Sote-organisaatiorekisterin hallintamalli Kaisa Pesonen

Transkriptio

1 Sote-organisaatiorekisterin hallintamalli Kaisa Pesonen

2 Sote-organisaatiorekisteri Kelan ylläpitämällä kansallisella koodistopalvelimella sijaitseva, JHS 157- suosituksiin perustuva rekisteri Rekisteriin merkitään kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita tarjoavat yksiköt Rekisterin avulla tunnistetaan Kanta-palveluihin liittyneet sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt Rekisteriä käytetään Kanta-palveluissa potilasasiakirjojen tallentamiseen Potilastiedon arkistoon, reseptiasiakirjojen tallentamiseen Reseptikeskukseen, sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamiseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sekä näiden asiakirjojen luovuttamiseen Tietojärjestelmissä SOTE-rekisterin yksikkötietoja käytetään asiakirjojen arkistointiin ja asiayhteyden tarkistamiseen työntekijän hakiessa tietoja Kanta-palveluista Lisäksi organisaatiokohtaisia käyttökohteita, mm. tilastot ja raportit

3 Sote-organisaatiorekisteri Yksikkö on kohde, jolle annetaan ainutkertainen yksilöivä tunnus (OIDtunnus) ja joka nimetään ja määritellään joukolla tietoja THL:n ohje yksikkötietojen ilmoittamisesta Tarkentavia/täydentäviä ohjeita THL:n sivuilla Eksoten rekisteritietojen teknisestä päivittämisestä vastaa Medi-IT, joka hallinnoi alueellista codeserveria Eksoten rekisterissä ( ): 1061 yksikköä, joista 923 aktiivista

4 Hallintamallin tarve SosKanta-hanke: palveluyksikkötietojen käytön laajeneminen Eksotessa Eksoten nykyisten rekisteritietojen korjaaminen ja täydentäminen: epäjohdonmukaisuudet, puutteet ja virheet Hiljainen tieto kirjattuun muotoon, avoimeksi ja hyödynnettäväksi Sote-uudistuksen mukanaan tuomat muutostarpeet Eksotessa

5 Hallintamallin tavoitteet Hiljaisen tiedon kirjaaminen Kokonaisuuden kuvaaminen Sote-organisaatiotietojen käyttötarkoituksen selkiyttäminen Eksotessa (palvelutuotanto, tietohallinto, viestintä) Tietojen ajantasaisuus Tietojen yhdenmukaisuus Selkeät toiminnalliset käytännöt MDM-hallinnan mahdollistaminen

6 Hallintamallin luomisen tavoitteet Tarvittavat tiedot SOTE-organisaatiorekisteritietojen käytöstä Eksotessa Tietomääritysten hallinnalle, erityisesti niiden ylläpidolle asetettavat vaatimukset Tietomäärityksiin kohdistuvien muutosten aiheuttajat ja muutosten vaikutukset muihin tietomäärityksiin Kuvaukset tietomääritysten ylläpitoon ja kehittämiseen tarvittavista päätöksentekotasoista, työryhmistä ja prosesseista Hallintaväline?

7 Kohti ydintietojen hallintaa (MDM) Tavoitteena: Sote-organisaatiorekisteri toimii Eksoten organisaatioydintietojen masterdatana Yhdenmukaiset yksikkötiedot järjestelmissä, viestinnässä (mm. nettisivut, puhelinluettelot, opaskyltit jne. Organisaatiotietojen MDM-hallinta Haasteet: Tiedot yhdellä päivittämisellä kaikkiin järjestelmiin yhdenmukaisesti osin inhimillistä ajattelemattomuutta, käytettävien tietojärjestelmien hankaluutta, laiskuutta tai välinpitämättömyyttä. Esteinä datan hallinnalle ovat järjestelmien hankala käytettävyys, käyttöoikeudet ja järjestelmien roolien ymmärtäminen. Linden 2015, 143

8 Hallintamallin luomisen prosessi 1/2 1. Vaihe: selvitetään - Riippuvuudet - Mihin tietojärjestelmiin Eksoten SOTE-organisaatiorekisterin tiedot ovat kytköksissä? - Mihin tarpeisiin tietoja käytetään? - Mitä raportointi- tai muita tietoja SOTE-organisaatiorekisterin yksikkötietojen perusteella kootaan? - Vaatimukset määritysten hallinnalle - Ylläpito - Muutosten aiheuttajat - Vaikutukset muihin tietomäärityksiin

9 Hallintamallin luomisen prosessi 2/2 2. Vaihe: sovitaan käytännöt ja linjaukset - Hallintamallin omistaja, koordinoija(t), sidosryhmät, vastuuhenkilöt - Muutosprosessi/tietojen ilmoittaminen (uuden yksikön ilmoittaminen, tietojen muutos, yksikön toiminnan lakkaaminen) - Muutosprosessi/tietojen päivittäminen niitä hyödyntäviin järjestelmiin - Hallintaväline, esim. SBM-sovellus? - Linjaukset hallintamallin käyttöön 3. Vaihe: otetaan hallintamalli käyttöön 4. Vaihe: tiedotetaan käytännöistä

10 Järjestelmät (tähän saakka tunnistettu, lista ei ole kattava) TerveysEffica (PTJ) OSTI lääketilaus (listan yksiköt terveyseffican suorituspaikkoja) Kuvantaminen Labra LAV Kotihoidon järjestelmät SosiaaliEffica (ATJ) Hyvis (sähköinen asiointi) AVPH (ajanvaraus ja palvelunhallinta) Effector (palvelusetelit, apuvälineet ja asunnonmuutostyöt) Intime (kirjanpito) Suomi.fi (PTV-tietojen kytkeminen palveluyksikkötietoihin?)

11 Palveluyksikkötietojen käyttö Eksotessa Asiakkaan/potilaan asiakkuustieto (esim. sairaalan osastonhallinta, sosiaalihuollon yksikön asiakkuus) Työntekijän kirjaamistieto (asiayhteyden todentaminen, lokienhallinta, Kanta-arkistointi, palvelutapahtuman ja kertomustekstin yhdistäminen) Raportointi, tilastointi (käyntitiedot, Hilmot, THL:n tilastot,tijo) Taloustiedot (kustannukset ja tulot): laskentatunniste Asiakaslaskutus? Apteekkitilaukset Sähköinen asiointi (Hyvis, kansalaisen ajanvaraus)

12 Vaatimukset määritysten hallinnalle Yksi palveluyksikkö tulee olla kytkettynä vain yhteen kustannuspaikkaan Kirjanpito: laskentatunnisteen (palveluyksikkö) muuttuessa suorituspaikan täydennyssääntö tulee määritellä uudelleen Palveluyksikkötietojen muutosten merkitseminen järjestelmiin käsin, mikäli järjestelmällä ei koodistopalvelinliityntää Palveluyksikkötiedon kytkeminen käyttäjätunnukseen SosEfficassa TervEfficassa palveluyksikkö=suorituspaikka, jonka lyhennettä (esim. BMLII) ei voi ohjelmaan muuttaa, uusi suorituspaikka luodaan, jos toiminta muuttuu oleellisesti Kaikelle toiminnalle ei tarvitse perustaa omaa palveluyksikköään=suorituspaikkaa, mahdollisuus käyttää toimintoja tai muita järjestelmässä olevia ominaisuuksia

13 Käytännöt Hallinta toiminnanohjausjärjestelmän avulla, SBM-moduulin käyttöönotto? Yksikkötietojen ilmoittamislomake Kulku toiminnanohjausjärjestelmässä Muutostietojen ilmoittaminen: info/koulutus esimiehistölle Ymmärrys palveluyksikkötietojen käytöstä Eksotessa Yksikkötietojen ilmoituskäytännöt

14 Nykyinen prosessi Eksotessa Ilmoittaminen: yksikön esimies Uusi yksikkö: Medi-IT:n lomake Muutos- ja lopettamistiedot Medi-IT: sovellustukeen sähköpostitse Sosiaalihuollon yksiköt: SosKantahankkeessa määritelty Tarkistaminen: Medi-IT, raportointi- ja taloustiimi Uusi yksikkö: lomake kulkee raportointi- ja taloustiimin kautta Olemassa olevan yksikön tietojen kytkökset järjestelmiin Varmistettu toimivuus so- ja tejärjestelmiä käyttävien yksiköiden osalta Määritelty organisaatiohierarkian ja kustannuspaikkojen mukaan Päivittäminen: Medi-IT, raportointi- ja taloustiimi Medi-IT:n codeserver, josta kansalliselle koodistopalvelimelle 1 krt/vrk Medi-IT: TerveysEffica Taloustiimi: Intime SosiaaliEffica: tiedot päivittyvät järjestelmään kansalliselta koodistopalvelimelta

15 TerveysEffica Palveluyksikkö=suorituspaikka Palveluyksikkötiedot kirjataan järjestelmän taustalle käsin, ei koodistopalvelinkytköstä Työntekijä valitsee suorituspaikan itse lukiessaan/kirjatessaan potilaan tekstiä/tapahtumaa järjestelmästä Kantaliikenne: potilasasiakirjojen ja reseptien Yhteydet eri järjestelmiin: laskutus-, ajanvaraus-, Asiakaskirjeet: yksikkötiedot tulostuvat suorituspaikan mukaan Kansalliset tilastot kootaan järjestelmästä, palveluyksikkötiedot runkona

16 SosiaaliEffica Yksikkötiedot saadaan koodistona suoraan järjestelmään kansalliselta koodistopalvelimelta Pääkäyttäjä kytkee tarvittavat palveluyksiköt työntekijän käyttäjätunnukseen Työntekijä valitsee käytettävän yksikön itse asiakkaan asiakkuuden mukaan Asiayhteyden todentaminen Palveluyksikkötieto tallentuu jokaiseen asiakasasiakirjaan Kanta-palvelujen hakutoiminnallisuuksissa metatieto Tarve tulevaisuudessa palveluyksikkökohtaiseen tilastointiin ja raportointiin (Tieto toteuttaa Fakta-rajapinnan)

17 Intime TerveysEffican palveluyksikkö=suorituspaikka on yksi laskentatunniste Kustannuspaikkakytkentä Yksikkötietojen päivittäminen järjestelmään (mm. nimi)

18 Sähköinen asiointi 1/4 Hyvis Kaikki sähköinen asiointi kytketään johonkin yksikköön Ammattilainen valitsee itse yksikön, jota käyttää Kansalaiselle annetaan palveluyksikkötietoihin perustuvat vaihtoehdot, joista hän valitsee itse AVPH Kaikki ammattilaiset kytketään tiettyyn sote-rekisterin hierarkiatasoon (tai ylempään aluetasoon). Kaikki palvelupolut liitetään johonkin hierarkiatasoon (ohjaa näkyvyyksiä). Sekä ulkoiset (TervEffican ajanvarauskirjat) että sisäiset (ammattilaisen omat ajanvarauskirjat) kalenterit: yksikkötieto kytketään kansalaisen ajanvarauksen mahdollistamiseksi; yksikkötieto esim. asiointipisteen osoitteesta. Tarvittaessa luodaan muita tarvittavia yksiköitä, joita ei kuitenkaan lisätä sote-rekisteriin Esim. toimipistekohtaisia/asiakastapaamishuonekohtaisia yksikkötietoja

19 Sähköinen asiointi 2/4 Raportointi/tilastointi AVPH: suuri osa raportoinnista/tilastoinnista kootaan tällä hetkellä TervEffican kautta. Sos.huollon osalta AVPH tulisi olemaan rajapinta, jonka kautta tarvittava raportointi saadaan koostettua käytössä olevalla raportointijärjestelmällä. Hyvis: Yksikkötietoihin perustuvaa raportointitietoa on mahdollista saada sillä tarkkuudella, millä palvelut on jaoteltu Hyviksessä (esim. yhteydenottolomake tulee terveysasemien vastaanottoon, eikä tiettyyn terveysasemaan kohdistuen).

20 Sähköinen asiointi 3/4 Vaatimukset määritysten hallinnalle Uuden yksikön kohdalla mietitään, mihin ko. yksikkö liitetään/sijoittuu AVPH:n sekä Hyviksen osalta Tarvittaessa paikallisen palvelutuotannon lisäykset Jos tiedot ovat sote-rekisterissä ajantasalla, päivittyvät tiedot sekä AVPH:hon että Hyvikseen Toimintamallit Voidaan havaita jokin puute/virhe, jonka perusteella ehdotus tietojen muutoksesta. Asiakkaan yhteydenoton kautta tai muuten herännyt kysymys/havainto, esim. yhteystiedoissa. Eksote omistaa, koordinoi. Hallinnan näkökulmasta pieni porukka, joka hallitsee kokonaisuuden. Järjestelmää operoivat henkilöt järjestelmäkohtaisesti sovittava.

21 Sähköinen asiointi 4/4 Käytännöt Sähköisen asioinnin huomioiminen (muutokset ainakin tiedoksi) Erityisiin tilanteisiin valmiiksi mietitty työryhmäkäytäntö, esim. soteuudistuksessa tulevien muutosten varalta Normaalitilanne (esim. yksikön yhteystietojen muutos tai yksikön lisääminen): tietyissä muutostilanteissa ei välttämättä selvää kuvaa siitä, vaikuttaako asia soterekisteritietoja hyödyntäviin järjestelmiin. Hallintamalli tarpeellinen, jotta muutokset ja poistot tulisi tehtyä. Vältetään vanhojen tietojen käyttö ja turhat työt. Ei uusia yksiköitä pelkästään sähköisiä palveluita varten. Uusien yksiköiden liittäminen sähköiseen asiointiin ja vastaavasti lakkautettavan yksikön tilanteen kartoittaminen ajoissa. Mallin käyttöönottoon/toimintakäytäntöihin liittyen riittävä info/koulutus esimiehille, jotka tietoja ilmoittavat. Mallin/prosessin testaus ennen käyttöönottoa.

22 Aikataulu ja vastuut