Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto: Case Eksote. SosKanta-hanke/Kaisa Pesonen

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto: Case Eksote SosKanta-hanke/Kaisa Pesonen

2 Sisältö Kanta-liittymiseen valmistautuminen työyhteisöissä ja tiimeissä Tietohuolto Varmennekortit Arkistointiyhteyshenkilöt SosKanta Skype Deskit Koulutus henkilöstölle ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

3 Kanta-liittymiseen valmistautuminen työyhteisöissä ja tiimeissä Tietohuolto Ohjeistus huhtikuussa 2018: Valmiit dokumentit tulee lukita ja prosessit viedä loppuun. Tietohuollossa kannattaa hyödyntää SosiaaliEffican hakutoiminnallisuuksia ja työlistoja. Kerratkaa palvelutehtävän, sosiaalipalvelun ja Sote-organisaation palveluyksikön valintaa. Pohtikaa työyhteisö/tiimikohtaisesti, mitä sosiaalipalveluja yksikössänne tuotetaan ja miten sosiaalipalvelumetatieto asiakirjoihin valitaan. Työntekijän tulee kirjatessaan ja arkistoidessaan osata vastata seuraaviin kysymyksiin ja tehdä niihin liittyvät valinnat: Mihin palvelutehtävään tietoja kirjataan ja tallennetaan? Mitä sosiaalipalvelua asiakkaalle tuotetaan? Mitä Sote-organisaation palveluyksikköä työntekijä edustaa? Mihin Sote-organisaation palveluyksikköön asiakkaalle muodostuu/asiakkaalla on asiakkuus? ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

4 Kanta-liittymiseen valmistautuminen työyhteisöissä ja tiimeissä Varmennekortit Ennen arkistoinnin aloittamista muutettiin SosiaaliEfficaan kirjautuminen siten, että kirjautuminen on mahdollista vain VRK:n myöntämää varmennekorttia käyttäen. Ohjeistus huhtikuussa 2018: Varmennekortteja ovat Sote-ammattikortti ja Eksoten henkilöstökortti. Varmista jo nyt, että sinulla on oikeanlainen varmennekortti ja muistat sen PIN-koodin. Valviran JulkiTerhikki/JulkiSuosikki-rekisterissä olevat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt käyttävät Soteammattikorttia käyttävät ja muut työntekijät Eksoten henkilöstökorttia. Saat varmennekortin käyttöön liittyviä tarkempia ohjeita myöhemmin. ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

5 Arkistointiyhteyshenkilöt Koulutimme ja ohjeistimme kevään aikana jokaiseen työyksikköön/tiimiin arkistointiyhteyshenkilön, jonka tehtävänä oli ohjeistaa arkistointiin liittyvät käytännöt tiimissään. Yhteyshenkilö toimi työyhteisössään arkistoinnin tukena ja apuna siten, että yksikössä laaditut asiakirjat tulevat arkistoiduksi. Arkistointiyhteyshenkilö toimi viestinvälittäjänä SosKanta-tiimin ja oman työyhteisönsä välillä. Ohjeistus huhtikuussa 2018: Pohtikaa työyhteisökohtaisesti, kuka tai ketkä tiimeistänne voisivat toimia arkistointiyhteyshenkilöinä. On tärkeää, että yhteyshenkilöksi nimettävällä on kiinnostusta ja motivaatiota kirjaamiseen ja asiakastietojärjestelmään. Hänellä tulee olla perusymmärrys yksikössä tuotettavista sosiaalipalveluista ja kirjaamisen erityispiirteistä sekä SosiaaliEffican prosesseista. Esimiesten tulee ilmoittaa arkistointiyhteyshenkilöt SosKanta-tiimille 4.5. mennessä. ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

6 Arkistointiyhteyshenkilöt Palvelutehtävä Järj. Tot. Yhteensä Lapsiperheiden palvelut Työikäisten palvelut Iäkkäiden palvelut Lastensuojelu Vammaispalvelut Perheoikeudelliset palvelut Asiakasmaksutiimi Yhteensä Arkistointiyhteyshenkilöiden koulutukset Skypellä: Järjestäminen (2 x 2 h), (1 h) Toteuttaminen (2 x 1,5 h), (1 h) Yhteinen Missä mennään (1,5 h) Asiakkuusnäyttö, asiakirjat/asiat, joita ei arkistoida ja miten seuraan työlistaa Sosiaalipalvelun valinta ja hankalat tai epäselvät tilanteet ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

7 SosKanta Skype-deskit 30 min mittaiset matalan kynnyksen help deskit Skype Deskejä järjestettiin uusien prosessien käyttöönoton yhteydessä vuodenvaihteessa ja Kanta-liittymisen jälkeen kesäkuussa 2018 Arkipäivisin, ensin kaksi kertaa/kerran päivässä Linkki Skype-deskiin lähetettiin kalenterikutsuna sähköpostitse jokaiselle SosiaaliEffican käyttäjälle. Skype Deskeihin osallistuminen oli vapaaehtoista ja niihin voi osallistua, mikäli tarvitsi apua tai ohjeita SosKanta Effican prosesseihin, kirjaamiseen tai arkistointitoiminnallisuuksiin liittyen. Skype Deskeissä päivysti ja neuvoi SosKanta-tiimiläisiä ja 2M-IT:n sovellustuen henkilöstöä ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

8 Koulutusta henkilöstölle SosKanta Effican uudet prosessit Yleiset, kaikille avoimet ja saman sisältöiset luokkakoulutukset joulukuussa 2017, 16 tilaisuutta, á 2 h. Työyksikkö/tiimikohtaiset tilaisuudet alkuvuodesta 2018 Tietohuoltokoulutus: Kaikille avoin koulutus ,5 h Skypellä Arkistointitoiminnallisuudet: Yleiset, kaikille avoimet ja saman sisältöiset koulutukset Skypellä, 4 tilaisuutta, á 1 h Asiakkuuden ja asian päättäminen: Kaikille avoimet koulutukset 21.6., ja , 1,5 h Skypellä 1h Asiakkuuden ja asian hallinta: Kaikille avoin koulutus , 1,5 h Skypellä 2 h Kaikille yhteisiä ja osin myös palvelutehtävä/palvelu/tiimikohtaisia kirjallisia ohjeita ja infodioja Työyksikkökohtaista neuvontaa, ohjausta ja lähitukea SosKanta-videopäiväkirjat ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

9 Arkistoinnin seuranta liittymisen jälkeen Työntekijän tehtävänä on huolehtia, että valmiit asiakirjat tulevat lukituiksi ja arkistoiduiksi oikeilla metatiedoilla Kanta-palveluihin. Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisen ja arkistoinnin aloittamisen jälkeen arkistoinnin onnistumista seurattiin tehostetusti 12 viikon ajan. Työyhteisöjen arkistointiyhteyshenkilöt, Kanta-arkistonhoitajat, SosKanta-tiimi ja 2M-IT:n sovellustuki seurasivat lukitsemattomien/arkistoimattomien dokumenttien määrää Eksotessa ja sitä, että arkistoitavat asiakirjat siirtyivät Kantapalveluihin oikeilla metatiedoilla. Käyttäjille annettiin ohjeet siitä, miten virhe- ja ongelmatilanteissa toimitaan. ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

10 Palaute ja ajatukset henkilöstöltä, syyskuu 2018 SosKanta-hanketiimi

11 Muutosprosessi Muutoksen suuruus on tullut yllätyksenä, alkuun ei ollut käsitystä, miten isosta asiasta on kysymys. Jos olisi ymmärretty, olisi voitu osallistua vahvemmin. Kirjaamiskoulutukset olivat hyviä, mutta liian aikaisin Uuden opettelua paljon, vie aikaa ja tuntuu vaikealta Määrämuotoiseen kirjaamiseen vaikea sopeutua, kun on totuttu vapaaseen kirjaamiseen. Vaikea määritellä, mitä kirjataan. Vaihtuvat ohjeet, jos ei ollut skypessä mukana, saattoi mennä joku uusi linjaus ohitse Ei yhtenäisiä ohjeita (mm. SkypeDeskien välillä) Edelleen teknisiä ongelmia ja haasteita käyttää järjestelmää: kirjeiden tulostusongelmia, kortti pois niin Effica sulkeutuu Hikeä pukkasi, kun muutokset toteutettiin Olisi voinut mennä paremmin ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

12 Kirjaamisen laadulliset muutokset Kirjaamisesta käydään aiempaa enemmän keskusteluita ja mietitään, mitä kirjataan ja miten. Kirjataan tarkemmin ja perustellummin Kirjataan helpommin tarkat, tietyt faktat Kirjataan enemmän ja tarkemmin asiakastietojärjestelmään, ei muistiinpanolapuille tai päiväkirjamerkintöinä Kirjaaminen on tullut systemaattisemmaksi. Tavoitteena, että kaikki tieto löytyy Atj:sta Kaikki kuntouttavan työtoiminnan kirjaukset yhden prosessin alla on hyvä asia Kirjataan tiiviimmin Osallistavan kirjaamisen menetelmät mm. palvelutarpeen arviointi postitetaan asiakkaalle, asiakkaan kanssa kirjataan esim. sähköposti hoitajalle, käydään enemmän asiakkaan kanssa kirjaamista läpi Kirjaaminen on avoimempaa, osallistavaa kirjaamista ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

13 Kirjaamisen laadulliset muutokset Prosessi on selkeytynyt asiakirjojen käyttöönoton ja prosessin vaiheisiin kirjaamisen myötä. Jämäköittänyt työtä. Erityisesti vireilletulokäsittelyn ja toteuttamisen prosessit selkeytyneet Iso ajattelutavan muutos ja kirjaamiskäytäntöjen muutos vireillepanon kirjaamisessa. Uusia asioita tulee vireille, mm. neuvontapuhelut ja käynnit. Kirjaamiseen menee vielä paljon aikaa Tietoa etenkin asiakkuuden alkuvaiheessa on helpommin löydettävissä Kertomuksen otsikointi on todettu toimivaksi Päätöksenteko on helpottunut, vaikka perusteluihin kuluu entistä enemmän aikaa Yhdenmukaisuus, kaikilla päivittäiskirjaajilla on samanlainen pohja. Selkeämpi kuin aikaisempi, herättänyt hyvää keskustelua kirjaamisen sisällöistä, kirjataan enemmän ja asiakkaan näkökulmasta, sisältöä mikä on olennaista Mietitään entistä tarkemmin, kenen asiakirjaa kirjataan ja mitä siihen voi kirjata (tietosuojanäkökulma) ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

14 Kirjaamisen jatkuva kehittäminen Huomioitu kirjaamisen laadulliset kehittämistarpeet, kuten kirjaamisen laadulliset erot Jatkotyöskentelyssä yhteistyötä toivotaan Käyttävätkö kaikki määrämuotoisia asiakirjoja? Todennäköisesti osa käyttää ja osa ei. Voidaan miettiä, miten paljon esim. määrämuotoisuus parantaa tiedon löydettävyyttä Sosiaalityötä vs. sosiaaliohjausta? Miten palvelumetatiedot tulisi valita? Tietosuoja-asiat: mitä kirjataan ja minne, kenen tietoihin? Kirjaamista olisi hyvä miettiä asiakkaan kanssa enemmänkin Osallistava kirjaaminen ja osallistavan kirjaamisen menetelmiä enemmän ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

15 Määrittelyistä Kokemukset asiakirjoista ovat hyviä ja huonoja, mm. suunnitelmat saaneet kiitosta ja kritiikkiä Pääasiassa asiakirjojen käyttöönotto on vahvistanut prosessia, jämäköittänyt työtä Asiakirjojen avulla "lupa ottaa puheeksi" Sisällöissä edelleen kehitettävää Työelämäpalveluiden ja TYPPI -näkökulmaa ei ole millään tavoin huomioitu määrittelyissä Kansalliset määritelmät, miten saadaan sijoittumaan oikein näin pitkälle yhdennetyn mallin mukaisiin sote-palveluiden kontekstiin? Kotipalvelu ollut järkytys käsitteenä Kun kirjaus koskee useaa eri toteuttajaa, pitää tieto kirjata useaan kertaan eri sosiaalipalvelujen alle eli tuplakirjaamista Vaikuttavuuden mittaus ja aihiot tähän ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

16 Toiveita jatkosta Palvelu- ja yksikkökohtaisia ohjeita Perehdytystä tarvittaisiin vieläkin lisää ja linjauksia esimiehiltä Yksikkökohtaisia koulutuksia Kirjaamisen uudet työtavat ja -menetelmät, esim. osallistava kirjaaminen Eri järjestelmien välinen vuoropuhelu Korjaukset nopeammin Pysytään ajan hermoilla Ajankohtaisen tiedottamisen jatkaminen Prosessikävelyt ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

17 Toiveita jatkosta Mikä on kirjaamisvalmentajien rooli jatkossa? Roolin kirkastaminen Jatkotyöskentelyyn nimetyt henkilöt, esitetään kutsu tälle kokoonpanolle, tietohallinto miettii toimintamallin Toiminnalliset kysymykset, miten on tehty ja miten tehdään jatkossa. Onko meillä jotakin yhteistä? Keskustelun jatkaminen Yhteisiin kehittämisen hetkiin ja kertaukseen olisi edelleen tarvetta ja keskustelua on hyvä jatkaa ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

18 Summa summarum: SosKanta-tiimin viisi vinkkiä SosKanta-hanketiimi

19 Toiminnan uudelleenmäärittely kansallisia määrityksiä vastaavaksi on edellytys muutosten toteuttamiselle. Vaikka kyse on Kantaan liittymisestä, tulee luoda toimintamalleja jatkuvien muutosten hallintaan ja toiminnan kehittämiseen. ONNEA MATKAAN! Parhaaseen lopputulokseen päästään yhteistyössä organisaation palvelutuotannon asiantuntijoiden kanssa. Keep it simple! Kaiken A ja O: ymmärtää Asian ja Palveluyksikön asiakkuuden merkitys arkistonnissa. Viestinnässä ja koulutuksissa on hyvä huomioida erilaiset tavat omaksua uutta tietoa ja käsitteitä. ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI

20 KIITOS! ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI