Tarjouspyyntö 31/5/2011

Transkriptio

1 PAIKALLISEN RUOKAJÄRJESTELMÄN ICT-KOMMUNIKAATIOYMPÄRISTÖN KEHITYSTYÖ HANKKEESEEN UUSVANHA KYLÄYHTEISÖ KONSEPTI LAHDEN ALUEELLA P4 VERTAISTUOTANTOMALLIN LÄHESTYMISTAVAN RAKENTAMINEN Tarjouspyyntö 31/5/2011 TAUSTATIETOA Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKES on yhdeksän kunnan omistama elinkeinoyhtiö, jonka tehtävänä on Lahden alueen elinkeino- ja kilpailukykystrategian mukaisesti elinkeinopolitiikan koordinointi, yritysten sijoittumis-, omistajavaihdos- ja verkostoitumispalvelujen tuottaminen, aluemarkkinointi sekä kansallinen ja kansainvälinen edunvalvonta. Tarjouspyyntöä koskeva kokonaisuus liittyy Suomen Itsenäisyyden juhlarahaston (Sitran) rahoittamaan hankkeeseen Uusvanha kyläyhteisö konsepti Lahden alueella P4 vertaistuotantomallin lähestymistavan rakentaminen. Hanke on osa Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKESin koordinoimaa Lahden alueen koheesio- ja kilpailukykyohjelmaa, jonka eräänä tavoitteena on synnyttää ja kehittää alueelle innovatiivisia julkisen ja yksityisen sektorin rajaa ylittäviä toimintamalleja ja vaikuttaa sitä kautta julkisen sektorin tuottavuuteen positiivisesti. Lisäksi ohjelman tavoitteena on edistää yksityisten hyvinvointialan palvelumarkkinoiden ja -yrittäjyyden syntymistä koko maakunnan tasolla. 1. HANKITTAVA PALVELU Pyydämme tarjoustanne koskien ICT-pohjaisen kommunikaatioympäristön kehitystyöstä sekä tietoa syntyvän järjestelmän käyttökustannuksista hankkeessa Uusvanha kyläyhteisö -konsepti Lahden alueella P4-vertaistuotantomallin lähestymistavan rakentaminen, sen paikallista ruokajärjestelmää koskevassa toiminnassa. Hankkeen kuvaus Hankkeen tarkoituksena on viedä läpi Uusvanha kyläyhteisö -konseptin käyttöönotto valituissa kohteissa Päijät-Hämeessä siten, että konseptin hyödyntämisestä saadaan laaja-alainen otos ja kokemus. Soveltamistyön perusteella hanke mittaa ja arvioi konseptin käyttöönoton laatu- ja muut vaikutukset sekä samanaikaisesti niiden taloudellisen merkityksen hankkeen eri intressiryhmien näkökulmista. Perusajatuksena on luoda uusien yritysrakenteiden ja kuntapalveluiden tuotantotapojen kautta menettelyt ja työkalut, joilla paikalliset ihmiset itse yhteistyössä järjestävät tarvitsemiaan palveluita. Kunnallisen toiminnan näkökulmasta hanke kehittää, pilotoi ja ottaa käyttöön vertaistuotantomallin kunnallisen palvelutuotannon vaihtoehdoksi ja täydentäjäksi. Lisäksi hankkeen sisältönä on luoda alueen asukkaiden ja yritysten kesken uudenlaisia, tarvelähtöisiä lähipalveluita yhteistyössä julkisen sektorin kanssa. Alueen asukkaille tuodaan mahdollisuuksia ja työkaluja järjestää yhdessä tarvitsemiaan lähipalveluita. Näiden mielekästä ja tehokasta toteuttamista tuetaan mm. ICT-pohjaisten ratkaisujen avulla.

2 Konsepti sisältää useita palveluaihioita, joiden soveltaminen ja lopullinen muoto kehittyvät hyödyntävän yhteisön tarpeiden ja hankevalmistelun etenemisen kautta. Hanke tuottaa ruohonjuuritason kehitystyötä toteuttamalla valtakunnallisesti käyttökelpoisia palvelu- ja liiketoimintamalleja, joissa on huomioitu myös globaali ulottuvuus. Hanketoteuttaja LAKES ja päärahoittaja Sitra luovat yhteisesti konseptin kautta välineitä ja esimerkkejä, joilla julkishallinnon johtamiseen on tuotavissa uudenlaista ajattelua. Hankkeen tuottamat mallit, ratkaisut ja muut tulokset ovat lähtökohtaisesti kaikille avoimesti, open source -ajattelun ja periaatteiden mukaisesti käytettävissä ja edelleen kehitettävissä. Hankkeen pilottikohteina Lahden alueella ovat Lahden kaupunki (Lahden Ateria, sosiaali- ja terveystoimi/vanhuspalvelut sekä sivistystoimi), Lusin kylä Heinolassa sekä alueen lähiruokatuottajarinki. Taustat Päijät-Hämeessä Päijät-Hämeessä on vuosina toteutettu hyvinvointia ja lähipalveluja maaseudulle - hanke, jossa kyläkoulujen käyttöä laajennettiin monipalvelukeskuksiksi. Projekti hyödyntää tässä hankkeessa syntyneitä malleja ja verkostoja. Päijät-Hämeessä on vuoden 2010 aikana toteutettu Suomenkin mittakaavassa ainutlaatuisen laaja paikallisten elintarviketuottajien ja kaupan yhteistyökehitys, jonka tuloksena alueen kaupoista on laajasti saatavilla paikallisten elintarviketuottajien tuotteita. Tämän luodun paikallistaloutta edistävän (bisnes)infrastruktuurin laajentaminen ja edelleen kehittäminen paikallisen ruokajärjestelmän merkittäväksi osaksi toimii projektin keskeisenä osana; tämä tehty työ on luonut käytännön edellytykset tälle jatkosuunnitelmalle. Hankkeen toteutus Hankkeen toteutusaika on , josta vuosi 2011 on katalysointivuosi, jolloin konseptin kehitys ja toteutus kohdealueilla tapahtuu ja vuosi 2012 on tuki- ja tuotteistusjakso, jolloin käynnistyneiden palveluiden vakiintuminen varmistetaan ja konseptin monistuskelpoisuus tuotteistetaan. Käynnistysvaiheessa valittujen kohdealueiden toimijat perehdytetään konseptin sisältöön ja malliin sekä katalysoidaan kohdealueella konseptin soveltamisprosessi. Käynnistysvaiheen tavoitteena on käynnistää ja viedä läpi konseptin soveltamispilotit. Konseptin toimijoiden (kunta/yritykset/yhteisöt) kanssa toteutetaan kohdealuekohtaisesti iterointiprosessia, jossa soveltamistyön etenemistä ja välituloksia tarkastellaan ja arvioidaan sekä tehdään mahdollisia täsmennyksiä etenemistapoihin, painotuksiin ja sisältöihin. Vakautusvaiheen tavoitteena on juurruttaa syntyneet toimintamallit ja palvelut paikallisyhteisöihin sekä huolehtia niiden liiketoiminnallisesta kestävyydestä. Vakautusvaiheen tavoitteena on myös käydä palaute- ja arviointikierros P4-toimintamallin viitekehyksen eri toimijoiden kanssa ja laatia implementointivaiheen kautta mahdollisesti esiin tulleiden tarpeiden ja mahdollisuuksien mukaiset jatkokehityssuunnitelmat. Vakautusmallin tavoitteena on huolehtia konseptin soveltamisprosessin monistukseen tarvittavien toimien toteuttamisesta. Vakautusvaiheessa konseptin toimijat tuotteistavat omasta näkökulmastaan konseptin monistuskelpoisen version omia vertaisryhmiään varten.

3 2. TAUSTATIETOJA Päijät-Hämeessä toimii lähiruokatuottajien ( Paikallistuottaja ) verkosto, joka yhteistyötä tehden järjestää Osuuskauppa Hämeenmaan myymälöihin tuottajien tuotteet ns. lähiruokahyllyyn. Verkoston yhteisiä palveluita logistiikkaa, hinnoittelua, talousprosesseja (laskutusta) ja varastointia hoitaa ns. palvelukeskus ( Palvelukeskus ). Lähiruokatuottajat toimivat shop-inshop -periaatteella. Palvelukeskuksen tehtäviä hoitaa kaksi erillistä, itsenäistä yritystä yhteistyössä. Toiminnan laajetessa tällaisia Palvelukeskuksia voi tulla useampia. Tällä hetkellä Palvelukeskukset hoitavat toimintansa pääosin manuaalisesti, puhelimitse ja toimisto-ohjelmia käyttäen. Paikallistuottajia on tällä hetkellä kymmenkunta jatkossa lukumäärä kasvaa kymmeniin. Tuotteita on noin 100, lukumäärä tulee kasvamaan. Lähiruokahyllyjä on tällä hetkellä n. 30 Osuuskauppa Hämeenmaan myymälässä lukumäärä tulee kasvamaan. Jatkossa on myös mahdollista, että toimintaan kytkeytyy muita kaupparyhmiä. Jatkossa on mahdollista, että shop-in-shop -tyyppisen toimintamallin rinnalla toimitaan myös perinteisten kaupan toimintatapojen mukaisesti myyden tuotteet kaupalle, joka hinnoittelee ne itse. Palvelukeskuksilla on tai tulee olemaan omat tilausjärjestelmänsä omaan toimintaansa. Mahdollisesti käytössä olevia tilausjärjestelmiä ei tällä hetkellä käytetä lähiruokatoiminnan prosesseissa. Lähiruokatoiminta tulee laajenemaan kunnalliseen ruokahuoltoon ja sen piiriin voi tulla myös yksityisiä kuluttajia/kuluttajaryhmiä (kauppakassipalvelu/ruokapiirit). Tätä paikallisen ruokajärjestelmän hallintaa tukemaan verkosto tarvitsee jatkossa toimivan ICTpohjaisen kommunikaatioympäristön, joka toteuttaa työprosessien (tilaus-toimitus-laskutus) sanomanvälityksen Palvelukeskusten ja Paikallistuottajien välillä ja jatkossa myös Kunnan ruokahuoltoyksiköiden ja Kuluttajien kesken. Ensivaiheessa tuotannonaikaisen sanomanvälitysvolyymin arvioivaan olevan n. 100 sanomaa / kuukausi. Tarjouksen sisältö Ratkaisun pitää toteuttaa seuraavat ominaisuudet: moni-palvelukeskusmalli: useat Palvelukeskukset pystyvät tarjoamaan hoitamissaan myymälöissä koko Palvelukeskusten verkoston tuotteita yhteinen Tuotekatalogi: koko Paikallistuottajaverkoston ja mahdollisesti Paikallistuottajaverkostojen tarjolla olevat tuotteet ovat keskitetysti saatavilla ja tilattavissa välineriippumattomuus: ratkaisun on pystyttävä hoitamaan kommunikaatiotarpeet tilaustoimitus- ja laskutusprosesseissa riippumatta Palvelukeskusten tai Paikallistuottajien käyttämistä järjestelmistä ja lisäksi Paikallistuottajilta ei voida edellyttää muuta järjestelmävalmiutta kuin sähköpostia/internetin käyttöä monikauppamalli: ratkaisuilla voi toimia usean, eri toimintaperiaatteilla toimivien kauppojen kanssa moniasiakastuki: ratkaisu soveltuu eri asiakasryhmien (kauppa, kunta, kuluttajat) toimintaan ja tilaustarpeisiin

4 tuettavat prosessit: tilaus, tilausvahvistus, toimitus, laskutus. Mahdollisuus laajentaa ratkaisua myös muihin prosesseihin. Pyydämme tarjoustanne em. tarpeet täyttävästä Kommunikaatioympäristön kehitystyöstä sekä sen myötä syntyvän ICT-ratkaisun hankinta- ja ylläpitokustannuksista. Kehitystyön toteutus on syys-lokakuu 2011, pilotointijakso loka-joulukuu 2011 ja laajempi tuotantoonotto alkaen 1/2012. Tarjous tulee jättää Kommunikaatioympäristön kehitystyön osalta sekä kiinteänä kokonaishintana että tuntihinnoitteluna liittyen em. tehtäväkokonaisuuteen sekä ilmoittaa matkakuluihin ja päivärahoihin liittyvät veloitusperusteet. Toteutettavan ICT-ratkaisun ylläpitokulujen osalta pyydämme tarjoajaa erittelemään kaikki kustannuksiin vaikuttavat mahdolliset kiinteät ja käyttöön perustuvat kulut. 3. TARJOAJIEN VALINTA Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjoajan tulee olla täyttänyt lakisääteiset velvoitteensa. Tarvittavat rekisteritiedot pyydetään tarjoajalta joka näyttää tulleen tarjouskilpailun voittajaksi. Tarjouksen tulee olla laadittuna suomen kielellä. Tarjoajalla tulee olla y-tunnus ja se tulee olla rekisteröity asianmukaisella tavalla. Yksityishenkilöiden tarjouksia ei huomioida. Osatarjouksia ei hyväksytä. 4. VALINTAKRITEERIT Toimittaja valitaan tarjouskilpailun perusteella. Tarjouspyyntö on nähtävissä myös osoitteessa Annetut tarjoukset arvioidaan ja valinta suoritetaan seuraavien kriteerien perusteella: toimitusaika ja -varmuus; painoarvo 20 % ratkaisun ominaisuuksien ja tarjoajan asiantuntemuksen perusteella tehtävä tarvevastaavuus- ja osaamisarviointi; painoarvo 40 % hinta; painoarvo 40 %

5 5. AIKATAULU Työn toteuttajan valinnan jälkeen työn valmisteluvaihe käynnistetään aikaisintaan alkaen. 6. TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa klo 12:00 mennessä Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy:n osoitteeseen: Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Annetusta tarjousten jättöajasta myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Pidätämme oikeuden: jatkaa tarjouskilpailua, mikäli sopivaa palvelun toimittajaa ei löydy tarjouskierroksella perustelluin syin hylätä kaikki tarjoajat ja tarjoukset. Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009/ Palvelut tai muita vastaavia tilaajan hyväksyttävissä olevia ehtoja. 7. SOPIMUSEHDOT Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja toimitetaan kaikille tarjoajille joko postitse tai sähköpostin välityksellä. Hankintasopimus syntyy vasta erikseen tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella. Sopimusmuutokset tehdään aina kirjallisesti molempien osapuolten suostumuksella. Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2009 Palvelut -ehtoja. 8. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen selkeästi mainittava. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushinta on kuitenkin julkinen. Palvelun tuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä.

6 Yhteys- ja lisätiedot: Tähän tarjoukseen liittyvät kysymykset tulee toimittaa klo 15 mennessä osoitteella Vastaukset kysymyksiin julkaistaan Hyvinvointiklusterin internetsivulla osoitteessa Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKES, Sari Hänninen, puh. GSM sähköposti: Lahdessa 26. päivänä toukokuuta 2011 Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKES Sari Hänninen Sari Hänninen kehittämispäällikkö