Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen.

Transkriptio

1 MATERIAALIHALLINTO TP KULTTUURINEN VANHUSTYÖ TARJOUSPYYNTÖ Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne kulttuurisen vanhustyön soveltavasta taide- ja kulttuuritoiminnasta tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on sopimuksen allekirjoittamisesta vuoden 2016 loppuun (työt ja laskutus tulee suorittaa vuoden 2016 aikana). Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. 3. Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus Seinäjoen kaupunkiin kehitetään pysyvää kulttuurisen vanhustyön toimintamallia. Toimintamallin yhtenä osana tulevat olemaan taiteen ja kulttuurin ammattilaisten tuottamat palvelukeskuksiin räätälöidyt ostopalvelut. Keväällä 2016 pilotoidaan uusia osallistavia taide- ja kulttuurisisältöisiä kaupungin tehostetun palveluasumisen yksiköissä. Palveluita voidaan myös mahdollisesti myöhemmin hyödyntää lasten ja nuorten kulttuuritoiminnassa. Palveluissa painotetaan laadukkaita sisältöjä palvelukeskuksissa toteutettavaan taide- ja kulttuuritoimintaan. Mitään taiteenlajia ei suljeta pois ja toiminta voi olla monitaiteista. Tarjouksen toivotaan kuitenkin erityisesti painottavan seuraavia vanhusten palvelukeskuksista kummunneista toiveita: teatteri, tanssi, musiikkia ja kuvataidetta yhdistävä toiminta sekä kulttuuriin ja taiteeseen yhdistetty green care -toiminta. Hankinnan ennakoitu arvo noin euroa (alv 0%). Kyseessä on osittain Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämä hankerahoitus. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Seinäjoen kaupungin konserniyhteisöt (esim. Seinäjoen kaupunginteatteri). Seinäjoen kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa palveluntuottajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen (esim. tarjoaja edellyttää tilaajalta koneita laitteita käyttöönsä). Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, SEINÄJOKI p (vaihde) 1

2 Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 5. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjoajan tulee olla ammattimainen taide- ja kulttuurinalan toimija (esimerkiksi yksittäiset taiteen ja kulttuurin ammattilaiset, vapaat ryhmät ja kollektiivit, yhdistykset sekä yritykset). Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, mahdollinen y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Poikkeustapauksissa voidaan hyväksyä myös toimija, joka ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. Tällöin tilaaja pidättää maksettavasta palkkiosta mm. kunnallisen eläkelain mukaiset ja ennakonpidätykset. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. 6. Hinta ja toimitusehdot Palveluita toteutetaan kolmessa eri budjettiluokassa (alv 0 %): 1. enintään 1000 euroa 2. enintään 2000 euroa 3. enintään 3000 euroa. Jokaisesta budjettiluokasta valitaan toteutettavaksi 1-2 tarjousta (arvio). Hinnaltaan korkeampia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja, matkakorvauksia tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden. 7. Vakuutukset 8. Alihankinnat Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset (esim. vastuuvakuutus). Palvelukokonaisuuden tuottaminen alihankintana on mahdollista. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. 9. Tilat, välineet, palveluvarusteet Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelun tuottamiseen tarvittavista välineistä ja muista palveluvarusteista (mm. esitystekniikka). Tilaaja tarjoaa tilat, joissa palvelu tuotetaan. 2

3 10. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon eri hintaluokittain kohdassa 6. eritellyllä tavalla. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 11. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla, kuukausittain jälkikäteen tai sopimuksen mukaan. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja mahdollinen teksti Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Verkkolaskutuksen ohjeet: Seuranta ja raportointi Palveluntuottaja antaa toteutuneesta palvelusta veloituksetta kirjallisen raportin. Raportti toimitetaan kulttuuripalveluille kulttuurisen vanhustyön koordinaattorille sähköpostilla osoitteeseen 2 viikkoa palvelun toteutuksen jälkeen. Raportista sisältö minimissään: -palvelun kuvaus: kuka, mitä, missä, milloin -palveluntuottajan keräämä palaute osallistujilta ja palveluasumisen henkilökunnalta (raportista tulee käydä ilmi, miten palaute on kerätty) -palvelutuottajan omat kokemukset: onnistumiset ja haasteet, kehittämisehdotukset palvelun tilaajalle, ajatuksia työskentelystä 13. Salassapito ja henkilötietojen käsittely Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa muuten tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista. Palveluntuottaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa ulkopuolisille henkilötietoja tai tietoja, jotka voivat olla salassa pidettäviä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä. 3

4 Palveluntuottajan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö ja varmistettava, että salassapitovelvollisuus koskee kaikkia hankintaan osallistuvia työntekijöitä. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan kirjallista suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. 14. Immateriaalioikeudet Sen lisäksi mitä JYSE 2014 palvelut kohdassa 20 Immateriaalioikeudet on todettu, on tilaajalla oikeus rajoittaa valittavien kohteiden esittämistä. Tilaajan kanssa kehitettyjä tuotteita (vast.) ei saa ilman tilaajan kirjallista lupaa esittää tai toteuttaa muualla vuoden 2016 aikana. 15. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto seuraavin kriteerein: 1. Tarjoajan aikaisempi työskentely ja kokemus taiteen soveltavasta käytöstä 2. Tarjoajan aikaisempi työskentely sosiaali- ja terveysalan ympärtöissä 3. Tarjoajan työnäytteet ja referenssit 4. Palveluiden osallistavuus ja toiminnallisuus 5. Palveluiden laatu 6. Kevyt liikuteltavuus ja monistettavuus 7. Hinta (kustannustehokkuus) Tarjoukset pisteytetään siten, että kussakin hintaluokassa (1-3) paras tarjous saa 100 pistettä. Tilaajalla on oikeus pyytää työnäyte ennen hankintapäätöksen tekoa. 16. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Palvelut yleiset sopimusehdot 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 4

5 17. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Tilaajan irtisanomisaika on 1 viikko. Irtisanomisaika alkaa kulua välittömästi kirjallisen irtisanomisilmoituksen jälkeen. Irtisanomisaikana noudatetaan ehtoja, jotka olivat voimassa ennen irtisanomisajankohtaa. Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 18. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa tai sopimuksessa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajien kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Esteen sattuessa palveluntuottaja on velvollinen toteuttamaan vastaavan palvelun myöhemmin tilaajan kanssa erikseen sovittavana ajankohtana. 19. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä- Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 20. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2010) 2. Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä 3. JYSE 2014 Palvelut-ehtoja Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 21. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteise- 5

6 na salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 22. Asianhoitaja Hankintajohtaja Mikko Tanhuamäki, p , sähköp. 23. Tarjouksen sisäänjättö Tarjous on jätettävä sähköpostilla osoitteeseen hankinta(a)seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä "15222 /kulttuurinen vanhustyö". Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään klo mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan osoitteessa viimeistään Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja Liitteet Liite 1: tarjoajan kelpoisuuden arviointi (palautettava täytettynä) Liite 2: tarjouksen mallipohja 6

7 TARJOAJAN KELPOISUUDEN ARVIOINTI LIITE 1 KULTTUURINEN VANHUSTYÖ, HANKINTA-ASIANUMERO Tarjoajan tulee täyttää oheinen vakuutus ja liittämään se osaksi tarjousta. Lomaketta käytetään tarjoajan kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin. Tarjoajan nimi: Y-tunnus: Tarjouksen yhteyshenkilö, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite: Sähköpostiosoite hankintapäätöksen tiedoksiantoa varten: TARJOAJAN SOVELTUVUUS Kyllä Ei Lisätiedot Tarjoaja on suorittanut lakisääteiset verot ja sosiaaliturvamaksut. *) Tarjoaja on merkitty kauppa- tai säätiörekisteriin. *) Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin. *) Tarjoaja on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. *) Tarjoaja on merkitty työnantajarekisteriin. *) Tarjoajalla on kaikille työntekijöille TYEL- tai vastaava vakuutus. *) Tarjoajalla on työntekijöilleen asianmukainen työterveyshuolto. *) Tarjoajalla on voimassaoleva tapaturmavakuutus. *) Onko tarjoajalla ammattinsa harjoittamiseen liittyvää voimassa olevaa tuomiota, joka on annettu lainvastaisesta teosta tai onko tarjoaja syyllistynyt ammattitoiminnassaan vakavaan virheeseen? *) Onko tarjoaja konkurssissa, lopettanut liiketoimintansa tai onko tarjoajalle vahvistettu velkajärjestelyä tai velkasaneerausohjelmaa tai muuta vastaavaa järjestelyä? *) *) Pyydettäessä tulee toimittaa todistus, rekisteriote tai muu selvitys asiasta Seinäjoen kaupungin materiaalihallintoon. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä lukien. Vakuutan, että antamani tiedot ovat totuudenmukaisia. Paikka ja aika: Asema ja nimi: Seinäjoen kaupunki Kaupunginkanslia Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, SEINÄJOKI P (vaihde) hankinta@seinajoki.fi

8 LIITE 2 TARJOUS KULTTUURISESTA VANHUSTYÖSTÄ Tarjoajan nimi: Tarjotun palvelun tiivistelmä (sisältö, toteutustapa, kohderyhmä, aikataulu): Työn toteuttajat (nimi, kokemus, koulutus) Tarjotun palvelun hinta (alv 0 %): Liitteet (esim. tarkemmat suunnitelmat, referenssit, kuva, video, www-osoite tms.) Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 3 Liite 5