilaskut sekä pääsee takautuvasti laskuttamaan projektille ostettuja tarvikkeita tai palauttamaan niitä varastoon. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Perheen 3- ja 5-vuotiaat tytöt pitävät huolen, ettei vapaa-ajalla käy aika pitkäksi. Harrastan monipuolisesti liikuntaa, talvella mm. hiihdän ja luistelen, ja kesällä pyöräilen, rullaluistelen ja pelaan golfia. Elämänohjeesi? Kohtele muita sillä tavalla, kuin haluat itseäsi kohdeltavan. Aina aurinkoinen hanne tiilikainen ASIAKASTUKI Hannen tavoitat tukipyynnöllä tai puh Hinta: 0,73 (sis. alv) Hinta: 3.47 (sis. alv) KÄSINE PU Hinta: 1,12 (sis. alv) RAKENNUSTEIPPI oranssi PVC 48 mm*33 m Hinta: 3.32 (sis. alv) Admicom Oy ON toiminnanohjauksen edelläkävijä Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Automatisoitujen toimintojen ajansäästö pk-yrityksessä on 1-2 henkilön työmäärä vuodessa. Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, asiakasyrityksessä pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Pyrimme yhteistyössä asiakkaan kanssa löytämään parhaat ratkaisut tavoitteiden saavuttamiseksi. Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin. Tuotekehitystiimimme koostuu Suomen kokeneimmista toiminnanohjausjärjestelmien kehittäjistä. Asiakkaidemme apuna ovat toimialaa tuntevat, tehokkaasti ja luotettavasti toimivat liiketoimintakonsultoinnin ja asiakastuen ammattilaiset. Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 Laurinmäenkuja Jyväskylä Helsinki myynti@admicom.fi 18 Rakentamisen ja talotekniikan Rakentamisen ja talotekniikan 19

11 admicom oy väinönkatu 26 a jyväskylä Adminet on nettikäyttöinen rakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä. Adminetistä löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Reaaliaikainen kirjanpito Rahaliikenne Palkkahallinto Palkanlaskenta Tuntikortit Matkalaskut Lomat ja poissaolot Johdon työkalut Automaattiraportit Sisäinen laskenta Dokumentinhallinta Asiakkuudenhallinta Kalenteri Data-analysaattori Materiaalihallinta Ostotarpeet ja ostotilaukset Myyntitilaukset Myymälä Varastonhallinta Yleinen hinnasto Viivakoodikeräily Projektinhallinta Asentajanruutu + Asentajan Mobiili Työtilausten laskutus Tarjouslaskenta Projektinhallinta Projektinvalvonta Yleinen hinnasto Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Ilkka Uusi-Maahi ilkka.uusi-maahi@admicom.fi Kumppani tuloksen tekemiseen Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä Toimialan tunteva Työkalut tuloksen tekoon Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen Ota yhteyttä arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi