TARJOUSPYYNTÖ Sivu 1 / 8. Oulun kaupunki, Oulun Tietotekniikka liikelaitos.

Transkriptio

1 Sivu 1 / 8 TARJOUSPYYNTÖ OuKa vakiointikonseptin mukaisten työasemien hankinta TIETEK 5656/2012 Oulun Tietotekniikka liikelaitos (OTT) pyytää laitevalmistajilta tarjousta pöytätyöasemista ja kannettavista tietokoneista varusteineen tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. 1. HANKINTAYKSIKKÖ Oulun kaupunki, Oulun Tietotekniikka liikelaitos. 2. ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Tästä hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus ja hankintailmoitus osoitteessa Tarjouspyyntö on julkaistu myös Oulun kaupungin verkkosivuilla ( Tarjouskilpailussa noudatetaan avointa menettelyä ja hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä sekä puitejärjestelyä koskevia menettelytapoja. Puitesopimus tullaan tekemään kolmen (3) laitevalmistajan kanssa. 3. TARJOUSTEN ARVIOINTI JA VERTAILU Arviointi ja vertailu toteutetaan neljässä vaiheessa: 1. tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. tarjottujen laitteiden testaus 4. tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a. se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia b. siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin c. tarjous ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen d. tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia 1

2 Sivu 2 / 8 Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja tuotteiden laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti. Oulun Tietotekniikan asiantuntijaryhmä testaa tarjottujen laitteiden sekä ehdottomat että laatuvaatimukset. Tarjottujen tuotteiden pitää olla tarjoajan tuotevalikoimassa siten, että ne voidaan toimittaa tehdaspakkauksissa tarjousten jättöpäivän jälkeen testattavaksi Oulun Tietotekniikan pyytäessä. Aikaa testilaitteiden toimittamiseen on kaksi viikkoa pyynnöstä. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajien edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, etteivät tilaajat voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaajat voivat keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaajat pidättävät lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Hankintapäätöksen tekee Oulun Tietotekniikka liikelaitoksen johtokunta. 4. HANKINNAN SISÄLTÖ JA EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Tarjouskilpailun kohteena ovat OuKa-vakiointikonseptin (Liite 1: Tekniset määritykset) mukaisten tietokonelaitteiden hankinta tilaustoimitusmenettelynä erikseen sovittaviin toimitusosoitteisiin tämän kilpailutuksen lopputuloksena olevan puitesopimuksen mukaisin ehdoin. Arviolta 90 % laitteista tullaan hankkimaan suorina tehdastilauksina ja loput 10 % voidaan hankkia pikatoimituksina laitevalmistajan mahdollisen kumppanin kautta. Laitteiden tuotevalikoima käsittää seuraavat tuotealueet: 1. Pöytätyöasemat varusteineen 2. Kannettavat tietokoneet varusteineen 3. Tietokonenäytöt ja muut lisävarusteet Yhteenlaskettuna OuKa vakiointikonseptin piiriin tulevia työasemia on yli kappaletta. Työasemien vuosittainen vaihtuvuus on ainakin työasemaa, kun elinkaari on hallinnon työasemilla kolme (3) ja oppilastyöasemilla neljä (4) vuotta. Vuonna 2011 OTT hankki työasemia yhteensä 3743 kpl, joista kannettavia oli 1613 kpl ja pöytätyöasemia 2130 kpl. Hankituista laitteista 38% oli oppilas- ja 62% hallinnon työasemia. Syyskuussa 2012 käytössä olleista työasemista yli kpl käyttää Windows XP käyttöjärjestelmää, joten tarjottavien laitemallien tulee mahdollistaa myös Windows XP:n käyttö. 2

3 Sivu 3 / 8 Laitteille asetetut tekniset vähimmäisvaatimukset ja hintapisteytyksessä käytettävät vuosittaiset tilausmääräarviot on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Oulun Tietotekniikka hankkii Oulun kaupungin konsernissa käytettävät työasemat, asentaa ne asiakkaille käyttövalmiiksi ja tarjoaa niihin käytönaikaisen tuen. OTT:n asiakkaina on myös useita Oulun ympäristökuntia. Tarjoukset tulee laatia siten, että: Kaikkien tuotteiden ja tarvikkeiden hintataso määräytyy vakiotuotteiden hintamallin mukaisesti Takuunalaiset korjaukset ja laitevaihdot sekä niihin liittyvä logistiikka eivät aiheuta kustannuksia tilaajalle Tarjoajalla tulee olla tilausportaali, jossa on nähtävillä ajantasaiset hinnat sovituista laitekokoonpanoista optioineen. Lisäksi portaalissa tulee olla saatavilla tilattujen tuotteiden sarjanumerot viimeistään toimitushetkellä. Tarjottavien työasemalaitteiden tulee täyttää liitteen 1 mukaiset tekniset vaatimukset ja määritykset. Oulun Tietotekniikka voi hankkia sopimuskauden aikana valituilta laitevalmistajilta myös muita kuin tässä eriteltyjä laitteita sekä niiden lisälaitteita ja tarvikkeita. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita. Tilaajaan nähden tarjoaja vastaa käyttämiensä alihankkijoiden vastuista ja velvoitteista kuin omistaan. Mahdollisesta alihankkijoiden käytöstä tulee ilmoittaa tarjouksessa tai siihen liitetyissä selvityksissä. 5. VAIHTOEHTOJEN ESITTÄMINEN Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 6. SOPIMUS- JA OPTIOKAUSI SEKÄ SOPIMUKSEN SEURANTA Valittujen laitevalmistajien kanssa tehdään hankintasopimus hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Hankintojen sopimuskausi alkaa, kun hankintasopimus allekirjoitetaan ja päättyy Oulun Tietotekniikka varaa oikeuden jatkaa sopimusta edelleen kahdella (2) kahdentoista (12) kuukauden jaksolla. Option käytöstä sovitaan kolme kuukautta ennen sopimuksen päättymistä. 3

4 Sivu 4 / 8 Sopimuksen toteutumista seurataan tilaajan ja laitevalmistajan yhteisessä seurantakokouksessa puitesopimukseen kirjatun aikataulun mukaisesti. 7. HINNAT Pyydettyjen tuotteiden tarjoushinnat esitetään arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä (euromääräisinä) nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hinnat ilmoitetaan kahdella (2) desimaalilla. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki tilausten käsittelyistä, laskutuksesta ja toimituksesta aiheutuvat sekä muut mahdolliset kustannukset. Hinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteenä olevalla hintaliitteellä (liite 3) kaikille pyydetyille työasemalaitteille. Hintaliite toimitetaan muusta tarjouksesta erillisessä suljetussa kirjekuoressa. Hintaliitettä ei toimiteta sähköisenä. 8. HINTOJEN SITOVUUS Tietoteknisten laitteiden hinnat kehittyvät sopimuskauden aikana niiden vanhentuessa ja korvautuessa uusilla tai esimerkiksi komponenttien saatavuuden heikentyessä maailmanlaajuisesti. Siksi hinnoittelun tulee perustua markkinahintoihin. Sopimus voidaan purkaa, jos toistuvasti ilmenee, että laitevalmistajan hinnat eivät vastaa markkinahintoja. Hintoja käsitellään puolivuosittaisissa seurantakokouksissa tai erikseen sovittaessa. 9. TOIMITUSEHDOT JA -AIKA TOP Oulun Tietotekniikka, Sepänkatu 20, Oulu (Finnterms 2001). Toimitusaika vaikuttaa laatupisteytykseen ja se arvioidaan Oulun Tietotekniikan toimesta tarjouksen liitteenä pyydettävän toimitusprosessin kuvauksen perusteella. 10. MAKSUEHDOT Tarjoukset pyydämme maksuehdolla 21 päivää netto. 4

5 Sivu 5 / VIIVÄSTYSKORKO Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Valtionvarainministeriön vahvistamaan viivästyskorkoon. 12. LASKUTUS Laskun maksamisen edellytyksenä on, että tuotteet on toimitettu ja tilaaja vastaanottanut laskun. Oulun kaupunki vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja. Verkkolaskun tuottaminen on mahdollista mm. Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla. 13. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 3 kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. 14. PÄÄTÖKSENTEKOPERUSTEET Tarjoajalle, tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa hinnan osuus on 50 % ja muiden tekijöiden osuus on 50 %. Pisteytys perustuu tarjoajan tarjouksessaan antamiin selvityksiin ja tietoihin. Arviointiperusteet ja pistemäärät ilmenevät tarjouspyynnön liitteistä. Jos yksiselitteistä laatupisteytystä ei voi tarjouksessa esitettyjen tietojen perusteella tehdä, tarjous hylätään. Vertailuhintaa laskettaessa käytetään tarjouspyynnön liitteenä olevassa hintaliitteessä esitettyä arviota tuotteiden menekistä. Oulun Tietotekniikka ei kuitenkaan sitoudu mihinkään minimitilausmäärään sopimuskauden aikana. Sopimuskauden aikana kokonaistaloudellisuuden arviointi toimii perusteena kunkin tilauserän toimittajan valinnalle. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 5

6 Sivu 6 / OSATARJOUKSET Osatarjouksia ei hyväksytä tarjous tulee antaa molemmista pyydetyistä työasemamalleista sekä molemmista näyttömalleista. 16. MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisen hallinnon IThankintojen yleisiä sopimusehtoja (2007). 17. TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT SELONTEOT JA MUUT SELVITYKSET Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen seuraavat selvitykset: 1. Selvitys tarjottujen laitteiden teknisistä ja toiminnallisista ominaisuuksista mukaan lukien virran/ energian säästöominaisuudet 2. Laatuliite 3. Hintaliite 4. Selvitys huoltopalveluista. 5. Selvitys tukipalveluista. 6. Selvitys takuuprosessista. 7. Kuvaus tarjottujen tuotteiden toimitusprosesseista (tehdastoimitus ja pikatoimitus) 8. Kuvaus tarjottujen tuotteiden tilausprosessista ja selostus laitevalmistajan/ kumppanin web-käyttöisen tilausportaalin toiminnallisista ominaisuuksista. 9. Kaupparekisteriote 10. Tilinpäätöstiedot päättyneeltä täydeltä tilikaudelta 11. Veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista 12. Työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkevakuutusmaksuista Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Liitteitä 4-8 käytetään tarjousten laatupisteytyksen tekemiseen. Tarjoukseen liitettävät selvitykset tulee numeroida edellä listatulla tavalla tarjousten luettavuuden helpottamiseksi. Tarjousdokumentti liitteineen tulee olla kahtena kappaleena ja kokonaan suomenkielisenä (liitteen 1 materiaali voi olla myös englanninkielistä). Lisäksi koko tarjousdokumentti Hintaliitettä (liite 3) ja liitteitä 9 6

7 Sivu 7 / 8 12 lukuun ottamatta tulee toimittaa myös sähköisessä muodossa tarjouskuoressa. 18. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjouksen kokonaishinta on kuitenkin julkinen. 19. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisen hallinnon IT hankintojen yleisiä sopimusehdot (2007) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saa sovitettua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. 20. SÄHKÖINEN TIEDOKSIANTO Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjousliitteessä (liite 3) sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. 21. TARJOUSPYYNTÖÖN LIITTYVÄT KYSYMYKSET JA NIIDEN KÄSITTELY Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on toimitettava klo 12:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen Pekka.Aisala(at)ouka.fi. Viesti otsikoidaan seuraavasti: kysymys - työasemakilpailutus. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan keskitetysti yhdellä kertaa , osoitteessa siten, ettei kysymyksen esittäjää voida tunnistaa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi, emme vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 7

8 Sivu 8 / TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN Tarjoukset pyydämme toimittamaan suljetussa kirjekuoressa viimeistään maanantaihin klo 16:00 mennessä osoitteeseen: Oulun kaupunki Oulun Tietotekniikka PL 12, Sepänkatu 20, 3. krs Oulun kaupunki Tarjouskuoressa tulee olla merkintä Työasemat. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä myöhässä saapuneet tarjoukset. 23. LIITTEET Tekniset määritykset (liite 1) Laatuliite (liite 2) Hintaliite (liite 3) 24. ALLEKIRJOITUS Pekka Packalén, Johtaja 8