Adob Acrobat 2 PDF-tiedostot SISÄLLYS

Transkriptio

1

2 Adob Acrobat 2 PDF-tiedostot SISÄLLYS Sisällys...2 Acrobat...4 Digitaalinen paperi... 4 Acrobat-teknologia... 4 Perusidea... 4 PDF-tiedostomuoto... 4 Adobe Acrobat ohjelma... 5 Välilehtien näyttäminen ja piilottaminen... 5 Työkalurivit... 6 PDF-tiedoston luominen... 6 PDF-tiedostojen luominen PDFMakerilla... 7 Microsoft Office tiedostojen muuntaminen... 7 Adobe PDF -tiedoston luominen Tulosta-komennolla (Windows)... 7 Adobe PDF tulostusasetukset... 8 Adobe Distellerin käyttö... 8 Distillerin käynnistäminen... 8 PDF tiedoston luominen Adobe Distillerillä PostScript-tiedostoista... 9 Töiden käsittelyn hallinta... 9 PostScript-tiedostojen luominen Kuva-, HTML- ja tekstitiedostojen muuntaminen PDF tiedostojen luominen useista tiedostoista Muunnosasetusten määrittäminen eri tiedostotyypeille PDF tiedostojen luominen paperidokumenteista Valvotut kansiot Sivujen lisääminen ja poistaminen Kirjanmerkkkien ja hyperlinkkien luominen Kirjanmerkkien tekeminen Kirjanmerkin muokkaaminen Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen: Hyperlinkit Linkkien luominen Linkkien muokkaaminen PDF-dokumentin sisällön muokkaaminen Tekstin ja grafiikan lisääminen Tiedon kopiointi muihin ohjelmiin Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen: Ylä- ja alatunnisteiden poistaminen tai palauttaminen: Vesileiman tekeminen Vesileimojen ja taustojen poistaminen tai palauttaminen: PDF-dokumenttien yhdistäminen Kommentit Kommenttien hallinta PDF-dokumentin ominaisuudet Dokumentin aukeamisasetukset Dokumentin optimointi Lomaketoiminnot Lomakkeen luominen Designerilla Lomakeobjektit...28 Objektien lisääminen... 28

3 Acrobat 3 PDF-tiedostot Standardi lomakeobjektit Piirretään lomake Valintaruutu Valintanappi Avattava luettelo Luetteloruutu Painikkeet Lomakkeen luominen Acrobat Professionalissa Lomakenttien luominen Acrobatissa Hakutoiminnot Hakemistotiedosto (indeksitiedosto) Hakemiston luominen PDF-dokumenttien jakelu Tervetuloa-sivun lisääminen... 36

4 Acrobat 4 PDF-tiedostot ACROBAT Digitaalinen paperi Tavallinen paperi, jossa on tekstiä, valokuvia ja piirroksia, voidaan siirtää pitkänkin etäisyyden päähän postin välityksellä. Yleensä voimme luottaa siihen, että vastaanottaja saa paperin eteensä samanlaisena kuin se on lähetettykin. Samaa ei ole itsestään selvää digitaalisen aineiston siirtämisessä. Ongelmia aiheuttavat eri ohjelmistot lähettäjällä ja vastaanottajalla, ohjelmaversiot, fontit ja käyttöjärjestelmät. Dokumentti ei ehkä avaudu vastaanottajalla lainkaan tai avautuu puutteellisena. Vastaus ongelmaan on digitaalinen paperi. Digitaalinen paperi tuo käyttäjälleen hyötyjä, joita voi verrata tavalliseen paperiin. Laajimmin levinnyt muoto digitaalisesta paperista on Acrobatdokumentti. Acrobat-teknologia Perusidea Julkaisu- ja grafiikkaohjelmistaan tuttu Adobe kehitti jo 1980-luvulla PostScript-teknologian, jonka avulla työpöytäjulkaisu (DTP) pääsi alkuun. PostScriptin sivunkuvauskielen keskeisimpiä etuja ovat käyttöjärjestelmä- ja resoluutiovapaus Käytännössä Acrobat antaa mahdollisuuden tehdä dokumentteja DOS-, Windows-, Macintosh- ja Unix-sovelluksissa niin, että sovellus on avattavissa missä tahansa näistä sovellusympäristöistä. Hyvä esimerkki on WWW-sivuilta ja sähköpostin liitteenä saatavat PDF-tiedostot, joissa ei tarvitse välittää edes PC- ja Macintosh-tietokoneiden käyttämästä erilaisesta siirrettävien medioiden alustuksesta (esim. levykkeet, CD-ROM-levyt jne). Acrobat formaatissa voidaan siirtää koko dokumentti toiseen käyttöjärjestämäympäristöön. Kokonaisessa dokumentissa siirtyy kuvien ja tekstien lisäksi myös dokumentin ulkoasu sijoitteluineen ja fontteineen. Lähtökohtana on, että Acrobat dokumentti voidaan tuottaa missä tahansa sovellusympäristössä millä tahansa sovelluksella. Se voidaan siirtää mihin tahansa sovellusympäristöön, jossa dokumentti voidaan avata ja tarkastella sitä ruudulla tai tulostaa millä tahansa tulostimella. PDF-TIEDOSTOMUOTO PDF (Portable Document Format) on yleiskäyttöinen tiedostomuoto, joka säilyttää kaikki lähdedokumenttien kirjasimet, grafiikan ja asettelun riippumatta sovelluksesta ja käyttöympäristöstä, jossa ne luotiin. PDF on standari turvallista ja luotettavaa sähköisten dokumenttien jakelua ja vaihtamista varten maailmanlaajuisesti. PDF -tiedostot ovat pienikokoisia. Niitä voi siirtää, katsella ja tulostaa ilmaisella Adobe Reader ohjelmistolla. Adobe Acrobat ohjelmiston avulla minkä tahansa dokumentin voi muuntaa PDF muotoon. Sinänsä PDF dokumentin luontiin on muitakin ohjelmia kuin Adoben tarjoamat. Julkishallinto ja yritykset ovatkin ottaneet PDF muodon käyttöön järkeistämään dokumenttien hallintaa ja vähentämään paperimuotoisten aineistojen tarvetta. PDF säilyttää elektronisten dokumenttien tarkan asettelun, fontit ja tekstimuotoilut riippumatta laitealustasta, jossa dokumentteja tarkastellaan. PDF-dokumenteissa voidaan käyttää useita kieliä samalla sivulla. PDF-dokumentit tulostuvat halutulla tavalla oikeine marginaaleineen ja sivujakoineen. PDF-dokumentit voidaan suojata salasanoilla niin, ettei niitä voida muuntaa tai tulostaa ja että asiaan kuulumattomat eivät voi avata luottamuksellisia dokumentteja. PDF-sivuja voidaan zoomata Adobe Acrobatin ja Adobe Readerin avulla niin, että grafiikan kuvioiden pienetkin yksityiskohdat saadaan näkyviin.

5 Acrobat 5 PDF-tiedostot ADOBE ACROBAT OHJELMA Acrobat Professional ohjelma sisältää dokumenttiruudun, joka näyttää Adobe PDF dokumentit. Vasemmassa reunassa sijaitsee suunnistusruutu, jonka avulla on helppo liikkua käsiteltävässä PDF dokumentissa. Ikkunan yläosassa ovat valikko ja työkalurivit, joissa olevilla komennoilla PDDF dokumenttia käsitellään. Alaosassa sijaitsee tilarivi, jolta löytyy sekä dokumenttia koskevia tietoja että ohjelman toimintoja. Oikeaan reunaan voi avata Miten -ikkunan, josta löytyy yleiskuvaus tavallisista tehtävistä. A B C D Acrobotin työskentelyalue: A valikko- ja työkalurivit, B suunnistusruutu (kirjanmerkit näkyvissä), C suunnistuskielekkeet, D tilarivi, E dokumenttiruutu ja F Miten ikkuna. Suunnistusruudussa näkyvät suunnistuskielekkeet eli välilehdet. Välilehdissä näkyvät dokumentin kirjanmerkit, sivujen miniatyyrit ja artikkelit. Välilehtien näyttäminen ja piilottaminen Suunnistusruudun välilehteä näyttäminen tapahtuu yksinkertaisimmin napsauttamalla välilehteä, jolloin se avautuu. Sulkeminen tapahtuu napsauttamalla suunnistusruudun oikeassa yläkulmassa olevaa ruksia (x). Suunnistusruudun voi avata ja myös seuraavilla tavoilla: Vie hiiren osoitin dokumenttiruutua ja suunnistusruutua erottavan pystypalkin päälle ja napsauta palkkia, kun hiiren osoitin muuttuu kaksoisnuolikuvakkeeksi. Anna komento Näytä Suunnistuskielelleet - <haluttu välilehti> E F

6 Acrobat 6 PDF-tiedostot Työkalurivit Huomaa, että PDF-dokumentin tekijä saattaa määritellä välilehden sisällön. Välilehti voi olla myös tyhjä. Acrobat Readerin yläosassa on valikkorivi ja joukko työkalurivejä. Oletusarvoisesti jotkin niistä ovat näkyvissä ja jotkin piilotettuja. A B C D E F Oletusasetuksen mukaiset avoimet työkalurivit: A Tiedosto-työkalurivi, B Tehtävät-työkalurivi, C Perustyökalurivi, D Zoomaus-työkalurivi, E Kierrä näkymää-työkalurivi, F Miten työkalurivi (Ohje). Tehtävät työkalurivin painikkeet toimivat hieman eri tavalla kuin muiden työkalurivien painikkeet. Jokaiseen näistä painikkeista liittyy komentovalikko. Valikon voi avata painikkeen nimen oikealla puolella olevaan nuoleen napsauttamalla. Työkalurivit piilotetaan ja otetaan näkyviin komennolla Näytä Työkalurivit, valitaan työkalurivi, joka halutaan näyttää tai piilottaa. Näkyvissä olevan työkalurivin edessä on valintamerkki. Toinen tapa on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella työkalurivin päällä ja valita avautuvasta pikavalikosta näytettävä/piilotettava työkalurivi. PDF-TIEDOSTON LUOMINEN PDF-tiedostoja voi luoda käytännössä mistä tahansa sovelluksesta. Adobe Acrobat Professional ohjelmassa voi luoda PDF-tiedostoja myös skannaamalla paperiasiakirjoja tai lataamalla ja muuntamalla Web-sivuja. PDF-tiedostoja voi luoda usealla eri tavalla. PDF-tiedostojen sisältämän rakenteellisen tiedon määrään vaikuttaa se, kuinka tiedostot on luotu. Mitä enemmän rakenteellista tietoa PDF-dokumentti sisältää, sitä enemmän on mahdollisuuksia sisällön käyttämiseen uudelleen ja sitä luotettavimmin dokumentti voidaan esittää näytönlukuohjelmissa. Useimpien käyttäjien kannalta PDF-tiedostojen luominen on lähes automaattinen tapahtuma. Useimpien käyttäjien tarvitsee tietää vain se, että muunnosvaiheessa käytettyjä asetuksia tarvitsee muuttaa vain silloin, kun PDF-tiedostojen kokoa tai laatua halutaan muuttaa. PDF tiedostoja voi Acrobatin ohella luoda muissa sovelluksissa kolmella eri tavalla. Luodaan PDF-tiedosto nykyisestä tiedostosta Tallanne nimellä tai Vie komennoilla. Menetelmä on käytettävissä ainakin Adoben omissa ohjelmissa, esimerkiksi PageMakerissa. Kaikki tarvittavat ohjelman osat asennetaan ja configuroidaan ko. ohjelmien normaalin asennuksen yhteydessä. Käytetään Adobe PDF tulostinta. Tällöin voi luoda PDF tiedostoja kaikissa niissä sovelluksissa, joissa on Tulosta komento. Käytetään lähdesovelluksissa olevaa PDFMakeria, joka muuntaa dokumentit suoraan PDF muotoon.

7 Acrobat 7 PDF-tiedostot PDF-tiedostojen luominen PDFMakerilla Monissa sovelluksissa luodut tiedostot voidaan muuntaa suoraan PDF-tiedostoiksi poistumatta sovelluksesta. Tällöin lähdesovellus käyttää muuntamiseen PDFMakeria, tulostiedostot ovat PDF tiedostoja. Acrobat 7.0:n oletusasennus Windowsissa asentaa PDFMakerin oheisille sovelluksille: Asennettaessa Acrobat oletusasennuksena, asennusohjelma tunnistaa tietokoneeseen asennetut kolmannen osapuolen ohjelmat, jotka tukevat PDFMakeria, ja asentaa tarvittavat PDFMaker tiedostot, joiden avulla nämä sovellukset voivat muuntaa tiedostot Autodesk AutoCAD 2002, 2004 ja 2005 Microsoft Access 2000, 2002 ja 2003 Microsoft Excel 2000, 2002 ja 2003 Microsoft Internet Explorer 6.0 Micsoft Outlook 2000, 2002 ja 2003 Microsoft PowerPoint 2000, 2002 ja 2003 Microsoft Publisher 2000, 2002 ja 2003 Microsoft Project 2000, 2002 ja 2003 Microsoft Visio 2000, 2002 ja 2003 Microsoft Word 2000, 2002 ja 2003 PDF-tiedostoiksi. Mikäli näitä kolmannen osapuolen ohjelmia asennetaan Windowsissa Acrobatin asennuksen jälkeen, asennetaan myös PDFMaker tiedostot automaattisesti. Asennus lisää ohjelmiin PDFMaker-työkalurivin, jonka avulla PDF-tiedostoja luodaan. Joitakin PowerPointin ominaisuuksia ei muunneta, kun tuotetaan PDF-tiedosto PowerPoint -tiedostosta: Jos PowerPointin sivunvaihtotehosteella ei ole vastinetta Acrobatissa, samanlainen tehoste korvataan. Jos samassa diassa on käytetty useita animaatiotehosteita, Acrobatissa käytetään vain yhtä. Microsoft Office tiedostojen muuntaminen Microsoft Office tiedosto muunnetaan PDF-tiedostoksi seuraavasti Avataan tiedosto Office-sovellukseen. Tee jokin seuraavista toimista: Valitse Adobe PDF komento Napsauta työkalurivin Muunna Adobe PDF:ksi painiketta Napsauta työkalurivin Muunna Adobe PDF:ksi ja lähetä sähköpostitse painiketta. Adobe PDF tiedosto liitetään automaattisesti uuteen viestiin oletussähköpostisovelluksessa Muunna tiedosto Adobe PDF -tiedostoksi ja aloita tarkistusprosessi valitsemalla työkaluriviltä Muunna Adobe PDF:ksi ja lähetä tarkistettavaksi painike Luotu PDF tiedosto tallennetaan oletusarvon mukaisesti lähdetiedostoon samalla tiedostonimellä, mutta tarkenne on.pdf. Adobe PDF -tiedoston luominen Tulosta-komennolla (Windows) Avataan sovelluksessa tiedosto, joka halutaan muuttaa Adobe PDF muotoon ja annetaan komento Tiedosto - Tulosta. Valitaan tulostinluettelosta Adobe PDF. Mukautetaan Adobe PDF tulostinasetuksia valitsemalla Ominaisuudet (tai Oletusarvot) painike. Joissakin sovelluksissa Tulosta valintaikkunassa on napsautettava Asetukset, jotta tulostinluettelo saadaan näkyviin. Valitaan Tulosta ikkunassa OK. OK painikkeen napsautuksen jälkeen näyttöön avautuu Tallenna PDF-tiedosto nimellä ikkuna, jossa määritellään tiedoston tallennuspaikka. Oletusarvoisesti Adobe PDF tiedosto tallennetaan kansioon Omat kansiot. Tiedoston tarkenne on.pdf.

8 Acrobat 8 PDF-tiedostot Adobe PDF tulostusasetukset Tulostusasetukset ovat voimassa kaikissa sovelluksissa, jotka käyttävät Adobe PDF tulostinta. Edellytyksenä on, että asetuksia ei muuteta sovelluksen Sivun asetukset-, Dokumentin asetukset- tai Tulosta valikoissa. Oletusarvojen määrittely: Avataan valintaikkuna jollakin seuraavista tavoista: Avataan Käynnistä valikosta Tulostimet- tai Tulostimet ja faksit ikkuna. Napsautetaan hiiren kakkospainikkeella Adobe PDF tulostinta ja valitaan Tulostusasetukset. Annetaan sovelluksessa komento Tiedosto Tulosta ja valitaan tulostimeksi Adobe PDF. Määritetään muunnosasetukset Adobe PDF asetukset välilehdessä. Valmiit vaihtoehdot löytyvät Oletusasetukset valikosta. Lisätään suojaus PDF-tiedostoon valitsemalla Adobe PDF suojausasetukset valikosta jokin vaihtoehdoista: Varmista jokaisen työn suojaus erikseen asetus avaa Adobe PDF suojausasetukset valintaikkunan aina, kun luodaan PDF tiedosto käyttämällä Adobe PDF tulostinta. Asetukset määritetään valintaikkunassa. Käytä viimeisiä tunnettuja suojausasetuksia asetus käyttää samoja suojausasetuksia, jotka olivat voimassa, kun PDF tiedosto luotiin tietokoneessa käyttämällä Adobe PDF tulostinta. Adobe Distellerin käyttö Acrobat luo Adobe PDF -tiedostot tulostinta simuloivan Acrobat Distillerin avulla. Kaikki tämän tulostimen luonnissa tarvittavat osat asennetaan ja määritetään automaattisesti Acrobatin normaalissa asennuksessa, joten Adobe PDF -tiedostojen luonnin voi aloittaa saman tien. Useimmille käyttäjille Acrobat Distiller pysyy piilossa. Näille peruskäyttäjille riittää tieto siitä, että Distiller sisältää tehokkaita työasetuksia, joita voi muuttaa, jos Adobe PDF tiedostojen laatu tai koko muutoksia edellyttää. Joillekin käyttäjille on tarpeen mukauttaa Distiller-asetuksia siksi, että he käyttävät paljon kuvia, kirjasimia ja värejä ja haluavat optimoida Adobe PDF -tiedoston laadun. Adobe Distillerillä voi luoda PDF tiedostoja omien määritysten mukaan. Adobe Distiller ikkunassa valitaan halutut PDF asetukset, joita käytetään muunnoksessa. Asetuksia voi muokata tarpeen mukaan ja tallentaa ne tiedostoksi. Asetustiedostoa voi sitten jakaa muihin tietokoneisiin ja muille käyttäjille, jolloin PDF tiedostojen luonti voidaan yhtenäistää. Acrobat Distillerin ikkunassa voi avata PDF tiedostoiksi muunnettavia PostScript tiedostoja, määrittää PDF tiedostojen suojauksen, valita fonttien sijainnin sekä valvottujen kansioiden sijainnin. Distillerin käynnistäminen Distiller voidaan käynnistää erikseen, ilman Acrobatia tai Acrobatista käsin. Acrobatista ohjelma käynnistetään antamalla Lisäasetukset valikosta komento Acrobat Distiller. Windowsista Distiller käynnistetään kuten mikä hyvänsä komennolla Käynnistä Kaikki ohjelmat Acrobat Distiller 7.0.

9 Acrobat 9 PDF-tiedostot PDF tiedoston luominen Adobe Distillerillä PostScript-tiedostoista Adobe Distillerillä PDF tiedosto luodaan PostScript-tiedostoista seuraavasti: Valitaan Distillerin Oletusasetukset ponnahdusvalikosta haluttu PDF asetustiedosto, oletuksena on Vakio, joka usein käy sellaisenaan. Valikkorivi Adobe PDF -asetustiedostot Työjonon tiedostot Tilaikkuna Muunnetaan tiedosto lähdesovelluksessa PostScript muotoon (tehdään yleensä jo etukäteen ko. sovelluksessa). PostScript tiedosto muunnetaan jommallakummalla seuraavista tavoista: Annetaan komento Tiedosto - Avaa ja avataan PostScript tiedosto sen sijaintikansiosta. Valitaan Tiedostotyyppi-valikosta Kaikki tiedostot, jos PostScript-tiedoston tarkenne on muu kuin.ps (esim..prn). Vedetään PostScript tiedosto Distillerin ikkunaan. Muuntaa voi useitakin PostScript tiedostoja vetämällä ne Distillerin ikkunaan. Töiden käsittelyn hallinta Halutessasi keskeyttää nykyisen työn käsittelyn hetkeksi, valitse Keskeytä. Työjonoa voi myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita avautuvasta pikavalikosta komento Keskeytä. Keskeytä painikkeen tilalle ilmaantuu Jatka painike. Työn käsittelyä voi jatkaa napsauttamalla Jatka painiketta. Mikäli haluat lopettaa työn käsittelyn, valitse Kumoa työt. Komento löytyy myös pikavalikosta. Komento Kumoa työt lopettaa kaikki jonossa olevat tuottamista odottavat tiedostot ja epäonnistuneet työt. Halutessasi avata kansion, jossa valitut tiedostot sijaitsevat, napsauta työjonoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tarkastele. Halutessasi avata valitun PDF tiedoston Acrobatissa, selaimessa tai Adobe Readerissa, napsauta työjonoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä.

10 Acrobat 10 PDF-tiedostot Tiedoston voi poistaa työjonosta napsauttamalla työjonoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Pyyhi historia. Kaikki tiedostot, joiden muuntaminen on onnistunut, poistetaan luettelosta. POSTSCRIPT-TIEDOSTOJEN LUOMINEN Kaikilla sovelluksilla ei voi luoda Adobe PDF -tiedostoja suoraan. Sellaisessa tapauksessa on ensin luotava PostScript-tiedosto ja muunnettava se sitten Adobe PDF -muotoon. Muutoinkin saattaa olla tilanteita, jolloin kannattaa ensin luoda PostScript-tiedosto ja muuntaa se PDF tiedostoksi. Tämän menetelmän avulla voidaan hienosäätää PDF dokumentin luontia lisäämällä PostScript-tiedostoon Distiller parametreja tai pdfmark-operaattoreita. PostScript-tiedostot luodaan käyttämällä sovelluksessa Adobe PDF tulostinta tulostukseen. PostScript-tiedoston luominen lähdesovelluksesta: Avaa dokumentti sovelluksessa. Anna komento Tiedosto - Tulosta. Valitse tulostimeksi Adobe PDF tulostin. Huomattavaa! Jotkin sovellukset käyttävät.prn -tarkennetta.pstarkenteen asemesta. Distiller tunnistaa sekä.psettä.prn-tarkenteen. Valitse Tulosta tiedostoon -valintaruutu. Lähetä PostScript-tiedostoa luodessasi dokumentissa käytettävät kirjasimet. Adobe PDF kirjoitinta käytettäessä kirjasimet voi lähettää seuraavasti: Adobe PDF tulostimen ollessa valittuna napsautetaan tulostimen Ominaisuudet painiketta ja avautuvasta Ominaisuudet ikkunasta valitaan välilehti Adobe PDF asetukset ja poistetaan valinta kohdasta Älä lähetä kirjasimia kohteeseen Adobe PDF. Napsautetaan painiketta OK, jolloin näytölle avautuu Tulosta tiedostoon ikkuna. Määrittele tallennuskansio. Dokumentille kannattaa antaa alkuperäinen nimi, mutta tunnisteeksi määritetään.ps. Huomioon: Mikäli Tulosta tiedostoon valintaa ei tehdä, tiedosto muunnetaan suoraan PDF muotoon. PostScript-tiedostojen luontiohjeita: Tulosta -valintaikkuna voi olla eri näköinen eri sovelluksissa, joten edellä kuvatta ei välttämättä ole täsmälleen samoin kaikissa sovelluksissa. Ei oikein voi antaa tarkkoja PostScript-tiedoston luontiohjeita kutakin sovellusta varten. Tarkat PostScript-tiedostojen luontiohjeet löytyvät käytettävän sovelluksen käyttöohjeista. Kannattaa muistaa seuraavat asiat PostScript-tiedostoja luotaessa: Anna PostScript-tiedoston nimeksi alkuperäisen dokumentin nimi, mutta vaihda tarkenteeksi.ps. Kun Distiller luo Adobe PDF -tiedoston, se korvaa.ps-tarkenteen.pdf-tarkenteella. Tämä menettely helpottaa dokumenttien alkuperäisten sekä PostScript- ja PDF -versioiden hallintaa. Värit ja mukautetut sivukoot ovat käytettävissä, jos käytössä on Acrobat Distiller 4.0:n (tai uudemman version) PPD-tiedostot. Jos PPD-tiedosto valitaan jostakin toisesta tulostimesta, seurauksena voi olla PDF-tiedosto, jossa ei ole oikeita väri-, kirjasin- tai sivukokotietoja. Toisin sanoen, jos lähdedokumenttia käytetään PDF-tiedostona eikä tulosteta suoraan, käytä PostScript-tiedostojen luonnissa AdobePS-tulostinohjainta ja Acrobat Distillerin PPD -tiedostoa. Jos tulostat mukautetun sivukoon PDF-tiedostoja, valitse tulostin, joka tukee mukautettuja kokoja. Acrobat Distillerin PPD-tiedostot tukevat mukautettuja sivukokoja. Jos siirrät PostScript-tiedostoja tietokoneesta toiseen FTP:n avulla (erityisesti silloin, kun ympäristöt ovat erilaiset), lähetä tiedostot 8-bittisenä binaaridatana, jotta rivinsiirrot eivät muuntuisi rivinvaihdoiksi ja päinvastoin.

11 Acrobat 11 PDF-tiedostot Kuva-, HTML- ja tekstitiedostojen muuntaminen Useita tiedostomuotoja voi muuntaa PDF:ksi avaamalla tiedostot Acrobatiin Luo PDF -komennolla. Tuetuista tiedostotyypeistä on luettelo Avaa-valintaikkunan kohdassa Tiedostotyypit. Windowsin Resurssienhallinnassa voi myös napsauttaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valita avautuvasta pikavalikosta komento Muunna Adode PDF:ksi. Komento ei ole käytettävissä niiden tiedostotyyppien yhteydessä, joita ei voi muuntaa. Tuettuihin tiedostotyyppeihin kuuluvat mm. BMP-, GIF-, JPEG-, HTML-, PCX-, teksti- ja TIFFtiedostot. Ne voi muuntaa Acrobat PDF -muotoon avaamalla ne Acrobatissa Luo PDF -komennolla tai vetämällä ne Acrobat-kuvakkeen päälle tai Acrobat-ikkunaan. Luo PDF komennon käyttö: Annetaan Acrobatissa komento Tiedosto Luo PDF, avautuvasta uudesta valikosta valitaan komento Tiedostosta. Näytölle avautuu Avaa ikkuna. Valitaan tiedostotyyppi Tiedostotyyppi-valikosta ja avataan Adobe PDF -muotoon muunnettava tiedosto sen sijaintikansiosta. Useita tiedostoja voidaan valita Windowsin käytöstä tutulla monivalinnalla. Valitsemalla Avaa -ikkunassa Asetukset painike voidaan muuttaa värien ja harmaasävyjen pakkauksen muunnosasetuksia. Asetukset -painike näkyy harmaana, jos toiminto ei ole käytettävissä valitulle tiedostotyypille tai jos tiedostotyypiksi on valittu Kaikki tiedostot. Asetukset otetaan käyttöön napsauttamalla OK painiketta. Tiedosto muunnetaan PDF -tiedostoksi napsauttamalla Avaa -ikkunan painiketta Avaa. Muunnettavan tiedostotyypin mukaan sovellus voi avautua automaattisesti tai näyttöön voi avautua edistymisvalintaikkuna. Useita edellä mainittuja kuva-, html- ja tekstitiedostotyyppejä voi muuntaa PDF tiedostoiksi myös vetämällä tiedosto Acrobat ikkunan dokumettiruutuun tai Acrobat kuvakkeen päälle. PDF tiedostojen luominen useista tiedostoista Acrobatin komennolla Luo PDF Useasta tiedostosta voi muuntaa eri tyyppisiä tiedostoja ja yhdistää ne yhdeksi PDF tiedostoksi. Komentoa voi käyttää myös PDF tiedostojen yhdistämiseen. Useista tiedoista luoduissa PDF dokumenteissa on rakenteisia kirjanmerkkejä, joiden avulla voi tulostaa, poimia tai poistaa yksittäisiä dokumentteja yhdisetystä PDF tiedostosta. Usean tiedoston muuntaminen: Anna komento Tiedosto Luo PDF Useista tiedostoista tai valitse työkaluriviltä Luo PDF painike ja valitse avautuvasta valikosta Useista tiedostoista. Valitse muunnettavat tiedostot Luo PDF useasta dokumentista ikkunassa. Kansiorakenna avautuu Selaa -painikkeella Järjestä tiedostot painikkeilla voi valitun tiedoston paikkaa luettelossa vaihtaa. Kun kaikki tiedostot ovat oikeassa järjestyksessä napsautetaan OK painiketta ja ohjelma muuntaa ja yhdistää tiedostot yhdeksi PDF tiedostoksi. Joitakin sovelluk-

12 Acrobat 12 PDF-tiedostot sia voi avautua ja sulkeutua muunnoksen aikana automaattisesti. Kun muunnos on valmis, avautuu yhdistetty tiedosto ja ohjelma kehottaa käyttäjää tallentamaan tiedoston. Muunnosasetusten määrittäminen eri tiedostotyypeille Avataan Oletusarvo valintaikkuna komennolla Muokkaa Oletusarvot Oletusarvot valintaikkunan vasemmasta reunasta valitaan kohta Muunna PDF muotoon. Valitaan Muunnetaan PDF -muotoon -luettelosta tiedostotyyppi Napsautetaan Muokkaa asetuksia painiketta ja määritetään halutut asetukset. Lopuksi napsautetaan OK painiketta. Kaikkiin tiedostotyyppeihin ei liity muokattavia asetuksia. Tällöin Muokkaa asetuksia painike ei ole käytettävissä. PDF tiedostojen luominen paperidokumenteista Paperidokumentista voi luoda PDF tiedoston suoraan kuvanlukijalla. Skannauksen aikana voidaan määrittää, halutaanko kuvanluvussa käyttää optista tekstintunnistusta (OCR) ja luoda PDF tiedosto, jossa on tekstin hakumahdollisuus. Toinen mahdollisuus on luoda kuvamuodossa oleva PDF-tiedosto. Tällöin PDF-tiedosto muodostuu sivujen bittikarttakuvista, joita voi tarkastella mutta joissa ei voi käyttää hakutoimintoja. Mikäli kuvamuodossa olevasta PDF-tiedostosta halutaan myöhemmin hakea, korjata tai kopioida tiedostossa olevaa tekstiä, voi käyttää OCR-toimintoa ja hakea merkit käyttämällä komentoa Dokumentti - Käytä optista tekstintunnistusta. Komentoa voi käyttää sivuihin, jotka on skannattu vähintään 144 ppi:n tarkkuudella. Valvotut kansiot Distiller voidaan määritellä etsimään tiedostoja tietyistä kansioista. Löytäessään PostScript-tiedoston jostakin valvotun kansion Sisään-kansiosta Distiller muuntaa tiedoston Adobe PDF -muotoon ja siirtää tuloksena saatavan PDF-tiedoston Ulos-kansioon. Valvotulle kansiolle, voidaan määrittää omat Distiller-työ- ja suojausasetukset, jotka koskevat kaikkia kyseisen kansion tiedostoja. Valvotun kansion suojausasetukset ohittavat Distillerin suojausasetukset. Distiller ei siten muunna valvotussa kansiossa olevaa PostScript-tiedostoa, jos tiedosto on merkitty vain luku -muotoiseksi. Mikäli suojaus on määritetty Distillerissä, mutta ei valvotussa kansiossa, käyttää Distiller omia suojausasetuksiaan muuntaessaan kansion tiedostoja. Toiminto on varsin näppärä, koska tarvitsee vain siirtää tai kopioida tiedosto valvottuun kansioon ja ohjelma huolehtii lopusta. Valvotun kansion määrittäminen: Anna Acrobat Distillerisä komento Asetukset - Valvotut kansiot. Valitaan Lisää kansio ja määritetään seuraavaksi kohdekansio. Distiller sijoittaa Sisään- ja Ulos-kansion automaattisesti kohdekansioon. Sisään- ja Ulos-kansio voidaan sijoittaa mille tahansa kansion tasolle. Kansion voi poistaa valitsemalla kansion ja antamalla seuraavaksi komento Poista kansio. Ennen kansion poistamista on varmistettava, että Distiller on lopettanut kansion kaikkien tiedostojen käsittelyn. Huomattavaa: Kun poistetaan valvottu kansio, Distiller ei poista Sisään- ja Ulos-kansiota tai niiden sisältöä eikä myöskään tiedostoa folder.joboptions. Halutessaan ne voi poistaa manuaalisesti.

13 Acrobat 13 PDF-tiedostot Kansion suojausasetukset voi määrittää valitsemalla kansion ja antamalla sitten komennon Muokkaa suojausta. Määritä kansioiden asetukset: Voit määrittää kansion suojausasetukset valitsemalla kansion, napsauttamalla Suojausja valitsemalla käytettävät asetukset. Voit valita olemassa olevat työasetukset kansiolle valitsemalla kansion, napsauttamalla. Lataa asetukset ja valitsemalla työasetustiedoston. Voit mukauttaa tai määrittää ja tallentaa omat työasetuksesi valitsemalla Työasetukset tai Lataa asetukset. Tuloksena saatava tiedosto tallennetaan valvottuun kansioon nimellä. Voit palauttaa kansiolle käyttöön alkuperäiset Distiller-ikkunassa valitut asetukset valitsemalla kansion ja napsauttamalla Tyhjennä asetukset. Määritä tiedostojen käsittelyn hallinta-asetukset: Määritä sekunteina, kuinka usein kansiot tarkistetaan. Arvo voi olla (Esimerkiksi 120 vastaa kahta minuuttia ja 9999 noin kahta ja 3/4 tuntia.) Määritä, mitä PostScript-tiedostolle tehdään käsittelyn jälkeen.tiedosto voidaan siirtää ULOSkansioon yhdessä PDF-tiedoston kanssa tai poistaa. Mahdolliset lokitiedostot kopioidaan automaattisesti ULOS-kansioon. Voit poistaa PDF-tiedostot tietyn ajanjakson jälkeen määrittämällä päivien määrän. Arvo voi olla Tämä asetus poistaa myös PostScript- ja lokitiedostot, jos ne on valittu poistettaviksi. Valitse OK. SIVUJEN LISÄÄMINEN JA POISTAMINEN PDF-dokumenttiin voi lisätä sivuja kuten myös poistaa niitä. Lisättäessä tai poistettaessa sivuja käytetään Dokumentti valikon komentoja. Mitkä tahansa seuraavista toimenpiteistä ovat käytettävissä: Lisää sivuja. Sivuja voi lisätä toisista PDF-dokumenteista. Anna komento Dokumentti Lisää sivuja Näytölle avautuu Valitse lisättävä tiedosto ikkuna, josta valitaan haluttu PDF-tiedosto. Näytölle avautuvasta Lisää sivuja ikkunasta määritellään tarkemmin mihin kohtaan kohdedokumenttia tiedosto lisätään. Sijainti ruudussa on valinnat Ennen ja Jälkeen. Näillä määritellään mihin kohtaan sivut lisätään. Kuvassa lisätään tiedosto win98.pdf kohdedokumenttiin, jossa on kahdeksan sivua, sivun 2 jälkeen eli lisättävä dokumentti tulee kohdedokumentin sisälle siten, että alussa on kaksi sivua kohdedokumenttia, sivulta kolme lähtien on lisättävä dokumentti kokonaisuudessaan ja loppu kohdedokumentista sen jälkeen. Kirjanmerkeissä (mikäli sellaiset on) kohdedokumentin kirjanmerkit ovat ensin ja sen jälkeen lisätyn dokumentin kirjanmerkit.

14 Acrobat 14 PDF-tiedostot Korvaa sivuja. Kokonainen PDF-sivu voidaan korvata toisella PDF-sivulla. Annetaan komento Dokumentti Korvaa sivut Näytölle avautuvasta ikkunasta Valitse uudet sivut sisältävä tiedosto valitaan tiedosto, josta korvattavat sivut otetaan. Avautuvasta Korvaa sivut ikkunasta, mitä alkuperäisen dokumentin sivuista korvataan milläkin valitun dokumentin sivuilla. Poista sivuja. PDF-dokumentista voi poistaa sivuja komennolla Dokumentti Poista sivuja.. Avautuvasta Poista sivut -ikkunasta valitaan mitkä sivut poistetaan. Sivut voi valita myös etukäteen. Sivuja voi poistaa myös sivujen miniatyyreja. Kun sivuja on poistettu on mahdollista pienentää tiedoston kokoa tallentamalla tiedosto ja antamalla komento Tiedosto Pienennä tiedoston kokoa ja tallennetaan uudelleen järjestetty dokumentti joko samalla tai uudella nimellä. Erota sivuja. PDF-dokumentista voi erottaa sivuja komennolla Dokumentti Erota sivut... Erotetut sivut voi poistaa tai kopioida ne erilliseen tiedostoon. Sivujen kopioimiseen tai siirtämiseen dokumentin tai dokumenttien välillä voi käyttää myös sivujen miniatyyrejä. Sivut erotetaan komennolla Dokumentti Erota sivut, jonka jälkeen määritetään erotettava sivualue. Mikäli sivut halutaan vain poistaa dokumentista, valitaan Poista sivut erottamisen jälkeen. Jos erotetut sivut halutaan tallentaa uudeksi tiedostoksi ja jättää alkuperäiset sivut dokumenttiin valitaan Erota sivut erilliseksi tiedostoksi. Erotetut sivut tallentuvat haluttuun kansioon alkuperäisellä tiedostonimellä, jolle annetaan järjestysnumero. Esimerkiksi alkuperäinen nimi on WebCT.pdf, erotetut sivut tallennetaan nimellä WebCT2.pdf. Huomioon: PDF-dokumentin tekijä voi suojausasetuksilla estää sivujen erottamisen. Suojausasetukset näkee komennolla Tiedosto Dokumentin asetukset ja valitaan välilehti Suojaus. KIRJANMERKKKIEN JA HYPERLINKKIEN LUOMINEN Kirjanmerkit muodostavat sisällysluettelon, jotka yleensä vastaavat lukuja ja otsikoita. Tavallisesti dokumentin selaamiseen riittävätkin sisällysluettelosta muodostetut kirjanmerkit. Mikään ei kuitenkaan estä kiinnittämästä lukijan huomiota haluttuihin kohtiin lisäämällä niihin kirjanmerkkejä. Kirjanmerkkien avulla on helppo selata dokumenttia. Napsautetaan ikkunan vasemmassa reunassa olevaa välilehteä Kirjanmerkit. Kun halutaan siirtyä johonkin aiheeseen kirjanmerkin avulla, napsautetaan haluttua kirjanmerkkiä. Merkkien toiminta muistuttaa kansiorakenteen selaamista Windowsin Resurssien hallinnassa. Ylätason kirjanmerkit voi laajentaa valitsemalla kirjanmerkin kohdalla olevan plusmerkin (+) merkin ja vastaavasti piilottaa kirjanmerkin alatasot valitsemalla kohdalla olevan miinusmerkin (-).

15 Acrobat 15 PDF-tiedostot Kirjanmerkkien tekeminen Yksinkertaisimmillaan kirjanmerkit luodaan automaattisesti. MS Wordia käytettäessä otsikot muotoillaan otsikkotyyleillä ja muunnettaessa dokumentti PDF muotoon suoraan Wordista, voidaan määritellä kirjanmerkit tehtäväksi automaattisesti otsikkotyyleillä muotoilluista otsikoista. Määrittely tehdään komennolla Adobe PDF Muuta muunnosasetuksia. Avautuvasta Acrobat PDFMaker ikkunasta valitaan välilehti Kirjanmerkit ja merkitään ne otsikkotyylit, joista halutaan tehdä kirjanmerkki. Distilleriä käytettäessä ei päästä yhtä helpolla, vaan kirjanmerkit on luotava itse. Saattaa myös olla tarvetta kiinnittää lukijan huomio muihinkin kohtiin kuin otsikoihin ja näihin kohtiin halutaan lisätä kirjanmerkkejä. Yksinkertaisimmin tämä tapahtuu avaamalla sivu, johon kirjanmerkki halutaan ja valitaan työkalurivin valintatyökalulla kohde, otsikko, kuva tms. Seuraavaksi annetaan komento Muokkaa Lisää kirjanmerkki tai painetaan näppäinyhdistelmää Ctrl + B ja Kirjanmerkit-välilehteen ilmestyy uusi kirjanmerkki. Tässä vaiheessa se on vielä nimellä Nimetön. Kirjoitetaan haluttu nimi ja hyväksytään Enter-painikeella tai napsauttamalla hiirellä kirjanmerkin ulkopuolelle. Uusi kirjanmerkki tulee Kirjanmerkit-välilehdellä olevan hiiren osoittimen kohtaan. Kuvassa valittuna on ollut kirjanmerkki Windows 98 ja uusi merkki tulee sen alapuolelle. Useinhan kirjanmerkkejä tehdään useampia samalla kerralla, jolloin uusi kirjanmerkki tulee aina edellisen alapuolelle. Kirjanmerkki voidaan poistaa valitsemalla poistettava merkki ja painetaan Delete. Kirjanmerkin muokkaaminen Kirjanmerkin tekstiä, kohdetta ja toimintotyyppiä voi muuttaa sen luomisen jälkeenkin. Voi myös muuttaa kirjanmerkin ulkoasua. Viedään hiiren osoitin muokattavan kirjanmerkin päälle ja napsautetaan hiiren oikeata painiketta, jolloin näytölle avautuu pikavalikko, josta löytyvät muokkauksessa tarvittavat komennot. Poista-komennolla kirjanmerkki poistetaan. Kirjanmerkin kohteen voi vaihtaa komennolla Aseta kohde ja nimeä vaihdetaan komennolla Vaihda nimi. Ominaisuudet -komennolla voi vaihtaa fonttien tyyliä ja väriä. Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen: Valitaan Kirjanmerkit-välilehti ja valitaan muokattava kirjanmerkki. Siirrytään paikkaan, joka halutaan määrittää uudeksi kohteeksi. Tarvittaessa muutetaan näytön suurennussuhdetta. Valitaan Asetukset-valikosta Aseta kirjanmerkin kohde. Tämä muuttaa kirjanmerkin kohteen, mutta ei nimeä, uudelleen nimeäminen on tehtävä erikseen.

16 Acrobat 16 PDF-tiedostot Hyperlinkit Linkkien eli hyperlinkkien avulla siirrytään toiseen paikkaan samassa dokumentissa, toiseen sähköiseen dokumenttiin, esimerkiksi liitteeseen, tai Web-sivustoon. Linkkejä käytetään, kun halutaan varmistaa, että lukija löytää muita aiheeseen liittyviä tietoja. Linkit soveltuvat myös toimintojen käynnistämiseen. Linkkien luominen Linkkejä luodaan linkkityökalulla. Ne ovat näkyviä tai näkymättömiä. Linkkejä voi luoda suoraan tekstistä tai kuvista käyttämällä valinta- tai tilannekuvatyökalua. Linkin luominen linkkityökalulla tapahtuu seuraavasti: Siirrytään dokumentin siihen kohtaan, johon linkki halutaan lisätä. Annetaan komento Työkalut Muokkauksen lisäasetukset - Linkkityökalu. Osoitin muuttuu hiusristiksi (+) ja dokumentin kaikki linkit, myös näkymättömät, tulevat tilapäisesti esiin. Piirretään suorakulmio (valintakehys) vetämällä hiirtä. Tämä on alue, jolla linkki on aktiivinen. Valitaan Luo linkki -valintaikkunasta linkin ulkoasuun vaikuttavat asetukset. Linkin toiminto määritetään tekemällä toinen seuraavista: Valitaan Siirry sivunäkymään, napsautetaan Seuraava, määritetään sivunumero ja näytön suurennussuhde nykyisessä tai toisessa dokumentissa ja napsautetaan sitten Määritä linkki. Valitaan Avaa tiedosto, napsautetaan Selaa, valitaan kohdetiedosto ja napsautetaan lopuksi Valitse. Jos tiedosto on Adobe PDF -dokumentti, määritetään tiedoston avaamistapa. Napsautetaan OK. Linkkien muokkaaminen Huomioon! Linkkityökalu löytyy Muokkauksen lisäasetukset-työkaluriviltä. Työkalurivin saa näkyviin Näytä-valikon komennolla Työkalurivit ja valitaan ko. työkalurivi. Samalta työkaluriviltä löytyy myös mm. tekstinkohennustyökalu. Linkkiä voi muokata milloin tahansa. Voidaan muuttaa linkin aktiivista aluetta tai siihen liittyvää toimintoa, poistaa linkkiruutu tai muuttaa sen kokoa tai vaihtaa linkin kohdetta. Linkin ominaisuuksien muuttaminen vaikuttaa vain valittuun linkkiin. Linkkiruudun paikkaa ja kokoa muutetaan seuraavasti: Valitaan linkkityökalu (Työkalut Muokkauksen lisäasetukset - Linkkityökalu) tai objektinvalintatyökalu ja siirretään kohdistin linkkiruudun päälle. Hiusristiosoitin muuttuu nuolen näköiseksi, kun se on linkkiruudun kulman päällä. Ellei osoitin ole tarkasti linkkiruudun kulman päällä, se näyttää tavalliselta osoittimelta. Tehdään toinen seuraavista: Jos halutaan siirtää linkkiruutua, osoitetaan sitä nuoliosoittimella ja vedetään se uuteen paikkaan. Jos halutaan muuttaa linkkiruudun kokoa, vedetään ruudun mitä tahansa kulmaa, kunnes koko on sopiva. Linkki poistetaan seuraavasti: Valitaan linkkityökalu tai objektinvalintatyökalu. Valitaan poistettava linkkiruutu. Annetaan komento Muokkaa - Poista tai painetaan Delete-näppäintä.

17 Acrobat 17 PDF-tiedostot PDF-DOKUMENTIN SISÄLLÖN MUOKKAAMINEN PDF-dokumentin sisältöä voidaan muokata monin tavoin. Dokumenttiin voidaan lisätä tekstiä ja grafiikkaa sekä muokata niitä. Tietoa voidaan kopioida muihin ohjelmiin, lisätä ylä- ja alatunnisteita ja yhdistää pdf-dokumentteja. Tekstin ja grafiikan lisääminen Dokumenttiin lisätään tekstiä tekstinkohennustyökalulla. Uutta tekstiä lisätään dokumenttiin antamalla komento Työkalut - Lisämuokkaus - Tekstin kohennus -työkalu tai valitse tekstinkohennustyökalu Lisämuokkaus-työkaluriviltä. Napsautetaan hiiren kursori kohtaan, johon tekstiä halutaan lisätä ja kirjoitetaan uusi teksti. Samalla voi muokata myös olemassa olevaa tekstiä. Valitsemalla muokattava teksti tekstinkohennustyökalulla ja napsauttamalla valittua tekstiä hiiren oikealla painikkeella avautuu pikavalikko, jonka Ominaisuudet -komennolla voidaan vaihtaa valitun tekstin kirjasinlajia, -kokoa ja väriä. Samoin voidaan poistaa valittu teksti tai liittää uutta tekstiä. Tekstinkohennustyökalu on tarkoitettu vain pienehköjen muutosten tekemiseen PDF-dokumentissa. Suuremmat muutokset on syytä tehdä alkuperäisessä tiedostossa ja luoda PDF-dokumentti uudelleen. PDF-dokumenttiin voi lisätä myös kuvia toisista ohjelmista. Aloitetaan kopioimalla kuva. Avataan PDF-dokumentti ellei se jo ole avoinna. Annetaan komento Kommentit Kommentointi-työkalut Leimasimet Liitä leikepöydän kuva leimaksi-työkalu. Näytölle ilmaantuu leimasimen kuva. Viedään leimasin paikkaan, johon kuva halutaan liittää ja napsautetaan hiirellä. Kuvaan voidaan siirtää käsityökalulla ja kuvan kokoa voidaan muuttaa sen kulmista. Mittasuhteet säilyvät alkuperäisin pitämällä Vaihto-painike pohjassa kuvan kokoa muutettaessa. Kuva poistetaan napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Poista. Kuvia voi kopioida myös PDF -dokumentista ja liittää ne leikepöydälle, toiseen sovellukseen tai toiseen tiedostoon käyttämällä valintatyökalua. Valitaan valintatyökalu ja valitaan kuva napsauttamalla sitä tai vetämällä valintakehys sen ympärille. Kuvasta voi valita myös vain osan vetämällä valintakehyksen sen ympärille. Valinnan voi kumota napsauttamalla sen ulkopuolelle. Kuva liitetään toiseen dokumenttiin antamalla ensin komento Muokkaa - Kopioi ja antamalla toisen sovelluksen avoimessa dokumentissa komento Muokkaa -Liitä. Aivan samalla tavalla kopiointi tapahtuu PDF-dokumentin sisällä. Kuvan voi myös vetää toisen sovelluksen avoimeen dokumenttiin. Tällöinkin kuva pitää ensin valita valintatyökalulla. Tiedon kopiointi muihin ohjelmiin Acrobat Professionalissa voidaan valita teksti, taulukko tai kuva PDF -dokumentista, kopioida se leikepöydälle ja liittää se toisen sovelluksen tiedostoon. Tekstinvalintatyökalulla on mahdollista valita sivun mikä tahansa osa. Tässä on kuitenkin joitakin rajoituksia. PDF-dokumentin tekijä on saattanut suojata tiedoston sisällön (kuten on laita tämänkin dokumentin osalta) määrittämällä rajoituksia, jotka estävät sisällön muokkaamisen tai tulostuksen. Esimerkiksi Leikkaa-, Kopioi- ja Liitäkomennot eivät ehkä ole käytettävissä, koska dokumentin tekijä on estänyt tekstin kopioimisen. Ellei mainittuja rajoituksia ole, kopiointi tapahtuu normaalisti. Valitaan ensin valintatyökalu, valitaan kopioitava teksti ja annetaan kopiointikomento. Kohdetiedostossa kannattaa käyttää Liitä määräten-komentoa niin voi valita missä muodossa liittäminen tapahtuu. Esimerkiksi Wordiin teksti kannattaa yleensä liittää muotoilemattomana. Tällöin lähdedokumentin muotoiluja ei tuli leikkeen mukana.

18 Acrobat 18 PDF-tiedostot Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen Ylä- ja alatunnisteita käytetään yleensä lisätietojen, kuten päivämäärän, ajan, sivunumeron tai dokumentin otsikon lisäämiseen dokumentin ylä- ja alareunukseen. Dokumentin nykyiset ylä- tai alatunnisteet voi myös korvata ja säätää reunuksia niin, että tunnisteet eivät sijoitu sivun muiden osien päälle. Lisää ylä- ja alatunnisteet -valintaikkunassa on ylä- ja alatunnisteille erilliset välilehdet. Kummassakin välilehdessä on kolme ruutua. Vasempaan ruutuun lisätyt tiedot tasataan vasemmalle. Keskimmäiseen ruutuun lisätyt tiedot keskitetään. Oikeaan ruutuun lisätyt tiedot tasataan oikealle. Voi myös lisätä useita ylä- tai alatunnisteita. Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen: Annetaan komento Dokumentti - Lisää ylä- ja alatunnisteet. Valitaan Lisää ylä- ja alatunnisteet - valintaikkunan Ylätunniste- tai Alatunnistevälilehti. Jos halutaan lisätä ylä- tai alatunnisteeseen tekstiä, tehdään jokin seuraavista: Lisätään luontipäivä napsauttamalla yhtä ruutua (vasenta, keskimmäistä tai oikeaa), valitsemalla Lisää päivämäärä -valikosta päivämäärätyyli ja napsauttamalla Lisää. Lisätään sivunumero napsauttamalla yhtä ruutua (vasenta, keskimmäistä tai oikeaa), valitsemalla Lisää sivunumero -valikosta sivunumerotyyli ja napsauttamalla Lisää. Kirjoitetaan halutit tekstit sopiviin ruutuihin. Teksti tasataan vasemmalle, keskitetään tai tasataan oikealle sen mukaan, mihin ruutuun se on kirjoitettu. Valitaan kirjasin ja kirjasinkoko. Valinnat koskevat kaikkia samaan aikaan lisättäviä ylä- ja alatunnisteita. Ei ole mahdollista vaihtaa ylä- tai alatunnisteen osan kirjasinta tai kirjasinkokoa. Määritetään sivun asetukset tekemällä jokin seuraavista: Valitaan, mille sivuille ylä- tai alatunniste lisätään. E ole mahdollista määrittää ylätunnisteille eri sivualuetta kuin alatunnisteille. Jos sivunumeroinnin pitää alkaa jostain muusta kuin sivun sijainnin osoittavasta numerosta, valitaan Numeroi sivut alkaen numerosta -asetus ja määritetään numero. Jos sivunumeroinnin on alettava esimerkiksi kolmannelta sivulta, mutta ei haluta tunnisteeseen tekstiä "Sivu 3", valitaan Numeroi sivut alkaen numerosta -asetus ja numero 1. Jos halutaan sivunumeroiden vuorottelevan, valitaan Vuorottelu-valikosta Vain parittomat sivut tai Vain parilliset sivut. Voidaan esimerkiksi lisätä sivunumeron vasempaan ruutuun ja valita Vain parilliset sivut ja määrittää sitten toisen ylä- tai tunnisteen, jossa sivunumero on oikeassa ruudussa, ja valita Vain parittomat sivut. Jos ylä- tai alatunnisteen koon pitää pysyä vakiona tulostettaessa PDF-dokumentti suuressa koossa, valitaan Estä koon muuttaminen/siirtäminen tulostuksen yhteydessä -asetus. Voidaan lisätä ylä- tai alatunnisteen ympärille tyhjä alue muuttamalla reunusasetuksia. Yläreunusasetus vaikuttaa ylätunnisteeseen. Alareunusasetus vaikuttaa alatunnisteeseen. Muutosten vaikutuksen näkee valitsemalla Esikatselu. Esikatselu näyttää kaikki ylä- ja alatunnistetiedot, mukaan lukien aiemmin lisätyt tunnisteet.

19 Acrobat 19 PDF-tiedostot Ylä- ja alatunnisteiden poistaminen tai palauttaminen: Ylä- ja alatunnisteet voidaan luonnollisesti myös poistaa. Tunnisteet poistetaan ja palautetaan seuraavasti: Annetaan komento Muokkaa - Kumoa Ylätunnisteet/alatunnisteet. Kaikki viimeksi lisätyt ylä- ja alatunnisteet katoavat. Jos ylä- ja alatunnisteita on lisätty useassa vaiheessa, kaikkien ylä- ja alatunnisteiden poistaminen voi edellyttää tämän vaiheen toistamista. Ylä- ja alatunnisteet palautetaan komennolla Muokkaa - Tee uudelleen Ylätunnisteet/alatunnisteet. Jos ylä- ja alatunnisteita on lisätty useassa eri vaiheessa, kaikkien ylä- ja alatunnisteiden palauttaminen voi edellyttää tämän vaiheen toistamista. Vesileiman tekeminen Vesileima on teksti tai kuva, joka näkyy dokumentin varsinaisen sisällön päällä, kun dokumentti tuodaan näyttöön tai tulostetaan. Annetaan komento Dokumentti - Lisää vesileima ja tausta. Tehdään Lisää vesileima ja tausta -valintaikkunassa jokin seuraavista: Lisätään kuva tai tehoste sivun tekstin ja kuvien taakse valitsemalla Lisää tausta. Lisätään teksti, kuva tai tehoste sivun tekstin ja kuvien päälle valitsemalla Lisää vesileima. Valitaan Esitä näytöllä, jos taustan tai vesileiman pitää näkyä myös katseltaessa sivua näytöstä. Valitaan Näytä tulostettaessa, jos taustan tai vesileiman pitää näkyä tulosteessa. Tehdään toinen seuraavista: Valitaan Tekstistä ja kirjoitetaan tekstiruutuun teksti. Määritetään tekstin kirjasin, koko ja väri. Valitaan Tiedostosta, napsautetaan Selaa, etsitään taustan tai vesileiman sisältävä tiedosto ja napsautetaan Avaa. Jos tiedostossa on useita kuvia sisältäviä sivuja, valitaan sivunumero. Huomioon: Taustakuvana voidaan käyttää vain PDF-, JPEG- ja BMP-tiedostoja. Määritetään sijainti ja ulkoasu tekemällä jokin seuraavista: Määritetään taustan tai vesileiman pystysuora ja vaakasuora sijainti. Jos halutaan pienentää tai suurentaa kuvaa, määritetään skaalauskerroin. Jos halutaan taustan tai vesileiman täyttävän sivun ylhäältä alas tai vasemmalta oikealle, valitaan Sovita sivulle. Jos halutaan kääntää taustaa tai vesileimaa, määritetään kulma asteina. Taustan tai vesileiman läpinäkyvyyttä voi muuttaa käyttämällä Läpinäkyvyys-liukusäädintä tai kirjoittamalla arvon tekstiruutuun. Valitaan Kaikki sivut, jos halutaan lisätä tausta tai vesileima kaikille sivuille. Taustan tai vesileiman voi lisätä tietyille sivuille määrittämällä sivualueen.

20 Acrobat 20 PDF-tiedostot Vesileimojen ja taustojen poistaminen tai palauttaminen: Tehdään toinen seuraavista toimista: Poistetaan vesileima tai tausta komennolla Muokkaa - Kumoa - Lisää tausta tai Kumoa Lisää vesileima. Poistettu vesileima tai tausta palautetaan komennolla Muokkaa - Tee uudelleen - Lisää tausta tai Tee uudelleen - Lisää vesileima. PDF-dokumenttien yhdistäminen PDF -dokumentin voi liittää tai lisätä toiseen PDF-dokumenttiin käyttämällä Lisää-komentoa. Yhden tai useamman dokumentin voi lisätä PDF-dokumenttiin myös vetämällä ja pudottamalla. Kaksi PDF dokumenttia yhdistetään Lisää sivuja komennolla seuraavasti: Kun kohdetiedosto on avoinna, annetaan komento Dokumentti - Lisää sivuja. Seuraavaksi valitaan Valitse lisättävä tiedosto -valintaikkunasta lähdetiedosto, joka on tarkoitus lisätä kohdetiedostoon, ja napsautetaam Valitse. Lisää sivuja -valintaikkunassa määritetään, mihin kohtaan dokumentti sijoitetaan, ja napsautetaan OK. KOMMENTIT Kommentit voivat olla huomautuksia, korostuksia ja muita merkintöjä, joita lisätään PDF-dokumenttiin. Yleisimpiä ovat huomautukset. Kommentointi -työkalurivin saa näyttöön napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella työkaluriviä ja valitsemalla kommentointivaihtoehto. Valitaan huomautustyökalu. Napsautetaan PDF-dokumentin kohtaa, johon halutaan lisätä huomautus ja kirjoitetaan huomautuksen teksti ponnahdusikkunaan. Kun huomautusteksti on kirjoitettu suljetaan ponnahdusikkuna napsauttaumalla sen sulkemispainiketta. Napsauttamalla ponnahdusikkunan ulkopuolelle, se jää avoimeksi. Suljettu huomautus näkyy dokumentissa huomautustyökalun painikkeena. Valitsemalla käsi- tai valintatyökalu ja napsauttamalla huomautuksen kuvakkeeseen huomautus avautuu. Kun valintatyökalun osoitin viedään huomautuskuvakkeen päälle, näkyy huomautusteksti kuvakkeen vieressä. Avattua kommenttia voidaan muokata. Kommenttia voidaan siirtää valitsemalla se ja vetämällä uuteen paikkaan. Kommentin ulkoasua voidaan muokata napsauttamalla kommenttia kakkospainikkeella valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Ominaisuudet Kommentti poistetaan valitsemalla se käsityökalulla ja napsauttamalla Delete -painiketta. Kommenttien hallinta Kommenttiluettelo luetteloi PDF -dokumentin kommentit. Kommenttiluetteloa käyttämällä voi etsiä tiettyjä kommentteja, suodattaa kommentteja, kirjoittaa ja lukea kommentteja, muuttaa kommentin tilaa ja tehdä kommenteista yhteenvetoja tulostusta varten. Samoin voi muuttaa kommenttien tilaa tai vastata kommentteihin. Kommentteja voi lajitella useilla eri perusteilla, mukaan lukien päivämäärä, tekijä tai sivunumero. Kunkin kommentin kuvakkeen vieressä näkyy kommenttiin liittyvä teksti. Jos tätä tekstiä kommenttiluettelossa muokkaa, myös dokumentti-ikkunan kommentti päivitetään. Kom-