Point TCS Tapahtumien koontipalvelu Käyttäjän ohjekirja

Transkriptio

1 Point TCS Tapahtumien koontipalvelu Käyttäjän ohjekirja Versio 2.0

2 Sisällysluettelo 1 Yleistä palvelusta Tietoturva ja käytettävyys Palveluun kirjautuminen Palvelun etusivu Clearing Päätaso Päiväkohtainen taso Toimipaikkataso Ongelmatilanteet Ongelman kuittaus Tapahtuman peruutuspyyntö Raportit Hallinta Provisiot Haku Käyttäjien hallinta Vaihe 1 Salasanalistasta luopuminen Vaihe 2 Käyttäjien lisääminen Viitteet Sähköinen tiliote (20)

3 1 Yleistä palvelusta Point TCS (Transaction Collecting System) mahdollistaa yrityksen maksupäätteiden rahavirtojen tarkkailun keskitetysti. Keskitetty hallinta tapahtuu palvelun tarjoaman asiakaskohtaisen internetsivuston kautta. TCS-palvelu kerää maksupäätetapahtumia maksupäätteiltä asiakkaan määrittämiin ryhmiin ja lähettää ne kerran päivässä eteenpäin pankkiin. Pankin tilitykset näkyvät yrityksen tiliotteella ryhmäkohtaisesti. Tilityksille voidaan asettaa ryhmäkohtainen viite, joka helpottaa tilitysten kohdistamista taloushallinnon ohjelmistoissa. Yksi maksupäätesopimus on riittävä, yrityksen päätemäärästä riippumatta. Kun käytössäsi on TCS-palvelu, maksupäätteisiin ei tarvitse erikseen syöttää pankin maksupäätepalvelun PATU-avaimia. 1.1 Tietoturva ja käytettävyys TCS-palvelun tietoturva on varmistettu alan viimeisimmällä teknologialla. Palvelu on ulkopuolisen tietoturvatalon sertifioima ja se uusitaan vuosittain. Käytettävyys ja toimintavarmuus ovat yrityksen rahaliikennettä käsiteltäessä yksi tärkeimmistä ominaisuuksista tietoturvan ohella. Korkean käytettävyyden ensimmäinen lähtökohta on, että asiakastiloissa tai asiakkaan vastuulla ei ole mitään palveluun liittyviä komponentteja, vaan kaikki järjestelmät sijaitsevat ammattimaisen valvonnan ja ylläpidon alaisessa ympäristössä. Point valvoo 24/7 palvelun toimintaa automaattisella hälytysjärjestelmällä, joka perustuu todellisen rahaliikenteen seurantaan. Maksupäätteen lähettämät korttimaksutapahtumat taltioidaan aina salattuna fyysisesti useaan eri paikkaan, joten mahdollisuus menettää tietoja on minimoitu. TCS-palvelun käyttöön tarkoitetut asiakaskohtaiset internetsivut on salattu vastaavalla menetelmällä kuin suomalaiset verkkopankit. Myös asiakkaan internetselaimen ja palvelun välinen liikenne on salattu (https) ja käyttäjän tunnistus hoidetaan kolminkertaisella tunnistuksella (käyttäjätunnus, salasana ja vaihtuva salasana). TCS-palvelu on PCI-hyväksytty ja toimii ainoastaan yhdessä Point SSL - reitityspalvelun kanssa. Palveluun liitettävät maksupäätteet ovat aina PCI PED - hyväksyttyjä ja EMV-sertifioituja. 3 (20)

4 2 Palveluun kirjautuminen Palveluun kirjaudutaan osoitteessa alla olevan kuvan mukaisesti: Kirjautumiseen tarvitaan käyttäjätunnus, kiinteä salasana sekä vaihtuva salasana. Vaihtuvan salasanan järjestysnumero lukee kentän edessä. HUOM! Vaihtuvia salasanoja käytetään uudelleen, joten niitä ei tule yliviivata listalta. Salasanalistan tilalla voidaan käyttää myös tekstiviestikirjautumista. Ohjeet tähän kohdassa 9. Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan asiakkaalle Pointilta. Jos käyttäjätunnus unohtuu tai palveluun kirjautuminen ei jostain syystä onnistu, ota yhteys Pointin asiakaspalveluun. (Puh: , Sähköposti: ) Palvelussa on 8 eri kieliversiota: suomi, englanti, ruotsi, tanska, eesti, latvia, liettua ja norja. Voit vaihtaa haluamasi kielen sivun ylälaidasta löytyvistä lipuista. 4 (20)

5 3 Palvelun etusivu Kun kirjaudut palveluun, tulet automaattisesti palvelun etusivulle. Siinä julkaistaan tärkeitä tiedotteita koskien palvelua. Etusivulla näkyy myös mm. TCS-palvelun kautta kulkenut maksuliikenne viimeisen 7 päivän ajalta sekä mahdolliset ongelmatilanteet: 5 (20)

6 4 Clearing TCS-käyttöliittymän Clearing-välilehti tarjoaa reaaliaikaisen näkymän palvelun kautta kulkevaan rahaliikenteeseen. 4.1 Päätaso Clearing-näkymän ylimmällä tasolla listataan päiväkohtaisesti pankkiin lähetettyjen tapahtumien summat ja kappalemäärät korttityyppikohtaisesti ryhmiteltynä: Palvelussa näkyvät kaikki tapahtumat kuudenkymmenen päivän ajalta. Sitä vanhemmat tapahtumat poistuvat palvelusta automaattisesti, pois lukien tapahtumat, jotka ovat Ongelmia-tilassa. Tapahtumat listataan tapahtumien vastaanottopäivän mukaisesti. Erät, jotka sisältävät tapahtumia eri päiviltä, jaetaan päiväkohtaisiin eriin. Ravintoloiden osalta tapahtumapäivä vaihtuu klo 05:00. Muiden yritysten osalta tapahtumapäivä vaihtuu klo 00:00. Palvelu näyttää kunkin päivän tapahtumat korttityypeittäin. - Vastaanotettu päätteiltä sarakkeissa listataan ne tapahtumat, jotka on lähetetty TSC -palveluun maksupäätteiltä. - Vahvistettu pankista sarakkeissa listataan ne tapahtumat, jotka pankki on hyväksynyt maksupäätepalautteessa. - Tila-sarakkeessa näkyy lähetysten tila seuraavasti: OK: Kun tila on OK, kaikki lähetetyt tapahtumat on hyväksytty pankissa. Odottaa palautetta: Pankista tuleva palaute ei ole vielä saapunut. 6 (20)

7 Odottaa pankkilähetystä: Tapahtumia ei ole vielä lähetetty TCSpalvelusta pankkiin. Kyseinen solu on keltainen. Ongelmia: Lähetyksessä on ongelma. Kyseinen solu on punainen. Valitsemalla Tila-sarakkeessa olevan kysymysmerkki-painikkeen ( ), saa tarkemmat ohjeet siitä, miten ongelmatilanteen voi selvittää. 4.2 Päiväkohtainen taso Päätasolta voidaan siirtyä tarkemmalle päiväkohtaiselle tasolle. Mikäli päivän lähetyksessä on ollut ongelmia, tältä tasolta nähdään mihin toimipaikkaan ongelma liittyy. Esimerkissä on vain yksi toimipaikka nimeltä Testi: 7 (20)

8 4.3 Toimipaikkataso Päivätasolta voidaan edelleen navigoida toimipaikkatasolle, jossa maksupäätteet on yksilöity sarjanumeroilla tai asiakkaan määrittämillä teksteillä. Yksilöllinen sarjanumero löytyy jokaisen maksupäätteen pohjassa olevasta tarrasta. Esimerkissä on yksi maksupääte, jolla on tehty useita Visa / Master Card tapahtumia eri aikoihin. Pankkiin on lähetetty neljä erää, joista kaksi ensimmäistä on virhetilassa (Lähetetty pankkiin, palaute viivästynyt) ja kaksi viimeistä on ollut virhetilassa, mutta nyt tila on OK. Lisäksi toimipaikkatasolla on listattuna erät, joita ei ole voitu lähettää pankkiin esimerkiksi siitä syystä, että erä sisältää vanhentuneita tapahtumia tai duplikaattitapahtumia. 4.4 Ongelmatilanteet TCS -palvelussa voidaan myös tarkastella erään kuuluvia korttimaksutapahtumia. Tämä helpottaa ongelmatilanteiden selvittelyä huomattavasti. Jos pankki hylkää yksittäisiä tapahtumia, hylkäyksen syy on luettavissa tästä näkymästä. 8 (20)

9 Toimipaikkatason näkymä tarjoaa myös työkalut ongelmatilanteiden selvittämiseen. Erän tilatiedon vieressä olevasta kysymysmerkki-painikkeesta käyttäjä voi avata ikkunan, joka kertoo tarkempia tietoja ongelman tyypistä, mitä sille tulee tehdä ja mihin tahoon ongelmasta voi olla yhteydessä (Pointin asiakaspalvelu / pankin maksupääteneuvonta). Ikkunassa näytetään erän tunnistetiedot, joiden avulla esimerkiksi pankki voi tunnistaa erän omassa järjestelmässään. Valitsemalla Ryhmä-sarakkeesta toimipaikan nimen, pääset tarkastelemaan kyseisen toimipaikan lähetyksiä laitekohtaisesti. 9 (20)

10 Pääte-sarakkeessa, laitteen sarjanumeron vieressä olevaa nuoli-kuvaketta painamalla, tulee esiin valikko Hae tämän päätteen tilityserät. Tästä pääset tarkastelemaan kyseisen päätteen tilityseriä. Tilityserän numero muodostuu palvelussa toimipaikkakohtaisesti sekä korttikohtaisesti. Jos palvelussa on useampi kuin yksi maksupääte ja jokin päätteistä ei lähetä normaalin lähetysajan mukaan tapahtumia (esim. jos pääte ei ole päällä), kyseisen päätteen lähetyksestä muodostuu uusi tilityserän numero, joka eroaa kyseisen päivän tilityserän numerosta. 4.5 Ongelman kuittaus Kun ongelma on ratkaistu, sen voi kuitata selvitetyksi kuittaustyökalulla. Kuittauksen jälkeen kyseinen erä ei näy enää virheellisenä käyttöliittymässä. Kuittausviestin yhteyteen tallennetaan lyhyt selitys sekä kuittaajan käyttäjätunnus. Sitten painetaan Kuittaa-painiketta. 10 (20)

11 Kuittauksen jälkeen: Tila-sarakkeen teksti muuttuu seuraavaksi: Tapahtumat hylätty / Kuitattu. Keltainen solu muuttuu harmaaksi. Ylemmillä tasoilla Tila-sarakkeen teksti Ongelmia muuttuu tekstiksi: OK. Punainen solu muuttuu harmaaksi. 4.6 Tapahtuman peruutuspyyntö Avaa ensin haluttu päivä palvelun Clearing-sivulta valitsemalla kyseinen päivämäärä. Avaa sitten haluttu erä painamalla Ryhmä-kohdassa olevaa nimilinkkiä. Avaa haluttu erä, jossa peruttava tapahtuma on, painamalla Pääte-kohdassa olevaa sarjanumerolinkkiä. Nyt avautuvassa näkymässä on erän sisältämät tapahtumat. Avaa haluttu tapahtuma painamalla Aika-kohdan edessä olevaa nuolta ( ). Nyt avautuvassa näkymässä on kyseisen tapahtuman tiedot: Sarakkeessa Tila on painike Tilaa peruutus. Valitse tämä. 11 (20)

12 Vastaa myöntävästi, kun palvelu pyytää vahvistamaan peruutuspyynnön. Kirjoita lyhyt mutta kattava selvitys siitä, miksi kyseinen tapahtuma vaatii peruutuksen, sillä Point käsittelee sen tämän selvityksen perusteella. Palvelussa voi seurata peruutuspyyntöjen etenemistä välilehdellä Tapahtumien peruutuspyynnöt. 5 Raportit TCS-palvelu tarjoaa asiakkaalle kuukausi- ja päivätason raportit. Raporteissa on myös mahdollisuus seurata korttimaksuista veloitettava provisiota. Asiakas voi määrittää omat provisionsa korttityypeittäin Provisio-välilehdellä. Raporteissa voidaan tarkastella koko yrityksen ja toimipaikkojen korttimaksuliikennettä kuukausittain ja päivätasolla. Alla olevassa esimerkissä tarkastellaan yhden kuukauden toimipaikkakohtaista dataa: Kuukausiraportin saa myös Excel-muotoisena otsikon vieressä olevasta Excelkuvakkeesta. 12 (20)

13 Palvelussa olevia muita raportteja on muun muassa tapahtumaraportti, josta voi tarkastella yleisesti tapahtumiin liittyviä tietoja, kuten PIN-ohituksia: Palvelu voidaan myös liittää lukemaan pankin sähköistä tiliotetta, jolloin palvelusta saadaan Avoimet saatavat raportti. Avoimet saatavat näyttää tapahtumat, jotka puuttuvat tiliotteelta, mutta ovat lähteneet pankkiin TCS-palvelusta. Tällöin saadaan helposti tieto siitä, mitä pankki on todella maksanut tilille. Yritysryhmäraportti voidaan ottaa käyttöön, jos tarvitaan usean eri yrityksen rahaliikenteestä koottu raportti. Palvelu tallentaa tilatut Excel muotoiset raportit Yritysryhmäraportti-välilehdelle, josta ne voidaan ladata milloin vain. Virhetilalliset tapahtumat välilehdeltä nähdään kaikki ne erät, jotka ovat palvelussa Ongelmia-tilassa. Kun mahdolliset Ongelmia-tilassa olevat erät on selvitetty pankin kanssa ja virheet kuitattu, näkyvät ne Kuitatut tapahtumat välilehdellä. 13 (20)

14 6 Hallinta TCS:n Hallinta-välilehdellä asiakas voi tarkastella TCS:ään konfiguroituja pankkiyhteyksiä, näihin pankkiyhteyksiin liittyviä pääteryhmiä sekä pääteryhmissä olevia päätteitä. Päätteen voi myös merkitä tilapäisesti pois käytöstä Hallinta-sivulta, mikäli se on esimerkiksi vain osan vuodesta käytössä. Maksupäätteiden asetusten muuttamiseen sekä ohjelmointiin tarvittavan pääte- ja päiväkohtaisen salasanan saa myös Hallinta-sivulta. Lisäksi asiakas voi tarkistaa milloin maksupääte on ollut viimeksi yhteydessä palveluun. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun käytössä on paljon kannettavia maksupäätteitä, jotka ovat voineet mennä virransäästötilaan ennen tapahtumien lähetystä. 14 (20)

15 7 Provisiot Provisiot-välilehdellä pääset muuttamaan eri korttityyppien provisioita. Kun provisio on määritelty tietyn korttityypin osalta, näkyy provision osuus raporteissa. 15 (20)

16 8 Haku Hakutoiminnon avulla käyttäjä voi nopeasti hakea haluamansa erät tai tapahtumat tarkastelua varten. Hakukriteereinä voidaan käyttää tapahtumaan liittyviä tietoja kuten korttinumeron peitettyä muotoa, summaa tai tapahtuma-aikaa. Hakukriteerinä voidaan käyttää myös päätteen sarjanumeroa, erän viitenumeroa tai erän eränumeroa: 16 (20)

17 9 Käyttäjien hallinta 9.1 Vaihe 1 Salasanalistasta luopuminen Sinun tulee luopua salasanalistan käytöstä, jotta voit luoda lisää käyttäjiä palvelussa. Tämä toiminto tehdään vain kerran. Täytä kenttiin tarvittavat tiedot ja klikkaa Lopeta salasanalistan käyttö painiketta. 17 (20)

18 9.2 Vaihe 2 Käyttäjien lisääminen Käyttäjiä voi nyt lisätä seuraavasti: Täytä kenttiin tarvittavat tiedot. Käyttöoikeudet-kohdan alasvetovalikosta voit määritellä käyttäjän oikeudet: 18 (20)

19 Ryhmäkohtaiset käyttöoikeudet kohdassa voit määritellä käyttäjän oikeudet päästä tiettyihin ryhmiin, jos yrityksellä on useita ryhmiä palvelussa. Valitsemalla kohdan Käyttöoikeus kaikkiin pääteryhmiin sallit pääsyn kaikkiin ryhmiin, eikä ryhmiä tarvitse erikseen valita: Valitsemalla kohdan Sähköpostiraportti palvelu lähettää käyttäjälle sähköpostilla mahdolliset virheraportit. Paina Seuraava-painiketta. Palvelu näyttää käyttäjän tiedot. Tarkista että ne ovat oikein. Valitse kohta Lähetä salasana käyttäjälle tekstiviestinä, jos haluat lähettää tunnuksen tekstiviestillä. Valitse lopuksi Luo käyttäjä: 19 (20)

20 10 Viitteet TCS-palvelussa voidaan asettaa käyttöön viitenumero, joka näkyy asiakkaan tiliotteella, kun pankki tai luottolaitos tilittää korttimaksut. Tämä helpottaa maksuliikenteen täsmäyttämistä esimerkiksi taloushallinnon ohjelmistoissa. Asiakkaan tulee sopia erikseen pankin ja luottolaitosten kanssa viitteellisten tilitysten käyttöönotosta. TCS tukee monia erilaisia viitenumeromalleja. Viitenumero voi sisältää esimerkiksi päivämäärän, tilityserän numeron, jäsenliikenumeron ja toimipaikkanumeron. Pankki- ja luottokorttitilityksille voidaan käyttää erilaista viitenumeroa. Myös asiakaskohtaisia viitenumeromalleja voidaan tarjota sopimuksen mukaan. 11 Sähköinen tiliote TCS-asiakkaalle voidaan kytkeä käyttöön sähköisen tiliotteen luku. Tällöin TCS:n Clearing- ja Raporttinäkymissä on nähtävillä lähetetty pankkiin ja vahvistettu pankista tietojen lisäksi tieto siitä, mitä pankki on todella maksanut tilille. Todellisista tilityksistä voidaan myös laskea tarkka provisio ilman etukäteen asetettuja provisioprosentteja. 20 (20)