FarmiDiili yhteishankintasovelluksen käyttöohje viljelijäasiakkaille

Transkriptio

1 FarmiDiili yhteishankintasovelluksen käyttöohje viljelijäasiakkaille

2 Sisältö 1. Palvelun yleiskuvaus Tarjouspyynnön lähettäminen FarmiDiili sovelluksella Tarjouksen saaminen ja sen jälkeen tapahtuvat toimet... 8

3 1. Palvelun yleiskuvaus Yleistä Mtech Digital Solutions Oy (myöhemmin Mtech) on toteuttanut FarmiDiili -järjestelmän, jolla Mtechin asiakkaat voivat tehdä yhteisiä tarjouspyyntöjä lannoitteista ja kasvinsuojeluaineista. Yhteisen tarjouspyynnön tavoitteena on sujuvoittaa tarjouspyynnön tekemistä viljelysuunnitelman pohjalta sekä alentaa yhteishankinnalla lannoitteiden ja kasvinsuojeluaineiden hankintakustannuksia. Tarjouspyyntökierroksia tehdään pääsääntöisesti kolme kertaa vuodessa. Niiden ajankohdista tiedotetaan Mtechin asiakkaille sähköpostilla ja tekstiviestinä. Osallistuminen yhteishankinnan tarjouspyyntöön ja osallistumisen ehdot Asiakas voi osallistua yhteiseen lannoitteiden ja/tai kasvinsuojeluaineiden tarjouspyyntöön joko valitsemalla WebWisussa painikkeen FarmiDiiliin tai kirjautumalla suoraan FarmiDiiliin WebWisun tai erikseen saamillaan FarmiDiilin tunnuksilla. WebWisussa linkki FarmiDiiliin siirtää asiakkaan tarjouspyyntösovellukseen, johon asiakas voi hakea WebWisun kauppalistan lannoitteista ja/tai kasvinsuojeluaineista. Haettua listaa voi muokata tai FarmiDiilissä voi luoda listan ilman WebWisusta noudettua kauppalistaa. Listoja voi olla enintään kaksi. Kun listat ovat valmiit, vahvistetaan osallistuminen tarjouspyyntöön valitsemalla lähetä. Mtech lähettää annettuun määräpäivään mennessä tulleet tarjouspyynnöt edelleen asiakkaan valitsemille lannoite- ja kasvinsuojeluainemyyjille. Saadut tarjoukset tallennetaan kullekin osallistujalle FarmiDiiliin ja saapuneesta tarjouksesta lähetetään osallistujalle ilmoitus tekstiviestinä ja/tai sähköpostina. Tutustuttuaan tarjoukseen asiakas voi hyväksyä sen. Tarjouksen hyväksyminen ja tilaus vahvistetaan verkkopankkitunnuksilla. Asiakas hyväksyy, että henkilöllisyyden todentamiseksi hyväksymismenettelyssä asiakkaan henkilötunnus tallennetaan salattuna palvelun tietokantaan ja että Mtechillä on tietoturvallisuuden lisäämiseksi oikeus käsitellä sitä myöhemmin. Henkilötunnusta ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen eikä sitä luovuteta kenellekään. Mtech tallentaa hyväksymisen päivämäärineen ja kellonaikoineen. Jos myyjä on asettanut tuotteittain maksimimäärän, niin tarjousten hyväksymisiä otetaan mukaan yhteishankintaan hyväksymisjärjestyksessä myyjän asettamaan maksimimäärään saakka. Maksimimäärän ylittävät tilaukset jäävät odottamaan myyjän vahvistusta mahdolliselle lisätoimitukselle tai ne peruuntuvat. Mtech toimittaa annettuun ajankohtaan mennessä asiakkaiden vahvistamien ja myyjän ilmoittamaan maksimimäärään sopivien tilausten tiedot tarjouksen tehneelle myyjälle. Myyjälle

4 toimitettaviin tietoihin sisältyvät asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tiedot hyväksytyn tarjouksen sisältämistä tuotteista. Tästä eteenpäin kaupan tekeminen ja toimituksesta sopiminen on kokonaan myyjän ja asiakkaan välinen asia. Myyjä vahvistaa toimituksen ja maksuehdot asiakkaalle, ellei näe jotain estettä kaupan tekemiselle. Mikäli myyjä näkee esteen kaupan toteutumiselle, asiakas suostuu siihen, että myyjä toimittaa tiedot esteestä myös Mtechille. Vastuut yhteishankinnan tarjouspyyntöön osallistumisessa Mtechin asiakas Tarjousta pyytänyt Mtechin asiakas vastaa tarjouspyynnön sisällön oikeellisuudesta ja tarjouspyynnön tekemisestä Mtechin antamaan määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneet tarjouspyynnöt eivät osallistu yhteiseen tarjouspyyntöön. Jos asiakas haluaa hyväksyä saamansa tarjouksen, hänen tulee tehdä se Mtechin antamaan määräaikaan mennessä. Asiakas vahvistaa hyväksymisen verkkopankkitunnuksillaan. Mtech toimittaa vain määräaikaan mennessä hyväksyttyjen tarjousten tiedot myyjille. Mtech Mtech vastaa asiakkaiden tarjouspyyntöjen välittämisestä myyjille, myyjien tarjousten välittämisestä tarjousta pyytäneille asiakkailleen sekä asiakkaiden hyväksymien tarjousten tietojen välittämisestä myyjille. Mtech ei vastaa mistään vahingosta tai haitasta, joka on syntynyt tai saattanut syntyä yhteishankinnan FarmiDiili -järjestelmän tai -palvelun käytöstä. Ehtojen hyväksyminen Asiakas hyväksyy nämä käyttöehdot erillisellä hyväksynnällä FarmiDiilissä. Asiakas osoittaa hyväksyvänsä käyttöehdot myös jättäessään tarjouspyynnön järjestelmään ja hyväksyessään verkkopankkitunnuksilla tarjouksen. Käyttöehtoihin liittyvät erimielisyydet ratkaistaan Vantaan käräjäoikeudessa.

5 2. Tarjouspyynnön lähettäminen FarmiDiili -sovelluksella FarmiDiili on maksuton sovellus kaikille WebWisu-lisenssin hankkineille asiakkaille. WebWisusta FarmiDiiliin pääsee siirtymään yläpalkista löytyvän linkin kautta. Muutoin FarmiDiiliin voi kirjautua samalla lisenssinumerolla ja salasanalla kuin WebWisuunkin. FarmiDiili löytyy osoitteesta FarmiDiiliin kirjautumisen jälkeen ensimmäinen vaihe on omien yhteystietojen tarkistaminen. Ohjelmaan tulee ehdottomasti syöttää voimassa oleva puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Klikkaamalla yläotsikoista kohtaa Lannoitteet pääsee valitsemaan, haluaako noutaa lannoitteiden kauppalistan WebWisusta vai luoda kokonaan uuden (kts. kuva 1). Mikäli haluaa luoda kokonaan uuden kauppalista, klikataan kohtaan Tallennetut kauppalistat ja sieltä kohta + Uusi kauppalista (Kuva 2). Kuva 1. Tarjouspyyntöä voi ryhtyä tekemään noutamalla ensin kauppalistan WebWisusta tai luomalla suoraan uuden kauppalistan klikkaamalla kohtaa Tallennetut kauppalistat.

6 Kuva 2. Mikäli WebWisusta ei ole tuotu kauppalistaa, klikkaamalla ruutua + Uusi kauppalista pääsee täyttämään listan käsin. Kauppalistan täyttö käsin onnistuu valitsemalla kukin tuoterivi ja sen määrä erikseen. Tässä vaiheessa voi valita miltä toimittajalta tarjouksen haluaa pyytää, mutta sen voi tehdä myöhemminkin. Lannoitteen valinta onnistuu kirjoittamalla lannoitteen nimi tai osa nimestä Lannoitteen nimi ruutuun (kts. kuva 3). Tällöin hakutoiminto antaa sopivia vaihtoehtoja esille. Kuva 3. Kauppalistaan voi lisätä tuotteita käsin. Tuotteelle voi valita tässä vaiheessa toimittajan, jolta tarjousta haluaa pyytää.

7 WebWisusta tuotu kauppalista menee myös kohtaan Tallennetut kauppalistat. Noudettua kauppalistaa voi muokata FarmiDiilissä ennen tarjouspyynnön lähetystä, klikkaamalla painiketta Muokkaa. Tällöin käyttäjä voi lisätä tai poistaa kauppalistan rivejä sekä muuttaa määriä. FarmiDiilin kautta voi lähettää kaksi erillistä kauppalistaa, joiden tuotteista haluaa saada tarjoukset. Kummankin kauppalistan voi tuoda WebWisusta tai täyttää käsin. Mikäli kauppalistoja on kaksi, kumpikin lista lähetetään erikseen. Ennen tarjouspyynnön lähetystä voi vielä halutessaan täyttää toiveen toimitusviikosta. Tässä vaiheessa voi myös kullekin lannoitetuotteelle lisätä toimittajia, joilta tarjouspyynnön haluaa klikkaamalla kohtaa Lisää toimittaja. Ohjelma antaa valita minkä tahansa toimittajan mille tahansa tuotteelle, joten kannattaa tarkistaa mitä lannoitteita kultakin toimittajalta saa. Saatavilla olevat lannoitteet voit tarkistaa FarmiDiili-infosivulta, johon lannoitetoimittajien linkit vievät. Viimeinen vaihe tarjouspyynnön lähetyksessä on yhteishankinnan ehtojen hyväksyntä sekä tarkistus sähköpostiosoitteesta, johon tieto saapuneesta tarjouksesta lähetetään. Tarvittaessa osoite korjataan käyttäjätiedoissa. Edellisten tietojen täyttämisen jälkeen tarjouspyynnön voi laittaa eteenpäin Lähetä painikkeella. Kuva 4. Ennen tarjouspyynnön lopullista lähetystä täytetään vielä toivottu viikkoväli toimitukselle sekä toimitusosoitteen postinumero.

8 3. Tarjouksen saaminen ja sen jälkeen tapahtuvat toimet Kun käyttäjä saa tarjouksen lannoitetoimittajalta, FarmiDiili ilmoittaa siitä tekstiviestillä ja sähköpostilla, mikäli perustiedot asetuksissa ovat kunnossa. Käyttäjä löytää saapuneen tarjouksen kohdasta Lannoitteet ja sieltä kohdasta Tarjoukset (kts. kuva 5). Kuva 5. Saapuneita tarjouksia pääsee selaamaan kohdasta Lannoitteet ja sen alta kohta Tarjoukset. Kuva 6. Saapunut tarjous sisältää tuotteittain tiedot kunkin toimittajan tarjoamasta hinnasta, jolta tarjousta on pyydetty. Saapunut tarjous sisältää tiedon tuotekohtaisista hinnoista, joita kukin lannoitetoimittaja tarjoaa. Koska hyväksyttyjen tarjousten määrä vaihtelee, ja täten myös tilausten kokonaismäärät

9 vaihtelevat, voi toimittajan tarjoamaan hintaan tulla vielä muutoksia ennen lopullista kauppaa. Siksi käyttäjän tulee tarjoukseen vastatessaan vielä antaa korkein hinta, jolla tilaus on voimassa. Mikäli tarjouksen hinnat vielä muuttuvat, FarmiDiili osaa ottaa kantaa lopulliseen hyväksyntään, kun viljelijän oma maksimihinta on tiedossa. Laittamalla rastin ruutuun sarakkeessa Hyväksyn tarjouksen käyttäjä valitsee ne tuotteet hyväksyttäväksi, jotka parhaaksi näkee. Kun kaikki tiedot on täytetty, käyttäjä voi siirtyä tilauksen vahvistukseen. Tilaukselle annetaan lopuksi tarkka toimitusosoite, jonka jälkeen tilaus vahvistetaan verkkopankkitunnuksilla. Kuva 7. Tilauksen vahvistamisen viimeisessä vaiheessa annetaan tilaukselle toimitusosoite, sekä todennetaan tilauksen tekijän henkilöllisyys verkkopankkitunnuksilla. Mikäli vahvistettu tilaus johtaa lannoitetoimittajan hyväksyntään, sitoo tarjous molempia osapuolia. Viljelijä ja lannoitetoimittaja tekevät varsinaisen kaupan keskenään loppuun.