LUKIJALLE. Arvoisa lukija

Transkriptio

1 LUKIJALLE Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu 3 4 tiedottaa Lukijalle... 1 Tilinpäätöksellä tiukka aikataulu... 2 Kirjanpito ja maksuliikenne... 3 Laskutus... 4 Ostolaskut... 5 Palkanlaskenta... 5 Kohti toiminnan kokonaisvaltaista seurantaa... 6 Yhtiöittäminen muuttaa alv-käytäntöä... 7 Uusi asiakasyhteistyön malli käyttöön Talpassa... 8 Millaista on talpalaisten arki asiakasrajapinnassa?... 9 Kerro miten Talpa palvelee? Työharjoittelu hyödyntää kaikkia osapuolia Tilinumero aina IBAN-muodossa Matkustaja, päivitä itsesi mobiilimaailmaan Taloustoimintojen tehokkuusvertailu Tilauksesta maksuun -hanke etenee Ostolaskut BIP:illä ja Tilausrekisteri Laskeen Sonera välittää jatkossa Helsingin kaupungin laskut Talpan asiakaspäivän antia Nimityksiä Arvoisa lukija Tähän Talpa tiedottaa -lehteen olemme koonneet oman osion liittyen lähestyvään tilinpäätökseen. Toivomme näiden yhteenvetojen ja tiivistelmien auttavan meitä kaikkia tulevan tilinpäätöksen kanssa, joka nyt laaditaan nopeutetulla aikataululla. Viikon nipistäminen jo ennestään tiukasta aikataulusta vaatii suurta ponnistusta läpi koko tilinpäätösprosessin. Talpan syksy on ollut työn innoittama, olemme luoneet uutta asiakasyhteistyön mallia ensi vuoteen parantamaan vuorovaikutusta ja yhteistyötä teidän asiakkaiden kanssa, samalla olemme perehtyneet uusiin tuleviin osakeyhtiöihin ja niiden vaateisiin. Oppilaitosyhteistyötä olemme syventämässä myös tulevaisuutta silmällä pitäen ja siitä uskomme saavamme molemmin puolista hyötyä jatkossa. Talpalaisen osaamisen uudistuminen ja laajeneminen näkyy ja tuntuu varmasti jossain vaiheessa myös asiakkaan päässä. Kaupungin toimintaympäristön muutoksia olemme sisäisesti lähteneet myös pohtimaan, onhan niillä kenties suurikin vaikutus taloushallinnon palvelukeskuksen tulevaisuuteen samalla kuitenkin muistamme, että muutokset ovat aina myös mahdollisuus uuteen! Talpan johtokunnan kanssa lokakuussa pidetty seminaari muovasi Talpan visiota suuntaan, jossa Talpan kaltainen toimija pysyy mahdollisessa myllerryksessä mukana ja asiakkaan tukena: Olemme kustannustehokas kumppani ja aidosti asiakkaalle arvoa tuottava talous- ja palkkahallinnon palvelukeskus. Toivotamme Teille kaikille Rentouttavaa Joulun aikaa! Tuija Kuivalainen ja Talpan väki TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE

2 Tilinpäätöksellä tiukka aikataulu T ämän vuoden tilinpäätöksen koostaminen on alkamassa. Tilinpäätösaikataulua on aiempiin vuosiin verrattuna kiristetty noin viikolla ja tavoitteena on toimittaa tilinpäätös kahta viikkoa aikaisemmin kaupungin johdolle ja päättäjille. Tilinpäätösohje liitteineen: Yhteiset palvelut > Kirjanpitopalvelut > Tilinpäätös > Tilinpäätösohjeet 2014 Talpan osastot ovat koonneet seuraaville sivuille tilinpäätöksessä tärkeimmät huomioitavat asiat ja päivämäärät. Tilinpäätös Tilinpäätös kootaan virastojen ja liikelaitosten sekä konsernin tytäryhteisöjen tiedoista. Kaupunginkanslia tilaa tilinpäätöksen Talpalta. Tilikausi on kalenterivuosi. Kaupunginhallituksen on laadittava tilinpäätös tilikauden jälkeisen maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajan tarkastettavaksi sekä tilintarkastuksen jälkeen saatettava se kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätökseen kuuluvat n Tuloslaskelma n Rahoituslaskelma n Tase n Konsernitase ja niiden liitetiedot n Talousarvion toteutumisvertailu n Toimintakertomus Lisätietoa > Kaupunki ja hallinto > Strategia ja talous > Tilinpäätös tiedottaa Ta k a i s i n e t u s i v u l l e 2

3 Kirjanpito ja maksuliikenne Talpa ja asiakasvirastot ja -liikelaitokset ovat aloittaneet vuoden 2014 tilinpäätökseen valmistautumisen. Talpassa pidetyssä Tilinpäätösinfossa kävimme läpi tilinpäätösaikataulut ja tilinpäätösohjeistuksen, tase-erittelyjen ja liitetietojen sisältöä. Infossa oli paljon osallistujia paikalla. Infon materiaalin löydät Helmestä Tilinpäätös 2014 sivustolta. Tilinpäätösaikataulu Tilinpäätösaikataulut on laadittu tilinpäätöksen nopeuttamisaikataulun mukaan. Tilinpäätös laaditaan vain ja ainoastaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden ja Talpan välillä. Tilinpäätös aikaistuu kahdella viikolla. Tämä on ollut tilinpäätöksen nopeuttamisprojektin tavoitteena. Aikaa tilinpäätöksen tekemiseen on nyt huomattavasti vähemmän kuin aiemmin. Asiakasvirastojen aikataulua on nopeutettu viikolla. Helsingin kaupungin tilinpäätöksen on määrä valmistua myös viikkoa nopeammalla aikataululla kuin aiempina vuosina. Yhteensä aikataulua on nopeutettu kahdella viikolla. Olemme jokainen vastuussa siitä, että tilinpäätös valmistuu annetun aikataulun mukaan. Tehdään kaikki mahdollinen työ hyvissä ajoin jo ennen joulua ja huolehditaan siitä, ettei jätetä asioita aikataulujen viimehetkeen, mikäli asiat on mahdollista tehdä jo ennemmin. Huomioitavaa on, että osakeyhtiöksi muuttuvat liikelaitokset Helsingin Satama, Palmia ja Helsingin Energia tekevät tilinpäätöksen siten, että heidän tilinpäätöksensä on valmis mennessä. Tilinpäätösohjeet Tilinpäätösohjeet liitteineen on tallennettu Helmeen Tilinpäätös sivustolla. Ne ovat näin ollen kaikkien tilinpäätökseen osallistuvien saatavilla. Tilinpäätös työtila on käytössä aiempien vuosien tapaan. Työtilasta löytyvät tilinpäätösohjeet liitteineen. Työtilaan tallennetaan valmiit liitetiedot. Tilinpäätös-työtilan käyttöoikeuksia myöntää Mithu Abul Kashem. Toivomme yhteydenotot 8.12.mennessä. Ohjeet mukailevat edellisvuoden ohjetta. Ohjeen alkusivuilla on kerrottu muuttuvat kohdat. Ohjeiden sisällysluettelo auttaa löytämään oikean kohdan pitkästäkin ohjeesta. Ohjeiden liitteistä löytyvät mm. tilinpäätöksen aikataulut sekä tase-erittelymalleja ja -pohjia, yksityiskohtaisempia toimintaohjeita sekä Talpan yhteyshenkilöiden osoiteja yhteystietoja. Jokaisen tilinpäätökseen osallistuvan on tutustuttava ohjeistukseen huolella. Asiakasvirastojen ja -liikelaitosten on huolehdittava, että ohjeistus annetaan tiedoksi kaikille tilinpäätökseen osallistuville. Jaksotukset; tulojen ja menojen suoriteperusteinen kirjaaminen Kaikki olennaiset rahamääräiset tapahtumat on kirjattava tai oikaistava suoriteperusteisiksi viimeistään tilinpäätöksessä. Tavaroiden ja palvelujen myynti kirjataan sen tilikauden tulona, jolloin tavara tai palvelu on luovutettu. Ostolaskut kirjataan menoksi sille tilikaudelle, jolloin tavara tai palvelu on vastaanotettu. Palkat ja palkkiot kirjataan sille tilikaudelle, jonka aikana palkka/palkkio on ansaittu. Sosiaalikuluprosentit määräytyvät kuitenkin maksatuskauden (v.2015) eikä ansaintakauden mukaan. Edellä mainituista kirjanpidon jaksotusperiaatteista käytetään nimitystä suoriteperuste. Jaksotuksissa on kirjattava suoriteperusteisesti valtiolta saatavat korvaukset sekä EUhankkeiden tukiosuudet. Valtionosuustulot kirjataan tuloksi kaudelle, jona oikeus ko. tuloon syntyy. Ulkopuolisten rahoitta- tiedottaa

4 missa projekteissa tuotot kohdistetaan projektin toteutuksen mukaisesti oikealle kaudelle. Jaksotustositteet laaditaan pääsääntöisesti asiakkaan toimesta. Tase-erittelyt Tilinpäätöshetkestä tulee laatia KPA 5 luvun mukainen tase-erittely. Tase-erittely tehdään pääsääntöisesti kaikista taseen tileistä. Tase-erittelyt laaditaan Talpan ja asiakkaiden toimesta sovittujen tasevastuiden mukaan. Tilinpäätöksessä tase-erittelyn tekijöiden on hyvä kiinnittää entistä enemmän huomiota tase-erittelyjen oikeellisuuteen. Tilintarkastajat ovat tehneet aiempina vuosina toistuvia havaintoja hyvin puutteellisista tase-erittelyistä. Jokaisen taseerittelyjä laativan tulee perehtyä tase-erittelyjen laatimisohjeisiin ja noudattaa niitä kirjaimellisesti. Tase-erittelyt on päivättävä, laatijoiden allekirjoitettava ja liitettävä tarpeelliset liitteet. Varmentamisvaatimuksen vuoksi tase-erittelyjä ei tallenneta työtilaan, vaan lähetetään sisäisessä postissa Talpan kirjanpidon yhteyshenkilölle. timisessa noudatetaan kirjanpitolautakunnan kuntajaoston Yleisohjetta kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen liitetiedoista ( ). n Tilinpäätöksen määräaika liitetiedoille: keskiviikko n Kunnan tilinpäätöksen liitetiedot koskevat: tilinpäätöksen laatimista, konsernitilinpäätöksen laatimista, tuloslaskelmaa, taseen vastaavia ja vastattavia, vakuuksia ja vastuusitoumuksia, henkilöstöä ja tilintarkastajan palkkioita ja ympäristövastuita. Tarkempaa ohjeistusta löydät Helmen ohjeista ja Tilinpäätös 2014 työtilasta. Laskutus Tilinpäätöksen nopeuttamiseksi aikataulut ovat myös laskutuksen osalta tulevana vuodenvaihteena totuttua kireämmät. Kaupungin sisäisten laskujen aineistot tulee toimittaa Talpaan maanantaihin mennessä. Muut laskutuspyynnöt ja virastojen omissa järjestelmissä muodostettavat laskutuserät tulee toimittaa Talpaan perjantaihin 2.1. mennessä. Myyntireskontra sulkeutuu maanantaina 5.1., joten aikaa on hyvin rajallisesti. Aineiston Talpaan saapumisen jälkeen laskutusosastolla korjataan mahdollisesti syntyneet idoc-virheet. Yhteistyössä ostolaskujen kanssa perustetaan Laskeen uusia asiakkaita ja laajennetaan olemassa olevia. Talpassa on varauduttu työskentelemään viikonloppuna , minkä takia on ensiarvoisen tärkeää, että kaikki aineisto on lähetetty ajallaan 2.1. mennessä. Jos laskutuspyyntöä ei määräaikaan mennessä toimiteta laskutukseen, tulee viraston sopia mahdollisesta tulon jaksottamisesta. Liitetiedot n Kunnan tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. n Kunnan, joka tytäryhteisöineen muodostaa kuntakonsernin, tulee laatia ja sisällyttää tilinpäätökseensä konsernitilinpäätös. n Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kunnan toiminnan tuloksesta, taloudellisesta asemasta ja rahoituksesta. n Kunnan tilinpäätöksen liitetietojen laa- tiedottaa

5 Ostolaskut Tilinpäätösohjeen liitteenä on ostolaskujen ohje, joka on tarkoitettu ostolaskujen tarkastajille, hyväksyjille ja Kostin käyttäjille. K aikista mennessä vastaanotetuista tavaroista ja palveluista tehdään asianmukainen menokirjaus vuoden 2014 kirjanpitoon. Tavaran tai palvelun toimituspäivä ratkaisee, mille vuodelle meno kuuluu. Laskun päiväys ei vaikuta asiaan. Loppuvuoden hankintoja tehtäessä on jo etukäteen sovittava toimittajan kanssa siitä, että laskut tulevat Talpan ostolaskui- Palkanlaskenta hin viimeistään Vuodelle 2014 kirjattavat ostolaskut tulee olla tarkastettuina ja hyväksyttyinä BIP:ssä perjantaihin mennessä. Mikäli tämän jälkeen laskuja tulee vielä kierrolle, tulee niiden olla tarkastettuina ja hyväksyttyinä viimeistään maanantaina Ostoreskontra suljetaan , minkä jälkeen vuotta 2014 koskevat laskut kirjataan vuodelle Jokaisen laskun tarkastajan ja hyväksyjän on määriteltävä sijainen BIP-järjestelmään lomansa ajaksi. Laskuja ei saa jäädä tarkastamatta tai hyväksymättä lomien takia. Sairastumistapauksissa varahenkilöasetus tehdään Talpan ostolaskuosastolla. Varahenki- tiedottaa löasetus pyydetään soittamalla Helmestä löytyviin asiakaspalvelunumeroihin tai sovellusneuvontaan (p ). Pyynnön voi lähettää myös sähköpostilla talpa.ostolaskut@hel.fi. Ostolaskuihin liittyviä muistiotositteita tulee tehdä päivittäin sitä mukaa, kun havaitaan oikaisua vaativia virheitä kirjanpidon raporteilta. Muistiot toimitetaan Talpan ostolaskuosastolle tallennettaviksi. Vuodelle 2014 kuuluvat käyttöomaisuushankintoja koskevat muistiot on oltava Talpassa viimeistään keskiviikkona kello mennessä ja muut muistiotositteet viimeistään keskiviikkona Ta k a i s i n e t u s i v u l l e T ammikuun 22. päivän palkka- ja palkkioajoja on aikaistettu viikolla, jotta siirtyvät palkat saadaan raportoitua ennen tilinpäätöstä palkka- ja palkkioajon materiaali (palkkioilmoitukset, lisä- ja ylityöt ym.) on toimitettava Talpaan 2.1. klo mennessä. Vuonna 2015 maksuun menevät palkat ja palkkiot on ilmoitettava vuoden 2015 laskentatunnisteilla 5

6 Kuukausikatkojen seurantaan oma työtila Kohti toiminnan kokonaisvaltaista seurantaa Kaupunginkanslia ja Talpa toteuttivat yhdessä EY:n konsulttien ja virastojen kanssa vuosina projektin, jossa selvitettiin keinoja nopeuttaa tilinpäätösprosessia. Projektissa tunnistettiin erääksi keskeisimmäksi kehittämiskohteeksi kuukausikatkojen seuranta. Useammalla kaupungin virastolla on toki oma tapansa seurata oman taloutensa toteumaa, mutta kaupunkitason seurantaa täsmäysten ja muiden kuukausittain toistuvien toimenpiteiden sekä tilinpäätöksissä tehtävien jaksotusten toteutumisajankohdista ei tähän saakka ole ollut. Nyt tämä olennainen epäkohta poistetaan Kuukausikatkojen seuranta -työtilan avulla. Kuukausittainen seuranta vuoden 2015 alusta Seurannan tarkoitus on, että sen avulla löydetään mahdollisia pullonkauloja, jotka toistuvat ja hidastavat työtämme sekä heikentävät työn laatua paitsi tilinpäätöksessä, myös tilikauden aikana. Talpan kirjanpito- ja maksuliikenneosasto vastaa yhtenäisen seurannan suunnittelusta ja toteuttamisesta. Kuukausikatkojen seuranta koskee kaupungin kaikkia virastoja ja liikelaitoksia. Nykyiset ja tulevat tytäryhteisöt eivät ainakaan toistaiseksi ole mukana seurannassa. Talpa pilotoi kuukausikatkojen seurannan työtilaa Opevin kanssa yhteistyössä syksyn 2014 aikana. Marraskuussa kuukausikatkojen seuranta lanseerattiin kaikille muille hallintokunnille. Tavoitteenamme on, että kuukausikatkojen varsinainen seuranta alkaa vuoden 2015 tammikuun aineistosta. Jokaiselle virastolle ja liikelaitokselle on avattu Kuukausikatkojen seuranta -työtilaan oma kirjasto. Virastojen ja liikelaitosten yhteyshenkilöillä on pääsy vain oman viraston tai liikelaitoksen tietoihin. Käyttöoikeudet on annettu yhteyshenkilöille seuraavasti: n tallennusoikeus oman viraston tai liikelaitoksen vastuulla oleviin seurantataulukoihin. n katseluoikeus Talpan vastuulla oleviin oman virastonne tai liikelaitoksenne seurantataulukoihin. n katseluoikeus Ohjeistus-sivustolle. Testaa ja muokkaa ennen käyttöönottoa Ennen kuin kaupunkitason seuranta voi alkaa, virastojen ja liikelaitosten yhteyshenkilöiden on testattava pääsy työtilaan. Jos kirjautumisessa on ongelmia tai jotakin vastaavaa teknistä ongelmaa työtilan käytössä tulee esiin, ottakaa Talpaan ensisijaisesti yhteyttä sähköpostilla osoitteella YHT Tal- tiedottaa

7 pa Kirjanpito KK-katkojen seuranta. Allekirjoittaneelle voi toki myös soittaa. Talpa kirjanpito on työstänyt alustavat toimenpideluettelot yhdessä Talpan muiden osastojen kanssa. Toimenpideluetteloita ei ole muokattu virasto- tai liikelaitoskohtaisiksi, joten tämä on jokaisen tehtävä itse. Kun toimenpidelistaus on valmis, se muokataan Talpan kirjanpidossa varsinaiseksi seurantataulukoksi muun muassa lisäämällä kuukausikohtaiset välilehdet. Työtilan käyttöönotosta ja seurantataulukon muokkauksesta on lähetetty ohje, joka löytyy myös työtilasta. Mikäli tarvitsette muokkausvaiheessa opastusta, Talpan eri osastojen yhteyshenkilöt auttavat tarvittaessa. Lisäksi, Talpan kirjanpito antaa lisää käyttöoikeuksia toimenpidelistauksiin täyttämienne tietojen mukaisesti. Halutessanne voitte loppuvuoden 2014 aikana koekäyttää toimenpideluetteloa lisäämällä siihen marras- ja joulukuulle omat välilehdet ja merkitsemällä niihin toteumapäivät. Seurannasta tulee juuri niin hyvä kuin miksi me sen teemme! Miettikää ja ideoikaa toimenpiteitä, joiden toteutumista kannattaa seuranta. Yhteistyöllä saamme kuukausikatkojen seurannasta varsin oivan työkalun nykytilan selvittämiseen sekä toimintamme kehittämiseen. Järjestelmällisen seurannan avulla saamme tietää, teemmekö oikeita asioita oikeaan aikaan. Keskitetty ja ajantasainen seuranta helpottaa kokonaistilanteen hallintaa niin yksittäisessä virastossa kuin Talpassakin. Kuukausikatkojen seuranta lisää myös toimintamme läpinäkyvyyttä. Hanna Kuittinen, suunnittelija Kirjanpito- ja maksuliikenneosasto Yhtiöittäminen muuttaa alv-käytäntöä 4-pankkiryhmän rahalaitostunnukset ja BIC:t Edellisessä tiedotteessa (s. 11) esitellyssä 4-pankkiryhmän muutokset -jutun taulukossa oli kirjoitusvirhe, kun säästöpankkien BIC-koodista puuttui yksi kirjain. Oikeat BIC-koodit ovat: Pankkiryhmä Pankkinumeron 3 ensimmäistä numeroa BIC Aktia HELSFIHH POP Pankki -ryhmä POPFFI22 Säästöpankkiryhmä 400; 402; 403; ITELFIHH ; ; ; ; ; ; ; ; 715 Helsingin kaupungin liikelaitokset Satama, Energia ja osa Palmia-liikelaitosta yhtiöitetään alkaen. Virastojen ja liikelaitosten tulee huomata, että uudet osakeyhtiöt eivät alkaen enää ole osa Helsingin kaupunkia, eikä kaupungin ja yhtiöiden välisessä laskutuksessa ole kyse kaupungin sisäisestä laskutuksesta. Yhtiöille lähetettävien laskujen tulee täyttää arvonlisäverolaissa säädetyt pakolliset laskumerkintävaatimukset, laskulla pitää myös muistaa mainita yhtiön kaupparekisteriin merkitty nimi ja yhtiön y-tunnus. n Helen Oy y-tunnus n Helsingin kaupungin Palvelut Oy y- tunnus n Helsingin Satama Oy y-tunnus Koska kyseessä ei enää ole sisäinen veloitus, myyntien oikea arvonlisäverokäsittely tulee huomioida ja aina tarvittaessa varmistaa. Rakentamispalvelun käännetyn verovelvollisuuden soveltumiseen liittyvät kysymykset tulee varmistaa. Huomata tulee myös, että yhtiöt laskuttavat jatkossa Helsingin kaupunkia (y-tunnus ) arvonlisäverollisilla laskuilla, kun kyseessä on verollisen tavaran tai palvelun myynti. Myös uuteen rakentamisen tiedonantovelvollisuuteen liittyvät asiat tulee jatkossa huomioida. Pasi Rauhaniemi ja Tuija Larjomaa Talpan kirjanpito- ja maksuliikenneosasto tiedottaa

8 Asiakkuudenhallinta, asiakkuuksien johtaminen, asiakkuuden hoito vai asiakasyhteistyö? Uusi asiakasyhteistyön malli käyttöön Talpassa Talpa ottaa uuden asiakasyhteistyön mallin käyttöön vuoden 2015 alusta lukien. Uudistuksen tavoitteena on mm. tehostaa yhteisten tapaamisten antia tuomalla saman pöydän ääreen juuri oikeat ihmiset. Uuden yhteistyömallin tavoitteena on edelleen karsia toimintojen ja prosessien päällekkäisyyksiä. Asian eteen on tehty vuosien saatossa paljonkin, mutta yhä edelleen on syytä miettiä, miten saisimme yhdessä koko kaupungin edun ohjaavaksi tekijäksi prosesseja toteuttaessa ja kehittäessä. Vähenevillä resursseilla on jatkossa saatava aikaan enemmän. Kullekin asiakkaalle oma vastuuhenkilö Vastuuhenkilö -ajattelu on ollut käytössä Talpassa sen perustamisen aikoihin. Nyt siis palataan juurille ja hyväksi havaittuun toimintatapaan, jossa jokaiselle asiakkaalle nimetään Talpassa oma vastuuhenkilö (tai -henkilöt), jonka vastuulla on asiakasyhteistyön toteuttaminen käytännössä: n asiakasyhteistyön johdon tapaamisten toteuttaminen n tiedonkulun ja tiedonjakamisen järjestäminen Talpassa n yhteydenpito asiakkaan Talpan puolen asiantuntijoihin ja asiakkaan edustajiin n palvelusopimusten sisältö, työnjaon ja vastuiden kehittäminen n prosessien sujuvoittaminen Vastuuhenkilö huolehtii esimerkiksi siitä, että kaikilla tapaamiseen tulevilla talpalaisilla on ajan tasainen tieto asiakkaan asioista ja että tapaamissa sovitut asiat tulevat tehdyksi aikataulussa. Asiakasyhteistyön tapaamisia kolmella tasolla Asiakasyhteistyön johdon tapaamisissa Talpan edustajina toimii asiakkaan oma Talpan vastuuhenkilö tai -henkilöt. Tapaamisiin kutsutaan tarpeen mukaan myös Talpan muiden prosessien edustajia ja asiantuntijoita. Tavoitteena on, että asiakasvastuullisilla Talpan edustajilla on tapaamisissa viimeisin tieto kaikkien Talpan prosessien osalta. Tärkeää on myös ennakoida asiakkaiden kannalta ajankohtaisia asioita ja toiveita. Aidolla ja oikea-aikaisella viestinnällä parannetaan myös tuottavuutta: tapaamisissa kohtaavat oikeat henkilöt ja asiat! Talpan tavoitteena on tiivistää asiakasyhteistyötä ja -vuorovaikutusta kaikilla organisaation tasoilla. Myös työntekijätason tapaamiset on koettu tarpeellisiksi. Talpalaisten mielestä asioita on helpompi työstää ja kehittää, kun yhteistyökumppanin toiminta ja vastuualue tulee tutummaksi. Talpalaiset ovat kiinnostuneita asiakkaistaan ja haluavat tutustua! Asiakasyhteistapaamisia toteutetaan kolmella tasolla: Asiakasyhteistyön johdon tapaamiset järjestetään kaikkien asiakkaiden kanssa vähintään kerran tai kaksi vuodessa. Suurimpien asiakkaiden kanssa johtotason tapaamiset järjestetään 3 4 kertaa vuodessa. Lisäksi järjestetään keskijohdon tapaamisia, joihin osallistuvat Talpan palveluvastaavat ja asiakkaan keskijohdon edustajat. Tapaamisten tavoitteena on pureutua syvemmälle prosessien kehittämiseen yksityiskohtaisemmin sekä ennen kaikkea tiivistää yhteistyötä. Työntekijätason tapaamisten tavoitteena on päästä kiinni tekemiseen, yksityiskohtiin ja aikatauluihin. Tavoitteenamme on, että jokainen talpalainen tapaa asiakkaan yhteistyökumppanin vähintään kerran vuoden 2015 aikana! Päivi Turpeinen hallintopäällikkö tiedottaa

9 Millaista on talpalaisten arki asiakasrajapinnassa? Talpassa toteutettiin keväällä 2014 ensimmäistä kertaa kysely, jolla selvitettiin minkälaista on talpalaisten arki asiakasrajapinnassa ja miten yhteistyö virastojen kanssa sujuu. Kyselyn tuloksia käytettiin pohjana ulkoista asiakastyytyväisyyskyselyä ja asiakkuudenhallintamallia uudistettaessa. Kyselyssä selvitettiin talpalaisten mielipiteitä, kokemuksia ja arvioita yhteydenpidosta asiakkaiden kanssa, omasta osaamisesta, asiakkaan toiminnasta ja osaamisesta sekä yleisiä asioita ja mielipiteitä palvelun laadusta ja asiakastyytväisyydestä talpalaisten näkökulmasta. Kyselyyn vastasi noin neljäsosa talpalaisista, yhteensä 98 henkilöä. Vuonna 2015 jokainen talpalainen tapaa asiakkaan edustajan Kyselyn perusteella talpalaiset tapaavat asiakkaiden edustajista useimmiten taloussihteereitä, esimiehiä ja henkilöstösihteereitä. Tapaamisia toteutui kasvotusten suhteellisen harvoin: vain noin puolet talpalaisista kertoi tapaavansa asiakkaiden edustajia. Tapaamisia todettiin järjestyvän ensisijaisesti kokouksissa, infotilaisuuksissa sekä erillisissä työkokouksissa. Yleisesti ottaen talpalaiset kokivat tapaamisten määrän liian vähäiseksi. Tapaamisia toivottiin enemmän ja erityisesti siten, että käytännön työtä tekevät pääsisivät mukaan nykyistä useammin. Myös järjestelmistä vastaavia toivottiin tapaamisiin mukaan. Henkilökohtaisten tapaamisten hyötynä nähtiin se, että asioita ja yhteydenpitoa on helpompi toteuttaa, kun tuntee yhteistyökumppanin hyvin! Tavoitteena parantaa talpalaisten osaamista palvelusopimusten sisällöstä Talpalaisilta kysyttiin näkemystä siitä, miten hyvin he katsoivat itse tuntevansa Talpan ja asiakkaan välisen palvelusopimuksen sisällön, Talpan tuotteet / oman osaston tuotteet, asiakkaan kanssa sovitun työnjaon sekä ydinprosessien palvelukuvaukset. Valtaosa vastaajista koki tuntevansa em. asiat hyvin. Hieman alle 10 % koki osaavansa erinomaisesti. Noin kolmasosa vastaajista vastasi osaamisensa olevan ok ja reilu 10 % arvioi osaamisessa olevan parantamisen varaa. Oman osaamisen arvioinnissa oli myös osastokohtaisia eroja. Laskutuksessa suhtauduttiin kaikkein kriittisimmin omaan osaamiseen palvelusopimuksen sisällön tuntemisessa. Positiivisimmin omaan osaamiseen suhtautuivat ostolaskujen vastaajat. Kirjanpito- ja maksuliikenteen sekä palkanlaskentaosaston vastaajat olivat lähinnä keskiarvon tuntumassa, joka oli noin 3,5 luokkaa asteikolla 1 5. Arvosana asiakkaalle Mielipidettä kysyttiin myös siitä, miten hyvin asiakkaan edustajat tuntevat ja noudattavat sovittua työnjakoa, toimittavat tarvittavat tiedot Talpaan aikataulussa ja oikeassa muodossa sekä millaisen asiantuntemus asiakkaalla on Talpan rajapinnassa sekä miten hyvä tahtotila asiakkaalla on koko kaupungin etua ajatellen. Eniten haasteita koettiin olevan tiedon toimittamiseen Talpaan oikeassa muodossa ja ajallaan. Asioiden dokumentointi ja seuranta Vastanneista reilu puolet kommentoi, että yhdessä sovitut selvitettävät asiat kirjataan ja dokumentoidaan. Väliaikatietoa selittelyn etenemisestä annetaan useimmiten sähköpostitse, mutta ei aina kuitenkaan systemaattisesti. Talpalaisilla oli myös epäselvää se, miten asiakas toimii omassa organisaatiossaan, esim. välitetäänkö keskeisiä asioita eteenpäin. Talpalaisten oma näkemys hyvästä asiakaspalvelusta Talous- ja palkanlaskentapalveluiden laadukkuuden tekijät olivat samat kuin asiakkailta kysyttäessä: asiantuntemus, oikeellisuus ja täsmällisyys. Mielenkiintoinen oli tulos, jonka mukaan talpalaiset kokivat alipalvelevansa, jos pitivät tiukasti kiinni sovitusta tai jos eivät riittävän hyvin tunteneet asiakkaan toimintaa. tiedottaa

10 Kerro miten Talpa palvelee? Talpa otti kaupunkiyhteisen palautejärjestelmän käyttöön viime vuoden lopussa. Palautejärjestelmällä lähdettiin keräämään kuntalaisilta palautetta heidän saamastaan palvelusta. Palautejärjestelmään ohjautuvat kaikki viestit, jotka on jätetty Talpan internetsivujen palautelomakkeella tai osoitteessa hel.fi/palaute. Talpassa selvästi eniten palautteita tulee kuntalaisilta laskutusosastolle. Nyt Talpassa valmistaudutaan laajentamaan järjestelmän käyttöä ja keräämään sitä kautta myös kaupungin sisäistä palautetta. Näin myös Talpan asiakasvirastojen Talpan palveluista antama palaute ohjautuu järjestelmään ja on entistä paremmin seurattavissa ja raportoitavissa. Tähän asti asiakastyytyväisyyttä on selvitetty kerran vuodessa toteuttavalla kyselyllä, mutta nyt asiakasvirastoilla ja liikelaitoksissa on mahdollista antaa palautetta milloin vain. Sisäinen palautelomake on suunniteltu käytettäväksi Helmi-intran kautta. Kuntalaisilta palautetta laskutuksesta Kaikki palautejärjestelmää käyttävät kaupungin yksiköt voivat järjestelmän sisällä ohjata palautteita käsiteltäväksi toisilleen. Tämä onkin järjestelmän yksi ehdoton vahvuus. Yksittäisen palautteen käsittelyprosessia voidaan seurata loppuun asti, eli vaikka palaute olisi siirretty toiselle henkilölle tai toiseen virastoon, palautteen käsittelijä voi halutessaan seurata miten asia etenee ja onko se käsitelty. Järjestelmään on mahdollista myös kirjata puhelimitse tai kasvokkain saatua palautetta. Carita Bardakci sovellusasiantuntija Talpaan tuleva yhteydenotto sisältää joskus asiakasvirastolle kuuluvia kysymyksiä. Tämän tyyppiset kyselyt voidaan palautejärjestelmällä ohjata oikeaan paikkaan. Esimerkiksi: Talpa vastaa laskun sisällöstä, mutta virasto taas palvelusta, josta laskutetaan. Niinpä Talpan laskutuksessa voidaan vastata vain laskuun liittyviin kysymyksiin (kuten eräpäivän siirrot, maksusuunnitelma, tili- tai osoitteenmuutokset jne.). Virasto taas vastaa esimerkiksi jos laskun saajan mielestä laskutetaan virheellistä palvelua, aikaa, hintaa jne. Muutos Helen Oy:n laskujen maksuun kaupungin yleisökassaan Helsingin Energia on alkaen Helen Oy ja sen uusi Y-tunnus on Sähkö- ja kaukolämpölaskuja ei voi jälkeen maksaa Helsingin kaupungin yleisökassaan Kallion virastotalossa, Toinen Linja 4 A. Henkilöstökassan Inka-palvelun kautta voi maksaa Helen Oy:n ulkoisille pankkitileille. Samoin laskujen maksaminen onnistuu normaalisti pankissa pankkitileille, jotka säilyvät ennallaan: Sähkölaskut FI DABAFIHH FI OKOYFIHH Kaukolämpö- ja jäähdytyslaskut FI DABAFIHH FI OKOYFIHH Kaupungin internet-sivut uudistuvat ja myös Talpan kotisivut siirretään uudelle alustalle vuoden lopussa. Suomenkielisen pääsivun suora osoite on jatkossa Osoitteessa on jo julkaistu sivujen ns. beta-versio, jota kautta sivuja pääsee myös katsomaan. Otamme ilolla vastaan palautetta ja ideoita uusista sivuista, os. talpa.viestinta@hel.fi. Talpa hyödyntää myös kaupungin uutta palvelurekisteriä, johon on tarkoitus tallentaa tiedot kaikista kaupungin tarjoamista palveluista. Talpan osalta rekisteriin on viety mm. palkanlaskennan yhteystietoja ja myös virastojen verkkolaskuosoitteita. tiedottaa

11 Työharjoittelu hyödyntää kaikkia osapuolia Helmi-liiketalouspistossa talous- ja toimistopalveluiden koulutusohjelmassa opiskelevat Annu Voipio ja Roni Ollikainen suorittavat Talpassa neljän kuukauden harjoittelujaksoaan. Kaksivuotiset opinnot ovat molemmilla edenneet loppusuoralle. Talouspalveluiden opintojen eri perehtymisalueita ovat mm. asiakaspalvelu, talouspalvelut, kirjanpito, toiminnan kannattavuuden suunnittelu sekä tilinpäätöskirjaukset ja yrityksen verotus. Annun ja Ronin yhteishaastattelun antia alla. Meitä lähti työharjoitteluun samaan aikaan yhteensä lähes 20 opiskelijaa, ja vaikka töitä tuntuu tällä alalla olevan, oli hyvän harjoittelupaikan löytyminen suhteellisen vaikeaa. Meitä onnisti, kun pääsimme Talpaan, jossa alan työtehtäviä pääsee näkemään paitsi läheltä, myös laajasti. Meidän on harjoittelun loppuun mennessä suoritettava hyväksyttävin kriteerein seuraavat osa-alueet: tilinpäätös, budjetointi, asiakaspalvelu, reskontra ja palkanlaskenta. Jokaisesta osa-alueesta suoritetaan näyttökoe. Muutenkin oleellinen osa harjoittelua on työn jatkuva arviointi. Työssäoppimisjaksoa koulun puolelta ohjaa koulutuksen kehittämispäällikkö Antti Isomäki. Talpassa harjoittelijoiden perehdyttämisestä on vastannut mm. palveluvastaava Pauli Vidgren. Pauli Vidgren kertoo: Harjoittelun alkaessa Antti Isomäen kanssa sovittiin tietyistä tavoitteista työn sisällön suhteen. Käytännössä nämä tavoitteet on täytetty siten, että harjoittelijat ovat tehneet aivan samoja töitä kuin osastomme vakituisetkin työntekijät. Roni Ollikainen ja Pauli Vidgren vaihtavat kuulumisia. Annu Voipio (alh. neljäs vas.) suoritti osan harjoittelustaan myyntireskontra-palvelualueella. Osastomme käytäntöihin kuuluu antaa harjoittelijoille mahdollisimman monipuolisia työtehtäviä ja myös mahdollisuus kiertää eri palvelualueilla. Myös Roni ja Annu aloittivat nyttemmin ostolaskuihin siirtyneellä rekisterit-palvelualueella, minkä jälkeen he ovat työskennelleet myyntireskontran ja perinnän palvelualueilla. Roni ja Annu ovat olleet todella nopeita oppimaan ja ovat muutenkin sopeutuneet työyhteisöön hienosti. Näin taitavia ja innokkaita harjoittelijoita on ollut ilo ohjata ja tämän kokemuksen myötä otamme mielellämme ensikin vuonna Helmi-liiketalousopiston opiskelijoita harjoittelijoiksemme. Harjoittelijan näkökulmasta on todettava, että perehdyttäminen vaatii pitkää pinnaa ja hyvää asennetta. Harjoittelijat varmasti tuovat vaihtelua työhön. Välillä on hyvä kyseenalaistaa vakiintuneita toimintatapoja. Etenkin kun on useampi perehdyttäjä, tiedottaa

12 joudutaan varmasti miettimään, miten ja miksi toimitaan niin kuin toimitaan! Vasta täällä työn äärellä on tajunnut, että koulussa on ollut esillä vain kapea osa asioista, esimerkiksi järjestelmään perustetaan vain pari vale-asiakasta. Tavallaan onkin ollut yllättävää nähdä, miten isoja kokonaisuuksia taloushallinnon eri prosessit ja niissä liikkuvat tiedot ovat. Työharjoittelusta saatu kokemus on entisestään lisännyt mielenkiintoa alaa kohtaa ja aiommekin jatkaa opintoja merkonomin koulutuksen jälkeen. Controller- ja esimiestason tehtävät, johdon laskentatoimi ja korkeakouluopinnot kiinnostavat. Työn, opintojen ja harjoittelun tiivis yhteys Talpa tekee tiivistä yhteistyötä alan oppilaitosten, kuten Helmi Liiketalousopiston ja Haaga-Helian kanssa. Tästä on esimerkkinä on ensi vuonna alkava laskentatoimen opintokokonaisuus, joka talpalaisilla on mahdollista suorittaa oman työn ohessa Haaga-Heliassa. Opintovalmennus on räätälöity Talpalle ja tavoitteena on, että valmistuneet laskentatoimen tradenomit: n Osaavat hoitaa yrityksen kirjanpitoa ja laatia tilinpäätöksen. n Osaavat tulkita tilinpäätöstietoja. n Tuntevat arvonlisäverotuksen ja yritysverotuksen. n Hallitsevat erilaisia laskentatoimen tietojärjestelmiä. Tilinumero aina IBAN-muodossa Kotimaisen maksun saajan tilinumero on jatkossa annettava IBAN-muodossa. Vanhanmallisia tilinumeroita ei enää hyväksytä eikä niitä muunneta IBAN-muotoon pankkien maksunkäsittelyn yhteydessä. Muutos on osa yhtenäistä euromaksualuetta, jonka tarkoituksena on nopeuttaa ja helpottaa tilisiirtoja EU: n sisällä. Kansainvälinen tilinumero IBAN (International Bank Account Number, perustuu EU-standardiin) ja pankin yksilöivä BIC-tunnus (Bank Identification Code) ovat tilin tunnistetietoja euromääräisiin maksuihin EU:n ja Euroopan Talousalueen (ETA) maissa sekä Monacossa ja Sveitsissä. IBAN ja BIC yhdessä pienentävät mahdollisuutta, että maksun välitys myöhästyy virheellisten tai epätäydellisten saajatietojen vuoksi. Pankit välittävät maksut pelkästään tilinumeron ja pankkitunnuksen perusteella. Virheellinen IBAN-tilinumero voi johtaa siihen, että maksu ohjautuu väärälle tilille, maksun käsittely viivästyy tai pankki veloittaa maksusta tavanomaista korkeamman palvelumaksun. Pankeilla ei ole oikeutta palauttaa virheellisellä tilinumerolla tehtyä maksua maksajan pyynnöstä. Muutoksia kotimaisten rahalaitosten välisessä maksujenvälityksessä Sekä Säästöpankit että POP Pankit siirtyvät käyttämään omaa keskusluottolaitosta. Tämä tarkoittaa, että Aktia Pankin rooli Säästöpankkien ja POP Pankkien maksuliikennettä hoitavana keskusluottolaitospalvelujen tarjoajana päättyy ja että Säästöpankit, POP Pankit ja Aktia Pankki hoitavat jatkossa jokainen oman maksujenvälityksensä itsenäisesti. Säästöpankkien keskusluottolaitoksena toimii Säästöpankkien Keskuspankki Suomi Oy ja POP Pankkien keskusluottolaitoksena Bonum Pankki Oy. Säästöpankkien osalta muutos tapahtuu ja POP Pankkien osalta Yllä mainittujen muutosten keskeisimmät vaikutukset n BIC-koodien muutokset Marraskuun alusta alkaen Säästöpankin BICkoodi on ITELFIHH. POP Pankkien BIC-koodi puolestaan on alkaen POPFFI22. n Ristiin asioinnin loppuminen ja muutokset maksujen käsittelyajoissa Säästöpankkien, POP Pankkien ja Aktia Pankki Oyj:n välinen ristiin asiointi loppuu marraskuun alussa. Eriytymisen jälkeen edellä mainittujen kolmen pankkiryhmän välisten maksujen käsittelyaika muuttuu normaalin pankkikäytännön mukaiseksi eli maksujen käsittely kestää yön yli (pankkipäivä +1). Säästöpankeissa muutos tulee voimaan marraskuun alussa ja POP Pankeissa n Muutokset laskulomakkeille ja verkkolaskuihin Maksujenvälityksen häiriöttömyyden turvaamiseksi muutoksessa mukana olevien pankkien tilille laskuttavien yhteisöjen on suositeltavaa päivittää uusi BIC-koodi laskulomakkeilleen. Vaikka verkkolaskuosoite ei muutu, on BIC-koodin muuttumisella vaikutuksia verkkolaskujen ja suoramaksujen reitittymiseen. Verkkolaskuja vastaanottavan yhteisön tulee ilmoittaa laskuttajalle uusi vastaanottajan BIC. Muutokset voi tehdä Säästöpankkien osalta ja POP Pankkien osalta , muu-toin kaikki ennen kyseistä ajankohtaa uudella BIC-koodilla lähetetyt verkkolaskut hylkääntyvät. n Keskusluottolaitosmuutosten vaikutukset kuntien ja muiden kuntatoimijoiden toimintaan Huolehditaan edellä mainittujen IBAN-ja BIC-koodien muutokset. Varmistetaan, että maksujenvälitysjärjestelmät käsittelevät edellä mainitut tarpeet. Tarvittaessa järjestelmäpäivityksistä on sovittava pankkien ja operaattoreiden kanssa. Mikäli kunnalla on saapuvia tai lähteviä maksuja mainittujen kolmen pankkiryhmän sisällä, on maksuvalmiussuunnittelussa jatkossa varauduttava näiden maksujen nykyistä pidempään käsittelyaikaan, eli pankkipäivä + 1. Joissakin maksuissa (etenkin eräät sosiaalietuudet) on käytäntönä maksun siirtyminen saman päivän sisällä. Mikäli tällaiset maksut ovat liikkuneet mainitun kolmen pankkiryhmän välillä, jatkossa näihinkin maksuihin tulee yhden päivän viive. Tämä voi aiheuttaa tarpeen avata uusi tili tai tilejä johonkin tai joihinkin näistä pankeista maksuviiveiden välttämiseksi. Tilin avaaminen sekä tarvittavan likviditeetin pitäminen uudella tilillä edellyttää luonnollisesti erityistä päätöstä. Lähde: Kuntaliiton tiedote tiedottaa

13 Matkustaja, päivitä itsesi mobiilimaailmaan M2-matkahallinnan mobiiliversiota (M2 Mobiili) käytetään kilometriveloituksissa virka- ja työajoihin käytetyissä yksityisajoneuvoissa. Sillä voi halutessaan korvata manuaalisen ajopäiväkirjan. M2 Mobiilin kautta km-veloitukset lähetään M2- järjestelmään, jossa ne käsitellään ja lähetetään hyväksyjälle. M2-järjestelmän kautta km-veloitukset siirretään ostoreskontran kautta maksettaviksi henkilöiden pankkitilille. M2-matkahallinnan mobiiliversiota pilotoitu syksyllä M2 Mobiili otettiin kesäkuussa koekäyttöön Talpan asiakasvirastoille. Pilotoijina oli yhteensä 42 henkilöä seuraavista hallintokunnista: n Kaupunginkanslia n Kiinteistövirasto n Palmia n Rakennusvalvontavirasto n Sosiaali- ja terveysvirasto n Talpa Ensi vuoden alusta lähtien M2 Mobiili on tuotantokäytössä. M2 Mobiili toimii Android-, ios- ja Windows -käyttöjärjestelmien älypuhelimissa. M2 Mobiilin voi ladata Google Play-, App Storesta ja Marketplacesta. Kuitit kadoksissa? M2 Mobiilisovelluksella M2 käyttäjät voivat kuvata kuitit ja kerätä ajotiedot ja lähettää ne älypuhelimestaan suoraan M2 Matka- ja kuluhallintajärjestelmään kuluveloitusten ja matkalaskujen liitteeksi. Kuitit voi siis jatkossa kuvata heti ostotapahtuman jälkeen ja lähettää ne M2:een joko avoimeksi liitteeksi tai liittää ne keskeneräiselle tai hyväksyttäväksi lähetetylle kuluveloitukselle tai matkalaskulle. Reitti hukassa? M2 Mobiili kerää ajotiedot GPS- tekniikkaa hyväksi käyttäen ja lähettää ne automaattisesti M2:n kilometriveloitukselle. Reitin tallennus voidaan keskeyttää taukojen tai omien ajojen ajaksi laittamalla Ajossa -tila pois päältä. Matka-aika tallentuu joka tapauksessa. Puhelimen näytöstä näkee myös ajetun reitin. Näkymä M2-järjstelmästä, jonne lisätään ainoastaan Selite, kaikki muu tieto tulee suoraan M2- Mobiilin kautta puhelimesta siirtona. tiedottaa

14 Faktaa Talpan prosessien kehittämisen ja hinnoittelun tueksi Taloustoimintojen tehokkuusvertailu Talpan taloustoimintojen benchmarking -tutkimus toteutettiin loppukesällä (ks. Talpa tiedottaa 2/2014, s. 2). Tutkimus toteutettiin yhdessä EY:n kanssa ja mukana oli kymmenen asiakasvirastoa. Tarkasteltavat prosessikokonaisuudet olivat: n Myyntilaskutus ja -saatavat n Pääkirjanpito n Kassanhallinta n Palkkahallinto n Ostolaskujen käsittely Tulokset esitellään tutkimuksessa mukana olleille virastoille. Ensi vuoden aikana tutkimuksen loppuraportti ja siinä ehdotetut kehittämiskohteet käydään läpi yksityiskohtaisesti ja prosesseittain. Asia on esillä myös yhteistyötapaamisissa, Talpa-päivässä ja asiakastiedotteessa. Tehokkuusvertailu tehtiin neljää verrokkiryhmää vasten: n Kaupungin tilitoimen yksiköistä Stara ja HKL. n Kahden muun kaupungin talouspalvelujen tuottajaa. n Kansainvälinen yritystietokanta (APQC), sisältäen sekä julkisen että yksityisen sektorin vertailutiedot. n Otos pohjoismaisista kunnallisista toimijoista. Suurta vaihtelua sekä asiakkaiden että prosessien välillä Tutkimuksen loppuraportti ja siinä ehdotetut kehittämiskohteet käydään tulevan vuoden aikana yksityiskohtaisesti ja prosesseittain läpi. Saatuja tuloksia käytetään hyväksi analysoitaessa Talpan prosessien tehokkaita alueita, pullonkauloja ja kustannustasoa. Alla muutamia vertailussa esille nousseita yleisiä havaintoja Talpan asiakkuuksista: n Asiakkaiden väliset erot ovat huomattavat, mikä viestii osalle asiakkaista tehtävästä manuaalisesta työstä ja erikoistyöstä. n Palvelusopimukset vaihtelevat asiakkaittain ja asiakkaille tehdään yksilöllistä palvelua. n Järjestelmäkustannusten osuus Talpan kustannusrakenteessa on korkeahko. n Kustannuksia nostavat usein tekijät, joihin Talpa ei voi itse vaikuttaa, muun muassa tietojärjestelmien vyörytykset. tiedottaa

15 Tilauksesta maksuun -hanke etenee Ostolaskut BIP:illä ja Tilausrekisteri Laskeen Tilauksesta maksuun -hanke on käynnissä ja edistynyt tämän vuoden aikana suunnitellusti. Kevään aikana toteutettiin ostolaskujen käsittelyjärjestelmän vaatimusmäärittelyt, joka tähtäsi vertailuun nykyisen käsittelyjärjestelmän (BIP) ja Laske-järjestelmään toteutetun käsittelemisen välillä. Toiminnallisen vertailun sekä kustannushyötyanalyysin perusteella päädyttiin jatkamaan ostolaskujen käsittelyä BIP:illä. Tilausrekisterillä tarkoitetaan rekisteriä, johon tuodaan eri tietojärjestelmissä tehdyt tilaukset yhteen paikkaan. Näitä ns. tilaavia tietojärjestelmiä ovat mm. Kosti, kirjaston aineistohankinta, tilakeskuksen Haltia sekä HKR:n ja Staran SAP-järjestelmät. Tilausrekisterin tietojen perusteella voidaan tukea ostolaskujen käsittelyä kaupunkiyhteisellä tavalla ja voidaan nostaa ostolaskujen automaattisen täsmäytymisen astetta nykyisestä. Lisäksi Tilausrekisterin avulla voidaan toteuttaa Tilauksesta maksuun -prosessien raportointi nykyistä kattavammin ja täten tukea hankintojen raportoinnin strategista tavoitetta. Tilausrekisteri toteutetaan osaksi samaa SAP-järjestelmäalustaa kuin Laske-järjestelmä. Tilausrekisterin vaatimusmäärittely toteutettiin keväällä ja nyt syksyn myötä on käynnistetty kilpailutuksen valmistelu. Tavoitteena on toteuttaa Tilausrekisteri vuoden 2015 aikana. Loppukäyttäjille Tilausrekisteri ei tule näkymään, vaan tilaukset ja vastaanotot tehdään edelleenkin tilaavissa järjestelmissä. Virastot ja liikelaitokset hyötyvät Tilausrekisteristä mm. Hetaan toteutettavan avointen tilausten raportoinnin sekä automaattisesti täsmäytyvien ostolaskujen kautta. Hankkeessa toteutetaan myös sisäisen laskutuksen automaattinen käsittely. Tässä mallissa muodostuu asiakkaalle kustannuskirjaus automaattisesti samalla hetkellä kun myyjälle muodostuu tulokirjaus. Uuden mallin on suunniteltu kattavan sopimuspohjaiset sisäiset erät eli esimerkiksi Tilakeskuksen vuokralaskutuksen ja Talpan palvelulaskutuksen. Suunniteltuun malliin liittyy tarkistusmenettelyt, joilla virastot valvovat kuukausittain tulleet sisäiset kustannukset. Sisäisen laskutuksen uutta toimintamallia pilotoidaan ensi keväänä Kaupunginkanslian ja Opetusviraston kanssa. Hankkeeseen sisältyy omina osakokonaisuuksina edellä lueteltujen lisäksi myös tilausjärjestelmä ja varastonhallinta. Näiden osalta määrittelyt käynnistetään ensi vuonna. Sami Rantanen Tilauksesta maksuun -hankkeen tavoite Hankkeen kokonaistavoitteena on tilauksesta maksuun -prosessin järjestäminen kaupunkiyhteisellä tavalla sekä tilauksesta maksuun -prosessien raportointi kaupunkitasolla. Tässä huomioidaan erityisesti nykytilanteessa kaupunkiyhteisten järjestelmäratkaisujen ulkopuolelle jääneet hankinnat. Tällaisia hankintoja ovat mm. rakentamiseen ja kunnossapitoon liittyvät hankinnat. tiedottaa

16 Sonera välittää jatkossa Helsingin kaupungin laskut Sonera ja Helsingin kaupunki tekivät syyskuussa nelivuotisen sopimuksen myyntilaskujen välityspalvelusta, jonka Sonera toteuttaa Helsingin kaupungille. Sopimuksen arvo on noin 2,3 miljoonaa euroa. Sonera voitti Helsingin kaupungin järjestämän julkisen tarjouskilpailun laskujenvälityksen kokonaispalvelun toteuttamisesta. Kun välityspalvelu saadaan käyttöön, välittää Sonera vuosittain noin 1,7 miljoonaa Helsingin kaupungin laskua. Kuluttajalaskujen yhteenlaskettu osuus kaupungin laskuista on prosenttia. Olemme tarjonneet e-laskumahdollisuutta ensimmäisten joukossa Suomessa ja nykyisin kaupungin laskuista lähes kaikki on mahdollista saada e-laskuina. Välityspalvelun kilpailutuksessa korostimme erityisesti reaaliaikaisen raportoinnin merkitystä. Erityisesti asiakaspalvelutilanteissa on tärkeää, että pystymme kertomaan laskutusasiakkaallemme luotettavasti, milloin lasku on välitetty vastaanottajan operaattorille tai tulostettu postin kuljetettavaksi. Tavoitteemme on edelleen lisätä sähköisen laskutuksen osuutta, kertoo palvelupäällikkö Elina Tirkkonen. tiedottaa

17 Talpa-päivä T alpa järjesti talous- ja palkkahallinnon asiakaspäivän lokakuun lopussa. Konttori27:ssä kävi kuhina, kun lähes 150 talousalan ammattilaista kuunteli esityksiä ja vieraili osastoilla. Talpa-päivän esitykset on koottu Helmi-intraan > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut -sivulle. Valokuvat: Pirkko Tiainen ja Kati Toikka. tiedottaa Ta k a i s i n e t u s i v u l l e 17

18 Nimityksiä Hallinto n Liimatainen Tomi, tietohallintopäällikön sijaiseksi tietohallintoon Laskutusosasto n Vidgren Pauli, palveluvastaavaksi yleislaskutuksen palvelualueelle n Ståhl Jarmo, palveluvastaavan sijaiseksi asiakasmaksulaskutuksen palvelualueelle n Paasalo Jari, järjestelmävastaavaksi laskutusosastolle Ostolaskuosasto n Suomela Marja, palveluvastaavaksi rekisterit-palvelualueelle n Hänninen Jukka, järjestelmävastaavaksi rekisterit-palvelualueelle Palkanlaskentaosasto n Lindqvist Kristiina, erityissuunnittelijaksi Hijat-tiimiin n Ahtola Merja, sovellusasiantuntijan sijaiseksi Hijat-tiimiin Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuija Kuivalainen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa