Tilinpäätösinfo

Transkriptio

1 Tilinpäätösinfo

2 Tervetuloa Tervetuloa /Tuija Kuivalainen, Elina Tirkkonen Tilinpäätös 2016 /Anne Puukko Tilinpäätöksen aikataulu Oleellisimmat muutokset Edellisistä vuosista opittua Talpan terveiset tilinpäätökseen Taloushallinnon palvelut /Vuokko Hottinen, Marjo Hakanen, Anne Puukko Palkkahallinnon palvelut: Mirja Kiikonen Kysymykset ja keskustelua 2

3 Tilinpäätös on aina tärkeä Tuija Kuivalainen Elina Tirkkonen

4 Tilinpäätös on valtuustossa hyväksyttävä asiakirja Kuntalaki, kirjanpitolaki Tilinpäätöksen nopeuttaminen (ja TA-seurannan parantaminen) Tavoitteena jo usean vuoden ajan Tulevassa tilinpäätöksessä aikataulu jokseenkin viimevuotinen, painopiste aikataulun noudattamisessa! Toimenpiteitä Kuukausikatkojen seuranta, täsmäysten valvonta, vastuutukset Prosessien hiominen yhteistyössä asiakasvirastojen kanssa (työpajat) Tuottojen ja kulujen kuukausittainen jaksotus 4

5 Tilinpäätös on erityisen tärkeä organisaatiouudistusta odotellessa Vuonna 2017 Sisäiset erät eliminoidaan kuukausittain -> menot ja tulot jaksotetaan Myös ulkoisia menoja ja tuloja jaksotetaan kuukausittain Välitilinpäätös tilanteessa

6 Tilinpäätös 2016: aikataulut ja oleellisimmat muutokset ohjeistuksessa Anne Puukko

7 Yleistä tilinpäätöksen laadinnasta Kunnan tilinpäätöksestä säädetään kuntalaissa ja kirjapitolaissa, kirjanpitoasetuksessa sekä Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston (Kuntakila) antamissa yleisohjeissa ja lausunnoissa Kunnan tulee laatia tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Kunnanhallitus käsittelee tilinpäätöksen. Kunnanvaltuusto käsittelee tilinpäätöksen kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat kunnanhallituksen jäsenet sekä kaupunginjohtaja. Kunnan tilinpäätös on allekirjoitusten jälkeen julkinen.

8 Tilinpäätöksen osat Tilinpäätöksen tehtävänä ja tavoitteena on: Tuottaa taloudesta oikeaa ja riittävää sekä vertailukelpoista tietoa. Tuottaa oikeat ja riittävät tiedot tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta ja toiminnasta. Virastojen, liikelaitosten ja rahastojen tilinpäätökseen kuuluvat: Tase Tuloslaskelma Rahoituslaskelma Tilinpäätöksen liitetiedot Talousarvion toteutumisvertailu Toimintakertomus

9 Tp-ohje päivitetty - tutustu huolella! Ohjeistus päivitetty vastaamaan vuoden 2016 tilinpäätöksen laadintaperiaatteita ja Kuntakilan yleisohjeiden suosituksia (liitetietojen osuus julkaisematta) Talpan asiakasvirastojen ja -liikelaitosten ohje ja tilitoimenyksiköitä koskeva tilinpäätösohje on yhdistetty. Sisältää mm. Kirjapidolliset ohjeet Tilinpäätösaikataulut Toimintakertomuksen laatimisohjeet Liitetietoja koskevat ohjeet Tase-erittelyjen laatimista koskevat ohjeet Mallipohjia Neuvoa ohjeen tulkintaan voi kysyä Talpasta mm. kirjanpidon yhteyshenkilöltä 9

10 Kerralla oikein ja aikataulussa Tilinpäätöksessä panostetaan ennakointiin, sisällön oikeellisuuteen ja aikataulussa pysymiseen Tilinpäätös 2016 työtila: käytössä mennessä rakenne ennallaan käyttöoikeuksien tarkistus ja ilmoitus uusista/poistettavista käyttöoikeuksista Talpaan: Mithu Abul Kashem Asiakasvirastojen ja -liikelaitosten aikataulu lähetetty virastoille Tilitoimen yksiköitä koskeva aikataulu tilinpäätösohjeen liitteenä Tilinpäätösohjeet liitteineen päivitetään Helmeen viimeistään to ja lähetetään asiakkaille sähköpostitse Ulkoisen ja sisäisen laskennan virastokohtaiset raportit tulostettavissa ke

11 Jaksota, täsmäytä Sisäiset myyntilaskut tulee saada liikkeelle hyvissä ajoin tilinpäätöksen vuoksi Ostolaskujen kiertoa tehostettava! Tilinpäätöstä laadittaessa raportoidaan aktiivisesti LASKESTA tilinpäätöslukuja, jotta lukujen oikeellisuudesta voidaan varmistua Kuukausittain tehdyt tilien täsmäytykset - helpottavat tilinpäätöstyötä Panostetaan jaksotuksiin! 11

12 Edellisistä vuosista opittua Anne Puukko

13 Asiakkaiden kokemuksia tilinpäätöksestä 2015 Tilinpäätöksestä 2015 opittua Talpan prosessissa parannettavaa - Ostolaskujen jaksotusten tekeminen ei sujunut hyvin. Ostoreskontran sulkemisen jäkeen Talpassa siirrettiiin laskuja kirjanpitoon - Samat laskut, joita jaksotettiin oli poimittu jaksotettavien laskujen listalle Talpan toimesta - Tehdyt muistiotositteet jaksotuksista eivät ehtineet kirjanpitoon/käsittelyyn tarkkuutta tekemiseen Talpalaiset - Muistiotositteiden kirjauksia jäi epähuomiossa tekemättä (muistiotositteen tietoja useammalla välilehdellä). Asia korjattiin tilinpäätökseen. tarkkuutta prosessien valvontaan Talpalaiset - Joitain laskuja maksettiin Talpasta ilman tarkistusta väärän suuruisena - Ei oikaisumahdollisuutta tilinpäätökseen lisätään kommunikointia tilinpäätöksessä - tiedonkulku puutteellista 13

14 Talpan kokemuksia tilinpäätöksestä 2015 Tilinpäätösohjeeseen perehtyminen tärkeää - Aikataulut - Toimintatavat, ohjeet Tilinpäätösinfoon osallistuminen auttaa tiedon hankinnassa Muistiotositteiden laatimiseen tarkkuutta - Oikeat tilitunnisteet mm. Alv-koodeissa virheitä - Selitteet selkeiksi mm. Oikaistaan tiliä ei riittävä selite - audit trail : viittaus laske-tositteeseen Tase-erittelyohjeen noudattaminen tärkeää - Asettelut, liitteet, merkinnät - Käytä aina uusinta mallipohjaa 14

15 Talpan kokemuksia tilinpäätöksestä 2015 Tilien täsmääminen - Tulee tehdä kuukausittain - Osaamista tulee lisätä virastoissa Talpasta opastusta - Täsmääjän tulee ymmärtää tilin asiasisältö ja yhteys kirjanpitoon Täsmääjän apuvälineet: - LASKE- raportointi - Heta raportointi (päivän viive tiedonsiirrossa) - Kuukauden vaihde huomioitava - kirjanpidon sulkemisajat täsmäytykset vasta kun kirjanpito valmis ja kaikki tapahtumat kirjattu Lyhytaikaiset saamiset ja velat - Lyhytaikaiset, yhden vuoden kuluessa erääntyvät velat Saamis- ja velkatilien miinusmerkkiset saldot - tulee selvittää ja korjata viimeistään tilinpäätöksessä Selvittelytilien saldot - tulee selvittää ja kirjata asianmukaisille tulo- tai menotileille tilinpäätöksessä 15

16 Nollaamattomat saldot, täsmäyslomakkeet, aikataulut Jne. 16

17 Taloushallinnon terveiset tilinpäätökseen Sari Benchbana, Marjo Hakanen, Sari Hallikainen, Vuokko Hottinen, Marita Lappalainen, Jaana Löflund, Anne Räsänen

18 Ostolaskut Hankinnat Määräajat Kierron hallinta Muistiotositteet Kierrolle jääneet ostolaskut ja jaksotukset Muut siirtovelat -tilit Yhteystiedot 18

19 Ostolaskut - hankinnoista mennessä vastaanotetuista tavaroista ja palveluista tehdään asianmukainen menokirjaus vuoden 2016 kirjanpitoon. Tavaran ja palvelun toimituspäivä ratkaisee mille vuodelle meno kuuluu (laskun päiväys ei merkitse). Loppuvuoden hankintoja tehtäessä on jo etukäteen sovittava toimittajan kanssa siitä, että laskut (ulkoiset ja kaupungin sisäiset) tulevat Talpan ostolaskuihin viimeistään Ostamista vuodelle 2016 on hyvä välttää joulukuun puolivälin jälkeen, jotta ostolaskut ehtivät ajoissa käsittelyyn. 19

20 Ostolaskut määräajat Ostolaskut käsitellään heti niiden saavuttua tarkastajan / hyväksyjän Bippiin klo 7.30 saakka Helsingin kaupungin ja konsernin sisäisillä laskuilla käytetään eräpäivää HETI, jolloin näiden erien viimeinen maksatusajo suoritetaan vuodelle klo mennessä vuodelle 2016 kirjattavat ostolaskut tarkastettuina ja hyväksyttyinä Bip:ssä jälkeen vuotta 2016 koskevat laskut kirjautuvat vuodelle

21 Ostolaskut kierron hallinta Jokaisen laskun tarkastajan ja hyväksyjän on määriteltävä sijainen BIP-järjestelmään lomansa ajaksi. Vuodelle 2016 kuuluvia laskuja ei saa jäädä tarkastamatta / hyväksymättä lomien takia. Talpassa kierron valvontaa tehostetaan seuraamalla, että laskut eivät seiso tarkastajalla tai hyväksyjällä. Kierron valvontaa on tehostettava myös virastoissa. Sairastumistapauksissa varahenkilöasetus tehdään Talpassa. Varahenkilöasetus pyydetään soittamalla asiakaspalvelunumero BIP sovellusneuvontanumero tai sähköpostilla talpa.ostolaskut@hel.fi palvelualueen sähköposti 21

22 Ostolaskut - muistiotositteet Ostolaskuihin liittyviä muistiotositteita kannattaa tehdä sitä mukaa, kun huomaa virheitä kirjanpidon raporteilta. Muistiotositteet toimitetaan päivittäin Talpaan taloushallinnon palveluihin omalle palvelualueelle tallennettavaksi. Muistiotositteet lähetetään ensisijaisesti hyväksyjän sähköpostista palvelualueen s-postiin klo mennessä on vuodelle 2016 kuuluvat käyttöomaisuushankintoja koskevat muistiot oltava Talpassa Talpan taloushallinnon palveluissa omalla palvelualueella mennessä muut muistiotositteet. 22

23 Ostolaskut kierrolle jääneet sisäiset laskut, jaksotukset Kierrolle jääneistä, kaupungin sisäisistä laskuista (kumppanit ) laaditaan Talpassa esitiliöidyt muistiotositteet. Laskut kirjataan muistiotositteella tilille ostolaskujen tulosyksikölle (xx98950). Virastojen kanssa sovitaan etukäteen jaksotusmuistiolla käytettävistä laskentatunnisteista. Talpa lähettää muistiot asiakasvirastoihin täydennettäviksi ja hyväksyttäviksi mennessä virasto palauttaa muistiot hyväksyjän sähköpostista palvelualueiden sähköposteihin. Jaksotettujen laskujen tiliöintiä ei muuteta tasetiliksi Bipissä, koska Talpa peruuttaa kirjauspäivällä laaditut jaksotusmuistiot kirjauspäivällä. 23

24 Ostolaskut kierrolle jääneet ulkoiset laskut, jaksotukset Olennainen vuodelle 2016 kuuluvat meno, jota ei ole maksettu ostoreskontran sulkeutumiseen mennessä, on jaksotettava muistiolla vuodelle Olennainen meno sovitaan viraston kanssa eli euromääräinen alaraja jaksotettaville ulkoisille laskuille. Ostoreskontran sulkeutumisen jälkeen palvelualueet lähettävät asiakkaille listauksen kierrolle jääneistä vuoden 2016 laskuista. Tämän listan pohjalta Talpa laatii jaksotusmuistiot ja lähettää ne virastoihin täydennettäväksi ja hyväksyttäväksi. Hyväksyjä lähettää omasta sähköpostista palvelualueiden sähköposteihin ti mennessä 24

25 Ostolaskut kierrolle jääneet ulkoiset laskut, jaksotukset Jaksotettujen laskujen tiliöintiä ei muuteta tasetiliksi Bipissä, koska Talpa peruuttaa kirjauspäivällä laaditut jaksotusmuistiot kirjauspäivällä. Mikäli virastolla on tiedossa vuoden 2016 oleellinen meno, josta laskua ei ole vielä saatu, viraston tulee pyytää Talpaa jaksottamaan meno. 25

26 Ostolaskut muut siirtovelat -tilit Jaksotusmuistiot tehdään kumppaneittain käyttäen Muut siirtovelat tilejä (kumppanit ) (kumppanit ) (kumppanit ) (kumppanit ) (kumppani 0101) ulkoiset laskut (tili ei salli kumppania) Hyvityslaskut jaksotetaan siirtosaamistileille. 26

27 Yhteiset tavoitteet Jaksotettavia on mahdollisimman vähän. Laskut pyydetään toimittajalta heti. Laskut tarkastetaan ja hyväksytään heti. Reklamaatiot hoidetaan heti. 27

28 Ostolaskut - yhteystiedot Sivistys ja varhaiskasvatus Marita Lappalainen, puh Kaupunginkirjasto Kaupunginmuseo Kaupunginorkesteri Korkeasaaren eläintarha Kulttuuriasiainkeskus Liikuntavirasto Nuorisoasiainkeskus Oiva Akatemia -liikelaitos Talpa.SivistysVakaOstolaskut@hel.fi Opetusvirasto Ruotsinkielinen työväenopisto, Arbis Suomenkielinen työväenopisto Taidemuseo Tietokeskus Työterveys Helsinki Varhaiskasvatusvirasto 28

29 Ostolaskut - yhteystiedot Keskushallinto ja tekninen Sari Benchbana, puh Hankintakeskus Helsingin kaupungin palvelukeskus Kaupunginkanslia Kaupunkisuunnitteluvirasto Kiinteistövirasto Palmia Oy Pelastuslaitos Talpa.KeskhallTeknOyOstolaskut@hel.fi Satama Oy Rakennusvalvontavirasto Taloushallintopalvelu Tarkastusvirasto Tukkutori Vaalit Ympäristökeskus 29

30 Ostolaskut - yhteystiedot Sosiaali- ja terveysvirasto Anne-Maria Räsänen, puh Perhe- ja sosiaalipalvelut Terveys- ja päihdepalvelut Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut YHTTalpaSoteOstolaskutj@hel.fi Henkilöstö- ja kehittämispalvelut Talous- ja tukipalvelut Tietohallinto- ja viestintäpalvelut 30

31 Myyntilaskutuksen terveiset Vuoden 2016 tuloksi kirjataan kaikki tavarat ja palvelut, jotka luovutettu vuoden 2016 aikana. Kaupungin sisäiset laskutusaineistot toimitettava Talpaan hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään Ulkoisia myyntejä koskevat laskutusaineistot toimitettava Talpaan hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään Myyntireskontra suljetaan

32 Myyntilaskutuksen terveiset Mikäli vuonna 2016 luovutettuja tavaroita ja palveluita ei saada laskutettua ennen myyntireskontran sulkeutumista, laskuttamatta jääneet tulot arvioidaan ja kirjataan muistiolla vuoden 2016 tuloksi. Kirjaukset tehdään yhteistyössä viraston ja Talpan kesken. Vuotta 2017 voidaan laskuttaa jo vuoden 2016 aikana: Vuoden 2017 laskutusaineisto toimitetaan omana erillisenä tiedostonaan ja aineistosta tulee ilmoittaa Talpaan sähköpostitse. 32

33 Myyntilaskut - yhteystiedot Talhan palvelualueet Keskushallinto ja tekninen Sini Jääskeläinen puh Sivistys ja varhaiskasvatus Marjo Hakanen puh Yhteissähköpostilaatikot YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Kirjanpito ja Laskutus Talpa.KeskhallTeknOyKpitoLaskutus@hel.fi YHT Talpa Sivistys Vaka Kirjanpito ja Laskutus Talpa.SivistysVakaKpitoLaskutus@hel.fi Sosiaali- ja terveysvirasto Sari Hallikainen puh YHT Talpa Sote Laskutus Talpa.SoteLaskutus@hel.fi 33

34 Panostetaan yhdessä ennakointiin, sisällön oikeellisuuteen ja aikataulussa pysymiseen! Kirjanpidon terveiset tilinpäätökseen Anne Puukko 34

35 Tilinpäätöksen jaksotukset: Tulojen ja menojen suoriteperusteinen kirjaaminen Kaikki olennaiset tapahtumat on kirjattava / oikaistava suoriteperusteisiksi viimeistään tilinpäätöksessä. Tavaroiden ja palvelujen myynti kirjataan sen tilikauden tulona, jolloin tavara tai palvelu on luovutettu. Ostolaskut kirjataan menoksi sille tilikaudelle, jolloin tavara tai palvelu on vastaanotettu. Palkat ja palkkiot kirjataan sille tilikaudelle, jonka aikana palkka/palkkio on ansaittu. Sosiaalikuluprosentit määräytyvät kuitenkin maksatuskauden (v. 2017) eikä ansaintakauden mukaan. Edellä mainituista kirjanpidon jaksotusperiaatteista käytetään nimitystä suoriteperuste.

36 Tarkempi tase-erittely Vuoden 2015 tilintarkastushavaintojen ja suositusten runsauden takia laadittu tarkempi tase-erittelyohje, joka on tilinpäätösohjeen liitteenä. Huomiota kiinnitettävä erityisesti sisällön oikeellisuuteen! Tase-erittelynä pelkkä tilin saldo ei riitä Tase-erän sisältö pitää eritellä yksityiskohtaisesti Esim. keneltä saaminen on tai kenelle olemme velkaa tai minkä luonteisista eristä on kysymys ja mistä eristä summa koostuu Tase-erittelyn sisältöä varmentamaan tulee liittää tarpeelliset liitteet, joiden tiedot ovat yhteneväiset tase-erittelyssä esitettyyn

37 Tase-erittelyt sisäiseen postiin allekirjoitettuina Tase-erittelyjä laaditaan sekä asiakasvirastoissa että Talpassa Tasevastuiden mukaan Kaikista tasetileistä tulee tehdä erittely, joilla on saldoa (myös nollasaldoiset pankki- ja kassatilit) Tase-erittelyt Päivättävä ja allekirjoitettava Liitteet on numeroitava, päivättävä ja allekirjoitettava Lähetetään sisäisessä postissa Talpan kirjanpidon yhteyshenkilölle (ei tallenneta Tilinpäätös työtilaan)

38 Sisäiset erät kirjanpidossa Kaupungin tuloslaskelmasta ja taseesta eliminoidaan kaupungin sisäiset erät Konsernin tuloslaskelmasta ja taseesta eliminoidaan kaupungin ja tytäryhteisöjen sekä jäsenkuntayhtymien väliset Eliminoinnin edellytyksenä on, että sisäisille tileille kirjataan vain aidosti sisäisiä tapahtumia Kumppanikoodeja käytetään vain aidosti sisäisillä tapahtumilla. Kumppanikoodien oikeellisuuteen tulee kiinnittää huomiota Kaupungin sisäiset kumppanikoodit: Kaupunkikonsernin sisäiset kumppanikoodit: Täsmäytykset ja korjaukset tulee tehdä tilinpäätösaikataulun mukaan.

39 Tilinpäätöksen liitetiedot Kunnan tilinpäätöksen liitetietojen laatimisessa noudatetaan kirjanpitolautakunnan kuntajaoston Yleisohjetta kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen liitetiedoista ( ) Uusi yleisohje julkaistaan lähiaikoina, mahdollisista muutoksista tiedotetaan asiakkaille Matkapäivien ja vakuutustietojen ilmoittamisesta on luovuttu Liitetietojen toimittamispäivä on maanantai (leasing- ja vuokravastuut 5.1.) Liitetiedot tallennetaan Tilinpäätös työtilaan.

40 Liitetietojen ryhmittely Kunnan tilinpäätöksen liitetiedot koskevat Tilinpäätöksen laatimista Konsernitilinpäätöksen laatimista Tuloslaskelmaa Taseen vastaavia ja vastattavia Vakuuksia ja vastuusitoumuksia Henkilöstöä ja tilintarkastajan palkkioita Ympäristövastuita

41 Vakuuksia ja vastuusitoumuksia koskevat liitetiedot Vakuudet ja vastuusitoumukset Ympäristövastuut ovat taseeseen sisältymättömiä eriä ilmoitetaan LIITETIETONA (tallennus työtilaan) kootaan Talpassa ns. LIITETIETOJEN ERITTELYIKSI: KPL 3:13.1 : Tilinpäätöstä ja toimintakertomusta varmentamaan on laadittava liitetietojen erittelyt KPA 5:4 : Erittelyn laatijan on päivättävä ja allekirjoitettava laatimansa erittely Sidotaan Keskuskirjanpidon tase-erittelyt -kirjaan Talpassa

42 Palkkahallinnon terveiset tilinpäätökseen Mirja Kiikonen

43 Palkkajaksotukset Lomapalkkavelka Siirtyvät palkat Siirtyvät palkkiot Palkkioiden maksuaikataulu Siirtyvät tulospalkkiot

44 Lomapalkkavelka CGI ajaa lomapalkkavelan tammikuun 2. viikolla Talpa kirjaa lomapalkkavelan muutokset

45 Siirtyvät palkat Talpan palkkakirjanpito laatii muistiot siirtyvistä palkoista Talpa laskee tammi-maaliskuussa 2016 maksettujen, v palkkojen %-osuuden vuoden 2015 maksuperusteisesta palkkasummasta Saadulla prosentilla kerrotaan vuoden 2016 maksuperusteinen palkkasumma

46 Siirtyvät palkat Talpan palkkakirjanpito lähettää jaksotusmuistiot virastoille hyväksyttäväksi Hyväksytyt muistiot palautetaan Talpaan sähköisesti mennessä osoitteeseen YHT Talpa palkkakirjanpito

47 Siirtyvät palkat Talpan laatiman jaksotusmuistion sijasta virastot voivat laatia omaan arvioonsa perustuvan jaksotusmuistion joka lähetetään palkkakirjanpitoon tallennettavaksi mennessä Tästä tieto palkkakirjanpitoon mennessä Sivukuluissa käytetään vuoden 2017 sivukuluprosentteja (Stm, KuEL, VaEL, Tvr) Helmi-> Yhteiset palvelut-> Palkanlaskentapalvelut -> Palkanlaskennan ohjeet

48 Siirtyvät palkkiot Talpan palkanlaskenta laatii maksuajon siirtyvistä palkkioista jaksotusmuistion. Hyväksytty muistio palautetaan palkkakirjanpitoon klo 12:00 mennessä Muistio tallennetaan palkkakirjanpidossa 20.1.

49 Palkkioiden maksuaikataulu Vuodelle 2016 kirjattavat palkkiot on maksettava viimeistään Palkkioilmoitukset Talpassa viimeistään 4.1. Käytettävä vuoden 2017 laskentatunnisteita Vuoden 2016 viimeinen maksupäivä on Palkkioilmoitukset Talpaan 7.12.

50 Siirtyvät tulospalkkiot Asiakasvirastot arvioivat tulospalkkiot ja laativat niistä muistiotositteet Muistiot lähetetään tallennettavaksi klo 12:00 mennessä osoitteella YHT TALPA PALKKAKIRJANPITO Tulospalkkion tase-erittelyn liitteet pitää toimittaa viimeistään mennessä. Liitteet: Päätös maksettavasta kokonaissummasta Laskelma kokonaissummasta Päivätyt ja allekirjoitetut liitteet postitse TALPA palkkakirjanpito PL 248

51 Työniloa & hyviä istumalihaksia tilinpäätökseen! Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Kirjanpitopalvelut > Tilinpäätös 2016