KLUBIN RAHASTON- HOITAJAN OPAS

Transkriptio

1 KLUBIN RAHASTON- HOITAJAN OPAS KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN OPASSARJA 220-FI (1114)

2 Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

3 Sisällysluettelo Johdanto 1 Rahastonhoitajan rooli ja tehtävät...2 Varojen hallinnointi...3 Jäsenmaksujen ja muiden maksujen periminen ja maksaminen...4 Raportointi klubin taloudellisesta tilasta...9 Yhteistyö Rotarysäätiön kanssa...9 Talousarvion laatiminen...12 Seuraajan perehdyttäminen...12 Tietolähteet ja resurssit Talouskäytänteet...14 Riskienhallinta...14 Taloudenhoidon valvonta...15 Liitteet 1: Rahastonhoitajan parhaiden käytänteiden tarkistuslista : Talousarvioesimerkki : Esimerkki hallitukselle tehtävästä raportista : Piirin koulutusseminaarin keskustelunaiheita...23 Piirin koulutusseminaarin muistilistat...24 Tämä julkaisu on Klubin rahastonhoitajan oppaan (220fi) painos v Se on tarkoitettu klubin rahastonhoitajan käyttöön rotaryvuosina ja Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

4

5 Johdanto Klubin rahastonhoitajan opas on laadittu auttamaan rotaryklubien rahastonhoitajia eri puolilla maailmaa. Rahastonhoitajien tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan. Tämän julkaisun ehdotuksia tulisi soveltaa niin, että ne vastaavat klubin tarpeita. Käytä tätä opasta valmistautuessasi toimikauteesi. Ota se mukaan piirin koulutusseminaariin ja käy sen sisältö läpi etukäteen. Kiinnitä erityistä huomiota liitteen 4 kysymyksiin, jotka auttavat sinua saamaan mahdollisimman paljon irti kokouksessa järjestetyistä ryhmäkeskusteluista. Koulutuksen päätyttyä tämä opas on hyvä tietolähde rahastonhoitajavuotena. Rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Jäsenyys yhdistää sen ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja antaa sille oikeuden käyttää järjestön palveluita ja tietolähteitä. Niihin kuuluvat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, osoitteesta www. rotary.org löytyvä informaatio, Rotarysäätiön apurahat sekä RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan tuki. Mahdolliset kommentit ja kysymykset Rahastonhoitajan tehtävää koskevia kysymyksiä voi esittää apulaiskuvernöörille, piirin talouskomitealle ja RI:n talous- ja CDS-tukihenkilöille. Lähetä tätä opasta koskevat kommentit ja kysymykset seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: learn@rotary.org Puhelin: Faksi: KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 1 JOHDANTO

6 1 Rahastonhoitajan rooli ja tehtävät Rahastonhoitajan toimikausi alkaa virallisesti 1.7. Se, millaiseksi hän kokee tehtävänsä ja miten paljon siinä on työtä, riippuu klubin koosta ja toiminnoista sekä siitä, kuinka hyvin rahastonhoitaja on perehtynyt Rotaryyn ja uusiin tehtäviinsä. Rahastonhoitajan tehtäviä ovat varojen hallinnointi jäsenmaksujen ja muiden maksujen periminen ja toimittaminen raportoiminen klubin taloudellisesta tilasta yhteistyön tekeminen Rotarysäätiön kanssa talousarvion laatiminen seuraajan perehdyttäminen. Valmistautuessaan toimikauteensa rahastonhoitajan kannattaa ottaa selvää siitä, mitä klubin hallitus ja jäsenet, rotarypiiri ja Rotary International odottavat häneltä. Ennen kuin rahastonhoitaja ottaa tehtävät vastaan, hänen olisi syytä hoitaa talousasioita jonkin aikaa yhdessä eroavan rahastonhoitajan kanssa, jotta hän ymmärtää roolinsa paremmin. On syytä selvittää esimerkiksi seuraavat asiat: Miten pankkitilit on järjestetty? Miten klubin jäsenet maksavat jäsenmaksunsa? Onko klubilla erääntyneitä velkoja? KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 2 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

7 Piiri tarjoaa koulutusta piirin koulutusseminaarissa, ja rahastonhoitaja saa kautensa aikana apua apulaiskuvernööriltä ja piirin talouskomitealta. Millainen on tulevan vuoden talousarvio? Miten se on laadittu? Miten klubin komiteoille annettavien määrärahojen jako tehdään? Millainen kirjanpitojärjestelmä on käytössä? Kuinka talousasiat kirjataan? Mitä kirjallista aineistoa on luovutettava klubin hallitukselle, piirille, RI:lle tai paikallisille viranomaisille (esim. sääntöjen muutokset, verot)? Rahastonhoitajien koulutuksessa piirin koulutusseminaarissa saa lisätietoa. Tämä koulutus on hyvä tilaisuus verkostoitua sellaisten rotareiden kanssa, joista voi olla apua toimikauden aikana. Tällaisia rotareita ovat mm. apulaiskuvernööri ja piirin talouskomitean jäsenet. Muiden klubien tulevilta ja eroavilta rahastonhoitajilta voi kysyä neuvoja ja heidän kanssaan voi verrata rahastonhoitajan tehtäviä, raportointivaatimuksia ja kirjanpitotapoja. Liitteessä 1 löydät tarkistuslistan parhaista käytänteistä. Varojen hallinnointi Rahastonhoitaja vastaa edellisen rotaryvuoden aikana laaditun talousarvion noudattamisesta. Siihen kuuluu saapuvien ja lähtevien varojen hallinnointi ja seuraaminen. Saapuviin maksuihin kuuluvat mm. klubimaksut lahjoitukset klubin toiminnasta saadut tuotot Rotarysäätiön apurahat sponsorien lahjoittamat varat. Lähteviin maksuihin kuuluvat mm. jäsenmaksut piirille ja RI:lle lahjoitukset hyväntekeväisyyteen kulut toimistotarvikkeista ja -laitteista kokouskulut (esim. tilat, ateriat) PR-toiminnan kustannukset komiteoiden toimintakulut sekalaiset maksut. Rahastonhoitajan on varmistettava, että kaikki tulot ja menot ovat tarkoin kirjattu. Hänen kuuluu myös antaa jäsenille kuitit klubimaksuista ja lahjoituksista sekä merkitä tilikirjaan kaikki tapahtumat, myös klubin hankinnat. Jos talousarvion ylittäminen on todennäköistä, siihen on pyydettävä hallituksen hyväksyminen. Tietokoneen kirjanpito-ohjelma tekee automaattisesti monet rahastonhoitajan toimenkuvaan kuuluvat tehtävät. Edeltäjältä kannattaa kysyä, mitä ohjelmaa on käytetty. Jos ottaa käyttöön uuden ohjelman, kannattaa valita sellainen, johon on tottunut ja joka vastaa klubin tarpeita. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 3 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

8 Mikäli klubi kerää viikoittain lahjoituksia tai sakkoja, ne on ehdottomasti kirjattava. Normaalin kirjanpitokäytännön mukaan klubin lahjoitus- ja käyttövarat erotetaan toisistaan, jotta varainhankinnan tuotot todella käytetään hyväntekeväisyyteen. Jos varainhankinta on tarkoitettu johonkin erityiseen palveluprojektiin, rahastonhoitaja voi tarvittaessa avata erillisen projektitilin. Katso liite 2: Talousarvioesimerkki. Tämä opas koskee myös e-rotaryklubin rahastonhoitajia. Kannattaa huomata, että Rotaryklubin järjestysmuodossa on erilliset osiot jokaiselle klubityypille. Lisätietoja saa joko What You Need to Know about Rotary E-Clubs -oppaasta tai ottamalla yhteyttä CDStukihenkilöön. Jäsenmaksujen ja muiden maksujen periminen ja maksaminen Rotareiden tulee maksaa jäsenmaksua klubille, piirille ja RI:lle. Rahastonhoitajan on tiedettävä, mitkä maksut on perittävä jäseniltä ja mitä maksuja klubin on maksettava. Uuden jäsenen RI-maksun suuruus riippuu jäsenen liittymisajankohdasta. Esimerkiksi rotarista, joka on liittynyt klubiin 4.1., klubi maksaa 1.7. viiden kuukauden edestä ns. pro rata -maksua, joka siis kattaa ajanjakson helmikuu kesäkuu. Huom! Jäsenmaksua maksetaan vain täysistä kuukausista. Maailmalta Ison Britannian ja Irlannin klubien jäsenmaksurakenne on erilainen. Näiden klubien pitää tarvittaessa kysyä neuvoa jäsenmaksuasioissa Rotary Internationalin Ison Britannian ja Irlannin toimistosta. MITÄ ON PERITTÄVÄ MITÄ ON MAKSETTAVA klubimaksut piirimaksut liittymismaksut klubilaskut piirimaksut RI:n jäsenmaksut RI:n jäsenmaksut RI:n muut maksut uuden jäsenen pro rata -maksu RI:n maksut: mahdolliset tilausmaksut, sääntövaltuuskunnan maksut mahdolliset rästit Klubimaksut. Klubimaksut voidaan periä klubin päättämällä tavalla viikoittain, kuukausittain tai vuosineljänneksittäin. Maksun määrä päätetään vuosittain. Nämä maksut, jotka voivat vaihdella klubeittain, kattavat yleensä toimintakulut, kuten kokoukset, ateriat, puhujien lahjat ja klubin tarvikkeet. Liittymismaksut. Monet klubit perivät uusilta jäseniltä klubin päättämän liittymismaksun. Se ei koske uudelleen liittyviä tai muista klubeista siirtyviä, jos he voivat todistaa jäsenyyteensä. Liittymismaksua ei peritä kunniajäseniltä eikä entisiltä rotaracteilta, joiden jäsenyys on päättynyt alle kaksi vuotta aikaisemmin. Katso lähemmin Rotaryklubin järjestysmuodosta, artiklat 11 ja 7. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 4 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

9 Piirimaksut. Useilla piireillä on varoja piirin tukemiin projekteihin tai Rotaryn paikallisen hallinnon ylläpitoon ja edistämiseen. Näissä piireissä jokainen rotaryklubi maksaa piirille per capita -maksua. Sen suuruus hyväksytään vuosittain piirineuvottelussa, piirikonferenssissa tai PETSissä. RI:n jäsenmaksu. Klubeilta peritään kahdesti vuodessa jäsenmaksu jokaisesta klubin jäsenestä. Maksun suuruus rotaryvuonna on 27,50 USD ja ,00 USD kummaltakin puolivuotiskaudelta. 1 Kaikki maksut, myös ennalta päätetyn kaavan mukaan lasketut pro rata -maksut, on maksettava ja (Mallilasku on nähtävissä sivulla 7.) Puolivuotiskauden aikana klubin tulee maksaa jokaisesta uudesta jäsenestä RI:lle pro rata -maksu jokaiselta täydeltä jäsenyyskuukaudelta. Yhden kuukauden maksu on 1/12 koko vuoden maksusta. Jäsenmaksuilla kustannetaan RI:n yleiset toimintamenot, joita aiheuttavat useilla kielillä julkaistavat painotuotteet, klubeille, piireille ja projekteille annettava tuki, klubien tulevien toimihenkilöiden koulutus, tietolähteet sekä RI:n verkkosivujen ylläpito. RI:n muut maksut. Jäsenmaksujen lisäksi rotarit maksavat mm. vaadittavien rotarylehtien tilausmaksut ja sääntövaltuuskunnan maksun. Rotarylehtien The Rotarian tai Revista Rotarian tilausmaksut ja sääntövaltuuskunnan maksu on huomioitu klubilaskuissa. Rotary Norden -lehden tilausmaksut peritään SR:n maksujen yhteydessä. Maailmalta Australiassa klubit joutuvat maksamaan veroa RI:n, piirin ja klubin jäsenmaksuista ja paikallisesta rotarylehdestä. Seurantajärjestelmä. Olisi hyvä ottaa käyttöön laskutusjärjestelmä, sillä sen avulla voi seurata klubi-, piiri- ja RI-maksujen suorittamista. Jokaiselle jäsenelle on lähetettävä lasku, joka yksilöi viimeisimmät maksut ja mahdolliset erääntyneet maksut sekä lisäveloitukset esim. aterioista. Mukaan on liitettävä päivitetty maksutilanne ja laskujen eräpäivät. Niille jäsenille, jotka eivät ole maksaneet ajoissa, on lähetettävä muistutus tai asiasta on ilmoitettava klubin sihteerille. Ennen kuin laskut lähetetään, on varmistettava, että kaikki jäsenet ymmärtävät maksumenettelyn ja eräpäivät. Olisi hyvä laatia aikataulu, sillä se auttaa perimään ja lähettämään maksut eteenpäin ajoissa. 1 Maksut päätetään kolmen vuoden välein sääntövaltuuskunnassa. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 5 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

10 Maksujen perintä- ja suorittamiskalenteri (perustuu neljännesvuosijaksoihin) Joissain maissa klubin sääntömuutokset (esim. muutokset jäsenmaksuissa) täytyy ilmoittaa ao. viranomaisille. Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Perintä Kerää klubimaksut. Lähetä muistutukset. Lähetä laskut. Kerää klubimaksut. Lähetä muistutukset. Lähetä laskut Maksaminen Maksa klubilasku. Maksa piirimaksut. Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Kerää klubimaksut. Lähetä muistutukset. Lähetä laskut. Maksa klubilasku. Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Kerää klubimaksut. Lähetä muistutukset. Lähetä laskut. Maksa piirimaksut. Kaksi rotaria, jotka asuvat samassa osoitteessa, voivat tilata virallisen lehden yhdessä. Klubilasku uusi laskutusprosessi koskee jokaista klubia Mikä muuttuu? Ns. SAR-lasku saa uuden muodon alkaen. Jatkossa saat yksinkertaisen, yhden sivun mittaisen laskun, joka kutsutaan klubilaskuksi (Club invoice). Rotary laskee laskusi saldon perustuen niihin jäsentietoihin, jotka ovat RI:n tietokannassa 1.1. ja 1.7. Käytännössä tiedot tulee olla päivitettynä SR:n jäsentietojärjestelmään viimeistään ja 15.6., jotta ehtivät siirtyä RI:n tietokantaan ajoissa). Enää sinun ei tarvitse tehdä laskelmia tai oikaisuja varmista vain, että jäsentietosi ovat kunnossa viimeistään ja Kun laskusi on ajettu, siihen ei enää voi tehdä korjauksia. (Laskun malli sivulla 7.) Klubilasku (Club invoice) lyhyesti: Mikä aikaisemmin kutsuttiin nimellä puolivuotisraporttipaketti (SAR) on nyt klubilasku ja vain yhden sivun mittainen. Klubilaskusi lähetetään sihteerille kahdesti vuodessa, viimeistään tammikuun ja heinäkuun puoleen väliin mennessä. Laskun saldo heijastaa klubin jäsenluetteloa RI:n tietokannassa 1.1. ja 1.7. Ei ole enää laskentalomaketta tai tarvetta tehdä laskelmia. Laskun saldo on maksettava sellaisenaan ja summaa ei voi muuttaa. Suomessa uusi jäsen ilmoitetaan aina SR:n jäsentietojärjestelmään Jos jostain syystä sihteeri ei ole saanut klubilaskua tammikuun tai heinäkuun loppuun mennessä, niin siitä voi tulostaa kopion My Rotarysta tai pyytää s-postitse osoitteesta tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 6 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

11 Klubin pankkiyhteys sellaisina kuin se on RI:n tietokannassa viikkoa ennen SAR-laskun lähettämistä Tämä SAR-laskuesimerkki on vanhentunut. Se korvataan tammikuussa uudella klubilaskuesimerkillä. MBR = jäsen MON = kuukasi, esiintyy laskussa, jos jäsen on liittynyt kesken laskutuskauden (pro rata -maksu) Summat ovat esimerkkejä, yksiköt USD Summat esitetään USD:na ja euroina. Vaihtokurssina on käytetty maksuajankohdan rotarydollarikurssia. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 7 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

12 -sivuilla olevan My Rotaryn kautta rahastonhoitajat voivat tarkastella rotarysäätiöraportteja ja maksaa klubilaskut verkossa. Klubin presidentin tai sihteerin täytyy aktivoida rahastonhoitajan pääsy tietokantaan lisäämällä hänen tiedot SR:n jäsentietojärjestelmään. Jos klubi suorittaa maksunsa ajoissa RI:lle ja piirille, sen jäsenyys pysyy voimassa ja järjestön resurssit sen käytössä. Klubin taloudenhoito pysyy samalla hyvissä kirjoissa rotaryjärjestössä. Erottaminen ja jäsenyyden palauttaminen Klubit, jotka eivät maksa vuosimaksujaan tai muita maksujaan RI:lle, erotetaan, eivätkä ne saa palveluja RI:ltä tai piiriltä. Klubin jäsenyys voidaan jäädyttää tai lopettaa myös, jos joku sen jäsenistä on käyttänyt väärin Rotarysäätiön varoja. Klubin erottaminen Rotary International erottaa klubit, joilla on 250 USD tai enemmän maksamattomia suorituksia, neljän kuukauden kuluttua eräpäivästä 1.1. tai 1.7. Erotetut klubit, jotka eivät ole maksaneet kaikkia velkojaan RI:lle 150 päivän kuluessa erottamisesta, menettävät alkuperäisen perustamiskirjansa eivätkä ole oikeutettuja hakemaan jäsenyyttä uudelleen. Jäsenyyden palauttaminen Kun klubi anoo jäsenyyden palauttamista 150 päivän kuluessa erottamisesta, sen täytyy maksaa RI:lle kaikki erääntyneet maksurästit ja lisäksi 30 USD:n palautusmaksu jokaisesta jäsenestä. Maailmalta Asiakirjojen säilyttämisvaatimukset vaihtelevat maittain. Joissain maissa asiakirjoja ei saa hävittää koskaan, joissain maissa ne pitää säilyttää tiettyjen vuosien ajan. Tarkista, mitä oman maasi laissa sanotaan, ja tee sen mukainen dokumentointisuunnitelma. Jäsenen erottaminen Jos jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan 30 päivän kuluessa eräpäivästä, sihteerin tulee lähettää kirjallinen muistutus velan määrästä ja viimeisestä maksupäivästä. Jos maksuja ei ole maksettu 10 päivän kuluessa tästä ilmoituksesta, hallitus voi lopettaa jäsenyyden. Hallitus voi palauttaa jäsenyyden jäsenen hakemuksesta, kun kaikki velat klubille on maksettu. Klubit, jotka hyväksyvät jäsenekseen siirtyvän tai entisen rotarin, on ensin varmistettava entiseltä klubilta henkilön jäsenyys sekä tarkastettava, että hän ei ole tälle mitään velkaa. Mahdollinen jäsen ei voi liittyä uuteen klubiin, ennen kuin kaikki velat entiselle klubille on maksettu. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 8 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

13 Raportointi klubin taloudellisesta tilasta Rahastonhoitajan tehtäviin kuluu laatia kuukausiraportit klubin hallitukselle, säännölliset talouskatsaukset klubin jäsenille ja yksityiskohtainen vuosiraportti. Rahastonhoitaja käy klubin hallituksen kokouksissa läpi kuukausittaiset tulot ja menot ja selostaa varainhankintatoimien tilanteen ja talousarvion kokonaistilanteen. Raporttimalli on esitetty liitteessä 3, vaikka hallitukselle esitettävien raporttien muoto vaihtelee klubien koon ja toimintojen mukaan. Rahastonhoitaja on ensisijaisesti vastuussa klubin kirjanpidon paikkansapitävyydestä. On tärkeää, että hallituksen ja klubin kokousten pöytäkirjoissa luetellaan tilien saldot ja maksut, jotka vastaavat todellista rahaliikennettä. Kaikki asiakirjat tulee säilyttää siltä varalta, että klubin on tehtävä selvitys varojen käytöstä tiettynä aikana. Paikallisilta viranomaisilta saa tietoja laeista, jotka koskevat asiankirjojen säilyttämistä. USA:n ja Puerto Ricon klubien täytyy hankkia yritystunnus (joka vastaa ihmisten henkilötunnusta), kun ne tekevät veroilmoituksen lomakkeella 990. Jos tunnusta ei hankita, seurauksena saattaa olla rangaistusmaksuja. Pätevän toiminnantarkastajan tulee tarkistaa vuosittain klubin tilitapahtumat. Joissain tapauksissa rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu vuosittaisen veroilmoituksen laatiminen. Rahastonhoitajan on otettava selvää maan verolaeista. Määräykset voivat olla erilaiset, jos klubilla on erillisiä stipendirahastoja tai säätiöitä tai jos se on rekisteröity. Rahastonhoitajan kannattaa pyytää neuvoja verotuksen erityiskysymyksistä asiantuntijoilta klubissa tai paikkakunnalla. Yhteistyö Rotarysäätiön kanssa Rotarysäätiö (TRF) on Rotary Internationalin hyväntekeväisyyttä hoitava elin ja se saa varansa ainoastaan rotareiden ja Säätiön ystävien tekemistä vapaaehtoisista lahjoituksista. Rotarysäätiön apurahoilla rotarit edistävät yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja maailmanrauhaa parantamalla terveyttä, tukemalla koulutusta ja lievittämällä köyhyyttä. Rahastonhoitaja on tekemisissä Säätiön kanssa maksaessaan lahjoituksia tai anoessaan apurahoja ja valvoessaan niiden käyttöä. Säätiötä koskevista kysymyksistä voi ottaa yhteyttä klubin tai piirin rotarysäätiökomiteaan. Lahjoitukset. Säätiölle maksettavat lahjoitukset ovat täysin erillään RI:lle maksettavista maksuista. Sekä klubit että yksittäiset henkilöt voivat milloin tahansa tehdä lahjoituksia luottokortilla verkossa osoitteessa pankkisiirtona, maksumääräyksenä tai lähettämällä shekin tai matkashekin, joka on osoitettu Rotarysäätiölle (ei Rotary Internationalille). Joissain maissa lahjoittajat voivat saada verovähennyksiä. Kysymyksiin saa vastauksia Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Kaikissa lahjoituksissa tulee mainita lahjoittajan nimi ja lahjoituksen kohde (esim. PolioPlus tai Vuosirahasto). Suorat lahjoitukset voidaan tehdä verkossa osoitteessa (suositus) tai Säätiön lomakkeella TRF Contribution Form (123en). Jos lahjoitukset tehdään näillä suorilla tavoilla, Säätiö pystyy käsittelemään lahjoitukset nopeammin ja toimittamaan kuitin lahjoittajan omaa kirjanpitoa ja verotusta varten. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 9 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

14 Jos tehdään monta lahjoitusta yhtä aikaa, lahjoittajien tulee täyttää Multiple Donor Form (094en) -lomake ja toimittaa se lahjoitusten mukana. Tästä lomakkeesta tulee käydä ilmi lahjoituskohteet ja lahjoittajien nimet, niin että jokainen saa kuitin verotusta varten ja asianmukaisen tunnustuksen. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 10 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

15 Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä lähimpään kansainväliseen toimistoon tai RI:n talousneuvojiin, jotka toimivat Bangladeshissa, Chilessä, Kolumbiassa, Nigeriassa, Pakistanissa, Perussa, Etelä- Afrikassa, Sri Lankassa, Thaimaassa ja Venezuelassa. Maailmalta Intiassa klubit, jotka on rekisteröity ulkomaisia avustuksia koskevan lain piiriin, saavat Rotarysäätiön apurahat todennäköisesti ilman suuria viiveitä. Lähetä klubin jäsenten tekemät lahjoitukset seuraavaan osoitteiseen: 2 Suomessa jäseniltä saadut lahjoitukset maksetaan SEPA-maksusiirtoina Rotarysäätiön pankkitilille: The Rotary Foundation Deutsche Bank AG, Königsallee Düsseldorf, Germany IBAN: DE BIC/SWIFT: DEUTDEDDXXX. Tarkat ohjeet rotarysäätiömaksujen suorittamisesta Suomessa löydät osoitteesta Rahalahjoitusten lisäksi voidaan lahjoittaa osakkeita ja arvopapereita, henkivakuutuksia, kiinteätä omaisuutta ja jälkisäädöksiä. Kun on kyse tämänkaltaisista lahjoituksista, tulee ottaa yhteys Rotarysäätiön Gift Administration Department -osastoon RI:n pääkonttoriin tai Zürichin kansainväliseen toimistoon. Rotarysäätiön lahjoitusten on oltava perillä ennen 30.6., jotta ne voidaan kirjata kuluvalle rotaryvuodelle. Sen jälkeiset lahjoitukset kirjataan seuraavalle rotaryvuodelle. Verovähennysten saamiseksi lahjoittajien tulee varmistaa, että Rotarysäätiö saa lahjoitukset ennen kyseisen maan verovuoden loppua. Lahjoitusten uudelleenkohdistaminen. Rotarysäätiö ei hyväksy aikaisempina vuosina tehtyjen lahjoitusten kohdekorjauksia. Korjauksia voi tehdä ainoastaan 90 päivän kuluessa lahjoituksen tekemisestä ja saman rotaryvuoden aikana. Apurahat. Rotarysäätiön apurahoilla voidaan auttaa klubeja rahoittamaan palveluprojekteja, jotka eivät muutoin olisi mahdollisia. Jos klubi saa apurahan, se on vastuussa varojen valvonnasta ja kaikkien raportointivaatimusten noudattamisesta, jotka on eritelty Säätiön apurahaohjeissa. Rahastonhoitajan on syytä tehdä yhteistyötä klubin rotarysäätiökomitean kanssa, jotta kaikkia vaatimuksia varmasti noudatetaan. Klubisäätiöt. Jos klubilla on säätiö tai se aikoo perustaa sellaisen, rahastonhoitajan tulee varmistaa, että se noudattaa paikallisia lakeja. Joissain maissa vaaditaan, että säätiöiden on hankittava viranomaisten rekisteröinti tai noudatettava erityisiä sääntöjä. Klubien, jotka hyväksyvät lahjoituksia omille säätiöilleen, odotetaan usein esimerkiksi antavan säätiön puolesta kuitin lahjoituksista liitettäväksi veroilmoitukseen. Raportointivaatimuksista voi tiedustella paikallisilta veroviranomaisilta. 2 Osoite yläpuolella on vain maksuja varten. Älä lähetä kirjeenvaihtoa tai ei-rahalahjoja tähän osoitteeseen. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 11 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

16 Klubisäätiön Rotarysäätiölle lähettämät shekit käsitellään klubisäätiön tekeminä lahjoituksina. Jos lahjoituksen mukana lähetetään nimiä, nämä henkilöt saavat ainoastaan asianmukaiset PHF-pisteet. Rotarysäätiö ei laadi verokuitteja, vaan tämä on klubisäätiön velvollisuus. Talousarvion laatiminen Klubin hallituksen jäsenenä rahastonhoitaja auttaa seuraavan vuoden talousarvion laadinnassa. Hänen on ennen talousarvion tekemistä tarkistettava klubin taloushistoria tietääkseen, mitkä ovat todennäköiset tulolähteet ja menot sekä keskusteltava klubin tulevien toimihenkilöiden kanssa heidän vuosisuunnitelmistaan. Talousarvioon sisältyvät tulot ja menot tulisi jakaa kahteen osaan: klubin toimintamenoihin ja hyväntekeväisyyteen käytettäviin varoihin. Lisäksi saatetaan perustaa vararahasto, joka auttaa klubia maksamaan odottamattomia menoja. Jotkin klubit perustavat tällaisen rahaston vuotuisiin toimintakuluihin. Käytä talousarvioesimerkkejä (liite 2), kun laadit klubin talousarviota. Klubin hallituksen tulee hyväksyä lopullinen talousarvio. Seuraajan perehdyttäminen Kun uusi rahastonhoitaja on valittu, toimivan rahastonhoitajan tulee tavata hänet ja esitellä hänelle rahastonhoitajan tehtävät, jotta hän on valmis ottamaan toimen vastaan. On tärkeää käydä läpi kirjaamis- ja raportointimenettelyt ja antaa vihjeitä budjetoinnista ja klubin varojen hoidosta. Tulevan rahastonhoitajan olisi hyvä myös avustaa edeltäjäänsä tehtävien hoidossa. Kesäkuun viimeisen klubikokouksen jälkeen rahastonhoitaja luovuttaa seuraajalleen kaikki varat, kirjanpidon ja asiaan kuuluvan aineiston. Tietolähteet ja resurssit Seuraavat tietolähteet ja henkilöt auttavat rahastonhoitajan tehtävien hoitamisessa: RI:n verkkosivujen tarkoitus on auttaa klubin johtohenkilöitä kokoamaan tietoa klubien tehokkaista toimintatavoista. Sivuilta löytyy linkkejä seuraaviin aihepiireihin: hallinto, jäsenyys, PR, palveluprojektit ja Rotarysäätiö sekä klubitason tietolähteet. My Rotary: Auttaa rotareita tekemään rotarytyötä. Avaa käyttäjätili My Rotaryyn, jotta voit tarkastella klubin tietoja. RI:n suosittelemat Rotaryklubin mallisäännöt: Suosituksia toimintaohjeiksi klubin varojen hoitoon ja klubin toimintaan. Klubit voivat soveltaa niitä omiin tarpeisiinsa. Suomalaiset Rotaryklubin mallisäännöt: Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksymät säännöt, jotka voidaan ladata SR:n suojatuilta jäsensivuilta osoitteesta Niistä on sekä suomenettä ruotsinkielinen versio. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 12 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

17 Rotaryklubin järjestysmuoto: Kaikkien rotaryklubien perusasiakirja. TRF Contribution Form (123en) ja Multiple Donor Form (094en): Rotarysäätiön virallisia lomakkeita yksittäisten lahjoitusten tai yhteislahjoitusten lähettämiseen. Katso myös osoitteesta www. rotary.org/contribute. RI:n CDS-tukihenkilöt tai talousneuvojat: RI:n pääkonttorin tai Zürichin kansainvälisen toimiston toimihenkilöitä, jotka vastaavat hallinnollisiin kysymyksiin ja ohjaavat muut kysymykset asianomaiselle RI:n ja Rotarysäätiön henkilöstölle. Contact Center: Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa Suomalaisten rotareiden ja klubien kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa Zürichissä. Piirin talouskomitea: Rotarytalousasiantuntijoita, jotka valvovat piirin varoja ja tekevät läheistä yhteistyötä kuvernöörin ja piirin klubien kanssa. Apulaiskuvernööri: Rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Klubin nykyiset ja entiset rahastonhoitajat ja hallituksen jäsenet: Kokeneita rotareita, jotka ymmärtävät rahastonhoitajan tehtävät ja tuntevat klubin menettelytavat ja historian. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 13 RAHASTONHOITAJAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

18 2 Talouskäytänteet Rahastonhoitajavuoden aikana olisi hyvä soveltaa tässä luvussa kuvattuja ns. parhaita talouskäytänteitä turvatakseen klubin varat ja suojatakseen itsensä ja klubin mahdollisilta vastuilta. Eroavalta rahastonhoitajalta kannattaa tiedustella, millaisia käytänteitä klubilla jo on ja mitä tulisi ottaa käyttöön. Riskienhallinta Riskienhallinta on sellaista organisaation toimintojen suunnittelua, organisointia, johtamista ja valvontaa, jonka tarkoituksena on minimoida satunnaisten tappioiden aiheuttamat haitalliset vaikutukset. Klubin rahastonhoitajana olet siinä asemassa, että kykenet minimoimaan riskejä ja suojelemaan klubin jäseniä, ohjelmiin osallistujia ja varoja. Suunnitellessa toimintoja ja tapahtumia kannattaa ajatella seuraavia kolmea peruskysymystä: Mikä voi mennä vikaan? Jos jotain menee vikaan, kuinka rahastonhoitaja tai klubi menettelee? Kuinka mahdolliset tappiot korvataan? KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 14 TALOUSKÄYTÄNTEET

19 Jos on olemassa ilmeinen mahdollisuus, että jotain voi mennä vikaan, riskiä voi alentaa jättämällä toiminnan tai tapahtuman toteuttamatta muuttamalla toimintaa tai tapahtumaa riskin alentamiseksi laatimalla suunnitelman mahdollisten ongelmien varalle etsimällä jonkin muun järjestön, joka suostuu osallistumaan tapahtumaan ja jakamaan riskin. Vaikka liiketoimien sopiminen kädenpuristuksella tai suullisella sopimuksella voi olla yleistä, RI suosittelee, että klubi käyttää kirjallisia ja allekirjoitettuja sopimuksia. Sopimus, josta neuvotellaan, on luettava tarkoin ymmärtääkseen, mitä on hyväksymässä. Asiakirjat on säilytettävä tapahtuman jälkeen useita vuosia siltä varalta, että jälkeenpäin esitetään vaatimuksia. Klubeja kehotetaan hankkimaan juridisia ja vakuutusalan neuvoja suojautuakseen vastuuvelvollisuudelta. Klubi voi suojautua esim. rekisteröitymällä tai ottamalla vastuuvakuutuksen. Klubit, jotka toimivat Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territorioilla ja hallinnoimilla alueilla, kuuluvat automaattisesti vastuuvakuutuksen piiriin. Vakuutuksen maksavat kaikki aktiiviset yhdysvaltalaiset klubit klubilaskuissaan. USA:n ulkopuolella olevien klubien tulisi harkita vakuutuksen ottamista, mikäli niillä ei sitä jo ole. Rotaryn käsikirjasta (035fi) löytyy lisätietoja. Taloudenhoidon valvonta Taloudenhoidon valvonta auttaa klubeja toimimaan joustavasti, varmistamaan, että varoja hoidetaan oikein ja suojelemaan rahastonhoitajaa ja klubia syytöksiltä varojen väärinkäytöstä. Juoksevien asioiden hoitaminen sovittujen vakiomenettelytapojen mukaisesti helpottaa rahastonhoitajan toimintaa. Harkitse seuraavia taloudenhoidon valvontatoimia, jos klubi ei vielä ole ottanut niitä käyttöön: Lähetä raporttisi hallituksen jäsenille s-postitse tarkistettaviksi ennen kuin varsinaisesti esität ne hallitukselle. Katso esimerkkiä liitteestä 3. Varaa aikaa kysymyksille esitettyäsi hallitukselle kuukausittaisen talousraportin. Pyydä klubin presidenttiä tarkastamaan pankin tiliotteet ennen kuin hän antaa ne sinulle. Tarkasta tiliotteet kuukausittain ja sovita ne klubin kirjanpidon kanssa. Vaadi enemmän kuin yksi allekirjoitus kaikkiin shekkeihin ja nostoihin. Päivitä allekirjoitusoikeudet, kun klubin toimihenkilöt tai heidän tehtävänsä vaihtuvat. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 15 TALOUSKÄYTÄNTEET

20 Hajauta taloudenhoidon tehtävät. Nimitä esimerkiksi toimihenkilöitä tarkistamaan pankkitilit, hoitamaan pääkirjaa ja tarkastamaan taloudenhoitoa koskevia laskelmia, allekirjoittamaan shekkejä, tekemään tilille talletuksia ja nostamaan siltä varoja. Pyydä hyväntekeväisyystapahtuman vetäjää hyväksymään tapahtuman aiheuttamat kulut. Vaadi hallituksen hyväksyminen määrätyn rajasumman ylittäviin kuluihin. Ilmoita takaraja sille, kuinka kauan aiot toimia rahastonhoitajana. Suunnittele, miten rahastonhoitajan tehtävät voidaan siirtää joustavasti tulevalle rahastonhoitajalle. Pysy ajan tasalla paikallisista vero- ja lakimuutoksista. Nimitä talouskomitea, joka valvoo taloudenhoitoa ja vastaa sen jatkuvuudesta. KLUBIN RAHASTONHOITAJAN OPAS 16 TALOUSKÄYTÄNTEET