Pöytäkirja 1 (10) Paikka HUS hallintokeskus, Stenbäckinkatu 9, Helsinki, hallituksen kokoushuone, 4. krs.

Transkriptio

1 Pöytäkirja 1 (10) Kokoustiedot Aika perjantai klo 14:00-14:45 Paikka HUS hallintokeskus, Stenbäckinkatu 9, Helsinki, hallituksen kokoushuone, 4. krs. Lisätietoja Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 7 Parenteraalisten syöpälääkkeiden käyttökuntoon saattoon tarkoitetun laitteiston (solunsalpaajarobotti) hankinta 8 Kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeusmenettelyä varten saapuneet päätökset, HUS-Apteekki 9 HUS-Apteekin toiminnan ja talouden toteuma 01-02/ Muut asiat

2 Pöytäkirja 2 (10) Osallistujat Läsnä Suzan Ikävalko, puheenjohtaja Leena Luhtanen, varapuheenjohtaja Marika Niemi Paula Viljakainen Antti Valpas Pekka Murto Eija Kalso David Rice Markku Mäkijärvi Jari Petäjä Muut osallistujat Kerstin Carlsson, toimitusjohtaja esittelijä Kaarina Heikinheimo, johdon sihteeri Hanna Tolonen, vastaava proviisori Ulla-Marja Urho, HUS Hallituksen pj. sihteeri esittelijä 7 Poissa

3 Pöytäkirja 3 (10) Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajien valinta Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jari Petäjä ja Leena Luhtanen. Allekirjoitukset Suzan Ikävalko puheenjohtaja Kaarina Heikinheimo sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Helsinki Helsinki Jari Petäjä Leena Luhtanen Pöytäkirjan nähtävänäolo Pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi HUS:n keskuskirjaamossa, os. Ruosilantie 16 B, 1. krs, Helsinki

4 Pöytäkirja 4 (10) 7 7 Asianro HUS/1459/2017 Parenteraalisten syöpälääkkeiden käyttökuntoon saattoon tarkoitetun laitteiston (solunsalpaajarobotti) hankinta Selostus HUS-Apteekin vuosien investointiohjelmassa on varauduttu solunsalpaajarobotin hankintaan. Solunsalpaajarobotin avulla on tarkoitus automatisoida parenteraalisten syöpälääkkeiden käyttökuntoon saattamista. Potilaskohtaisen annosvalmistuksen automatisoinnin tavoitteena on tehostaa nykyistä tuotantoprosessia siirtämällä osa manuaalisesti valmistettavista annoksista laitteiston valmistettavaksi. Uuden toimintamallin tavoitteena on parantaa potilas- ja lääkitysturvallisuutta (mm. volumetrisesta valmistuksesta gravimetriseen valmistukseen siirtyminen, käytettyjen raakaaineiden (kaupalliset pakkaukset) ja toteutettujen työvaiheiden jäljitettävyyden parantaminen, mikrobiologisen kontaminaatioriskin pieneneminen, ristikontaminaatio- ja sekaantumisriskin pieneneminen, tietojen kopioinnin minimoiminen), parantaa työturvallisuutta (mm. altistumisriskin pieneneminen, manuaaliseen valmistukseen liittyvän henkisen kuormituksen pieneneminen, ergonomian parantuminen, rasitusvammojen riskin pieneneminen) ylläpitää ja optimoida annosvalmistuksen taloudellisia toimintatapoja (mm. kaupallisten pakkausten maksimaalinen hyödyntäminen, valmistusvirheiden määrän vähentäminen, henkilöstöresurssin kasvutarpeen hidastaminen) ympäristönäkökohdat (mm. energiatehokkuus ja jätteen määrä) huomioiden varautua vuosittain suurentuviin annosmääriin. Hankittavan laitteiston käytön rinnalla tullaan jatkamaan myös manuaalista syöpälääkkeiden käyttökuntoon saattamista (erityisesti monimutkaiset annokset). Laitteisto tullaan sijoittamaan Syöpätautien klinikka -rakennuksessa toimivaan HUS-Apteekin solunsalpaajayksikköön. Hankintamenettelynä käytettiin julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 29 :n mukaista kilpailullista neuvottelumenettelyä, koska hankittava kokonaisuus on vaativa eikä kaikkia hankkeeseen liittyviä toteutusmalleja ja riskejä voitu kohtuullisesti arvioida etukäteen eikä pystytty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia ja taloudellisia ehtoja eikä teknisiä keinoja lopullisen tarjouspyynnön laatimiseksi. Hankinnasta julkaistiin HILMA-toimittajaportaalissa hankintailmoitus (osallistumispyyntö Laitteisto parenteraalisten syöpälääkkeiden käyttökuntoon saattoon (solunsalpaajarobotti) / ), joka koski kutsua osallistumishakemusten jättämisestä kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Hankintailmoituksen liitteenä olevassa hankekuvauksessa on ilmoitettu perustelut kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttämiseksi sekä kuvattu menettelyn kulku.

5 Pöytäkirja 5 (10) 7 Määräaikaan mennessä saapui kaksi osallistumishakemusta (ehdokkaiden AEA srl:n ja Kiro Grifols S.L.:n osallistumishakemukset). Molemmat ehdokkaat täyttivät ehdokkaan soveltuvuutta koskevat rahoitukselliset, taloudelliset ja muut vaatimukset ja ehdokkailla katsottiin olevan edellytykset hankinnan toteuttamiseen. HUS-Apteekki liikelaitoksen toimitusjohtajan päätöksellä ( ) valittiin neuvotteluihin osallistujiksi molemmat ehdokkaat, AEA srl ja Kiro Grifols S.L. Hankintayksikkö kävi neuvotteluja valittujen osallistujien kanssa Neuvottelut käytiin erikseen kunkin neuvotteluihin osallistujaksi valitun ehdokkaan kanssa. Molempien valittujen ehdokkaiden kanssa neuvoteltiin neljä kertaa. Neuvottelupaikkana oli HUS-Apteekki liikelaitoksen toimitilat Helsingissä. Neuvotteluvaiheen päätyttyä HUS-Apteekki pyysi neuvotteluihin osallistujiksi valituilta ehdokkailta lopulliset tarjoukset. Tarjouspyyntö lähetettiin osallistujille Tarjouspyyntö sisälsi myös option 1-2 lisälaitteiston hankinnalle myöhemmin. Tarjousten jättämisen määräaikaan klo mennessä saatiin tarjoukset molemmilta neuvotteluihin osallistuneilta tarjoajilta; AEA srl ja Kiro Grifols S.L. Tarjoajien soveltuvuusvaatimukset tarkistettiin osallistumishakemusten käsittelyn yhteydessä. Tarjouksissaan molemmat tarjoajat vahvistivat, että osallistumishakemuksissa annetuissa tiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia osallistumishakemuksen jälkeen. Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Laadultaan ja hinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi osoittautui Kiro Grifols S.L:n solunsalpaajarobotti-laitteisto saaden 87,7 vertailupistettä. Tarjousvertailun yhteenveto kokonaisuudessaan on esityslistan liitteenä 1. Todetaan, että koska hankintamenettely on aloitettu ennen , siihen sovelletaan julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) siirtymäsäännösten mukaan ns. vanhaa hankintalakia (laki julkisista hankinnoista 348/2007). Toimitusjohtaja Kerstin Carlsson esittää, että HUS-Apteekkiin hankitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen mukaisesti Kiro Grifols S.L:n tarjoama laitteisto. Hankinnan kokonaishinta on (alv 0 %) sisältäen laitteiston hankintahinnan (alv 0 %) ja ylläpidon viiden vuoden ajalta (yhteensä , alv 0 %). vallan perusteet: johtosääntö ( ) Sovelletut oikeusohjeet: Laki julkisista hankinnoista (348/2007, 1397/2016) Asetus julkisista hankinnoista (614/2007) Hankintadirektiivi (2014/24/EU) Hallintolaki (434/2003) Kuntalaki (365/1995, 410/2015) Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) HUS, pysyväisohje, hankinnat 5/2007

6 Pöytäkirja 6 (10) 7 HUS, pysyväisohje, päätöksenteko- ja asiakirjaohje 3/2006 esitys Johtokunta päättää: 1. hankkia Kiro Grifols S.L:ltä tämän tarjoaman solunsalpaajarobotti-laitteiston hintaan (alv 0 %) sisältäen laitteiston parenteraalisten syöpälääkkeiden käyttökuntoon saattoon ja kaikki siihen liittyvät oheis- ja sivulaitteet ja varusteet, sekä näiden käyttämiseksi tarvittavat ohjelmistot ja dokumentaation; 2. hankkia edellä mainitun laitteiston ylläpitoa 5 vuodeksi vuosihintaan (alv 0 %); 3. oikeuttaa HUS-Apteekin toimitusjohtajan laatimaan lopullisen hankintasopimuksen ja laitteiston ylläpitosopimuksen tämän päätöksen ja tarjouspyynnön mukaisin ehdoin; 4. oikeuttaa HUS-Apteekin toimitusjohtajan sopimaan vähäisiä muutoksia kohdassa 3 mainittuihin sopimuksiin; 5. oikeuttaa HUS-Apteekin toimitusjohtajan ja kehittämispäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen sekä oikeuttaa HUS-Apteekin toimitusjohtajan ja talouspäällikön allekirjoittamaan ylläpitosopimuksen; sekä 6. tarkistaa ja hyväksyä pöytäkirja tämän asian osalta tässä kokouksessa. Johtokunta päätti esityksen mukaisesti. Lisätiedot Toimitusjohtaja Kerstin Carlsson p ja kehittämispäällikkö Sirpa Nieminen, p Liitteet Pöytäkirjanote Jakelu 1 Ei julkinen LIITE 1 tarjousvertailun yhteenveto solunsalpaajarobotti DIPAL.pdf AEA srl, Kiro Grifols S.L, kehittämispäällikkö Sirpa Nieminen, talouspäällikkö Petteri Tuunanen, projektipäällikkö vastaava proviisori Hanna Tolonen

7 Pöytäkirja 7 (10) 8 8 Asianro HUS/924/2017 Kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeusmenettelyä varten saapuneet päätökset, HUS-Apteekki Selostus HUS-Apteekin toimitusjohtajan päätökset: 10 Toimitusjohtajan varahenkilön vuoden 2016 tavoitteisiin ja tulokseen sidotun muuttuvan palkanosan maksaminen 11 Tehtäväkohtaisen palkan tarkistaminen 12 Osallistujan nimeäminen ISOPP kongressiin Budapestiin, Unkariin 13 Kahden farmaseutin ottaminen toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen ilman hakumenettelyä 14 HUS-Apteekin menotositteiden ja laskujen hyväksyminen 15 Farmaseutin vakanssin nimikkeen muutos vastaavaksi farmaseutiksi ja vakanssin hoitajan nimittäminen 16 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 17 HUS-Apteekki liikelaitoksen lääkitysturvallisuuskoordinaattorin toimeen ottaminen Päätökset ovat nähtävänä kokouksessa. esitys Johtokunta päättää ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä mainittuja ja kuntalain 51 :n tarkoittamia päätöksiä. Johtokunta päätti esityksen mukaisesti. Lisätiedot Toimitusjohtaja Kerstin Carlsson p Jakelu

8 Pöytäkirja 8 (10) 9 9 Asianro HUS/925/2017 HUS-Apteekin toiminnan ja talouden toteuma 01-02/2017 Selostus Palveluiden kysyntä Tuotantoluvut ovat seurantajaksolla ylittäneet talousarvion, lukuun ottamatta toimitusrivejä ja lääkityksen turvatarkastuspalvelua. Kasvusta 2,4 % verrattuna edelliseen vuoden vastaavaan ajanjaksoon selittyy tuotantopäivien muutoksella. Tammi helmikuussa on ollut yksi työpäivä enemmän kuin viime vuoden vastaavana ajanjaksona. Uusien asiakkaiden myötä erityisesti annosjakelu- ja osastofarmasiapalvelua on onnistuttu kasvattamaan edellisen vuoden vastaavan ajanjakson toteumasta. Tuottavuus ja palveluiden hintataso Seurantajaksolla 2,5 % prosentin tuottavuustavoitetta ei saavutettu. Tämä johtui henkilöstöresurssien käytön ylityksestä. Henkilöstöresurssien ylitys aiheutui osaltaan Apotti-hankkeeseen kohdistuvista asiantuntijoiden työpanoksista. Tuottavuustavoitteen saavuttamisen kannalta on olennaista onnistua kesä-elokuun henkilöstöresurssien mitoituksessa ja samalla kasvattaa keräily- ja varastointiautomaatin käyttöastetta. HUS-Apteekin keskimääräinen, tuoteryhmäkohtaisella volyymilla painotettu sisäinen hintataso on vähentynyt -0,1 %. Henkilöstö Henkilötyövuosien talousarvion ylitys on 2,4 htv (8 %) josta osastofarmasian osuus on 0,9 htv:tä. Seurantajaksolla sairauspoissaolopäivät per henkilö ovat kasvaneet 0,2 päivää/hlö (10 %). Seurantajakson toteuma oli 2,3 päivää per henkilö. Henkilötyövuosina mitattuna sairauspoissalot ovat 1,9 ja kasvua 0,2 henkilötyövuotta. Taloustilanne Toimintatuottojen talousarvion ylitys johtuu lähinnä jäsenkuntien tartuntatautilääkemyynnin ja ulkoisten asiakkaiden (ei-jäsenkunnat) lääkemyynnin talousarvion ylityksestä. Toimintakulujen talousarvion ylitys aiheutuu välitettävistä lääkkeistä. HUS- Apteekin sitovat nettokulut ovat henkilöstökulujen ylityksestä huolimatta alittaneet talousarvion 32 tuhatta euroa (-1,7 %). Tammi-helmikuun toteutunut tulos on euroa positiivinen. esitys Johtokunta merkitsee HUS-Apteekin toiminnallisen ja taloudellisen tilanteen tiedoksi.

9 Pöytäkirja 9 (10) 9 Johtokunta päätti esityksen mukaisesti. Lisätiedot Toimitusjohtaja Kerstin Carlsson p ja talouspäällikkö Petteri Tuunanen, p Jakelu

10 Pöytäkirja 10 (10) Asianro HUS/926/2017 Muut asiat Selostus esitys Käsitellään muut esille tulevat asiat. Merkitään tiedoksi. Ei muita asioita. Lisätiedot Lisätiedot Jakelu