Sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely Sote-organisaatiorekisteriin Eksotessa SosKanta-hanke/Kaisa Pesonen

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely Sote-organisaatiorekisteriin Eksotessa SosKanta-hanke/Kaisa Pesonen

2 Nykytilan kartoitus Tutustuminen Sote-organisaatiorekisteriin ja sen sisältämiin tietoihin alkoi marraskuussa 2016 Eksoten Sote-organisaatiorekisteritietoihin oli merkitty terveydenhuollon Kanta-liittymisen yhteydessä mm. hoivan ja vammaispalveluiden potilastietojärjestelmää käyttäviä yksiköitä. Näissä yksiköissä tuotetaan sosiaalihuollon asiakastiedon lisäksi myös potilastietoa ja tehdään e-reseptejä. Sen vuoksi yksiköt on Eksoten rekisteriin merkitty myös terveydenhuollon palveluyksiköiksi kenttään AK (Terv.palveluyksikkö). Eksoten rekisteriä tarkastellessa havaittiin, että rekisterissä aktiivisena oli sellaisia yksiköitä, joiden toiminta oli todellisuudessa jo päättynyt. Myöskään yhteys-tiedot eivät kaikilta osin olleet ajan tasalla. Tarve tietojen hallintamallille

3 Huomioitavia seikkoja Palveluyksiköllä on yksi ydinpalvelu, jota se tuottaa. Mihin yksikköön sosiaalihuollon asiakkaan asiakkuus voi organisaatiossa muodostua? Asiakasasiakirjoissa organisaatioiden OID-tunnuksilla ilmoitetaan mm. kuka on asiakirjan palvelunjärjestäjä ja rekisterinpitäjä sekä missä yksikössä asiakirja on syntynyt. Omakannan käyttöönoton jälkeen asiakas näkee asiakirjoista, missä palveluyksikössä asiakasasiakirja on laadittu. Organisaation asiakastietojärjestelmän käyttäjähallinnassa käyttäjä tulee yhdistää johonkin palveluyksikköön, jossa hän työskentelee: yhteen tai useampaan. Tätä tietoa käytetään mm. asiayhteyden tarkastamisessa.

4 Sosiaalihuollon palveluyksiköt ja organisaatiohierarkia Eksotessa sosiaalihuollon palveluyksiköinti perustuu viralliseen organsiaatiohierarkiaan, jota eri tietojärjestelmissä käytetään Hierarkia tulee talousjärjestelmästä (Intime), jonka on hyväksynyt Eksoten johtoryhmä Tasoina ovat Eksote Vastuualue Tulosalue Tulosyksikkö Kustannuspaikka Organisaatiohierarkiaan perustuva yksiköinti mahdollistaa mm. suoritteiden tilastoinnin ja raportoinnin Yksi palveluyksikkö voi kuulua vain yhteen kustannuspaikkaan, mutta samaan kustannuspaikkaan voi kuulua useita eri palveluyksiköitä

5 Sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely 1/2 Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköt tuottavat: TAI Tiettyä ydinpalvelua koko organisaation alueella, esimerkiksi lastensuojelun sosiaalityö, aikuissosiaalityö ja maahanmuuttopalvelut, vaikka työntekijöiden toimipisteitä tai asiakkaiden tapaamistiloja olisi Eksoten alueella useita. Ydinpalvelua vain tietyssä toimipisteessä/osoitteessa, esimerkiksi Mansikkarinne (lastensuojelulaitos Imatralla), Toimintakeskus Veturi Lappeenranta (psykososiaalisen kuntoutuksen päiväaikaista toimintaa Lappeenrannan toimipisteessä), Petäjämäki (vammaispalvelujen asumisyksikkö Parikkalassa). Eksoten palveluyksikköjaottelu käytiin läpi sekä tulosalueiden että tulosyksiköiden esimiesten kanssa. Palveluyksiköiden määrittelyyn osallistui myös 2M-IT, joka vastaa Eksoten SOTEorganisaatiorekisterin teknisestä päivittämisestä ja potilastietojärjestelmän suorituspaikkatiedoista.

6 Sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely 2/2 Palveluyksiköiden muodostamisessa huomioitiin seuraavat seikat: Samaa yksikkötietoa käytetään sekä asiakastietojärjestelmässä että potilastietojärjestelmässä Laajat yksikkömäärittelyt: Asiakkaan palvelu esimerkiksi Lapsiperheiden peruspalveluissa voi olla shl:n mukaista kotipalvelua, perhetyötä tai tukihenkilötoimintaa. Asiakkuus muodostuu Lapsiperheiden peruspalveluiden yksikköön, jolloin yksikkötietoa ei tarvitse muuttaa atj:ssä asiakkaan palvelujen muuttuessa. Samat työntekijät tuottavat em. palveluja, työntekijöiden palveluyksikkö Lapsiperheiden peruspalvelut. Eksotessa sama työntekijä voi työskennellä koko Eksoten alueella ja palvella kaikkien kuntien asiakkaita (ei kuntakohtaisia rajoja), joten mm. sosiaalityön yksiköt eivät perustu kunta/tapaamispaikkakohtaisiin tietoihin. Yksi laaja yksikkö mahdollistaa sen, että työntekijän ei tarvitse vaihtaa palveluyksikkötietoja jatkuvasti atj:ssä. Poikkeuksena eri palveluja antavat/eri asiakasasiakirjoja laativat henkilöt (esim. päivätyö aikuissosiaalityön sosiaalityöntekijänä, toimii myös sosiaalipäivystyksen takapäivystäjänä) Mahdollisuus tietojen näkyvyyksien rajaamiseen palveluyksiköiden mukaan työntekijän työtehtävien/atj-roolin mukaisesti Eksotessa sosiaalihuollon palveluyksiköt hyväksyi SosKanta-hankkeen ohjausryhmä.

7 Yksiköiden merkitseminen Soteorganisaatiorekisteriin Kun yksikkömäärittely oli tehty, 2M-IT lisäsi sosiaalihuollon palveluyksiköt Eksoten SOTE-organisaatiorekisteriin huhtikuussa 2017 Jo aiemmin rekisterissä terveydenhuollon yksiköiksi merkityt sosiaalihuollon palveluyksiköt merkittiin sellaisenaan myös sosiaalihuollon yksiköiksi: Rekisterissä on kentät Sos.palveluyksikkö ja Sos.toimintayksikkö Kenttää Sos.palveluyksikkö voi käyttää sosiaalipalveluiden kohdalla merkitsemään sitä, että sama yksikkö tuottaa myös sosiaalipalvelua, jolloin kenttään merkitään kirjain T (true). Kun palveluyksiköt oli lisätty alueellisen koodistopalvelimen rekisteriin, pyydettiin THL:ta merkitsemään Eksote sosiaalihuollon toimintayksiköksi: T-kirjain kenttään AJ. Tämän voi tehdä vain THL. Kun yksiköt oli lisätty rekisteriin, latasi Tieto yksikkö-oid:t asiakastietojärjestelmään

8 Sote-organisaatiorekisterin hallintamalli Eksotessa SosKanta-hanke/Kaisa Pesonen

9 Ohjeita ja infoa Soteorganisaatiorekisteriin liittyen Sote-organisaatiorekisteri THL:n sivuilla Sote-organisaatiorekisteri THL:n ohjeita koskien erityisesti sosiaalihuoltoa THL:n ohje 5/2018 Sosiaalihuollon yksiköiden ilmoittaminen Sote-organisaatiorekisteriin SosKanta-hankkeen tuottama tehtävälista Soteorganisaatiorekisteriin rekisteröitymiseksi, esimerkki Eksoten sosiaalihuollon palveluyksikkömäärittelystä

10 Sote-organisaatiorekisteri 1/2 Kelan ylläpitämällä kansallisella koodistopalvelimella sijaitseva, JHS 157- suosituksiin perustuva rekisteri Rekisteriin merkitään kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita tarjoavat yksiköt Rekisterin avulla tunnistetaan Kanta-palveluihin liittyneet sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt Rekisteriä käytetään Kanta-palveluissa potilasasiakirjojen tallentamiseen Potilastiedon arkistoon, reseptiasiakirjojen tallentamiseen Reseptikeskukseen, sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamiseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sekä näiden asiakirjojen luovuttamiseen Suomi.fi -PTV-tietojen perustuminen palveluyksikkötietoihin

11 Sote-organisaatiorekisteri 2/2 Tietojärjestelmissä SOTE-rekisterin yksikkötietoja käytetään asiakirjojen arkistointiin ja asiayhteyden tarkistamiseen työntekijän hakiessa tietoja Kanta-palveluista Lisäksi organisaatiokohtaisia käyttökohteita, mm. tilastot ja raportit Yksikkö on kohde, jolle annetaan ainutkertainen yksilöivä tunnus (OIDtunnus) ja joka nimetään ja määritellään joukolla tietoja Eksoten rekisteritietojen teknisestä päivittämisestä vastaa 2M-IT, joka hallinnoi alueellista codeserveria Eksoten rekisterissä (): 1103 yksikköä, joista 928 aktiivista

12 Hallintamallin tarve Eksotessa SosKanta-hanke: sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttöönoton myötä palveluyksikkötietojen käytön laajeneminen Eksotessa Yhdenmukaisuuden tavoite viestinnän näkökulmasta Eksoten nykyisten rekisteritietojen korjaaminen ja täydentäminen: epäjohdonmukaisuudet, puutteet ja virheet Hiljainen tieto kirjattuun muotoon, avoimeksi ja hyödynnettäväksi Sote-uudistuksen mukanaan tuomat muutostarpeet Eksotessa

13 Hallintamallin tavoitteet 1/2 Hiljaisen tiedon kirjaaminen Kokonaisuuden kuvaaminen Sote-organisaatiotietojen käyttötarkoituksen selkiyttäminen Eksotessa Organisaatioydintieto järjestelmissä Organisaatioyksiköiden tietojen käyttö palvelutuotannon, tietohallinnon, viestinnän tarpeisiin Tietojen ajantasaisuus Tietojen yhdenmukaisuus Selkeät toiminnalliset käytännöt MDM-hallinnan mahdollistaminen tulevaisuudessa

14 Hallintamallin tavoitteet 2/2 Koota tarvittavat tiedot SOTE-organisaatiorekisteritietojen käytöstä Eksotessa Määrittää tietomääritysten hallinnalle, erityisesti niiden ylläpidolle asetettavat vaatimukset Määrittää tietomäärityksiin kohdistuvien muutosten aiheuttajat ja muutosten vaikutukset muihin tietomäärityksiin Kuvata tietomääritysten ylläpitoon ja kehittämiseen tarvittavat päätöksentekotasot, työryhmät ja prosessit Luoda hallintaväline/sovellus tietojen hallintaan

15 Kohti ydintietojen hallintaa (MDM) Tavoitteena: Sote-organisaatiorekisteri toimii Eksoten organisaatioydintietojen masterdatana Yhdenmukaiset yksikkötiedot järjestelmissä, viestinnässä (mm. nettisivut, puhelinluettelot, opaskyltit jne.) Organisaatiotietojen MDM-hallinta Tiedot yhdellä päivittämisellä kaikkiin järjestelmiin yhdenmukaisesti Haasteet: osin inhimillistä ajattelemattomuutta, käytettävien tietojärjestelmien hankaluutta, laiskuutta tai välinpitämättömyyttä. Esteinä datan hallinnalle ovat järjestelmien hankala käytettävyys, käyttöoikeudet ja järjestelmien roolien ymmärtäminen. Linden 2015, 143* *Linden Jukka Tiedonhallinta ja yrityksen menestys. Netera Consulting.

16 Hallintamalliprosessi 1/2 1. Vaiheessa selvitettiin - Riippuvuudet - Mihin tietojärjestelmiin Eksoten SOTE-organisaatiorekisterin tiedot ovat kytköksissä? - Mihin tarpeisiin tietoja käytetään? - Mitä raportointi- tai muita tietoja SOTE-organisaatiorekisterin yksikkötietojen perusteella kootaan? - Vaatimukset määritysten hallinnalle - Ylläpito - Muutosten aiheuttajat - Vaikutukset muihin tietomäärityksiin

17 Hallintamalliprosessi 2/2 2. Vaiheessa sovittiin käytännöt ja linjaukset - Hallintamallin omistaja, koordinoija(t), sidosryhmät, vastuuhenkilöt - Muutosprosessi/tietojen ilmoittaminen (uuden yksikön ilmoittaminen, tietojen muutos, yksikön toiminnan lakkaaminen) - Muutosprosessi/tietojen päivittäminen niitä hyödyntäviin järjestelmiin - Hallintaväline, esim. SBM-moduuli? - Linjaukset hallintamallin käyttöön 3. Vaiheessa otetaan hallintamalli käyttöön 4. Vaiheessa tiedotetaan käytännöistä ja koulutetaan henkilöstö

18 Hallintamalliprosessi eteneminen Eksotessa Aikataulu: 11/2016-4/2017 sosiaalihuollon yksikkötietojen määrittely SosKantahankkeessa -> hallintamallin tarve havaittu 6/2017 hallintamalliprosessin käynnistäminen 6-12/2017 Vaihe 1: Riippuvuudet ja vaatimukset tietojen määrittelylle, tietojen keruu 3-6/2018 Vaihe 2: Käytäntöjen ja linjausten sopiminen 9/2018 -> Vaiheet 3 ja 4

19 VAIHE 1: Riippuvuudet Vaatimukset määritysten hallinnalle

20 Järjestelmät, joissa käytetään palveluyksikkötietoja (OID-koodit) Potilastietojärjestelmä ja siihen integroidut muut järjestelmät, esim. labra, röntgen Asiakastietojärjestelmä Sähköinen asiointi ja ajanvaraus Taloushallinta Apteekkitilaus, patologia, sairaankuljetus, potilaskuljetus

21 Palveluyksikkötietojen käyttö Eksotessa Asiakkaan/potilaan asiakkuustieto (esim. sairaalan osastonhallinta, sosiaalihuollon yksikön asiakkuus) Asiakaskirjeet: yksikkötiedot tulostuvat kirjeisiin ptj:n kautta Kansalliset tilastot kootaan ptj:sta, palveluyksikkötiedot runkona Työntekijän kirjaamistieto (asiayhteyden todentaminen, lokienhallinta, Kantaarkistointi, palvelutapahtuman ja kertomustekstin yhdistäminen) Työntekijä valitsee käytettävän yksikön itse asiakkaan asiakkuuden mukaan Raportointi, tilastointi (esim. käyntitiedot, Hilmot, THL:n tilastot, Tijo) Taloustiedot (kustannukset ja tulot): palveluyksikkö on yksi laskentatunniste Asiakaslaskutus Apteekkitilaukset ja laskutus Sähköinen asiointi ja ajanvaraus: viesti ohjautuu oikeaan yksikköön Tarvittaessa järjestelmiin voidaan luodaan myös muita teknisiä yksiköitä, joita ei kuitenkaan lisätä sote-rekisteriin, esim. asiakastapaamishuoneet ajanvarausta varten

22 Vaatimukset määritysten hallinnalle Yksi palveluyksikkö tulee olla kytkettynä vain yhteen kustannuspaikkaan Kirjanpito: laskentatunnisteen (palveluyksikkö) muuttuessa suorituspaikan täydennyssääntö tulee määritellä uudelleen Palveluyksikkötietojen muutosten merkitseminen järjestelmiin tehdään manuaalisesti, mikäli järjestelmällä ei ole koodistopalvelinliityntää Palveluyksikkötiedon kytkeminen käyttäjätunnukseen atj:ssä Potilastietojärjestelmässä palveluyksikkö=suorituspaikka, jonka lyhennettä (esim. BMLII) ei voi ohjelmaan muuttaa, uusi suorituspaikka luodaan, jos toiminta muuttuu oleellisesti Kaikelle toiminnalle ei tarvitse perustaa omaa palveluyksikköään=suorituspaikkaa, mahdollisuus käyttää toimintoja tai muita järjestelmässä olevia ominaisuuksia Rajapintamuutosten ilmoittaminen eri suuntiin JHS-suositusten mukaisten kustannusten raportointi yksikköperusteisesti

23 Nykyinen prosessi Eksotessa Ilmoittaminen: yksikön esimies Uusi yksikkö: 2M-IT:n lomake Muutos- ja lopettamistiedot 2M-IT: sovellustukeen sähköpostitse Sosiaalihuollon yksiköt: SosKantahankkeessa määritelty Tarkistaminen: 2M-IT, raportointi- ja taloustiimi Uusi yksikkö: lomake kulkee raportointi- ja taloustiimin kautta Olemassa olevan yksikön tietojen kytkökset järjestelmiin Varmistettu toimivuus so- ja tejärjestelmiä käyttävien yksiköiden osalta Määritelty organisaatiohierarkian ja kustannuspaikkojen mukaan Päivittäminen: 2M-IT, raportointi- ja taloustiimi 2M-IT:n codeserver, josta kansalliselle koodistopalvelimelle 1 krt/vrk 2M-IT: TerveysEffica Taloustiimi: Intime (Saita tekee päivityksen) SosiaaliEffica: tiedot päivittyvät järjestelmään kansalliselta koodistopalvelimelta

24 Muutokset Hallinta jatkossa toiminnanohjausjärjestelmän avulla, SBMmoduulin käyttöönotto Yksikkötietojen ilmoittamislomake: rakennetaan SBM-moduuliin suoraan Kulku toiminnanohjausjärjestelmässä: prosessin määrittely Muutostietojen ilmoittaminen: info/koulutus esimiehistölle Tavoitteena esimiesten ymmärrys palveluyksikkötietojen käytöstä Eksotessa, jotta muutokset muistettaisiin aikaisempaa paremmin ilmoittaa Yksikön nimeäminen yms. muutokset: määriteltävä, kenellä oikeus päättää Eksotessa Yksikkötietojen ilmoituskäytäntöjen määrittely

25 VAIHE 2: Käytäntöjen ja linjausten sopiminen

26 Kun jokin muuttuu Mistä muutostarve syntyy? Muutoksen ilmoittajan ymmärrys siitä, mihin asioihin muutos vaikuttaa? Miten ilmoitus tehdään? Mille tahoille ilmoituksesta tulee heräte? Kuka ilmoituksen johdosta toimii?

27 Yksikkötiedon hallintasovelluksen määrittely SBM-moduulin suunnittelu: 2M-IT:lle ja Chainalytics 2M kokosi tarvittavan työryhmän Potilastietojärjestelmän ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän /Kantaarkistoinnin asiantuntemus Taloustiimille Eksoten IT-arkkitehti Moduuliin rakennettiin käytössä olleen ilmoituslomakkeen tietosisällöt Moduulin tietosisällöt Moduulin toiminnallisuudet Moduulin suunnittelun aikana määriteltiin Hallintamallin omistaja, koordinoija(t), sidosryhmät ja vastuuhenkilöt

28 Yksikkötiedon hallintasovelluksen prosessi SBM-moduulissa

29 VAIHEET 3 ja 4: Hallintasovelluksen käyttöönotto Henkilöstön tiedotus ja koulutus

30 Yksikkötiedon hallintasovelluksen käyttöönotto (loppuvuoden 2018 aikana) SBM-moduulin viimeistely ja testaukset 10-11/2018 Esimiehistön tiedottaminen 11/2018 Palveluyksikkötietojen käyttö Eksotessa Ilmoituskäytäntöjen muuttuminen Sähköposti ja intranet Esimiehistön kouluttaminen 11-12/2018 Yksikkötietojen muutosilmoitusten laatiminen SBM-moduulissa Skype Tietohallinnon, talous- ja raportointitiimin sekä 2M-IT:n toimijoiden kouluttaminen 11/2018 Henkilöt jotka käyttävät yksikkötietojen hallintasovellusta

31 Lisätietoja Eksoten Sote-organisaatiorekisterin hallintamallin määrittelystä tai Eksoten sosiaalihuollon Sote-organisaatiorekisterin yksiköistä: Eksote SosKanta-hanke Kaisa Pesonen