UUDEN SOSIAALIEFFICAN KÄYTTÖNOTTO EKSOTESSA. SosKanta-hankkeen infodiat työyksiköille

Transkriptio

1 UUDEN SOSIAALIEFFICAN KÄYTTÖNOTTO EKSOTESSA SosKanta-hankkeen infodiat työyksiköille

2 SISÄLTÖ 1 MITÄ JA MIKSI? Kokonaan uuden, tyhjän Effican käyttöönotto: Kanta-arkistoinnin vaatimat kansalliset prosessit ja luokitukset 2 MILLOIN? Uuden Effican käyttöönottoaikataulu joulu-tammikuussa 3 MITEN? Koulutus, työpajatyöskentely, videot ja Skype käyttöönoton tukena 4 SOTE-ORGANISAATIOYKSIKKÖ? Palveluyksikön käsite ja käyttö Efficassa SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

3 1 MITÄ JA MIKSI? Kokonaan uuden, tyhjän Effican käyttöönotto: Kanta-arkistoinnin vaatimat kansalliset prosessit ja luokitukset SosKanta-hanke

4 Kokonaan uusi Effica-ympäristö käyttöön Eksotessa siirrytään käyttämään kokonaan uutta SosiaaliEffican tuotantoympäristöä vuodenvaihteessa Syynä Kanta-palvelujen käyttöönotto 2018 Käytännössä uusi Effica on täysin tyhjä asiakastietojen osalta Vain VRK:sta saadut asiakkaiden perustiedot ovat valmiina Uuteen Efficaan on toteutettu: Kanta-arkistoinnin edellyttämät toiminnallisuudet Sosiaalihuollon kansalliset määritykset Eksoten tilastointi- ja raportointitarpeet SosKanta-hanke

5 Kokonaan uusi Effica-ympäristö käyttöön Kansalliset määritykset: Sosiaalihuollon palveluprosessit Sosiaalipalvelujen luokitus Sosiaalipalveluihin ja prosesseihin liittyvät asiakasasiakirjat Näihin liittyvät käsitteet tulee ymmärtää ja sisäistää! SosKanta-hanke

6 Palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut Sosiaalihuoltoon on määritelty 7 palvelutehtävää 44 sosiaalipalvelua Katso sosiaalipalvelujen kansalliset kuvaukset SosKanta-hankkeen Eksonet-sivulta Excel-taulukosta Pohdittavaksi työyksiköissä: Missä palvelutehtävässä työskentelemme? Mitä sosiaalipalveluja tuotamme? SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

7 Prosessit perustuvat palvelutehtäviin Aktikansiot muodostuvat PALVELUTEHTÄVISTÄ: PALVELUILLE ei jää omia akteja: Joissakin palveluissa työntekijät kirjaavat jatkossa usean palvelutehtävän alle, esim. omaishoidon tuki, kotoutumisen edistäminen. SosKanta-hanke

8 Sosiaalipalvelut kirjataan kansallisten määritysten mukaan Eksotessa muutoksia uuteen Efficaan siirtymisen myötä Esim. rikokset ja päihteet poistuvat = sosiaaliohjausta/ sosiaalityötä lapsiperheiden palvelutehtävässä Osa sosiaalipalveluista, esim. maahanmuuttopalvelut (kotoutumisen edistäminen) ja sosiaalipäivystys upotetaan palvelutehtäviin ja palvelutehtävien mukaisiin prosesseihin (selvityksenä esim. palvelun järjestäminen/ lapsiperheet) Osa sosiaalipalveluista, esim. toimeentulotuki saa omat selvityksensä (Totul palvelun järjestäminen lapsiperheet/ työikäiset/ iäkkäät) SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

9 Asiakasasiakirjat uudessa Efficassa Uusia kansallisia asiakirjoja otetaan käyttöön Nykyisin käytössä olevien asiakirjojen osalta otetaan käyttöön vastaava kansallinen asiakirja Esim. sosiaalityön tilannearvio = työikäisten/ iäkkäiden palvelutarpeen arvio Osa nykyisin käytössä olevista poistuu käytöstä SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

10 2 MILLOIN? Uuden Effican käyttöönottoaikataulu joulu-tammikuussa SosKanta-hanke

11 Siirtymä uuteen SosiaaliEfficaan Nykyinen Effica normaalisti käytössä asti. Nykyinen Effica ja uusi Effica samanaikaisesti käytössä ajalla Uuteen Efficaan voi kirjata päätöksiä vuoden 2018 puolella voimassa olevista palveluista alkaen. Uusi Effica käytössä alkaen. Vanhaa Efficaa käytetään 1.1. alkaen vain katselukäyttöön ja vuodelle 2017 kuuluvien laskujen käsittelyyn SosiaaliEffica-koulutukset (tekniset prosessit ja Kantatoiminnallisuudet) Työyksikkökohtainen työpajatyöskentely (toiminnalliset prosessit ja kirjaamisen sisällöt) joulu-tammikuussa Ohjevideot ja SosKanta Skype-desk tuki arkipäivisin SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

12 Uusi Effica käyttöön Työntekijän työpöydälle tulee uusi pikakuvake: Työntekijälle jää nykyinen Effica katselukäyttöön lähtien alkaen kaikki asiakastieto tallennetaan uuteen Efficaan 2017 maksuja voidaan kirjata vanhaan Efficaan kirjanpidon sulkeutumiseen saakka SosKanta-hanke

13 3 MITEN? Koulutus, työpajatyöskentely, videot ja Skype käyttöönoton tukena SosKanta-hanke

14 Effica-koulutus Ma Ke To Pe Ma Ti Ruorin auditorio 2 Yhteensä 16 kpl saman sisältöistä koulutusta, jossa painopiste on teknisissä asioissa Kesto 2 h Kaikille palvelutehtäville yhteisiä, voit osallistua itsellesi sopivana ajankohtana Ilmoittautuminen Eksonetin koulutuskalenterin kautta SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

15 Effica-koulutus Joulukuun koulutus on tarkoitettu kaikille SosiaaliEffican käyttäjille paitsi: Lastenvalvojan työpöytää käyttävät Lastensuojelun laitososiota käyttävät Turvakotipalvelua toteuttavat Heidät ohjeistetaan erikseen SosKanta-hanke

16 Videot ja Skype tukena Tiedon tuottamat ohjevideot Eksonetissa SosKanta-hankkeen sivuilla (linkki) Skype-koulutusta järjestetään tarvittaessa esimiehen pyynnöstä eri työntekijäryhmille erikseen sovittavina ajankohtina Kaikille avoimet Lync-keskustelut, SosKanta Skype-deskit alkaen joka arkipäivä klo Kysy neuvoa SosKanta-tiimiltä Keskustele ja pohdi yhdessä muiden kanssa Skype-linkki lähetetään työntekijöille sähköpostitse joulukuussa SosKanta-hanke

17 Työpajatyöskentely Palveluyksiköiden tulee järjestää teknisen koulutuksen lisäksi omia, yksikkökohtaisia työpajoja Pääpaino sisällöllisessä kirjaamisessa ja toiminnallisissa prosesseissa Työpajojen suunnittelu ja toteutus työyksiköiden vastuulla Kirjaamisvalmentajat ja asiantuntijatyöryhmä apuna SosKanta-tiimi konsultoi tarvittaessa Pohdittavaksi työyksiköissä: Milloin ja miten järjestämme työpajatyöskentelyn? Kuka vastaa käytännön järjestelyistä? Kuka vastaa sisällöllisistä kysymyksistä? SosKanta-hanke

18 Käyttäjätunnukset Suurimmalla osalla uuden Effican käyttäjätunnus on sama, kuin nykyisen Effican käyttäjätunnus Joidenkin työntekijöiden tunnus muuttuu ja siitä ilmoitetaan työntekijälle sähköpostitse joulukuussa Uuden Effican salasanat ilmoitetaan kaikille joulukuussa Työntekijän tulee vaihtaa salasana ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä Uudessa salasanassa tulee olla isoja ja pieniä kirjaimia sekä jokin numero Jatkossa Effica vaatii salasanan vaihtoa 3 kk välein SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

19 Varmennekortit Kanta-arkistointia on mahdollista tehdä vain VRK:n varmennekortilla Mikäli et ole käyttänyt korttikirjautumista, opettele se jo ennen vuodenvaihdetta Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöt käyttävät ammattikorttia: joko Sote-ammattikorttia tai Terveydenhuollon ammattikorttia Muu henkilöstö käyttää nykyistä Eksoten henkilöstökorttia SosKanta-hanke

20 Päätöstietojen tallentaminen Vuonna 2018 voimassa olevien palveluiden tiedot tulee tallentaa uuteen Efficaan alkaen Esimerkki Asiakkaalle on tehty toistaiseksi voimassa oleva päätös omaishoidon tuesta lokakuussa Päätöstiedot tulee siirtää vanhasta Efficasta uuteen Efficaan kansallisen prosessien mukaisesti ja kopioimalla päätöksen sisältöteksti vanhasta päätöksestä uuteen päätökseen. Kiireellisyysjärjestys: päätökset tallennettava joulu-tammikuun aikana Palvelut, joihin liittyy maksuja, esim. palveluasuminen, päivätoiminta, taloudellinen tuki SosKanta-hanke

21 Asiakkuuden perustaminen Efficaan Ensimmäinen vaihe: asiakirjallisen asiakkuuden perustaminen Asiakkuustiedot kirjataan asiakkuusasiakirjaan vireillepanon kirjaamisen yhteydessä Palvelutehtävän asiakkuus Palveluyksikön asiakkuus Sosiaalihuollon asia: asialuokitus tällä hetkellä sama, kuin palvelutehtäväluokitus Perhetiedot Viitehenkilötiedot SosKanta-hanke

22 Tee näin Hae asiakas ja tee hänelle vireillepano siitä asiasta, johon kirjaukset liittyvät Lastenvalvojat: tee asiakkaalle vireillepano, jotta Efficaan tallentuu oikea palveluyksikön asiakkuus ja asiayhteys lastenvalvojan työpöytää käytettäessä Kaikki muut: aloita prosessi vireillepanosta ja jatka päätöksen toimeenpanoon saakka. Vasta sen jälkeen voit kirjata prosesseihin asiakastietoja (esim. kertomus, arvio, suunnitelma). SosKanta-hanke

23 Tee päätös näin (kaikki muut, paitsi lastenvalvojat): Hae asiakas ja kirjaa päätöksen koko prosessi Efficaan vireillepanosta päätöksen toimeenpanoon asti Luo PDF päätöksestä Esimerkki Teen asiakkaalle palveluasumispäätöksen: - Teen vireillepanon hakemus siihen palvelutehtävään, johon asia liittyy. Tekstikenttään riittää teksti päätöstietojen siirto uuteen Efficaan. - Teen asiakkuuden suunnittelu-selvityksen - Teen palvelun järjestäminen-selvityksen - Teen päätöksen palveluasumisesta alkaen sille ajalle, jolle alkuperäinen päätös on tehty Päätöstä ei lähetetä asiakkaalle, koska kyse samasta päätöksestä, jonka asiakas on saanut jo aikaisemmin Kun päätös on kirjattu Efficaan, voi palvelun toteuttamisen prosessissa kirjata mm. kertomuksia ja toteuttamissuunnitelmia SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

24 Tietohuolto Ennen aloitetut dokumentit ja kertomukset tulee kirjoittaa valmiiksi vuoden 2017 puolella Dokumentit ja kertomukset tulee lukita Asiakkuudet tulee tarkistaa ja toimeenpanot päättää niiden asiakkaiden osalta, joilla ei ole voimassa olevia palveluja. Esimerkki Aloitan kirjaamaan asiakkaalle suunnitelmaa vanhaan Efficaan. Minun tulee saada se valmiiksi ja lukita se vuoden 2018 loppuun mennessä. Aloitan kirjaamaan asiakkaalle suunnitelmaa. Voin tehdä se suoraan uuteen Efficaan, jos asiakkuustiedot on tallennettu ja prosessi on kirjattu uuteen Efficaan. Jos ei ole, minun täytyy tehdä nämä, ennen kuin pääsen kirjaamaan. SosKanta-hanke

25 Tietohuoltoon ja tietojen kirjaamiseen uuteen Efficaan varattava aikaa Palvelutuotannon supistaminen joulu-tammikuussa Ajan varaaminen tietohuoltoon tietohuollon voi tehdä jo nyt! Ajan varaaminen palveluissa olevien asiakkaiden prosessien aloittamiseen ja tietojen siirtoon uuteen Efficaan Pohdittavaksi työyksiköissä: Miten tietohuolto toteutetaan? Miten paljon asiakkaillamme on 2018 voimassa olevia palveluja? Kuka kirjaa palvelupäätöstiedot uuteen Efficaan? Missä järjestyksessä päätökset kirjataan? Miten palvelutuotannon supistamisesta tiedotetaan? SosKanta-hanke

26 Työskentely kahden Effican kanssa Voit katsella vanhaan Efficaan tallennettuja asiakastietoja lähtien Avaa työpöydältä tällöin molemmat Efficat: 1) Avaa ensimmäinen Effica normaalisti 2) Avaa toinen Effica klikkaamalla kuvaketta hiirellä, paina shift pohjaan ja kaksoisklikkaa kuvaketta Kirjaa alkaen asiakastiedot uuteen Efficaan SosKanta-hanke

27 4 SOTE-ORGANISAATIOYKSIKKÖ? Palveluyksikön käsite ja käyttö Efficassa SosKanta-hanke

28 Sote-organisaation palveluyksiköt Effica kysyy kirjautumisen yhteydessä työntekijältä Soteorganisaation palveluyksikköä Yksikkö valitaan sen mukaan, missä yksikössä ASIAKAS on asiakkaana ja mihin yksikköön KIRJAUS liittyy Suurimmalla osalla työntekijöistä valittavana on vain yksi yksikkö Sote-organisaatioyksikkö ei välttämättä ole sama, kuin Eksoten organisaatio, jossa työskentelet Esimerkki Kirjaan vammaispalvelujen sosiaalityöntekijänä asiakkaalle henkilökohtaisen avun päätöstä. Valitsen Sote-organisaatioksi Vammaispalvelujen sosiaalityö. SosKanta-hanke

29 Sote-organisaation palveluyksiköt Joillakin työntekijöillä on valittavissa useampi Soteorganisaatioyksikkö Esimerkki Toimin ohjaajana Mansikkarinteessä, jossa on sekä lastensuojelulaitos että turvakoti. Sote-organisaationi ovat Mansikkarinne ja Turvakoti. Jos työntekijällä on valittavana useampi yksikkö, tulee hänen huolehtia, että kirjaus tehdään asiakkaalle oikeaa yksikkötietoa käyttäen Esimerkki Kirjaan lastensuojelun asiakkaalle kertomuskirjausta Mansikkarinteessä, käytän silloin Mansikkarinne-organisaatioyksikköä. Kirjaan turvakotiin tulleen asiakkaan kertomusta, käytän silloin Turvakoti - yksikköä. Jos kirjaan näiden kahden asiakkaan kertomuksia peräjälkeen, muistan vaihtaa Efficassa Sote-organisaatioyksikkötietoa kertomuskirjausten välissä. SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

30 Mitä Sote-organisaation yksikköä käytän? Yksiköt on luotu siten, että yksikön nimi kertoo asiakkaalle, missä yksikössä kirjaus on tehty Yksi yksikkö käsittää yhden ydinpalvelun, jota se antaa Sosiaalityön yksiköt ovat laajoja palvelukokonaisuuksia ja laitokset, palveluasumisyksiköt ja toiminnalliset yksiköt omiaan Esimerkki Lastensuojelun sosiaalityö-yksikköä käyttävät kaikki lastensuojelun sosiaalityöntekijät ja lastenhuollon ohjaajat sekä esimiehet ja lastensuojelun palvelusihteerit. Tarulantuvan perhetukikeskus-yksikköä käyttävät Tarulantuvan ohjaajat ja tehostettua perhetyötä tuottavat työntekijät. Sosiaalipäivystys-yksikköä käyttävät virka-aikaisen sosiaalipäivystyksen päivystäjät ja takapäivystäjinä kirjaavat sosiaalityöntekijät. SosKanta-hanke

31 Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköt Perhepalvelut Lapsiperheiden sosiaalityö, Eksote Lapsiperheiden peruspalvelut, Eksote Perheoikeudelliset palvelut, Eksote Tapaamispaikkapalvelu, Eksote Kasvatus- ja perheneuvonta Imatra, Eksote Kasvatus- ja perheneuvonta Lappeenranta, Eksote Lastensuojelun sosiaalityö, Eksote Lastensuojelun jälkihuolto, Eksote Tarulantuvan perhetukikeskus, Eksote Kivisalmen lapsi- ja nuorisokoti, Eksote Nuorisoryhmäkoti, Eksote Nuorten asumisen ohjaus, Eksote Mansikkarinne, Eksote Turvakoti, Eksote Sosiaalipäivystys, Eksote SosKanta-hanke

32 Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköt Aikuisten psykososiaaliset palvelut Psykososiaalisen kuntoutuksen liikkuva toiminta Lappeenranta, Eksote Psykososiaalisen kuntoutuksen liikkuva toiminta Imatra, Eksote Nuorten kuntoutumisyksikkö Katajapuu tehostettu palveluasuminen, Eksote Nuorten kuntoutumisyksikkö Katajapuu palveluasuminen, Eksote Nuorten paja, Eksote Työelämäosallisuutta tukevat palvelut Työpaja Parkki, Eksote Työelämäosallisuutta tukevat palvelut Työpaja Joutseno, Eksote Työelämäosallisuutta tukevat palvelut, Eksote Toimintakeskus Veturi Lappeenranta, Eksote Toimintakeskus Veturi Luumäki, Eksote Kuntouttava päivätoiminta Joutseno, Eksote Kuntouttava päivätoiminta Imatra, Eksote Kuntouttava päivätoiminta Ruokolahti, Eksote Kuntouttava päivätoiminta Rautjärvi, Eksote Kuntouttava päivätoiminta Parikkala, Eksote Aikuissosiaalityö, Eksote Toimeentulotuki, Eksote Maahanmuuttopalvelut, Eksote SosKanta-hanke

33 Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköt Työelämäpalvelut Työvoiman palvelukeskus Imatra, Eksote Työvoiman palvelukeskus Lappeenranta, Eksote Sosiaalinen työllistäminen ja verkostoyhteistyö, Eksote SosKanta-hanke

34 Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköt Vammaispalvelut Vammaispalvelujen sosiaalityö, Eksote Lappeenrannan toimintakeskukset, Eksote Luumäen toimintakeskus, Eksote Kiipolan toimintakeskus, Eksote Toimintakeskus Koivutupa, Eksote Toimintakeskus Imatran Toimis, Eksote Toimintakeskus Imatran pajat, Eksote Vammaispalvelujen tuettu työllistäminen, Eksote Vammaispalvelujen tuettu asuminen, Eksote Pihlajakoti, Eksote Välskäri, Eksote Kotimäki, Eksote Koivukoti, Eksote Männikkö, Eksote Petäjämäki, Eksote SosKanta-hanke

35 Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköt Hoiva Palvelutarpeen arviointi/sas/lpr Sosiaalityö/Vanhustenpalvelut, Eksote Omaishoito Lpr, Eksote Omaishoidon tukitiimi Imatra, Eksote Palvelutarpeen arviointi, Eksote Huom! Hoivan osalta listattu vain SosiaaliEfficassa käytössä olevat yksiköt. Hoivan yksiköiden nimet päivittyvät vuoden vaihteessa, jolloin ohjeistus yksikkötiedon käytöstä annetaan ko. yksiköitä käyttäville erikseen. SosKanta-hanke

36 Asiayhteyden todentaminen Kun haet asiakkaan tietoja, Effica tarkistaa asiayhteyden Soteorganisaation palveluyksikkötietoon perustuen Mikäli asiakkaalle ei ole tallennettu palveluyksikön asiakkuutta, tulee sinun perustella, miksi katsot tietoja Kun palveluyksikkötieto on tallennettu kerran (ja voimassa), myös muut samaa palveluyksikköä käyttävät työntekijät pääsevät lukemaan/kirjaamaan ilman erillistä asiayhteystiedon valintaa Esimerkki Olen kirjannut asiakkaalle tietoja käyttäen Aikuissosiaalityön palveluyksikköä. Asiakkaalla on aikuissosiaalityön palveluyksikön asiakkuus voimassa. Kollegani vastaanottaa asiakkaan puhelun ja kirjaa sen käyttämällä samaa Aikuissosiaalityö-yksikkötietoa. Effica ei kysy häneltä tässä tapauksessa tietojen katselun syytä. SosKanta-hanke

37 Palveluyksikön asiakkuus Asiakas voi olla samanaikaisesti asiakkaana useassa eri palveluyksikössä Esimerkki Asiakkaalle on tehty vammaispalvelusuunnitelma ja myönnetty palveluasumista Koivukodissa, päivätoimintaa Koivutuvassa sekä kuljetuspalvelua asiointiin ja virkistykseen. Hänellä on asiakkuus seuraaviin yksiköihin: Vammaispalvelujen sosiaalityö (sosiaalityöntekijän ja palveluohjaajan kirjaukset: vammaispalvelusuunnitelma, vammaispalveluihin liittyvät päätökset sekä kaikki kirjaukset asian vireilletulosta palvelujen järjestämiseen) Koivukoti (palveluasumisen toteuttaminen, toteuttamisen asiakaskertomuskirjaukset ja asumisen toteuttamissuunnitelma Koivutupa (päivätoimintapalvelun toteuttaminen, toteuttamisen asiakaskertomuskirjaukset ja päivätoiminnan toteuttamisuunnitelma) SosKanta-hanke

38 LISÄTIETOJA: SosKanta-hankkeen sivut Eksonetissa THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinta-sivusto SosKanta-hanketiimi: Minna Kälviä, Kaisa Pesonen, Jaana Taina, Kati Utriainen ja Anneli Arkko SosKanta-hanke