KERTOMUS Euroopan unionin perusoikeusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä viraston vastaukset (2010/C 338/03)

Transkriptio

1 C 338/10 Euroopan unionin virallinen lehti KERTOMUS Euroopan unionin perusoikeusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä viraston vastaukset (2010/C 338/03) SISÄLLYS Kohta Sivu JOHDANTO TARKASTUSLAUSUMA TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUOMAUTUKSET MUUT KYSYMYKSET Taulukko Viraston vastaukset

2 Euroopan unionin virallinen lehti C 338/11 JOHDANTO 1. Euroopan unionin perusoikeusvirasto (jäljempänä virasto ) perustettiin 15 päivänä helmikuuta 2007 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 168/2007 ( 1 ). Wienissä sijaitsevan viraston tavoitteena on tarjota perusoikeuksia koskevaa apua ja asiantuntemusta asianomaisille unionin viranomaisille ja jäsenvaltioille, kun ne panevat täytäntöön unionin oikeutta ( 2 ). valvontajärjestelmät ja -menettelyt, joiden pohjalta on toisaalta mahdollista laatia tilinpäätös ( 9 ), jossa ei ole petoksesta tai virheestä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja, ja toisaalta varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus. Tilintarkastustuomioistuimen vastuu 2. Viraston talousarvio oli 17 miljoonaa euroa varainhoitovuonna 2009, kun se edellisenä vuonna oli 15 miljoonaa euroa. Virastossa työskenteli vuoden lopussa 64 henkilöä, edellisenä vuonna henkilöstön määrä oli Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa tarkastuksensa perusteella tarkastuslausuma viraston tilinpäätöksen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. TARKASTUSLAUSUMA 3. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisesti viraston tilinpäätöksen ( 3 ), joka sisältää tilinpäätösasiakirjat ( 4 ) ja selvityksen talousarvion toteuttamisesta ( 5 ) 31. joulukuuta 2009 päättyneeltä varainhoitovuodelta, ja tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. 4. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 ( 6 ) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Johtajan vastuu 5. Tulojen ja menojen hyväksyjänä johtaja toteuttaa tulot ja menot sisältävää talousarviota viraston varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti omalla vastuullaan ja hyväksyttyjen määrärahojen rajoissa ( 7 ). Johtajan vastuulla on kehittää ( 8 ) sellainen organisaatiorakenne sekä sisäiset hallinto- ja 7. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa kansainvälisten tarkastusstandardien ja eettisten ohjeiden (IFAC ja ISSAI) mukaisesti ( 10 ). Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin noudattaa eettisiä ohjeita ja suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko tilinpäätöksessä olennaisia virheitä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja asianmukaiset. 8. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen osana toteutettiin menettelyjä, joiden tarkoituksena oli saada todentavaa aineistoa tilinpäätökseen sisältyvistä määristä ja tilinpäätöstiedoista ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuimen tehtävänä on valita käytettävät menetelmät sekä arvioida, kuinka suuri on riski, että tilinpäätökseen sisältyy petoksista tai virheistä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja tai laittomia tai sääntöjenvastaisia toimia. Kyseisissä riskinarvioinneissa arvioidaan tarkastuskohteen sisäistä valvontaa tilinpäätöksen laatimisen ja esittämisen kannalta, ja tämän pohjalta suunnitellaan tilanteeseen sopivat tarkastusmenettelyt. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen yhteydessä arvioidaan myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden ja johdon esittämien kirjanpidollisten arvioiden asianmukaisuutta sekä tilinpäätöksen yleistä esittämistapaa. ( 1 ) EUVL L 53, , s. 1. ( 2 ) Taulukossa esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto viraston vastuualueista ja toiminnoista. ( 3 ) Tilinpäätökseen on liitetty mukaan varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys, jossa muun muassa annetaan tiedot määrärahojen täytäntöönpanoasteesta sekä esitetään yhteenveto budjettikohtien välisistä määrärahasiirroista. ( 4 ) Tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, oman pääoman muutoksia koskevan laskelman sekä tilinpäätöksen liitteet, joihin sisältyy kuvaus keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot. ( 5 ) Selvitys talousarvion toteuttamisesta sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen. ( 6 ) EYVL L 248, , s. 1. ( 7 ) Komission asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002, annettu 19 päivänä marraskuuta 2002 (EYVL L 357, , s. 72), 33 artikla. ( 8 ) Asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002, 38 artikla. 9. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että saatu todentava aineisto on riittävä ja sopiva jäljempänä olevien lausumien perustaksi. ( 9 ) Erillisvirastojen tilinpäätöksiä ja kirjanpitoa koskevat säännöt on esitetty asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 VII osaston I luvussa. Asetusta on viimeksi muutettu 9 päivänä heinäkuuta 2008 annetulla asetuksella (EY, Euratom) N:o 652/2008 (EUVL L 181, , s. 23). Säännöt on sisällytetty sellaisenaan viraston varainhoitoasetukseen. ( 10 ) Kansainvälinen tilintarkastajaliitto (International Federation of Accountants, IFAC) ja ylimpien tarkastuselinten kansainväliset standardit (International Standards of Supreme Audit Institutions, ISSAI).

3 C 338/12 Euroopan unionin virallinen lehti Lausuma tilien luotettavuudesta 10. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston tilinpäätös ( 11 ) antaa olennaisilta osiltaan oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudellisesta asemasta 31. päivältä joulukuuta 2009 sekä toimien tuloksista ja rahavirroista päättyneeltä varainhoitovuodelta viraston varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti. näistä toimista oli täytetty. Yhteensä 50 prosenttia osaston II (hallintomenot) määrärahoista ja kaksi kolmasosaa osaston III määrärahoista siirrettiin varainhoitovuodelle Tilanne osoittaa, että talousarvio- ja henkilöstöennusteet eivät olleet yhdenmukaiset. Viraston talousarvion ja rekrytoinnin suunnittelua on syytä parantaa merkittävästi. Lausuma tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 11. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston 31. päivänä joulukuuta 2009 päättyneeltä varainhoitovuodelta annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset. 12. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausumia kyseenalaiseksi. MUUT KYSYMYKSET 14. Kolmeen puitesopimukseen ( 12 ) liittyvien hintatarjousten arviointi perustui skenaarioihin, jotka eivät vastanneet riittävällä tavalla pyydettyjä palveluita. Tarjouksissa esitettiin huomattavan erilaisia yksikköhintoja ja arvioita siitä, kuinka monta henkilöpäivää kyseisen teknisen skenaarion täytäntöönpanoon tarvitaan. Eräät tarjoajat esittivät puitesopimuksia varten erittäin alhaisia hintatarjouksia. Arviointikomitean asiakirjoissa ei ollut kuitenkaan analysoitu alhaisia tarjouksia riittävän yksityiskohtaisesti, eikä etenkään sitä, millä perusteella henkilöpäiviä arvioitiin tarvittavan niin vähän. TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUO MAUTUKSET 13. Virasto kasvatti toimintatalousarviotaan yhteensä 38 prosentilla siirtämällä 1,9 miljoonan euron määrärahat osastosta I (henkilöstömenot) osastoon III (toimintamenot) rekrytointiin liittyvien viivästysten vuoksi ja alkuperäiseen talousarvioon sisältymättömän toiminnan rahoittamiseksi. Vuoden 2009 henkilöstötaulukossa oli 61 tointa. Joulukuussa 2009 ainoastaan Virasto teki heinäkuussa 2007 suoraan ( 13 ) kahden miljoonan euron suuruisen puitesopimuksen ( 14 ) neljäksi vuodeksi. Kesäkuuhun 2009 mennessä enimmäismäärä oli käytetty kokonaan. Vaikka hankintailmoituksessa ei ollut mainittu enimmäismäärän korottamista, virasto teki vuonna 2009 erillisiä sopimuksia, joiden arvo oli euroa. Tämä osoittaa, että hankintojen suunnittelua ja seurantaa on syytä parantaa. Tilintarkastustuomioistuimen jaosto IV on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Igors LUD BORŽSin johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 5. lokakuuta 2010 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti ( 11 ) Tilinpäätös laadittiin 27. toukokuuta 2010 ja tilintarkastustuomioistuin vastaanotti sen 9. kesäkuuta Lopullinen tilinpäätös, joka on konsolidoitu komission tilinpäätökseen, julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden marraskuun 15 päivänä. Lopullinen tilinpäätös esitetään sivustoilla ja europa.eu/frawebsite/home/home_en.htm. ( 12 ) Sopimus F/SU/09/01 arvo euroa, sopimus F/SE/09/02 arvo euroa, sopimus FRA-CAR-2009-T01-A (erä 1) arvo euroa. ( 13 ) Virasto käytti neuvottelumenettelyä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta, koska avoimella menettelyllä tehdyt tarjoukset eivät vastanneet tarjouspyyntöä (yleisten täytäntöönpanosääntöjen 126 artiklan 1 kohta). ( 14 ) Sopimus FR2-2007/3401/3402/3403/NP01.

4 Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta Komissio voi sille uskottujen tehtävien hoitamiseksi, niissä rajoissa ja niillä edellytyksin, jotka neuvosto, joka tekee ratkaisunsa yksinkertaisella enemmistöllä, perussopimusten määräysten mukaisesti vahvistaa, hankkia kaikki tarvittavat tiedot ja toimittaa kaikki tarvittavat tarkastukset. (Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 337 artikla) Viraston toimivaltuudet (15 päivänä helmikuuta 2007 annettu neuvoston asetus (EY) N:o 168/2007) Tavoitteet Tarjota perusoikeuksia koskevaa apua ja asiantuntemusta asianomaisille unionin toimielimille, elimille, laitoksille ja virastoille sekä jäsenvaltioille, kun ne panevat täytäntöön unionin oikeutta, ja auttaa niitä tällä tavoin varmistamaan perusoikeuksien täysimääräinen kunnioittaminen, kun ne toimivaltuuksiensa puitteissa toteuttavat toimenpiteitä tai määrittelevät toimintalinjoja. Tehtävät Taulukko Euroopan unionin perusoikeusvirasto (Wien) Kerätä, tallentaa, analysoida ja levittää merkityksellisiä, objektiivisia, luotettavia ja vertailukelpoisia tietoja. Kehittää menetelmiä ja standardeja tietojen vertailukelpoisuuden, objektiivisuuden ja luotettavuuden parantamiseksi Euroopan tasolla. Toteuttaa ja tukea tieteellisiä tutkimuksia ja selvityksiä, esiselvityksiä ja toteutettavuustutkimuksia sekä osallistua niitä koskevaan yhteistyöhön. Laatia ja julkaista päätelmiä ja lausuntoja yksittäisistä aiheista unionin toimielimille tai jäsenvaltioille niiden pannessa täytäntöön unionin oikeutta. Julkaista vuosikertomus viraston toimintaaloihin kuuluvista perusoikeuskysymyksistä. Julkaista aihekohtaisia kertomuksia suorittamiensa analyysien, tutkimusten ja selvitysten pohjalta. Julkaista vuosikertomus omasta toiminnastaan. Kehittää viestintästrategia ja edistää kansalaisyhteiskunnan kanssa käytävää vuoropuhelua. Hallinto 1 Hallintoneuvosto Kokoonpano Yksi kunkin jäsenvaltion nimeämä riippumaton henkilö, yksi Euroopan neuvoston nimeämä riippumaton henkilö sekä kaksi komission edustajaa. Tehtävä Hyväksyä viraston talousarvio, työohjelma ja vuosikertomukset; vahvistaa lopullinen talousarvio ja henkilöstötaulukko; antaa lausunto tilinpäätöksestä. 2 Johtokunta Kokoonpano Hallintoneuvoston puheenjohtaja hallintoneuvoston varapuheenjohtaja yksi edustaja komissiosta kaksi muuta hallintoneuvoston jäsentä Euroopan neuvoston hallintoneuvostoon nimeämä henkilö voi osallistua johtokunnan kokouksiin. Viraston resurssit vuonna 2009 Talousarvio 17,0 miljoonaa euroa (15,0 miljoonaa euroa), josta unionin tukea 100 % (100 %). Henkilöstö Henkilöstötaulukossa 61 (49) virkaa, joista täytettyjä: 48 (35) sekä 16 (12) muuta tointa (sopimussuhteinen henkilöstö, komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat). Yhteensä: 77 (61) henkilöstön jäsentä, joiden osalta tehtävät jakaantuivat seuraavasti: operatiiviset tehtävät: 46 (37) hallinnolliset tehtävät: 27 (19) sekalaiset tehtävät: 4 (5). Tuotteet ja palvelut vuonna 2009 RAXEN-tietoverkko 27 kansallisen tietokeskuksen kanssa tehtyjen sopimusten lukumäärä: 189 (219) Kokousten lukumäärä: 1 (1) FRALEX Lakiasiantuntijoiden antama apu: 27 (201) tapausta Kokousten lukumäärä: 1 (2) Tutkimusraportit Raporttien lukumäärä: 19 (6) Kokousten lukumäärä: 20 (21) Vuosikertomukset: 2 (2) Muu kuin tutkimusmateriaali Erilaiset julkaisut: 1 (13) Keskeiset konferenssit ja tapahtumat Perusoikeuksia käsittelevät konferenssit: 1 (1) Moninaisuuden päivä: 3 (1) Jäsenvaltioiden ja muiden organisaatioiden kanssa tehtävä yhteistyö Jäsenvaltiot: 10 (9) Euroopan unionin neuvosto: 2 (0) Euroopan komissio: 17 (17) Euroopan parlamentti: 2 (6) Euroopan unionin virallinen lehti C 338/13

5 Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta Lähde: Viraston toimittamat tiedot. Viraston toimivaltuudet (15 päivänä helmikuuta 2007 annettu neuvoston asetus (EY) N:o 168/2007) Hallinto 3 Tieteellinen komitea Kokoonpano 11 riippumatonta perusoikeuksien alalla erityisen ansioitunutta henkilöä hallintoneuvosto nimeää jäsenet avoimen hakuja valintamenettelyn jälkeen. 4 Johtaja Hallintoneuvosto nimittää komission ehdotuksesta ja Euroopan parlamentin ja Euroopan unionin neuvoston lausumien pohjalta (parlamentti ja neuvosto ilmoittavat suosituimmuusjärjestyksensä). 5 Ulkoinen tarkastus Tilintarkastustuomioistuin. 6 Sisäinen valvonta Komission sisäisen tarkastuksen osasto. 7 Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Parlamentti myöntää neuvoston suosituksesta. Viraston resurssit vuonna 2009 Tuotteet ja palvelut vuonna 2009 Alueiden komitea: 2 (2) Euroopan talous- ja sosiaalikomitea: 1 (0) Perusoikeusfoorumi: 2 (1) Euroopan neuvosto: 16 (25) ETYJ: 6 (7) Yhdistyneet Kansakunnat: 3 (6) Ulkoiset sidosryhmät: 22 Erityiselimet: 9 Muut kokoukset ja keskustelutilaisuudet: 11 (18) C 338/14 Euroopan unionin virallinen lehti

6 Euroopan unionin virallinen lehti C 338/15 VIRASTON VASTAUKSET 13. Virasto ryhtyy toimiin vähentääkseen mahdollisimman paljon määrärahojen siirtämistä. On syytä huomauttaa, että tilintarkastustuomioistuimen kuvaama tilanne johtui ulkoisista tekijöistä kuten rekrytoinnissa ilmenneistä viivästyksistä, mikä puolestaan johtui uuden johtajan nimittämisestä sekä komission käyttöön ottaman tärkeän puitesopimuksen viimeistelystä. Vuoden 2009 loppuun mennessä hakijat hyväksyivät kuitenkin viisi oikeudellisesti sitovaa työtarjousta ja he myös ottivat tehtävät vastaan maaliskuussa Arviointikomitea piti käytettyjä skenaarioita edustavina ja arvioi alhaiset hintatarjoukset perusteellisesti. Virasto ryhtyy kuitenkin toimiin varmistaakseen mahdollisimman hyvin, että tarjousten arvioinnissa käytettävät skenaariot ovat realistisia. Erityistä huomiota kiinnitetään arviointikomitean käyttämien arviointimenetelmien selkeyteen ja dokumentointiin. Virasto toteaa, että tilintarkastustuomioistuimen mainitsemia sopimuksia on sovellettu tähän asti ilman ongelmia. 15. Näiden erityissopimusten tekeminen johtui tarpeesta suorittaa kiireellisesti neljän tapahtuman valmistelutyöt sekä erityisesti yhdessä puheenjohtajamaa Ruotsin kanssa yhteistyössä järjestetystä tapahtumasta, johon liittyi viraston julkisuuskuvan kannalta merkittävä tekijä. Virasto on jo ryhtynyt toimiin samanlaisten tilanteiden välttämiseksi parantamalla sopimustensa ohjelmointia ja seurantaa.