TARJOUSPYYNTÖ 1(7) Viiteen lajitteleva palautusautomaatti kalusteineen

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(7) MAIKKULAN KIRJASTON PALAUTUSAUTOMAATTI Hankinnan tausta ja tarkoitus (hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjoustanne viiteen lajittelevasta palautusautomaatista kalusteineen tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Automaatin sijoituspaikka tulee olemaan Maikkulan kirjasto, Kangaskontiontie 3, Oulu. Kirjastossa on Ab Axiell Kirjastot Oy:n Pallas-kirjastojärjestelmä. Aineisto on tarroitettu viivakooditarroin. Tarjotun laitteen tulee olla yhteensopiva nykyisen kirjastojärjestelmän tai sitä vastaavan järjestelmän kanssa. Yleistä ja hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa on kyseessä kansallisen kynnysarvon mahdollisesti ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat tulee esittää suomen kielellä. Tarjouspyyntö on julkaistu Oulun kaupungin internetsivuilla osoitteessa ja Hilma-palvelussa osoitteessa Hankinnan kohde Viiteen lajitteleva palautusautomaatti kalusteineen Laitteen tulee täyttää liitteessä 2 ilmoitetut ehdottomat vaatimukset. Vastaukset ehdottomien vaatimusten täyttymisestä on annettava liitteenä olevalla tarjouslomakkeella, joka tulee palauttaa tarjouksen yhteydessä. Mikäli tarjoaja tarjoaa laitteesta eri malleja, kustakin laitemallista tulee antaa tarvittavat tiedot omalla liitelomakkeella. Kaikkien mallien tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää hankintayksikön asettamat tarjoajaa koskevat kelpoisuusvaatimukset.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(7) Tilaajavastuulain mukainen selvitys Tarjoajan tulee toimittaa hankintayksikölle tilaajavastuulain mukainen selvitys, jossa: a) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; b) kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; c) todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; d) todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; e) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Edellä mainitut tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Oulun kaupunki on ottanut käyttöön Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palvelun. Mikäli myös tarjoaja on liittynyt kyseiseen palveluun, tulee tarjoajan ilmoittaa asiasta tarjouksessaan. Tällöin hankintayksikkö tulostaa itse tarjoajaa koskevan yritysraportin palvelusta, eikä edellä mainittuja tilaajavastuulain mukaisia todistuksia tarvitse erikseen toimittaa tarjouksen mukana. Oulun kaupunki kehottaa tarjoajia liittymään Tilaajavastuu.fi palveluun. Tarjoajan poissulkeminen Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla jostakin hankintalain 53 :ssä mainitusta rikoksesta. Hankintayksikkö voi myös harkinnanvaraisesti päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan hankintalain 54 :n mukaisten edellytysten täyttyessä. Tarjousten hylkääminen Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Lisäksi tarjous hylätään, jos tarjoushinta on ilmoitettu varsinaisessa tarjousasiakirjassa. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten kuin hankintalain 63 :ssä säädetään. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Kyseessä on kertaostos.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(7) Takuu Laitteistolla on oltava vähintään 36 kuukauden takuuaika ja varaosien saatavuuden on oltava vähintään 15 vuotta. Takuuajat tulee ilmoittaa tarjouslomakkeessa. Takuuehdot ja takuun piiriin kuuluvat osat on ilmoitettava selvästi rajoituksineen. Ylläpito ja huolto Hinnat Tarjouksessa tulee kuvata se, kuinka laitteen ylläpito ja huolto hoidetaan. Palautusautomaatin hankintahinta sekä automaatin täyshuoltosopimuksen hinta kolmen vuoden ajalta takuuajan päättymisen jälkeen. Täyshuoltosopimus sisältää ainakin ohjelmistopäivitykset, laitteiston varaosineen ja mahdollisten huoltokäyntien kustannukset. Hinta on esitettävä erillisellä tarjouslomakkeella. Hinnan tulee sisältää automaatin hinta laite paikoilleen ja käyttökuntoon asennettuna. Hinta tulee esittää erikseen jokaisesta tarjotusta vaihtoehdosta. Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä euromääräisinä nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hintojen tulee sisältää kaikki toimituksista aiheutuvat kustannukset. Hinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisella hintaliitteellä ja toimitettava tarjouksen yhteydessä erillisessä suljetussa kirjekuoressa, joka avataan muiden päätöksentekoon vaikuttavien tekijöiden arvioinnin jälkeen. Muulla tavoin esitettyjä hintoja ei huomioida tarjousvertailussa. Hankinta tehdään määrärahojen puitteissa. Toimitusehdot Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla, Maikkulan kirjasto, Kangaskontiontie 3, Oulu. (Finnterms 2001). Edellytämme, että tuotteet toimitetaan paikoilleen ja käyttökuntoon asennettuina ja pakkausmateriaalit pois vietynä. Toimitusaika Toimitusaika on korkeintaan seitsemän (7) viikkoa tilauksesta. Automaatin tulee olla paikoilleen asennettuna valmiina käyttöön viimeistään Tarkempi toimitusaika on sovittava tilaajan edustajan kanssa etukäteen. Viivästyssanktio Toimituksen viivästyessä tarjoaja maksaa viivästyssanktiota tilaajalle tarjouksen arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta 5 % jokaiselta alkavalta viivästyneeltä viikolta. Viivästyssanktio on korkeintaan 30 % tarjouksen arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus kokonaan, mikäli viivästys on enemmän kuin neljä viikkoa. Viivästyssanktio koskee myös laitteen puutteellista toimintaa ja näissä tapauksissa viivästyssanktiota aletaan soveltaa jokaiselta alkavalta viikolta, sen jälkeen kun tilaaja on ilmoittanut toimittajalle, että laite toimii puutteellisesti. Laskutus Lasku on toimitettava verkkolaskuna. Operaattorina toimii Basware Oyj. Laskutus-, toimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(7) Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus on hyväksyttävästi ja sopimuksenmukaisesti suoritettu, laitteen käyttöönottotarkastus tehty ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Laitteen tilaaja ja toimittaja pitävät yhteisen käyttöönottotarkastuksen, josta tehdään molempien osapuolten hyväksymä kirjallinen raportti. Käyttöönottotarkastus pidetään aikaisintaan viikon kuluttua laitteen käyttöönotosta. Maksuehdot Viivästyskorko Alihankkijat 30 päivää netto laskun saapumisesta Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa Suomen Pankin ilmoittamaan viivästyskorkoon. Tarjoaja voi hankkia määrittämänsä osan tuotteesta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi perustelluista syistä kieltää tarjoajan käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Ympäristöystävällisyys Oulun kaupunki on sitoutunut kestävän kehityksen ohjelmaan. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä Hankintasopimuksen sisältö määräytyy seuraavien toisiaan täydentävien asiakirjojen perusteella. Jos asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, niitä sovelletaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö ( ) 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE Tavarat) 4. Tarjous liitteineen Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(7) Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen sisältö Päätöksentekoperusteet Tarjouksen on oltava voimassa 90 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjouksen tulee olla muodoltaan ja sisällöltään tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien vertailuperusteiden ja pisteiden perusteella. Tarjous voi saada enintään 100 pistettä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet: HINTA: Laitteen hankintahinta ja automaatin täyshuoltosopimuksen hinta kolmen vuoden ajalta takuuajan päättymisen jälkeen yhteensä, painoarvo 50 % (pisteitä enintään 50) Kokonaishinta, 1-50 pistettä Halvimman hinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 50 pistettä. Muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan halvimpaan niin, että edullisin vertailuhinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan 50:llä. LAATU: Automaatin käytettävyys, painoarvo yhteensä 50 % (enintään 50 pistettä) Automaatin soveltuminen osoitettuun tilaan, enintään 10 pistettä. Tilaaja arvioi automaatin esteettistä ja toiminnallista soveltumista käytettävissä olevaan kirjastotilaan. Tarjoukseen liitetyistä piirroksista on käytävä ilmi, miten laite voidaan sijoittaa käytettävissä olevaan avoimeen kirjastotilaan. - erinomainen sijoittelu ja tilankäyttö 10 pistettä - hyvä sijoittelu ja tilankäyttö 5 pistettä - kohtalainen sijoittelu ja tilankäyttö 0 pistettä Laitteen käytettävyys asiakkaiden kannalta, enintään 10 pistettä Käytettävyyttä arvioidaan mm. sen mukaan, millaista aineistoa ja miten automaatilla voidaan palauttaa sekä automaatilta saatavan ohjeistuksen selkeyden perusteella. Erityistä huomiota kiinnitetään automaatin toimintaan kirjaston omatoimiaikana (turvallisuus, toiminta palautusvaunujen täyttyessä). Tilaaja arvioi käytettävyyttä mallikuvien, sanallisten kuvausten ja eri kirjastoista saatujen kokemusten perusteella. - erinomainen käytettävyys ja soveltuvuus 10 pistettä - hyvä käytettävyys ja soveltuvuus 5 pistettä - kohtalainen käytettävyys ja soveltuvuus 0 pistettä

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(7) Laitteen käytettävyys henkilökunnan kannalta, enintään 15 pistettä Arvioinnissa painottuvat laitteen käyttömukavuus ja ergonomisuus jokapäiväisessä työskentelyssä sekä ylläpito- ja huoltotoimenpiteissä (turvallisuus, äänekkyys, toiminta palautusvaunujen täyttyessä). Käytettävyyttä arvioidaan automaatin mallikuvien, sanallisten kuvausten ja eri kirjastoista saatujen kokemusten perusteella. - erinomainen käytettävyys ja soveltuvuus 15 pistettä - hyvä käytettävyys ja soveltuvuus 8 pistettä - kohtalainen käytettävyys ja soveltuvuus 0 pistettä Kirjavaunujen liikuteltavuus ja ergonomisuus, enintään 15 pistettä. Tilaaja arvioi liikuteltavuutta ja ergonomisuutta kokemusten perusteella ja/tai testaamalla eri toimittajien vaunuja. - erinomainen liikuteltavuus ja ergonomia 15 pistettä - hyvä liikuteltavuus ja ergonomia 8 pistettä - kohtalainen liikuteltavuus ja ergonomia 0 pistettä Oulun kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Mikäli mikään tarjous ei täytä kaikkia tarjouspyynnössä esitettyjä ehdottomia vaatimuksia, Oulun kaupunki pidättää itselleen oikeuden hyväksyä parhaaksi valittu tarjous. Sähköinen tiedoksianto Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouslomakkeella, liite 1, sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, salainen otsikoidulla liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuudeksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten avaamisesta laaditaan pöytäkirja. Kysymykset ja vastaukset Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava suomen kielellä sähköpostitse osoitteeseen maija.saraste@ouka.fi. Kysymysten on oltava perillä klo 12 mennessä. Viesti otsikoidaan Kysymys Maikkulan kirjaston automaateista, Dnro OUKA/1473/ /2015.

7