Av-hankinta Rajakylän koulukeskus

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1(11) Av-hankinta keskus Asiatunnus OUKA/4/4352/ /2013 Tarjouspyyntö julkaistu HILMA:ssa. Tarjouspyyntö julkaistu Oulun kaupungin internet-sivuilla

2 Tarjouspyyntö 2(11) SISÄLLYS 1. HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS HANKINTAAN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT Tilaajavastuulain mukainen selvitys Referenssit PALVELUN TEKNISET VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Asennuksesta vastaavien henkilöiden ammatillinen pätevyys TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT HANKINTAMENETTELYN KULKU Hankintamenettely Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjoajan poissulkeminen ja hylkääminen Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankintamenettelyn vaiheet HANKINTASOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT EHDOT Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Sopimuskausi Hintojen sitovuus Laskutus ja maksuehto Vakioehtojen soveltaminen Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä OHJEET TARJOUKSEN LAATIMISEKSI Tarjouksen voimassaolo Hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat Tarjousten toimitus ja toimitusosoite TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET... 9 HANKINTASOPIMUS... 10

3 Tarjouspyyntö 3(11) 1. HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS Oulun kaupungin keskus hankkii av-laitteet tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. 2. HANKINTAAN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT Tarjous pitää pohjautua liitteissä 1-9 oleviin asiakirjoihin. Liite 1 Av-hankinnan taloudelliset vaatimukset Liite 2 AV-pohja 1-kerros laskentaan Liite 3 Av-pohja 2-kerros laskentaan Liite 4 AV-pohja laskentaan Liite 5 AV-pohjat 600_1.kerros.dwg Liite 6 AV_pohjat 600_2.kerros.dwg Liite 7 Rajakylän AV-hankinnan yksikköhintaluettelo.pdf Liite 8 Rajakylän AV-yksikköhintaluettelo.exel Liite 9 _1-vaihe_AV-työselitys Liiteet toimitetaan tarjoajille pyydettäessä. Pyynnöt on toimitettava sähköpostitse osoitteella anne.kumpula@ouka.fi, viesti otsikoidaan Rajakylän AV-hankinnan liitteet 3. Tilaajavastuulain mukainen selvitys Tarjoajalla tulee toimittaa hankintayksikölle tilaajavastuulain mukainen selvitys, jossa: 1. selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/ 1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;

4 Tarjouspyyntö 4(11) 2. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; 4. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; sekä 5. todistus siitä, että sopimuspuoli on ottanut tapaturmavakuutuslaissa tarkoitetun vakuutukset. Edellä mainitut tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Jos tarjoaja on kuitenkin rekisteröitynyt asianmukaisesti Tilaajavastuu.fi - palveluun, tämä riittää annetuksi selvitykseksi, eikä muuta selvitystä tarvitse antaa. Mikäli toimintansa aloittavalla tarjoajalla ei vielä ole kaikkia edellä lueteltuja todistuksia saatavissa, tulee ne toimittaa viimeistään ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoittamista. Tarjoaja vakuuttaa että edellä mainitut asiat ovat kunnossa ja asiakirjat tullaan tarkastamaan tarjouskilpailun voittaneelta yritykseltä ennen sopimuksen tekoa. 3.1 Referenssit Tarjoajalla tulee olla hankittavan palvelun laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta kokonaisvastuullisesta AV-hankinnan tuottamisesta. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kolmea (3) toimeksiantoa viimeisen kahden (2) vuoden aikana. AV-hankinta voi olla suoritettu joko julkisen tai yksityisen sektorin toimijalle. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa lyhyt selvitys referensseistään siten, että selvityksestä käyvät ilmi referenssikohde ja tarjoajan tuottama hankintakokonaisuus. 4. PALVELUN TEKNISET VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Hankinnan tulee täyttää hankintayksikön asettamat hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset. Katso tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteet 1 ja 9

5 Tarjouspyyntö 5(11) 4.1 Asennuksesta vastaavien henkilöiden ammatillinen pätevyys AV- laitetoimittajalla tulee olla työmaalla vastuullinen työnjohtaja. Tilaaja velvoittaa AV-laitetoimittajan käyttämään asennuksissa vain omaa kokenutta ja ammattitaitoista henkilökuntaa. Aputyövoima/aliurakoita saadaan käyttää vain kaapelivedoissa ja muissa vastaavissa aputöissä. Mikäli laitetoimittaja käyttää toteutuksissa/säädöissä maahantuojien tai palveluyrityksien palveluja, on tästä mainittava erikseen tarjouksessa ja nimettävä palveluyritys ja tehtävä. Aputyövoiman/aliurakan käyttö vaatii tilaajan edustajan hyväksynnän. 5. TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Hinnat vertaillaan tarjouspyynnön hintalomakkeen perusteella. Liitteet 7 ja 8. Hinnat sisältävät kaikki kustannukset, mukaan lukien matkakustannukset. 6. HANKINTAMENETTELYN KULKU 6.1 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.

6 Tarjouspyyntö 6(11) 6.3 Tarjoajan poissulkeminen ja hylkääminen Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla jostakin hankintalain 53 :ssä mainitusta rikoksesta. Hankintayksikkö voi myös harkinnanvaraisesti päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan hankintalain 54 :n mukaisten edellytysten täyttyessä. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjouksen ja tehdä uusi tarjouskierros, mikäli kaikki tarjoukset ylittävät budjetin. tarjous voidaan myös hylätä mikäli se sisältää omia ehtoja esim. matka-/majoituskulut eivät sisälly tarjoukseen tai muita vastaavia ehtoja, jotka tekevät vertailun mahdottomaksi. Tarjous voidaan myös hylätä, mikäli todetaan, että esitetyt laitteet eivät täytä laatuvaatimuksia tai niillä ei voida toteuttaa av-järjestelmää suunnitelman mukaisesti. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten kuin hankintalain 63 :ssä säädetään. 6.4 Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan AV-hankinta keskus OUKA/4352/ /2013. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 6 vrk ennen tarjousten jättöajan päättymistä kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan Oulun kaupungin internet-sivuilla osoitteessa viimeistään 3vrk ennen tarjousten jättöajan päättymistä. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 6.5 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty ja sitä koskeva pöytäkirja on tarkistettu kuntalain mukaisesti.

7 Tarjouspyyntö 7(11) Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, salainen -otsikoidulla liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6.6 Hankintamenettelyn vaiheet Menettelyn vaiheet ovat seuraavat tarjousten jättämisen jälkeen: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten teknisten vähimmäisvaatimuksien ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimuksessa määritellään asennusajankohta. Av-asennukset pyritään suorittamaan ennen koulun lukuvuoden alkua HANKINTASOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT EHDOT 7.1 Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 7.2 Sopimuskausi Varsinainen sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tuotteiden luovuttamisen ja asennuksen jälkeen on toimintakoe, jonka jälkeen alkaa 1kk pituinen koekäyttöaika. Koekäyttöajan jälkeen pidetään vastaanottotarkastus. Kun vastaanottotarkastus on hyväksytysti suoritettu, sopimusaika päättyy.

8 Tarjouspyyntö 8(11) 7.3 Hintojen sitovuus. Hinnat ovat sitovat. 7.4 Laskutus ja maksuehto Laskut on toimitettava verkkolaskuna. Operaattorina toimii Basware Oyj. Maksuehto 21 päivää netto. 7.5 Vakioehtojen soveltaminen Hankintasopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2009 Tavarat) siltä osin kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa tai sen liitteissä ei ole toisin sovittu. 7.6 Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä Hankintasopimuksen sisältö määräytyy seuraavien toisiaan täydentävien asiakirjojen perusteella. Jos asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, niitä sovelletaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen 8. OHJEET TARJOUKSEN LAATIMISEKSI 8.1 Tarjouksen voimassaolo Hankintayksikölle lähetettävä tarjous tulee olla voimassa 3 kk tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. 8.2 Hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat Hankintayksikölle lähetettävä tarjous koostuu seuraavista hankintayksikön laatimista määrämuotoisista ja tarjoajan täyttämistä lomakkeista: 1. Tarjoussivu

9 Tarjouspyyntö 9(11) 2. Hintalomakkeet täytettynä 3. Viranomaistodistukset katso kohta 3. Tilaajavastuulain mukainen selvitys Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia sopimusehtoja. 8.3 Tarjousten toimitus ja toimitusosoite Tarjous tulee toimittaa paperisena versiona suljetussa kirjekuoressa. Paperitulosteen lisäksi tarjoukseen liitetään CD-levyke, jossa yksikköhintaluettelo on Exel-tallenteena. Tarjouksen kuoreen tulee kirjoittaa merkintä: "Tarjous: AV-hankinta Rajakylän koulukeskus. Asiatunnus OUKA/4/4352/ /2013. Tarjoukset tulee toimittaa viimeistään klo alla olevaan osoitteeseen. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Oulun kaupungin kirjaamo Torikatu 10, 1. krs PL 27, Oulun kaupunki 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tämän tarjouspyynnön liitteenä ovat: Liite 1 Av-hankinnan taloudelliset vaatimukset Liite 2 AV-pohja 1-kerros laskentaan Liite 3 Av-pohja 2-kerros laskentaan Liite 4 AV-pohja laskentaan Liite 5 AV-pohjat 600_1.kerros.dwg Liite 6 AV_pohjat 600_2.kerros.dwg Liite 7 Rajakylän AV-hankinnan yksikköhintaluettelo.pdf Liite 8 Rajakylän AV-yksikköhintaluettelo.exel Liite 9 _1-vaihe_AV-työselitys

10 Tarjouspyyntö 10(11) HANKINTASOPIMUS TILAAJA Oulun kaupunki / keskus Y-tunnus: Anne Kumpula Ruiskukkatie Oulu PALVELUNTUOTTAJA Yritys Y-tunnus: Osoite: Yhteyshenkilö: SOPIMUKSEN KOHDE Tällä sopimuksella sovitaan keskuksen AV-hankinnoista ja asennuksista. SOPIMUKSEN SISÄLTÖ Sopimuksen sisältö määräytyy hankintasopimuksen mukaan. SOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT ASIAKIRJAT PÄTEMISJÄRJESTYKSESSÄ Mahdollisessa ristiriitatilanteessa sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätemisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Neuvottelupöytäkirja 3. Tarjouspyyntöasiakirja 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE Palvelut) 5. Tarjousasiakirjat

11 Tarjouspyyntö 11(11) PAIKKA JA AIKA Oulussa Oulun kaupunki/ Asema organisaatiossa Yritys Asema organisaatiossa LIITTEET 1. Tarjouspyyntö 2. Neuvottelupöytäkirja 3. Yrityksen tarjous