ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE alkaen

Transkriptio

1 Kh KEURUUN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE alkaen Hyväksytty , kaupunginhallituksen päätös 90

2 2 (16) 1. YLEISTÄ ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO Arkistonmuodostaja Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Keskeiset käsitteet ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI, TEHTÄVÄT JA VASTUUHENKILÖT Arkistotoimen johtaminen Arkistovastaavat toimialoilla ja yksiköissä Päätearkistosta vastaavan viranhaltijan tehtävät Arkistovastaavan tehtävät Esittelijöiden, valmistelijoiden ja muiden henkilöiden tehtävät ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostuksen nykytila ja suunnittelu Arkistonmuodostuksen osatekijät... 8 Asioiden ja asiakirjojen kirjaaminen ja muu rekisteröinti... 8 Asiakirjallisen tiedon arvonmääritys ja seulonta... 9 Asiakirjojen säilytystavat Sähköinen aineisto Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Organisaatiomuutokset ja arkistonmuodostus ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi Asiakirjojen hävittäminen Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU Arkistokelpoisuus Asiakirjojen säilytystekniikka Arkistotilat Tietoturvallisuus ja asiakirjojen suojelu Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT Arkiston käyttö Asiakas- ja potilasasiakirjojen tietopalvelu Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja... 15

3 3 (16) 1. YLEISTÄ Keuruun kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjojen käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Toimintaohje antaa yleisohjeet kaupungin arkistotoimen hoitamiseen. Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toiminnoille yhteiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Tämän toimintaohjeen lisäksi arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia (ArkL), arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä, lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta, henkilötietolakia ja muita erityislakeja sekä kaupungissa hyväksyttyjä sääntöjä, määräyksiä sekä arkistonhoitoon liittyviä muita ohjeita ja päätöksiä. Keuruun kaupunki on yksi arkistonmuodostaja, johon kuuluu tehtäväkohtaisia arkistoja. Arkistotoimen järjestäminen kuuluu Keuruun kaupunginhallitukselle ja kaupunginhallitus hyväksyy asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen. Toimintaohjeen soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muuttamisesta sekä muutosten hyväksymisestä vastaa päätearkistosta vastaava viranhaltija. Arkistotoimen toimintaohje on saatettava ajan tasalle organisaation tai toiminnan muuttuessa. Toimialojen ja työyksiköiden arkistovastaavien ja jokaisen asiakirjojen käsittelyyn osallistuvan henkilön velvollisuutena on huolehtia osaltaan siitä, että noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa. Tämä toimintaohje tulee voimaan takautuvasti alkaen. Viitteet Arkistolaki (ArkL) /831 Henkilötietolaki /523 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta /621 Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta muutoksineen /1030 Kunnallisen arkistotoimen opas, Arkistolaitos. AL/10550/ /2011,

4 4 (16) 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO 2.1. Arkistonmuodostaja Keuruun kaupunki on yksi arkistonmuodostaja, johon kuuluu tehtäväkohtaisia arkistoja. Tehtäväkohtaisia arkistoja muodostavat ne toimintayksiköt ja ne yksittäiset viranhaltijat, joiden toiminnot on laissa säädetty tai joiden tehtävät on kaupungin hallintosäännössä, organisaatiosäännössä, Keuruun Vesi liikelaitoksen johtosäännössä tai Keuruun Vuokra-asunnot liikelaitoksen johtosäännössä määrätty Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallintoa ja arkistotointa on hoidettava siten, että se 1. tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista, 2. julkisuusperiaatteen toteutumista, 3. ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan 4. ja että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen tehtävänä on huolehtia arkistonmuodostajan asiakirja-aineiston säilyvyydestä ja käsittelystä asiakirjan koko elinkaaren ajan sekä tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa oloissa. Tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin ja pysyvästi säilytettävän aineiston päätearkistoon siirtämisen avulla. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

5 5 (16) 2.3. Keskeiset käsitteet Asia on viranomaisen käsiteltäväkseen saama tai ottama kokonaisuus. Käsittelyn lopputuloksena syntyy asiaan liittyvä ratkaisu tai muu lopputulos. Asian käsittely tapahtuu määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asiaan liittyvä käsittely voi muodostua yhdestä tai useammasta toimenpiteestä. Kuhunkin toimenpiteeseen voi liittyä asiakirjoja. Asiahallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjallisten tietojen hallintaa. Asianhallintajärjestelmä on tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjatiedot hallitaan ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asiankäsittelyjärjestelmässä on olennaista, että järjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjatiedot liittyvät aina toimenpiteen/ käsittelyvaiheen kautta asiaan. Asiakirjatietojen turvaamisen kautta pystytään takaamaan asiakirjatietoon kohdistuvat laatuvaatimukset (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys). Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Viranomaisen asiakirja on viranomaisen hallussa oleva asiakirja, joka on laadittu viranomaisessa tai toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten viranomaisen toimialaan kuuluvassa asiassa tai toimitettu tälle viranomaisen toimeksiannosta. (JulkL 621/1999) Arkistonmuodostussuunnitelmassa osoitetaan mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toiminnan yhteydessä muodostuu, miten, missä ja miten pitkään niitä säilytetään sekä miten aineisto rekisteröidään. Suunnittelulla varmistetaan asiakirjan ja sen sisältämän tiedon löytyminen (saatavuus), käytettävyys, suojaaminen ja eheys koko asiakirjan elinkaaren aikana. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) palvelee paperiarkiston käyttöä (vrt TOS). Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrittelee lain tarkoittamiksi sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi telekopion, telepalvelun, sähköisen lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään sekä muut sähköiseen tekniikkaan perustuvaan menetelmät, joissa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin. Viran-/toimenhaltijalle saapunut sähköpostiviesti, jonka työntekijä on saanut viran- /toimenhaltijana ja joka edellyttää viranomaistoimenpiteitä tai muita työtehtäviin liittyviä toimenpiteitä, on sähköinen asiakirja. Tehtäväluokitus on organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen numeroitu luettelo, joka ohjaa arkistonmuodostusta sekä rekisteröintiä. Tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS) ohjataan syntysähköistä asiakirjatietoa. Lähtökohtana on tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti tietojärjestelmään, jossa asiakirjatietoa käsitellään. Operatiivinen tietojärjestelmä saa tiedonohjaussuunnitelman tietosisällöstä oletusmetatietoarvot avattaville asioille, toimenpiteille ja asiakirjatiedoille. Tiedonohjausjärjestelmässä (TOJ) tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa asian käsittelyprosessin edetessä metatietoarvoja mm. asiakirjan säilytysaika, julkisuus, henkilötietosisältö.

6 6 (16) 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI, TEHTÄVÄT JA VASTUUHENKILÖT 3.1. Arkistotoimen johtaminen Keuruun kaupunki on yksi arkistonmuodostaja ja sen arkistotoimen järjestäminen kuuluu kaupunginhallitukselle, joka vastaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Tämän lisäksi kaupunginhallitus johtaa ja valvoo kaupungin arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoa (ArkL 8). Kaupunginhallituksen on määrättävä se viranhaltija, joka johtaa kaupungin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Keuruun päätearkistosta vastaavana viranhaltijana toimii hallintojohtaja Arkistovastaavat toimialoilla ja yksiköissä Toimialajohtaja määrää toimialansa ja tehtäväkohtaisten toimintayksikköjensä arkistovastaavat. Toimialajohtajalla on yleisvastuu toimialan arkistotoimen resursseista. Toimialan arkistovastaava ohjaa oman toimialansa arkistointia yhteistyössä arkistotoimen asiantuntijan kanssa. Toimintayksiköiden arkistovastaavat vastaavat oman yksikkönsä arkistoinnista. Toimialojen ulkopuolelle jäävien osastojen arkistovastaavat määrää arkiston muodostaja. Arkiston muodostajalla on yleisvastuu toimintayksikköjensä arkistotoimen resursseista. Toimialojen ulkopuolelle jäävien arkistojen muodostajat vastaavat toimintayksikkönsä arkistoinnista yhteistyössä arkistotoimen asiantuntijan kanssa. Arkistovastaavalle tulee taata riittävä työaika arkistotoimen tehtävien hoitamiseen. Arkistovastaavan vaihtumisesta tulee tiedottaa hallintojohtajalle Päätearkistosta vastaavan viranhaltijan tehtävät Päätearkistosta vastaavana viranhaltijana toimii Keuruun kaupungissa hallintojohtaja. Päätearkistosta vastaava toimii arkistoasioissa yhteistyössä arkistotoimen asiantuntijan kanssa, jonka palvelut on hankittu Petäjäveden kunnalta. Päätearkistosta vastaavan viranhaltijan tehtävänä on 1. johtaa kaupungin arkistotoimen ja sen tietopalvelun kehittämistä,

7 7 (16) 2. huolehtia kaupunginhallituksen arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 3. päättää arkistonmuodostussuunnitelman hyväksymisestä sekä sen muutoksista, 4. vastata kaupungin organisaation kirjaamistoiminnasta ja hyväksyä kaupungin tehtäväluokitus ja siihen tulevat muutokset, 5. huolehtia päätearkiston asiakirjojen hoidosta ja edistää niiden käytettävyyttä, 6. pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista sekä kirjaajista, 7. huolehtia kaupungin arkistotoimen ohjeiston ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä arkistotoimen asiantuntijan ja arkistovastaavien kanssa 8. päättää asiakirjojen hävittämistavasta 9. päättää asiakirjojen lainauksesta päätearkiston ulkopuolelle lukuun ottamatta potilasasiakirjoja sekä 10. päättää päätearkistossa säilytettävien asiakirjojen käyttämisestä tutkimustarkoituksiin lukuun ottamatta potilasasiakirjoja Arkistovastaavan tehtävät Arkistovastaavan tehtävänä on 1. huolehtia siitä, että toimialan tai toimintayksikön asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan ohjeiden mukaisesti 2. vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja käytettävyydestä 3. huolehtia siitä, että määräajan säilytettävät asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, hävitetään ohjeiden mukaisesti 4. vastata siitä, että päätearkistoon siirretään vuosittain pääsääntöisesti pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat 5. tehdä asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista 6. vastata hallussaan olevien asiakirjojen lainaamisesta, niistä annettujen jäljennösten ja otteiden oikeaksi todistamisesta sekä tietopalvelusta lukuun ottamatta potilasasiakirjoja (STM 99/2001; potilasasiakirjojen tietopalvelusta kohdassa 9.2) Esittelijöiden, valmistelijoiden ja muiden henkilöiden tehtävät Kukin esittelijä ja valmistelija vastaavat asiakirjoista niin kauan, kun ne ovat heidän hallussaan. Jokaisen kaupungin palveluksessa olevan viran- tai toimenhaltijan on noudatettava hyvää hallintotapaa ja hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja sekä pidettävä ne järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat luetteloituina ja järjestettyinä arkistoon liitettäväksi ohjeiden mukaisesti.

8 8 (16) 4. ARKISTONMUODOSTUS 4.1. Arkistonmuodostuksen nykytila ja suunnittelu Arkistolaki (8 ) edellyttää, että arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään sekä määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä pidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Arkistonmuodostussuunnitelmassa osoitetaan - mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toiminnan (prosessin) yhteydessä muodostuu, - miten, missä ja miten pitkään niitä säilytetään sekä - miten aineisto rekisteröidään. Suunnittelulla varmistetaan asiakirjan ja sen sisältämän tiedon löytyminen (saatavuus), käytettävyys, suojaaminen ja eheys koko asiakirjan elinkaaren aikana. Keuruun kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien laadinta on kesken. Arkistonmuodostussuunnitelmien rinnalla laaditaan tiedonohjaussuunnitelmia (TOS), jotka tulevat ohjaamaan syntysähköisiä asia- ja asiakirjaprosesseja kaupungin operatiivisessa tietojärjestelmässä, Dynastyssa. Kts. sivu 6. Arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien tekoa eri toimialoilla ohjaa tietohallinnon projektiryhmä järjestelmätoimittajan asiantuntijan opastuksella. Tiedonohjausjärjestelmä tullaan ottamaan käyttöön erissä sitä mukaa, kun toimialojen suunnitelmat valmistuvat. Ensimmäisenä toimialana suunnitelmia alkaa tehdä hallinnon toimiala. Rakennusvalvonnassa työstetään valtakunnallista rakennusvalvonnan tiedonohjaussuunnitelmaa ja Keuruu on osana valtakunnallista sähköisen arkistoinnin pilottihanketta, jonka tavoitteena on täysin sähköinen asiakasprosessi ja pysyvä sähköinen arkistointi. Arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien valmistuttua ne hyväksytetään kaupunginhallituksessa ja niitä tullaan käyttämään ja ylläpitämään siten, että ne ohjaavat prosessien, tietojen ja asiakirjojen hallintaa ja säilyttämistä. Tiedonohjaussuunnitelman suunniteltu käyttöönotto tapahtuu uuden valtuustokauden alettua Arkistonmuodostuksen osatekijät Asioiden ja asiakirjojen kirjaaminen ja muu rekisteröinti Saapuva asiakirja ja/tai vireille tuleva asia avataan (kirjataan) Keuruun kaupungin yhteiseen Dynasty-asianhallintaohjelmaan toimialan tai Keuruun kaupungin/yksikön kirjaamossa. Asianhallintajärjestelmällä hallitaan kaupungin eri toimielinten käsittelyssä olleet/olevat asiat, asioihin liittyvät käsittelyvaiheet, päätökset ja täytäntöönpanot. Nämä merkinnät kattavat koko asiakirjan elinkaaren. Sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä apuna käyttäen saapuneiden asiakirjojen kirjaamisessa toimitaan samoin kuin vastaavan paperimuotoisen asiakirjan rekisteröinnissä ja muussa käsittelyssä. Sähköinen asiointi edellyttää, että viranomaiselle saapuneet sähköiset asiakirjat kirjataan tai rekisteröidään muutoin luotettavalla tavalla (Laki 13/2003). Kirjaamis- tai vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen. Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi vastaanottajalle, kun se on käytettävissä organisaation vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Sähköpostitse saapuneen virallisen asiakirjan lähettäjälle tulee antaa viipymättä tieto asiakirjan saapumisesta. Erityisrekisterit ovat tiettyjen toimintojen hoitamista koskevia tai vireille tuloa ja seurantaa varten pidettäviä tietojärjestelmiä, jotka toimivat asianhallintajärjestelmän tapaan arkistohakemistoina. Erityisrekistereitä ovat mm. sopimusrekisterit, henkilörekisterit, kiinteistörekisterit. Kai-

9 9 (16) kissa rekistereissä on otettava huomioon asioiden ja asiakirjojen julkisuus ja salassapito sekä turvattava tietojen suojaaminen, eheys ja käytettävyys. Asiakirjallisen tiedon arvonmääritys ja seulonta Käytännössä seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä toisistaan erillään. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaa. Seulonta edistää asiakirjallisen tiedon käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulonta perustuu asiakirjallisen tiedon arvonmääritykselle. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistolain mukaan ( 8) arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Lakiin perustuvalla valtuutuksella ministeriöt tai keskusvirastot voivat antaa säilytysajoista erillisiä määräyksiä, joita kunnissa on noudatettava. Asiakirjojen säilytysajat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja vastuu aineiston säilyttämisestä tarvittavan ajan on arkistonmuodostajalla. Arkistonmuodostaja arvioi tietojen käyttötarpeen oman toimintansa sekä oman ja asiakkaiden oikeusturvan kannalta. Hyväksyessään arkistonmuodostussuunnitelman päätearkistosta vastaava antaa luvan arkiston seulomiseen suunnitelman mukaisesti. Säilytysaika lasketaan alkavaksi mm. seuraavasti: 1. Saapunut kirje: Lopullisen päätöksen päiväyksestä tai jollei asia aiheuta toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on saapunut 2. Tiliasiakirja: Sen tilivuoden päättymisestä, jona se on syntynyt. 3. Muu asiakirja: Päiväyksestä tai asiakirjaan tehdystä viimeisestä merkinnästä. 4. Sähköinen asiakirja: Sähköisen asiakirjan säilytysaika lasketaan kuten saapuneen kirjeen säilytysaika. Päivittyvän sähköisen asiakirjan säilytysaika voidaan laskea asiakirjaan tehdystä viimeisestä päivityksestä, ellei muita edellä mainittuja laskentaperiaatteita voida käyttää. Asiakirjojen säilytystavat Arkistolain mukaan (8 ) arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvät asiakirjojen säilytystavat. Ne määritellään arkistonmuodostuksen suunnittelun yhteydessä ja tulevaan arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään, minkälaisiin sarjoihin ja mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat arkistoidaan. Kaikkea toiminnan tuloksena kertyvää tietoa ei voi säilyttää samalla tavalla saman järjestelmän mukaisesti, vaan arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee tehtävän ja säilytettävän tiedon sekä myöhemmin tutkimuskäytön asettamien vaatimusten mukaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (mm. nimi, päivämäärä, syntymäaika, järjestysnumero, asiasisältö) ja aineiston säilytys- ja salassapitoajat. Erityistä huomiota on kiinnitettävä pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. 1. Asiakirjat arkistoidaan annettujen ohjeiden mukaisesti. 2. Pysyvästi säilytettävän asiakirjan arkistoi vain se toimiala tai yksikkö, joka on velvollinen ottamaan asiakirjan talteen.

10 10 (16) 3. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat (esim. pöytäkirjat) laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi ole tarvetta ottaa määräajan säilytettäviä aineistoja tai aineistoja, jotka säilyvät pysyvästi omassa sarjassaan Sähköinen aineisto Arkistolain ( 6) mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet, joita arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodisiksi tai sähköisiksi tallenteiksi. Arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallintoa koskevien tietojärjestelmien suunnittelussa on otettava huomioon arkistotoimen vaatimukset (ArkL 7). Arkistonmuodostajan tulee huolehtia siitä, että sähköiset tietoaineistot säilyvät käyttökelpoisina koko asiakirjan elinkaaren ajan laitteistojen, ohjelmistojen ja tallennusvälineiden muutoksista huolimatta. Sähköisen asiakirjan kontekstitietojen säilymiseen on kiinnitettävä huomiota, kun tallennetaan ja säilytetään sähköisiä, määräaikaisia asiakirjoja tai kun niitä tulostetaan paperille. Kontekstitiedolla tarkoitetaan tunniste- ja viitetietoja, jotka kertovat yhteydestä, jossa asiakirja on syntynyt tai jossa sitä on käytetty. Arkistolaitos myöntää luvan tietojärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien tietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Ennen Arkistolaitoksen lupaa arkistonmuodostajan on otettava pysyvästi tai pitkään säilytettävistä sähköisistä tiedostoista arkistotulosteet joko paperille tai mikrofilmille. Määräajan eli korkeintaan 10 vuotta säilytettäviä asiakirjallisia tietoja voidaan säilyttää tarvittavan ajan sähköisessä muodossa ilman Arkistolaitoksen lupaa (esim. cd-levyllä, magneettinauhalla tms.) poikkeuksena potilasasiakirjat. Sähköisistä asiakas- ja potilastietojärjestelmistä pysyvästi säilytettävät otanta-asiakirjat tulostetaan paperille viimeistään potilaan kuoltua. Aktiivi- ja passiivikannassa olevien asiakas- ja potilaskertomusten säilyminen niille määrätyn säilytysajan on varmistettava varmuuskopioinnein Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Rekisteriselosteet Henkilötietolaki 523/1999 edellyttää, että henkilötietoja sisältävistä henkilörekistereistä ylläpidetään rekisteriselostetta. Henkilötiedolla tarkoitetaan merkintöjä luonnollisesta henkilöstä, hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan, joista hänet voidaan tunnistaa. Edellytys rekisteriselosteiden ylläpidosta koskee sekä sähköisesti että manuaalisesti käytettäviä rekistereitä. Rekisteriselosteisiin on koottu tiedot rekisterin pitäjästä, rekisterin nimi, käyttötarkoitus, rekisterin vastuuhenkilö, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisteriryhmät ja niihin liittyvät tiedot/tietoryhmät, rekisterien sijainnit, tietolähteet, luovutuskohteet ja rekisterien suojaus. Henkilöllä on oikeus tutustua häntä koskeviin henkilörekistereihin muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta (valtion turvallisuus, potilaan oma turvallisuus tai muu Laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24:ssä mainittu syy). Rekisteritietojen käsittelyssä ja luovuttamisessa on huomioitava, että ne saattavat sisältää arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja. Keuruun kaupungin rekisteriselosteita päivitetään ja hyväksytyt selosteet löytyvät kaupungin internet-sivuilla ja keskitetysti Keuruun kaupungin yhteispalvelussa. Tietojärjestelmäselosteet Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 edellyttää ylläpitämään kuvauksia viranomaisen käyttämistä tietojärjestelmistä ja niistä saatavista julkisista tiedoista. Tavoitteena on, että tietojärjestelmäselosteen laadinta edistää julkisuuslain toteutumista ja että tietojärjestelmäseloste kuvaa yksityiskohtaisella tasolla tietojärjestelmän julkiset/salaiset tiedot ja annettuna käyttäjälle edistää julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä ja (JHS 146).

11 11 (16) Tietojärjestelmäselosteisiin tulee kirjata tietojärjestelmän nimi, tietojärjestelmän vastuutaho, tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja vastuuhenkilö, tietojärjestelmän käyttötarkoitus, tietojen julkisuus/ salassa pidettävyys ja julkiset tiedot tietoryhmittäin. Lisäksi selosteisiin voidaan tarvittaessa kirjata tietolähteet, tiedot ovat vuosilta tai alkaen vuodesta, tietojen päivitystiheys, salassa pidettävät tiedot sekä tietojärjestelmän julkinen osoite. Keuruun kaupungin tietojärjestelmäselosteet ovat valmistelussa Organisaatiomuutokset ja arkistonmuodostus Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen (alkuperäiset asiakirjat alkuperäisessä arkistossa) mukaan ei saa rikkoa. Asiakirjat säilytetään arkistointiajankohtana voimassa olevan arkistosäännön/arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Uusi arkistointiohjeistus ei muuta jo muodostuneen arkiston järjestystä eikä asiakirjojen säilytysaikoja ja -tapoja. Toimintansa lopettaneen organisaation arkistoa ei yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon, vaan se jää alkuperäiselle arkistonmuodostajalle, ellei sopimuksin muuta sovita. Kun kaupungin toimielimiä tai toimintayksiköitä lakkautetaan, merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan päättymisaika. Jos toimielimen tai toimintayksikön tehtäviä jatkaa toinen organisaatio, tehdään tästäkin maininta arkistonmuodostussuunnitelmaan. Lakkautetun organisaatioyksikön arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle organisaatiolle. Näin menetellään myös, jos vain osa tehtävistä siirretään toiselle. Asiakirjojen lainaamisesta ja siirtämisestä toiseen arkistoon on aina tehtävä merkintä arkistoluetteloon. Lakkautetun yksikön arkisto, jota ei virkatoiminnassa tarvita, siirretään päätearkistoon. Keuruun kaupunki on valmistelemassa Keuruun-Multian terveydenhuollon kuntayhtymän arkiston siirtoa kaupungintalolle. Viitteet AMS-opas. Opas arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi ja ylläpitämiseksi. Arkistolaitoksen verkko-opas 2007, Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Astunut voimaan (AL 9815/ /2008) (SÄHKE 2). Arkistolaitos, Normit ja seulontapäätökset Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä ja asiakirjarekistereissä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/03, Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä /159 Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146/621/1999,

12 12 (16) 5. ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN 5.1. Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi Pysyvästi ja 10 vuotta säilytettävät asiakirjat tulee järjestää ja luetteloida. Toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistoista on pidettävä arkistoluetteloa arkistotoimen ohjeiden mukaan. Arkistoluettelo sisältää arkistossa olevista säilytysyksiköistä tunnistamisessa ja löytymisessä auttavat tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistotoimi antaa tarvittavat ohjeet arkistovastaaville toimintayksiköiden arkistojen luetteloimisesta. Järjestämätön tai epäjärjestykseen joutunut arkisto tulee seuloa ja palauttaa sen muodostumisvaiheessa voimassa olleen arkistointiohjeen mukaiseen järjestykseen. Asiakirjat, joiden alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään arkistotoimen ohjeistuksen mukaisesti. Järjestämisen hoitaa toimiala Asiakirjojen hävittäminen Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen. Hävittämisessä tulee varmistaa asiakirjojen tietosuoja. Kaupungissa käytetään tietosuoja-aineiston hävittämiseen tarkoitukseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle jätehuoltoliikkeelle, joka vastaa tietosuojan toteutumisesta. Henkilötietoja ja muita ei-julkisia tietoja sisältäville paperiaineistoille on varattu erilliset tietosuoja-astiat. Mikäli hävitettävää aineistoa on paljon, hävittämisestä on neuvoteltava etukäteen arkistovastaavan kanssa. Muiden tallennusvälineiden hävittämisestä tulee neuvotella tai tiedottaa arkistotoimea. Hävittämisen helpottamiseksi ja jälkiseulonnan välttämiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, mikäli tämä on mahdollista. Kukin arkistovastaava vastaa siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta. Hävitystyö on hyvä hoitaa vuosittain, jotta arkiston kierto toteutuisi jouhevasti eikä turha aineisto täyttäisi turhaan hyllytilaa Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Päätearkistoon siirretään pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat seulottuina, järjestettyinä sekä luetteloituina. Siirroista on sovittava ennen siirtoa arkistotoimen kanssa. Alle 10 vuotta säilytettäviä asiakirjoja ei siirretä päätearkistoon, vaan yksiköt huolehtivat niiden säilyttämisestä esimerkiksi lähiarkistossa. Lakkautettujen tai toimintansa päättäneiden arkistonmuodostajien asiakirjat tulee järjestää ja luetteloida ennen siirtoa päätearkistoon. Siirroista on sovittava arkistotoimen kanssa.

13 13 (16) 6. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU 6.1. Arkistokelpoisuus Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Arkistolaitos on antanut määräyksen papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttämisestä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa. Vain arkistolaitoksen erillisellä luvalla voidaan pysyvästi säilytettävää asiakirjallista tietoaineistoa säilyttää sähköisesti, magneettinauhoilla tai -kaseteilla tai optisilla levyillä Asiakirjojen säilytystekniikka Toimistoissa ja lähiarkistoissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengaskansioissa, riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat - Arkistoidaan arkistokelpoisiin happovapaisiin kansioihin. Kansioiden tulee olla 4, 6 tai 8 cm leveitä. - Asiakirjoista tulee poistaa muovitaskut, klemmarit, kuminauhat. Nämä Korvataan tarvittaessa vaippalehdillä (taitettu iso paperi). - Kansiot nimiöidään ohjeen mukaisesti. Kansioihin kiinnitetään kaupungin oma nimiöseläke, johon arkistonmuodostajan nimi, (arkistotunnus), asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet, joilta asiakirjat ovat, säilytysaika ja hävitysvuosi. Pöytäkirjat säilytetään sidottuina. Sidotun asiakirjan paksuus saa olla enintään 8 cm. Pöytäkirjojen sidonnassa ei saa käyttää liimasidontaa. Pöytäkirjat toimitetaan vuosittain keskitetysti sidottaviksi. Kartat ja piirustukset tulee säilyttää vaaka- tai pystyasennossa arkistokaapeissa tai - laatikoissa. Suurikokoiset kartat ja piirustukset, jotka eivät mahdu suorina säilytettäviksi, voidaan kääriä rullalle. Tukena olevan rullan halkaisijan on oltava vähintään 100 millimetriä ja kartan/ piirustuksen suojana on käytettävä pahvikäärettä. Valokuvat tulee säilyttää arkistokelpoisissa valokuvakansioissa tai koteloissa. Diakuvat, filmit ja videonauhat säilytetään niitä varten valmistetuissa koteloissa, laatikoissa ja rasioissa. Atk-nauhat ja -levykkeet tulee säilyttää standardin mukaisissa nauhakoteloissa ja nauhakotelot paloturvallisissa kaapeissa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä, happamia liimoja ja muita asiakirjoja vahingoittavia korjausaineita ei saa käyttää. Ohjeita asiakirjojen korjausmenetelmistä antaa arkistotoimi. Mikäli pysyvästi säilytettäviä paperi- tai sähköisissä tietojärjestelmissä olevia asiakirjoja korvataan mikrofilmillä tai optisella tietovälineellä, tarvitaan siihen arkistolaitoksen lupa Arkistotilat Asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään arkistolaitoksen määräysten mukaisissa tiloissa. Päätearkistoon säilötään pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat. Lähiarkistotiloihin säilötään 10 vuotta ja alle säilytettäviä asiakirja-aineistoja.

14 14 (16) Työtiloissa säilytetään aktiivikäytössä olevia asiakirja-aineistoja. Jotta aineistojen tietosuoja turvataan, on henkilö- ja muita luottamuksellisia tietoja sisältäviä aineistoja säilytettävä lukollisissa kaapeissa. Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan arkistolaitoksen arkistotilamääräystä Tietoturvallisuus ja asiakirjojen suojelu Tietoturvallisuudessa pyritään tietojen, palvelujen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojaamiseen ja varmistamiseen sekä normaali- että poikkeusoloissa. Jokaisen työntekijän tulee kiinnittää huomioita työskentelynsä ja toimitapojensa tietoturvallisuuteen asioiden ja asiakirjojen jokapäiväisessä käsittelyssä ja noudattaa organisaation tietoturvallisuusohjeita. Salassa pidettävien ja arkaluontoisten asioiden ja asiakirjojen tietoturvallisuuteen tulee kiinnittää erityistä huomiota. On varmistettava, että arkaluontoisten asioiden ja asiakirjojen koko elinkaari on turvattu kaikissa ympäristöissä ja olosuhteissa Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Aineisto on käyttötarvetta ja turvallisuusnäkökohtia huomioon ottaen jaettava kolmeen tärkeysryhmään: toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat (I) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat (II) muut asiakirjat (III). Ensimmäisen ja toisen ryhmän arkistoaineiston koteloihin tai muuhun säilytysvälineeseen on tehtävä selkeät merkinnät ko. ryhmästä. Jos kriisitilanteessa toimipaikka siirtyy muualle, ensimmäisen luokan asiakirjat seuraavat organisaatiota ja toisen ryhmän asiakirjat siirretään työhuoneista päätearkistoon ja tarvittaessa evakuoidaan. Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan mahdollisimman turvalliseen paikkaan virastohuoneissa, ja ne jäävät kriisitilanteessa paikoilleen. Kaikkien asiakirjojen tietosuojasta on huolehdittava. Viitteet Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävät materiaalit ja menetelmät. Arkistolaitoksen määräys AL/9419/ /2010, Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä. Määräys AL/13157/ /2010. Helsinki Määräys ja ohjeet arkistotiloista. AL/19699/ /2012, Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje. VAHTI 5/2006 Henkilöstön tietoturvaohje VAHTI 4/2013, Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa AL/15031/ /2014, Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje VM 5/01/2000,

15 15 (16) 7. ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT 7.1. Arkiston käyttö Arkistosta ja arkistoinnista huolehtivien viranhaltijoiden tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta pitämällä ne tarvitsijoiden saatavissa ja jäljennösten ja todistusten toimittamisesta niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Lisäksi arkiston tulee palvella tutkimusta tiedon lähteenä. Tietopalvelun sujuminen edellyttää, että asiakirjojen arkistoinnista on huolehdittu ohjeiden mukaan. Tietopalvelun apuna hakemistoina käytetään aineiston sisältämiä rekistereitä ja diaareja sekä olemassa olevia arkistoluetteloita. Päätearkistosta vastaavan viranhaltijan päätöksellä asiakirjoja voidaan lainata päätearkistosta virkakäyttöön toiselle viranomaiselle, arkistolaitoksen yksikölle tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua. Lainatusta asiakirjasta on täytettävä lainauslomake, josta ilmenee lainattu asiakirja, laina-aika sekä lainaajan nimi ja virasto. Yksityiskäyttöön asiakirjoja ei lainata, mutta asiakirjoja voidaan antaa luettavaksi tai jäljennettäväksi virastossa. Asiakkaan niin halutessa annetaan asiakirjoista kopioita noudattaen asiakirjojen lunastuksesta vahvistettua taksaa. Arkiston käytön tulee tapahtua valvottuna. Oman organisaation sisällä asiakirjoja lainaksi annettaessa on huomioitava, että lainaaja ei saa lainata asiakirjoja edelleen toiselle viranomaiselle. Lainaaja vastaa asiakirjoista siihen asti, kun ne on palautettu. Asiakirjojen lainaamisesta ja palauttamisesta huolehtii toimialojen tai toimintayksiköiden arkistoissa toimialan tai yksikön arkistovastaava. Mikäli päätearkistosta lainataan asiakirjoja/kansioita, tulee siitä tehdä merkintä arkiston lainauslistaan. Pidettäessä asiakirjoja tarvitsijoiden käytettävissä on otettava huomioon asiakirjojen julkisuudesta annetun lain ja asetuksen, henkilötietolain sekä muun lainsäädännön aiheuttamat rajoitukset. Keuruun kaupungilla on käytössä yleinen tietopyyntölomake, joka on saatavilla kirjaamossa sekä sähköisenä kaupungin internet-sivuilla. Sosiaalitoimen asiakastietopyynnöt tehdään erikseen sosiaalitoimessa. Kuntalaisilla on oikeus saada tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista ilman erillistä selvitystä henkilöllisyydestä tai ilman perustelua tiedon käytölle ellei se ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi Asiakas- ja potilasasiakirjojen tietopalvelu Henkilötietolain 26 :n nojalla jokaisella on oikeus saada, salassapitosäännösten estämättä, tietää mitä häntä koskevia tietoja asiakasasiakirjoihin on tallennettu. Sosiaalihuollossa tiedot luovutetaan perusturvajohtajan luvalla. Potilasasiakirjoista hoitojaksokohtaiset tiedot voi antaa henkilöä hoitava viran/toimenhaltija. Kaikkien potilasta koskevien tietojen luovuttamisesta päättää henkilöä hoitava lääkäri ja viime kädessä johtava lääkäri. Kuolleen henkilön potilastiedot ovat samalla tavoin salassa pidettäviä kuin elävänkin henkilön ja niistä voidaan luovuttaa tietoja vain erillistä perusteltua hakemusta vastaan sille, jolla on niitä oikeus saada (PotL 785/ mom.5 k). Lakkautetun Keuruun-Multian terveydenhuollon kuntayhtymän potilasasiakirjojen tietopalvelun hoitaa Keuruun terveysaseman nimetty henkilö niin kauan kun asiakirjat ovat terveysaseman tiloissa Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus.

16 16 (16) Asiakirjahallinnossa, arkistotoimessa ja tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä - Henkilötietolaki 523/99 - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/99 - Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/99) Lisäksi kunnan toimintaa koskevissa erillislaeissa on asiakirjojen salassapitoa koskevia määräyksiä, jotka tulee ottaa huomioon. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen toimielin ellei päätösvaltaa ole delegoitu viranhaltijalle. Arkistotoimesta vastaavat huolehtivat siitä, että jokaisella on oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista ja että tietosuojavelvoitteet toteutuvat. Asioiden ja asiakirjojen salassapito on aina perusteltava. Viitteet Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004.