Tarjouspyyntö Joutsan kunnan koulukuljetuksista Kohde 3, reitit 3b ja 3f

Transkriptio

1 Tarjousasiakirja nro 1 Sivu 1 / 8 Joutsan kunta TARJOUSPYYNTÖ Sivistyslautakunta Länsitie 5, PL JOUTSA Tarjouspyyntö Joutsan kunnan koulukuljetuksista Kohde 3, reitit 3b ja 3f Tarjouspyynnön tavoite ja tilaaja Tämän tarjouspyynnön tavoitteena on järjestää Joutsan kunnan tilausliikenteenä hoidettavat koulukuljetukset Kurkiauran koululla kevätlukukaudelle 2015 ja lukuvuodelle sekä mahdollinen optiovuosi. Pyydämme tarjoustanne jäljempänä määriteltyjen koulukuljetusten hoitamisesta. Kuljetusten tilaaja: Joutsan kunta Sivistystoimi Länsitie Joutsa Hankintamenettely ja noudatettavat säädökset Yhteyshenkilö kuljetusasioissa: nimi Päivi Hakulinen puh etunimi.sukunimi@joutsa.fi Hankinta on arvoltaan EU -kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus Hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMA -tietokantaan ja EU:n viralliseen lehteen. Hankinta tehdään avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista nro 348/2007 ja lakia täydentävää asetusta 614/2007 sekä niihin myöhemmin tehtyjä muutoksia. Sopimuskausi ja optio Liikenne aloitetaan ja sopimuskausi alkaa Kuljetukset ajetaan lukuvuosittain vahvistettuina koulupäivinä. Sopimus päättyy Tilaajan harkinnan ja päätöksen mukaan tarjouskilpailun voittajan kanssa voidaan tehdä jatkosopimus optiovuodelle perustuvana suorahankintana. Tarjoaja sitoutuu tähän jatkovuoteen tarjouksessaan. Kunta päättää erikseen tästä optiovuoden käytöstä ennen uuden tarjouskilpailun käynnistämistä. Hankintakohteet Hankinnan kohteena ovat Joutsan kunnan perusopetuksen Kurkiauran koulun oppilaiden erilliset koulukuljetukset, jotka hoidetaan tilausliikenteenä. Hankintakohteet on kuvattu tarjousasiakirja nro 2 -liitteessä.

2 Sivu 2 / 8 Tarjotulle palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset Kuljetuskohteen ajettavat reitit ja suoritteet tarkistetaan lukukauden/lukuvuoden käynnistyessä, kun on käytettävissä lopulliset tiedot oppilaiden kouluihin sijoittumisista ja lukujärjestyksistä. Tarkistukset tehdään tilaajan ja valitun/valittujen sopimuskumppanin/sopimuskumppaneiden kanssa yhteistyössä. Tilaaja hyväksyy lopulliset reittisuunnitelmat ja aikataulut. Tilaajalla on oikeus tarkistaa reittejä ja aikatauluja tarpeen mukaan myös sopimusaikana. Ennen muutoksista tehtävää päätöstä neuvotellaan palveluntuottajan kanssa. Lukujärjestyksistä johtuvat päivittäiset muutokset palveluntuottaja ottaa huomioon kunkin kohteen kuljetuksessa. Päävastuu reitin ja aikataulujen toimivuudesta ja täsmällisyydestä kuuluu palveluntuottajalle. Muut kuin säännölliset ajot, esim. kilpailukuljetukset, uimahallikuljetukset ym. kunnan sisällä ajettavat, ajetaan myös km hinnalla. Liikennelupa Tarjouskilpailu on avoin kaikille, joilla on oikeus koulukuljetusten harjoittamiseen. Tarjoajalla tulee olla koulukuljetusten harjoittamiseen oikeuttava liikennelupa (joukkoliikennelupa tai taksilupa). Koulukuljetusten harjoittamiseen tarvittavan luvan voimassaoloajan umpeutuminen kesken sopimuskauden ei estä liikennöitsijää ottamasta osaa tarjouskilpailuun. Liikennöitsijä vastaa kuitenkin vahingoista, joita ostajalle mahdollisesti aiheutuu, jos koulukuljetussopimus purkautuu kesken sopimuskauden siitä syystä, ettei liikennöitsijän liikennelupaa uudisteta. Muita vaatimuksia: Kuljetuksissa noudatetaan tarjousasiakirja nro 3 -liitteenä olevaa Joutsan sivistyslautakunnan hyväksymää koulukuljetusopasta. Kalusto- ja liikennöintivaatimukset - kaluston ja liikennöinnin tulee täyttää liikenne- ja viestintäministeriön asetuksen vaatimukset koulu- ja päiväkotikuljetusten kuormituksesta ja turvallisuusjärjestelyistä (553/2006) - kalustossa tulee olla alkolukko alkolukkolain mukaisesti (1110/2010) - kaluston koko, ikä - koululaisten liikunta- ym. tavaroiden kuljettamismahdollisuus - siisteys, kunto, matkapuhelin - Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioimisesta julkisissa hankinnoissa (1509/2011) astui voimaan Laki velvoittaa julkisia hankintayksiköitä huomioimaan tieliikenteen moottoriajoneuvojen energiatehokkuuden ja ympäristövaikutukset ajoneuvojen ja henkilökuljetuspalvelujen hankinnoissa.

3 Sivu 3 / 8 Liikennöintikorvaus ja maksuehto Työturvallisuus ja työehdot Liikennöinnissä tulee ottaa huomioon työsuojeluun ja noudatettaviin työehtoihin liittyvät velvoitteet. Henkilöstö ja asiakaspalvelu Kuljettajan asiakaspalvelu tulee olla ystävällistä, asiallista ja tarvittaessa oppilaiden käyttäytymiseen puuttuvaa. Asiakaspalvelussa tupakointi ja päihteiden käyttö on ehdottomasti kielletty. Kuljettajan tulee olla ammattitaitoinen ja hänellä tulee olla kuljettamansa ajoneuvon luokkaa vastaava ajo-oikeus. Kuljettajan on huolehdittava, että oppilaat käyttävät turvavyötä niissä autoissa, joissa ne ovat pakolliset. Lasten erityistarpeet tai esim. esikouluikäiset lapset tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon. Kuljettajan on välitettävä matkustajien antama palaute palveluntuottajalle, joka välittää sen ostajalle. Kielivaatimus, suomi Rikosrekisteriote Palveluntuottaja on työnantajana velvollinen huolehtimaan rikostaustan selvittämismenettelystä (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/ ). Palveluntuottaja vastaa siitä, että rikosrekisteriotteet tarkastetaan alaikäisten kuljetuksia hoitavien kuljettajien osalta ja, että niissä ei ole merkintöjä lapseen kohdistuvista rikoksista, seksuaalirikoksista, väkivaltarikoksista ja huumausainerikoksista. Hyväksytyn liikennöitsijän kuljettajien on toimitettava ennen kevätlukukauden 2015 alkua lain 504/2002 edellyttämä rikosrekisteriote. Ote ei saa olla kuutta (6) kuukautta vanhempi. Häiriötilanteet Palveluntuottaja on velvollinen häiriötilanteessa (esim. rikkoutunut auto tai sairastuminen jne.) järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset. Tarjouksen yhteydessä on annettava selvitys häiriötilanteisiin varautumisesta. Kunta maksaa palvelun tuottajalle hankintasopimuksessa sovitun korvauksen kerran kuussa laskun pohjalta. Palveluntuottaja laskuttaa kuntaa kuukausittain jälkikäteen toteutuneiden ajomäärien ja hyväksytyn tarjoushinnan mukaan. Laskut toimitetaan viimeistään ajokuukautta seuraavan kuukauden loppuun mennessä.

4 Sivu 4 / 8 Verkkolaskut: Paperilaskut: OVT-tunnus/Verkkolaskuosoite: Joutsan kunta OVT-tunnus: Ostolaskut Verkkolaskuoperaattorimme: Logica Suomi Oy PL 20 Välittäjätunnus (operaattoritunnus): JOUTSA Laskussa huomioitavaa Kaikissa Joutsan kunnalle osoitetuissa laskuissa tulee yksilöitynä tietona mainita tilaajan nimi, toimipiste tai muu tilaajan antama tunnus, jonka perusteella lasku osataan ohjata oikealle henkilölle tarkastusta varten. Maksuehto on 21 pv/netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen Ajamatta jäänyt kuljetus Tarjouksen laatiminen Palveluntuottajalla ei ole oikeutta laskuttaa ja saada korvausta tuottajasta johtuvista syistä ajamatta jääneistä kuljetuksista. Kuljetus katsotaan ajamattomaksi myös, jos oppilaat palveluntuottajasta johtuvasta syystä myöhästyvät enemmän kuin 15 minuuttia oppitunnin aloittamisesta tai lähtö koulusta lähdettäessä myöhästyy enemmän kuin 15 minuuttia. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä tarjousasiakirja nro 2 -liitteenä olevalla tarjouslomakkeella. Tarjous tehdään suomen kielellä. Osatarjoukset ovat sallittuja (esim. yhden auton liikennöinti johonkin usean auton kohteeseen). Tarjoajan tulee nimetä kohteet, joiden kuljetuksia tarjous koskee. Erillisten tarjousten yhdistelyn tekee tilaaja. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Tarjouksen voimassaolo Tarjous tulee olla voimassa asti. Tiedot tarjoajasta Tarjouksessa tulee esittää tarjoajasta seuraavat tiedot ja selvitykset: 1. tarjoajan nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot 2. yrityksen osalta liikenteestä vastaavan henkilön nimi 3. kaupparekisteriote 4. kopio voimassa olevasta joukkoliikenneluvasta tai taksiluvasta (tai selvitys, että tarjoajalla on luotettavalla todennäköisyydellä mahdollisuus saada lupa ennen sopimuskauden alkua) 5. verottajan todistus verovelvoitteiden hoitamisesta 6. vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. 7. selvitys, että yritys on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin (jos työntekijöitä) sekä arvonlisävelvollisten rekisteriin 8. selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 9. selvitys voimassa olevasta toiminnan vastuuvakuutuksesta, joka kattaa hankinnan kohteena olevat palvelut ja joka on arvoltaan riittävän suuri hankinnan

5 Sivu 5 / 8 Tarjouskilpailun ratkaisuperusteet kokoon nähden 10. selvitys häiriötilanteiden hoitamisesta 11. selvitys mahdollisen alihankkijan käyttämisestä ja edellä mainitut tiedot alihankkijasta 12. kalustoluettelo Näitä tietoja käytetään tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa ja tilaajavastuulain selvitysvelvoitteen täyttämisessä. Alihankkijan käyttäminen Tarjoajalla on oikeus käyttää toimituksissa alihankkijoita. Tarjoaja vastaa siitä, että alihankkijat täyttävät samat vaatimukset kuin tarjoajalta edellytetään. Jos palveluntuottaja tulee käyttämään alihankkijaa, on tarjouksessa ilmoitettava, mikä osuus liikenteestä hoidetaan alihankintana. Alihankinnan osuus ei saa ylittää 50 %. Yhteenliittymät Tarjoajalla on oikeus muodostaa tarjousyhteenliittymiä, jos yksittäisen liikenteenharjoittajan voimavarat eivät yksin riitä tarjouskohteen hoitamiseen. Kaikki yhteenliittymän jäsenet osallistuvat kuljetuspalvelun hoitamiseen ja ovat yhteisvastuussa tarjouksestaan. Yhteenliittymän käyttö ei saa olla kilpailulain vastaista (948/2011). Tarjoushinta Tarjoushinta ilmoitetaan tarjouslomakkeella euroa/kilometri. Tarjoushinta annetaan arvolisäverottomana hintana. Kilometrihinta maksetaan tilaajan hyväksymän reitin perusteella asiakaskilometreistä (=ensimmäisen matkustajan kyytiin noususta viimeisen matkustajan poistumiseen. Siirtoajojen kustannukset ja muut tämän tarjouspyynnön edellyttämät toimet sisältyvät kilometrihintaan. Kohteita ei saa sitoa yhteen, tarjotun hinnan tulee olla voimassa kohdekohtaisesti. Tarjoushintaa käytetään sekä tarjousvertailussa että liikennöinnin korvauksissa. Hinnan tarkistukset Tarjoushintojen tulee olla kiinteät ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Sen jälkeen hintoja voidaan tarkistaa Jyse -sopimusehtojen mukaisesti. Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka ovat tulleet määräajassa (myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon) ja jotka vastaavat tarjouspyyn-

6 Sivu 6 / 8 töä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten hintavertailu. Valintaperusteena alin hinta. Hankintapäätös Päätöksen hankinnasta tekee Joutsan sivistyslautakunta. Päätös pyritään tekemään joulukuun 12. päivään mennessä. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kaikille tarjouksen tehneille. Päätösilmoitukseen liitetään ohjeet muutoksenhausta. Hankintapäätös ei tarkoita vielä sopimuksen syntymistä. Sopimus syntyy myöhemmin tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintasopimus Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen hankintasopimus. Sopimuksessa noudatetaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä todettuja ehtoja ja muilta osin yleisiä Jyse 2014 palvelut sopimusehtoja (kts. aisut/ julkis/jyse_2014_palvelut.pdf) Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi ja hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sitova sopimus syntyy vasta sopimuksen molemminpuolisella allekirjoituksella. Sopimuskokonaisuus koostuu seuraavista asiakirjoista ja niiden pätevyysjärjestys on seuraava 1) Hankintapäätös 2) Hankintasopimus 3) Tarjouspyyntö liitteineen 4) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot 2014, palvelut 5) Tarjous liitteineen Sopimuskauden aikana voi tapahtua sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan liikennöintitarpeen järjestämiseen. Muutoksista neuvotellaan sopijapuolten kesken, jonka jälkeen tarjousmenettelyn tuloksena laadittua sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon.

7 Sivu 7 / 8 Muutokset tarjousaikana ja hankinnasta luopuminen Tilaaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouskilpailun kohteita tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Muutoksista ja tarkennuksista ilmoitetaan HILMA -tietokannassa korjausilmoitusmenettelyn avulla ja erikseen kaikille tiedossa oleville tarjousasiakirjat saaneille. Milloin olosuhteet tai liikenteen järjestämisen edellytykset ovat siten muuttuneet, että suunniteltua liikennettä ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla, tilaaja voi keskeyttää hankinnan. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea taikka, jos olosuhteet tai liikenteen järjestämisen edellytykset ovat muuttuneet niin, että suunniteltua liikennettä ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi hylätä kaikki tai osan tarjouksista, jos käytettävissä olevien määrärahojen määrä sitä edellyttää. Kaluston tarkastukset Asiakirjojen julkisuus Tilaajalla on oikeus tarvittaessa tarkastaa tarjoajan ja esitetyn alihankkijan autokalusto ja huoltopalvelut ennen hankintapäätöksen tekemistä ja sopimuskauden aikana. Tarkastukset eivät vähennä tarjoajan vastuuta ja velvollisuuksia. Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat liitteineen ovat julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot selvästi merkityllä erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

8 Sivu 8 / 8 Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset on toimitettava sähköpostilla osoitteeseen kunta@joutsa.fi klo mennessä. Tehdyt kysymykset ja vastaukset niihin julkaistaan Joutsan kunnan nettisivuilla kohdassa Kasvatus ja opetus -> Perusopetus -> Koulukuljetuskilpailutus Mikäli esitetyt kysymykset aiheuttavat muutoksia tarjouspyyntöön, korjattu tarjouspyyntö julkaistaan Hilmassa. Tarjousasiakirjat on tulostettavissa osoitteesta tai ->Kasvatus ja opetus -> Perusopetus -> Koulukuljetuskilpailutus tai saatavissa pyydettäessä kunnan yhteispalvelupisteestä klo 12 saakka, muutoin arkisin aukioloaikana klo 9 15, Länsitie 5, Joutsa Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat sekä ottanut huomioon myös mahdollisiin lisäkysymyksiin annetut vastaukset tai tarjouspyynnön korjauksen. Tarjousten jättäminen Tarjous on tehtävä sitovasti ja sen on oltava voimassa vähintään saakka. Tarjous on kokonaisuudessaan, liiteasiakirjoineen, toimitettava kirjallisesti, suljetussa kirjekuoressa varustettuna merkinnällä Tarjous/koulukuljetukset. Tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa klo mennessä osoitteeseen: Joutsan kunta/sivistyslautakunta PL 20/Länsitie Joutsa Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tai muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä Joutsan kunta, sivistyslautakunta LIITTEET Tarjousasiakirja nro 2 Hankintakohteen kuvaus ja tarjouslomake Tarjousasiakirja nro 3 Koulukuljetusopas, sivistyslautakunta Tarjousasiakirja nro 4 Jyse 2014 palvelut sopimusehdot