SosKanta-matka Kantaan, Minna Kälviä Tekninen valmistautuminen, Kaisa Pesonen

Transkriptio

1 Ohjelma Klo Tilaisuuden avaus Minna Kälviä Tervetuloa! SosKanta-tiimi esittäytyy Päivän ohjelma ja tilaisuuden työkäytännöt Klo Klo Klo Klo Klo Klo Klo SosKanta-matka Kantaan, Minna Kälviä Tekninen valmistautuminen, Kaisa Pesonen Tauko Kansallisten määritysten, toiminnan ja ATJ:n yhteensovittaminen, Jaana Taina ja Kati Utriainen Asiakastiedon arkiston käyttöönotto ja kokemukset tuotantokäytöstä, Kaisa Pesonen THL:n puheenvuoro, Heidi Berglind Tilaisuuden päätös, Minna Kälviä

2 SosKanta-matka Kantaan Webcast info SosKanta-hanke, Minna Kälviä projektipäällikkö

3 SOSKANTA-HANKE Eksote pilotoi THL:n valtionavulla sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I- vaiheen liittymisen Asiakasasiakirjoja aloitettiin tallentamaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon kesäkuussa 2018 Vietiin lähes kaikki SosiaaliEffica-asiakastietojärjestelmään kirjattava tieto ja osa tiedoista/prosesseista siirrettiin asiakastietojärjestelmään Tiedot vain rekisterinpitäjän omassa käytössä Hankeaika 7/ /2018 Yhteistyökumppaneina THL, Kela, Tieto Oyj Budjetti , josta THL rahoittaa 52 % Teknisen liittymisen lisäksi kyse merkittävistä muutoksista Eksoten sosiaalihuollon toiminnassa Tuotetaan materiaalia ja ohjeita sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon muille liittyville organisaatioille

4 SosKanta faktaa Eksoten alueen väestöpohja asukasta Eksoten henkilöstömäärä n. 5000, joista sosiaalipalveluiden työntekijöitä on n Hanke rajattiin SosiaaliEffica-asiakastietojärjestelmässä oleviin asiakastietoihin SosiaaliEffican käyttäjiä n. 730, jotka koulutettiin arkistointiin Asiakastietoja kirjataan mm. TerveysEffcapotilastietojärjestelmään (asiakas- ja sosiaalihuollon potilastiedot), TE-hallinnon Typpi järjestelmään sekä asiakirjahallinnon järjestelmään

5 SosKanta faktaa Hankkeessa jäi toteuttamatta osa perheoikeudellisten palveluiden asiakirjojen arkistoon siirrosta. Edellyttää järjestelmäkehitystä, jotta mm. tilastointi saadaan toteutettua Turvakotitiedoille odotetaan THL:n ohjetta arkistoon viemiseksi. Tekniset valmiudet olemassa Kotihoidon kokonaisuus jätettiin pois hankkeesta Hankkeen ulkopuolelle rajattuihin palveluihin otettiin kantaa ja niitä kartoitettiin. Tiedon perusteella pystyttiin toteuttamaan prosessit ja selkiyttämään jatkokehitystarpeet

6 Mistä liikkeelle? Kanta-palvelujen käyttöönotto, ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut

7 2 Hankkeen organisointi ja hallinnointi 1/4 Hankkeeseen liittyvät hallinnolliset päätökset Organisaatiossa tehtävät päätökset Kanta-palvelujen asiakkuus Vrk:n rekisteröintisopimus Suunnittele liittymisaikataulu ja ilmoittaudu THL:n käyttöönoton aaltoihin Hankebudjetti ja riittävät henkilöstöresurssit, asiantuntijapalveluiden tarve Hankehenkilöstön rekrytointi Tarvittavat toimijat ja yhteistyökumppanit

8 Talous ja hankebudjetti 2/4 Varaukset järjestelmäkustannuksiin Järjestelmätoimittajan kartoitus asiakastietojärjestelmän nykytilasta ja muutostarpeista Hankittavat lisäominaisuudet/tuoteversio, jossa Kantatoiminnallisuudet (esim. suunnitelma-asiakirjat) Asiakastietojärjestelmään liittyvät Kanta-arkistoinnin ratkaisujen (toimikorttikirjautuminen, arkistokatselin, koodistopalvelin) hankinta ja tuki-/käyttömaksut Kelan Kanta-palvelun käyttömaksut Tekninen integraatio Kanta- ja koodistopalveluihin

9 Hankeresurssit 3/4 Nimi Rooli hankkeessa Työaika hankkeessa Hankkeelle tehty työpanos Minna Kälviä Sosionomi projektipäällikkö 8/ / % Anneli Arkko projektisihteeri 9/ / % Jaana Taina Sosiaalityöntekijä Kaisa Pesonen Sosiaalityöntekijä projektityöntekijä 8/ / % projektityöntekijä 9/ / % Iiris Koho järjestelmäasiantuntija 7/2016 2/ % Kati Utriainen Sosionomi järjestelmäasiantuntija 4/ / % Resurssit toteuman mukaan 10/18 saakka Eksoten asiantuntijoita: IT palvelupäällikkö (infra), arkistopäällikkö, tietosuojavastaava, asiantuntijat (esimiehet, työntekijät, kirjaamisvalmentajat)

10 Asiantuntijapalvelut 4/4 Tieto Oyj asiakastietojärjestelmän muutokset ja kehittäminen Asiakastietojärjestelmän tarvitsemien muutosten kartoitus, toteutus Osallistuminen SosKanta asiantuntijatilaisuuksiin Saimaan talous ja tieto Oy infra Palvelinten päivitykset vastaamaan A-luokan järjestelmävaatimuksia Kanta-yhteyksien tekeminen yhteistyössä 2M-IT ja Tieto 2M-IT Oy sovellustuki, pääkäyttäjäpalvelut Koulutukset, käyttäjätuki, asiakastietojärjestelmämuutokset

11 3 Viestintä Yhteinen hankkeen sähköposti ja logo SharePoint- työtila hankeasioille Eksoten intrassa hankesivut Oma Twitter-tili, Eksoten fb-sivut Esimies- ja henkilöstöviestintää THL:lle tuotettua hankemateriaalia Videoita Järjestelmäohjeita

12 4 Sidosryhmäyhteistyö Työpajat määrittelytyö ja yhteinen ymmärrys Eksote-THL-Tieto-Kela työpajoja, osallistujien/sisällön vaihdellessa THL:n olemassa olevien ohjeiden tulkintaa, tarkennusta, sopimista Asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijatyöryhmä, tieto- ja toimintamäärittelyt Verkkokoulun sisältöjen suunnitteluun osallistuminen THL:n materiaalin aktiivista kommentointia Kanta-palvelujen käsikirja Määräys käyttöoikeuksien perusteista Sosiaalihuollon ammattihenkilön sähköinen allekirjoitus asiakirjoissa Kelan Kanta-testausmateriaalin kommentointia Yhteistestitapaukset Testiraporttipohja Käyttöönottokokeen ohje Organisaation omat asiantuntijaryhmät Organisaatiossa tulee ottaa kantaa kansallisiin määrityksiin ja niiden vaikutuksiin mm. työnjakoon, asiakastiedon prosesseihin Tiedonhallinnasta kiinnostuneiden vastuuttaminen Kirjaamisvalmennukset

13 4 Asiakastiedon, tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäminen Nykytilan kartoitus järjestelmäsisällöistä ja toiminnasta Sosiaalihuoltolain soveltamisen tilanne organisaatiossa Voisiko jotain päivittää jo järjestelmään, esim. päätösotsikoiden yhtenäistämistä, asiakirjojen käyttöönottoa Vaikutukset tilastointiin ja raportointiin (THL-tilastot, organisaation omat tilastot, sisällön ja kustannusten seuranta) Asioita jouduttu päättämään ja ratkaisemaan, vaikka osa ohjeista ja linjauksista on muuttunut koulutusten, testausten ja arkistoon liittymisen jälkeen Mitä jää hankkeen ja liittymisen jälkeen tehtäväksi työksi

14 6 ja 7 THL:n määräysten toteutus ja vaikutukset toimintaympäristöön Käyttöoikeusmäärittelyt Rekisterimuutokset (ilmoitus ja asiakasrekisteri) Toimintakäytäntöjen muutokset ja ammattioikeus Järjestelmän prosessit suhteessa toimintaan ja tarvittavat asiakastietojärjestelmämuutokset Järjestelmän kehitystarpeiden havainnointi ja Kanta-arkistoinnin sujuvuus

15 7 ja 8 Käyttöönoton vaiheistus, prosessit ja arkistointi Atj-toteutus ja arkistointitietojen tallentaminen alkaen Uudet prosessit kansallisten määritysten mukaan Asiakirjat prosessein vaiheiden mukaisesti Tilastoinnin toteuttaminen Arkistoitavien tietojen tallentaminen Käyttöoikeusmääräyksen mukaiset näkyvyydet Asiakkuustietojen vienti alkaen asiakkuusasiakirjalle tallentuneet tiedot arkistoon jälkeen Väestörekisteritiedot Sosiaalihuollon asiakkuus Palvelutehtävän asiakkuus Palveluyksikön asiakkuus Asiat

16 7 ja 8 Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisen aikataulutus ja vaiheistus Arkistoon liittymisen valmistelut Tehtävät välillä VRK:n varmennekortin rekisteröinti ennen liittymistä Tietohuolto Koulutukset Viestintä Latausjonon tyhjentäminen Atj-toimittajan toimesta jälkeen Asiakasasiakirjojen arkistointi Liittyminen Työntekijän laatimat, valmiit ja liittymishetkestä alkaen lukitut asiakirjat Vireilletuloasiakirjat Palvelutarpeen arvioinnit ja suunnitelmat Päätökset Asiakaskertomukset

17 13 Koulutus Koulutusmateriaalit uusittiin kokonaan Arkistointitoiminnallisuuksiin liittyvää koulutusta Peruskoulutukset jaoteltiin järjestämisen ja toteuttamisen sisältöihin Luokkaopetuksesta skype-koulutuksiin Itseopiskelun merkitys

18 14 Käyttäjien tuki ja jatkuva kehittäminen Yhteisten hallintamallien luominen Sovellustuki käyttäjien tarpeisiin Sote-rekisterin hallintamalli Järjestelmäpäivitykset Toiminnan ja asiakastietojärjestelmän muutostarpeet Käyttäjien informointitavat Palvelun ja prosessien sisällöllisen laadun hallinta/seuranta Palvelun ja prosessien teknisen laadun hallinta/seuranta Koulutukset Vaatimukset järjestelmän käyttöön ja arkistointiin Peruskoulutukset uusille työntekijöille

19 KIITOS! Hanketuotoksia julkaistaan lisää THL:n SosKanta-hankesivustolla Minna Kälviä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri SosKanta-hanke Seuraa