SosKanta sosiaalihuollon tiedot keskitettyyn Kanta-arkistoon

Transkriptio

1 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä SosKanta sosiaalihuollon tiedot keskitettyyn Kanta-arkistoon Hankkeen loppuraportti

2 2 (47) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 4 2 TAUSTA JA PERUSTELUT 4 3 HANKKEEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ EKSOTE INHOUSE-YHTIÖT 2M-IT OY JA SAITA OY HANKKEEN YHTEISTYÖKUMPPANIT 6 4 HANKKEEN ORGANISOINTI SOSKANTA-HANKETIIMI JA EKSOTEN ASIANTUNTIJARESURSSIT ULKOPUOLISET ASIANTUNTIJARESURSSIT OHJAUSRYHMÄ JA PROJEKTIRYHMÄ 7 5 HANKKEEN TAVOITTEET, ARVIO NIIDEN SAAVUTTAMISESTA JA JATKOTOIMENPITEET 7 6 HANKKEEN TOTEUTUS, TULOKSET JA TUOTOKSET KEHITTÄMISKOKONAISUUS 1: ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄN KANTA-INTEGRAATION VAATIMIEN OMINAISUUKSIEN VALMISTELU, TOTEUTUS, TESTAAMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO Työpaketti 1: Kanta-integraation toteutuksen aloittaminen Tiedon asiakastietojärjestelmään, Eksoten tietoliikennearkkitehtuurin suunnittelu ja toteutus sekä ATJ:n liittyminen Kelan asiakastestiympäristöön Työpaketti 2: Kanta-integraation ja integraation vaatimien ominaisuuksien toteutus ja testaaminen asiakastietojärjestelmään sekä järjestelmän auditointi ja sertifiointi Työpaketti 3: Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönotto ja asiakastietojen tallentamisen aloittaminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Eksotessa KEHITTÄMISKOKONAISUUS 2: ORGANISAATION TEKNINEN VALMISTELU VALTAKUNNALLISEN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KÄYTTÖÖNOTTOON Työpaketti 4: Rekisterien, varmenteiden ja käyttöoikeuksien valmistelu Työpaketti 5: Asiakastietojärjestelmän sisällöllinen valmistelu sosiaalihuollon arkiston käyttöönottoon KEHITTÄMISKOKONAISUUS 3: ORGANISAATION TOIMINNALLINEN VALMISTELU VALTAKUNNALLISEN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KÄYTTÖÖNOTTOON Työpaketti 6: Nykytilan kartoittaminen ja tarvittavien muutosten tunnistaminen Työpaketti 7: Muutosten vieminen palveluprosesseihin ja toimintaan Työpaketti 8: Muutosten toteuttaminen asiakastietojärjestelmään Työpaketti 9: Henkilöstön kouluttaminen MATRIISI HANKKEEN TUOTOKSISTA 25

3 7 HANKKEEN VIESTINTÄ JA YHTEISTYÖ YLEISTÄ Viestinnän ulkoasu ja brändi Viestinnän periaatteet ja valmisteluprosessin eteneminen Viestintätuotteet SISÄINEN VIESTINTÄ Johto ja esimiehet Sosiaalipalveluiden henkilöstö Koko henkilöstö Matriisi sisäisestä viestinnästä ULKOINEN VIESTINTÄ Ulkoisen viestinnän kanavat Ulkoisen viestinnän vastuuhenkilöt Matriisi ulkoisesta viestinnästä 32 8 HANKKEEN ARVIOINTI HANKKEEN TOIMINNAN ARVIOINTI: ORGANISOINTI, HALLINNOINTI JA YHTEISTYÖ Hanketiimin toiminta Ohjaus- ja projektiryhmien toiminta Sidosryhmäyhteistyö: THL, Kela ja Tieto, Saita, 2M-IT ja VRK Yhteistyö Eksoten eri toimijoiden kanssa Koulutukset ja koulutusmateriaali Hankeviestintä HANKKEEN TULOSTEN ARVIOINTI: VAIKUTTAVUUS JA TULOSTEN HYÖDYNNETTÄVYYS Hankkeen onnistuminen suhteessa sille asetettuihin tavoitteisiin Hankkeen onnistuminen suhteessa sille asetettuihin riskeihin JOHTOPÄÄTÖKSET JA KEHITTÄMISSUOSITUKSET Johtopäätökset ja kehittämissuositukset kansallisella tasolla Johtopäätökset ja kehittämissuositukset organisaatiotasolla 45 3 (47)

4 4 (47) 1 Johdanto Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) SosKanta-hanke on pilotoinut sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen mukaisen liittymisen tallentavalla järjestelmäprofiililla ja sen myötä Eksote on aloittanut sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoinnin Kelan Kanta-palveluihin kesäkuussa 2018 toisena toimijana Suomessa. Hankkeen toiminta-aika on ollut Hanke on toteutettu yhteistyössä Kelan, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ja Eksoten asiakastietojärjestelmätoimittajan, Tieto Oyj:n kanssa. Tässä dokumentissa kuvataan hankkeen toteuttamista, tuloksia ja vaikutuksia. Dokumentissa viitataan hankkeen tuottamaan materiaaliin, josta osa on julkista muille liittyville organisaatioille tarkoitettua materiaalia. Julkinen materiaali on julkaistu THL:n nettisivuilla. 2 Tausta ja perustelut Lappeenrannan ja Imatran kaupungit ja myöhemmin Eksote ovat olleet aktiivisina toimijoina kansallisissa sosiaalihuollon työn ja sisällön kehittämishankkeissa sekä tiedonhallinnan kehittämistyössä, mm. koodistopalvelutyössä, asiakasasiakirjan sisältöjen kehittämisessä ja Kanta-arkkitehtuurityössä. Eksoten toiminnan integroituminen maakunnan alueella on vaikuttanut sekä työtehtävien jakautumiseen että asiakkaan mahdollisuuksiin asioida eri toimipisteissä ja kunnissa. Asiakkaiden liikkuminen eri toimipisteiden välillä ja asiakastyö aikaisempaa laajemmalla alueella edellyttävät työntekijöiden näkökulmasta asiakastiedon saatavuutta siellä, missä asiakasta palvellaan. Eksotessa tämän mahdollistaa yhteiset potilas- ja asiakastietojärjestelmät, jolloin kuntakohtaisten paperiarkistojen merkitys on vähentynyt koko ajan. Palveluverkon ja palvelutuotannon muuttumisen myötä on havaittu, että järjestelmien ja kirjaamisen tasalaatuisuus vaatii kuitenkin myös tiedonhallinnan suunnittelemista, koulutusta ja ohjeistamista. Eksotessa on seurattu kansallista kehitystä ja kiinnostusta asiakastiedon arkiston käyttöönottoon. Tietohallinnon vuosisuunnitelmien näkökulmasta vuosi 2016 oli pilotoinnin näkökulmasta mahdollinen sekä rahoituksen osalta, kuin suhteessa muihin meneillään oleviin projekteihin. Tämän pohjalta tietohallinto teki ehdotuksen Eksoten johdolle siitä, että tietohallinto ottaisi hankevastuun ja koordinoinnin sosiaalihuollon Kanta-liittymisestä. Eksotessa tehtiin päätös sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisestä ja valtionavustuksen hakemisesta pilotointiin Valtionapupäätös saatiin Hankkeen toimintaympäristö 3.1 Eksote Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) on kuntayhtymä, joka aloitti toimintansa Eksoteen kuuluu yhdeksän kuntaa: Lappeenranta, Lemi, Luumäki, Imatra, Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Savitaipale ja Taipalsaari. Eksote tuottaa sosiaali- ja terveyspalveluja alueen noin asukkaalle.

5 3.2 Inhouse-yhtiöt 2M-IT Oy ja Saita Oy 5 (47) Eksotessa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita on hallinnollisesti ja toiminnallisesti integroitu. Perinteisiä sektorirajoja sosiaalihuollon eri palvelutehtävien sekä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden välillä on purettu ja erityisesti erikoissairaanhoidon palveluita on integroitu perusterveydenhuoltoon. Huhtikuussa 2015 voimaan tulleen uuden sosiaalihuoltolain (1301/2014) myötä peruspalveluiden rooli sosiaalihuollossa on vahvistunut ja palveluvalikoima Eksotessa on laajentunut. Osa palveluista tuotetaan sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla. Eksoten palvelutuotannon organisointitapa on vaikuttanut tiedonhallinnan kokonaisuuteen ja se on tullut huomioida hankkeen toteutuksessa. Eksoten sosiaalipalveluissa käytettävä asiakastietojärjestelmä on Tieto Oyj:n Yksilö- ja perhehuollon ohjelma (SosiaaliEffica), jonka Lappeenrannan kaupunki on ottanut käyttöön Imatran kaupunki liittyi Eksoteen sosiaalipalveluiden ja perusterveydenhuollon osalta vasta , jolloin Imatralaisten asiakkaiden asiakastiedot tallennettiin Eksoten käytössä olleeseen SosiaaliEffica-ympäristöön ja Imatran SosiaaliEffica jäi katselukäyttöön. Hankkeen alkaessa Eksoten asiakastietojärjestelmässä oli kuntien toiminnassa muodostunutta asiakastietoa ja tiedonhallinnan ratkaisuissa näkyi ajan myötä muodostunut kerroksellisuus. Sosiaalihuollon asiakastietoja kirjataan Eksotessa SosiaaliEffican lisäksi potilastietojärjestelmään (TerveysEffica) sekä muihin integroiduissa palveluissa käytettäviin järjestelmiin. Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttäjiä Eksotessa on noin 700 sijaiset huomioiden. Eksotessa oli hankkeen alkaessa toteutettu asiakastiedon arkiston käyttöönottoa edistäviä toimia. Koko henkilöstöllä oli käytössä väestörekisterikeskuksen varmenteet ja toimikortit, joihin oli kytketty kertakirjautuminen. Hankkeen alkaessa sosiaalihuollon palvelutoiminnassa oli otettu käyttöön jonkin verran kansallisesti määriteltyjä asiakasasiakirjoja ja asiakastietoja kirjattiin järjestelmään osin vuoden 2016 palvelutehtäväluokituksen mukaisesti. Kansakoulu-hankkeen ensimmäisen vaiheen kirjaamisvalmentajien valmennus oli hankkeen alkaessa käynnissä ja ensimmäiset kirjaamisvalmennukset järjestettiin Eksotessa jo alkuvuodesta M-IT Oy (Medi-IT Oy saakka) ja Saimaan talous ja tieto Oy (Saita) ovat Eksoten inhouse-yhtiöitä. 2M-IT Oy on ratkaisutoimittaja, joka tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimialajärjestelmiin liittyvät tuotannon aikaiset palvelut, palveluhallinnan sekä palvelupistepalvelut ja pienkehityspalvelut. Tarvittaessa 2M-IT tuottaa vastuualueelleen liittyvien tietojärjestelmien ja palveluiden suhteen myös projekti- tai asiantuntijapalveluita yhdessä Eksoten muiden toimittajien kanssa. SosKanta-hankkeeseen liittyen 2M-IT on tuottanut palveluja SosiaaliEffican sovellustukeen, koulutukseen, testaukseen ja Kanta-tietoliikenteen infraan liittyen. Saita Oy on IT:n ja taloushallinnon palvelukeskus, joka tuottaa omistajayhteisöilleen talouden ja tietotekniikan tukipalvelut. SosKantahankkeeseen liittyen Saita on tuottanut asiakastietojärjestelmään liittyvät käyttöpalvelut, SosiaaliEffican infran sekä taloushallinnon maksatuksiin liittyvät palvelut.

6 6 (47) 3.3 Hankkeen yhteistyökumppanit Hanke toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Eksoten tietojärjestelmätoimittaja Tieto Oyj:n (Tieto), Kanta-palveluista vastaavan Kelan ja sosiaalihuollon tiedonhallinnasta kansallisesti vastaavan tahon, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL:n) kesken. THL toimi hankkeen rahoittajana ja hankkeen valvojana toimi THL:n kehittämispäällikkö Maarit Rötsä. Pääosa hankkeessa toteutetuista työpajoista ja kokouksista järjestettiin Skype-yhteydellä. Viestintään käytettiin Skypen lisäksi sähköpostia ja THL:n Yhteistyötilaa sekä Jira-palvelua. Osaan työpajoista osallistui myös Turun kaupungin TurkKa-hankkeen henkilöstöä. TurkKa-hankkeessa toteutetaan vanhojen tietojen arkistoon liittyminen Tiedon asiakastietojärjestelmää käyttäen. 4 Hankkeen organisointi 4.1 SosKanta-hanketiimi ja Eksoten asiantuntijaresurssit SosKanta-hanke toimi Eksoten tietohallinnon alaisuudessa ja hankkeen vastuuhenkilönä toimi Eksoten tietohallintojohtaja Toni Suihko. Hankehenkilöstö, henkilöstön rooli, työskentelyaika hankkeessa sekä hankkeelle tehdyn työajan keskiarvo on kuvattu alla olevassa taulukossa. Hanketyöntekijät vastasivat hankkeen suunnittelusta, suunnitelman käytännön toteutuksesta ja hankkeen raportoinnista. Nimi Rooli hankkeessa Työaika hankkeessa Hankkeelle tehty työpanos hankeaikana Minna Kälviä projektipäällikkö 7/ / % Anneli Arkko projektisihteeri 8/ / % Jaana Taina projektityöntekijä 8/ / % Kaisa Pesonen projektityöntekijä 9/ / % Iris Koho järjestelmäasiantuntija 7/2016 2/ % Kati Utriainen järjestelmäasiantuntija 4/ / % Arkistoinnin ja paperisen aineiston käsittelyn kysymyksissä hyödynnettiin Eksoten asiakirjahallintopäällikkö Matti Järveläistä ja teknisen toteutuksen osalta infrasta vastaavaa IT Palvelupäällikkö Mikko Rautiota. Hankkeeseen varattiin työntekijäresurssia Eksoten sosiaalipalveluiden eri sektoreilta erityisesti järjestelmätestauksen ja Kanta-palvelujen käyttöönoton yhteydessä. Järjestelmän toiminnallisuuksien kehittyessä sosiaalipalveluissa työskentelevät henkilöt osallistuivat järjestelmän käytettävyyden ja toiminnallisuuksien testaamiseen. Hankkeen työskentelyn tueksi ja tavoitteiden eteenpäin viemiseksi perustettiin keväällä 2017 asiantuntijatyöryhmiä, jotka koostuivat sosiaalipalveluiden eri sektoreilla työskentelevistä esimiehistä, ammattilaisista ja asiantuntijoista. Kantaan liittymisen ajankohdan lähestyessä koulutettiin yksiköihin arkistointiyhteyshenkilöitä, jotka toimivat arkistoinnin aloittamisen tukena ja yhteyshenkilöinä. Tietosuojaan ja henkilörekistereihin liittyvissä asioissa konsultoitiin Eksoten lakimiestä/tietosuojavastaavaa ja ITarkkitehtuuriin liittyvissä asioissa Eksoten IT-arkkitehtiä. Eksoten hanketoimisto antoi tukea hankehallinnointiin liittyvissä asioissa.

7 7 (47) 4.2 Ulkopuoliset asiantuntijaresurssit 4.3 Ohjausryhmä ja projektiryhmä Hankkeessa tarvittiin myös ulkopuolelta hankittua asiantuntijatyötä. Asiantuntijapalveluja käytettiin teknisen ympäristön toteutukseen ja testaukseen, järjestelmämuutoksiin, henkilöstön kouluttamiseen, koulutusmateriaalin ja asiakastietojärjestelmän taustamateriaalin tuottamiseen sekä käyttöönoton tukeen. Asiantuntijapalvelut hankittiin Saitalta, 2M-IT:ltä ja Tiedolta. Hankkeen tueksi ja toteuttamiseksi perustettiin ohjaus- ja projektiryhmät. Ohjausryhmään kuului Eksoten tietohallintojohtaja, sosiaalihuollon palvelutuotannosta vastaavia esimiehiä, viestintäasiantuntija, henkilöstön edustaja sekä hankeen valvoja THL:lta. Hanketyöntekijöitä osallistui ohjausryhmään tarpeen mukaan esittelijöinä. Ohjausryhmä kokoontui hankkeen toiminta-aikana yhteensä 16 kertaa, joista neljä pidettiin sähköpostikokouksena. Hankkeen päättymisen jälkeen hanketuotokset hyväksyttiin ohjausryhmän sähköpostikokouksessa tammikuussa Projektiryhmään kuuluivat SosKanta-tiimin lisäksi edustajat Saitasta ja 2M-IT:n edustajat sekä Eksoten asiakirjahallintopäällikkö ja tietosuojavastaava. Projektiryhmää hyödynnettiin hankkeen teknisen toteutuksen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Projektiryhmä kokoontui hankkeen aikana 6 kertaa. 5 Hankkeen tavoitteet, arvio niiden saavuttamisesta ja jatkotoimenpiteet Hankkeen välittömät tavoitteet Siirtää Eksoten nykyisessä asiakastietojärjestelmässä (SosiaaliEffica) olevien sosiaalihuollon CDSi-dokumenttien ja asiakaskertomusten tallennus valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja luopua näiden dokumenttien tallentamisesta paperiarkistoon. Päivittää Eksoten sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmää sekä sisällöllisesti että teknisesti kohti kansallisia määrityksiä Arvio tavoitteen saavuttamisesta Toteutunut pääosin. SosiaaliEfficasta arkistoidaan Kantaan suurin osa dokumenteista ja kertomusmerkinnöistä sekä päätökset ja maksusitoumukset. Liitteitä, lastenvalvojan työpöydällä laadittavia asiakirjoja ja THL:n rekisteriin tuotettavia turvakotitietoja ei vielä ole mahdollista arkistoida. Paperisen aineiston skannaamisen myötä Kantaan arkistoidun, paperilla saapuneen aineiston säilytysaika on määritelty Eksotessa 1 vuoden mittaiseksi. Toteutunut. Asiakastietojärjestelmään on toteutettu kansallisesti määritellyt sosiaalihuollon palveluprosessit, keskeisimmät sosiaalihuollon luokitukset sekä Kanta-palvelujen vaatimat toiminnallisuudet. Järjestelmässä on otettu käyttöön uusia kansallisesti määriteltyjä asiakasasiakirjarakenteita ja vanhoista asiakirjoista on pääosin Jatkotoimenpiteet Kantaan arkistointi laajenee Tiedon Lifecare-tuotekehityksen myötä, jatkosuunnitelma laaditaan tietohallinnon palvelutuotannon perustyönä. THL:n ja arkiston tulee määritellä tarkemmin perheoikeudellisten palveluiden prosessia ja kantaversiointia, jotta ATJ-toteutus ja arkistointi voidaan toteuttaa. THL:n aikataulu turvakotitietojen arkistointiin ei ole varmistunut. Valmius tietojensiirtoon on olemassa. Toteuttava heinäkuussa 2018 annettujen ohjeiden mukaiset muutokset ATJ:n kehitysaikataulut huomioiden. Aktiivinen seuranta luokitusten ja Kanta-määritysten muutoksille.

8 8 (47) Ottaa käyttöön Tiedon tuottaman SosiaaliEffican seuraava elinkaariversio, Lifecareasiakastietojärjestelmä (ATJ), johon Kanta-liittymä on toteutettu Tuottaa kansallisen sosiaalihuollon arkiston käyttöönotosta, teknisestä soveltuvuudesta ja käytettävyydestä tietoa ja materiaalia muille toimijoille Kanta-integraation tueksi Edistää hankkeen avulla sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän ja valtakunnallisen asiakastiedon arkiston kehittämistä ja käyttöönottoa kansallisella tasolla Pitkän ajan tavoitteet Kanta-palvelut palvelevat koko Eksoten sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia sekä kuntalaisia, kun valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönoton vaiheet I-IV on toteutettu. Eksotella on hankkeen jälkeen valmiudet aloittaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden vaiheiden II-IV suunnittelu ja toteuttaminen. Näiden myöhempien vaiheiden toteutusaikatauluun vaikuttaa kansallisten määritysten valmistuminen. Potilastietojärjestelmässä olevat sosiaalihuollon asiakastiedot tallennetaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain toimeenpano ja kansallisten prosessien käyttöönotto luovuttu. Toteutunut. Eksote on liittynyt Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Effica Lifecare Sosiaalihuolto-järjestelmällä Työntekijöiden käytössä on hankkeen päättyessä sekä SosiaaliEffica- että Lifecare-näkymät. Toteutunut. Hankkeen tuotokset on kuvattuna kohdassa 6.4. Toteutunut. SosKanta-tiimi on osallistunut Effica Lifecare Sosiaalihuolto-järjestelmän kehitystyöhön ja testaukseen. SosKanta-hankkeen työpajoissa ja kokouksissa on yhdessä Eksoten, THL:n, Tiedon ja Kelan toimijoiden kesken käyty läpi sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston määrittelyjä, testauksiin ja arkiston käyttöönottoon liittyviä asioita. Arvio tavoitteen saavuttamisesta hankkeen päättyessä Saavuttamatta. Hankkeen päättyessä Eksoten ammattilaisten käytössä on tallentava järjestelmäprofiili, joka mahdollistaa arkistoimisen, mutta ei Kantapalveluihin arkistoitujen tietojen hakua. Vaiheen I mukaisesti tiedot ovat vain rekisterinpitäjän omassa käytössä ja Eksoten Kantaan arkistoidut tiedot näkyvät ATJ:ssä. Saavutettu osin. Valmius riippuu kansallisten määritysten ja ohjeistuksen valmistumisesta sekä tietojärjestelmätoimittajan tuotteen kehitysaikataulusta. Saavuttamatta. Saavutettu osin. Kirjaaminen kansallisten prosessien ja SosiaaliEffica-näkymästä siirrytään Lifecare-näkymään vuoden 2020 puolella. Käyttöönotto toteutetaan Eksoten tietohallinnon palvelutuotannon perustyönä. Jatkotoimenpiteet Kanta-tietojen katselu valmistuu vuoden 2019 aikana. Vaiheen I mukaisten vanhojen tietojen arkistointi toteutetaan Etelä- Karjalan maakunnan sosiaalipalvelujen tietojärjestelmäkokonaisuus (Sospa)-projektissa. Kantapalvelujen seuraavien vaiheiden mukaiset toimenpiteet toteutetaan Eksotessa kansallisesti määritellyn aikataulun ja organisaation päätösten mukaisesti. Vaiheiden II-IV toteutusaikataulua suunnitellaan Eksoten ITpalvelutuotannon perustyönä yhteistyössä palvelutuotannon kanssa. Potilastietojärjestelmään tallennettujen sosiaalihuollon tietojen arkistointi riippuu sekä PTJ:n valmiuksista että sosiaalihuollon potilastietojen kansallisesta arkistointimäärittelystä. Eksoteen perustetaan vuoden 2019 alusta sosiaalihuollon

9 mahdollistavat Eksotessa sosiaalihuollon palvelupakettikonseptin kehittämistä valtakunnallisten määritysten mukaisesti. Yhtenäisen kehittämistyön myötä voimme analysoida ja todentaa toiminnan muutosten vaikutusta kansalaisten palvelutarpeisiin, yhdistää tietoa osaksi koko Eksoten asiakaspolkua ja -prosessia hyödyntäen saatua tietoa toiminnan kehittämiseen ja analysointiin. luokitusten mukaisesti mahdollistaa yhdenmukaisen tilasto- ja raportointitiedon tuottamisen sosiaalihuollon palvelutuotannosta. Hankkeen päättyessä kansalliset määritykset on toteutettu kuitenkin vain asiakastietojärjestelmään, joten potilastietojärjestelmään kirjatun tiedon osalta yhdenmukaisuutta mm. asiakaspolkujen ja -prosessien suhteen ei ole saavutettu. Hankkeen aikana Eksotessa on pyritty yhdenmukaistamaan erityisesti SHL:n mukaista palvelutarpeen arviointi-prosessia ja SosKantahanke on toiminut sen tukena. tiedonhallinnan kehittämisryhmä, jonka tehtävänä on käsitellä, kehittää ja linjata erilaisia tiedonhallintaan liittyviä kysymyksiä. Sosiaalihuoltolain mukaisten prosessien kehitystyö jatkuu Eksotessa palvelutuotannosta vastaavien esimiesten johdolla. 9 (47) 6 Hankkeen toteutus, tulokset ja tuotokset 6.1 Kehittämiskokonaisuus 1: asiakastietojärjestelmän kanta-integraation vaatimien ominaisuuksien valmistelu, toteutus, testaaminen ja käyttöönotto Työpaketti 1: Kanta-integraation toteutuksen aloittaminen Tiedon asiakastietojärjestelmään, Eksoten tietoliikennearkkitehtuurin suunnittelu ja toteutus sekä ATJ:n liittyminen Kelan asiakastestiympäristöön Työpaketissa 1 käytiin läpi ja tarkennettiin hankkeen järjestelmätoteutuksessa tarvittavia kansallisia tietojärjestelmämäärityksiä THL:n, Kelan, Tiedon ja Eksoten yhteistyönä, pääosin työpajamuotoisesti. Keskeinen tavoite oli luoda valmiudet asiakastietojärjestelmän toteutustyölle sekä luoda tekniset ja toiminnalliset valmiudet tarvittavia testauksia varten. Osaan työpajoista osallistui myös Turun kaupungin TurkKa-hankkeen työntekijöitä. Eksotessa oli SosKanta-hankkeen rinnalla käynnissä myös Pore-projekti, jossa siirrettiin potilastietojärjestelmä TerveysEffican konesalipalvelut Saitalle. Samassa yhteydessä perustettiin Kanta-liityntäpiste potilastiedon arkiston tietoliikennettä varten Saitalle, Saita toimii Eksoten Kanta-välittäjänä. SosKanta-hankkeen teknisissä työpajoissa suunniteltiin sosiaalihuollon Kanta-integraation tietoliikenneinfraratkaisua ja päädyttiin käyttämään potilastiedon arkiston kanssa samaa Kanta-liityntäpistettä. Sosiaalihuollon asiakastietojen arkistointi tapahtuu Eksotessa Ensemblepalveluväylän kautta. Hankkeen aikana toteutettiin tekninen tietoliikenneinfrakokonaisuus sekä SosiaaliEffican testiympäristöstä Kantapalvelujen asiakastestiympäristöön että SosiaaliEffican tuotantoympäristöstä Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tarvittavat varmenteet hankittiin ja asennettiin molempiin ATJ-ympäristöihin ja palvelimille. Lisäksi järjestelmän uusi tuotantoympäristö kytkettiin Eksoten käytössä olevaan Q- Radar-lokienvalvontaohjelmaan. Teknisen ympäristön suunnitteluun ja toteutukseen osallistuivat SosKanta-tiimin lisäksi Eksoten tietoliikenneinfrasta vastaava palvelupäällikkö ja IT-arkkitehti, 2M- IT:n, Saitan ja Tiedon tekniset asiantuntijat. Eksoten sosiaalihuollon Kantaintegraation tekninen tietoliikenneinfra, prosessi ja toimenpiteet Kanta-

10 10 (47) ympäristöihin liittymiseksi on kuvattu dokumentissa Kanta-liittymisen tietoliikennearkkitehtuuri ja testaukset Työpaketti 2: Kanta-integraation ja integraation vaatimien ominaisuuksien toteutus ja testaaminen asiakastietojärjestelmään sekä järjestelmän auditointi ja sertifiointi Kanta-integraation vaatimien ominaisuuksien toteutus Kantaan liittymisen edellyttämät tekniset toiminnallisuudet suunniteltiin ja toteutettiin hankkeen aikana Tieto Oyj:n SosiaaliEffica-asiakastietojärjestelmään. Hankkeen suunnitteluvaiheessa tarkoitus oli toteuttaa Kanta-toiminnallisuudet SosiaaliEffican kolmeen eri ympäristöön, jotka Eksotella oli hankkeen alkaessa käytössä: tuotanto-, testi- ja koulutusympäristöihin. Kun toiminnallisuuksien toteuttamisen suunnittelu yhdessä Tiedon kanssa alkoi keväällä 2017, nousi suunnittelussa melko pian hankesuunnitelmaan kirjatun toteutustavan (käytössä olevien ympäristöjen muuttaminen) rinnalle toinenkin toteutusvaihto, Kanta-toiminnallisuuksien toteuttaminen kokonaan uusiin SosiaaliEffica-ympäristöihin. Hankkeessa oli tähän mennessä ehditty laatia asiakastietojärjestelmän nykytilan kartoitus ja saada THL:n tarkennuksia ja varmistuksia prosesseihin sekä asiakirjoihin liittyviin asioihin. Vaihtoehdoiksi valikoituivat: 1) Toteuttaa Kanta-integraation vaatimat toiminnallisuudet käytössä oleviin SosiaaliEffica-ympäristöihin muuttamalla niiden olemassa olevia prosesseja 2) Toteuttaa toiminnallisuudet ja prosessit kokonaan uusiin SosiaaliEfficaympäristöihin Vaihtoehdoista laadittiin SWOT-analyysit, joita punnittiin sekä SosKanta-tiimin että Eksoten tietohallintojohtajan kanssa. Vaihtoehdot esiteltiin aikataulusyistä Eksoten Kansa-koulu-hankkeen ohjausryhmässä (sama ohjausryhmä SosKanta-hankkeen kanssa) ja perhe- ja sosiaalipalvelujen johtoryhmälle Vuodesta 2006 käytössä olleet ympäristöt sisälsivät paljon organisaatiomuutoshistoriaa ja kerroksellisuutta, jonka vuoksi Kantaominaisuuksien toteuttaminen olemassa oleviin ympäristöihin olisi ollut erittäin vaikeaa. Lisäksi riskinä nähtiin haasteet vanhojen tietojen arkistoinnissa, mikäli prosesseja oltaisi muutettu. SWOT-analyysin perusteella valittiin vaihtoehto 2, eli lähdettiin liikkeelle kokonaan tyhjältä pohjalta ja toteutettiin Kantatoiminnallisuudet ja uudet kansalliset prosessit uusiin ympäristöihin. Ensivaiheessa rakennettiin ATJ:n testiympäristö sekä tuotantoympäristö. Kun tuotantoympäristö oli valmis, sen sisältö kopioitiin koulutusympäristöksi syksyllä 2017 ennen työntekijätietojen määrittelemistä. Testiympäristön käyttö jäi lopulta vähäiseksi, koska hankkeessa päädyttiin tekemään testaukset tuotantoa vastaavasta koulutusympäristöstä. Uudesta tuotantoympäristöstä käytetään dokumentissa nimeä SosKanta Effica, erotuksena aiemmista tuotantoympäristöistä (Perso Effica ja Imatran Effica). Järjestelmän toiminnallisuuksien testaus Hankkeessa toteutettiin kahdenlaista testausta: asiakastestausta Tiedon suuntaan Eksoten asiakastietojärjestelmän testiympäristössä sekä testausta Kelan asiakastestipalvelussa, jossa toteutettiin myös Eksote-Tieto-yhteistestaus.

11 11 (47) Asiakastestaus toteutettiin kesän ja syksyn 2017 aikana. Testauksen kohteina olivat asiakastietojärjestelmään toteutetut, Kanta-arkistoinnin vaatimusten mukaiset toiminnallisuudet: mm. työntekijän Sote-organisaation palveluyksikön valinnan toimivuus, asian aloittaminen sekä palvelutehtävän asiakkuuden aloittaminen ja päättäminen. Testaukseen osallistui 9 sosiaalihuollon palvelutuotannossa työskentelevää ammattilaista, 2M-IT:n sovellustuessa työskentelevä sovellusasiantuntija sekä SosKanta-tiimin jäseniä. Järjestelmää kehitettiin vielä testauksen aikana ja siihen tehtiin muutoksia pitkin matkaa, jonka vuoksi testauksessa tuli jonkin verran huomioita. Testaajien havaitsemat virheet ja kehitysehdotukset toimitettiin koostetusti Tiedolle. Testaus Kelan asiakastestipalvelussa Eksote testasi viestinvälitystä järjestelmän ja Kanta-arkiston välillä Kelan asiakastestipalvelussa toukokuussa 2018 ennen varsinaisen yhteistestauksen aloittamista. Testaus suoritettiin VRK:n testivarmennekorteilla ja Kelan antamia testihenkilötunnuksia ja testitapauksia käyttäen. Yhteistestaus Kelan asiakastestipalvelussa Yhteistestaus on Kanta-palvelujen toiminnallisuuksien suunnitelmallista testausta Kanta-asiakastestipalvelun ja asiakastietojärjestelmän välillä yhteentoimivuuden todentamiseksi. Yhteistestaus on osa asiakastietojärjestelmän sertifiointia. Sen läpäiseminen on edellytys järjestelmien tuotantokäytön aloittamiselle. Effica Lifecare Sosiaalihuolto järjestelmän yhteistestaus toteutettiin Tiedon, Kelan ja Eksoten yhteistyönä. Yhteistestaus toteutettiin Kelan asiakastestiympäristössä toukokuussa Tieto suoritti Kelan määrittelemät testitapaukset ensin omasta testiympäristöstään. Kun Kela oli tarkistanut testitapaukset ja testaus oli havaittu onnistuneeksi, suoritti Eksote samat testitapaukset Eksoten SosiaaliEffican koulutusympäristöä käyttäen. Koulutusympäristö vastaa Eksoten sosiaalihuollon palvelutuotannon käytössä olevaa tuotantoympäristöä ja siihen on toteutettu Kanta-arkistoinnin toiminnallisuudet tuotantoympäristöä vastaavalla tavalla. Ennen yhteistestausta VRK:sta oli tilattu testivarmennekortit, joista osa oli Sotetestikortteja ja osa testiorganisaatiokortteja. Testiarkistonhoitajaksi määriteltiin yksi testiorganisaatiokortin omaava testihenkilö. Kela kytki Eksoten määrittelemän testiarkistonhoitajan varmenteen Eksoten sosiaalihuollon testiarkistonhoitajaksi. Tätä varmennetta/korttia ei kuitenkaan saatu toimimaan ja lopulta päädyttiin kytkemään arkistonhoitajalle Sote-testikortin varmenne. Testaukset saatiin suoritettua Sote-testikorteilla. Syy siihen, miksi ensimmäinen organisaatiovarmenne ei toiminut, ei hankkeen aikana selvinnyt. Asiasta informoitiin VRK:ta. Eksoten yhteistestausosuus toteutettiin ajanjaksolla Testaukseen osallistuivat SosKanta-tiimin jäsenet Kaisa Pesonen, Kati Utriainen ja Anneli Arkko. Testit tehtiin Sote-testikortilla ja tiedot tarkistettiin Kelan testiarkistosta arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta arkistonhoitaja Sote-testikortilla. Testauksessa suoritettiin yhdeksän testitapausta. Kela tarkisti Eksoten testitapaukset ja havaitsi ne onnistuneesti suoritetuiksi Eksote laati onnistuneesta yhteistestauksesta raportin, joka toimitettiin Kelalle.

12 12 (47) Asiakastietojärjestelmän sertifiointi Kantaan liittymisen edellytys on, että liittyvä järjestelmä täyttää sille asetetut tietoturva-, ja muut tekniset vaatimukset ja saa A-luokan tietojärjestelmiltä edellytettävän vaatimuksenmukaisuustodistuksen sekä merkinnän Valviran rekisteriin A-luokan järjestelmänä. Kanta-palveluihin liittyvän järjestelmän on osana sertifiointia läpäistävä tietoturvallisuuden arviointilaitoksen auditointi. Tieto aloitti auditointiprosessin huhtikuussa Auditoinnin suoritti KPMG. Kun yhteistestaus oli suoritettu onnistuneesti, toimitti Kela yhteistestausraportit tietoturvallisuuden arviointilaitokselle. Tieto sai vaatimuksenmukaisuustodistuksen Effica Lifecare Sosiaalihuolto-järjestelmälle , jonka jälkeen se merkittiin Valviran rekisteriin A-luokan järjestelmäksi Työpaketti 3: Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönotto ja asiakastietojen tallentamisen aloittaminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Eksotessa Käyttöönottokoe Kanta-palvelujen käytön aloittaminen edellyttää onnistuneen yhteistestauksen ja vaatimuksenmukaisuustodistuksen lisäksi Kelan käyttöönottokokeen suorittamista hyväksytysti. Käyttöönottokoe suoritettiin Eksotessa Käyttöönottokokeen ajan pidettiin Saitan, 2M-IT:n ja Tiedon asiantuntijoiden kanssa auki Skype-yhteyttä, jotta voitiin varmistaa tietoliikenneyhteyksien toimivuus ja mahdolliset korjaustoimenpiteet oli mahdollista toteuttaa saman tien. Ennen käyttöönottokoetta Saita ja 2M-IT suorittivat tarvittavat palomuuriavaukset ja testasivat tuotantoympäristön sanomanvälityksen toimivuuden Kanta-arkiston suuntaan. Käyttöönottokoe suoritettiin järjestelmätoimittajan Kelalta saamalla testihenkilötunnuksella Eksoten ATJtuotantoympäristöstä. Tuotantoympäristö oli käyttöönottokokeen ajan suunnitellusti suljettuna muilta käyttäjiltä. Käyttöönottokokeen testitapauksen suoritti SosKanta-tiimiin järjestelmäasiantuntija ja Kanta-arkiston puolelta asiat todensi onnistuneesti arkistoituneeksi Eksoten Kanta-arkistonhoitaja. Asiakastietojen arkistoinnin aloittaminen Eksoten Kanta-palveluihin liittyminen tapahtui heti onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen Kanta-palveluihin arkistoitiin liittymisen jälkeen ensin asiakkaiden asiakkuustiedot purkamalla tuotantokäytössä olevan ATJ-ympäristön uusien prosessien käyttöönoton jälkeen kertynyt asiakkuusasiakirjojen latausjono. Asiakkuustiedot siirtyivät järjestelmän arkistointimoottorin käynnistyksen jälkeen ohjelman taustalla automaattisesti, edellyttäen, että työntekijä oli arkistoinut tiedot annettujen ohjeiden mukaisesti järjestelmään. Asiakkuustietojen vienti Kanta-palveluihin tehtiin välisenä aikana. Se ei edellyttänyt toimenpiteitä työntekijöiltä ja ATJ oli työntekijöiden käytössä koko latausjonon purkamisen ajan lyhyitä käyttökatkoja lukuun ottamatta. Asiakkuustiedot, jotka Kanta-palveluihin tässä vaiheessa siirtyivät, olivat Henkilön väestörekisteritiedot Sosiaalihuollon asiakkuus Palvelutehtävän asiakkuus Palveluyksikön asiakkuus Asiat

13 13 (47) Asiakasasiakirjojen (päätökset, suunnitelmat ja kertomukset) tallentaminen aloitettiin, kun latausjonoon kertyneet asiakkuustiedot oli viety Kanta-palveluihin. Arkistointi tapahtui SosKanta Effica -tuotantoympäristöön päivitetyillä arkistointitoiminnallisuuksilla. Eksotessa jokainen työntekijä vastaa laatimiensa asiakirjojen arkistoinnista itse. Järjestelmän näkökulmasta asiakasasiakirjojen arkistoinnin edellytyksenä on, että asiakirja on laadittu valmiiksi ja lukittu järjestelmässä. Lisäksi edellytyksenä on, että arkistoivan työntekijän varmennekortin id on tallennettu järjestelmään. Arkistoinnin seuranta Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisen ja arkistoinnin aloittamisen jälkeen arkistoinnin onnistumista seurattiin tehostetusti 12 viikon ajan. Päävastuu arkistoinnista on jokaisella työntekijällä itsellään. Työntekijän tehtävänä on huolehtia, että valmiit asiakirjat tulevat lukituiksi ja arkistoiduiksi oikeilla metatiedoilla Kanta-palveluihin. Liittymisen jälkeen työyhteisöjen arkistointiyhteyshenkilöt, Kantaarkistonhoitajat, SosKanta-tiimi ja 2M-IT:n sovellustuki seurasivat lukitsemattomien/arkistoimattomien dokumenttien määrää Eksotessa ja sitä, että arkistoitavat asiakirjat siirtyivät Kanta-palveluihin oikeilla metatiedoilla. Liittymisen jälkeisen seurantajakson havainnot on kirjattu seurantaraporttiin (eijulkinen asiakirja). Arkistoinnissa haasteena havaittiin ei-kortillisten työntekijöiden, opiskelijoiden ja lyhytaikaisten sijaisten, osalta puuttuvat varmennekortit. Mikäli työntekijällä ei ole varmennekorttia, hänen tallentamansa asiakkuudet, asiat ja asiakirjat jäävät arkistoimatta. Järjestelmän arkistointimoottori ei poista kyseisten työntekijöiden arkistointijonoon asetettuja rivejä jonosta, mutta hankkeen päättyessä joulukuussa 2018 arkistoimattomien asiakirjojen palauttaminen takaisin arkistovalmiuteen on ATJ:ssä vielä keskeneräinen. Tämä edellyttää asian huomioimista ja tietoisia valintoja työntekijöiltä. Työntekijän, joka kirjaa ilman korttia järjestelmään, täytyy olla tietoinen siitä, ettei voi arkistoida kirjauksiaan. Työyksikössä tulee sen vuoksi sopia, kuka varmennekortin omaava työntekijä arkistoi opiskelijan/sijaisen kirjaamat tiedot. Se edellyttää saman palveluyksikkötiedon käyttämistä järjestelmässä, jotta asiakkuudet arkistoituvat oikein ja asiakasasiakirjoihin tallentuu oikea palveluyksikkö. 6.2 Kehittämiskokonaisuus 2: organisaation tekninen valmistelu valtakunnallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon Työpaketti 4: Rekisterien, varmenteiden ja käyttöoikeuksien valmistelu Sote-organisaatiorekisteri Sote-organisaatiorekisterin sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittelytyö alkoi marraskuussa Työ aloitettiin Sote-organisaatiorekisterin käyttötarkoitukseen tutustumisella ja kansalliseen ohjeistukseen perehtymisellä. Sen jälkeen tehtiin Eksoten Sote-organisaatiotietojen nykytilan kartoitus. Eksoten Sote-organisaatiorekisterin tiedot oli koottu terveydenhuollon Kanta-palveluihin liittymisen yhteydessä ja rekisteristä löytyivät kaikki avoterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksiköt. Lisäksi Eksoten rekisteriin oli merkitty myös ne hoivan ja vammaispalveluiden yksiköt, joissa oli käytössä potilastietojärjestelmä, koska näissä yksiköissä tuotetaan sosiaalihuollon asiakastiedon lisäksi Kantaan

14 14 (47) arkistoitavaa potilastietoa. Yksiköt oli merkittyinä Eksoten rekisteriin terveydenhuollon palveluyksiköiksi kenttään AK (Terv.palveluyksikkö). Eksoten Sote-organisaatiotietojen teknisestä päivityksestä vastaa 2M-IT. Tiedot päivittyvät 2M-IT:n alueelliselta koodistopalvelimelta kansalliselle koodistopalvelimelle kerran vuorokaudessa. Aktiivisia yksiköitä Eksoten rekisterissä oli vuodenvaihteessa noin 900. Rekisteritietoja tarkastellessa havaittiin, että rekisterissä aktiivisena oli myös sellaisia yksiköitä, joiden toiminta oli todellisuudessa jo päättynyt. Myöskään yhteystiedot eivät kaikilta osin olleet ajan tasalla. Kun nykytilan kartoitus oli tehty ja sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely alkoi, havaittiin melko pian tarve koota rekisteritietojen käyttöön liittyvät asiat yhteen ja luoda hallintamalli tietojen ylläpitoon sekä Sote-organisaatiorekisterissä että niitä hyödyntävissä järjestelmissä. Hallintamallia työstettiin SosKantahankkeen aikana yhdessä Eksoten tietohallinnon ja inhouse-yhtiöiden toimijoiden kanssa yhteistyössä. Hallintamaliprosessin tuloksena soteorganisaatiorekisteritietojen ajantasaisuus tulee Eksotessa paranemaan ja muuttuneet tiedot saadaan päivitettyä tietoja käyttäviin järjestelmiin entistä yhdenmukaisemmin. Hallintamalliprosessi on kuvattu omana kokonaisuutenaan dokumentissa Sote-organisaatiorekisterin hallintamalli Eksotessa. Sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittelyssä lähdettiin liikkeelle määrittelemällä, mitä ydinpalveluja eri yksiköt tuottavat ja mihin yksiköihin sosiaalihuollon asiakkuus voi muodostua. Asiakasasiakirjoissa organisaatioiden OID-tunnuksilla ilmoitetaan mm. kuka on asiakirjan palvelunjärjestäjä ja rekisterinpitäjä sekä missä yksikössä asiakirja on syntynyt. Organisaation asiakastietojärjestelmän käyttäjähallinnassa käyttäjä tulee yhdistää johonkin palveluyksikköön, jossa hän työskentelee: yhteen tai useampaan. Tätä tietoa käytetään mm. asiayhteyden tarkastamisessa. Eksotessa sosiaalihuollon palveluyksiköinti päädyttiin kytkemään viralliseen organisaatiohierarkiaan, jota eri tietojärjestelmissä käytetään. Hierarkia tulee talousjärjestelmästä (Intime). Tasoina ovat Eksote Vastuualue Tulosalue Tulosyksikkö Kustannuspaikka. Organisaatiohierarkiaan perustuva yksiköinti mahdollistaa mm. suoritteiden tilastoinnin ja raportoinnin. Eksoten palveluyksikköjaottelu käytiin läpi sekä tulosalueiden että tulosyksiköiden esimiesten kanssa. Palveluyksiköiden määrittelyyn osallistui myös 2M-IT, joka vastaa Eksoten SOTE-organisaatiorekisterin teknisestä päivittämisestä ja potilastietojärjestelmän suorituspaikkatiedoista. Sosiaalihuollon palveluyksiköinnin hyväksyi SosKanta-hankkeen ohjausryhmä. Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely on kuvattu Tehtävälista SOTEorganisaatiorekisteriin rekisteröitymiseksi ja hallintamalliprosessi dokumenttiin Sote-organisaatiorekisterin hallintamalli Eksotessa. Sosiaalihuollon erillisrekisterien yhdistäminen sosiaalihuollon ilmoitus- ja asiakasrekisteriksi Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain (2015/254) 22 mukaan sosiaalihuollon viranomaisen on talletettava sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin yksityisen henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot. Muut asiakasasiakirjat on talletettava sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Lain 22 :n 1 ja 2 momenttia sovelletaan silloin, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistoon. Eksotessa oli hankkeen alkaessa useita erillisiä sosiaalihuollon henkilörekistereitä. Rekisterien

15 15 (47) yhdistämisprosessi alkoi nykytilan kartoituksella, joka tehtiin kokoamalla Exceltaulukkoon tarvittavat tiedot olemassa olleista rekistereistä, mm. rekisterin käyttötarkoitus ja sisältö, rekisteriin merkittävät tiedot ja niiden säilytyspaikat, yhteyshenkilöt ja vastuuhenkilöt. Kooste käytiin läpi rekistereistä vastaavien yhteyshenkilöiden kanssa. Rekistereihin kuuluvien asiakastietojen osalta kartoituksen aikana todettiin, että erityisesti paperista aineistoa käsiteltiin Eksotessa eri rekisterien ja myös saman rekisterin osalta eri yksiköiden kesken eri tavoin. Joissakin yksiköissä paperilla saapuneita asiakirjoja oli esimerkiksi skannattu asiakastietojärjestelmään jo pitkään ja joissakin paperiset asiakirjat siirrettiin paperiarkistoon niitä skannaamatta. Sähköisen arkistoinnin edellytyksenä on, että kaikki paperilla saapuva asiakasasiakirja-aineisto tulee saattaa sähköiseen muotoon ja arkistoida Kantapalveluihin, jonka jälkeen organisaatiolla ei ole velvoitetta enää säilyttää skannattuja ja Kantaan arkistoituja paperisia asiakirjoja. Varmuuden vuoksi (esimerkiksi tilanteet, joissa sähköinen arkistointi on jostakin syystä jäänyt tekemättä tai epäonnistunut) Eksotessa määriteltiin Kantaan arkistoitujen tietojen osalta paperimateriaalin säilytysajaksi yksi vuosi. Skannattu ja Kantapalveluihin arkistoitu paperinen aineisto tulee pitää muusta rekisteriin kuuluvasta aineistosta erillään, jotta vuoden varoajan jälkeen se on helpommin hävitettävissä, eikä pelkästään paperilla arkistoituja asiakirjoja päädy epähuomiossa hävitettäväksi. Organisaatiossa annettiin yhdenmukaiset ohjeet sosiaalihuollon paperisen aineiston käsittelyyn keväällä 2018 ja samalla lisättiin skannausoikeuksia yksiköiden määrittelemille, skannauksesta vastaaville henkilöille. Paperisen aineiston käsittelyn ohjeistus laadittiin hankkeessa Eksoten asiakirjahallintopäällikkö Matti Järveläisen kanssa. Prosessiin osallistui eri yksiköiden rekistereistä vastaavia palvelusihteereitä ja muuta henkilöstöä, jolla oli riittävästi tietoa asiakirjojen käsittelystä kyseisissä yksiköissä. Tarvittaviin linjauksiin haettiin vastaukset sosiaalihuollon palvelutuotannosta vastaavilta esimiehiltä. Erilliset sosiaalihuollon henkilörekisterit yhdistettiin asiakasasiakirjalain mukaisesti sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriksi ja sosiaalihuollon asiakasrekisteriksi toukokuussa 2018, ennen Eksoten liittymistä sosiaalihuollon Kanta-palveluihin. Ilmoitusrekisteriin määriteltiin kuuluvaksi sosiaalihuoltolain (1301/2014) 35 :n mukaiset ilmoitukset ja yhteydenotot, lastensuojelulain 25 :n mukaiset lastensuojeluilmoitukset sekä näiden käsittelyä koskevat tiedot. Sosiaalihuollon asiakasrekisteriin määriteltiin muodostuvan tietoja, joita syntyy sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädäntöön perustuen asiakkaan palvelujen järjestämisessä, suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa. Vaikka keväällä voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen myötä velvoite laatia ja julkaista henkilörekisterien tietosuojaselosteet väistyi, päädyttiin Eksotessa edelleen julkaisemaan rekisterien tietosuojaselosteet organisaation verkkosivuilla. Näin tietosuoja-asetuksen velvoittama asiakkaan informointi on helpompaa ja asiakas voi itse tarkistaa, mitä tietoja hänestä sosiaalihuollon rekistereihin tallennetaan ja miten tietoja organisaatiossa käsitellään. Varmennekorttien uusiminen Sote-ammattikorteiksi Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttö edellyttää VRK:n varmennekorttia. Eksotessa on ollut varmennekortit käytössä jo vuodesta Hankkeen alkaessa osa sosiaalihuollossa työskentelevistä terveydenhuollon ammattihenkilöistä käytti VRK:n myöntämää terveydenhuollon ammattikorttia ja muu henkilöstö

16 16 (47) organisaatiovarmennekorttia. Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä astui voimaan maaliskuussa Lain mukaan sosiaalihuollon ammattihenkilöiden on rekisteröidyttävä Valviran JulkiSuosikki-rekisteriin. Rekisteröityminen oli hankkeen alkaessa käynnistynyt ja osa Eksoten sosiaalihuollon henkilöistä jo merkitty JulkiSuosikkiin laillistettuina tai nimikesuojattuina ammattihenkilöinä. Sosiaalihuollon rekisteröitymisvelvoitteesta tiedotettiin Eksotessa syksyn 2016 aikana ja alkuvuodesta 2017, jolloin Valviran sähköinen asiointipalvelu avautui. Terveydenhuollon ammattikortit muuttuivat Sote-ammattikorteiksi keväällä 2017 ja VRK alkoi myöntää uusia kortteja myös sosiaalihuollon rekisteriin merkityille henkilöille. Hankkeessa ohjeistettiin organisaatiokortillisia henkilöitä vaihtamaan korttinsa Sote-ammattikorteiksi keväällä 2017 ja ensimmäinen eksotelainen sai Sote-ammattikorttinsa kesäkuun alussa Eksotessa päädyttiin toukokuussa 2018 turvaamaan arkistoinnin onnistuminen sulkemalla asiakastietojärjestelmän mahdollisuus kirjautua pelkällä käyttäjätunnus-salasana yhdistelmällä ja edellyttämällä työntekijöiltä varmennekortin käyttöä järjestelmään kirjautumisessa. käyttävää henkilöstöä ohjeistettiin tallentamaan varmennekortin numero asiakastietojärjestelmään, jotta Kanta-arkistointi korttia käyttäen onnistuu. Kun Kanta-arkistointi alkoi, oli pääsääntöisesti kaikilla järjestelmää käyttävillä työntekijöillä käytössään varmennekortit. Suurin osa oli tallentanut korttinsa numeron jo ennen Kanta-liittymistä, mutta muutamien työntekijöiden kohdalla asia oli jäänyt kesken ja se huomattiin vasta Kanta-liittymisen jälkeisellä seurantajaksolla. Käyttöoikeuksien valmistelu ja toteuttaminen asiakastietojärjestelmään Hankkeen alussa Eksoten käytössä olleeseen SosiaaliEffican tuotantoympäristöön oli toteutettu senhetkisten määrittelyjen ja organisaatiossa tehtyjen linjausten mukaiset käyttöoikeudet. Tietojen näkyvyydet vaihtelivat työntekijäryhmittäin ja palvelutehtävittäin. Osin näkyvyyksiä rajasi ATJ:ssä olevin erillisten osioiden käyttö, kuten lastenvalvojan työpöytä ja lastensuojelun laitososio. THL antoi määräyksen 1/2017 käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin , jonka perusteella lähdettiin määrittelemään käyttöoikeuksia ATJ:n uuteen tuotantoympäristöön. Käytännössä prosessi alkoi vasta marraskuussa 2017, kun ATJ:n uudet prosessit saatiin valmiiksi. Käyttöoikeuksien määrittelystä on laadittu dokumentti Käyttöoikeuksia koskevan määräyksen käyttö ja soveltaminen Eksotessa, joka on liitteineen saatavilla THL:n SosKanta-sivulla Työpaketti 5: Asiakastietojärjestelmän sisällöllinen valmistelu sosiaalihuollon arkiston käyttöönottoon Palvelutuotantoon kiinteästi liittyvän määrittelytyön rinnalla valmisteltiin asiakastietojärjestelmän muutoksia. Järjestelmätoimittaja toteutti järjestelmään tekniset Kanta-vaatimukset. Organisaatiossa voitiin itse määritellä järjestelmässä ja palveluissa tarvittavat tietosisällöt. Sisällöt suunniteltiin mahdollisimman pitkälle kansallisten määritysten mukaan huomioiden toiminnan ja tilastoinnin tarpeet. Asiakastietojärjestelmän ratkaisuja ja prosesseja kehitetään edelleen toiminnan muutosten ja toiminnasta saatujen palautteiden pohjalta.

17 17 (47) Asiakastietojärjestelmän sisältöihin määritellyt muutokset perustuivat: Asiakastietojärjestelmässä olevan asiakastiedon nykytilan kuvaukseen ja Kansa-koulu-hankkeen nykytilan kartoituksen työkalulla tehtyyn tietojen ja kansallisten määritysten vertailuun. Nykytilanteen toiminnan prosessien ja kansallisten määritysten vertailuun. Eksoten palveluyksiköiden määrittelyyn ja käyttöoikeuksien määrittelyyn ja tulkintaan. Eksotessa määriteltiin, miten työntekijöiden työnjako ja vastuut määrittyvät eri palveluprosessien vaiheisiin. Kirjaaminen eri prosessien vaiheisiin näkyy konkreettisesti siinä vaiheessa, kun kansallisten määritysten mukaiset prosessit otetaan asiakastietojärjestelmässä käyttöön. Eksoten asiantuntijatyöryhmiltä saatuihin tietoihin ja tekemiin määrittelyihin. Eksotessa määriteltiin, mitä sosiaalipalveluja missäkin yksikössä tuotetaan ja missä palvelutehtävissä. Luokitusten käyttöönotto näkyy konkreettisesti siinä vaiheessa, kun asiakastietojärjestelmän uudet prosessit otetaan käyttöön. Tunnistettuihin raportoinnin ja tilastoinnin tarpeisiin. Eksotessa on aiemmin määritelty, mitä tilastoja kerätään ja millaisia raportointeja tarvitaan. Näiden tietojen saaminen tulee varmistaa ja huomioida asiakastietojärjestelmään tehdyissä muutoksissa. Asiakastietojärjestelmän toimittajan tekemiin teknisiin ratkaisuihin, joilla vastataan kansallisiin määrityksiin Hankkeessa asiakastietojärjestelmään tehtyä sisällöllistä valmistelua sekä tehtyjä muutoksia kuvataan osana hankkeen dokumentteja Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisten määritysten mukaiseen asiakastiedon kirjaamiseen siirtyminen ja Asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten läpivieminen organisaatiossa. 6.3 Kehittämiskokonaisuus 3: organisaation toiminnallinen valmistelu valtakunnallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon Työpaketti 6: Nykytilan kartoittaminen ja tarvittavien muutosten tunnistaminen Nykytilan kartoitus aloitettiin hankkeessa syksyllä 2016 Kansa-koulu-hankkeen nykytilan kartoituksen työkalulla ( ). Kartoitus aloitettiin asiakasasiakirjoista. Kartoitustyön edetessä todettiin, että ennen asiakirjojen vastaavuuden määrittämistä nykytilan kartoituksen työkalun avulla, tarvitaan kokonaiskuva asiakastietojärjestelmän nykytilasta: mitä asiakasasiakirjoja järjestelmässä voidaan laatia ja millaisissa järjestelmän prosesseissa näitä syntyy? Keväällä 2017 tiedot asiakastietojärjestelmästä koostettiin erilliseen taulukkoon asiakastietojärjestelmän sen hetkisten kirjaamispaikkojen ja prosessien mukaan. Asiakirjat ryhmiteltiin asiakastietojärjestelmän prosessin vaiheiden mukaan vireillepanoon, selvitykseen, palveluun ja aktikansioon. Lisäksi listattiin erikseen vireillepanotyypit ja päätökset. Tämän jälkeen asiakasasiakirjat luokiteltiin palvelutehtävittäin Kansa-koulu-hankkeen nykytilan kartoituksen työkaluun. Kartoituksen tekemistä hidastivat kansallisten määritysten muuttuminen ja nykytilankartoituksen työkalun päivittäminen. Asiakastietojärjestelmän nykytilan kartoituksen valmistuttua työskentelyyn pyydettiin mukaan toiminnan asiantuntijoita, joiden kanssa tunnistettiin muutostarpeet. Heidän kanssaan määriteltiin, miten organisaatiossa käytössä olevat asiakirjat vastaavat asiakastietomallin mukaisia asiakirjoja. Asiakasasiakirjojen vastaavuutta arvioitaessa määriteltäväksi tuli myös, missä prosessissa tietoa kulloinkin muodostuu, mitä palvelutehtäviä ja sosiaalipalveluja

18 18 (47) kussakin palveluyksikössä toteutetaan ja mistä prosessista yksiköt kulloinkin ovat vastuussa. Asiakasasiakirjat yhdistävät toiminnan ja prosessin konkreettisesti toisiinsa. Ratkaistaviksi nousivat myös määritysten soveltamiseen liittyvät kysymykset. Määrittelyprosessin avulla tunnistettiin muutostarpeet ja suunniteltiin muutosten toteutus asiakastietojärjestelmään ja toimintaan. Hankkeessa on arvioitu nykytilan kartoittamisen työkalua ja tästä laadittu dokumentti Arvio nykytilan kartoittamisen työkalujen käytettävyydestä (ei julkinen). Nykytilan kartoitusta ja tarvittavien muutosten tunnistamista hankkeessa on kuvattu dokumenttiin Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisten määritysten mukaiseen asiakastiedon kirjaamiseen siirtyminen. Kansallisten määritysten, toiminnan ja asiakastietojärjestelmän yhteensovittaminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseksi Työpaketti 7: Muutosten vieminen palveluprosesseihin ja toimintaan Asiakastiedon kirjaamisen muutokset koskettivat laajasti sosiaalihuollon palveluyksiköitä. Muutokset ulottuivat jollakin tavalla kaikkiin asiakastietojärjestelmää käyttäviin työntekijöihin. Hanketta suunniteltaessa todettiin, että palvelutuotannon asiantuntijoita tarvitaan jo muutosten suunnitteluun. Näin voidaan jo tässä vaiheessa mahdollistaa muutosten vieminen palvelutuotantoon. Keväällä 2017 hankkeessa perustettiin palvelutehtäväkohtaiset, sosiaalihuollon asiantuntijoista koostuvat asiantuntijatyöryhmät. Esimiehet nimesivät työryhmien jäsenet. Työryhmiin kuului esimiehiä ja asiakastyötä tekeviä ammattilaisia, joista osa oli Kansa-kouluhankkeen valmentamia kirjaamisvalmentajia. Työskentelyä oli myös tarpeen täydentää sosiaalipalvelukohtaisilla tapaamisilla, joihin osallistui sosiaalipalvelua tuntevia työntekijöitä. Asiantuntijatyöryhmien työskentelyvaiheita olivat nykytilan tarkentaminen, asiakasasiakirjojen vastaavuuden ja muutostarpeiden tunnistaminen sekä toiminnan ja määritysten yhteensovittamisen haasteiden tunnistaminen. Asiantuntijoiden avulla: tarkennettiin asiakastietojärjestelmästä saatua nykytilan kuvausta ja kirjaamiskäytäntöjä tunnistettiin asiakasasiakirjojen vastaavuudet kansallisiin määrityksiin nähden tunnistettiin muutostarpeet asiakasasiakirjoissa ja kirjaamiskäytännöissä tunnistettiin, miten Eksoten palvelutoiminta vastaa sosiaalihuollon palvelutuotannon toiminnallisia määrityksiä tunnistettiin haasteet toiminnan ja määritysten yhteensovittamisessa linjattiin, miten kansallisia määrityksiä Eksoten toiminnassa sovelletaan vahvistettiin yhteistyötä ja välitettiin tietoa hankkeen ja toiminnan välillä Suurimmat muutokset asiakastiedon kirjaamisessa konkretisoituivat, kun muutokset toteutettiin asiakastietojärjestelmään. Muutosten läpiviemistä palveluprosesseihin ja toimintaan on kuvattu dokumenttiin Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisten määritysten mukaiseen asiakastiedon kirjaamiseen siirtyminen. Kansallisten määritysten, toiminnan ja asiakastietojärjestelmän yhteensovittaminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseksi ja Asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten läpivieminen organisaatiossa.