PROJEKTIN LOPPURAPORTTI YHTEISTYÖSTÄ VOIMAA KOKOELMAHANKE

Transkriptio

1 PROJEKTIN LOPPURAPORTTI YHTEISTYÖSTÄ VOIMAA KOKOELMAHANKE Projektin nimi: Projektitunnus: 5005 / 9726 Projektipäällikkö: Kati Vuontisjärvi Projektin omistaja: 1 Yhteistyöstä voimaa -kokoelmahanke Salla Erho/Rovaniemen kaupunginkirjasto

2 SISÄLLYSLUETTELO Sisällysluettelo 2 1. Projektin kuvaus Alueelliset erityispiirteet Tavoitteet 5 2. Projektin toteutus ja tuotokset Aikataulu Projektin resurssit Projektin tiedotus ja koulutukset Projektin tuotokset 7 3. Kokoelmatyön taustaa 8 4. Tilastoanalyysi OKM:n kirjastotilastot Axiellin tilastot Projektin yhteenveto 33 Lähdeluettelo 35 2

3 1. PROJEKTIN KUVAUS 1.1. Taustatietoa Lapin kirjastoista Lapin maakunnan kirjastoissa suuri osa kuuluu Lapin kirjasto -kimppaan. Näihin kirjastoihin lukeutuvat Enontekiön, Inarin, Kemijärven, Kittilän, Kolarin, Muonion, Rovaniemen, Sallan, Tornion ja Utsjoen kirjastot sekä Tornionlaakson seutukirjasto, jonka muodostavat Pellon ja Ylitornion kirjastot ja Sompion seutukirjasto, johon kuuluvat Pelkosenniemen, Savukosken ja Sodankylän kirjastot. Kaikki edellä mainitut kirjastot käyttävät kirjastojärjestelmänään Pallasta ja niillä on yhteinen tietokanta. Kemi, Keminmaa, Posio, Ranua, Simo ja Tervola käyttävät Origojärjestelmää. Niistä Ranua ja Tervola kuuluvat yhdessä Pudasjärven kanssa Karpalo-kimppaan ja Posio tekee yhteistyötä Kuusamon kanssa maakuntarajojen yli. Kemi ja Keminmaa ovat yksittäisiä toimijoita. Lapin kirjasto kimpan on tarkoitus laajentua seuraavan kirjastojärjestelmän hankinnan myötä myös Etelä-Lappiin. Uuden kirjastojärjestelmän hankintaa valmistellaan parhaillaan. Maakunnan alueella käytettävät kirjastojärjestelmät ovat Axiellin Pallas sekä Origo. Pallasjärjestelmään ei ole hankittu erityistä tilasto-ohjelmaa, mikä vaikeuttaa kokoelmanhallintaa ja tilastotiedon saamista sen rakenteesta ja käytöstä. Origokirjastoissa tilastoja voidaan luoda itsenäisesti ilman kirjastojärjestelmän toimittajaa. Lapin kirjastoilla on entuudestaan pitkät perinteet yhteistyössä. Lapin kirjasto kimpan yhteistyö on toiminut jo 1990-luvulta lähtien, jolloin kimppa perustettiin neljän kunnankirjaston voimin. Vuosien varrella kimppa laajeni kattamaan yhä useampia kirjastoja. Nykyisellään kimppaan kuuluu 15 kirjastoa. Kimpan yhteisen aineisto- ja asiakasrekisterin lisäksi koko maakunnan kirjastoilla toimii laaja aineistojen kuljetuspalvelu (rekku-kuljetukset). Lisäksi yhteistyötä on tehty aineistokilpailutusten ja erilaisten hankkeiden muodossa. Tulevaisuudessa myös muilla Lapin kirjastoilla on mahdollisuus liittyä kimppaan seuraavan kirjastojärjestelmän vaihdon yhteydessä. Alustavat tunnustelut uusista jäsenistä on jo aloitettu. Mahdollisesta aineistorekisterien yhdistymisestä seuraa myös siirtymisen aloittaminen kohti yhteistä kokoelmapolitiikkaa, jonka tarkoituksena on yhtenäistää kokoelmatyötä sekä valinnan, varastoinnin että poistojen osalta sekä avustaa kirjastoja omassa kokoelmatyössään. Ennen tätä hanketta yhteistä linjaa kokoelmanhoitoon ei ole ollut, vaan jokainen kirjasto on tehnyt omaa, muista riippumatonta kokoelmatyötään. Tämän hankkeen tavoitteena on ollut uudistaa kokoelmaajattelua niin, että kirjastoissa aletaan hahmottaa koko Lapin yhteistä kokoelmaa, ei vain oman kirjaston omaa. Ennen Yhteistyöstä voimaa hanketta kokoelmaan liittyvä yhteistyö on ollut pientä ja hajanaista lukuun ottamatta rekku-kuljetuksia ja niiden mahdollistamaa aineiston yhteiskäyttöä. Monessa Lapin kirjastossa kokoelmanhoitoon on kaivattu apuvälineitä sen kasvaessa ja monipuolistuessa. 3

4 Aikaa kokoelmatyöhön ei tunnu missään riittävän tarpeeksi, eikä kokoelmasta ole saatu Pallaskirjastoissa riittävästi tietoa, jotta sitä olisi voitu kehittää perustellun tiedon varassa. Projektissa tätä tiedon tarvetta on lähdetty korjaamaan erikseen tilatuilla kokoelmatilastoilla. Maakunnan ulkopuolisista kirjastoista Kuopion Varastokirjasto on merkittävä tuki vähemmän kysytyn aineiston suhteen. Toiveena tosin olisi, että tilaukset Varastokirjastosta saataisiin toimitettua asiakkaille ilman ylimääräisiä kuluja. Nykyisellään käytäntö on hyvin vaihteleva, sillä kirjastojen hinnoista päättävät usein muut tahot kuin kirjasto itse. Esimerkiksi Rovaniemellä Varastokirjaston lainoista peritään normaali kaukolainamaksu (7,70 eur) vaikka niistä ei synny postituksen lisäksi muita kuluja kirjastolle. Joissain kirjastoissa taas asiakas saa lainan huomattavasti edullisemmin. Varastokirjastosta ei voida puhua kirjastoverkon toimijana, joka vähentää varastointitarvetta, jos kirjastojen asiakkaiden kustannukset sieltä lainaamisessa ovat kohtuuttoman suuret. Kesäkuussa 2013 käynnistyneen Yhteistyöstä voimaa Lapin yhteinen kokoelma hankkeen tarkoituksena on arvioida kokoelmia, niiden ikää ja rakennetta sekä suhteuttaa sitä kokoelmien lainauslukuihin sekä hankintaan. Tilastollisia arvoja verrataan myös OKM:n laatusuosituksiin ja valtakunnallisiin keskiarvoihin. Hankkeessa selvennetään valinnan, varastoinnin ja poistojen periaatteita eri kirjastoissa ja pyritään luomaan yhteiset linjaukset kokoelmatyönohjeille, joihin koko alueen kirjastot voivat sitoutua. Tavoitteena on avustaa kirjastojen kokoelmatyötä ja sitä kautta saada asiakkaille ajantasainen ja laadukas kokoelma, joka palvelee heidän tarpeitaan. Yhteistyöstä voimaa hankkeelle on saatu Opetus- ja kulttuuriministeriön hankerahoitusta vuosille Hanketta varten on palkattu työntekijä, joka tekee hanketta osa-aikaisesti. Alueelliset erityispiirteet Lapissa asui vuonna 2013 yhteensä noin asukasta. Asukkaat keskittyvät suurempiin kaupunkeihin, ja välimatkat ovat pitkiä. Maakunnan etelärajalta pohjoisrajaan välimatkaa tulee yli 500 kilometriä ja itärajalta länsirajaan miltei 300 kilometriä. Lapissa kuten myös muualla Suomessa väestön huoltosuhde eli alle 15-vuotiaiden ja yli 65- vuotiaiden suhde 100 työikäistä kohdin kasvaa väestöennusteen mukaan voimakkaasti. Kittilä ja Rovaniemi ovat Lapin ainoita kuntia, joissa suhde säilyy alle 70% tulevina vuosikymmeninä. Huoltosuhteen lisäksi myös iäkkäiden osuus Lapin väestömäärästä kasvaa voimakkaasti. (SVT 2012) Väestökehitys vaikuttaa kunnallisten palveluiden kehitykseen ja niiden painopistealueisiin. Kirjastojen toimintaympäristö voimakkaasti kasvavassa kasvukeskuksessa on täysin erilainen kuin väestöään menettävässä kunnassa, jonka jäljelle jäävät asukkaat ovat tyypillisesti yli 65-vuotiaita eläkeläisiä ja vanhuksia. (Turja 2002) 4

5 Muuten aluetta kuvaavat pitkät etäisyydet ja harva asutus sekä pienempi kulttuuritarjonta kuin tiuhemmin asutuilla seuduilla. Kuvaavaa on, että kirjastot ovat monella Lapin paikkakunnalla ainoita paikkoja, josta uutuuselokuvia saa katseltavakseen, sillä elokuvateattereita tai vuokraamoita ei ole. Kirjastoissa järjestetään myös paljon kulttuuritapahtumia ja taidenäyttelyitä, joita pienemmillä paikkakunnilla ei muualla voi edes pitää. Matkailu näkyy alueella voimakkaasti. Monessa kunnassa kesän lainausluvut ovat vuoden huippulukemia, kun kesämökkiläiset saapuvat paikkakunnalle. Lisäksi Tunturi- Lapin kunnissa asiakkaina on myös suuri osa saamea äidinkielenään käyttäviä kuntalaisia. Maakunnan kirjastoista suuressa osassa on töissä vain muutamia työntekijöistä. Vain suuret keskukset Rovaniemi ja Kemi ylittävät reilusti nämä luvut. Pienissä kirjastoissa eri työtehtävät eivät voi olla eriytyneinä, vaan kaikki tekevät lähes kaikkea. Tulevaisuudessa kilpailu ihmisten vapaa-ajasta on entistä kovempaa. Mikä rooli kirjastolla on siinä tai miten osaisimme ennakoiden tarjota asiakkaille sitä mitä he haluavat? Ajantasaiset ja houkuttelevat kokoelmat ovat yksi vastaus kysymykseen. Jo nykyisellään maakunnan eri kirjastojen välillä kulkevat viikoittaiset kuljetukset paikasta toiseen ja asiakkaat saavat tilattua aineistoa kaikista alueen kirjastoista kuljetusmaksun hinnalla. Rovaniemen kaupunginkirjasto toimii logistiikkakeskuksena, jonka kautta aineistot kulkevat muihin kirjastoihin. Monessa Lapin kirjastossa kokoelmanhoitoon on kaivattu apuvälineitä sen kasvaessa ja monipuolistuessa. Aikaa kokoelmatyöhön ei tunnu missään riittävän tarpeeksi, eikä kokoelmasta ole saatu Pallas-kirjastoissa riittävästi tietoa, jotta sitä olisi voitu kehittää perustellun tiedon varassa Tavoitteet Projektin tavoitteena oli hankkia erilaista tilastotietoa kokoelmatyön tueksi ja aloittaa työ kohti koko maakunnan yhteistä kokoelmapolitiikkaa. Tarkasteltuja tilastoja olivat Suomen tilastokeskuksen väestötilastot, OKM:n kirjastotilastot sekä Axiellilta hankitut pääluokkatasoiset tilastot kokoelman suuruudesta, hankinnoista, poistoista ja lainoista. Erikseen päätettiin vielä tilata luokkien 84.2, sekä tilastot, jotta kaunokirjallisuutta voitiin edes jolloin tasolla tarkastella. Valitettavasti tämän projektin puitteissa Axielilta ei ollut mahdollista hankkia kokoelmien ikärakennetta tarkastelevia tilastoja eikä myöskään eritellen aikuisten ja lasten- ja nuorten aineistoja käsitteleviä tilastoja. Lopuksi projektissa ostettiin vielä nollalainalistat kaikkien Pallas-kirjastojen aineistoista. Origo-kirjastot voivat itse laatia nollalainalistansa raportin liitteenä olevan ohjeen mukaan. Yksi hankkeen erillistavoite oli myös yhteistyön luominen e-aineistojen hankintaan ja hallintaan liittyviin asioihin. Hankkeen aikana projektipäällikkö muotoili e-aineistostrategiaa 5

6 Maakuntakirjastolle sekä toimi e-aineistoasioissa koko Lapin edustajana Sähköiset sisällöt yleisiin kirjastoihin hankkeen maakuntaryhmässä. Hän myös esitti kimpan kirjastoille yhteistä e-kirjojen hankintamallia, joka hyväksyttiin syksyllä Hankkeella oli monia pienempiä tavoitteita, joita ei ennätetty projektiaikana toteuttaa. Hankkeessa keskityttiin nimenomaan kokoelman tilastolliseen analysoimiseen eri tilastojen valossa. Suomen tilastokeskuksen tilastoista selvitettiin kuntien väestön ikärakennetta ja huoltosuhdetta. OKM:n tilastoiden analysoinnissa painopiste oli laatusuosituksiin vertailussa. Axiellilta tilatuista tilastoista taas laskettiin kiertolukuja, suhteellisia kietolukuja, kokoelman uusiutumislukuja sekä tilastollisia poistosuosituksia eri pääluokille ja luokille 84.2, sekä Yksittäisten kirjastojen tilastoja ei kokonaisuudessaan analysoitu vaan se jää tehtäväksi kyseisissä kirjastoissa, joissa on myös asiantuntijuus omaan kokoelmaan ja asiakkaisiin. Projektin tilastotarkastelussa keskityttiin yleisempiin asioihin. Kaikki raakatilastot sekä käsiteltyinä että muokkaamattomina on toimitettu yksittäisiin kirjastoihin jatkoanalyysia varten. Lisäksi kirjastoihin on toimitettu myös Axiellin vuosittain tekemät koosteet tai raportit eri kirjastoyksiköiden toiminnasta. 2. PROJEKTIN AIKATAULU JA TUOTOKSET 2.1. Aikataulu Projektissa aloitti 60% projektipäällikkönä Kati Vuontisjärvi Hänellä säilytettiin kaikki omat sisätyötehtävät, joiden lisäksi hän osallistui Lappi-osaston päivystyksiin kerran viikossa alkaen projektipäällikkö ei enää osallistunut asiakaspalveluun, jolloin hän pystyi keskittymään projektityöhön 80% työpanoksella. Projektipäällikön sisätöihin kuului mm. Lapin Yliopiston YHTEYS-hankkeeseen osallistuminen, tiimin ja osaston esimiestyöt, e-aineistojen hallinta, aineistovalinta tiettyjen aineistojen osalta sekä tapahtumasuunnittelu. Projektipäällikkö siirtyi normaaleihin työtehtäviin Projektille haettiin jatkoaikaa vuoden 2014 loppuun asti, jotta projektin toinen koulutustilaisuus saatiin järjestettyä vasta syyskuussa 2014 sekä loppuraportti valmisteltua sen jälkeen Projektin resurssit Projekti sai hankeavustusta euroa, jonka lisäksi siihen osoitettiin 5000 euron omarahoitusosuus. Projektin ohjausryhmään haluttiin edustajat erikokoisista kirjastoista sekä myös seutukirjastosta. Lisäksi kiinnitettiin huomiota siihen, että sekä Pallas- että Origo-kirjastot olivat edustettuina. Projektin ohjausryhmässä toimivat: 6

7 Salla Erho, vs. kirjastontoimenjohtaja Rovaniemen kaupunginkirjasto Pasi Rantanen, apulaiskirjastotoimenjohtaja, Rovaniemen kaupunginkirjasto Hilkka Heikkinen, kirjastontoimenjohtaja, Kemin kaupunginkirjasto Vesa Sarajärvi, kirjastotoimenjohtaja, Ranuan kunnankirjasto Tiina Heinänen, kirjastotoimenjohtaja, Sompion kirjasto Nina Sipola, kirjastotoimenjohtaja, Sallan kunnankirjasto Satu Ihanamäki, kirjastotoimentarkastaja, Lapin AVI 2.3. Projektin tiedotus ja koulutukset Projekti on tiedottanut maakunnan kirjastoja Davvin.ningissä, sähköpostilla sekä Rovaniemen kaupunginkirjaston tiedottajan koostamassa Lapin kirjastojen kuulumisia koosteessa. Hankeesittelyitä on järjestetty lisäksi Lapin kirjastokokousten yhteydessä. Hankkeella ei ole ollut erillistä blogia tai facebook-sivustoa, sillä projektipäällikkö ei olisi ehtinyt niitä ylläpitämään. Projekti järjesti kaksi koulutustilaisuutta, joista ensimmäinen järjestettiin yhteistyössä Muutoksen tuulet strategiahankkeen kanssa Luostolla Muutoksen tuulet projekti kustansi suuren osan koulutuksesta, mutta Yhteistyöstä voimaa projektin työntekijä kulutti koulutuksen järjestämiseen enemmän työaikaa. Luoston koulutus oli kaksipäiväinen, joista molempien päivien aikana käsiteltiin myös kokoelmiin liittyviä asioita. Molempien hankkeiden hanke-esittelyiden lisäksi asiantuntijavieraina oli luennoitsijoita Hämeenlinnan ja Jyväskylän kirjastoista. Koulutukseen ilmoittautui yhteensä 36 osallistujaa sekä kolme ulkopuolista luennoitsijaa. Palaute koulutuksesta oli hyvää. Toinen koulutustilaisuus järjestettiin Rovaniemellä. Koulutus oli yksipäiväinen ja hankeesittelyn lisäksi kuulimme asiantuntijavierasta Joensuusta. Koulutukseen osallistui 28 työntekijää Lapin kirjastoista. Palaute oli kohtuullisen hyvää. Projektipäällikkö esitteli projektin tilastoja myös Lync-etäyhteydellä Sallan kirjastoon vielä joulukuussa Projektin tuotokset Projektissa koostettiin Suomen tilastokeskuksen väestötilastoja vuodelta 2013 ikärakenteittain ja huoltosuhtein Lapin eri kunnista. Tämän ajateltiin tuovan taustatietoa siitä, minkälaisia eri kuntien asiakasryhmät ja painotukset ovat. Projetissa vertailtiin Lapin kuntien vuoden 2013 OKM:n kirjastotilastojen lukuja OKM:n laatusuosituksiin. Kirjastoja tarkasteltiin myös rinnakkain. Projektissa tilattiin Axiellilta pääluokkatasoiset tilastot kokoelmien suuruudesta, hankinnoista, poistoista ja lainoista vuodelta Lisäksi samat tilastot tilattiin myös luokista 84.2, sekä 7

8 Tilastoista laskettiin kiertoluvut, suhteelliset kiertoluvut, uusiutumisprosentit, suhteelliset osuudet kokoelmista, hankinnoista, poistoista ja lainoista sekä laskennalliset poistoarvot pääluokittain. Projektissa tilattiin nollalainalistat eri Pallas-kirjastojen aineistoista. Kaikki tilastotiedot toimitettiin kirjastojen johtajille tarkempaa analyysia varten. Projektissa tilastoja tarkasteltiin yleistasolla, eikä jokaiselle kirjastolle erillistä analyysia ehditty tehdä. Tämä jäi kirjastojen omalle vastuulle. Axiellin tilastojen tilaaminen osoittautui haastavaksi, sillä kaikesta, mistä olisimme halunneet tilaston, sitä ei ollut mahdollista hankkia tai se olisi tullut hankkeelle liian kalliiksi. Jouduimme valitsemaan, mitä tilastoja oli mahdollista hankkia. Projektissa koostettiin myös erilaisia kokoelmanhoitoon liittyviä ohjeita ja listoja, jotka tallennetaan Davvin.Ningiin kaikkien käytettäviksi. Mukana on mm. Yhdysvalloissa tehty luokittainen ohje tietokirjakokoelman karsintaan sekä erilaisia kaunokirjallisuuden parhaat listoja. Mukana on myös maakuntakirjaston kokoelmapolitiikka konkreettisine poisto-ohjeineen sekä mm. maakuntakirjaston lehtilista säilytysaikoineen. Projektin aikana Lapin kirjasto kimpan e-kirjakokoelmaa laajennettiin ja se rahoittamisesta sovittiin yhdessä kimpan kirjastojen kanssa. e-aineistojen suhteen Rovaniemen kaupunginkirjaston koordinoimaa yhteistyötä jatketaan ja selvitetään mahdollisuuksia uusien yhteishankintojen tekemiseen. e-aineistoista laadittiin myös strategialuonnos, joka odottaa seuraavaa maakuntakirjastokokousta. 3. Kokoelmatyön taustaa Tulevaisuus, globaalisuus ja trendit Ympäristön kartoitus on strategisesti erittäin tärkeää kaikilla aloilla, myös kirjastoistoissa. Kaikkien organisaatioiden tulee monitoroida mitä niiden ympärillä tapahtuu ja tunnistaa omat heikkoutensa ja vahvuutensa suhteessa siihen. Jos tunnistaa ympäristön muutokset tai trendit hyvissä ajoin, niihin voi sopeutua tai niitä voi jopa hyödyntää. Trendien vaikutusten analysointi helpottaa priorisointia ja päätösten tekoa budjettiin, henkilöstään, ja tiloihin liittyen ennen kuin kriisi pakottaa toimimaan vaihtoehdottomasti. Mitä paremmin kirjaston tuntee ja ennustaa yhteisönsä tarpeet ja vaatimukset kirjastoon liittyen, sitä paremmin se menestyy. Trendien tunnistamisen jälkeen on oleellista pohtia, mitä trendi tarkoittaa kirjaston ja sen kokoelman kannalta. Mitä muutoksia tai toimintoja se aiheuttaa? (Johnson 2009 s ) 8

9 Kirjastojen täytyy päättää mitä ne haluavat tulevaisuudessa olla. Tulevaisuutta on vaikea ennustaa, mutta joitakin merkkejä tulevasta on näkyvillä heikkojen signaalien muodossa. Mitä kaikkea sitten tuleekaan niiden lisäksi, on vaikea sanoa. American Library Association on julkaisussaan määritellyt yleisille kirjastoille neljä kriteeriä, joiden mukaan niiden tulee määritellä omat tavoitteensa ja tulevaisuuden visionsa. Näitä akseleita ovat: 1. Fyysisestä virtuaaliseen: Kuinka pitkälle halutaan painottaa virtuaalista palvelua? Pitääkö kirjaston olla aina valmiina asiakkaitaan varten? 2. Yksilöllisyydestä yhteisöllisyyteen: Palvelemmeko yksilöitä vai keskitymmekö palvelemaan enemmän yhteisöitä. 3. Kokoelmien kuluttamisesta uuden luomiseen: Onko kirjasto tulevaisuudessa paikka, josta tullaan hakemaan sisältöjä vai tekemään niitä itse? 4. Arkistoista portaaleihin: Kirjastot eivät enää jatkossa välttämättä omista aineistojaan vaan tarjoavat vain pääsyn niihin. Itse aineistot sijaitsevat muualla ja kirjastot ovat vain ostaneet asiakkailleen oikeuden käyttää niitä. (Levien 2011, s. 4-5) Asiat vertautuvat osittain IFLA:n trendiraporttiin, jossa korostetaan neljää kehityssuuntaa: 1. Uudet teknologiat sekä laajentavat että rajoittavat yksilön tiedonsaantia 2. Verkko-opetus tasa-arvoistaa oppimista ja järisyttää sen perusteita ympäri maailmaa 3. Yksityisyyden suojan ja tietoturvan rajat määritellään uudelleen 4. Hyperverkottuneet yhteisöt kuuntelevat ja antavat valtaa uusille ryhmille ja näkemyksille 5. Uudet teknologiat mullistavat globaalin informaatiotalouden (IFLA:n trendiraportti 2014) Tekniikan ja teknologian kehitys on ollut huimaa. On todella vaikea edes visioida mitä kaikkea uutta kymmenen tai jo viidenkin vuoden jälkeen kuluttajille on tullut tarjolle. Tällä hetkellä pinnalla olevia asioita ovat ainakin pilvipalvelut, erilaiset mobiilisovellukset eli appsit, uudet mediamuodot, muistikokojen kasvu sekä internetyhteyksien jatkuva kehitys. (Levien 2011, s.10) Timo Turja korosti jo yli kymmenen vuotta vanhassa puheenvuorossaan sitä, että kirjastojen on muututtava pysyäkseen kehityksessä mukana. Hän näki ratkaisuna etenkin sisältöjen tuntemuksen ja asiantuntijapalveluiden kehittämisen. Muutos erilaisen aineiston passiivisesta jakelijasta ja välittäjästä aidoksi asiantuntijapalveluksi on välttämätöntä tulevaisuuden kirjastoissa. (Turja 2002) Turja esitti kolme skenaariota siitä, mitä voisi tapahtua. Ensimmäinen skenaario oli, että tulevaisuuden suurimmat ja parhaiten resurssoidut yleiset kirjastot ovat muuttumassa ostoskeskusten kaltaisiksi tiloiksi. Kirjastonhoitajat ovat perinteisesti pitäneet kirjastoja kaupallisen kulttuuriin vaihtoehtona. Tämä asenne on ongelmallinen, koska ihmiset itse asiassa 9

10 käyttävät kirjastoja samalla tavalla kuin he käyttävät ostosparatiiseja. Ostosparatiiseihin ei mennä ainoastaan tekemään ostoksia vaan viihtymään, viettämään aikaa, tapaamaan ystäviä tai etsimään elämyksiä. (Turja 2002) Mielestäni Turja on tässä huomannut jotain oleellista. Kirjastot tarvitsevat monipuolisia tiloja ja aineistoesittelyitä, jotka houkuttelevat. Kirjastojenkin pitää miettiä markkinointiaan. Toinen skenaario on se, että osa kirjastoista muuttuu McDonaldseiksi. Tällä tarkoitetaan sitä, että näihin kirjastoihin hankitaan vain rajoitettu valikoima ja vain kysytyintä aineistoa. Osa henkilökunnasta on kirjastoammattilaisia, mutta rutiinitehtäviä hoitaa vaihtuva ja muodollisesti epäpätevä henkilökunta. Kirjastot muistuttavat lainausasemia tai lainapisteitä, joista vain noudetaan varauksia. Kirjastoihin ei tulla viihtymään tai kuluttamaan aikaa. Myös suuri osa työstä on automatisoitu. Kolmas tulevaisuusskenaario on kirjastojen muuttuminen jonkinlaisiksi kirpputoreiksi. Pieniin ja syrjäisiin kuntiin voi olla vaikea houkutella ammattitaitoista henkilökuntaa. (Turja 2002) Syrjäseutujen kunnat voivat myös köyhtyä väestön keskittyessä kasvukeskuksiin, jolloin kunnan verotulot pienenevät. Kirjastopalveluita saattavat Turjan mukaan tulevaisuudessa hoitaa jopa vapaaehtoiset näissä kunnissa (Turja 2002). En itse pidä kirjastojen kehitystä ihan yhtä huolestuttavana kuin Turja, mutta olen samaa mieltä siitä, että kirjastojen on muututtava. Tästä seuraa suoraan se, että myös kirjastojen tilojen ja kokoelmien on myös kehityttävä. Kokoelmatyön teoriaa Vaikka tieto on aina ollut kirjastotyön ytimessä, monille ihmisille kirjasto on tarkoittanut vain kirjoja. (Evans 2005 s. 4) Teknologia on muuttanut kirjastoja, mutta niiden ydintehtävä tiedon ja kulttuurin keskuksena on säilynyt muuttumattomana (Turja 2002). Kirjastoammattilaiset ovat sisältöjen, tiedonhaun ja järjestämisen ammattilaisia. Librarians need to remind the public, and sometimes themselves, that libraries are in the information business, not the book business. (Evans 2005 s. 203) Kokoelman kehitystyö lähtee liikkeelle aina yhteisöanalyysillä. Oma toimintaympäristönsä pitää tuntea, jotta omia asiakkaita pystyy palvelemaan parhaiten ja vastaamaan ympäristön kysyntään. Analyysissä pitää huomioida koko yhteisö, ei vain jo kirjastoa käyttävät. Toinen vaihe on määritellä valintaprosessin tavoitteet, jotka helpottavat valintaa suorittavien työntekijöiden työtä valita ja hankkia haluttuja aineistoja. Seuraavaksi tehdään itse aineistovalinta määriteltyjen kriteereiden mukaan. Valinta on aina laadun ja arvon määrittelyä ja päätösten tekoa. Neljäntenä vaiheena on itse hankinnan suorittaminen tilaamalla halutut aineistot ja saattamalla ne lainauskuntoon. Viides vaihe liittyy poistojen ja varastointipäätösten tekemiseen. Mikäli teos päätetään poistaa sen 10

11 kohdalla pitää vielä päättää, mitä sille tehdään poiston jälkeen: myydään, lahjoitetaan, siirretään toiseen kokoelmaan tai kierrätetään paperijätteenä. Viimeinen vaihe on arviointi, jossa täytyy huomioida yhteisöanalyysin tulokset ja verrata kirjaston palvelutasoa niihin. (Evans 2005 s. 8-10) Usein kokoelmatyössä unohdetaan ensimmäinen ja viimeinen vaihe, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä kokoelman kehittämisessä paremmin asiakkaita palvelevaksi. Palveluyhteisön koko vaikuttaa kokoelmienkehittämiseen. Muutamia lainalaisuuksia on olemassa: 1. Kun palveluyhteisön koko kasvaa, myös tiedontarpeiden erilaisuus lisääntyy. 2. Kun tietarpeiden määrä lisääntyy, niin aineistojen yhteiskäytön tarve kasvaa. 3. Kaikkia tiedontarpeita ei ole koskaan mahdollista täyttää. (Evans 2005 s. 13) On siis ymmärrettävä yhteistyön arvo, mutta samalla hyväksyttävä se, että asiakas saattaa joskus kysyä sellaista aineistoa, jota omasta kirjastosta ei enää löydy. Erilaiset säännöt kuten poista avokokoelmasta kaikki yli viisi vuotta vanhat kirjat auttavat ajanpuutteeseen, sillä useammat työntekijät voivat varastoida ja poistaa kirjoja. Ongelmana on se, ettei tämä sääntö tuo mukaan arviointia siitä, kuuluisiko kirjan iästä huolimatta säilyä avokokoelmassa. (Evans 2005 s. 15) Pelkkä kirjan ikä ei ole riittävä peruste sen poistamiseen tai edes varastointiin. Kokoelmaa tulisi linjata seuraavien asioiden mukaan: 1. Kokoelmia tulisi kehittää etenkin identifioitujen tarpeiden eikä vain abstraktin laadun perusteella. Tarve voi olla sekä hetkellistä että pitkäaikaisempaa. 2. Ollakseen tehokasta kokoelmien kehityksen tulee huomioida koko yhteisön tarpeet, ei vain nykyisten kirjastonkäyttäjien. 3. Kokoelman kehittämisessä tulee tehdä yhteistyötä paikallistasolla, alueella sekä valtakunnallisesti että kansainvälisesti. 4. Kokoelmia kehitettäessä kaikkia aineistolajit tulee huomioida. 5. Kokoelmien kehittäminen tulee aina olemaan subjektiivista työtä. Paras tapa estää kokoelman muodostuminen liikaa valikoijansa eikä asiakastarpeiden näköiseksi on tasaisin välein arvioida valitsijan puolueellisuutta ja sen vaikutuksia kokoelmaan. 6. Kokoelmien kehittämistä ei kokonaisuudessaan opi opiskelemalla tai lukemalla. Vain tekemällä, ottamalla riskejä ja oppimalla virheistä henkilöstä voi tulla pätevä kokoelman kehittämistyössä. (Evans 2005 s.15-16) On tärkeää olla pelkäämättä virheitä. Mokista oppii aina paljon, ja niiden seuraukset ovat harvoin peruuttamattomia. Yhteistyöllä saadaan aikaan laajempi ja laadukkaampi kokoelma asiakasta varten. Kaikkea ei tarvitse säilyttää omassa kirjastossa, kun tietää, että aineisto on saatavilla kohtuullisessa ajassa ja kohtuulliseen hintaan toisesta kirjastosta. 11

12 Kokoelmapolitiikasta Kokoelmapolitiikka on kirjaston suunnitelma kokoelmien rakentamisesta ja yllä pitämisestä. Sen tulee heijastaa ja liittyä muihin kehityssuunnitelmiin etenkin pitkäkestoisiin ja strategisesti merkittäviin. Sen pitää olla yhdenmukainen kirjaston yleistehtävän ja päämäärien kanssa. (Evans 2005 s. 49) Kokoelmien kehittäminen on prosessi, jossa kirjasto pyrkii tyydyttämään palveluyhteisön kokoelmatarpeet taloudellisesti ja nopeasti käyttämällä tietolähteitä sekä kirjaston sisältä että ulkopuolelta. Kokoelmien kehittämistä varten kokoelman vahvuudet ja heikkoudet tulee tunnistaa. Vahvuuksia pitää vahvistaa ja heikkouksia korjata. On tarpeellista tuntea kokoelman heikkoudet ja vahvuudet, palveluyhteisö ja siinä tapahtuvat muutokset sekä muut lähteet, joita asiakkaille on tarjolla paikallisesti tai kaukolainojen avulla. Kokoelmapolitiikka tarjoaa myös oppaan valikointityöhön. (Evans 2005 s.50-51) Kirjastoista löytyy paljon kokomusta kokoelmien kehittämisestä, mutta myös kirjoitetut linjaukset olisivat tarpeen. Monilla kokoelmatyötä tekevällä on olemassa omat linjauksensa, joiden avulla päätöksiä tehdään päivittäin, mutta niitä ei ole kirjattu ylös. Miten voidaan taata jatkuvuus henkilöstön eläköityessä, jos tieto jää vain hiljaiseksi tiedoksi? Osaako seuraaja jatkaa kokoelmatyötä saman suunnitelman mukaan? Varmuutta siitä ei ole. (Evans 2005 s.51) Kokoelmapolitiikalla on monia käyttötarkoituksia. Sen avulla voidaan kertoa kaikille kokoelman laajuudesta ja luonteesta sen painopistealueista. Kirjoitettu kokoelmapolitiikka painostaa ajattelemaan organisaation asettamia priorisointeja ja sitouttaa organisaation tavoitteisiin. Se asettaa standardit sisällyttämiselle ja pois sulkemiselle ja siten vähentää yksittäisen valitsijan ja henkilökohtaisten mieltymysten vaikutusta. Siitä on myös huomattavasti hyötyä uusille työntekijöille ja siten se auttaa jatkuvuuden ja saman linjan säilyttämisessä työntekijöiden vaihtuessa. Kokoelmapolitiikka auttaa kokoelmien arvioinnissa, varastoinnissa ja poistoissa sekä budjetin kohdentamisessa. Kokoelmapolitiikka kertoo myös suurelle yleisölle kirjaston kokoelmien painopisteistä ja rakenteesta sekä kokoelmatyön tarkoituksesta. (Evans 2005 s. 53) Kokoelmapolitiikkaa muotoillessa täytyy tietää alueen väestörakenne, kirjastopalvelun kohderyhmä, valinnan perusteet ja apuvälineet, kokoelman painopistealueet ja aineistolajit sekä eri aineistojen lainaluvut. (Evans 2005 s. 53) Hyvässä kokoelmapolitiikkassa kerrotaan seuraavat asiat: 1. Organisaation tehtävä ja tavoitteet, jotka on linkitetty kokoelmapolitiikkaan. 2. Lyhyt kuvailu palveluyhteisöstä: millainen rakenne ja mitä muutoksia on mahdollisesti siinä tapahtumassa (tee siis yhteisöanalyysi). 3. Palvelun kohderyhmän määrittely ja priorisointi sekä erityispalvelut erityiskohderyhmille. 12

13 4. Kokoelman kuvaaminen yleistasolla. Mitä aiheita kirjasto kerää, mitä aineistolajeja ja millä painotuksilla (esim. listat asiakasryhmistä ja formaateista) 5. Yksityiskohtaiset määrittelyt siitä, mihin asiakastarpeisiin kokoelma vastaa. esim. missä määrin painotetaan koulutusta ja kouluttautumista ja tietoa ja missä määrin elämyksellisyyttä ja viihdettä. Erityispalvelut tuodaan myös näkyviin. (Evans 2005 s. 54) Kokoelmapolitiikan tulee sisältää selkeä määrittely siitä kuka tai ketkä vastaavat kokoelmasta tai sen osista, mitä ohjeita he käyttävät päätösten tukena ja miten kokoelmanhoitoa arvioidaan. (Evans 2005 s ) Kokoelmapolitiikka kuvailee kokoelman nykytilan ja kertoo, miten sitä tullaan kehittämään tulevaisuudessa tiettyjen määriteltyjen ohjeiden kehyksessä. Se on sekä kattava että yksityiskohtainen dokumentti, joka palvelee monia eri tarkoituksia rahojen jakamisesta hallintorakenteeseen. Kokoelmapolitiikan osat eivät ole yleisiä, idealistisia, teoreettisia tai epämääräisiä, mutteivät myöskään niin yksityiskohtaisia, ettei niitä voi noudattaa. Laadittu kokoelmapolitiikka ei ole ikuinen vaan se muuttuu yhteisön, taloudellisen tilanteen tai informaation lähteiden muuttuessa. Muokkaus on jatkuva prosessi. Neljä hyvän politiikan ominaisuutta ovat johdonmukaisuus, joustavuus sekä se, että ne ovat ohjeita eivätkä sääntöjä ja että ne ennen kaikkea ovat kirjoitettuja. (Robert D. Stueart ja Barbara B. Moran). Politiikka asettaa kehyksen kokoelmatyöhön, mutta se ei korvaa henkilökohtaista päätöksentekoa. Kokoelmapolitiikka koordinoi valintaa. kun vastuu valinnasta on hajautettu useiden valitsijoiden ja toimipisteiden välillä. Politiikka tuo työhön kontrollia ja jatkuvuutta.(johnson 2009 s ) Kokoelmapolitiikassa tulee määritellä kaikki yhteistyöhankkeet, joihin kirjasto osallistuu (kokoelmien rakentaminen, resurssien jakaminen, alueellinen varastointi, yhteistyö e-aineistojen osalta jne.). Käyttämällä samaa kokoelmaohjepohjaa ja kuvailutapoja konsortion sisällä voi yhteistyö vauhdittua. Kokoelmapolitiikassa on myös hyvä määritellä, mitä poistetaan, millä ehdoilla ja kuka tekee poistot. (Johnson 2009 s ) Yleiset kirjastot poikkeavat oppilaitos- ja erityiskirjastoista siinä, että niiden potentiaalisia asiakkaita ovat ketkä tahansa Suomessa asuvat ihmiset. Kokoelman täytyy vastata hyvin eriikäisten ihmisten tarpeisiin sekä painottua myös viihteeseen tieto- ja koulutustarpeiden lisäksi. (Evans 2005 s. 75) Käytäntöä valinnasta Lukeva yleisö haluaa kirjansa nopeasti, kun ne ovat esillä muussakin markkinoinnissa, ei vasta 6-9 kuukauden kuluttua niiden ilmestymisestä. Uusienkirjojen näkyminen kirjastossa on tärkeää kirjaston imagon kannalta. Kuluja voidaan pitää kurissa tilaamalla jo ennakkoon suosituiksi tiedettyjen tekijöiden kirjoja kerralla riittävä määrä yhteisön tarpeisiin. (Evans 2005 s. 75) Aineistoa valittaessa tehdään arviointia monin eri tavoin: Onko kirja sopiva oman kirjaston kokoelmaan, onko sille kysyntää kirjaston asiakkailta, kuinka paljon tietoa kirjaston kokoelmassa jo 13

14 on aiheesta, missä aineistolajeissa ja kuinka vanhaa, lainataanko aihealuetta runsaasti, kuinka kallis kirja on, kuinka laadukas kirja on (tekijä, kustantaja,sidos) jne.. Valitsijalla täytyy olla tietoa alueen väestöstä, kokoelman sisällöstä ja sen painopisteistä, budjetista, tärkeimmistä oman alan tekijöistä, lähteistä, kustantajista ja vaikuttajista, jotta hän voi tehdä perusteltuja päätöksiä. (Evans 2005 s.94) Budjetointi heijastaa arvovalintoja. Hyvä rahojen jako huomioi neljä seikkaa: 1. Käytössä olevat rahat pitäisi jakaa tarpeiden mukaan. 2. Rahasummien suuruudet kertovat myös siitä, minkä kokoelman osan hoitoon työntekijän pitäisi kiinnittää eniten huomiota ja aikaa. 3. Valitsijoiden työtä voi tarkkailla suhteessa rahasummaan vuoden lopussa. 4. Rahan jako kertoo myös asiakkaille siitä, mitkä ovat kokoelman prioriteetit. (Evans 2005 s ) Pidetäänkö lapsia ja nuoria asiakkaina tärkeinä, jos lainojen perusteella osaston hankintamäärärahoja tulisi kasvattaa ja näin ei tehdä? Käytäntöä poistoista Kirjasto on olemassa tarjotakseen palvelua. Ihmiset haluavat palvelun olevan sujuvaa ja helppokäyttöistä. Pienet kokoelmat useasti tarjoavat käyttäjille paremman palvelukokemuksen, jos kokoelma on hyvin hoidettu (varastointia ja poistoja on tehty) ja siitä löytyy kysytyimpiä uutuuksia. Myös hyllykorkeus vaikuttaa teosten käyttömääriin. Katseen korkeudelta lainataan enemmän kuin ylä- tai alahyllyiltä. Varastointi ja poistaminen voivat vaikuttaa myös saatavuuteen. Väljemmissä hyllyissä materiaalia on helpompi esitellä ja asiakas, joka hakee tuoretta, paljon lainattua aineistoa nopeasti ilahtuu hyvin valikoidusta avokokoelmasta. Toisaalta asiakkaan näkökulmasta varastossa oleva kirja on jo huonommin saavutettavissa, jos sitä pitää kysyä erikseen henkilökunnalta. Voiko kokoelmanhoito säästää rahaa? Avokokoelmasta varastoon siirtäminen laskee niteen ylläpitokustannuksia ja poistaminen tietenkin vähentää ne kokonaan, mutta molempien tekeminen vie myös henkilökunnan aikaa. (Evans 2005 s ) Poistojen tekeminen on käänteistä valintaa. Kun hankinnassa valitaan se, mitä kokoelmaan tulee uutena mukaan, poistoissa valitaan se, mitä kokoelmasta otetaan pois. (Evans 2005 s.295) Yleisissä kirjastoissa kysyntä vaikuttaa paljon päätökseen, poistetaanko vai säilytetäänkö aineistoa. Yleisen kirjaston avokokoelman tulisi kymmenessä vuodessa vaihtua täysin. (Evans 2005 s. 297) Varastoinnissa erotetaan kokoelmasta vähemmän käytetyt teokset ja poistetaan ylimääräiset dupletit, kuluneet tai vanhentuneet teokset. Mikäli avokokoelmassa säilytetään paljon vanhempaa ja vähemmän kiertävää aineistoa, myös uudet ja paljon lainatut teokset hukkuvat niiden sekaan. Suuremmasta kokoelmasta aiheutuu myös enemmän kuluja. (Evans 2005 s. 297) Viisi suurinta syytä poistaa aineistoa: 14

15 1. vanhentunut tieto 2. huonokunto 3. tilan puute 4. käyttötilastot 5. duplettikappaleet (Evans 2005 s.298) Poistamisen esteet ovat usein psykologisia. Kirjasta ei raaskita luopua tai ajatellaan, että joku asiakas ehkä saattaa vielä joskus tarvita sitä. Poistamisen suurimmat esteet ovat Evansin mukaan seuraavat: 1. Ajanpuute 2. Viivyttely 3. Pelko virheen tekemisestä 4. Pelko huonosta maineesta tai nolosta julkisuudesta 5. Pelko kirjanpolttajaksi syytöksistä Kaikki nämä ovat psykologisia syitä. Ajatellaan, että vaikka kirja olisi ollut käyttämättä kuinka pitkään hyllyssä, niin huomenna joku voi kysyä juuri sitä. Käyttämätön aineisto herättää kysymyksen, miksi sitä ei käytetty tai miksi se ylipäätään hankittiin? Pelko siitä, että poistaa epähuomiossa tärkeä teoksen ei saisi olla syy olla poistamatta mitään. (Evans 2005 s.303) Kokoelmassa suuri ei aina ole kauneinta. Määrä ei kerro laadusta. Kaiken hankkiminen, eikä minkään poistaminen, ei vaadi ammattitaitoa. On paljon vaikeampaa valita huolella se, mitä hankkii ja mitä poistaa. Kokoelman hoito vie kokonaisuudessaan aikaa. Poistokriteereiden valinta, prosessin hionta ja poistoideologian myyminen henkilökunnalle ei tapahdu hetkessä. Aikaa menee myös henkilökunnan kouluttamiseen, itse poistopäätösten tekemiseen ja aineiston fyysiseen poistamiseen hyllyistä ja rekistereistä. Kun prosessi saadaan onnistuneesti käyntiin, poistotyötä tulisi systemaattisesti jatkaa ja ottaa se osaksi rutiinityötä. (Evans 2005 s.304) Poistoperiaatteet H. F. McGraw mukaan: 1. Dupletit 2. Ei-halutut lahjoitukset 3. Vanhentuneet kirjat tietokirjallisuudessa 4. Vanhentuneet painokset 5. Likaiset, kuluneet, rikkinäiset teokset 6. Kirjat, joissa fonttikoko on liian pieni, joissa paperi on haurasta tai joista puuttuu sivuja 7. Käyttämättömät teokset ja teosten osat 8. Lehdet, joissa ei hakemistoa 15

16 kaikessa poistamisessa lainaluvut on otettava myös huomioon. Mikäli kulunutta teosta lainataan yhä, kannattaa selvittää, onko mahdollista hankkia parempikuntoista nidettä kokoelmaan. Poistamisen voi jakaa kolmeen ryhmään: fyysiset ominaisuudet, määrällinen ja laadullinen. Laadulliset päätökset ovat subjektiivisia, joten ne voivat vaihdella henkilöittäin. Samat arvot, jotka ohjaavat uuden aineiston valintaprosessia ohjaavat myös poistopäätöksiä. (Evans 2005 s. 305) C. A. Seymourin mukaan ennen poistopäätöstä tulee arvioida, onko kirjalle tilaa kokoelmassa, saako sen asiakkaalle kohtuullisin kustannuksin ja kohtuullisessa ajassa toisesta kirjastosta tai aiheuttaako kirjan säilyttäminen kokoelmassa jopa negatiivista arvoa (esim. kirjassa on väärää tietoa tai sen on likainen). (Evans 2005 s. 306) Yalen yliopistokirjaston työvaiheet poistolle: 1. Tarkastele hyllyssä olevia kirjoja 2. Arvostele kirjan tärkeys/arvo omassa aiheessaan 3. Arvostele kirjan tärkeys historiallisesti omalla alallaan 4. Tarkista onko kirjan muita painoksia saatavana 5. Tarkista mitä muuta kirjallisuutta aiheesta löytyy 6. Tarkastele, miten paljon kirjaa on käytetty 7. Tarkista kirjan kunto Kuitenkaan pelkkä lainaluku ei kerro kirja arvoa, vaan siinä tarvitaan asiantuntemusta. Aiempi käyttö kuitenkin ennustaa parhaiten myös tulevaa käyttöä. (Evans 2005 s. 307) Kokoelmia voidaan arvioida sekä kokoelman itsensä että asiakkaan näkökulmasta hyödyntäen erilaisia kokoelmanhoitotapoja kuten tilastoja, listoja tai asiakasmielipiteitä. Seuraavassa Evansin jäsentely asiasta: 1. Tilastotieto kokoelmista 2. Nimikkeiden tarkastus erilaisilta suosittelulistoilta 3. Asiakasmielipiteet 4. Kokoelman fyysinen tarkastelu 5. Standardien noudattaminen Kokoelmakeskinen: 1. Tarkistulistat, bibliografiat ja luettelot 2. Asiantutijalausunnot 3. Vertailevat tilastotutkimukset 4. Kokoelman stantardit 16

17 Käyttäjäkeskeinen: 1. Lainakiertoluvut 2. Asiakasmielipiteet (käyttäjillä on mielipide kokoelmasta lyhyenkin vierailun jälkeen, käyttäjät arvioivat kokoelmaa aina kun he etsivät jotain.) 3. Kaukolainapyyntöjen analysointi 4. Sitaattitutkimukset 5. Sisäkäyttötutkimukset 6. Saatavuus hyllyillä 7. Jäljitellyt käyttötutkimukset 8. Saatavuustesti (Evans 2005 s ) Avokokoelmasta Slote määrittelee avokokoelman poistolle kolme tavoitetta: 1. Avokokoelman poistojen tulee lisätä kokoelman kiertoa. 2. Poistojen jälkeen avokokoelmasta pitäisi löytyä nopeammin ja tarkemmin haluttuja teoksia. 3. Aineisto, jota todennäköisesti tullaan käyttämään vähiten tulevaisuudessa, poistetaan tai siirretään varastoon. (Slote 1997 s. 9-10) Avokokoelman hoidossa kannattaa pitää mielessä seuraavat asiat: 1. Avokokoelman poistojen tulisi tähdätä ydinkokoelmaan, joka vastaa 95-99% nykyiseen kysyntään, säilyttämiseen avokokoelmassa. 2. Avokokoelmasta pois valittujen kirjojen kohdalla tulee miettiä niiden varastointia. 3. Poistoja tulee tehdä vuosittain. 4. Tärkein poistokriteeri on, tullaanko kirjaa käyttämään tulevaisuudessa. 5. Jokaisen kirjaston tulisi määrittää vuosimäärä, kuinka kauan kirja saa olla käyttämättömänä ennen poistoharkintaa. (Suositeltuja vuosia ovat viisi tai kolme vuotta.) (Slote 1997 s ) Eri tapoja karsia: 1. Subjektiivinen valinta: Vaatii tuekseen yhteisiä ohjeita, jotta koko kokoelman linja säilyy. 2. Ikä: Kirjoja poistetaan painovuoden tai hankintavuoden perusteella. Yleensä poistopäätös tehdään yhdistettynä harkintaan ja lainatietoihin. 3. Hyllyssä olo aika: Aika, jonka kirja säilyy hyllyssä ennen kuin se lainataan. 4. Erilaiset matemaattiset mallit 5. Yhdistelmät (Slote 1997 s.37) 17

18 Kaikkialla, missä on käytetty lainakiertoa poistoon vaikuttavana tekijänä, on huomattu, että kokoelman käyttöaste on noussut. (Slote 1997 s. 84) Tämä tarkoittaa sitä, että käyttämättömän aineiston osuus kokoelmasta on pienentynyt. Olemassa oleva kokoelma kattaa käyttäjien tarpeet. Slote kutsuu tätä kokoelman osaa ydinkokoelmaksi. Hänen mukaansa ydinkokoelma muodostuu aineistosta, joka vastaa suurimpaan osaan käyttäjien tarpeesta. Kokoelmasta löytyy sekä uusia että vanhoja kirjoja, mutta yhteistä niille on se, että niiden kysyntä on runsasta. Ydinkokoelma muuttuu ajan myötä. Se ei ole ikuisesti samanlainen. Ydinkokoelman kirjoja ei poisteta, mutta kaikki muut ovat harkinnanvaraisia. (Slote 1997 s. 85) Kokoelmasta ja sen käytöstä on hyvä kerätä tietoja säännöllisesti, jotta ydinkokoelman muutokset saadaan esiin. Esim. kaunokirjallisuuden osalta uudet bestsellerit ovat saapuessaan osa ydinkokoelmaa, mutta mikäli kirjoittaja ei enää säily suosittuna tai jää yhden kirjan ihmeeksi, kiinnostus voi laantua muutaman vuoden aikana. Suurimmat poistopäätöksiin vaikuttavat tekijät ovat lainamäärä ja se milloin kirja on edelliskerran ollut lainassa. Myös nimikkeen kappalemäärät ja ikä vaikuttavat. Konkreettisia apuvälineitä ovat mm. nollalainalistat. Lainakierto suhteutettuna eri luokkien kokoelmien kokoon kertoo myös paljon siitä, ovatko kokoelmat tasapainossa. Hankitaanko kokoelmaan sitä, mitä asiakkaat haluavat? Kirjan ikä vaikuttaa käänteisesti sen kysyntään useimmissa tapauksissa. (Slote 1997 s. 168, 170 ja 173) Mitä vanhempi kirja, sitä vähemmän kysyntää. Poikkeuksiakin tietenkin on: mm. kaunokirjallisuuden klassikot tai suosittujen kirjailijoiden varhaisteokset. Kokoelmista löytyy myös kirjoja, jotka kuuluvat kirjastoon sen sivistävän tehtävän vuoksi vaikka niiden lainaus ja kysyntä on pientä. Näitä kirjoja ovat esim. filosofian klassikot. Eri luokkien kirjoilla on erilaiset lainakiertoluvut. Toisten luokkien kirjoja vain lainataan enemmän kuin toisten. Tämä kannattaa huomioida poistettaessa. Vähemmän kiertävästä luokasta ei kannata poistaa kaikkea vain sen takia, että kirjat kiertävät huonommin. Kirjaston pitää tarjota sivistävä kokoelma aiheesta kuin aiheesta. Hankinnan painotuksessa toisaalta kannattaa huomioida se, että resursseja suunnataan sinne, missä on eniten kysyntää. (Slote 1997 s. 212) Monessa kirjastossa lasten- ja nuortenkirjallisuuden lainaluvut ovat korkeat, mutta niitä hankitaan suhteessa koko kokoelman hankintaan vain vähän. Kirjasto ei voi kuitenkaan suunnata koko hankintamäärärahaansa vain lainauslukujen suhteessa. Sivistävän tehtävän vuoksi myös vähälevikkistä ja vähemmän kysyttyä aineistoa tulee olla tarjolla, mikäli se on laadukasta. Tasapainon löytäminen ääripäiden välillä on tärkeää. Käytännön poisto-ohjeita kokoelmatyöhön Työskentele hyllyillä järjestyksessä ja merkitse niihin, missä olet menossa. Kerro koko henkilökunnalle, mitkä ovat poistorajoitukset. (Esim. Poista kaikki niteet, joita ei ole lainattu viimeisen 5 vuoden aikana ellei kyse ole klassikosta tai uudesta kirjasta.) Jos olet epävarma, pidä kirja tai anna se arvioitavaksi maakuntakirjastoon. Säilytä paikallisten tekijöiden teokset. Älä anna 18

19 oman mieltymyksesi vaikuttaa liikaa. Kysy tarvittaessa maakuntakirjastosta, jos jokin asia arveluttaa. (Slote 1997 s. 205) Kuntoon perustuva poistaminen: 1. Vanhentunut ulkoasu 2. Huono sidonta tai nidonta, huono paperin laatu. 3. Huono painojälki, liian pieni printti, liian pienet marginaalit jne. 4. Kuluneet niteet, jotka ovat likaisia, hauraita, kellastuneita, joista puuttuu sivuja tai jotka ovat rikki. 5. Aineisto joka näyttää epämiellyttävältä. 6. Cd:t ja dvd:t, joissa on syviä naarmuja tai halkeamia. 7. Cd-romput, jotka eivät toimi nykykoneilla Tarpeettomiin kappaleisiin perustuva poistaminen: 1. Tarpeettomat kappaleet, myös eri painokset, jos muuttumattomia. 2. Halvat lisäpainokset (usein huonompilaatuisia) 3. Vanhat painokset 4. Pitkälle erikoistuneet tietokirjat, jos samasta aiheesta on tarjolla muuta tai jos aihe on tarpeeton. Huonoon sisältöön perustuva poistaminen: 1. Tieto vanhentunutta 2. Huonosti kirjoitettu 3. Tieto on väärää 4. Uudempia painoksia olemassa 5. Tarpeettomat ja epäkiinnostavat kirjat 6. Syrjivät kirjat (rasistiset, seksistiset, ylikonservatiiviset) 7. Urheilusäännöt, jotka vanhentuneet Käyttöön perustuvat poistaminen 1. Kirjat, joita ei ole lainattu esim. viiteen/kolmeen vuoteen Säilytä: 1. Hyvin kiertävät kirjat 2. Uudet kirjat (Slote 1997 s.21-26) Slote on laatinut ohjeensa nimenomaan avokokoelmia varten, joissa kannattaa säilyttää liikkuvaa aineistoa ja enimmäkseen uudehkoja kirjoja. Kannattaa pitää mielessä, että Slote ei puhu poistoista samassa mielessä, sillä Sloten poisto avokokoelmasta voi tarkoittaa poistamisen lisäksi 19

20 myös varastointia. Kokoelmaa läpikäytäessä onkin tärkeää tietää, mikä kannattaa varastoida ja mikä poistaa kokonaan. Poistamisen jälkeenkin kirjaa käsitellään vielä monin tavoin. Kirjan voi laittaa myös maakuntakirjastoon, mikäli siellä oleva kappale on edelleen paljon lainattu. Kirjasta tarkistetaan löytyykö nimikettä Varastokirjastosta, jonne se toimitetaan, mikäli nimikettä ei Varastokirjaston kokoelmasta löydy. Mikäli kirja on jo kokoelmassa, se voidaan laittaa suoraan kierrätettäväksi tai leimata myyntiin. Kokoelman käsittelystä on tehty maakuntakirjastossa ohjeet muiden kirjastojen malleja hyväksi käyttäen. Ohjeet ovat saatavilla Davvin.Ningistä, josta löytyy myös muita kokoelmatyöhön liittyviä ohjeita ja listoja. Mitä hyvällä yhteistyöllä voi saavuttaa? Hyvän yhteistyön avulla saatavuus parantuu, rajoitettuja määrärahoja saadaan venytettyä, henkilöstö voi erikoistua, tuplatyöstä ja myös tupla-aineistoista päästään eroon, kun yksi riittää useammalle, lisääntynyt verkostoituminen kirjastojen välille auttaa ongelmatilanteissa. (Samoja ongelmia voidaan ratkaista yhdessä, eikä kenenkään tarvitse löytää jokaista ratkaisua yksin). (Evans 2005 s ) Yhteistyössä mukana olevien kirjastojen pitäisi määritellä yhteiset tehtävät ja tavoitteet kokoelmahoidolle. Tämä voi olla vaikeaa. Kompromisseja pitää osata tehdä ja valtaa pitää jakaa kaikille. Yhteistyöstä puhuminen on helppoa, mutta sen saaminen osaksi rutiinia on vaikeaa. (Evans 2005 s. 344) Tässä hankkeessa yhteistyötä on käynnistelty pienten asioiden suhteen, mutta työtä on vielä paljon edessä ennen kuin voidaan puhua maakunnallisesta kokoelmapolitiikasta. Kokoelman esilletuominen ja markkinointi Kokoelman käyttöön vaikuttavat saatavuus, sijainti kirjastossa, hyllykorkeus, kausivaihtelut, niteiden kunto, aineistoformaatit, erityiset hyllyjärjestelyt, suositukset, esittelyt, kansikuvat, lainaajat, varaukset jne. (Slote 1997 s. 34) Pienillä asioilla voidaan vaikuttaa suurestikin lainamääriin ja siihen, miten asiakkaat löytävät paremmin kiinnostavia aineistoja. Rovaniemen kaupunginkirjaston pääkirjaston lastenosastolla otettiin muutaman vuosi sitten käyttöön teemaluokat, joihin sijoitettiin kysytyimmistä teemoista lasten tieto- sekä kuvakirjoja. Asiakkaat ja etenkin päiväkodit ovat pitäneet uudesta sijoittelusta kovasti ja se näkyy suoraan lainamäärissä, jotka ovat lasten tietokirjallisuuden osalta kasvaneet runsaasti. Lisäksi henkilökunnan työaikaa on säästynyt, kun kirjapakettien kysyntä on hieman laskenut, koska nyt haluttuun aiheeseen liittyvät kirjat on ollut helppo hakea suoraan teemaluokasta. 20

21 Aineistojen esittelyä ja esilletuontia kannattaa miettiä. Asiakkaat pitävät yleensä ratkaisuista, joiden avulla he löytävät haluamansa aineiston helpoiten. Esimerkiksi Rovaniemen aikuisten elokuvakokoelma on nykyisin genremerkitty, mikä auttaa asiakasta löytämään suoraan vaikka vain komediat tai toimintaelokuvat, jos hän ei ole kiinnostunut kaikista lajeista. Lisäksi Rovaniemellä on kokeiltu lukuviikolla mm. kirjakasseja, joihin on valittu valmiiksi aineistoa tietystä aiheesta esim. aikamatkalla, 1920-luku, autiolle saarelle jne. Kasseihin on valittu aineistoa miltä tahansa osastolta ja missä tahansa muodossa. Asiakaspalaute on ollut hyvää. Kassien avulla asiakkaat ovat löytäneet jotain sellaista, mitä muuten ei todennäköisesti olisi tarttunut mukaan. Rovaniemellä pidetään myös asiakaspalvelutiskillä muutamia kirjoja kylttien Henkilökunta suosittelee alla. Kirjat vaihtuvat sen mukaan, mitä kukanenkin esille laittaa. Ne myös ohjaavat asiakkaita ajattelemaan, että henkilökunnalta voi varsinaisen tiedonhaun lisäksi kysyä myös kirjavinkkejä. Hyvien kansikuvien merkitystä ei kannata väheksyä. Esim. Ross on tutkimuksessaan päätynyt tulokseen, että heti tekijän ja genren jälkeen kannella on suurin merkitys siihen, lainataanko kirja vai ei. (Ross 1998) Tämä korostuu etenkin kaunokirjallisuudessa ja lasten- ja nuorten kirjoissa. Uusi verkkokirjasto tarjoaa paljon mahdollisuuksia tuoda kokoelmia esiin uudella tavalla. Kirjastoissa on aina järjestetty kirjanäyttelyitä eri aiheisiin liittyen, mutta nyt näitä näyttelyitä voi muodostaa myös digitaalisesti. Saman aiheen näyttely voi olla esillä sekä netissä että fyysisesti kirjastossa. Blogitekstien kirjoittamista on harjoiteltu koko Lapin yhteisen kirjavinkkiblogin Kirjavan kirjaston sivulla ja eri kirjastojen Facebook-sivuille on tehty myös aineistovinkkejä tekstinä, kuvina ja trailereina. Vieläkin tapaa asiakkaita, joille on yllätys, että kirjasto lainaa myös elokuvia puhumattakaan konsolipeleistä. Markkinoinnin kanssa on siis vielä paljon tehtävää. 4. Tilastoanalyysi 4.1. OKM:n tilastot Kaikki käytetyt tilastot löytyvät Opetus- ja kulttuuriministeriön keräämistä kirjastotilastoista osoitteesta: Seutukirjastot on esitetty tilastoissa seuduittain eikä niistä koostuvien yksittäisten kirjastojen tilastoja ole ollut mahdollista saada palvelusta. Kannattaa myös muistaa, että tilastot esittävät vain yhden vuoden tilanteen. Voi esimerkiksi olla, että tietyssä kirjastossa on poistoluvut juuri vuodelta 2012 pienet verrattuna edellisvuosiin. Oman kirjastonsa toimintaa kannattaakin tarkastella useamman peräkkäisen vuoden sarjoina. Tässä hankkeessa useamman vuoden läpikäymiseen ei ole varattu aikaa. Tilastot myös toimintavuodesta 2013 on toimitettu kirjastoihin ja esitelty osittain koulutustilaisuudessa, mutta niitä ei ole ollut aikaa tarkastella tällä tarkkuudella tässä raportissa. 21

22 Kirjastokulut Taulukossa 1 on esitetty kirjastojen aineistokulut vuonna Toimintakuluista löytyy suuria vaihteluita Utsjoen yli 160 e/asukas Tornioon vajaaseen 43 e/asukas. Tilakustannuksista näkyy myös suuri vaihteluita Utsjoen 22,89 e/asukas Simon 2,18/asukas. Suurimmassa osassa kirjastoja tilakustannukset liikkuvat noin 10 e/asukas. Kirjastoaineiston hankintakuluissa vaihtelua oli Muonion 19,21 e/asukas Tornion 4,02 e/asukas. Varsinaisten kirjojen hankintakuluissa vaihtelua oli Utsjoen 13,43 e/asukas Tornion 3,03/asukas. Kuluista näkee selvästi sen, että asukasluvultaan pienten kuntien kirjastokulut ovat muita korkeammat. Valtakunnallinen keskiarvo kirjojen hankintakuluille suhteutettuna asukaslukuun on 4,50 e. Tästä jäävät Lapin kunnista jälkeen Kemi, Kemijärvi, Rovaniemi ja Tornio. Taulukossa 2 on esitetty kirjojen hankintakulut Lapin eri kunnissa. Taulukko 1: Kirjastojen kulut Toimintak ulut tilastovuo nna / Asukasluk u Kirjastoaineisto kulut / Asukasluku Kirjojen hankintak ulut / Asukasluk u Tilakustannu kset / Asukasluku Kunta Enontekiö 131,08 17,66 12,68 22,63 Inari 102,55 15,12 9,67 21,53 Kemi 64,04 5,60 3,83 10,44 Kemijärvi 64,66 7,25 3,69 14,39 Keminmaa 50,18 9,10 5,49 8,47 Kittilä 68,29 12,24 7,60 8,84 Kolari 76,72 14,09 6,37 7,57 Muonio 94,40 19,21 11,36 10,36 Posio 68,53 9,32 6,48 9,21 Ranua 84,68 15,44 9,60 10,47 Rovaniemi 61,78 5,94 3,54 9,45 Salla 69,42 9,51 6,16 9,74 Simo 48,37 10,08 6,64 2,18 Sodankylä+Pelkosenniemi+S avukoski 72,78 12,51 7,70 9,71 Tervola 69,58 11,24 7,45 13,28 Tornio 42,88 4,02 3,03 4,56 Utsjoki 160,86 16,76 13,43 22,89 Ylitornio+Pello 61,20 11,86 6,29 8,93 22