KYTKE TOIMINTAJÄRJESTELMÄ JA LIIKETOIMINTAMALLI TOINEN TOISIINSA

Transkriptio

1 KYTKE TOIMINTAJÄRJESTELMÄ JA LIIKETOIMINTAMALLI TOINEN TOISIINSA J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 06 /

2 ISO 9001 toimintajärj. std: Johtaminen, organisointi, viestintä,seuranta ja motivointi Resurssien hallinta; osaaminen & välineet Liiketoimintaja tukiprosessien hallinta Mittarit, palautteet ja jatkuva parantaminen Läpinäkyvä dokumentointi Sovittujen käytäntöjen noudattaminen VISIO 2015 Määritelty auki eri liiketoiminnoille VISIO 2015 & STRATEGIA & TAVOITTEET Toimintajärjestelmä on tarrapinta, johon liiketoiminnan hallinta järkevästi (parhaat käytännöt) kuvataan ja jonne sovittujen toimintatapojen muutokset viedään. Tätä kokonaisuutta parannetaan jatkuvasti Vision ja strategian määrittelemään suuntaan! EFQM 2010 arviointimalli: Johtaminen Strategiatyö Henkilöstöjohtaminen Kumppanien ja resurssien hallinta Prosessien hallinta Toiminnan tulokset - asiakas - henkilöstö - yhteiskunta - toiminta 3

3 Henkilöstön roolin vahvistuminen EFQM, ISO 9004 JATKUVA, KESTÄVÄ LIIKETOIMINNAN PARANTAMINEN Kestävän kehityksen johtaminen OHSAS 18001:2007 Turvallisuusjohtaminen ISO 14001:2004 Ympäristöjohtaminen ISO 9001:2008 Laadunhallinta Näkökulmien lisääminen johtamisjärjestelmään JOHTAMISJÄRJESTELMÄT & STANDARDIT YM. 7

4 ISO 9001:2008 Laatu ISO 14001:2004 Ympäristö OHSAS 18001:2007 TTT ISO 27001:2005 Tietoturva Visio, Arvot, Politiikat, Tavoitteet, & Päämäärät Liiketoimintaprosessit Tuotteet, Palvelut & Prosessit Näkökohdat & Vaikutukset Vaaratekijät & riskit Mittarit & tuloskortit JOHTAMISJÄRJESTELMÄ Arviointi Parantaminen Johdon katselmukset ja jatkuva parantaminen PROSESSIEN YMPÄRILLE VOIDAAN RAKENTAA KOKO ORGANISAATION JOHTAMISJÄRJESTELMÄ 8

5 LAATUJÄRJESTELMÄN RAKENTAJAN EVÄITÄ J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 3/2011 1

6 asiakkaan odotusten mukaan tehty virheetön tuote tai palvelu, jonka hyvän ammattitaidon omaavat työntekijät tekevät kerralla oikein hymyssä suin Ts. laadun voisi määritellä: virheetön toteutus tehokas toimintatapa asiakaslähtöinen toimintatapa 2

7 MITÄ LAATU ON? Subjektiivinen näkökulma odotus/ kokemus = asiakastyytyväisyys tarpeen täyttyminen käyttöön soveltuvuus yhdenmukaisuus Objektiivinen näkökulma mitattavissa suorituskyky ominaisuudet esim. virheettömyys, toimitusvarmuus, asiakastyytyväisyys... 3

8 LAADUNKEHITYSMATKALLA PARANNETAAN KOVIA JA PEHMEITÄ ASIOITA Vaikutukset näkyvät alempina kustannuksina, toiminnan vaikuttavuutena ja parempana työilmapiirinä KOVA asioiden hallinta: järjestelmä, vastuut, ohjeet, mallit ja kuri tavoitteet, suunnitelmat, mittarit ja analyysit tekniikat, tilat, laitteet, välineet ja menetelmät koulutus PEHMEÄ ihmisten johtaminen: suunta, esimerkki, seuranta innostaminen, valmentaminen, kannustaminen ja petaaminen sisäinen palo ja kyvykkyyden puhkeaminen kukkaan nopeus, innovatiivisuus, joustavuus, uudet mahdollisuudet muutosten hallinta Arkinen laatu on sitä, että asiat rullaavat, jolloin laadun huomaa parhaiten sen puutteesta 6

9 LAATU ON AJATTELUTAPA Vaatimusten mukaisuus Asiakkaiden tarpeiden täyttyminen Kerralla oikein 7

10 LAADUN MERKITYS ORGANISAATION MENESTYKSEEN Vähemmän virheitä enemmän kerralla oikein alemmat kustannukset Sutjakkaampi toimintatapa parempi tuottavuus ja tehokkuus, lyhempi läpimenoaika Parastaan laittavat työntekijät innostus, sitoutuminen ja hyvä asiakaspalvelu 8

11 MIKÄ ON LAADUNHALLINTAJÄRJESTELMÄ? Vapaasti ilmaistuna: ohjausjärjestelmä johtamisjärjestelmä pelisäännöt organisaation muisti toimintaprosessien kuvaus keino, jolla kokonaisuutta pidetään koossa ja hallitaan miten asiat tehdään, mitä tallenteita syntyy, miten toimintatapoja järkiperäistetään, miten resursseja optimoidaan Laatujärjestelmään sisältyy seuraavat asiat: arvioidaan nykyistä toimintatapaa (kuinka ja miksi) kirjataan toimintatavat ylös kirjataan tulokset, jotka osoittavat asiat tehdyksi Dokumentoi Dokumentoi menettely menettely Ota Ota menettely menettely käyttöön käyttöön Arvioi Arvioi käytäntöä käytäntöä ja ja menettelyä menettelyä Muuta käytäntöä Muuta käytäntöä Kirjaa Kirjaa parannustoimenpiteet parannustoimenpiteet 10

12 1 Viitekehys organisaation toiminnalle 2 Keino hahmottaa organisaation toimintaympäristö ja sopeuttaa sen toiminta sidosryhmien odotuksiin 3 Keino hakea, siirtää ja päivittää paremmat käytännöt ja vahvistaa näin kilpailukykyä omien ja asiakkaiden etujen turvaamiseksi 4 Keino saattaa toimintatavat läpinäkyviksi ja levittää koko organisaation tietoisuuteen 10 Keino kouluttaa jatkuvasti henkilöstöä 9 Keino vakioida toimintaa ja vähentää turhaa hajontaa 8 Keino ohjata ja parantaa toimintaa arviointien, mittausten ja palautteiden avulla MIKSI TOIMINTAHALLINTA- JÄRJESTELMÄ? 7 Keino kehittää prosesseja ja resursseja organisaation päämäärien mukaisesti 5 Keino parantaa keskusteluyhteyttä ja viestintää 6 Keino linjata organisaation, prosessien, toimintojen, ryhmien ja henkilöiden ponnistukset yhdessä asetettuihin ja sisäistettyihin maaleihin 11

13 Mitä ovat toimintajärjestelmän hyödyt? 12 Toiminnallistaa organisaation strategiat prosessien ja mittariston kautta Asettaa näkyviin vuosien varrella kertyneen kokemustiedon ja sovitut toimintatavat Auttaa henkilön perehdyttämisessä, asiakkaan lisäarvon ja oman työn merkityksen ymmärtämisessä Varmentaa ja yhtenäistää toimintaa Sopeuttaa oivallisesti asiakkaan, liiketoiminnan ja laadunhallinnan näkökulmat Parantaa ohjeiden löydettävyyttä ja käytettävyyttä Näyttää mittariston kautta, missä mennään Auttaa päätöksenteossa ja toiminnan ohjauksessa Helpottaa kyselyjen, palautteiden ja arviointien tapahtumahallintaa Luo perustan jatkuvalle parantamiselle Säästää aikaa ja tehostaa toimintaa

14 JÄRJESTELMÄN RAKENTAMINEN LYHYESTI Kehitä hyvä toimintatapa Kirjoita se ylös Toimi sen mukaan 21

15 TEKEMINEN, KEHITTÄMINEN JA JOHTAMINEN Jokainen Laadun tekeminen: osa ammattitaitoa ja -ylpeyttä oman työn kontrolli virheiden korjaaminen ja syiden poistaminen tekemällä oppiminen ja toimintatapojen parantaminen Ryhmä Laadun kehittäminen: ongelmien tunnistaminen, syiden selvittäminen ja niiden ratkaisu tuoteominaisuuksien ja toimintatapojen kehittäminen parhaiden toimintatapojen kuvaus Johto Laadun johtaminen: tavoitteiden asettaminen, mittaaminen ja toteutumisen seuranta asiakaslähtöinen toiminta kouluttaminen, valtuuttaminen ja kulttuurin luominen jatkuva kehittäminen 29

16 ISO 9001 vaatii organisaatiolta dokumentoidut menettelytavat Asiakirjojen ohjaus (4.2.3) Tallenteiden ohjaus (4.2.4) Sisäiset auditoinnit (8.2.2) Poikkeavien tuotteiden ohjaus (8.3) Korjaavat toimenpiteet (8.5.2) Miksi ohjeistusta tarvitaan? Varmentamaan Yhtenäistämään Vakioimaan Ehkäisevät toimenpiteet (8.5.3) Muuten tulee löytyä näyttöä vaatimusten täyttymisestä kuten tulee ylläpitää tallenteita (5.6.1) lähtötietojen tulee sisältää informaatiota (5.6.2),että laatua koskevat tavoitteet asetetaan (5.4.1) vastuut ja valtuudet määritellään (5.6.2) 37

17 PAINOPISTE SIIRTYY PERINTEISISTÄ OHJEISTA DOKUMENTTEIHIN, JOTKA VARMISTAVAT LAADUNHALLINTAJÄRJESTELMÄN PROSESSIEN TEHOKKAAN SUUNNITTELUN, TOIMINNAN JA VALVONNAN 1. Laatupolitiikka Laatutavoitteet 2. Laatukäsikirja 5. Laatutiedostot ISO 9001:2008 DOKUMENTOINNIN VAATIMUKSET 4. Dokumentit prosessien tehokasta suunnittelua, toimintaa ja ohjausta varten 3. Ohjeet: asiakirjojen valvonta, laatutiedostojen valvonta, sisäiset auditoinnit, poikkeamien valvonta, korjaavat toimenpiteet, ehkäisevät toimenpiteet Perinteisiä ohjeita Näyttöjä, että ko menettelyt (miten) ovat olemassa (5,6,7,8) 38

18 Miten edetä asiakirjoissa? Tunnista hallinnoitavat asiakirjat Järjestelmässä hallinnoitavat Laadi asiakirjapuu Luo asiakirjat tarkastus, hyväksyntä, versiointi ja arkistointi anna oikeudet esim. sähköisessä järjestelmässä Linkitä asiakirjat prosesseihin ja toimintakäsikirjaan Luo linkit muihin järjestelmiin 39

19 Mitä ISO 9001 vaatii henkilöstöön liittyen? Henkilöstöllä tulee olla soveltuvaan koulutukseen, ammattitaitoon tai kokemukseen perustuva pätevyys Organisaation tulee: määrittää tarvittava pätevyys huolehtia koulutuksesta arvioida koulutuksen vaikuttavuus varmistaa henkilöstön tietoisuus pitää kirjaa koulutuksesta, taidoista tai kokemuksesta 43

20 Mitä kuvata koulutuksesta ja henkilöstön kehittämisestä? Miten koulutustarpeet selvitetään? Miten koulutusta suunnitellaan? Miten henkilöstön koulutus toteutetaan? Miten koulutukset kirjataan? Miten koulutuksen vaikuttavuutta seurataan ja arvioidaan? Miten henkilöstön tietoisuus keskeisimmistä toimintaan liittyvistä asioista varmistetaan? 44

21 Mitä on koulutuksen vaikuttavuus? Asetetut tavoitteet täyttyvät Tiedot ja taidot (= osaaminen) lisääntyvät Tulokset suorituskyky, tuottavuus, tehokkuus, liikevaihto, asiakastyytyväisyys yrityskuva kehityksen nopeus koulutustaso, henkilöstötase osaamiskartat tuotteiden ja palvelujen kysyntä ja hintakehitys (= kilpailukyky) 45

22 Mitä ISO 9001 vaatii toimintaympäristöön liittyen? Organisaatiolla tulee olla käytettävissään palvelun tai tuotteen saavuttamiseksi vaadittava toimintaympäristö: rakennukset, työtilat ja välineet laitteet, järjestelmät ja ohjelmistot 46

23 Mitä kuvata toimintaja työympäristö? Fyysiset työolosuhteet ja työympäristölle asetetut vaatimukset (valaistus, hygienia, kosteus, lämpötila, varastointi ) ja niiden toteutus Turvallinen, terveellinen ja viihtyisä työympäristö (ergonomia, melu, siisteys, järjestys ). Henkilöstön hyvinvointi, työnsisältö, motivaation edistäminen, kannustaminen ja työilmapiiri Ennakoiva ja suunnitelmallinen työsuojelutoiminta 47

24 Mitä kuvata tilat, laitteet ja välineet liittyen? Lopputuotteeseen tai palveluun vaikuttavien koneiden, laitteiden, tilojen ja järjestelmien varaaminen, kapasiteetti, käytettävyys ajanmukaisuus ja kunnossapitäminen Mittalaitteiden luotettavuuden varmistaminen 48

25 Toimintajärjestelmä Strategian ja Liiketoiminnan koossapitämisessä ja kehittämisessä J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 04 /

26 OVATKO SISÄISET JA TOIMITUSKETJUN PROSESSIT KUNNOSSA? PELAAKO YRITYSTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ KITKATTOMASTI? JOS EI, MIKSI EI? ALIHANKKIJAYRITYS VALMISTAVA YRITYS LOGISTIIKKAYRITYS ASIAKASYRITYS Oy FIRMA Ab Oy FIRMA Ab Oy FIRMA Ab Oy FIRMA Ab Hankinta Tuotanto Tuotekehitys Markkinointi Hankinta Tuotanto Tuotekehitys Markkinointi Hankinta Tuotanto Tuotekehitys Markkinointi Hankinta Tuotanto Tuotekehitys Markkinointi Hitaus? Läpimenoaika? Jähmeys? Kysyntä- ja tarjontavaihtelut? Varastomäärät? Onko kysyntä- ja toimitusketjusi viritetty mahdollisimman suoraviivaiseksi ja nopeaksi vai hidasteleeko se jokaisessa ketjun yrityksessä jo pelkästään sisäisten raja-aitojen ja organisaatiotasojen takia? Onko päätöksenteko hidasta riittämättömien päätösvaltuuksien takia? ALIHANKKIJAYRITYS VALMISTAVA YRITYS LOGISTIIKKAYRITYS ASIAKASYRITYS Oy FIRMA Ab Oy FIRMA Ab Oy FIRMA Ab Oy FIRMA Ab Hankintatiimi Tuotantotiimi Tuotekehitystiimi Markkinointitiimi Hankintatiimi Tuotantotiimi Tuotekehitystiimi Markkinointitiimi Hankintatiimi Tuotantotiimi Tuotekehitystiimi Markkinointitiimi Hankintatiimi Tuotantotiimi Tuotekehitystiimi Markkinointitiimi MIKÄ TOIMITUSKETJU EHTII ENSIN VIRITTÄMÄÄN KYSYNTÄ- JA TARJONTA- KETJUNSA? OVATKO A Oy, B Oy VAIKO C Oy KOKONAISUUDEN HALLINNASSA EDELLÄ? Olemmeko jäljessä? Jos, niin MIKSI? 7

27 MITEN SIDOT STRATEGIATYÖN JA LIIKETOIMINTAPROSESSIT TOISIINSA? 8

28 PROSESSIN OMISTAJA JA JOHTORYHMÄ POHTIVAT JATKUVAA KEHITTÄMISTÄ Asemastrategia MITÄ? Asiakas-ja markkinatarpeet Resurssit Segmentit Tuotevalikoima Teknologia Osaaminen Rahoitus Strateginen uudelleen asemointi Oy FIRMA Ab Hyppäyksellinen kehittäminen sekä oikeita asioita että oikeita asioita oikein Hankintatiimi Tuotantotiimi Tuotekehitystiimi Markkinointitiimi Kehitä prosesseja ja toimitusketjuja (SCM) - vähitellen - hyppäyksellisesti Jatkuva parantaminen Onko strategiaa tukeva Jatkuva Parantaminen systemaattista ja hallittua toimintaa? MITEN? Kyvykkyysstrategia - prosessien kyvykkyys - nopeus, laatu, joustavuus, kustannus - 9

29 KOKEMUKSIA LAATUMATKALTA J Moisio, Qualitas Fennica Oy, IMS Business Solutions Oy

30 STANDARDIT JA NIIDEN HYÖTY?

31

32

33 MITTAREITA MITTAREIDENKO VUOKSI?

34

35

36 KEHITTÄMISOPPEJA JOKA LÄHTÖÖN MIKÄ TOIMII?

37

38

39

40

41

42 Emme tunnista vain hukkatekijöitä vaan etsimme niille juurisyyt ja eliminoimme hukan aiheuttajat

43

44

45 VINKKEJÄ TOIMINTAJÄRJESTELMIEN KEHITTÄJILLE NYKYTASOSTA ASKELIN ETEENPÄIN J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 12/

46 MUISTA KANON OPETUS: MIKÄ ILAHDUTTAA ASIAKASTA SAA HÄNET SUOSITTELEMAAN! 6 Ref: Alexander John et. al, 2008, Springer

47 JOHTAMISMALLI: TILASTOLLISET MENETELMÄT: Suunnittelun laadunhallintaa Koesuunnittelua ja riskien analysointia Prosessien parantamishankkeita Tilastollisen valvonnan käyttämistä Tarkastamista Näytteenottoon perustuen Tulipalojen sammuttamista LAADUN PORTAAT Peruslaatutyökalut, visualisointi 10 Ref: Six Sigma Forum, Vol. 9, no. 1, November 2009

48 SIISTEYS JA JÄRJESTYS OVAT HYVÄN LAADUN PERUSEDELLYTYKSIÄ 24

49 Ongelma: Lopputuotteiden korkea vikaprosentti Miksi? Liikaa viallisia puolikokoonpanoja Miksi? Osat asennettu alun perin väärin Miksi? Kokoonpanovirhe Miksi? Osia ei saa helposti oikein asennettua Miksi? Asennussuuntapykälä jäänyt tekemättä Miksi? MUISTA MIKSITTELY PÄÄSTÄKSESI EDES ASKELEEN LÄHEMMÄS PERUSSYYTÄ 26