Nivalan kaupunki TARJOUSPYYNTÖ 2012 Nivalan kaupunginkirjasto

Transkriptio

1 KIRJASTOAUTON KORITYÖN HANKINTA Nivalan kaupunki pyytää tarjoustanne kirjastoauton korityöstä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kirjastoauto hankitaan n ( käyttöön. Kilpailuttamisen hallinnoijana toimii sivistyslautakunta. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Suomen kirjastoseuran kirjastoautostandardityöryhmän laatiman Kirjastoautostandardin vaatimusten mukainen, tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainituin poikkeuksin Kirjastoautostandardiin, sekä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen muiden vaatimusten mukainen kirjastoauton korityö. Laitteiden ja varusteiden lopulliset sijoituspaikat suunnitellaan yhteistyössä ostajan ja valitun toimittajan kanssa. Korityön suunnitelma on suuntaa antava. Kirjastoautostandardi on tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Korityön suunnitelma on tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Kirjastoauton alustan toimittaja on kilpailutettu erikseen. Kirjastoauton alustan hankinnan tarjouspyynnössä liitteineen olleet poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaisedullisin tarjous. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 5. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan 1

2 pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen n tiloissa. HINNAT JA HINNOITTELU Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Word-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 6). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset, ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Hinnat ovat kiinteät. Hintavaraumia ei hyväksytä. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. TOIMITUSAIKA Toimitusaika on korkeintaan 20 viikkoa siitä, kun kirjastoauton alusta on toimitettu koritehtaalle ja kun ostajan edustaja on tarkastanut ja hyväksynyt alustan. Tavoitteena on, että kirjastoauto luovutetaan ostajalle ennen Kirjastoauton alustan toimittaja toimittaa kirjastoauton alustan koritehtaalle Suomessa koritehtaan kanssa sovittavaan ajankohtaan mennessä (ajankohta on todennäköisesti marraskuu 2012). Korin valmistaminen on aloitettava viimeistään , edellyttäen, että alusta on toimitettu koritehtaalle em. päivämäärään mennessä ja että alusta on tarkastettu ostajan toimesta ennen em. päivämäärää. 2

3 Jos koritehdas on ulkomailla, kirjastoauton alustan toimittaja vastaa kirjastoauton alustan kuljetuskustannuksista Suomen rajojen sisäpuolella, ja kuljetuskustannuksista Suomen rajojen ulkopuolella vastaa korityön toimittaja. Jos koritehdas on ulkomailla, toimittaa kirjastoauton alustan toimittaja kirjastoauton alustan koritehtaan kanssa sovittavaan ajankohtaan mennessä paikkaan, josta alustan kuljetus ulkomaille tapahtuu (esimerkiksi Helsingin satamaan). Toimitusaika ei saa olla välimyyntivarauksin. TOIMITUSEHTO Ajoneuvo katsastetaan ja rekisteröidään myyjän toimesta. Toimitusehto on vapaasti ostajalla osoitteessa, Kalliontie 21, Nivala. VIIVÄSTYSSANKTIO Toimituksen viivästyessä tarjoaja maksaa viivästyssanktiona yksi (1) prosenttia (%) korityön kokonaishinnasta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Viivästyssanktio on korkeintaan 20 prosenttia (%) korityön kokonaishinnasta, alv 0 %. Ostajalla on oikeus purkaa kauppa ilman kustannuksia, mikäli viivästys on enemmän kuin 20 viikkoa. Viivästyssanktio koskee myös ajallaan toimitettua puutteellista toimitusta. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy ostajasta johtuvista syistä. MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Maksuehto on 14 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskun/laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT; huolto- ja korjauspalvelujen osalta JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä(*). Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä (*). (*) Kirjastoauton alustan toimittaja ilmoitetaan heti, kun se on mahdollista, Internetosoitteessa Nivala tiedottaa palstalla. Mikäli alustan toimittajan nimeä ei ole ilmoitettu mennessä tai vastauksissa tarjouskilpailuun liittyviin kysymyksiin, on tarjoajilla oikeus tehdä vaihtoehtoisia / rinnakkaisia tarjouksia siltä osin kuin tarjoukset koskevat eri alustavaihtoehtoja. Muussa tapauksessa tarjoajilla ei ole oikeus tehdä vaihtoehtoisia / rinnakkaisia tarjouksia. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, 3

4 jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus (tai kirjallinen tilaus) 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3.Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT; huolto- ja korjauspalvelujen osalta JYSE 2009 PALVELUT) 4. Tarjous liitteineen Nivalan kaupungin sivistyslautakunta tekee hankintapäätöksen. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan (tai kirjallisen tilauksen) allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia toimitus- tai muita ehtoja. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. SOVELTUVUUSPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 7. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset kirjastoauton korityöstä. 4

5 Vastaukset esitettyihin kysymyksiin julkaistaan Nivala tiedottaa palstalla Internet-osoitteessa otsikolla Vastaukset kirjastoauton korin tarjouskilpailuun esitettyihin kysymyksiin. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 6). VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITTEET Tarjous tehdään suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: PL Nivala Kuoreen merkintä Tarjous kirjastoauton korista. Tarjous tulee toimittaa paperisen version mukana myös muistitikulla. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Nivalassa NIVALAN KAUPUNKI puolesta Päivi Holsti kirjastotoimenjohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 Kirjastoautostandardi LIITE 2 Poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset LIITE 3 Korityön suunnitelma LIITE 4 Kirjastoauton alustan hankinnan tarjouspyynnössä liitteineen olleet poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset LIITE 5 Hankintapäätösperusteet LIITE 6 Tarjous- ja hinnoittelulomake LIITE 7 Soveltuvuusperusteet 5