Joko päällekkäinen ja turha työ on karsittu?

Transkriptio

1 Suomen LVIS-Tietoverkko Oy:n asiakaslehti 1/2016 Joko päällekkäinen ja turha työ on karsittu? Sähköisellä lähetteellä laskuvirta kitkattomaksi Tieto ajan tasalla toimistolla ja työmaalla

2 JULKAISIJA Suomen LVIS-Tietoverkko Oy, Lars Sonckin kaari 14, Espoo, puh PÄ ÄTOIMIT TA JA Taina Liimatainen TOIMITUS viestirinkelit.com TAITTO Adprimus, adprimus.fi PAINO Libris Oy ISSN vuosikerta JAKELU LVISNetin osoiterekisteri OSOITTEENMUUTOKSET kohdasta Yhteystiedot Tässä numerossa 3 Pääkirjoitus Joko päällekkäinen ja turha työ on karsittu? 4 Sähköisellä liiketoiminnalla kilpailuetua urakointiin 5 Tieto ajan tasalle toimistolla ja työmaalla 6 Sähköisellä lähetteellä laskuvirta kitkattomaksi 8 Lähetteellä laskutiedot valmiiksi jo työmaalla 9 Alan järjestelmä ja tiedonkulku kuntoon 10 Kannen kuvassa Veli-Markku Nieminen. Kuva Petteri Vilkki Ahlsell Oy:n, LVI-Dahl Oy:n, Onninen Oy:n, Rexel Finland Oy:n ja SLO Oy:n omistama Suomen LVIS-Tietoverkko Oy tarjoaa talotekniikka-alan sähköisen kaupan yhteydet ja palvelut suur ten ja pienten yritysten tarpeisiin. 2

3 Laskutus keihäänkärkenä myös digitalisaatiossa Puhun jatkuvasti laskuttamisen tärkeydestä, muistutan me sen tuomia elementtejä ajattelemattamme. LVIS- ja kertaan enkä suinkaan turhaan. Laskutus laahaa Netin käyttäjät ovat olleet edistämässä digitalisaatiota on alallamme jo klassikoksi muodostunut ilmaus. On talotekniikka-alalla jo vuosia. Digitalisaation tavoitteena kuitenkin koko toimialan etu, että urakointiyrityksen on helpottaa liiketoimintaa ja siten lisätä tuottavuutta. myyntilaskut lähtevät asiakkaille heti keikan päätteeksi Se tarkoittaa liiketoiminnan sähköistymistä, uutta tek- ja että projektiseuranta on ajan tasalla ja välilaskutus nologiaa ja uusien toimintamallien käyttöönottoa. hoituu. Ennen kaikkea laskutusvarmuus on sinun ja yri- Sähköisiä palveluita kehitetään enenevässä määrin, tyksesi etu. ja niitä tarjotaan aktiivisesti urakointiliikkeiden käyttöön. Tämän päivän kuuma juttu on digitalisaatio. Digitali- Tällöin on tärkeää, että urakoitsijalla on selkeä strategi- saatio terminä saattaa kuulostaa mystiseltä, mutta sitä nen kokonaiskuva omasta liiketoiminnasta. Teknologia- tapahtuu ympärillämme koko ajan ja me hyödynnäm- tulvassa voi käydä niinkin, että nämä uudet sähköiset palvelut kuormittavat eivätkä niinkään paljoa helpota urakoitsijan arkea. Esimerkiksi silloin jos tukkurin ostotietoja joudutaan hakemaan eri ohjelmista tai sähköisistä portaaleista, jotka eivät kommunikoi keskenään laskutuksen kanssa. Miksi siis hyppäsin laskuttamisesta digitalisaatioon? Nämä liittyvät vahvasti toisiinsa silloin, kun halutaan parantaa laskutusvarmuutta ja lisätä yrityksen tuottavuutta. Digitalisaatiota on hyödynnettävä hallitusti ja on varmistuttava siitä, ettei tämän seurauksena tee tahtomattaan päällekkäistä ja turhaa työtä. Lopuksi näin kesän kynnyksellä ja digitalisaation aikakautena sovitaanhan niin, että ne, joilla laskutus laahaa useamman viikon kuukausista puhumattakaan, laittaisivat tämän asian järjestykseen. Lupaan, että se KUVA Marjo Koivumäki on palkitsevaa. Taina Liimatainen liiketoimintajohtaja LVIS-Tietoverkko 3

4 Joko päällekkäinen ja turhatyö on karsittu? TEKSTI Taina Liimatainen LVISNetin hyödyntäminen talotekniikka-alan urakointifirmassa on yksi yrityksen liiketoimintaa tukevista toimista. LVISNetin hyödyntäminen voi olla myös yksi eniten yrityksen tuottavuutta lisäävä toiminto parantuneen laskutusvarmuuden seurauksena. Liiketoiminnan tärkein osa-alue on laskutus. Yrityksen tuottavuutta voidaan kasvattaa laskutusvarmuuden parantamisella, tekemällä asioita tehokkaammin ja lisäämällä myyntiä. Tehokkuus lisääntyy karsimalla päällekkäistä ja turhaa työtä, jolloin säästyy aikaa, ja kiirekin hellittää. Säästynyt aika voidaan käyttää myynnin lisäämiseen. Pelkästään turhan ja päällekkäisen työn karsiminen voi lisätä merkittävästi yrityksen tuottavuutta. Tarvikerivit kertakirjauksella On melko tavallista, että yrityksissä kirjataan käsin tarvikerivejä useammankin kerran ennen kuin myyntilaskut on lopulta saatu matkaan. Moneen kertaan sinne tänne ylös kirjaaminen on aikaa vievää ja virhealtista toimintaa. Kun yritys ryhtyy ostamaan tarvikkeet työmaakohtaisesti, myyntilaskulle tulevat rivitiedot saadaan automaattisesti tukulta vahvistuksien, lähetteiden tai ostolaskujen kautta. Tämä kaikki tapahtuu kertakirjauksella, joko sähköisen tilauksen kautta tai tukkumyyjän kirjaamana. Koontilaskutus lisää urakoitsijan työmäärää Tarvikerivit saadaan kohdentumaan oikealle työlle automaattisesti vain, kun ostetaan keikka- ja työmaakohtaisesti sekä hyödynnetään tukun lähettämiä sähköisiä sanomia. Sen sijaan koontilaskutus lisää työmäärää varsinkin keikkalaskutuksessa, ja myyntilaskujen läpimenoajat pidentyvät. Aikaa kuluu koontilaskun odottelemiseen tukulta ja sittemmin rivitietojen uudelleen kirjaamiseen asiakkaan myyntilaskuille. Usein urakoitsijat ajattelevat kirjanpitolähtöisesti ja haluavat koontilaskun avulla vähentää kirjanpitoon välitettävien tositteiden määrää sekä maksatukseen kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Tänä päivänä hyvistä laskutusohjelmista löytyy ominaisuuksia, joiden avulla koontilaskutuksen purku ja kasvaneet tositemäärät eivät ole ongelma, vaan kustannukset ja kirjanpidon kulut pysyvät kurissa ja jopa pienenevät. Haasteena vain on se, kuinka saada yritykset hyödyntämään näitä ominaisuuksia. Esimerkiksi kun ostolaskut vastaanotetaan sähköisesti yritysohjelmaan, laskujen tiliöinti käy parhaimmillaan automaattisesti toimittajaperusteisesti. Kuukauden päätteeksi yritys tulostaa tai välittää sähköisesti kirjanpitäjälle yritysohjelman tuottaman koonnin ostoista ja ostoveloista tileittäin veroeriteltynä. Tämä on kaikki, mitä ostotiedoista tarvitsee toimittaa kirjanpitäjälle, ja tositteet löytyvät omasta yritysohjelmasta. Rohkeus miettiä uusiksi Yrityksen toimintojen järkeistäminen ei tapahdu itsestään. Urakoitsijan on pysähdyttävä miettimään, miksi asioita tehdään tietyllä tavalla ja voiko tehtäviä karsia tai automatisoida. Usein urakoitsijoilla ja asentajilla on kova kiire työssänsä, ja jossain määrin hyvä niin. Mutta kuinka suuri osa kiireestä johtuu siitä, etteivät yrityksen toimintamallit ole kunnossa? Kiire vaikuttaa mahdollisuuteen kuunnella ja havainnoida asiakkaiden tarpeita. Asiakaskohtaamiset ovat tärkeitä hetkiä vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen ja lisämyyntiin. Kun yritys järkeistää toimintojaan, välitön seuraus uuden toimintamallin oppimisen jälkeen on ajan säästö. 4

5 Sähköisellä liiketoiminnalla kilpailuetua urakointiin Sähköinen kaupankäynti ja liiketoiminta ovat tätä päivää, ja ne ovat tulleet tutuiksi useille yrityksille ja yksityishenkilöille internetin ja verkkopalveluiden kehittymisen myötä. Yritysten tulisi olla tietoisia siitä, mitä liiketoiminnassa on meneillään, sillä sähköinen liiketoiminta on avain verkostoitumiseen, prosessien automatisointiin ja sitä kautta myös merkittäviin kustannussäästöihin. Sähköisen toimintatavan käyttämiseen liittyviä keskeisiä hyötyjä ovat virheiden väheneminen, tiedonsiirron nopeutuminen ja hallinnolliset säästöt. Kustannustekijöiden lisäksi sähköinen liiketoiminta voi olla verkostoituneessa yritysmaailmassa myös kumppanuuden perusedellytys. Yritysten strateginen pyrkimys on keskittyä siihen toimintaan, minkä yritys parhaiten osaa. Nykyaikainen pilvipalveluna toimiva, toimialan erityispiirteet huomioiva ohjelmistoratkaisu mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman toiminnanohjauksen lisäksi esimerkiksi ICT-resurssien ulkoistamisen sekä tiedon saumattoman jakamisen tilitoimiston kanssa. Urakointiyritysten tehokkuudelle on tärkeää, että useista eri toiminnoista muodostuvaa tietoa pystytään hyödyntämään ja hallitsemaan selkeästi ilman tietojen tallentamista useaan kertaan. Kun johdolla on reaaliaikainen ja kokonaisvaltainen näkymä projektin eri osa-alueisiin ja projektisalkkuun, on projektien etenemisen hallinnointi, kustannusten seuranta ja niihin varattujen resurssien hyödyntäminen tehokkaampaa. Mobiiliratkaisuilla projektiseuranta aina ajan tasalla Useiden yhtäaikaisten ja hajallaan olevien työmaiden seurantaa helpottaa merkittävästi se, jos yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää on mahdollista käyttää suoraan työmailta käsin liikkuvan työn ratkaisuilla internetin kautta. Tällöin integroituun järjestelmään kerääntyy töiden, tuntien, materiaalien ja ostojen tietoja sitä mukaa kuin niitä kirjataan. Projektipäällikkö pystyy näin koko ajan valvomaan projektin toteumaa suunniteltuun budjettiin nähden ja tekemään ennusteita siitä, mihin suuntaan esimerkiksi juuri kustannukset muuttuvat. Jos työt ja tilaukset toimitetaan työntekijöille paperilla, sähköpostitse tai puhelimitse, käy pahimmassa tapauksessa niin, että suurin osa urakkaan liittyvistä tiedoista on hajallaan erillisillä lapuilla, Excel-tiedostoissa tai työntekijöiden sähköposteissa. Tällöin johdolta puuttuu reaaliaikainen näkymä urakoiden tilanteeseen. Haastavassa markkinatilanteessa sekä kovan kilpailun keskellä liiketoiminnan kannattavuudesta huolehtiminen ja kilpailukyvyn säilyttäminen on yritykselle ensiarvoisen tärkeää. Hintojen korottaminen ei useinkaan ole vaihtoehto kannattavuuden parantamiseksi, jolloin ainoaksi keinoksi jää hyödyntää olemassa olevat resurssit tehokkaammin. Ohjelmistotoimittajana ja edelläkävijänä Visma on aktiivisesti mukana tehostamassa asiakkaidensa liiketoimintaa laadukkailla ratkaisuilla ja palveluilla. Joonas Korhonen Visma L7 -tuotepäällikkö Visma Software Oy 5

6 Laskutus kuntoon Hanki alan yritysohjelma, ellei sitä sinulla jo ole. Hanki myös LVISNet-palvelu. Osta tarvikkeet työmaakohtaisesti työnumeroa käyttäen. -> Sähköisen ostolaskun rivit kohdentuvat yritysohjelmassa automaattisesti työnumeron mukaan asiakkaan työlle. -> Lisää työlle tarvikerivien lisäksi työtunnit ja kilometrit, niin työ on laskutusvalmis. LVISNetin kanssa yhteensopivat yritysohjelmat Admicomin Adminet Ecom-ohjelmistot Pajadatan Xpaja-ohjelmisto Tieto aina a sekä toimistolla e SoftOne XE- ja Sauma-ohjelmistot Visma Softwaren L7-ohjelmisto Kysy myös mahdollisuudesta liittää muita ohjelmistoja LVISNet-palveluun. LVISNet-palvelun kuukausimaksut LVI-Aitan tavoitteena on saada suurin osa asentajien työ- ja tarvikekirjauksista jo suoraan työmaalta, sillä sen nykyistä yritysohjelmistosovellusta voi käyttää missä vain niin tietokoneella, tabletilla kuin älypuhelimella. Työmaalla kirjattu tieto on heti käytössä toimistolla. kun toimipaikkoja on 1: 19,50 euroa/kk + alv kun toimipaikkoja on alle 5: 38,50 euroa/kk + alv kun toimipaikkoja on vähintään 5: 59 euroa/kk + alv Ota yhteyttä LVISNetiin! Suomen LVIS-Tietoverkko Oy Vaihde: , Kotisivu: Sähköposti: kysy@lvisnet.fi Asiakastuki: Puh sähköposti information.fi@opuscapita.com LVI-Aitta on 44-vuotias kainuulainen perheyritys, jolla on toimipaikka ja myymälä sekä Kajaanissa että Sotkamossa. Lisäksi sillä on tytäryhtiö, Pelvi, jonka toimipaikat sijaitsevat Pielavedellä ja Iisalmessa. Noin 30 henkilöä työllistävän LVI- Aitan viime tilikauden liikevaihto oli 5,5 miljoonaa euroa. Muutama vuosi sitten yrityksessä tehtiin sukupolven vaihdos, ja yritystä johtaa nyt Ville Hälinen ja taloushallinnosta vastaa hänen sisarensa, toimistopäällikkö Paula Oittinen. LVISNet-palvelun LVI-Aitta otti käyttöön vuoden 2008 tienoilla saadakseen tukkujen sähköiset laskut suoraan silloiseen yritysohjelmistoonsa. Vuonna 2014 LVI-Aitta siirtyi Adminet-yritysohjelmiston käyttäjäksi, koska uuden ohjelmiston myötä yritys sai käyttöönsä hyvät pilvipalvelut. - Tilaamme tukuilta tavaraa sekä varastoomme että projekteille ja kuluttajakohtaisille töille. Tilaamme pääasiassa tukkujen verkkokauppojen kautta, sillä verkkokaupan puo- 6

7 a ajan tasalla a että työmaalla lella tavaroiden saatavuuden näkee heti. OVT:llä tilattaessa saatavuustieto tulee viiveellä ainakin osalla tukuista. Olemme kuitenkin menossa siihen suuntaan, että tilaukset tukkuihin lähtisivät OVT:llä suoraan ohjelmistostamme. OVT:llä saamme tilauksen nopeasti ja helposti tukkuun, koska meillä on ostotarpeet jo valmiiksi kertaalleen kirjattuina ohjelmistossamme asiakkaiden työtilauksissa, toimistopäällikkö Paula Oittinen kertoo. - Sähköisten laskujen vastaanotossa ja hyödyntämisessä olemme mielestäni olleet edistyksellisiä. Myymälöiden, urakoiden ja laskutöiden tarvikkeita koskevat ostolaskut tulevat tilaustavasta riippumatta sähköisinä ohjelmistoomme, ja jokainen rivi ohjautuu automaattisesti oikealle työlle työnumeron avulla. Ostotiedot saamme tukuilta reaaliajassa LVISNetin välityksellä, ja yritysohjelmisto antaa monipuoliset työkalut tarkkaan projektiseurantaan. Työ- ja tarviketiedot tabletilla toimistolle Paula Oittisen mukaan asentajilla on tabletit käytössään ja heistä muutama täyttää työtunnit ja käytetyt tarvikkeet sähköiselle työmääräimelle heti työmaalta. - Kun tuntilaskutyö on työmaalta valmis ja kirjattu ohjelmistoon, tarkistan vain, että kaikki tiedot ovat kohdallaan. Sitten tiedot lähtevät myyntilaskuna sähköises- TEKSTI Riika Walden KUVAT Jesse Karjalainen ti eteenpäin joko tulostuspalvelun kautta yksityisasiakkaille tai verkkolaskuina yritysasiakkaille, kertoo Paula Oittinen. - Toiveemme on, että vähitellen pääsemme pois paperilapuista kokonaan. Arvelen, että nuoren asentajapolven myötävaikutuksella tableteilla raportointi yleistyy meilläkin. Työtunnit on jo nyt kirjattava sähköisesti joko tabletilla, puhelimella tai vaikkapa kotoa tietokoneelta. Niitä ei enää papereilta toimistossa kirjata, Paula Oittinen painottaa. Työnumeroiden käyttö on LVI-Aitassa itsestään selvää, koska kaikki tarvikkeet, työt ja palkat kohdistuvat työnumeroittain. - Tiedot kohdentuvat juuri sinne, minne kuuluvatkin. Olemme tehneet kovasti töitä sen eteen, että tukuilta ei tule yhtään laskua ilman työnumeroa, kertoo Paula Oittinen. - Vaikka sähköistäminen on edennyt materiaali- ja taloushallinnossamme hyvin, olemme vasta tien alussa tiedonkulun automatisoinnissa. Otamme innokkaina uusia ideoita vastaan siitä, miten voisimme toimintaamme edelleen kehittää ja automatisoida. Seuraava tavoite meillä on se, että koko henkilökuntamme käyttää tabletteja ja muita älylaitteita tarvike- ja työaikatietojen kirjaamiseen ja välittämiseen sähköisesti. 7

8 Lähetteen myötä laskutiedot valmiiksi jo työmaalla TEKSTI Mari Salin KUVA Petteri Vilkki LVISNetin uusi lähetesanoma oli niin suuri houkutin, että espoolainen ET Sähkö Oy päätti hankkia toimialaohjelmistonsa rinnalle myös LVISNetin toimintaansa tehostamaan. Laskutustöiden setvimisestä vapautuneet koti-illat ovat tuntuneet Toni Backlundin mielestä mahtavilta. Toni Backlund on toinen ET Sähkön osakkaista. Niin hän kuin yhtiökumppanikin tekevät hallinnollisten töiden lisäksi asennustöitä. Ulkopuolisia asentajia on lisäksi kaksi. Yritys on ollut pitkäaikainen Sauma-ohjelmiston käyttäjä. Joulukuussa 2012 Sauma sai seuraajakseen SoftOne XE:n. - Käytämme vielä osittain Saumaa, mutta pääpaino on nyt SoftOne XE:llä, jolla hoidamme muun muassa myyntireskontran ja laskutuksen. LVISNetin välittämistä tukkusanomista vastaanotamme tällä hetkellä tilausvahvistukset ja lähetteet. Laskut tulevat vielä koontilaskuina. Lähe- tesanoma olikin juuri se asia, joka sai meidät innostumaan LVISNetistä viime vuoden puolella. Saamme sen avulla tavaraostot työmaittain heti ajan tasalle, kertoo Toni Backlund. Asentajien muistityökalu Tavarat tilataan tukuista pääasiallisesti puhelimitse, ja ne noudetaan itse. Jokainen neljästä tekee tavaratilauksia. Tukuista noudetut tavarat kohdistuvat työnumerolle, joka on avattu SoftOnen järjestelmään kohteelle. Asiakkaita ovat niin yksityiset rakennusliikkeet kuin teollisuuden suuryritykset. - Saamme noudoista heti oston jälkeen sähköiset lähetteet, joiden rivit kohdistuvat automaattisesti oikealle työlle työmaanumeron mukaan. Ennen keräsimme tukkunoudoista tiedot A4:lle, josta tiedot syötettiin käsin järjestelmään ja kunkin työmaan laskulle. Nyt kun meillä on lisäksi käytössämme ohjelmiston mobiiliversio, saamme jo työmailta puhelimen kautta muutettua lähetteen tietoihin, kuinka paljon tavaraa on mennyt kohteeseen. Samaan syssyyn syötämme myös huoltoautosta otetut tavarat ja työtunnit suoraan järjestelmäämme. Sen jälkeen laskunteko onkin helppoa, sanoo Toni Backlund. - Nykyistä systeemiä voisi kutsua asentajien muistityökaluksi. Kun asentaja käy monta kertaa projektin aikana samassa kohteessa, niin vaikeahan on etenkin jälkikäteen muistella, mitä tavaraa milloinkin on mennyt. Nyt mitään ei jää muistin varaan ja mieltä rasittamaan, kun kaikki tieto niin LVISNetin välittämät ostotiedot kuin asentajan lisäämät täydennykset siirtyy päivittäin laskutusta varten suoraan järjestelmään. - Kyllä minun ja yhtiökumppanini työsarka on keventynyt lähetesanomien myötä. Illat tuli istuttua tietokoneen ääressä selvitellessä jälkikäteen ja perään soitellessa laskutustietoja. Minulle on tosi iso juttu se, kun nyt saan olla illat kotona perheen parissa, hymyilee Toni Backlund. 8

9 Sähköisellä lähetteellä laskuvirta kitkattomaksi TEKSTI Riika Walden KUVAT Petteri Vilkki Sähköisen lähetteen käyttöönotto on nopeuttanut Espoon Putkipalvelun laskutusta ja sen myötä kassavirtaa. Yrityksessä ei enää muistilippusia käytetä, kun asentajat kuittaavat tarvikkeet ja työt sähköisillä lähetteillä työmaalta suoraan yrityksen järjestelmään. Parhaassa tapauksessa lasku aamulla tehdystä työstä voi lähteä asiakkaalle saman päivän aikana. Vuonna 2007 perustettu Espoon Putkipalvelu on keskittynyt pikahuoltoihin pääkaupunkiseudulla, eikä se harjoita urakointia suuremmin. Yrityksen seitsemän asentajaa tekevät pääasiassa tuntilaskutyötä, ja huoltokäyntejä on paljon. Espoon Putkipalvelu käyttää sähköiseen tiedonsiirtoon alan yritysohjelmistoa SoftOne XE:tä ja laskutietojen välitykseen LVISNet-palvelua. Reaaliaikainen tieto kunkin huoltokäynnin materiaaleista ja työtunneista on kitkattoman liiketoiminnan ja kassavirran kannalta erittäin tärkeää. - Kun asentajamme hakevat tavaran tukusta, ostotieto siirtyy antamallamme työnumerolla tukusta sähköiselle lähetteelle. Useimmilta tukuilta saamme lähetteen heti, kun osto on tehty. Silloin asentajamme voi avata tukussa käyntinsä jälkeen lähetteen työmaalla tabletiltaan. Työn päätyttyä hän kuittaa käytettyjen tarvikkeiden määrät ja lisää työtunnit lähetteelle. Asentaja voi lisätä myös suoraan autosta ottamansa tarvikkeet lähetteelle. Hän voi siis kuitata koko työn jo työmaalla. Lipuilla ja lapuilla tiedonsiirto on jäänyt pois, toimitusjohtaja Ari Salminen kertoo. - Kirjaaminen valmiille lähetteelle tabletilla on asentajillekin vaivatonta verrattuna käsin kirjaamisesta aiheutuvaan työmäärään ja -aikaan. Tableteissa on jatkuva nettiyhteys, ja tiedonkulku yritysjärjestelmäämme on ajantasainen. Parhaimmillaan lasku lähtee samana päivänä kuin työkin on tehty. Raha ei jää makaamaan. 9

10 Alan jär tiedonk - ja liiketoiminta p Alan toiminnanohjausjärjestelmän ja nopean tiedonkulun pitää olla kunnossa, jotta liiketoiminta pysyy hallinnassa. Näin sanoo ESP Konsernin toimitusjohtaja Veli-Markku Nieminen. Konserni kilpailutti viime vuonna alan ohjelmistotoimittajat saadakseen kaikille yrityksilleen käyttöön saman järjestelmän ja yhtenäisen projektiseurannan. Talotekniseen uudis- ja korjausrakentamiseen erikoistunut ESP Konserni työllistää yhteensä 75 asentajaa ja toimihenkilöä. Sillä on pitkä kokemus alan toiminnanohjausjärjestelmän ja tilaus- ja laskusanomia välittävän LVISNet-palvelun käytöstä. Vuosien saatossa kasvaneen konsernin emoyhtiö on ESP Suomi Oy, jonka tytäryhtiöitä ovat ESP Tekniikka, ES-Projektit ja Kauklahden Lämpöasennus. Yrityksissä oli aiemmin käytössä kaksi eri toiminnanohjausjärjestelmää. Käytännöt - Liikevaihtomme lähentelee 25 miljoonaa euroa. Näillä luvuilla järjestelmän pitää olla kunnossa ja tiedonkulun nopeaa, jotta liiketoiminta pysyy hallinnassa, Veli-Markku Nieminen sanoo. 10 yritysten välillä haluttiin yhtenäistää, ja viime vuonna konserni kilpailutti LVIS-alan järjestelmätoimittajia valitakseen kaikille yrityksilleen yhteisen alan järjestelmän. ESP Konsernin tarjouskilpailussa neljä järjestelmää valikoitui jatkoarviointiin. - Pisteytimme järjestelmät toiminnallisuuksien perusteella. Tarvitsemme toiminnanohjausjärjestelmää pääosin projektiliiketoimintaan, kuten projektinhallintaan ja -valvontaan. Palvelu- ja energialiiketoiminta puolestaan

11 ärjestelmä ja nkulku kuntoon TEKSTI Riika Walden KUVAT Petteri Vilkki ta pysyy hallinnassa tarvitsevat liikkuvaa järjestelmää. Näiden toimintojen ratkaisut olivat valinnassa ykkössijalla. Lisäksi järjestelmiä arvioitiin taloushallinnon tarpeiden pohjalta. Viimeisenä valintakriteerinä tuli hinta, kertoo konsernin toimitusjohtaja Veli-Markku Nieminen prosessista. - Visma L7 valikoitui koko konsernin yhteiseksi toiminnanohjausjärjestelmäksi, ja aloitimme sen käytön tämän vuoden alusta. Jonkin verran myös mieltymykset ja tottumukset Visman järjestelmään vaikuttivat valintaan, sillä se oli ollut meillä aiemmin käytössä projekteissa. - Nopea tiedonkulku on erityisen tärkeää. Haimme ratkaisua, jolla reaaliaikainen tieto kulkee saumattomasti. LVISNetillä on tärkeä rooli siinä, että saamme ostotiedot tukuilta sähköisinä nopeasti suoraan projekteille ja muille töille. Teimme viime vuonna 14,5 miljoonan euron liikevaihdon. Vuodelle 2016 budjetoitu liikevaihto on noin 25 miljoonaa euroa. Järjestelmän pitää olla kunnossa, jotta liiketoiminta pysyy hallinnassa, korostaa Veli-Markku Nieminen. Joka tapahtuma kohdistuu oikealle työlle Jokainen ESP Konsernin tytäryhtiö hoitaa itsenäisesti tilauksensa ja projektivalvontansa. Yrityskohtaiset reskontrat ovat konsernin hallintopäällikön Hannele Kandelbergin vastuulla. - Suurimman osan tilauksista yrityksemme tekevät tukkujen verkkokaupoista. Meillä on LVISNet-yhteydet kaikkiin tukkuihin, joilta saamme verkkokaupoistakin tehtyjen tilausten vahvistukset ja laskut suoraan järjestelmäämme. Kun lasku tulee, järjestelmä osaa tuotekoodin perusteella viedä laskurivit oikealle työlle. Yhdessä laskussa saattaa olla monta sivua ostorivejä ja, jos ne joutuisi kirjoittamaan käsin, edessä olisi massiivinen työ. Todennäköisesti meillä pitäisi olla lisää reskontran hoitajia talossa ilman sähköistä laskuliikennettä ja rivien ohjautumista automaattisesti oikeille töille. Tietojen tullessa suoraan oikealle työlle tuotekoodeittain virheet vähenevät ja tiedot seurantaa varten ovat ajan tasalla, Hannele Kandelberg sanoo. - Kaikki tapahtumat kohdistuvat jollekin työnumerolle. Meillä ei ole tapahtumia, joita ei olisi kohdistettu mihinkään. Suurin osa yritystemme töistä on projekteja. Niiden seuranta on hyvin tarkkaa, ja Visma L7:stä saamme monenlaisia raportteja eri tarkoituksiin. Laskutöitä meillä on melko vähän. - LVISNet on ollut konsernissa pitkään käytössä. Liiketoimintamme lähti liikkeelle ES-Projekteista, joka perustettiin vuonna Melkein toiminnan alussa hankimme LVISNetin välittämään tilauksia sekä vastaanottamaan ostolaskuja suoraan silloisesta Visio 3 -toiminnanohjausjärjestelmästämme. Kaikissa yrityksissämme on aina ollut selvää, että tarvitsemme tehokkaan alan järjestelmän sekä LVISNetin välittämään tilaus- ja laskusanomia yritystemme ja tukkujen välillä. - Meillä ei ole tapahtumia, joita ei olisi kohdistettu millekään työlle. Työnumeroilla tukuilta tulleiden ostolaskujen rivitiedot siirtyvät automaattisesti ja nopeasti oikeille töille, sanoo Hannele Kandelberg. 11

12 Tehoa toimintaan Ota LVISNet käyttöösi. Nyt aloituskuukausi veloituksetta. Lue lisää