Lisäkysymysten ja hakukohderyhmäsääntöjen sekä liiteryhmien tallentaminen hakulomakkeelle

Transkriptio

1 Lisäkysymysten ja hakukohderyhmäsääntöjen sekä liiteryhmien tallentaminen hakulomakkeelle Lisäkysymysten ja hakukohderyhmäsääntöjen sekä liiteryhmien tallentaminen hakulomakkeelle-käyttöohje virkailijoille (Tarkentuu sitä mukaa, kun palvelu valmistuu) 1 Lisäkysymysten tallentaminen hakulomakkeelle Hae hakulomakkeita Hakukohdekohtaisten lisäkysymysten ja vastauskohtaisten liitteiden tallentaminen Hakulomakkeen valinta Tarkastele hakulomakevaiheita ja lisäkysymyksiä Lisää avoin kysymys Lisää monivalinta kysymys (valintaruutu) Lisää valintakysymys (valintanappi) Lisäkysymysten tulostusjärjestyksen muuttaminen ja vastaukseen liittyvän jatkokysymyksen tallentaminen 6 2 Hakukohderyhmäsääntöjen tallentaminen lomakkeelle Liiteryhmän tallentaminen lomakkeelle Lisäkysymysten tallentaminen hakulomakkeelle Lisäkysymysten syöttäminen ja tallentaminen tapahtuu Hakemusten hallinnan kautta. Hakemusten hallinta löytyy virkailijan työpöydän ylävalikon Haut alta. Korkeakoulusektorillla pää- ja vastuukäyttäjillä ja toisella asteella taas valintakäyttäjillä on oikeudet tähän palveluun. 1.1 Hae hakulomakkeita Hakulomakkeen hallinnan etusivulle tulostuu lista järjestelmään tallennetuista hakulomakkeista. Hakulomakkeet on tyypillisesti nimetty haun nimen mukaan. Hakulomakkeita voi suodattaa syöttämällä hakusanan tai sanan osan näkymän yläosassa olevaan hakukenttään. Hakutuloksia voi myös järjestää hakutyypin, tilan, vuoden tai hakukauden mukaan laskevasti tai nousevasti. 1.2 Hakukohdekohtaisten lisäkysymysten ja vastauskohtaisten liitteiden tallentaminen Hakulomakkeen valinta

2 Valitse listasta oikea hakulomakepohja, johon haluat tallentaa lisäkysymyksiä. Lisäkysymyksillä voidaan täydentää OPH:n tekemää hakulomakepohjaa valintojen kannalta välttämättömillä kysymyksillä. Siirry tallentamaan lisäkysymyksiä valitsemalla oikean hakulomakkeen oikean reunan painikkeesta Hakukohdekohtaiset lisäkysymykset. Kuva 1. Hakukohdekohtaiset lisäkysymykset Tarkastele hakulomakevaiheita ja lisäkysymyksiä Tällä näytöllä näet hakulomakkeen vaiheet ja hakukohde- tai ryhmäkohtaiset lisäkysymykset, jotka on lisätty vaiheisiin. Klikkaamalla hakukohteen tai hakukohderyhmän nimeä avautuu näytölle puurakenne, jota selaamalla voi tarkastella jo tallennettuja kysymyksiä ja vastauksia sekä liitteitä tarkemmin. Tallennettu kysymys toimii linkkinä kysymyksen tietojen muokkaukseen. Vaiheista näkyvillä ovat vain ne, joihin kysymyksiä voi liittää. Tällä hetkellä valittavia vaiheita on kolme: Hakutoiveet, Osaaminen ja Lupatiedot. Lisäkysymysten tallentaminen aloitetaan klikkaamalla Lisää uusi kysymys painiketta vaiheen kohdalla. Tämä painike löytyy valitun vaiheen kohdalta näytön oikean laidan toimintovalikosta. Pääosin kysymykset on syytä tallentaa Hakutoiveet- tai Osaaminen-vaiheisiin. Näin lomake säilyy hakijalle mahdollisimman yksinkertaisena. Kuva 2. Lisää uusi kysymys Lisää avoin kysymys

3 Klikkaa Lisää uusi kysymys-painiketta. Seuraavaksi sinun tulee valita oikea hakukohde tai hakukohderyhmä, johon haluat tallentaa lisäkysymyksen. Haluamasi hakukohteen valittuasi paina Jatka-painiketta. Valitse kysymystyyppi-valikosta vaihtoehto Avoin kysymys (tekstikenttä). Avoin tekstikenttä-kysymyksessä hakija kirjoittaa itse kysymyksen vastauksen hakulomakkeella olevaan tekstikenttään. Tekstikentän merkkimäärää voidaan säädellä merkkiin. Huomattava, että välilyönnitkin ovat merkkejä. Kysymys voi olla pakollinen tai ei. Kysymyksen otsikko-kenttää kirjoitetaan itse kysymysteksti. Ohjeteksti-kenttään kirjoitetaan kysymyksen alla näkyvä ohjeteksti hakijalle. Tämän ohjeen tulee olla ytimekäs ja selkeä. Lisäohjeteksti-kentässä virkailija voi halutessaan antaa vielä tarkempia lisätietoja kysymykseen vastaamisesta. Lisäohje avautuu ko. lomakevaiheen oikean ylälaidan kysymysmerkin (?) takaa. Jos tämän kentän jättää tyhjäksi, niin ohjetta ei tulostu. Kysymys voidaan tallentaa kantaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kysymyksen tallennus tapahtuu Tallenna-painikkeella näytön ylälaidasta. Vastaukseen voi tallentaa myös liitepyynnön. Lisää liitepyyntö-painike avaa näytön, jonne tallennetaan tarkemmat liitetiedot kieliversioineen ja palautusosoitteineen. Helmikuussa 2015 palautusosoitteeksi voi määrittää myös ryhmäkohtaisissa kysymyksissä ryhmän ensisijaisen hakukohteen hakijapalveluiden osoitteen. Kuva 3. Avoin kysymys (avoin tekstikenttä) Kuva 4. Lisää liite Lisää monivalinta kysymys (valintaruutu) Klikkaa Lisää uusi kysymys-painiketta. Seuraavaksi sinun tulee valita oikea hakukohde tai hakukohderyhmä, johon haluat tallentaa lisäkysymyksen. Haluamasi hakukohteen valittuasi paina Jatka-painiketta. Valitse kysymystyyppi-valikosta vaihtoehto Valintakysymys (valintaruutu). Valintaruutu-kysymyksessä (checkbox) hakija valitsee annetuista vastausvaihtoehdoista 0-n kappaletta. Vastausten määrää virkailija voi säädellä lisäämällä (plus-ikoni) tai poistamalla (roskakori-ikoni) niitä sovelluksessa. Kysymys voi olla pakollinen tai ei ja tämä tieto määritetään vastausten minimi- ja maksimimäärien avulla. Aseta vastausten minimi- ja maksimimäärä näytön alalaidan kentistä. Esimerkiksi jos vastauksien minimimäärä on 0 ja maksimimäärä on 1, niin kysymys ei ole hakijalla pakollinen. Kysymyksen otsikko-kenttää kirjoitetaan itse kysymysteksti. Ohjeteksti-kenttään kirjoitetaan kysymyksen alla näkyvä ohjeteksti hakijalle. Tämän ohjeen tulee olla ytimekäs ja selkeä. Lisäohjeteksti-kentässä virkailija voi halutessaan antaa vielä tarkempia lisätietoja kysymykseen vastaamisesta. Lisäohje avautuu ko. lomakevaiheen oikean ylälaidan kysymysmerkin (?) takaa. Jos tämän kentän jättää tyhjäksi, niin ohjetta ei tulostu. Kysymys voidaan tallentaa kantaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kysymyksen tallennus tapahtuu Tallenna-painikkeella näytön ylälaidasta. Vastaukseen voi tallentaa myös liitepyynnön (ks. kuva 4). Lisää liitepyyntö-painike avaa näytön, jonne tallennetaan tarkemmat liitetiedot kieliversioineen ja palautusosoitteen. Helmikuussa 2015 palautusosoitteeksi voi määrittää myös ryhmäkohtaisissa kysymyksissä ryhmän ensisijaisen hakukohteen hakijapalveluiden osoitteen. Kuva 5. Monivalinta-kysymys (valintaruutu)

4 1.2.5 Lisää valintakysymys (valintanappi) Klikkaa Lisää uusi kysymys-painiketta. Seuraavaksi sinun tulee valita oikea hakukohde tai hakukohderyhmä, johon haluat tallentaa lisäkysymyksen. Haluamasi hakukohteen valittuasi paina Jatka-painiketta. Valitse kysymystyyppi-valikosta vaihtoehto Valintakysymys (valintanappi). Valintanappi-kysymyksessä (radiobutton) hakija valitsee annetuista vastausvaihtoehdoista yhden. Kysymys on siten aina pakollinen hakijalle. Vastausten määrää virkailija voi säädellä lisäämällä (plus-ikoni) tai poistamalla (roskakori-ikoni) niitä sovelluksessa. Vastausvaihtoehtoja on kuitenkin oltava aina kaksi. Kysymyksen otsikko-kenttää kirjoitetaan itse kysymysteksti. Ohjeteksti-kenttään kirjoitetaan kysymyksen alla näkyvä ohjeteksti hakijalle. Tämän ohjeen tulee olla ytimekäs ja selkeä. Lisäohjeteksti-kentässä virkailija voi halutessaan antaa vielä tarkempia lisätietoja kysymykseen vastaamisesta. Lisäohje avautuu ko. lomakevaiheen oikean ylälaidan kysymysmerkin (?) takaa. Jos tämän kentän jättää tyhjäksi, niin ohjetta ei tulostu. Kysymys voidaan tallentaa kantaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kysymyksen tallennus tapahtuu Tallennapainikkeella näytön ylälaidasta. Vastaukseen voit tallentaa myös liitepyynnön (ks. kuva 4). Lisää liitepyyntö-painike avaa näytön, jonne tallennetaan tarkemmat liitetiedot kieliversioineen ja palautusosoitteen. Helmikuussa 2015 palautusosoitteeksi voi määrittää myös ryhmäkohtaisissa kysymyksissä ryhmän ensisijaisen hakukohteen hakijapalveluiden osoitteen. Kuva 6. Valintakysymys (valintanappi) Lisäkysymysten tulostusjärjestyksen muuttaminen ja vastaukseen liittyvän jatkokysymyksen tallentaminen Voi muokata kysymysten tallennuksen jälkeen kysymysten tulostusjärjestystä hakulomakkeella, jos alkuperäinen tallennusjärjestys ei ollut oikea. Muokkaaminen tapahtuu avaamalla oikean hakukohteen tai hakukohderyhmän kohdalla toimintovalikko ja klikkaamalla Järjestä kysymyksettoimintoa. Tämän jälkeen lisäkysymysten tallennusjärjestystä voi muokata nuolipainikkeilla. Lopuksi uusi järjestys tulee tallentaa. Kuva 7. Järjestä kysymykset Voit lisätä myös jatkokysymyksen tiettyyn vastausvaihtoehtoon. Tämä tapahtuu avaamalla oikean vastauksen kohdalla toimintovalikko ja klikkaamalla Järjestä Lisää jatkokysymys-toimintoa. Kuvassa 8. virkailija on lisäämässä Vaasa-vastausvaihtoehtoon jatkokysymystä. Kaikkien kysymysten vastausvaihtoehtoihin voi lisätä jatkokysymyksiä, myös tekstikenttä-vastaukseen. Kuva 8. Lisää jatkokysymys. 2 Hakukohderyhmäsääntöjen tallentaminen lomakkeelle

5 Hakukohderyhmäsääntöjen avulla voidaan rajata kuinka moneen hakukohteeseen hakija saa hakea tietyn hakukohderyhmän sisällä ja voidaan määrätä hakukohteiden prioriteettijärjestystä hakulomakkeella. Tarvittava hakukohderyhmä (rajaava tai priorisoiva) voidaan tehdä joko organisaatiopalvelussa tai suoraan hakulomakkeen hallinnassa. Jos ryhmän tekee organisaatiopalvelussa, niin hakukohteet on lisättävä tarjonnassa erikseen tähän ryhmään. Muistettava myös valita oikea ryhmän käyttötarkoitus: rajaava tai priorisoiva. Jos ryhmän tekee suoraan hakulomakkeen hallinnassa niin käyttötarkoitus tulee automaattisesti oikein ja hakukohteetkin pääsee liittämään suoraan ryhmään hakulomakkeen hallinnan puolelta. Valitse listasta ensin oikea hakulomakepohja, johon haluat tallentaa hakukohderyhmäsääntöjä. Siirry Lomakepohjan asetuksiin avaamalla toimintovalikko oikeasta reunasta. Kuva 9. Lomakepohjan asetukset Valitse seuraavaksi Hallinnoi lomakepohjan sääntöjä-otsikon alta joko Rajaavat tai Priorisoivat hakukohderyhmät. Kuva 10. Rajaavat ja priorisoivat hakukohderyhmät Valitse seuraavaksi Lisää ryhmä asetuksiin- tai Lisää ryhmä-toiminto. Valitse ryhmä asetuksiin lisää organisaatio-palvelussa tallennetun ryhmän hakulomakepohjan asetuksiin. Lisää ryhmä taas tekee ja tallentaa kokonaan uuden hakukohderyhmän (rajaavan tai priorisoivan). Kuva 11. Lisää ryhmä asetuksiin ja Lisää ryhmä Uuden ryhmän (Lisää ryhmä-toiminto) tallennuksen jälkeen sinua pyydetään lisäämään hakukohteet kyseiseen ryhmään. Kuva 12. Lisää hakukohde ryhmään Tallennuksen jälkeen aseta haluttu hakukohderajaus ryhmään Aseta rajaus-toiminnolla. Kuva 13. Aseta rajaus Aseta oikea hakukohderajoitus joko syöttämällä arvo tai käyttämällä nuolipainikkeita. Muista tallentaa lopuksi tekemäsi rajoitus. Kuva 14. Lisää hakukohderajoite. Priorisoivan ryhmän tallennuksen yhteydessä toimitaan samalla tavalla kuin rajaavan ryhmän tallennuksen ja hakukohteiden lisäämisen yhteydessä. Kun ryhmä on tallennettu lomakepohjan asetuksiin, niin sen jälkeen valitaan toimintovalikosta kohta Muokkaa prioriteetteja. Kuva 15. Muokkaa prioriteetteja

6 Aseta seuraavaksi haluttu prioriteettijärjestys kahden tai useamman kohteen välille. Kuvassa 16. hakukohde Bachelor of Engineering on asetettu prioriteetille 1. suhteessa hakukohteeseen Bachelor of Business Administration. Näin ensimmäiselle prioriteetille asetetun hakukohteen tulee olla korkeammalle hakutoivejärjestyksessä kuin hakukohteen, jolle ei ole asetettu prioriteettia. Kuva 16. Muokkaa hakukohteiden prioriteetteja. Tallennuksen jälkeen asetettu prioriteettisääntö näkyy näytöllä. Kuva 17. Prioriteettiryhmä tallennettu. 3. Liiteryhmän tallentaminen lomakkeelle Liiteryhmien avulla hakijoiden pohjakoulutusliitteet voidaan ohjata joko ryhmän ylimmän hakukohteen hakijapalveluiden osoitteeseen (esim. amkliiteryhmä) tai johonkin tiettyyn osoitteseen (esim. Dia-yhteisvalinta). Valitse listasta ensin oikea hakulomakepohja, johon haluat tallentaa liiteryhmäsäännön. Siirry Lomakepohjan asetuksiin avaamalla toimintovalikko oikeasta reunasta. Kuva 18. Lomakepohjan asetukset Valitse seuraavaksi Hallinnoi lomakepohjan sääntöjä-otsikon alta Liiteosoiteryhmät. Kuva 19. Liiteosoiteryhmät Valitse seuraavaksi Lisää ryhmä asetuksiin- tai Lisää ryhmä-toiminto. Valitse ryhmä asetuksiin lisää organisaatio-palvelussa tallennetun ryhmän hakulomakepohjan asetuksiin. Lisää ryhmä taas tekee ja tallentaa kokonaan uuden liiteosoiteryhmän. Kuva 20. Lisää ryhmä asetuksiin ja Lisää ryhmä Uuden ryhmän (Lisää ryhmä-toiminto) tallennuksen jälkeen sinua pyydetään lisäämään hakukohteet kyseiseen ryhmään. Tallenna lopuksi. Kuva 21. Lisää hakukohde ryhmään Tallennuksen jälkeen avaa liiteryhmä klikkaamalla nuoli-painiketta liiteryhmän nimen vierestä. Kuva 22. Avaa liiteryhmä

7 Määritä tämän jälkeen pohjakoulutusliitteiden toimitusosoite. Liitteet voidaan pyytää ryhmän ylimmän hakukohteen hakijapalveluiden osoitteeseen tai tiettyyn osoitteeseen (osoitekentät alla). Jos Toimitettava mennessä-kentät jättää tyhjäksi, niin hakulomakkeen Valmis-sivulle ja tulosteeseen tulostuu toimitusajankohdaksi korkeakoulukentän kanssa yhteisesti sovittu päivämäärä, joka koskee kevään 2015 yhteishakua. Muista tallennus lopuksi. Kuva 23. Käytä hakemuksen ylimmän hakukohteen osoitetta Kuva 24.Liitteet toimitetaan tiettyyn osoitteeseen