KERTOMUS tutkimuksen toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä viraston vastaukset (2010/C 338/16)

Transkriptio

1 C 338/90 Euroopan unionin virallinen lehti KERTOMUS tutkimuksen toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä viraston vastaukset (2010/C 338/16) SISÄLLYS Kohta Sivu JOHDANTO TARKASTUSLAUSUMA TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUOMAUTUKSET MUUT KYSYMYKSET Taulukko Viraston vastaukset

2 Euroopan unionin virallinen lehti C 338/91 JOHDANTO 1. Tutkimuksen toimeenpanovirasto (jäljempänä virasto ) perustettiin 14 päivänä joulukuuta 2007 tehdyllä komission päätöksellä 2008/46/EY ( 1 ). Brysselissä sijaitseva virasto perustettiin 1. tammikuuta 2008 ja 31. joulukuuta 2017 väliseksi ajaksi hallinnoimaan unionin toimia tutkimuksen alalla ( 2 ). Euroopan komissio myönsi virastolle hallinnollisen ja toiminnallisen riippumattomuuden 15. kesäkuuta Viraston talousarvio oli 21,6 miljoonaa euroa varainhoitovuonna Virastossa työskenteli vuoden lopussa 310 henkilöä. 5. Tulojen ja menojen hyväksyjänä johtaja toteuttaa tulot ja menot sisältävää talousarviota viraston varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti omalla vastuullaan ja hyväksyttyjen määrärahojen rajoissa ( 7 ). Johtajan vastuulla on kehittää ( 8 ) sellainen organisaatiorakenne sekä sisäiset hallinto- ja valvontajärjestelmät ja -menettelyt, joiden pohjalta on toisaalta mahdollista laatia tilinpäätös ( 9 ), jossa ei ole petoksesta tai virheestä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja, ja toisaalta varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus. Tilintarkastustuomioistuimen vastuu 6. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa tarkastuksensa perusteella tarkastuslausuma viraston tilinpäätöksen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. TARKASTUSLAUSUMA 3. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisesti viraston tilinpäätöksen ( 3 ), joka sisältää tilinpäätösasiakirjat ( 4 ) ja selvityksen talousarvion toteuttamisesta ( 5 )31. joulukuuta 2009 päättyneeltä varainhoitovuodelta, ja tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. 4. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston päätöksen (EY) N:o 58/2003 ( 6 ). 14 artiklan mukaisesti Johtajan vastuu 7. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa kansainvälisten tarkastusstandardien ja eettisten ohjeiden (IFAC ja ISSAI) ( 10 ) mukaisesti. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin noudattaa eettisiä ohjeita ja suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko tilinpäätöksessä olennaisia virheitä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja asianmukaiset. 8. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen osana toteutettiin menettelyjä, joiden tarkoituksena oli saada todentavaa aineistoa tilinpäätökseen sisältyvistä määristä ja tilinpäätöstiedoista ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuimen tehtävänä on valita käytettävät menetelmät sekä arvioida, kuinka suuri on riski, että tilinpäätökseen sisältyy petoksista tai virheistä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja tai laittomia tai sääntöjenvastaisia toimia. Kyseisissä riskinarvioinneissa arvioidaan tarkastuskohteen sisäistä valvontaa tilinpäätöksen laatimisen ja esittämisen kannalta, ja tämän pohjalta suunnitellaan tilanteeseen sopivat tarkastusmenettelyt. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen yhteydessä arvioidaan myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden ja johdon esittämien kirjanpidollisten arvioiden asianmukaisuutta sekä tilinpäätöksen yleistä esittämistapaa. ( 1 ) EUVL L 11, , s. 9. ( 2 ) Taulukossa esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto viraston vastuualueista ja toiminnoista. ( 3 ) Tilinpäätökseen on liitetty mukaan varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys, jossa muun muassa annetaan tiedot määrärahojen täytäntöönpanoasteesta sekä esitetään yhteenveto budjettikohtien välisistä määrärahasiirroista. ( 4 ) Tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, oman pääoman muutoksia koskevan laskelman sekä tilinpäätöksen liitteet, joihin sisältyy kuvaus keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot. ( 5 ) Selvitys talousarvion toteuttamisesta sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen. ( 6 ) EUVL L 11, , s. 1. ( 7 ) Komission asetus (EY) N:o 1653/2004, annettu 21 päivänä syyskuuta 2004 (EUVL L 297, , s. 6), 25 artikla. ( 8 ) Asetus (EY) N:o 1653/2004,29 artikla. 9. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että saatu todentava aineisto on riittävä ja sopiva jäljempänä olevien lausumien perustaksi. ( 9 ) Erillisvirastojen tilinpäätöksiä ja kirjanpitoa koskevat säännöt on esitetty asetuksen (EY) N:o 1653/2004 VI osaston 1 luvussa. Asetusta on viimeksi muutettu 9 päivänä heinäkuuta 2008 annetulla asetuksella (EY) N:o 651/2008 (EUVL L 181, , s. 15). ( 10 ) Kansainvälinen tilintarkastajaliitto (International Federation of Accountants, IFAC) ja ylimpien tarkastuselinten kansainväliset standardit (International Standards of Supreme Audit Institutions, ISSAI).

3 C 338/92 Euroopan unionin virallinen lehti Lausuma tilien luotettavuudesta 10. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston tilinpäätös ( 11 ) antaa olennaisilta osiltaan oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudellisesta asemasta 31 päivältä joulukuuta 2009 sekä toimien tuloksista ja rahavirroista päättyneeltä varainhoitovuodelta viraston varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti. lähes kolme miljoonaa euroa (18 prosenttia), mikä osoittaa, että henkilöstön rekrytoinnin osalta viraston talousarvioennuste perustui epärealistisiin oletuksiin. Vuoden 2009 työohjelmaa, jossa oletusarvona oli 88 väliaikaista ja 261 sopimusperusteista toimihenkilöä, ei mukautettu vastaamaan tilannetta, jossa henkilöstöä oli käytettävissä aiottua vähemmän (virastossa työskenteli todellisuudessa 72 väliaikaista ja 238 sopimussuhteita toimihenkilöä 31. joulukuuta 2009). Lausuma tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta 11. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston 31 päivänä joulukuuta 2009 päättyneeltä varainhoitovuodelta annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset. 14. Varainhoitovuoteen 2010 siirrettyjä sitoumuksia analysoitaessa havaittiin, että alustaviin sitoumuksiin liittyvät ilman eri toimenpiteitä siirrettävät määrärahat oli arvioitu todellista suuremmiksi. Noin euron määrästä (28 prosenttia testatuista sitoumuksista) ei ollut tehty oikeudellisia sitoumuksia tai asianomaiset palvelut koskivat vuotta Tilanne ei ollut vuotuisperiaatteen mukainen. 12. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausumia kyseenalaiseksi. TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUO MAUTUKSET 13. Viraston alkuperäinen hallinnollinen talousarvio oli suuruudeltaan 25,8 miljoonaa euroa varainhoitovuonna 2009, mutta sitä pienennettiin lokakuussa 2009 lisätalousarviolla 4,2 miljoonan euron verran. Henkilöstömäärärahoja vähennettiin MUUT KYSYMYKSET 15. Henkilöstön valintamenettelyjen yhteydessä avoimia paikkoja koskevissa ilmoituksissa ei mainittu varallaololuetteloon merkittävien hakijoiden enimmäismäärää. Valintalautakuntien päätöksiä ei ollut perusteltu ja dokumentoitu riittävällä tavalla, sillä haastatteluun kutsumisen tai varallaololuetteloon kirjaamisen edellyttämiä vähimmäispistemääriä ei ollut määritetty ennalta ja osa pöytäkirjoista puuttui. Tällaiset käytännöt vaarantavat rekrytointimenettelyjen avoimuuden. Tilintarkastustuomioistuimen jaosto IV on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Igors LUD BORŽSin johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 14. ja 16. syyskuuta 2010 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti ( 11 ) Tilinpäätös laadittiin 15 kesäkuuta 2010 ja tilintarkastustuomioistuin vastaanotti sen 2. heinäkuuta Lopullinen tilinpäätös, joka on konsolidoitu komission tilinpäätökseen, julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden marraskuun 15 päivänä. Lopullinen tilinpäätös esitetään sivustoilla ja

4 Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta Unioni pyrkii toiminnallaan lujittamaan tieteellistä ja teknologista perustaansa toteuttamalla eurooppalaisen tutkimusalueen, jossa tutkijat, tieteellinen tietämys ja teknologia liikkuvat vapaasti, ja tukemaan unionin kilpailukyvyn, myös sen teollisuuden kilpailukyvyn, kehittämistä. Tätä varten unioni edistää yrityksiä, pienet ja keskisuuret yritykset mukaan luettuina, tutkimuskeskuksia ja korkeakouluja niiden korkealaatuiseen tutkimukseen ja teknologiseen kehittämiseen liittyvissä pyrkimyksissä; se tukee niiden pyrkimyksiä keskinäiseen yhteistyöhön ( ) määrittelemällä yhteiset standardit sekä poistamalla yhteistyön oikeudelliset ja verotukselliset esteet pyrkien erityisesti siihen, että tutkijat voivat tehdä yhteistyötä vapaasti rajoista riippumatta ja yritykset voivat täysin käyttää hyväkseen sisämarkkinoiden tarjoamia mahdollisuuksia. Tavoite Viraston toimivaltuudet (komission päätös 2008/46/EY, tehty 14 päivänä joulukuuta 2007) Viraston tavoitteena on hallinnoida tehokkaasti ja vaikuttavasti tiettyjä seitsemänteen tutkimuksen puiteohjelmaan kuuluvia ohjelmia (Ihmiset-erityisohjelma, Valmiudet-erityisohjelman pk-yrityksiä hyödyttävät toimet sekä Yhteistyö-ohjelman avaruutta ja turvallisuutta koskevat aihealueet), tarjota tehokkaita ja vaikuttavia palveluja tutkimusyhteisölle sekä tarjota seitsemänteen tutkimuksen puiteohjelmaan liittyviä keskitettyjä tukipalveluja komission yksiköille kaikilla Yhteistyö-, Valmiudet- ja Ihmiset-erityisohjelmien osa-alueilla. Jotta ohjelmien täytäntöönpano olisi tehokasta ja vaikuttavaa, virasto pyrkii Euroopan tutkimusalueen edistäjän roolissaan parantamaan hankkeiden hallinnointia, luomaan tiiviit yhteydet lopullisiin edunsaajiin ja saamaan Euroopan unionille lisää näkyvyyttä. Tehtävät Taulukko Tutkimuksen toimeenpanovirasto (Bryssel) Virasto tekee ja hallinnoi hankkeiden avustussopimuksia ja muun muassa: valmistelee ja julkaisee ehdotuspyyntöjä, arvioi ehdotukset, valmistelee ja allekirjoittaa avustussopimukset, seuraa hankkeiden toteuttamista, hyväksyy myös raportteja ja muita suoritteita, huolehtii maksuista, takaisinperinnästä ja yleisen varainhoitoasetuksen 114 artiklan 4 kohdassa tarkoitettujen seuraamusten soveltamisesta, etenkin jos lopullisten edunsaajien ilmoittamissa kuluissa havaitaan jälkitarkastusten yhteydessä virheitä, huolehtii julkaisemisesta hankkeen jälkeen ja tiedottaa tuloksista. Seitsemänteen tutkimuksen puiteohjelmaan liittyvien tukipalvelujen osalta virasto: antaa hallinnollista tukea ehdotuspyyntöjen julkaisemisen yhteydessä, hallinnoi ehdotusten sähköistä vastaanottamista, antaa tukea etäarviointien ja paikalla tehtävien arviointien laatimiselle, antaa tukea nimityskirjeiden valmistelussa ja maksujen suorittamisessa asiantuntijoille, Hallinto Viraston resurssit vuonna 2009 Tuotteet ja palvelut vuonna Johtokunta Koostuu viidestä komission nimittämästä jäsenestä. Johtokunta vahvistaa viraston organisaatiokaavion ja vuotuisen työohjelman komission antaman hyväksynnän jälkeen. Lisäksi johtokunta hyväksyy viraston hallinnollisen talousarvion ja vuotuisen toimintakertomuksen. 2 Johtaja Euroopan komissio nimittää johtajan. Johtaja hallinnoi virastoa yhdessä johtokunnan kanssa, toteuttaa hallinnollista talousarviota, luo viraston tehtäviä vastaavat hallinnointijärjestelmät ja sisäisen valvonnan järjestelmät sekä valmistelee raportit, jotka viraston on esitettävä komissiolle. 3 Ulkoinen tarkastus Tilintarkastustuomioistuin 4 Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Parlamentti myöntää vastuuvapauden neuvoston suosituksesta. Toimintatalousarvio 811,2 miljoonaa euroa maksusitoumusmäärärahoja ja 679,5 miljoonaa euroa maksumäärärahoja. Virasto toteuttaa komission toiminta-talousarviota valtuuksien antamisesta tehdyn komission päätöksen nojalla. Hallinnollinen talousarvio 21,6 miljoonaa euroa. Virasto toteuttaa hallinnollista talousarviota itsenäisesti. Henkilöstö 31. joulukuuta 2009 Henkilöstötaulukossa 88 väliaikaisen toimihenkilön tointa, joista täytetty 72. Sopimussuhteisia työntekijöitä: suunniteltu 261 tointa, joista 238 oli täytetty 31. joulukuuta jakautumi Henkilöstön nen ohjelmien hallinnointi: 169, seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman tukipalvelut: 73, hallinnolliset tehtävät: 69. Seuraavassa luetellut ohjelmien täytäntöönpanotehtäviin liittyvät tulokset ovat koko vuodelta 2009 ja kertovat siis viraston työstä sekä asiasta vastaavien pääosastojen työstä (ennen 15. kesäkuuta, jolloin virastosta tuli riippumaton). Ihmiset-erityisohjelma: 10 ehdotuspyyntömenettelyä ja 9 arviointimenettelyä saatiin päätökseen vuonna Uusia avustussopimuksia tehtiin ja maksuja suoritettiin (ei sisällä maksuja arvioijina toimineille asiantuntijoille). Virasto hallinnoi tällä hetkellä kaikkiaan 2 495:tä Ihmiset-erityisohjelmaan kuuluvaa hanketta. Valmiudet-erityisohjelman pk-yrityksiä hyödyttävät toimet: kaksi ehdotuspyyntömenettelyä ja kaksi arviointimenettelyä saatiin päätökseen. Uusia avustussopimuksia tehtiin 120 ja maksuja suoritettiin 122 (ei sisällä maksuja arvioijina toimineille asiantuntijoille). Virasto hallinnoi tällä hetkellä kaikkiaan 247:ää järjestelyyn kuuluvaa hanketta. Yhteistyö-ohjelman avaruutta ja turvallisuutta koskevat aihealueet: kaksi ehdotuspyyntömenettelyä ja kaksi arviointimenettelyä saatiin päätökseen vuonna Uusia avustussopimuksia tehtiin 32 ja maksuja suoritettiin 52 (ei sisällä maksuja FI Euroopan unionin virallinen lehti C 338/93

5 Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta Pyrkiessään näihin tavoitteisiin unioni toteuttaa seuraavia jäsenvaltioissa harjoitettua toimintaa täydentäviä toimia: a) tutkimusta, teknologista kehittämistä ja esittelyä koskevien toimintaohjelmien täytäntöönpano edistämällä yhteistyötä yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen kanssa ja niiden kesken; b) yhteistyön edistäminen kolmansien maiden ja kansainvälisten järjestöjen kanssa unionin tutkimuksen, teknologisen kehittämisen ja esittelyn alalla; c) unionin tutkimukseen, teknologiseen kehittämiseen ja esittelyyn liittyvän toiminnan tuloksia koskevan tiedon levittäminen ja näiden tulosten hyväksi käyttäminen; d) unionin tutkijoiden koulutuksen ja liikkumisen kannustaminen. (SEUT, 179 ja 180 artikla) Lähde: Viraston toimittamat tiedot. Viraston toimivaltuudet (komission päätös 2008/46/EY, tehty 14 päivänä joulukuuta 2007) hallinnoi seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman osallistujat sisältävää keskustietokantaa (Unique Registration Facility, URF) ja avustaa valittujen edunsaajien taloudellisiin toimintaedellytyksiin liittyvien tarkastusten tekemisessä, hallinnoi Research Enquiry Service -palvelua. Hallinto Viraston resurssit vuonna 2009 Tuotteet ja palvelut vuonna 2009 arvioijina toimineille asiantuntijoille). Virasto hallinnoi tällä hetkellä kaikkiaan 78:aa näihin aihealueisiin kuuluvaa hanketta. Seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman tukipalvelut: seuraavat tulokset saavutettiin 15. kesäkuuta- 31. joulukuuta 2009: tukea annettiin 64 ehdotuspyynnön julkaisemisen yhteydessä, otettiin sähköisen sovelluksen kautta vastaan ehdotusta, tehtiin sopimus 3 067:n arvioijana toimivan asiantuntijan kanssa ja suoritettiin heille 912 maksua (koskee ainoastaan viraston hallinnoimia ohjelmia), saatiin päätökseen validointia, jotka koskevat osallistujia, vastattiin Research Enquiry Service -palvelun kautta kysymykseen. Lisäksi 2009 oli viraston ensimmäinen toimintavuosi, ja sen henkilöstö kasvoi 55:stä 310:een. Pätevän henkilöstön rekrytoiminen ja valmistautuminen ohjelmien hallinnointiin kesäkuusta 2009 alkaen vaativat virastolta huomattavan työpanoksen. C 338/94 FI Euroopan unionin virallinen lehti

6 Euroopan unionin virallinen lehti C 338/95 VIRASTON VASTAUKSET 13. Alkuperäisen talousarvion pienentäminen korjaavan lisätalousarvion avulla johtui ymmärrettävästä ristiriidasta siinä, että toisaalta tavoitteena oli perustaa nopeasti uusi organisaatio, jossa on uutta pätevää henkilöstöä, ja että toisaalta julkisen sektorin rekrytointiprosessi on monimutkainen ja aikaavievä. Rekrytoinnin tavoitteet on saavutettu jonkin verran myöhässä, eikä virasto siksi katsonut olevan järkevää mukauttaa alkuperäistä vuotuista työohjelmaa ja sen suoritustavoitteita. 14. Yli 65 % todellista suuremmiksi arvioiduista ilman eri toimenpiteitä siirrettävistä määrärahoista liittyi rakennuskustannuksiin, joita koskevat arvionsa viraston täytyi perustaa rakennuttajalta saatuihin tietoihin. Virasto uskoo, että tulevina vuosina se voi käyttää hyväksi olemassaolonsa ensimmäisen vuoden kokemuksia. Siirrettävät alustavat sitoumukset ja niihin liittyvät oikeudelliset velvoitteet arvioidaan uudelleen vuoden lopulla ja mukautetaan luotettavampiin kustannusarvioihin. 15. Väliaikaisen henkilöstön palkkaamista varten virasto laati varallaololuetteloita, joissa oli vähintään kaksi kertaa niin monta ehdokasta kuin avoimia paikkoja. Haastateltavien ehdokkaiden esivalinta suoritettiin asettamatta mitään kynnystä, jotta haastatteluun voitaisiin pyytää kohtuullinen määrä ehdokkaita. Tulevissa kiinnostuksenilmaisupyynnöissä virasto aikoo soveltaa seuraavia ehdotettuja hyviä käytäntöjä: ilmoitukseen merkitään haastatteluun kutsuttavien ja varallaololuetteloon merkittävien ehdokkaiden suuntaa-antava enimmäismäärä, ennen valintaprosessin alkua asetetaan kynnys haastatteluun kutsuttavien listaa varten.