/25/2011. Teatterikorkeakoulun hankintaohje. 1. Yleiset määräykset

Transkriptio

1 /25/2011 Teatterikorkeakoulun hankintaohje 1. Yleiset määräykset Teatterikorkeakoulu toimii julkisoikeudellisena yliopistona ja saa pääosan rahoituksestaan opetusja kulttuuriministeriön myöntämän valtionrahoituksen muodossa. Tästä seuraa, että teatterikorkeakoulu on hankintalaissa (348/2007) tarkoitettu hankintayksikkö ja teatterikorkeakoulun tulee noudattaa hankinnoissaan kyseisen lain ja hankinta-asetuksen (614/2007) säädöksiä. Teatterikorkeakoulu ei kuitenkaan ole valtion tilivirasto, joten valtioneuvoston asetus ja päätös valtion yhteishankinnoista eivät koske teatterikorkeakoulua. Hankintatoimeen liittyvistä sisäisistä toimivalta- ja vastuusuhteista on teatterikorkeakoulun hallitus päättänyt hallintojohtosäännössä, taloussäännössä sekä investointipolitiikassa. Hallintojohtaja on antanut tarkentavia ohjeita päätöksessään: toimivalta sopimusten sekä niihin rinnastettavien tarjousten ja hankintojen osalta. Solmittavissa hankintasopimuksissa noudatetaan ensisijaisesti soveltuvin osin valtiovarainministeriön vahvistamia palvelu- ja tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). IT-hankinnoissa noudatetaan soveltuvin osin julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007). Lisäksi tarvittaessa noudatetaan soveltuvin osin rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998). Teatterikorkeakoulu on Green Office sertifioitu ja tämän ohjeen liitteenä on ympäristöliite, jonka mukaisia periaatteita ja ohjeita on noudatettava hankintoja tehdessä. Jokaista hankintaa suunniteltaessa on noudatettava seuraavia periaatteita: Harkitse ennen kuin hankit Vältä päällekkäisiä hankintoja Huomioi ympäristönäkökohdat Sisällytä tarjouspyyntöön tärkeimmät ympäristönäkökohdat 2. Toimivalta hankinnoissa ja hankitun omaisuuden elinkaari Teakin investointipolitiikan mukaisesti arvonlisäverottomalta hinnaltaan yli euron suuruisten investointien päätöksenteko tapahtuu osana yliopiston taloudellista vuosisuunnittelua. Yksiköiden tekemien investointiesitysten pohjalta tekee investointiryhmä vuotuiset hankintapäätökset hallituk

2 sen päättämän euromääräisen investointitason asettamissa rajoissa. Investointiryhmän tekemät hankintapäätökset toteuttaa hankintaryhmä, joka myös koordinoi teatterikorkeakoulun muuta hankintatoimea tavoitteena saavuttaa keskitetyllä hankintatoimella taloudellista säästöä ja toiminnallista rationaalisuutta. Alle hankintojen osalta päätösvalta on kunkin yksikön päälliköllä tai henkilöllä, jolle hän on toimivallan siirtänyt. Teatterikorkeakoulun omaisuusrekisteriä pidetään erillisessä tietojärjestelmässä (ORJA). Rekisterissä kullakin laitteella on vastuuhenkilö, joka huolehtii huollosta ja muusta ylläpidosta. Teatterikorkeakoulu ei ole käytöstä poistettujen laitteiden loppusijoituspaikka. Teknisesti vanhentuneesta tai muuten epäkurantiksi muuttuneesta omaisuudesta tulee päästä eroon. Vuotuisen inventoinnin yhteydessä tehdään laadullinen arviointi ja tarvittaessa käynnistetään poistamisprosessi. Ensisijainen toimintatapa on myyminen, josta päättää yksikön johtaja. 3. Hankintaperiaatteet Hankinnat tulee hoitaa tehokkaasti ja taloudellisesti niin, että toiminnan edellyttämät tuotteet ja palvelut saadaan käyttöön mahdollisimman edullisesti. Käytännössä tämä edellyttää aina hintojen vertailua eri tarjoajien välillä. teatterikorkeakoulu käyttää leasingrahoitusta sellaisten hankintojen yhteydessä, jossa hankittavien laitteiden taloudellinen ja toiminnallinen käyttöikä ovat lähellä toisiaan (esim. ICT-laitteet). Hankintapäätöksen tekoon ja siihen liittyviin menettelyyn tai toimivaltaan ei rahoitustavalla ole vaikutusta. Mikäli hankinta tehdään netissä, tulee luottokorttitiedot antaa vain riittävän suojatussa yhteydessä. Luottokortin tietoja tai kuvaa ei saa liittää tai sisällyttää sähköpostiin. 4. Määritelmiä Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla tekemistä. Toimittaja myy, vuokraa tai muulla siihen rinnastettavalla tavalla toimittaa tavaran, suorittaa palvelun tai urakoi työsuorituksen hankinnasta tehdyn sopimuksen perusteella. Tarjoaja tekee tarjouksen. Suorahankinta on menettely, jossa hankintapäätös tehdään suorana tilauksena tai vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen tai aiemman sopimuksen perusteella. Hankintojen perusmenettely on avoin menettely, jossa kaikki halukkaat potentiaaliset toimittajat voivat lähettää tarjouksen julkaistun ilmoituksen ja pyydettyjen tarjouspyyntöasiakirjojen pohjalta. Rajoitettua menettelyä tai neuvottelumenettelyä voidaan käyttää haastavissa hankintatilanteissa, jolloin tulee tarvittaessa käyttää ulkopuolista asiantuntija-apua. Kansallisen kynnysarvon ( tavara- ja palveluhankinnoissa ja rakennus- ja käyttöoikeusurakoissa) ylittäviä hankintoja ei saa ilman eritystä perustetta tehdä suorahankintana, hankinnoista on tehtävä hankintailmoitus HILMA-portaaliin. EU-kynnysarvon ( tavara- ja palveluhankinnoissa ja rakennus- ja käyttöoikeusurakoissa) ylittävissä hankinnoissa noudatetaan menettelyä, jossa HILMA-portaaliin tehdään EU-hankintailmoitus sekä jälki-ilmoitus. Mikäli EU-hankinta halutaan tehdä nopeutetussa aikataulussa, voidaan HILMAssa tehdä ennakkoilmoitus, jolloin varsinaisen hankintailmoituksen yhteydessä riittää 22 vuorokauden tarjousaika (muuten 40 päivää). 5. Hankinta suorahankintana Suorahankinta on ilman erillistä kirjallista päätöstä mahdollinen, mikäli hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon (30 000/ ) tai 2

3 hankinta tapahtuu Teatterikorkeakoulun oman tai Hanselin puitesopimusten mukaisesti Mikäli suorahankinta tehdään muusta syystä, tulee aina laatia erillinen suorahankintapäätös. Mahdollisia tilanteita ovat: hankinta perustuu sopimukseen sisältyvään hankintaoikeuteen (optioon, määritelty alkuperäisessä sopimuksessa) tarjouskilpailun järjestämisestä aiheutuu kohtuuttomat kustannukset verrattuna saatavaan hintaetuun eikä menettely riko myyjien tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä suosimalla jotain tiettyä myyjää. tarjouskilpailulla ei ole saatu tarjouksia tai ne eivät lainkaan vastaa tarjouspyyntöä teknisistä syistä vain tietty toimittaja tulee kyseeseen kiire, joka on hankintayksiköstä riippumaton, ulkoapäin tullut syy ja ennalta arvaamaton tutkimus- ja tuotekehitystyö tietyin edellytyksin Teatterikorkeakoulun hankintoihin, jotka ovat suuruudeltaan tai yli, liittyvät asiakirjat on diarioitava. Tämä koskee tarjouspyyntöä, saatuja tarjouksia sekä tehtyä sopimusta/hankintapäätöstä. 6. Hankinta avoimella menettelyllä Hankinnat on suunniteltava ja valmisteltava huolella. Tarjouspyyntöasiakirjojen on oltava selkeitä ja yksiselitteisiä. Vertailu eri tarjousten välillä on oltava yksinkertaista ja kaikkia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti. Tavoitteena on soveltuvimman toimittajan valinta mahdollisimman vähin lisäselvityksin. Tarjouksia tulee pyytää hankinnan laatuun ja kokoon nähden riittävä määrä todellisen kilpailun aikaansaamiseksi, eikä tarjouskilpailuun osallistujien lukumäärää saa rajoittaa. Jos joku muu kuin kilpailuun valittu haluaa tehdä tarjouksen, on hänellä oikeus saada tarjouspyyntö. Jättöaikaa ei tarvitse kuitenkaan jatkaa. Tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että siihen perustuvat tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. Toimittajalle tulee lisäksi varata kohtuullinen aika tarjouksen tekemiseen. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava hankinnan valintaperuste, joka voi olla joko halvin hinta tai kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Tarjouspyyntöön tulee määritellä ainakin seuraavat asiat: hankinnan kohteen tarkka yksilöinti tekniset ja toiminnalliset vaatimukset hankinnan määrä tai kesto takuu mahdollisten alihankkijoiden käyttö toimitusehto ja -aikataulu maksuehto tarjouksen jättöosoite ja aika maininta, huomioidaanko osatarjous yleisten sopimusehtojen käyttö tarjousten vertailuperusteet, jos hankintaperusteena kokonaistaloudellisuus. Teknisissä eritelmissä ei saa esiintyä tietyn valmistajan tuotetta, tuotteen mainitseminen on sallittua vain, jos mainintaan liitetään ilmaisu tai vastaava. 3

4 Tarjoukset säilytetään avaamattomina lukitussa paikassa avaustilaisuuteen saakka. Kuoreen merkitään saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Sähköpostilla toimitettavat tarjoukset pyydetään ainoastaan sähköpostiosoitteeseen Tarjouksia ei saa avata ennen ilmoitetun tarjousajan päättymistä. Tarjoukset tulee avata kahden todistajan läsnä ollessa, joista vähintään yhden tulee olla henkilö, joka ei osallistu hankinnan valmisteluun. Tarjousten avaamisen yhteydessä on tehtävä luettelo saaduista tarjouksista, josta käyvät selville kaikki tarjouksen jättäneiden nimet ja muut tarpeelliset tiedot sekä tarjousten avaajat, jotka vahvistavat tiedot allekirjoituksellaan (pvm, kellonaika). Saapuneista tarjouksista tehdään yleensä vertailulaskelma, jossa toimittajien tarjoamia tavaroita tai palveluja verrataan, jotta saadaan kokonaiskuva toimituksen kokonaishinnasta. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on asetetun valintaperusteen mukaan paras, eli joko hinnaltaan halvin tai tarjous, joka on tarjouspyynnössä ilmoitettujen arviointiperusteiden mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin. Peruste on oltava sama kuin tarjouspyynnössä ilmoitettu. Vertailua suoritettaessa on tarjoajia kohdeltava avoimesti, yhdenvertaisesti ja syrjimättömästi. Hankintapäätöksen tekee toimielin tai henkilö, jonka toimivaltaan asia kuuluu. Ohjeen liitteenä on esimerkki hankintapäätöksen dokumentaatiosta. Valinta- ja vertailuperusteiden tulee ilmetä hankinta-asiakirjoista. Hankintapäätöksen esittelyssä on kerrottava kaikki saapuneet tarjoukset, mahdollinen vertailulaskelma, tarjousten mahdolliset poikkeamat tarjouspyynnöstä sekä kaikki muut oleelliset, asian ratkaisuun vaikuttavat seikat. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista - on valitulta toimittajalta pyydettävä tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset 7. Tavaran tai palvelun vastaanotto Toimitusaika luetaan alkavaksi sopimuksen syntymispäivästä ja tavara katsotaan toimitetuksi sinä ajankohtana, kun se on toimitettu toimitusehdon mukaisesti sellaisessa kunnossa, että se voidaan hyväksyä vastaanottotarkastuksessa. Myyjän todetessa, ettei hän voi noudattaa sovittua toimitusaikaa, on hänen kirjallisesti ilmoitettava ostajalle viivästymisen syy ja uusi toimitusajankohta. Vastaanottotarkastuksessa varmistetaan, että tavara lajiltaan, määrältään, laadultaan sekä muilta ominaisuuksiltaan vastaa sovittua. Jos tavarassa on virhe, ostajan tulee ilmoittaa virheestä myyjälle välittömästi, kun hän on havainnut virheen. Kuluttajasuoja ei koske teatterikorkeakoulun hankintoja, eli teatterikorkeakoululla ei ole oikeutta palauttaa hankittua tuotetta, Palvelujen osalta tulee laatu- ja aikataulupoikkeamista reklamoida dokumentoidusti palvelun tarjoajalle. 8. Hankintasopimus Toimivallasta hankintapäätöksen ja sopimusten solmimisen osalta on säädetty ohjeen alussa mainituissa dokumenteissa. Sopimuksiin on otettava maininta siitä, että sopimukseen sovelletaan Suomen lakia ja sopimukseen liittyvät erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. 4

5 Hankinnoista tehtävä sopimus tai tilaus laaditaan kirjallisesti, mutta on muistettava, että Teatterikorkeakoulun edustajan tekemä suullinen sopimus sitoo Teatterikorkeakoulua. 9. Juridinen apu Teatterikorkeakoulu on solminut sopimuksen PCTS -asianajotoimiston kanssa hankintoihin liittyvästä juridisesta neuvonnasta. Yhteystiedot saa tarvittaessa teknisten palvelujen johtajalta tai talouspäälliköltä. 10. Kooste hankintatoimen toimivaltasuhteista Yksikkö/ hankintavastaava Investointipolitiikka ja vuotuisten investointien taso Vuotuiset inves- Päättää toinnit Hankintapäätös > Hoito ja ylläpito Myynti ja muu hävittäminen Päättää Toteuttaa Hallitus Investointiryhmä Hankintaryhmä Rehtori/hallintojohtaja/ yksikön johtaja Toteuttaa Rehtori Hall. joht Yksikön j. < Hall. joht. > Yksikön j. < ja toteuttaa Vastaa Hallintojohtaja Esa Hämäläinen Talouspäällikkö Timo Lampinen Liite: Teatterikorkeakoulun Green Office -hankintaperiaatteet 5