Päätösesitys: Koulutustoimikunta aloittaa viestintästrategian työstämisen.

Transkriptio

1 HUMANISTI NEN T IEDEKUNTA Koulutustoimikunta Pöytäkirja aika: klo paikka: Snellmanian kokoushuone YY301 jäsen Kuisma Korhonen, pj., koulutusdekaani Kaisu Heinänen, amanuenssi Jarmo Jantunen, yliopistonlehtori Kirsi Lepistö, lehtori Gerhard Schmitt, professori Minna Rasmus, yliopisto-opettaja Ilkka Marjomaa, lehtori Terttu Kortelainen, yliopistonlehtori Anneli Meriläinen-Hyvärinen, yliopistonlehtori Erkki Urpilainen, yliopistonlehtori Niina Peuraniemi, opiskelija Hanna-Elina Tervo, opiskelija lisäksi: Anna-Liisa Väyrynen, yliopisto-opettaja varajäsen Leila Paavola, yliopistonlehtori Riitta Kosunen, lehtori Vesa Suominen, yliopistonlehtori Hilla Degerman, opiskelija Esityslista 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Oulun yliopiston johtosääntö (42. ja 41. ): Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallintoelin ole osaltaan toisin päättänyt. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Kiireellisessä tapauksessa hallintoelin voi läsnä olevien jäsenten yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole kokouskutsussa mainittu. Hallintoelimen jäsen, joka on estynyt osallistumasta kokoukseen, on velvollinen ilmoittamaan esteestä hyvissä ajoin ennen kokousta. Hallintoelin on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi 2. Tiedekunnan viestintästrategia Koulutustoimikunta päätti kokouksessaan , että seuraava kokous (4.4.13) varataan yksinomaan viestintästrategian työstämiseen. Materiaali on esityslistan liitteenä. Päätösesitys: Koulutustoimikunta aloittaa viestintästrategian työstämisen. Päätös: Koulutustoimikunta keskusteli viestintästrategian laatimisesta. Päätettiin, että koulutusdekaani laatii seuraavan kokouksen käsiteltäväksi strategialuonnoksen. 3. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Kuisma Korhonen koulutusdekaani Kari Kaskela koulutuspäällikkö H U M A N I S T I N E N T I E D E K U N T A L i n n a n m a a, S n e l l m a n i a P u h e l i n P L O U L U N Y L I O P I S T O w w w. o u l u. f i / h u t k /

2 Humanistisen tiedekunnan viestinnän nykytila Juho Karjalainen Niina Peuraniemi 12

3 Sisällysluettelo: 1. Johdanto Viestinnän nykytilan kartoitus Mielikuvat humanistisesta tiedekunnasta Oppiaineen ja opiskelijan välinen viestintä Kuinka hyvin mielestäsi seuraavista aiheista tiedotetaan? Opiskelijan ja tiedekunnan välinen viestintä Tiedekunnan hallinnon ja henkilöstön välinen viestintä Kuinka tärkeänä pidät seuraavia viestintäkanavia henkilökunnan ja hallinnon välillä? Kuinka hyvin mielestäsi seuraavista asioista tiedotetaan? Kuinka paljon sinua kiinnostaa tiedotus seuraavista aiheista? Kirjallinen osio Opiskelijakysely: Mistä asioista haluaisit oppiaineesi tiedottavan lisää? Henkilökunnan kirjallinen osio Hallinnon ja henkilökunnan välinen viestintä Ainejärjestöhaastattelut Oppiaineen ja opiskelijoiden välinen viestintä Tiedekunta Tutkimus... LIITTEET: A Johtopäätökset ja kehitysideat B Aate- ja oppihistorian viestintäväline-taulukko

4 1. Johdanto Oulun yliopiston humanistisessa tiedekunnassa tehtävä tutkimus ja opetus kattavat historia- ja perinnetieteet, kirjallisuuden, informaatiotutkimuksen ja kielitieteet, joihin myös logopedia kuuluu. Erityisenä valtakunnallisena tehtävänä humanistiseen tiedekuntaan perustettu Giellagas-instituutti vastaa saamen kielen ja kulttuurin opetuksesta. Tiedekunnassa on 13 pääainetta ja lähes 30 sivuainetta. Opiskelijoita on noin 2300 ja henkilökuntaa noin 10. Uuden yliopistolain jälkeisessä yliopistojen murrostilassa useat, nopeat muutokset ovat olleet haaste tiedekunnan johdolle. Työtyytyväisyyskyselyissä suurimpina kehityskohteina on nähty viestintä. Opiskelijoiden keskuudessa ei vastaavaa kyselyä ole koskaan suoritettu ja palautteen kerääminen on yleisesti ollut ainejärjestöjen vastuulla. Useissa oppiaineissa on noussut esiin tyytymättömyyttä viestintään ja tiedottamiseen. Viestintästrategian laatimista on käsitelty tiedekuntaneuvoston kokouksissa, ja koulutustoimikunnan kokouksessa päätettiin aloittaa viestinnän nykytilan kartoittaminen. Oulun yliopiston viestintäohjelmassa vastuu tiedekunnan sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä on tiedekunnalla, ja oppiaineissa oppiaineiden johtajilla: Tiedekunnat, laitokset, erillislaitokset, painoalaorganisaatiot, tukiyksiköt vastaavat omasta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästään yksikön johtajan johdolla yliopiston yleisten viestintälinjausten mukaisesti yksiköt (tiedekunta- ja laitosneuvostot ja yksikön johto) edistävät omalta osaltaan yliopiston sisäistä yhteistoimintaa, yhteydenpitoa ja tiedonkulkua mm. välittämällä aktiivisesti tietoa yksikön toiminnasta. ulkoisen viestinnän ja markkinointiviestinnän toimenpiteet toteutetaan yhteistyössä viestintäpalvelujen kanssa (04-10) Uudessa viestintäohjelmassa painotetaan uusien viestintämuotojen kehittämistä ja otetaan viestintäosaamisen painopisteeksi verkko- ja tiedeviestintä. Yliopiston yksiköt vastaavat omasta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästään yksikön johtajan johdolla yliopiston yleisten viestintälinjausten ja -periaatteiden mukaisesti. (Viestintäsuunnitelma 11-12) Internetiä hyödynnetään yliopiston sisäisen ja ulkoisen viestinnän keskeisenä kanavana; opiskelijoille perustetaan oma Noppaportaali, intranet-hanke käynnistetään ja tieteen saavutuksia tuodaan esille verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. (Hermes 11/11) Yliopiston johtosäännössä määritellään tiedekuntien vastuu tiedekunnan toiminnan laadusta. Tähän voidaan katsoa kuuluviksi myös viestinnän tehokkuus ja toimivuus. Tiedekunta ja oppiaineet voivat siirtää päätösvaltaansa kuuluvia asioita tiedekunnan muun henkilön tai toimielimen ratkaistavaksi. Tiedekuntaneuvosto voi siirtää tämän johtosäännön mukaan päätösvaltaansa kuuluvan asian tiedekunnan muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. (HA 7/11) Viestinnän kehittäminen lähtee liikkeelle nykytilan kartoittamisesta. Tämä suoritetaan ihanteellisesti itse- vertais ja ulkoisella arvionnilla. Tässä viestintätutkimuksessa metodeina toimivat henkilökuntaja opiskelijakyselyt, joiden avulla saadaan tiedekunnan sisäinen arvio viestinnän toimivuudesta, sekä ainejärjestöhaastattelut, joiden avulla syvennetään näkemystä viestinnän laadusta. 3

5 2. Viestinnän nykytilan kartoitus Viestinnän tarkastelu aloitetaan määrittämällä nykytilanne: mitä viestinnän saralla tehdään, ja miten viestintä toimii. Nykytilan mittaamisella pyritään vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: Miten nykyiset viestintäkanavat toimivat (tiedotteet, kokoukset, lehdet, sähköposti, internet, intranet, esimies/alaisviestintä jne.)? Millaisia uusia viestintäkanavia halutaan? Mistä asioista henkilöstö ja opiskelijat saavat ja vastaavasti haluaisivat saada tietoja? Millaisten kanavien kautta henkilöstö ja opiskelijat haluavat saada itseään ja oppiainetta/tiedekuntaa koskevia tietoja? Miten sisäinen viestintä koetaan? Kulkeeko tieto tarpeeksi nopeasti? Nykytila mitattiin opiskelija- ja henkilökuntakyselyllä, sekä ainejärjestöhaastatteluilla. Kysely jaettiin kolmeen osaan: Mielikuva humanistisesta tiedekunnasta, Tiedekunnan hallinnon ja henkilöstön välinen viestintä sekä Oppiaineen ja opiskelijan välinen viestintä. Jako perustuu tiedekunnan jakamiseen kolmeen pääviestijäryhmään: hallinto, henkilökunta ja opiskelijat. Alla oleva kuvio kuvaa tavoitteen mukaista kolmen viestijän välistä, kahdensuuntaista viestintää, jossa jokainen viestijäryhmä voi viestiä keskenään tehokkaasti. HALLINTO OPISKELIJAT HENKILÖKUNTA Kysely toteutettiin nettikyselynä, joka lähetettiin opiskelijoille ja henkilökunnan jäsenille. Opiskelijoilta kyselyssä identifioitiin oppiaine ja aloitusvuosi, henkilökunnalta kuuluminen keskiryhmään, professorikuntaan, tukipalveluihin tai tohtorikoulutettaviin. Seuraavat alaluvut käsittelevät viestintäkyselyn tuloksia. Opiskelijakyselyssä vastaajia oli 92, henkilökuntakyselyssä 8. Etenkin opiskelijaotos on pieni verrattuna opiskelijamäärään, mutta yhdistettyinä ainejärjestöhaastatteluihin, se antaa relevanttia tietoa opiskelijoiden suhtautumisesta viestintään. Henkilökuntakyselyn otanta vastaa suurin piirtein työhyvinvointikyselyjen vastaavaa. 4

6 2.1. Mielikuvat humanistisesta tiedekunnasta Tarkoituksena on kartoittaa miten opiskelijat ja henkilökunta näkevät humanistisen tiedekunnan suhteessa sen tutkimuksen ja opetuksen johtosäännöissä esitettyihin väittämiin. Kyselyssä esitettiin väittämiä, joihin paikkansapitävyyttä arvioitiin asteikolla 1-, jossa 1 kuvastaa, ettei väite pidä lainkaan paikkaansa, ja täydellistä paikkaansapitävyyttä. Tulosten analysoinnissa vasemmassa sarakkeessa on opiskelijakyselyn tulokset ja oikeassa henkilökuntakyselyn tulokset. Opiskelijat: 1. Tiedekunta antaa kaikille opiskelijoille valmiudet kriittiseen, tieteelliseen ajatteluun. Henkilökunta: 1 1% 2 6% 3 18% 4 47% 13% 2. Tutkimuksellaan Humanistinen tiedekunta lisää ihmiseen ja hänen toimintaansa liittyvää itseymmärrystä. 1 0% 2 4% 3 16% 4 7% 6% 1 11% 2 6% 3 % 4 40% 18% 1 0% 2 1% 3 17% 4 37% 27%

7 Opiskelijat: Henkilökunta: 3. Humanistinen tiedekunta on kansainvälisesti tunnustettu tutkimusympäristö, jossa toimii korkeatasoisia monitieteisiä tutkimusryhmiä. 1 4% 2 17% 3 40% 4 % 4% 4. Tiedekunnasta valmistuneilla on monipuolisen tieteellisen ja kulttuurisen sivistyksen mukanaan tuomat joustavat mahdollisuudet työllistyä moniin eri kielten ja kulttuurien tuntemusta vaativiin tehtäviin. 1 0% 2 13% 3 33% 4 27% 10% 1 2% 2 12% 3 29% 4 33% 9%. Koulutus on korkealaatuista, osaamiskeskeistä ja uudistumiskykyistä. Siinä korostuu opiskelijan aktiivinen rooli. 1 0% 2 9% 3 24% 4 41% 7% 1 % 2 6% 3 31% 4 38% 6% 6 1 0% 2 3% 3 29% 4 43% 9%

8 Opiskelijat: 6. Opiskelijoita kannustetaan laajentamaan vieraiden kielten osaamista. Henkilökunta: 1 8% 2 22% 3 28% 4 21% 6% 1 3% 2 21% 3 27% 4 27% 4% 7

9 2.2 Oppiaineen ja opiskelijan välinen viestintä Kyselyn toisessa osassa selvitetään oppiaineen ja opiskelijan välisen viestinnän toimivuutta. Kysymystä lähestytään aluksi määrittelemällä, kuinka tarpeellisena eri viestintävälineitä pidetään ja kuinka hyvin oppiaineelle merkityksellisistä asioista viestitään. Kuinka tärkeänä pidät seuraavia viestintäkanavia? Kysymykseen vastattiin asteikolla 1-. Rinnakkain ovat opiskelijoiden ja henkilökunnan mielipiteet. Taulukko1 Taulukko1 Sähköposti OKTR(opetuksen kehittämistyöryhmä) Prosenttiosuus Oppilaat Henkilökunta Oppilaat Henkilökunta Prosenttiosuus Oppilaat Henkilökunta Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Tärkeys asteikolla 1- Taulukko1 Taulukko1 Ilmoitustaulut Oppiaineen ainejärjestö Prosenttiosuus Oppilaat Henkilökunta Oppilaat Henkilökunta Prosenttiosuus Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla Tärkeys asteikolla 1- Taulukko1 Taulukko1 Henkilökohtainen tapaaminen opettajan kanssa Oma Opettaja -tapaamiset Prosenttiosuus Sivu 1 Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Prosenttiosuus Sivu 1 Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Sivu 1 Sivu 1 8

10 Taulukko1 Taulukko1 Prosenttiosuus Opetustilanteet 2 Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Prosenttiosuus Seminaarit Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Taulukko1 Taulukko1 3 Toimistosihteerit 30 Sosiaalinen media 30 2 Prosenttiosuus Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Prosenttiosuus Oppilaat Henkilökunta 4 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Taulukko1 Kotisivut Sivu 1 Sivu Oppilaat Henkilökunta 1 Oppilaat Henkilökunta Tärkeys asteikolla 1- Prosenttiosuus Sivu 1 Käytettyjen viestintävälineiden Sivu 1 joukossa ei kyselyssä ollut Optimaa, sillä sen rooli vaihtelee oppiaineiden välillä. Joissakin se on tehokas tiedotuskanava ja joissakin lähinnä yksittäisiin kursseihin sidottu. 9

11 Kuinka hyvin mielestäsi seuraavista aiheista tiedotetaan? Kysymyksiin vastattiin asteikolla 1-. Opiskelijat: Oppiaineesi tarjoamat kurssit, niiden aikataulut, luentosalit ja muutokset. Oppiaineesi kursseille ja harjoituksiin ilmoittautumiset. 1 1% 2 12% 3 28% 4 30% 14% ka 3, 1 1% ka 3,7 2 11% 3 23% 4 31% 18% Oppiaineesi työharjoittelupaikat. Oppiaineesi OKTR:n(opetuksen kehittämistyöryhmä) toiminta 1 6% 2 21% 3 3% 4 18% 4% 1 31% ka 2,9 ka 2,1 2 26% 3 18% 4 7% 2% 3. Minkä yleisarvosanan annat oppiaineen ja opiskelijoiden väliselle viestinnälle? 1 3% 2 10% 3 40% 4 30% 1% ka 3,2 10

12 2.3. Opiskelijan ja tiedekunnan välinen viestintä Tiedekunnan hallinnon toimintaa arvosteltiin sekä tiedottamisen, että kiinnostuksen kannalta asteikolla 1-. Kahdessa ensimmäisessä kuvaajassa rinnakkain ovat opiskelijoiden näkemysten mukainen tiedottamisen taso ja kiinnostuksen taso. Taulukko1 Taulukko1 Tiedekunnassa tehtävä tutkimus, sen tutkimusryhmät, väitökset ja julkaisut Prosenttiosuus Tiedottamisen taso 4 1 Tiedottamisen taso Kiinnostus 2 10 Kiinnostus Taso asteikolla 1- Tiedekunnan hallinnossa (koulutus- ja tutkimustoimikunnat, tiedekuntaneuvosto) tehtävät päätökset. Prosenttiosuus Tiedottamisen taso Tiedottamisen taso Kiinnostus 0 Kiinnostus Taso asteikolla 1- Kuinka paljon sinua kiinnostaa tiedotus seuraavista aiheista? Yliopiston hallinnon tekemät päätökset ja strategiset linjaukset. Tiedekunnan hallinnossa valmisteilla olevat asiat 1 3% 2 7% 3 26% 4 39% 10% ka 3, 1 4% 2 22% 3 33% 4 21% % ka 3 Sivu 1 2. Minkä yleisarvosanan antaisit opiskelijoiden ja tiedekunnan väliselle viestinnälle? Sivu 1 1 2% 2 16% 3 3% 4 14% 0% ka 2,9 11

13 3. Tiedekunnan hallinnon ja henkilöstön välinen viestintä 3.1. Kuinka tärkeänä pidät seuraavia viestintäkanavia henkilökunnan ja hallinnon välillä asteikolla 1-? Sähköposti: Ilmoitustaulut 1 0% 2 0% 3 1% 4 19% 63% Kotisivut 1 19% ka 4,7 ka 2, 2 % 3 31% 4 9% 4% Tiedotustilaisuudet (esim. Missä Mennään -tilaisuus, dekaanikahvit) 1 0% 2 3% 3 17% 4 27% 36% ka 4,1 1 1% ka 4,1 2 4% 3 11% 4 30% 36% 12

14 3.2. Kuinka hyvin mielestäsi seuraavista asioista tiedotetaan? 1 -heikosti, 2 -välttävästi, 3 -tyydyttävästi, 4 -hyvin, -kiitettävästi Tiedekunnassa tehtävä tutkimus ja tutkimusryhmät Tiedekunnassa tehtävät väitökset 1 16% ka 2,7 1 9% ka 3,3 2 17% 2 6% 3 33% 3 27% 4 13% 4 31% 4% 10% Tiedekunnassa tehtävät julkaisut Koulutustoimikunnan päätökset 1 14% 2 17% 3 33% 4 17% 1% Tutkimustoimikunnan päätökset ka 2,6 1 21% ka 2,1 2 19% 3 26% 4 11% 0% Tiedekuntaneuvoston päätökset 1 21% 2 24% 3 23% 4 10% 1% 1 19% ka 2,2 ka 2,3 2 17% 3 27% 4 13% 1% 13

15 Valmistelussa olevat koulutusta koskevat asiat Valmistelussa olevat tutkimusta koskevat asiat 1 31% 2 % 3 % 4 6% 1% Valmistelussa olevat rekrytointia koskevat asiat 1 33% ka 1,9 ka % 3 23% 4 7% 0% 1 33% 2 27% 3 16% 4 4% 0% ka 1, Kuinka paljon sinua kiinnostaa tiedotus seuraavista aiheista ateikolla 1-? Tiedekunnan hallinnossa(koulutus- ja tutkimustoimikunnat, tiedekuntaneuvosto) tehtävät päätökset Tiedekunnan hallinnossa valmisteilla olevat asiat 1 0% 2 3% 3 13% 4 31% 36% 1 0% ka 4,2 2 6% ka 3,8 3 19% 4 31% 26% 14

16 Tiedekunnan hallinnossa(koulutus- ja tutkimustoimikunnat, tiedekuntaneuvosto) tehtävät päätökset Tiedekunnan hallinnossa valmisteilla olevat asiat 1 0% 2 3% 3 13% 4 31% 36% Tiedekunnassa tehtävä tutkimus, sen tutkimusryhmät, väitökset ja julkaisut 1 0% ka 4,2 2 6% ka 3,9 3 19% 4 31% 26% Yliopiston hallinnon tekemät päätökset ja strategiset linjaukset 1 0% 2 0% 3 9% 4 21% 1% 1 0% ka 4,4 2 1% ka 4,1 3 13% 4 39% 29% Minkä yleisarvosanan annat tiedekunnan hallinnon ja henkilökunnan väliselle viestinnälle? 1 4% 2 16% 3 30% 4 27% 4% ka 3,1 1

17 4. Kirjallinen osio Lähetetyssä kyselyssä oli kehitysehdotuksia varten myös avokysymyskohtia, joihin sai vastata vapaasti. Seuraavassa koottuna esimerkkien kautta avokysymyksissä esille tulleita kohtia: 4.1. Opiskelijakysely: Mistä asioista haluaisit oppiaineesi tiedottavan lisää? Yleisesti ottaen eniten lisätiedottamista toivottiin työharjoittelupaikoista, hallinnon toiminnasta ja oppiaineen sisäisistä asioista. Harjoittelumahdollisuuksista ja tutkimuksesta. Oppiaineen sivut pitäisi saada aktiivisempaan käyttöön. Hallinnon toiminta, palautekeskustelut, oppiaineen sisäiset päätökset (esim, jos henkilökunta palaveeraa ja päättää jostain yhteisistä linjoista tms, henkilökuntaan tulee muutoksia yms). Työllistymis- ja harjoittelumahdollisuuksista voisi tiedottaa enemmän, mutta tiedän sen olevan haastavaa tai jopa mahdotonta, koska henkilökuntaa on niin vähän. Kaikki työntekijät ovat jo aika lailla äärirajoilla työtehtävien määrän kanssa. Opiskelijapalautteesta tulee useammassa kohdassa esille myös tarve yhtenäisille ja selville käytänteille viestinnän suhteen. Erityisesti tiedekunnan kotisivut koetaan heikoiksi ja vaikeiksi navigoida. Opiskelijana kaipaisin yhtenäisiä käytänteitä. Linjanvetoja siitä, missä tieto on, mihin sitä ei laiteta. Viestintäväylät tulisi vakiinnuttaa ja niiden roolin tulisi olla selkeä. Eri kanavien käyttö tärkeää. Tiedotusta ei saa jättää vain ainejärjestön sähköpostilistan varaan (kaikki opiskelijat eivät edes kuulu ainejärjestöön), vaan tiedot tulee löytyä myös tdk:n ja oppiaineen nettisivuilta tms. Jonkinlainen yhtenäisempi strategia olisi hyvä, ettei syntyisi tietoaukkoja tai samasta tiedotelteltaisiin kymmeneen kertaan eri sähköpostilistoilla. Koulutus- ja tutkimustoimikunnan ja tiedekuntaneuvoston toiminta jää kaukaiseksi, joskin tapaamisia esimerkiksi tiedekuntaneuvoston opiskelijaedustajien ja ainejärjestöväen välillä on toki järjestetty. Voisiko tiedottusta valmistelluista linjauksista ja tehdyistä päätöksistä olla vielä lisää? Tiedekunnan hallintoelimet ja niiden tehtävät olisi hyvä selvittää kaikille opiskelijoille. Ei voi kiinnostua, jos ei tiedä miksi pitäisi kiinnostua. 16

18 4.2. Henkilökunnan kirjallinen osio: Henkilökunnalta kysyttiin kehitysideoita sekä oppiaineen että hallinnon viestinnän parantamiseksi. Oppiaineen viestintä: Yleisesti ottaen henkilökunnan palautteessa tunnustetaan tarve viestintäkäytäntöjen yhtenäistämiseksi, mutta korostetaan myös opiskelijoiden roolia aktiivisina tiedon hakijoina. Opiskelijan oma aktiivisuus on viestinnässä myös tärkeää, sillä heidän viestinsä eivät tule oppiaineelle muuten kuin ottamalla yhteyttä tavalla tai toisella. Opiskelijat voisivat myös olla aktiivisempia OKTR:n ja mahdollisten palautepäivien kanssa. Opiskelijoille olisi entistä enemmän painotettava, että he ensin itse aktiivisesti etsivät tietoa yleisesti ja helposti saatavilla olevista lähteistä (esim. oppiaineen kotisivu) ja sen jälkeen tulisivat kysymään, jos jokin on epäselvää. Pitäisi osata lukea optimasta ja ilmoitustauluilta tietoa, jotka ovat tärkeitä viestintäkanavia eikä odottaa että jokaiselle ilmoitetaan opintoihin liittyvistä asioista henkilökohtaisesti. Omassa oppiaineessani tiedotus toimii ihan hyvin, mutta käytäntöjen yhtenäistäminen vähentäisi turhaa vaivaa. Opettajien pitäisi myös saada keskittyä varsinaisiin tehtäviinsä hallinnollisen hölynpölyn asemesta. vain kahdella oppiaineella, kirjallisuudella ja historiatieteillä, on kotisivuillaan OKTR:n kuvaus ja jopa pöytäkirjat. Entä muiden oppiaineiden OKTR:t? Onko homma oikeasti näin hajanaista? Säännöllisiä infotilaisuuksia. Opettaja-opiskelija-päivä kerran kuussa - avoin toimisto sekä opettajien vastaanotto Hallinnon ja henkilökunnan välinen viestintä: Palautteessa tulee toistuvasti esiin vaikeus viestiä hallintoon päin. Omat vaikutusmahdollisuudet koetaan pieniksi ja viestintä yksisuuntaiseksi. Parhaina viestintäkeinoina koetaan tiedekunnan sähköpostilista ja Missä-mennään -tilaisuudet, joita samalla toivotaan enemmän. Lisäksi keskiryhmän edustusta toivotaan lisättävän. Laajasta palautteesta erottuu selvästi tarve avoimuuteen, etenkin koulutus- ja tutkimustoimikuntien suhteen. Tarvetta on toimiville keskusteluforumeille. Hallinto ei näyttäydy läpinäkyvänä, eikä ole tietoa miten viestiä asioita hallintoon päin. Viestintää keskiryhmien suuntaan hallinnon suunnitelmista sekä eri hallintoelimien päätöksistä ja niiden perusteista. Keskiryhmän edustajat ja opiskelijat jäävät hyvin kauas päätöksentekoon osallistumisesta ja vaikutusmahdollisuudet ovat kaventuneet. Dekaani ja hallintopäällikkö kyllä tiedottavat asioista, mutta varadekaaneilla olisi tottavie paljon opeteltavaa! Viestintä on usein yksisuuntaista, hallinnosta alaspäin, ja päätetyistä asioista ilmoitetaan päätösten jo valmistuttua, ei asioiden ollessa valmistelussa. Ainakin kaikkein tärkeimmistä asioista voisi tiedottaa laajemminkin. 17

19 Viestintää parantaisi olennaisesti se, että - nettisivuille tulisivat nopeasti (vaikka intraan) dekaanin, toimikuntien ja tdk-neuvoston päätökset sekä valmisteilla olevat paperit - henkilökunnan sähköpostilistaa käytettäisiin aktiivisesti; mm. kaikki väitöstiedotteet olisi julkaistava koska väitökset menevät nyt UniOGS:n kautta eikä tieto tulevista tai pidetyistä tavoita muuten kuin keltaisten A4:ten kautta, jos niidenkään. - tärkeintä on henkinen korjausliike: pidettäisiin tärkeänä että jokainen tdk:ssa työskentelevä ja opiskeleva olisi velvoitettu seuraamaan ja olemaan ajan tasalla - se johtaisi myös viestinnän merkityksen ymmärtämäiseen. Tiedekunnan viestinnän on parannuttava mm. koulutus- ja tutkimusneuvoston valmistelemista ja päättämistä asioista. Pöytäkirjat on saatava selkeään paikkaan kaikkien nähtäville. Toinen mahdollisuus on vaikkapa kuukausittainen uutiskirje henkilöstölle, jossa on mukana kooste tiedekunnan hallinnossa valmisteltavista asioista ja tehdyistä päätöksistä. Erittäin tärkeää on sitouttaa tiedekuntaa yliopiston hallinnossa ja toimikunnissa edustavat henkilöt tehtäväänsä sekä valmisteltavista asioista ja tehdyistä päätöksistä tiedottamiseen. Ei voi olla niin, että tiedekunnan työntekijät saavat tiedon tärkeistä päätöksistä vasta kun ne on tehty, ilman keskustelua ja vaikutusmahdollisuuksia - täysin puskista ja käsittämättömillä aikatauluilla. Olisi järjestettävä tiedekunnan sisäisiä tiedotustilaisuuksia, joissa tiedekunnan edustaja(t) esim. yliopiston koulutusneuvostossa informoisivat henkilöstöä mm. Olli Silvenin ideoista etukäteen ja saisivat myös eväitä tiedekunnan edun puolustamiseksi. Tarvitaan ryhtiliikettä, ja tiedottamisen ja dialogisuuden parantamisella on tässä erittäin tärkeä rooli. Lisää tietoa suunnitteilla ja valmisteilla olevista asioista (ellei jokin asia erityisesti vaadi salassapitoa) sähköpostin kautta sekä painottamalla erilaisissa valmistelutoimikunnissa tms. oleville henkilöille, että he tiedottaisivat asioista hyvissä ajoin omassa lähipiirissään (oppiaine). Palautteessa tulee useammassa kohdassa myös esille pettymys tiedekunnan kansainvälisyyteen; tärkeimpien viestien olisi olla saatavilla myös muilla kuin suomen kielellä. Taas ei ole kyselyä esim. enganniksi. HuTK ei hoita kansainvälisiä opiskelijoita eikä henkilökuntaa kovin hyvin... 18

20 . Ainejärjestöhaastattelut: Projektin yhteydessä Niina Peuraniemi toteutti ainejärjestöhaastattelun viestinnän nykytilasta. Kaikki tiedekunnan ainejärjestöt haastateltiin koskien oppiaineen sisäistä sekä tiedekunnan hallinnon viestintää. Ohessa yhteenveto haastattelun tuloksista..1. Oppiaineen ja opiskelijoiden välinen viestintä Minkälaisia viestintäkanavia oppiaineessanne käytetään? Yleisin viestintäkanava on sähköposti. Ilmoitustauluakin käytetään, mutta sitä opiskelijat eivät seuraa niin aktiivisesti. Communicalla siinä mielessä poikkeuksellinen systeemi, että eivät käytä sähköpostia kovin aktiivisesti vaan tieto kulkee Optiman kautta. Nettisivujen ajantasaisuudessa olisi lähes kaikilla oppiaineilla parannettavaa. Tiedottaako henkilökunta aktiivisesti poissaoloistaan? Vaihtelevia vastauksia. Joissain paikoissa tiedottaa ja jossain ei. Luentoperuutukset tulevat yleensä ajoissa, saamen opiskelijat saavat joskus tekstiviestillä tiedon äkillisestä sairastumisesta. Onko teillä ollut ongelmia tiedon kulkemisessa, jos on niin millaisia? Yleisin ongelma on ollut tiedon kulun hitaus. Harjottelusta tiedottaminen on parissa oppiaineessa koettu ongelmalliseksi. Muut ongelmat yksittäisiä. Mikä on toiminut erityisen hyvin oppiaineenne tiedotuksessa? Ei mitään yhtä yhtenäistä juttua, mitä opiskelijat kiittelisivät. Parin oppiaineen kohdalla oltiin toiveikkaita facebookin suhteen. Kuinka hyvin saatte tietoa OKTR:ssa käsitellyistä asioista ja tehdyistä päätöksistä? Riippuu hirvittävästi OKTR:ssä olevien opiskelijajäsenten aktiivisuudesta. Mitä kautta kuulette yleensä alanne harjoittelupaikoista? Vaihtelevia käytäntöjä, mutta tiedottaminen kaipaa parantamista. Mistä asioista haluaisitte lisää tietoa oppiaineen taholta? Harjoittelu- ja vaihtomahdollisuuksista kaivattiin lisätietoa. Myös muun viestinnän parantamista toivottiin. Opiskellessanne sivuaineena jotain toista humanistisen tiedekunnan oppiainetta, oletteko kokeneet ongelmia tiedon saamisessa? Yleensä ongelmana on ettei tunne toisen oppiaineen käytäntöjä. Mikä on mielestänne paras/toimivin tiedotusväylä? Sähköposti, Facebook ja Optima. Tuleeko mieleen joku uusi viestintätapa, jonka voisi ottaa käyttöön? Facebookkia kohtaan oli odotuksia, opiskelijat pitävät sitä kätevänä keinona viestiä. Giekulaiset kaipasivat omia infoja tietyistä aiheista, koska yleisinfoissa ei saa tarpeeksi omaa alaa koskevaa tietoa (esim. vaihdot). Jotkut kokevat useat viestintäkanavat sekavana ja kaipaavat yhtä paikkaa, josta tarkistaa kaikki tärkeä tiedotus. 19

21 .2. Tiedekunta Millainen kuva teillä on humanistisesta tiedekunnasta? Kaikki vastasivat että etäinen. Kuvailtiin myös miehiseksi ja keski-ikäiseksi. Miten yleensä kuulette tiedekunnan tai yliopiston hallinnossa tapahtuvista päätöksistä? Puskaradion tai sähköpostin kautta. Yleisesti ottaen aika huonosti. Mihin teidän mielestänne tiedekunnan pitäisi panostaa viestinnässä? Saavutettavuuteen, opiskelijäläheisyyteen, selkeyteen ja helppolukuisuuteen..3. Tutkimus Kuinka paljon teitä kiinnostaa tiedekunnassa tehty tutkimus? Suurinta osaa kiinnostaa lähinnä omassa oppiaineessa tehty tutkimus, mutta kaivattaisiin paikkaa, josta voisi halutessaan kätevästi hakea tietoa. Mitä kautta kuulette omassa oppiaineessanne tehdystä tutkimuksesta? Entä muista? Henkilökunnalta, väitöksistä. Jotkut oppiaineet ovat aktiivisempia tiedottamaan uusista tutkimustuloksista kuin toiset. Pitäisikö teidän mielestänne myös ansiokkaita opinnäytteitä pitää esillä enemmän? Kaikki vastasivat että kyllä. Jonkinlaista humanistisen tutkimuksen profiilin nostoa kaivattiin.

22 Johtopäätökset ja kehitysideat: Seuraavassa asiakirjassa esitellään humanistisen tiedekunnan viestinnän nykytilan tutkimuksessa esiin nousseita huomioita. Mukana johtopäätöksissä on myös tutkimuksen tekijöiden keräämää materiaalia tiedekuntaneuvostojen kokouksista, sekä henkilökuntahaastatteluista. Mitä kautta tieto kulkee Mielikuva humanistisesta tiedekunnasta on suurilta osin yhtenevä tiedekunnan tutkimuksen ja koulutuksen toimenpideohjelmien antaman kuvan kanssa. Haastatteluosiossa nousee esille opiskelijoiden halu nostaa tiedekunnan profiilia näkyvämmäksi. Opiskelijapalautteessa tärkeimmäksi viestintävälineeksi muodostuu sähköposti. Erityisen suuri arvo annetaan myös kotisivuille. Luennoilla tapahtuva tiedottaminen, sekä henkilökohtaiset tapaamiset esimerkiksi HOPS- ja oma opettaja -keskusteluissa koetaan myös tärkeiksi viestintäkanaviksi. Ilmoitustaulut koetaan opiskelijoiden puolelta vähemmän tärkeiksi kuin henkilökunnan puolelta. Opiskelijapalautteessa todetaan ettei ilmoitustaululle tulevasta informaatiosta aina ilmoiteta muita välineitä pitkin. Sosiaalinen media ei kyselyn mukaan muodostu tärkeäksi viestintäkanavaksi, ainakaan sisäisessä viestinnässä. Tämä voi johtua osittain siitä, että sitä ei juuri käytetä. Ainejärjestöhaastatteluissa tulee opiskelijoiden puolelta ilmi suurta mielenkiintoa välineen kokeilemiseen. Toimistosihteerit muodostavat tärkeän viestintäryhmän etenkin henkilökuntapalautteessa. Vastauksiin on voinut vaikuttaa kyselyn aikana meneillään ollut toimistosihteerien työpisteiden yhdistäminen palvelupisteeseen ja sen luoma epätietoisuus. OKTR nähdään henkilökunnan palautteessa tärkeähkönä viestintävälineenä. Opiskelijoiden puolella tulos on negatiivisempi. Henkilökunnan ja opiskelijoiden vastausten eroavuus voi osittain johtua siitä, ettei OKTR:ssä tehtävä opetuksenkehittämistyö ole opiskelijoille tuttua. Tarkasteltaessa oppiaineen ja tiedekunnan hallinnon välisiä viestintäkanavia sähköpostin ja kotisivujen tärkeys on selkeä. Ilmoitustauluja ei pidetä erityisen tärkeänä. Kiitosta saavat Missä mennään -tilaisuudet ja dekaanikahvit. Kuinka hyvin asioista tiedotetaan? Oppiaineen ja opiskelijoiden välisessä viestinnässä tiedotus toimii hyvin opiskelun kannalta välttämättömissä asioissa. Näitä asioita ovat muiden muassa luentosalit, kursseille ilmoittautuminen ja luentojen peruuntumiset. Suurimpana yksittäisenä kehityskohteena on OKTR:n toiminta, josta opiskelijat eivät juurikaan saa tietoa. Oppiaineen harjoittelupaikoista tiedottaminen saa neutraalin arvosanan; kirjallisen palautteen huomioon ottaen yleiskuva kuitenkin painottuu negatiiviseksi. Yleisarvosana oppiaineen ja opiskelijoiden väliselle viestinnälle asteikolla 1- on keskiarvoltaan 3,2. Tiedekunnan ja opiskelijan välisessä viestinnässä nähtävissä on selkeitä puutteita. Tiedekunnassa tehtävästä tutkimuksesta halutaan tietää enemmän, samoin kuin tiedekunnan hallinnon päätöksistä. Hallinnossa valmisteilla olevista asioista kiinnostuksen taso neutraalimpaa.