Kainuun maakunta kuntayhtymä Sivu 1/6 Sosiaali- ja terveystoimiala Tutkimus, kehittäminen ja suunnittelu AKI - Aktiiviasiakas 21.8.

Transkriptio

1 Kainuun maakunta kuntayhtymä Sivu 1/6 Sosiaali- ja terveystoimiala Tutkimus, kehittäminen ja suunnittelu AKI - Aktiiviasiakas PALVELUNTUOTTAJATYÖRYHMÄN KOKOUKSEN 4/2012 MUISTIO Aika Tiistai klo alkaen Paikka Kajaanin yliopistokeskus, Seminaarinkatu 2, 3 krs., huone 341 Läsnä Muut Erja Mannersuo, Kalevalan kuntoutuskoti säätiö Sirkka Ohtonen, Kajaanin Arvola-koti ry, Kajaanin Palvelutalosäätiö Terhi Kukkonen, AKI Aktiiviasiakas hanke / Kainuun maakunta ky Esko Pääskylä, AKI Aktiiviasiakas hanke / Kainuun maakunta -ky 1. Palaverin avaus ja edellisen kerran muistio Todettiin, että kuntayhtymän edustajat eivät valitettavasti päässeet palaveriin samaan aikaan sattuneen pakollisen koulutuksen takia. Tieto koulutuksesta saatiin niin myöhään, ettei palaveriaikaa enää voitu muuttaa. Todettiin, että edellisen kerran muistio on lähetetty sähköpostitse ja siihen on pyynnöstä tehty muutama tarkennus. Käytiin tarkennukset läpi ja todettiin niiden vastaavan palaverin kulkua. Todettiin muistio tarkistetuksi. 2. Kainuun palvelutarjotin-portaalin kehittäminen Todettiin, että kutsukirjeen mukaisesti palaverissa keskitytään vain yhteen asiaan: palvelutarjottimen (portaalin) toiminnallisiin ominaisuuksiin, jotta voidaan huomioida palveluntuottajien näkemykset, kun palvelutarjottimen teknisestä ratkaisusta järjestetään kilpailutus. Edellisessä työryhmän tapaamisessa kirjattiin: Palveluntuottajatyöryhmästä voi tulla tarvittaessa osallistujia mukaan kun portaalin hakemistorakennetta ja ulkoasua muokataan, että saataisiin palveluhakemistosta selkeä ja vertailukelpoinen tuotteistus palveluille. - - Palvelutarjottimen teknisen toteutuksen kilpailutusta on valmisteltu kesän aikana. Palvelutarjotin on tarkoitus saada käyttöön perustoimintojen osalta ja mennessä kaikkien toimintojensa osalta. Työryhmässä esiteltiin pääpiirteittäin palvelutarjottimen suunniteltu toimintalogiikka, jotta palveluntuottajien näkökulma voidaan huomioida kilpailutuksen valmistelussa. Esittelyssä hyödynnettiin kilpailutuksen taustamateriaaliksi laadittua toiminnallisuuskuvausta, joka liitettiin muistioon. Käydyssä keskustelussa todettiin, että kullakin palveluntuottajalla on omat taloushallinnon ja töiden organisoinnin järjestelmänsä, joiden kanssa uutta järjestelmää ei ilmeisesti saada yhteensopivaksi. Päällekkäisyyteen ei kannata satsata, vaan varmistaa palvelutarjottimen käytännön tason hyöty palvelujen välittämisessä asiakkaille. Esko Pääskylä projektipäällikkö Terhi Kukkonen suunnittelija AKI Esko Pääskylä esko.paaskyla@kainuu.fi Aktiiviasiakas projektipäällikkö

2 LIITE Palvelutarjottimen toiminnallisuuden kuvaus Rekisterit (AKI Aktiiviasiakas hankkeen projektiryhmä päätti , että kilpailutusasiakirjoihin valmistellaan palvelutarjottimen toiminnallisuuden kuvaus. Liitetäänkö alla oleva suoraan tarjouspyynnön osaksi?) Palvelutarjottimen avulla kuntayhtymä ylläpitää erilaisia palveluntuottajarekistereitä (palveluseteli, kotihoidon tukipalveluiden tuottajien rekisteri yms.). Rekisterin avulla kerätään, ylläpidetään ja tuotetaan keskitetysti tietoa palveluista. Rekisterin hallinta tapahtuu määriteltyjen käyttäjäoikeuksien mukaisesti. Pääkäyttäjä ja vastuualuekäyttäjät, jotka hallinnoivat sovelluksen käyttöä ovat kuntayhtymän työntekijöitä. He muun muassa myöntävät ja antavat palveluiden tuottajille käyttöoikeudet ja salasanat. Syöttölomakkeet Palveluntuottajat hakeutuvat palvelutarjottimelle sovelluksessa olevan lomakkeen kautta. Pää- ja vastuualuekäyttäjät (eli kuntayhtymän käyttäjät) määrittelevät palveluntuottajaksi ilmoittautumis- ja haku lomakkeiden sisällön. Lomakkeella on syöttökenttiä, joiden nimikkeet ovat muokattavissa ja niiden alta löytyy alavalikoita, joiden teksti on muokattavissa. Kentät voi määrätä pakollisiksi täyttää. Kenttää täytettävälle tekstille voi asettaa merkkien määrän tai laadun rajoituksia. Lomakkeen muodostamiseen on olemassa myös rasti ruutuun toiminto, eli valittuun kenttään voi vastata tekemällä valinnan, tai olla tekemättä (laita täppä tähän). Tuottajaksi hakeutumis- ja ilmoittautumislomakkeella on standardipohja, josta siirtyy tietoa tietokantaan. Liitteillä ja rasti- ruutuun toiminnoilla saadaan tuottajaksi hyväksymiseen liittyvää tietoa, jonka ei tarvitse olla tietokannassa. Palveluntuottajaksi hakeminen ja hyväksyminen Sovelluksessa on linkki jonka kautta palveluntuottaja pääsee täyttämään lomakkeen. Tuottaja täyttää vaaditut tiedot lomakkeelle (yhteys, -ly, osoite, vakuutus yms.). Tuottaja valitsee alavetovalikosta tuottamansa palvelut ja täyttää niiden hintatiedot. Lomake lähtee/lähetetään kuntayhtymän vastuualuekäyttäjälle, joka hyväksyy tuottajan hakemuksen. Hyväksymisestä tulee päätös palvelusetelituottajalle. Vastuualuekäyttäjä antaa tuottajalle salasanan, jolla tuottaja kirjautuu ohjelmistopalveluun ja päivittää omia tietojaan. Osa palveluntuottajan tiedoista siirtyy hyväksymisprosessissa suoraan hakulomakkeelta asiakkaalle esille tuleviksi tiedoiksi. Palveluntuottajan täytettävissä on kenttiä, joiden muoto ja sisältö on rajattu kuntayhtymän käyttäjien toimesta. Tuottajalle on myös tekstikenttä, johon tuottaja voi vapaasti kirjoittaa tekstiä, esim. kuvailua palveluistaan tms. mainostekstiä ja mahdollisesti myös kuvan/kuvien lisäämismahdollisuus. 2

3 Lomakkeiden luominen Lomakkeella tarkoitetaan tässä näytön näkymää, jonka kautta tietoja viedään tietokantaan. Lomakkeita voidaan muokata pääkäyttäjien toimesta. Eri hierarkiatasoilla olevien nimikkeiden määrää ei ole rajattu. Nimikkeitä voidaan lisätä ja nimetä. Kuntayhtymän työntekijät (pää- ja vastuualuekäyttäjät) voivat luoda ja muokata lomakkeita. Joitakin lomakenäkymiä tarvitaan tulostettavassa muodossa. Lomakkeella ei tarkoiteta tässä sanan toista merkitystä eli Esim. Word- tai Excel-muotoista hakemuslomaketta, johon täytetään tietoja ilman, että tiedot siirtyvät minnekään. Esimerkiksi kuntayhtymässä jo käytössä oleva Hakemus tehostetun palveluasumisen palvelusetelin tuottajaksi olisi tällöin ohjelmistopalvelussa liitteenä, joka täytetään ja lähetetään kuntayhtymän käyttäjälle, jolloin hakemuksesta ei siirtyisi tietoa tietokantaan. Varsinainen palveluntuottajan tietojen syöttölomake siirtää tietoa tietokantaan. Tuottajien lomakkeelle kirjaaman tiedon näkyminen asiakkaalle, palveluhaun toiminta Asiakas aloittaa tiedon hakemisen valitsemalla palvelun (esim. pääryhmä vanhuspalvelut alaryhmä tehostettu palveluasuminen). Asiakas valitsee joko yhden tai useamman paikkakunnan tai alueen (myös rajaamaton haku voi olla mahdollinen). Haun tulokset tulevat näkyviin (listaus tuottajista, paikkakunnasta, hinnoista, mahdollisesti pisteytetyssä muodossa olevat laatutiedot, mahdollisesti pitkäaikaisasumisessa myös onko vapaita paikkoja ja miehille vai naisille). Tällä sivulla mahdollisuus tehdä valinta, jossa palveluiden hinnat voidaan lajitella (nousevasti tai laskevasti). Tehostetussa palveluasumisessa laskee yhteishinnan, josta tulee lajittelutieto (hoiva, ateriat, tukipalvelut) Laitetaanko pisteytettäviin mahdollisuus lisätä vertailuominaisuuksia sovellukseen jatkossa, esim. laadullisten ominaisuuksien pisteytys voisi olla vertailutietoa. Meillä ei ole määritelty, mitä laadullisuuden mittareita käytettäisiin, niitä voisivat olla esim. a. samat lisälaadun tekijät, joita käytettiin ostopalveluiden kilpailutuksessa b. asiakkailta saadun kokemustiedon pisteiden tulokset (saadaan viiveellä) c. asiakas ja tuottajaryhmien kanssa määritellyt laatuominaisuudet, joista kertyisi pisteitä Asiakas voi valita hakutuloksesta tarkempaan tarkasteluun yhden tai useamman palveluntuottajan tiedot. Tiedot esitetään helposti vertailtavissa olevassa muodossa siten, että eri palveluntuottajien tiedot esitetään rinnakkain/alekkain. Hinnoittelu esitetään yksityiskohtaisessa muodossa. Palveluntarjoajalla on madollisuus antaa tähän näkymään tarkempi palvelun kuvaus (esim. kuva tai kuvia sekä tuottajan vapaan tekstikentän teksti). Samoin linkin alta löytyy palvelujen laatuarviointi, jos tämä ominaisuus tulee mukaan. Näkymät ovat tulostettavissa ja tulostusnäkymä on järkevästi luettavissa. 3

4 Yhteydenotto/palvelupyyntö-mahdollisuus Asiakas voi jättää sovelluksen kautta yhteydenottopyynnön palveluntuottajalle. Minimissään kysessä on yhteydenottolomake, joka on linkitetty useisiin kohtiin (heti palveluntuottajalistauksen yhteydessä mutta myös syvempien hakuvalintatulosten yhteydessä) Lisäpisteitä, jos sovelluksessa on yhteydenottoon seurantaa esim. jotain seuraavista a. muistutus tuottajalle puhelimeen b. kuittauspyyntö saadusta yhteydenottopyynnöstä c. muistutus jos tuottaja ei ole vastannut yhteydenottopyyntöön Tuottajien lomakkeelle kirjaaman tiedon näkyminen asiakkaalle, laskurien toiminta, kustannusten vertailu (Tämän toiminnon sijoittuminen/suorittaminen asiakkaan näytöllä mietittävä, missä kohti hakua looginen) I. Tuloselvityslaskutoiminto. Asiakas menee laskuritoimintoon ja täyttää tulotietonsa (tulotiedot annetaan kuntayhtymän sote-lautakunnassa tehdyn päätöksen mukaisesti) kohta kohdalta. Jokaisen täytettävän tiedon kohdalla on lisälinkki, jonka alta löytyy selkokielinen info. Laskurin tuloksena saadaan arviotieto asiakkaan tuloista, jonka perusteella tulee arvio palvelusetelin suuruudesta (tulotiedosta viittaus palveluseteliin arvo- ja tulorajataulukkoon) ja säännöllisen kotihoidon asiakasmaksuista kuntayhtymän omassa tuotannossa (tulotiedosta viittaus asiakasmaksun laskukaavaan). II. Asiakkaan tulojen riittävyyden laskutoiminto. Asiakas on tehnyt palveluhaun ja haluaa tarkastella tulojensa riittävyyttä valitussa/valituissa palveluissa. Sovelluksessa on yhteenlaskettu kustannus valittua tehostetun palveluasumisen palvelua kohden (viittaus tuottajatietojen tauluun tietokannassa). Kustannukset voivat muodostua seuraavilla tavoilla: a. tulee automaattisesti summaksi hoivan, tukipalveluiden ja aterioiden muodostama summa b. tulee automaattisesti summaksi hoivan, tukipalveluiden ja aterioiden muodostama summa ja lisäksi asiakkaan valitseman huonevuokravaihtoehdon hinta Tällöin palveluntuottaja vie kaikkien huoneiden vuokrahinnat huoneet alavalikkoon. Kustannusten arvio ei onnistu muuten. Tästä toiminnosta on asiakkaalle eniten hyötyä, jos on myös tiedossa, mitkä huoneet ovat vapaita tai tarjontaa on niin paljon, että voi oikeasti valita Sovellus laskee tulojen ja kustannusten erotuksen (tulot miinus kulut). Tulojen huomioimisessa sovelluksessa on lisäehto, että jos asiakkaan valitseman palveluntuottajan hoidon ja hoivan hinta on pienempi kuin asiakkaan palvelusetelin arvo, on palvelusetelin arvo sama kuin hoidon ja hoivan hinta yksinkertaisin vaihtoehto tulot asiakkaan syöttämien tietojen mukaan + palveluseteli kokonaiskulut sovelluksen laskeman a. vaihtoehdon yhteissumman mukaan lukuun ottamatta vuokraa ja arviota eläkkeensaajan asumistuesta 4

5 vaativampi vaihtoehto on, että laskuri huomioi vuokran ja asiakkaan mahdollisesti ilmoittaman eläkkeensaajan asumistuen arvon III. Oman tuotannon tehostetun palveluasumisen kustannusten laskuri. Kun asiakas tekee laskelman jostakin palvelusetelipaikasta, antaa hän samalla tiedot, joilla hänelle voidaan tehdä palvelusetelilain edellyttämä laskelma kunnallisesta vaihtoehdosta. Laskuri kertoo, paljonko olisivat kustannukset tehostetusta palveluasumisesta kuntayhtymän omassa tuotannossa. Tulos kerrotaan palvelupakettitasolla ja asiakkaan tulojen riittävyyden laskelman tasolla. Laskuri hakee asiakkaan antamien tulotietojen perusteella tulleen säännöllisen kotihoidon asiakasmaksun, tulosidonnaisen perusmaksun ja ateria ja vaatehuoltomaksun ja laskee niiden summan. Laskuri antaa vuokrasta ja siivousmaksusta keskiarvoon perustuvan arvion, jos asiakas ei itse lisää ko. tietoja saatuaan itse tarkempaa tietoa jostain tietystä paikasta. IV. Vertaile edellä mainittujen laskureiden tuloksia. Tulokset valitun tai valittujen palveluiden kustannuksista jäävät näytölle. Asiakas näkee ne siitä, eikä tähän tarvita enää laskutoimintoa. Kalenteritoiminto, reaaliaikaisuus Kalenteritoiminto kuuluu pisteytettäviin toimintoihin. Palveluntuottajat vievät tiedot vapaista paikoista manuaalisesti ohjelmistopalveluun (jos tarjouksen tekijällä ei ole muita teknisiä vaihtoehtoja paikkatietojen päivittämiseksi). a. Asiakas voi hakea vapaita paikkoja valitsemalla palvelun ja halutun ajankohdan. Sovellus näyttää tuottajat, joilla on vapaita paikkoja. Asiakas voi tehdä palvelupyynnön. Palveluntuottaja joko vahvistaa tai hylkää sen. tällainen järjestys hyödyntää asiakasta erityisesti lyhytaikaispaikan haussa Paikkatietojen näkyminen tehostetun palveluasumisen palvelusetelipaikkojen hakutuloksissa Asiakas on tehnyt palveluhaun tehostetusta palveluasumisesta. Paikkatilanne näkyy hakutulosten listan yhteydessä. Vaatii vähäisempää päivittämistä kuin lyhytaikaisen asumisen tilanteen päivittäminen. Päivittäminen tuottajatietojen yhteydessä, tuottajatietojen syöttölomakkeella Tieto, jossa näkyy onko vapaita paikkoja ja ovatko ne miehille vai naisille (vrt. weisse-liste.de: näyttö). Tilauksen teko liittyen kalenteritoimintoon Mahdollisuus tehdä tilauksia kalenteritoiminnossa kuuluu pisteytettäviin ominaisuuksiin. 5

6 Karttatoiminto Pisteytettävissä toiminnoissa voi olla karttatoiminto: esim googlemaps tieto, jossa näkyy yksikön sijainti pidemmälle viety karttatoiminto, johon asiakas voi laittaa oman osoitteensa ja karttatoiminto kertoo paljonko tulee matkakilometrejä o esim. kotihoidon palvelusetelin hinnan arvioimiseen, o laskurissa ongelma, että tuottajilla on erilaisia perusteita kilometrihinnan perintään; osalla hinta tulee kaikista kilometreistä, osalla 5 kilometrin jälkeen, huomioitava laskurin viittauksissa/hinnan antamisen syöttökentissä Palvelusetelitoiminnan hallinta Palvelusetelitoiminto kuuluu pisteytettäviin ominaisuuksiin. Sovelluksessa on mahdollisuus luoda palveluseteleitä. Setelit ovat asiakaskohtaisesti yksilöityjä, esim. henkilötunnuksen alkuosa tai palvelusetelipäätöksen pykälä. Asiakas saa palvelusetelipäätöksen tulosteena. Kun asiakas on valinnut palvelusetelituottajan ja käyttänyt palvelusetelipalveluita, tuottaja laskuttaa kuntaa sähköisen palvelusetelin kautta. Jos sovelluksessa on mahdollista kirjautua vahvalla salauksella (onko vahva salaus välttämätön, jos asiakkaan henkilötiedot eivät näy) voisi asiakas myös seurata omien palveluseteleidensä käyttöä ja esim. kuitata käytetyt. Vahva salaus kirjautumiselle Kirjautumisen vahva salaus kuuluu pisteytettäviin ominaisuuksiin. Jos asiakkaalla on mahdollisuus vahvasti salattuun kirjautumiseen ja oman palvelusetelinsä käytön vahvistamiseen, luo se edellytykset pitkälle meneviin varaustoimintoihin. Raportointi Sovelluksessa on raporttitiedon hakemista varten ehtotoimintoja, joilla voidaan hakea tietoa tietokannasta. - Raporttitietoja ohjelmistopalvelussa, jossa ei tilaus/varaus tai vahvistus toimintoja: eri tauluissa olevan tiedon määrä, lokitietojen määrä (kuinka paljon mikäkin käyttäjäryhmä ohjelmistopalvelua käyttänyt), yhteydenottopyyntöjen määrä, hintatietojen muutosten määrä (jos sovellus kerää tällaista tietoa) - Raporttitietoja ohjelmistopalvelussa, jossa on tilaus/varaus tai vahvistus toimintoja: eri tauluissa olevan tiedon määrä, lokitietojen määrä (kuinka paljon mikäkin käyttäjäryhmä ohjelmistopalvelua käyttänyt, nyt mukana asiakkaat, jos heillä kirjautumismahdollisuus), kalenteriin liittyvät toiminnot (jos sovellus kerää tietoa kalenterin käytöstä) - Palvelusetelitoiminnon yhteydessä: seteleiden myöntämismäärä, käyttömäärä (jos tuottajat raportoivat ja laskuttavat sen kautta), kohdennetut raportit, palvelusetelin myöntämiseen liitetyt tietokentät, joista voidaan tehdä hakuja - Jos asiakkailla kirjautuminen, siihen liittyvät raporttitiedot 6