TARJOUSPYYNTÖ SIVISTYSKESKUKSEN JA VANHUSTYÖN HENKILÖKULJETUKSISTA SEINÄJOEN KAUPUNGIN ALUEELLA

Transkriptio

1 MATERIAALIHALLINTO Henkilökuljetukset TARJOUSPYYNTÖ SIVISTYSKESKUKSEN JA VANHUSTYÖN HENKILÖKULJETUKSISTA SEINÄJOEN KAUPUNGIN ALUEELLA Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne seuraavista henkilökuljetuksista tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti: 1. Peruskoulun koulukuljetukset, reitit Sosiaali- ja terveyskeskuksen vanhustyön kuljetukset, reitit Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu ( Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 1. Sopimuskaudet Sopimuskausi on sivistyskeskuksen peruskoulujen osalta ja syyslukukausi Kevätlukukausi 2013 ja lomat: * hiihtoloma Arkipäivät jolloin ei ole koulua * kiirastorstai * perjantai Syyslukukauden 2014 osalta päätös ajankohdista tehdään keväällä Sopimuskausi on sosiaali- ja terveyskeskuksen osalta Kaupunki varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä (1) vuodella osatarjouskohtaisesti. 2. Palvelun kohde ja laajuus 2.1. Sivistyskeskuksen koulukuljetukset reittiluettelon mukaan Kuljetukset tapahtuvat tavallisella henkilöautolla, pienoisbussilla tai linjaautolla ellei yksityiskohtaisessa kuljetuserittelyssä ole vaadittu pyörätuolikuljetuksiin soveltuvan auton käyttöä. Hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista reittikokonaisuuksia tarvittaessa tarkennetaan yhdessä tilaajan ja palveluntuottajan kanssa. Samassa yhteydessä tarkastetaan myös oppilaiden noutopaikka. Lähtökohtaisesti noutopaikka on kotiosoite. Syyslukukaudella 2014 reittikokonaisuudet saattavat muuttua jonkin verran. Reittikokonaisuuksien ajettavat kilometrit voivat lisääntyä tai vähentyä. Yksittäinen reitti saattaa myös poistua. Postiosoite Osoite Puhelin Sähköpostiosoite PL 215 Tiedekatu 2, 2. krs (06) hankinta@seinajoki.fi SEINÄJOKI SEINÄJOKI

2 Yksittäisen oppilaan odotusaika koululla ei saa olla ennen koulun alkamista yli 30 min eikä koulun päättymisen jälkeen yli 30 min, jos kyseessä ei ole tilaajan määrittelemä ns. odotustunti. Kuljetusreitin varrella asuva perusopetuksen oppilas, jolla ei ole kuljetusetua, voi osallistua sivistyskeskuksen erillisellä luvalla koulukuljetukseen itse maksavana, mikäli reitille hankitussa autossa on vapaa paikka. Erityisoppilaat voivat tarvita huoltajaa tai avustajaa kuljetuksen aikana tai päättyessä. Erityisoppilaita ei saa jättää yksin, vaikka huoltaja tai avustaja ei olisikaan sovitussa paikassa sovittuun aikaan. Koulukuljetuksissa ajoneuvo on aina merkittävä koulukuljetustunnuksella Koulukuljetusoppaassa, liite 5, ilmoitetulla tavalla. Muilta osin koulukuljetuksissa noudatetaan Koulukuljetusopasta. Kaikissa koulukuljetuksiin käytettävissä autoissa tulee olla alkolukko, laki alkolukon käytöstä koulu- ja päiväkotikuljetuksissa /1110. Alkolukko tulee olla hyväksytty lain 1109/2010 mukaisesti. Alkolukko tulee olla asennettuna viimeistään, kun sopimuskausi alkaa. Koulukuljetuksissa voidaan lain mukaan (1110/2011 3) käyttää muuta kuin alkolukolla varustettua ajoneuvoa tilapäisesti enintään 5 arkipäivän ajan mikäli syynä on ajoneuvon rikkoutuminen tai vastaava syy. Kuljetuksen tilaajalle on tällöin ilmoitettava viipymättä alkolukottoman ajoneuvon käytöstä. Tarjoajan tulee varmistaa, että koulukuljetuksia säännöllisesti suorittavan henkilön tausta on selvitetty esittämällä ajantasainen rikosrekisterilain 6 :n 2 momentissa tarkoitettu rikosrekisteriote tarjouksen tekijälle. Selvityksestä vastaa tarjouksen tekijä viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Ilman voimassa olevaa selvitystä säännöllisesti koulukuljetuksia suorittavien henkilöiden osalta tilaaja ei allekirjoita sopimusta. Jos selvitykset on toimitettu jo syksyn 2013 aikana, ei uutta selvitystä tarvitse toimittaa. Aiemmin toimitetuista selvityksistä tulee olla maininta tarjouksessa Sosiaali- ja terveyskeskuksen vanhustyön kuljetukset reittiluettelon mukaan Kuljetukset tapahtuvat pyörätuolikuljetuksiin soveltuvalla autolla. Pyörätuoliasiakkaat ja tarvittaessa myös muut on noudettava asunnosta ja palatessa saatettava takaisin perille asuntoon, kerrostalossa huoneistoon asti. Lähdekodin päiväkeskuksen (muistihäiriöisten päiväkeskus) aamukuljetuksiin tulee mukaan kaksi työntekijää, jotka noudetaan Lähdekodilta. Iltapäivällä kuljettaja vie yksin asiakkaat sisälle kotiin. Osoitekohtaiset tiedot saattavat muuttua sopimuskauden aikana. Palvelun sisältö ja laatu Tarjouksessa on annettava liitteellä 2 tiedot käytettävistä autotyypeistä pyydettyine lisätietoineen sekä ilmoitettava, kuinka monta oppilasta/aikuismatkustajaa voidaan enimmillään ottaa matkustajaksi. Toimittajan edellytetään huomioivan ympäristöasiat toiminnassaan. Tilaajalla on oikeus tarvittaessa pyytää asiasta erillinen selvitys. 2

3 Kaupunki edellyttää, että edellä mainitut palvelut toteutetaan tinkimättä ja tulee sisällyttämään kuljetussopimuksiin ehdon, jonka perusteella sovitun palvelun laiminlyömisestä seuraa korvauksen menetys ao. kuljetuksen osalta. Toistuvat puutteet palvelun laadussa sekä virheet laskutuksessa, joita ei tilaajan kirjallisen huomautuksen jälkeen ole korjattu, oikeuttavat sopimuksen purkamiseen. Yleiset vaatimukset (toiminta ja ajoneuvo) Autossa on oltava luettelo kuljetettavista. Kuljetuksissa ei saa olla mukana sopimukseen kuulumattomia matkustajia tai muuta kuljetettavaa. Jokaiselle matkustajalle on oltava autossa istumapaikka ja toimiva turvavyö, paitsi linja-autojen osalta, joissa turvavyötä on käytettävä, jos ne on ajoneuvoon asennettu. Linja-autossakin jokaiselle kuljetettavalle tulee olla istumapaikka. Kuljettajan tulee matkan alkaessa kiinnittää turvavyöt niille matkustajille, jotka eivät siihen itse kykene ja vastata siitä, että myös muiden matkustajien turvavyöt ovat ajon aikana kiinnitetyt. Toimija vastaa noutoaikojen ilmoittamisesta matkustajille ja heidän huoltajilleen. Liikennöitsijä on velvollinen asettamaan liikenteeseen tilapäisesti varaautoja, jos liikenteen hoitamiseen tarkoitettu kalusto rikkoutuu. Ostajalla ei ole velvollisuutta maksaa vara-autojen käytöstä erillistä lisäkorvausta. Muutoshallinta Tarjouksessa tulee nimetä yksi yhteyshenkilö tai -tieto, jolle (johon) ilmoitetaan sopimuskauden aikana tapahtuvista muutoksista, myös yksittäisistä poikkeamista. Myös yhteenliittymä ilmoittaa yhden yhteyshenkilön tai - tiedon. Tiedot tulee ilmoittaa liitteellä 2. Tyypillisiä muutoksia ovat mm. sairastumiset ja lukujärjestyksen muutokset. Tarjoajan tulee huomioida, että muutoshallinta on olennainen osa koulu- ja palvelukuljetuksia. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot sekä tiedot tarjotun palvelun vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tiedot on annettava liitteellä 3, tarjoajan kelpoisuuden arviointi lomake. Tarjoaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen. Tilaajalla on oikeus pyytää asiasta kirjallinen tarkennus ennen hankintapäätöksen tekoa. 3

4 Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tulee antaa selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tilaajalla on oikeus tarkistaa sopimuskauden aikana, että ilmoitettuja ehtoja noudatetaan. Tietoja ei tarvitse toimittaa, jos ne on toimitettu tilaajalle viimeisen kuuden kuukauden aikana. Tarjouksen voi antaa henkilö tai yritys, joka harjoittaa toimintaa säännöllisesti asianmukaisen luvan nojalla (Henkilöliikennelaki 2 ja 9 ). Tarjouksen voi tehdä yhteenliittymä, joka antaa yhteisen tarjouksen, jonka jokainen henkilökohtaisesti allekirjoittaa. Jos halutaan esimerkiksi, että kaikki taksiyhteisön jäsenet osallistuvat kuljetuksiin, on kaikkien allekirjoitettava tarjous. Yhteisön allekirjoituksella varustettua tarjousta ei voida hyväksyä. Kaikkien yhteenliittymän jäsenten tulee osaltaan ilmoittaa pyydetyt tiedot ja toimittaa pyydetyt todistukset. Tarjouksen tekijänä ei voi olla taksiyhdistys tai taksi-asema. 6. Vakuutukset Palvelun tuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset. Näistä on pyydettäessä annettava selvitys. 7. Alihankkijoiden käyttö Tarjoaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tuottajaa. Mahdolliset alihankkijat tulee nimetä tarjouksessa. Alihankkijan käyttäminen ei saa heikentää alihankkijan kykyä tuottaa muita, jo aiemmin sovittuja palveluja Seinäjoen kaupungille. 8. Tarjouksen tekeminen Kaikki hinnat on ilmoitettava oheisella hinnoitteluliitteellä, liite 4, reiteittäin. Tarjoajan on ilmoitettava ainoastaan yksi hinta / reitti riippumatta siitä, kuinka monella ajoneuvolla reittiä ajetaan. Erillisiä lisiä ei makseta. Mikäli tarjottujen reittien pituus muuttuu pysyväisluontoisesti sopimuskauden aikana tilaajasta johtuvista syistä (esim. lukujärjestysten muutokset, matkustajien määrän muutokset) yli 10 %, neuvotellaan muutoksen aiheuttamista muutoksista sopimushintaan erikseen. Tarjouksessa on erikseen hinnoiteltava satunnaiset kuljetusmuutokset. Satunnaisilla muutoksilla tarkoitetaan oheisiin reitteihin kuulumattomia kuljetuksia (esim. tilapäisesti liikuntarajoitteisen matkustajan kuljetus) tai reitin lyhentymistä (esim. ennakkoon ilmoitettu poissaolo ja jolloin ilmoitetun reitin pituus muuttuu yli 10 %.). Näistä on tarjouksessa annettava kilometrihinta nettona, liitteellä 5. Muutoksen perusteena on se kilometrimäärä, jolla ilmoitettu reitti muuttuu muutoksen seurauksena. Reitin pituuden mit- 4

5 taus alkaa kun, ensimmäinen kuljetettava nousee kyytiin ja päättyy, kun viimeinen kuljetettava poistuu ajoneuvosta. Kaikki hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Hintojen tulee olla kiinteät sopimuskauden loppuun saakka. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme kuukautta tarjousten sisäänjättöpäivästä lukien. 9. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen ensisijaisesti verkkolaskulla Sivistyskeskuksen osalta osoitteella Seinäjoen kaupunki, Sivistyskeskus, PL 215, Seinäjoki ja vanhustyön osalta osoitteella Seinäjoen kaupunki, Sosiaali- ja terveyskeskus, PL 229, Seinäjoki. Yhdestä sopimuksesta lähetetään kuukausittain vain yksi lasku (myös yhteenliittymä lähettää vain yhden laskun, yhteenliittymän jäsenet eivät saa laskuttaa kukin erikseen.). Laskun erittelyssä tulee selkeästi mainita vähintään seuraavat tiedot: 1. reittinumero 2. reitin hinta + alv:n osuus 3. reittimuutokset yksityiskohtaisesti (esim. ylimääräisen oppilaan lisääminen, muutoskilometrit, jos muuttavat yli 10 % reitin alkuperäistä pituutta ja muutoksen hinta) Erittelyn puuttuessa laskua ei makseta. Laskutuksessa on huomioitava, että tilapäisen kuljetusoppilaan kuljettaminen olemassa olevalla reitillä huomioidaan reitin muutoshinnalla kohdan 8 mukaisesti, jos reitti tämän vuoksi esimerkiksi pitenee. Maksuehdoissa on otettava huomioon, että kaupunki maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan laskun 21 päivän kuluessa. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Verkkolaskutuksen ohjeet: Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään reiteittäin. (Tarjota voi yhtä tai useampaa numeroitua reittiä.) 11. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. 12. Sopimusehdot Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen ostajan ja tarjoajan välille tehdään hankintasopimus, jonka ehdot perustuvat tämän tarjouspyynnön ja hyväksytyn tarjouksen ehtoihin sekä JYSE2009 Palvelut-sopimusehtoihin. Sopimusten pätemisjärjestys on seuraava: 1. laadittava sopimus liitteineen 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. JYSE2009 Palvelut 4. tarjous 13. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). 5

6 Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Hinta ei ole liikesalaisuus. 14. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista, Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä sekä sovelletaan julkisten hankintojen sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut). Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan. Sopimus astuu voimaan hankintapäätöksen jälkeen sopimuksen allekirjoittamisella. 15. Reittiluettelot ja lisätiedot Turvallisuussyistä reittiluettelon saa ensisijaisesti pyytämällä ne sähköpostilla osoitteesta Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Reittiluettelo / henkilökuljetukset Sähköpostissa on ilmoitettava liitteen pyytäjän nimi ja yrityksen nimi. Toissijaisesti reittiluettelon saa noutamalla Seinäjoen kaupungin Materiaalihallinnosta, osoitteesta Tiedekatu 2, Seinäjoki arkisin klo 8:30-15:30 välisenä aikana. Reittikokonaisuutta koskevissa liitteissä ei ole matkustajien nimiä. Liitteiden mukaiset tiedot ovat silti salassa pidettäviä eikä niitä saa käyttää muuhun kuin tämän tarjouspyynnön mukaiseen tarjouksen antamiseen. Mikäli tarjouspyynnön saanut ei tee tarjousta tai ei saa sopimusta, liitteet on hävitettävä asianmukaisella tavalla (esim. silppurilla, polttamalla) tai palautettava hankintayksikölle. 16. Tarjouksen sisäänjättö ja toimitusosoite Tarjous on jätettävä suljetussa kuoressa tai sähköpostina viimeistään virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä Henkilökuljetukset/ Hankintasopimukseen johtavat tarjoukset on vahvistettava kirjallisesti. Tarjouksen toimitusosoite on: hankinta@seinajoki.fi tai Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, PL 215, Tiedekatu 2, Seinäjoki. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään klo mennessä osoitteella hankinta@seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan osoitteessa Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja 6

7 LIITTEET Liite 1, Reittiluettelo (annetaan pyynnöstä) Liite 2, ajoneuvoluettelo ja yhteystiedot Liite 3, tarjoajan kelpoisuuden arviointi Liite 4, hinnoitteluliite Liite 5, Koulukuljetusopas Liite 6, tarjouksen sisältö 7